xx合同管理系统功能介绍.ppt课件

,催化剂分公司合同管理系统介绍,2009年3月,1,目录,一、概述 二、建设目标 三、功能简介 四、系统特点 五、流程演示 六、试运行情况,2,催化剂公司简介： 催化剂分公司2004年12月29日在北京成立，是集“科研成果转化、生产组织优化、产品技术服务”为一体的催化剂专业公司，目前是中国最大的炼油、化工催化剂生产商和供应商，生产基地主要分布在北京、上海、湖南、山东、辽宁和江苏等六省市，拥有8家全资公司和2家控股公司。,一、概述,一、概述,合同管理信息化是催化剂分公司的迫切需要：,上线前： （1）合同审批耗时长、效率低。 合同靠传真来往、业务人员在领导门口排队，降低了合同管理效率，无法适应企业生产经营的需要。 （2）实现有效控制和共享知识资源方面还存在缺陷。 对下属企业的合同缺乏有效的控制，事后批评的多事前预防的少，同时大量有益的知识成果，无法及时与下属企业共享。,一、概述,合同管理信息化工作一直是总部法律事务部高度关注的工作。法律事务部分别从上、中、下游选取了三家作为合同管理信息化的试点单位，分别是江汉油田、催化剂分公司和江苏石油，目前，三家均已上线运行，效果良好。,一、概述,在总部的支持下，催化剂分公司高度重视合同信息化的建设工作： 4月成立了以总经理为组长的合同信息化领导小组和以主管领导为组长的工作小组，总计召开了8次工作例会。 6月形成了内部一致的需求说明书（征求意见稿）。 7月18日将信息部和物装部的意见汇总整理向总部法律事务部正式上报了需求说明书（初稿）。 11月4日进行了系统原型演示。,一、概述,11月21日完成了系统开发，总计开发模块7个（合同文本、合同审批、合同支付、合同销号、归档管理、合同查询、统计分析 ）、配置合同流程137个（合同审批流程116个、合同支付流程20个、合同销号流程1个）、超权限的流程有100个，配置流程环节1000余个。,12月5日完成系统测试、12月1016日分别完成了专职合同管理员、催化剂机关、催化剂长岭分公司、催化剂齐鲁分公司和催化剂奥达分公司的现场培训，总计培训人员180余人。,目录,一、概述 二、建设目标 三、功能简介 四、系统特点 五、流程演示 六、试运行情况,8,二、建设目标,目标：,1、全过程合同管理,2、与ERP系统紧密衔接,指一般合同管理业务流程所涉及的全部内容(合同依据、资信调查、文本选择、会签审批、文本审核、合同编号、合同会签、合同盖章、合同履行和合同终结等)。,二、建设目标,系统要求：,人管机器,机器管人,界面友好,职责清晰,注重细节,完整流程,目录,一、概述 二、建设目标 三、功能简介 四、系统特点 五、流程演示 六、试运行情况,11,三、功能简介,1、合同文本,2、合同订立,3、合同审批,4、合同支付,5、合同销号,6、统计查询,7、合同档案,1、合同文本,按合同统计台帐规定的的23类合同种类，建立了总部合同示范文本目录。结合催化剂分公司实际总计上传了21类合同文本。,三、功能简介,三、功能简介,文本,三、功能简介,2、合同订立 如果使用示范文本，可从系统中目前的21类合同文本中选择适用的文本，并在线起草。起草完毕后，自动上传至服务器中。如不能一次性起草完毕，也可以将未起草完毕的合同保存至系统中，下次登录后继续起草。 如果使用非示范文本或对方文本，则需要将文本的电子文档或扫描件上传至系统中。,三、功能简介,3、合同审批 所有的合同审批全部在线上完成。审批人已经在流程中进行了设置，合同提交后自动到下一环节审批人。审批时间和审批意见会自动保存和显示在审批单中。 如审批人要求起草人修改合同，审批人点击“驳回”后，合同自动返回起草人，修改完毕后按原程序重新审批。,三、功能简介,三、功能简介,4、合同支付 合同项下付款申请也在系统中完成起草和审批。 有二个特点。一是把合同管理部门纳入到对合同的支付审批中；二是以系统中生成的合同履行与结算申请表代替现行的报销单和请款单。,三、功能简介,三、功能简介,5、合同关闭 合同履行完毕后，合同起草人根据是否是示范文本分别向兼、专职合同管理员申请办理关闭手续，实现合同全过程的闭环管理。 采购合同需要把供应商的送货单、发票、我方的入库单、支付凭证和验货证明作为附件上传至系统中。所有手续齐全，合同承办人员方可申请关闭。,三、功能简介,三、功能简介,6、统计查询 合同统计以合同管理办法中规定的合同台账和合同统计表为基础，可以实现即时的统计，方便了用户，减轻了合同管理员的手工劳动。 合同查询则以诸多条件如“合同编号、承办人、承办部门、合同创建日期、合同签约期、合同名称、办理状态、合同状态、合同金额”进行查询。 查询时可以以上条件单独查询，也可以以上条件若干组合查询。,三、功能简介,系统可根据以下条件查询： 合同编号、承办人、承办部门、合同创建日期、合同签约期、合同名称、办理状态、合同状态、合同金额进行查询。 查询时可以以上条件单独查询，也可以以上条件若干组合查询。,三、功能简介,用户可统计自己经办、审批或权限范围内可查询到的所有合同。合同统计分为合同台帐统计和合同统计表统计。,三、功能简介,点击“统计”按钮，在统计选项中选择要统计的起止时间和单位，点击“提交”后，生成对应的统计表。,三、功能简介,如果需要将统计表导出到Excel，点击“导出到Excel”按钮，系统自动将台帐导入到Excel中。,三、功能简介,7、合同档案 合同档案功能体现了合同作为企业生产经营基本档案的作用。方便了合同档案的管理，实现了合同档案的电子化。,三、功能简介,三、合同功能,目录,一、概述 二、建设目标 三、功能简介 四、系统特点 五、流程演示 六、试运行情况,31,四、系统特点,1、支持在线填写合同； 2、合同号自动生成； 3、数据相互抽取； 4、审核清单明晰； 5、必要审核部门固定； 6、合同具有防伪标志，并集中打印； 7、与OA和ERP系统紧密衔接。,1、支持在线填写合同,四、系统特点,2、合同号自动生成,四、系统特点,3、数据相互抽取,四、系统特点,4、审核清单明晰,四、系统特点,5、必要审核部门固定,四、系统特点,每一个合同承办部门、财务部门和合同管理部门必须要审核。,6、合同具有防伪标志，并集中打印,四、系统特点,四、系统特点,7、与OA和ERP系统紧密衔接,四、系统特点,四、系统特点,采购类合同审批与ERP接口,ERP系统,开始,登录,采购员创建采购订单(PO),进入审批,审批状态释放（可收货）,收货,合同管理系统,审批状态冻结,采购订单,完成审批,订单金额=3000,是,提取订单数据,抽取所有冻结状态订单,采购员创建合同,进入审批,流程结束,选择要创建合同的订单,采购申请（PR）,四、系统特点,采购类合同审批与ERP接口,业务场景描述 1、采购人员创建采购订单； 2、采购人员在ERP系统发起审批流程； 3、订单置为冻结状态； 4、采购人员登录合同系统，从ERP抽取处于冻结状态的订单 (1) 订单金额3000元的开始创建合同审批单，发起合同审批流程。 5、合同管理系统完成全部审批以后，通过接口函数释放ERP系统中采购订单的审批状态（可收货）。,四、系统特点,7、与OA和ERP系统紧密衔接,四、系统特点,财务人员进入ERP系统进行付款凭证制作，在制作凭证摘要中填写合同支付单号。,目录,一、概述 二、建设目标 三、功能简介 四、系统特点 五、流程演示 六、试运行情况,45,五、流程演示,1、合同订立、审批流程,2、合同支付流程,3、合同销号流程,1、合同订立、审批流程,示范文本合同订立、审批流程,非示范文本合同订立、审批流程,五、流程演示,1、合同订立、审批流程,涉及人员：,部门合同承办人、部门兼职合同管理员、部门负责人、专职合同管理员、相关部门负责人、公司领导。,说明：合同起草人可以通过流程图了解到目前合同状态。,合同系统登陆：在浏览器输入进入合同管理系统，用 户名、密码同催化剂分公司OA系统。,1、合同订立、审批流程,1、合同订立、审批流程,合同订立 首先承办人员登陆合同管理系统，点左边导航的“合同订立”，再点“起草合同”，承办人员按照规定的条目起草合同，在合同起草时首先选择是否采用标准文本，选择对应的合同类别、示范合同文本和审批流程。,合同订立 进入合同审批表后，填写表内相关信息，点击“获取编号”获取合同编号。,1、合同订立、审批流程,合同订立 如果是采购类的合同，需要到ERP中获取数据。这是需要点击“获取PO采购订单”按钮，获取ERP中采购订单相关信息。,1、合同订立、审批流程,合同订立 在弹出对话框中，显示的是您所在公司下的采购订单列表，在当前列表中选择一个采购订单，确定后ERP中的PO采购订单信息自动带入合同审批表中。,1、合同订立、审批流程,点击“确定”后PO采购订单数据自动传输到合同审批表中。,1、合同订立、审批流程,合同订立,1、合同订立、审批流程,合同订立 如果是示范合同文本，填写好信息后，点击“用示范文本创建”按钮，系统自动将审批单中填写好的要素传入合同文本中。,1、合同订立、审批流程,合同订立 如果是非示范文本，把电子版合同文本或扫描件通过附件上传方式把合同文本上传到合同审批表中。,1、合同订立、审批流程,合同订立 确认无误后，点击“提交”，系统按照事先定制好的流程发送给下一审批人。 也可以点“保存退出”保存当前合同信息，不进行提交操作。,1、合同订立、审批流程,合同修改 合同被审批人员驳回后，起草人员根据修改意见进行修改，修改完成后重新进行提交操作。,1、合同订立、审批流程,合同废弃 如果在审批过程中审批人将合同的审批驳回到合同承办人处，并且标明合同应该废弃，那么承办人应点击“废弃”按钮，将该合同废弃。,1、合同订立、审批流程,合同审批 点击右侧待办事宜或左侧我的工作-待办事宜，显示所有需要办理的信息。点击后即可进入需办理的文件。,1、合同订立、审批流程,合同审批 在待办事宜中点击合同编号，进入合同审批表，审核合同的相关信息，点击附件中的合同文本，查看合同文本的具体内容。,合同审批 在审批表中确认自己对应的审查要素。,1、合同订立、审批流程,1、合同订立、审批流程,合同审批 审核完毕后，点击审批意见，输入您的审批意见。,1、合同订立、审批流程,合同审批 如果觉得合同有问题，需要重新修改，点击“驳回”按钮，驳回到起草人处。如果各项都处理完毕后，单击页面右上方的“提交”按钮，进入下一环节确认页面，点击“确定”系统自动提交给下一环节的审批人。,1、合同订立、审批流程,专职合同管理员操作 专职合同管理员负责非示范文本合同的审核，负责合同文本的清稿、固化、打印。,如果是从ERP获取的采购类的合同，在专职合同管理员打印环节，需要点击“PO采购合同审批”按钮，将审批状态写入ERP中，用来标识合同审批已经通过。,合同委托书 在专职合同管理员打印环节进行合同委托书的打印。点击“打印委托书”在弹出页面可以对事先发布的委托书进行打印。 说明：每份合同对应一份合同委托书。,1、合同订立、审批流程,2、合同支付流程,2、合同支付流程,2、合同支付流程,承办人员点击导航栏“合同支付”的“办理中”，点击右上方“新建”按钮，出现“合同支付单创建首选项 ”选择合同编号，点击确定。,合同支付一个合同对应一个合同履行与结算申请表，系统自动将合同信息带入申请表。,2、合同支付流程,2、合同支付流程,进入合同履行与结算申请表后，填写合同的资金申请。,确认无误后，点击提交按钮，提交到下一审批人。,2、合同支付流程,各环节审批人从待办事宜中进入合同支付申请表查看合同的相关信息，查看附件的具体内容。点击审批意见，输入相应的审批意见。,2、合同支付流程,驳回 如果觉得合同支付有问题，需要重新修改，点击右上方“驳回”按钮，驳回到起草人处。,2、合同支付流程,合同支付申请单审批完成后，承办人员打印合同支付申请单，与其他原始票据一同交给财务人员，财务人员进入ERP系统进行付款凭证制作，在制作凭证的摘要中填写合同支付单号。,财务人员在ERP完成支付后，进入待办事宜，打开合同支付单，根据领导审批意见，输入每笔合同的实际支付金额。,2、合同支付流程,3、合同销号流程,合同销号流程图：,合同全部履行完毕后，应该对合同进行销号。点击合同销号-办理中，点击“新建”填写合同销号申请表。,3、合同销号流程,3、合同销号流程,在弹出窗口，选择要销号的合同编号，确定后，进入销号审批环节。,3、合同销号流程,在合同销号申请表中，选择审查要素，添加附件，确认无误后点击“提交”按钮，按照事先定义好的流程进入到下一环节审批人处。 说明：在提交之前首先上传合同销号所需要审查材料附件，目前审查材料只对采购合同有效。,3、合同销号流程,兼职、专职合同管理员审核后，单击“同意销号”按钮 ，再单击“提交”，流程结束。,目录,一、概述 二、建设目标 三、功能简介 四、系统特点 五、流程演示 六、试运行情况,82,1.领导要重视 2.健全的组织结构 3.积极开展沟通协调 4.要以方便用户为出发点配置流程 5.分层培训，扎实推进,开发和推广的体会：,合同管理系统上线带来的变化：,1.合同审批效率得到提高。,2.合同管理更加规范、精细和人性化。 首先，合同管理更加优化和细化。以前较为模糊的定性要求，通过该系统转化为了切实的量化指标；其次，合同管理系统