来宾缩短公文平均流转时长QC活动.ppt

缩短公文平均流转时长,中国移动广西有限公司来宾分公司综合部 10+111 QC小组,概况小组简介,2,名词解释,3,公文流转时长： 公文平均流转时长是指公司公文从起草人提交文件至公司领导签发文件的平均时间，单位为工作日。 公司公文主要包括：公司发文、签报、情况通报、公司函、党委发文及工会发文,一、选择课题,4,公司要求,公司公文平均流转时长不超过4个工作日,现状,选定课题,缩短公文平均流转时长,平均流转时长： 5.44个工作日,单位：工作日,选题理由：来宾公司为新成立公司，公文处理工作仍然存在诸多薄弱环节，特别是部分公文流转过长，导致贻误办理时效等现象的发生。2010年，公司重点工作：加快公文流转速度，支撑公司快速发展。,5,PDCA活动计划和实施情况表,计划进度,实际进度,二、设定目标,6,确定目标值： 缩短公文平均流转时长至4个工作日,单位：工作日,7,三、目标可行性分析,分析一：对比分析2009年8月至12月公文平均流转时长,在09年8月、10月公文平均流转时长曾接近于目标值4个工作日。,可行,单位：工作日,8,分析二：为找到症结所在，对2010年1-4月流转超过4个工作日的公文分析，将影响公文流转的原因进行分类统计，经整理后如下所示。,三、目标可行性分析,结论：会签流转长占总数的60%，为公文超时流转长的主要症结所在。,9,三、目标可行性分析,5.44*（1-0.6*0.5）=3.8,解决后能达到,可行,结论：根据以上分析，小组认为目标可行！,公文平均流转时长是体现公文流转效率的重要指标，是各项工作上传下达的关键，公司领导非常重视，提出公文平均流转时长不超过4个工作日，必须完成。 小组成员大多参与公文流转的工作，具备丰富的实践经验，我们有信心有能力完成课题目标。 通过对2010年1-4月流转超过4个工作日的公文分析，我们发现只要集中精力解决会签流转长的问题，公司公文平均流转时长将大幅缩短。经过小组讨论一致认为我们有能力解决上述症结的50%，经测算,10,四、原因分析,为解决“会签流转长”的问题，小组召开“诸葛会”讨论，把问题归类整理，从“人员”、“管理”、“方法”、“设备”四个维度展开分析，画出因果图，找出7个末端原因：,公文基础知识不熟悉,公文培训不到位,人员,重视不足,起草人不及时跟进,管理,会签处理要求未明确,未下发统一的会签规范,会签时限要求未纳入考核,会签流转长,方法,未事先沟通,反复会签导致超时,退文后不及时修改,设备,使用与OA不兼容的office软件,格式出现乱码,五、要因确认,11,通过小组成员的共同讨论，反复筛选，对上面的7个末端原因逐一进行要因确认，具体内容如下：,12,五、要因确认,末端原因一：公文培训不到位,确认标准： 1、按照部门要求，每年至少进行两次全公司范围的公文知识培训 2、公文培训的普及率达到80%以上； 确认内容：公文培训情况,经马秋芬调查了公文培训记录，发现2009年、2010年每年只进行了一次公文培训，公文培训次数未达到部门要求的每年至少进行两次全公司范围的公文知识培训 。,确认一：,13,末端原因一：公文培训不到位,五、要因确认,确认结果：接受调查的员工数为100人，其中50的员工表示已接受过公文培训，低于80的验证标准。,主要 原因,电话调查100名员工公文培训普及率的情况进行分析：,确认二：,14,五、要因确认,五、要因确认,末端原因二：使用与OA不兼容的office软件,确认内容：使用与OA不兼容的office软件情况 确认标准:使用与OA不兼容的office软件的员工比例低于8%,由上图可知，使用与OA不兼容的office软件的员工比例低于8% ，未达到标准，非要因。,使用与OA不兼容的office软件的员工比例5%,15,五、要因确认,五、要因确认,末端原因三：退文后不及时修改,确认内容：退文后回复情况 确认标准：按照公司文件要求，退文后一个工作日内回复，每次修改时间低于一个工作日,对32份被退文件进行回复时间统计,均值：0.58个工作日,经统计，退文修改时间平均为0.58个工作日，且均低于1个工作日，非要因。,均低于1个工作日,16,五、要因确认,五、要因确认,末端原因四：反复会签导致超时,确认内容：反复会签超时的情况 确认标准：反复会签超时的比例应低于超时文件总数的10%,抽样对100份文件进行超时原因分类统计,经过分析，反复会签超时占比8%，低于总数的10%，未达到标准，非要因。,17,五、要因确认,五、要因确认,末端原因五：会签时限未纳入考核,确认内容：是否有明确的会签时限考核要求。 确认标准:有明确的会签时限考核要求，每月进行考核，并有记录,主要 原因,通过小组多次讨论和对员工进行访谈，发现公文流转时长很大程度上取决于员工的配合度，员工对公文流转的配合度是公文流转加快的主要因素。增加会签时限的考核课大大加强员工配合力度。,黄天普对2009年11至12月的45份会签超时文件进行数据分析发现，会签环节用时分布如下：,经过分析，会签用时4至8小时占49%，该部分如果员工加大配合度，用时可大大缩短。 经黄天普调查发现没有明确的会签时限考核要求，为要因。,18,五、要因确认,五、要因确认,末端原因六：未下发统一的会签规范,确认内容：是否制定下发统一的会签规范 确认标准:已下发了明确的会签规范,主要 原因,通过小组检查公文规范制度，发现未下发统一的会签规范。,李帆对2010年1至2月的60份会签超时文件进行数据分析发现，会签超时主要原因分布如下：,经过分析，会签递交部门不明确占比达60%，该部分如果有规范予以明确可大大提高会签时效。 经李帆调查发现没有统一的会签规范，为要因。,19,五、要因确认,五、要因确认,末端原因七：起草人未跟进,确认内容：提取09年1112月超时文件，记录起草人未跟进文件的占比。 确认标准:起草人未跟进文件占超时文件达80%以上,提取09年1112月60份超过四个工作日的文件进行分析：,起草人未跟进文件占超时文件达56%，未达到标准，非主要原因,五、要因确认,要因确认结论,主要 原因,通过对7个末端原因的分析，小组确认上述3个末端因素为要因。,评估标准,方案评估表,针对要因确定对策方案：,六、制定对策,22,制定对策表,根据以上确认的要因，QC小组成员结合实际按照5W1H原则制定了对策表。,23,七、对策实施,实施(一)：开展形式多样的内部公文培训，事前、事中、事后三环节支撑，提高公文规范熟悉度,彩信课堂,集中化公文培训,下发公文细则，并下发模板,采用彩信课堂、集中培训、电视会议等多种形式开展公文培训，并对公文实时点评,收集公文中错误点共享，避免发生类似错误,24,七、对策实施,实施(一)：多种形式结合开展公文培训，提高公文规范熟悉度,实施（一）效果检查：,对策一实施后的7、8月中，抽样各单位累计80名员工进行公文基本格式、流程的了解度调查，了解度分别为76%、74%，均达到70%以上，该对策实施有效。,对公文基本格式的调查,对公文流程的调查,25,实施(二)：制定统一的会签规范以公文形式下发,七、对策实施,统一会签规范要求,下发会签流程,实施（三）效果检查：,活动实施后，经抽样检测累计100份文件，会签一次通过的文件占比达63%，对策有效,26,实施(三)：建立对会签时限要求的考核要求及考核机制,七、对策实施,制定下发关于强调公文处理时限及传阅范围的通知，缩短各类型文件处理时限要求至广西公司文件要求的一半,1,广西公司,来宾公司,27,实施(三)：建立对会签时限要求的考核要求及考核机制,七、对策实施,对文件按照以下表格进行按周统计跟踪，对未按规范执行的单位进行通报，并纳入月度部门绩效考核,2,28,七、对策实施,实施（三）效果检查：,各项流程均在时限要求内完成,活动后，重新提取一般文件累计100份，分析如下：,在规定时间内处理一般文件比为66%，高于60%，对策取得成效,29,八、效果检查,效果（一）:缩短公文流转时长的目标完成,10年9月10月，每月平均公文流转时长在逐渐缩短，且9月、10月平均流转时长已在四个工作日内；目标达成。,目标达成,30,八、效果检查,效果（一）:缩短公文流转时长的目标完成,公文流转平均时长变化如下：,活动前,活动中,活动后,31,八、效果检查,效果（二）:症结消除,小组再次对超过4个工作日的300份文件进行分析，会签流转长已不是影响公文流转时长的主要类别，症结消除。,32,八、效果检查,效果（三）:潜在效果分析,从原先平均5.44个工作日缩短至4个工作日，按每天8个工时计，每份文件流转加快11.52小时，节省工作时间11.52小时。,公文流转缩短后，公司的各项工作可以更快速地上传下达，有效提高工作效率，助力公司运营发展，产生了良好的社会效益。,33,九、巩固措施,今年9月份以来，来宾市公司结合创先争优活动，成立了以市公司总经理为组长的效率提升专项活动小组，广泛开展效率提升专项活动。公文效率 提升为重点项目，在全体员工中形成“讲效能、比速度、比效益”的共识，不断优化工作流程，促进了各项工作的效能增长，巩固本次QC成果。,小组组织公司范围内的效率提升活动固化成果，辐射至各生产环节。,举措一：,34,九、巩固措施,确保每年完成两次的公文知识基础培训，并通过考试进行检查、