现代办公自动化基础.ppt

,吴 川 计算机科学与技术系 主楼715 电子邮件： 手机办公自动化,2,计算机,计算机是用来延伸人的能力的工具，需要人来驾驭 我们的职责是让它更容易驾驭 让管理更有效率,就是充分利用计算机,网络等现代工具,3,课程成绩组成,平时+作业成绩（40） 期末成绩（60）,课程有30%的实验内容,注重演练结合,4,课堂纪律,课堂纪律 1、缺勤 2、迟到 3、上课中，手机静音、禁止吃东西、说话、睡觉、玩游戏等,缺勤一次扣10分，缺勤三次不能参加考试,5,课程要求,课前请做好预习 保持课堂安静，头脑清醒，思维活跃 认真、独立、按时完成作业 重视上机实践，要勤学多练,多动手,多查阅资料,多总结,第1章 现代办公自动化基础,内容提要：,本章介绍办公自动化的基本概念、国内外发展状况、未来发展趋势、电子政务基本知识以及办公自动化的安全与保密等。,7,第1章 现代办公自动化基础,1.1 办公自动化概述 1.2 办公自动化的发展 1.3 电子政务简介 1.4 办公自动化系统的安全与保密,8,原始社会为温饱而奋斗 奴隶社会大棒加皮鞭 封建社会制度管理,公文 资本社会机器处理 现在社会网络办公系统,分布式,事务处理,信息科学,秘书,文书,专业人员,信息收集,处理,传递,9,1 办公自动化的定义 办公自动化是指利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。一个较完整的办公自动化系统，应当包括信息采集、信息加工、信息转输、信息保存四个环节。,定义中强调了3点： 1）利用先进的科学技术。 2）提高生产、工作率和质量是OA的目的。 3）办公自动化系统由办公人员和办公设备组成。,10,1.1 办公自动化概述,1.1.1 办公自动化的概念 办公自动化(Office Automation，OA)是20世纪70年代中期在发达国家迅速发展起来的一门综合性技术。办公自动化是现代信息社会的重要标志之一，它涉及系统科学、行为科学、信息科学等，是一门交叉性的综合学科，是一个系统工程。,11,1.1 办公自动化概述,办公信息系统(Office Information System，OIS) 办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平和辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。,12,1.1 办公自动化概述,1.1.2 办公自动化系统的组成 (?) 办公自动化系统由以下7个要素组成: 办公人员 组织机构 办公制度 办公信息(数据、文字、语音和图形图像) 办公流程 办公设备 办公环境,13,1.1 办公自动化概述,1.1.3 办公自动化的主要内容 现代化的办公自动化系统，是综合运用信息技术、通信技术和管理科学的系统，是向集成化、智能化方向不断发展的系统。包括以下内容: 公文电子处理技术 电子表格和数据处理技术 电子报表技术 语音和图形图像处理技术 电子邮件技术 电子会议技术 信息检索与传输技术,复合式文档,群体工作(CSCW),14,1.1 办公自动化概述,1.1.4 办公自动化系统的功能 一个完整的办公自动化系统应该实现下面7个方面的功能: 内部通信平台的建立 信息发布平台的建立 工作流程的自动化 文档管理的自动化 辅助办公 信息集成 分布式办公的实现,15,1.1 办公自动化概述,1.1.5 办公自动化系统的基本特征 办公自动化系统所具有的共同基本特征 : 信息提供 电子文档管理 电子秘书 电子邮政 决策支持,16,1.1 办公自动化概述,1.1.6 办公自动化的3个层次 事务处理型 包括文字处理、日程安排、行文管理、电子邮件处理、人事管理、工资管理以及其他事务处理。 管理控制型 把事务处理型办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。 辅助决策型 以事务处理型和管理控制型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。,17,1.1 办公自动化概述,1.1.7 现代办公活动的基本特征 办公内容 包括各类口头信息、书面信息和电子信息的生成和处理、收发和处理、传递和管理，以及各种办公资源的使用和管理。 办公行为性质 确定型事务处理和非确定型事务处理。 办公行为 办公活动的协同性 协同性即协作与协调，是现代办公活动的主要特征,18,1.2 办公自动化的发展,1.2.1 现代办公技术设备的发展演变 单机设备阶段 局部网络阶段 一体化阶段 全面实现办公自动化阶段,19,1.2 办公自动化的发展,1.2.2 办公自动化的发展趋势 办公环境网络化 办公操作无纸化 办公服务无人化 办公业务集成化 办公设备移动化 办公思想协同化 办公信息多媒体化 办公系统智能化,20,1.2 办公自动化的发展,1.2.3 我国办公自动化的整体现状及存在的问题 整体现状 影响我国办公自动化发展的问题 基础设施建设尚不完善 系统的安全难以令人满意 相关规章制度不健全 办公人员的思想、技术跟不上 软件应用相对滞后于硬件平台 不能慎重选择适合自身条件的设备、软件和服务厂商,21,1.2 办公自动化的发展,1.2.4 当前我国办公自动化的发展机遇 计算机网络技术的成熟与普及，使得许多单位建立了自己的局域网和广域网，并与Internet相联，形成了完善的信息通道。 以Microsoft Office为代表的办公软件的完善，使办公过程中公文的流转得以顺利实现，同时多媒体、数字签名等技术的应用，又使电子公文能得到普遍认可，为解决电子文档的法律问题提供了技术保障。,22,1.3 电子政务简介,1.3.1 什么是电子政务 电子政务是应用现代信息和通信技术，将管理和服务通过网络技术进行集成，在互联网上实现组织结构和工作流程的优化重组，超越时间和空间及部门之间的分隔限制，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、达到国际水准的管理和服务。,23,1.3 电子政务简介,1.3.2 电子政务与办公自动化的关系 电子政务和办公自动化在以下几个方面存在明显的差异： 应用时间不同 应用定位不同 应用主体不同 系统用户不同,24,1.3 电子政务简介,1.3.3 电子政务的主要内容和特点 电子政务的主要内容： 政务信息化 政务公开 电子政务 政府采购电子化,25,1.3 电子政务简介,1.3.3 电子政务的主要内容和特点 电子政务的特点： 政府部门内部的电子化和网络化办公，使得电子政务工作更有效、更精简。 政府部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时通信，使得电子政务将政府工作更公开、更透明。 政府部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流，为企业和居民提供更好的服务。,26,1.3 电子政务简介,1.3.4 电子政务的发展 电子政务的发展阶段 允许双向沟通阶段 允许价值交换阶段 数字化民主阶段 集合政府阶段 国外电子政务的发展概况 我国电子政务的发展概况,27,1.3 电子政务简介,1.3.5 电子政务系统 电子政务系统的建设原则 实用性 先进性 可靠性 安全性 扩展性 经济性 易用性 规范性,电子政务网基本结构,28,1.3 电子政务简介,1.3.6 2008年中国电子政务发展的回顾 在应对各种突发性公共事件，包括政府在内的各种信息网络系统都发挥了重要的作用。 奥运会期间，大量的信息网络技术的应用，展示了“科技奥运”。 官员利用网络与民众对话、交流成了了解民情的新举措 各级政府大力推进服务型的电子政务建设，应用门户网站开发网上办事系统，给企业、社会公众提供了很多方便。,29,1.4 办公自动化系统的安全与保密,1.4.1 办公自动化系统的安全要求 办公自动化系统应能防止对信息的非法窃取；能预防泄露和毁坏事件的发生；能在毁坏后及时更正以及恢复正常工作。要达到安全与保密的目的，必须同时从法规政策、管理、技术这3个层次采取有效措施。,30,1.4 办公自动化系统的安全与保密,1.4.2 办公自动化系统信息的不安全因素 办公人员 办公人员是办公自动化系统信息不安全的因素之一，主要表现在以下3方面： 无知泄密 违反规章制度泄密 故意泄密,31,1.4 办公自动化系统的安全与保密,1.4.2 办公自动化系统信息的不安全因素 计算机技术因素 完整的办公网络系统必须包含3种网络体系：Intranet(内部网络)、Internet(外网或互联网)及虚拟专用网络。构建办公自动化系统时应注意以下3点技术因素。 物理方面 软件方面 数据方面,32,1.4 办公自动化系统的安全与保密,1.4.3 办公自动化系统信息的安全防范措施 内部网络信息安全的防范措施 内部网络在安全防范上注重文件在存储和传输时的安全性和机密性。目前常用的是采用完整的先进密码系统对信息进行加密处理，经过加密变换后的信息，即使被窃取，窃取者由于没有解密手段也无法理解其含义。 加解密算法：对称加密算法(秘密钥匙加密)和非对称加密算法(公开密钥加密) 密钥管理,33,1.4 办公自动化系统的安全与保密,1.4.3 办