学生会办公室制度

办公室工作细则办公室是学生会的一个拥有重要职能部门，是学生会的中枢神经，负责学生会各个部门的统筹和协调工作。为了更好地服务学校党政大局和学生成长成才，更好地营造部门文化，应工作顺利开展、活动成功举办的需要，特指定本细则，办公室各成员要自觉遵守，共同维护。第一章 岗位责任制1、建立主任责任制，办公室整体工作由主任负责，主任应每周安排一名副主任向主席团及团委老师汇报工作。2、由分管副秘书长管理、指导和监督，同时做好相关的协调工作。3、办公室采取主任负责制，主任应全力支持团委和学生会的各项工作，积极协助其他部门工作，学期初上交本部门本学期工作计划，学期末递交本学期工作总结，严格遵守本制度开展各项活动并及时递交活动策划、总结。4、办公室各成员应积极服从主席团和办公室主任调配，高质高效地完成各项工作，积极协助学生会其他部门的工作，时时注重团结、勇于奉献，凡事要以大局为重。委员在完成某项工作后，应积极主动向直接负责人汇报，最后在主任处汇总。5、办公室每周负责汇报工作的副主任应及时、准确、详细地写好办公室一周工作汇报，同时，积极配合主任协调当周的内部日常工作。6、办公室负责物品管理的副主任要严格按照*大学学生会财物管理制度的相关规定，协助主任管理好学生会所有财物。未经主任批准不得私自借用学生会财物。如果未经批准，私自转借学生会财物，将追究其责任，情节严重的将按照相关规定进行严肃处理；对于个人工作出现纰漏导致物品损坏、丢失等情况的，要按照相关规定对学生会物品进行赔偿。7、办公室负责值班考勤的副主任要及时、准确、科学地编排好各类值班表，严格按照要求对值班情况进行考核，并及时详细地向主任汇报值班考勤情况，最后形成书面文件存档。8、办公室负责传达通知的副主任要按照要求，及时传达通知，并确保通知准确无误。如果由于通知不到位影响整体工作顺利开展的，将追究其责任，情节严重的将按照相关规定进行严肃处理。9、办公室负责会议中心、活动中心、吉他教室管理的副主任要严格遵守*大学学生会会议中心管理制度和*大学学生会活动中心管理制度等相关规定，对其严格管理，未经批准，不得将钥匙转交于其他人员。如果由于工作不到位影响整体工作顺利开展的，将追究其责任，情节严重的将按照相关规定进行严肃处理。10、办公室负责学生会文件整理的副主任要按照相关要求规定，及时整理档案，不得出现文件损坏、丢失等情况。11、凡办公室参与或举办的大型活动，都应在全体成员充分讨论的基础上，由主任统一制定具体落实方案，办公室成员如有不同意见，可在形成决议之前向主任提出；决议一经形成，办公室全体成员必须无条件执行，不得私自变动，如有违反，将按有关规定加以严肃处理。第二章 例会制度1、办公室必须定期召开本部门会议，传达主席团扩大会议精神，总结本部门阶段工作，落实计划安排。每周例会由该周向主席团汇报工作的副主任主持。2、每次会议召开之前，各相关负责人应做好充分准备，避免召开无目的、无意义的会议。会上，每位副主任要汇报上周工作，全体成员要专心听讲、认真记录，不得做与会议无关的事情，比如：发短信、接电话等。每次例会结束后，负责学生会文件整理的副主任要及时撰写、整理会议记录，形成书面文件存档。3、各成员不得无故缺席、迟到或早退，不能出席会议者需事先向主任请假，并给出相关理由,理由合理者方可批准。负责值班考勤的副主任要对成员到会情况作详细记录。第三章 请示制度1、若遇到有关校团委、学生会重大声誉的活动或其他重要事情，办公室内部成员不得私自做主，必须事先向秘书处请示，经主席团讨论决定后，并报校团委批准后方可执行。2、办公室如需增加新成员，须向主席团申请，并报校团委批准。3、办公室成员在重大活动举办期间，必须保持通讯工具全天24小时畅通。4、学期期间如需离校，须提前向相关负责人请示，征得同意后方可离校。5、学期开始时何时到校，学期结束时何时离校，应及时向相关负责人汇报。第四章 总结制度1、办公室应及时编写本部门期末工作总结，提交主席团、秘书处审阅，并对未完成的计划内工作说明理由。2、办公室举办完活动后必须及时向学生会主席团、秘书处上交总结材料。总结材料必须包括以下内容：活动开展的时间、地点、人物、活动经过以及活动所达到的效果。3、主任、副主任每周日晚上7点之前上交工作总结，并按要求及时发送电子版到学生会办公室公共邮箱第五章 评优奖励及处罚辞退制度1、按照学生会秘书处制定的量化评分考核细则，在每学年末协助校团委、学生会做好表彰举荐和评优评先工作。2、对不服从调配，未完成任务时负有一定责任的学生会干部，经学生会主席团审议，报校团委批准，视情节轻重分别给予学生会内部通报批评、警告、除名等处分。3、历次会议无故缺席二次者（两次迟到相当于一次缺席），取消年终评先资格，无故缺席累积三次者视为自动退出学生会，由主席团做出清退决定，报校团委批准后，向所在院（系）党委（党总支）、团委通报。4、如有办公室成员要求退出学生会,必须递交申请报告说明理由。5、换届前夕，将离任的学生会干部必须站好最后一班岗，不得推卸责任。对擅自离职的学生干部，校团委、学生会将按照有关规定，给予批评教育，内部通报等批评处分，取消评优评先资格或撤职处分。*大学学生会会议中心管理制度为了保证校学生会主席团（扩大）会议、社团联合会主席团（扩大）会议顺利召开，进一步提高校学生会、社团联合会的工作效率，校学生会办公室对校学生会会议中心使用做以下规定：1、校学生会秘书处、办公室具有对本会议中心的审批权。2、校学生会办公室负责对本会议中心的日常维护、管理和协调。3、申请单位必须为*大学学生会各部（室、中心）、*大学研究生会或*大学社团联合会,各院系及社团无权申请。4、申请单位必须指派一名负责人负责会议中心使用的申请,管理及会议结束后的会议中心卫生打扫等相关工作。5、申请单位负责人应提前向校学生会办公室提出申请，到校学生会值班室填写“校学生会会议中心使用登记表”，经校学生会办公室当天值班人员核对无误后报秘书处，秘书处审批后由办公室统一安排。6、会议中心使用登记表填写时间为每天19:00-21:00。7、有效的登记表填写须在会议召开前最短1天以前到校学生会值班室备案，但会议中心使用申请提前时间不得超过2天，规定时间以外的申请办公室一律不予安排。8、校学生会各部（室、中心）、校研究生会及校社团联合会负责人在会议召开过程中有责任保护会议中心公共设施，维护室内卫生，并在会议结束后负责安排人员打扫会议中心卫生，保证会议中心下一次的正常使用。否则取消其会议中心申请、使用权一个月。9、使用会议中心相关负责人履行负责的时间从责任人接受会议中心开始到把会议中心交还学生会办公室相关负责人时止。10、在会议召开前如因故取消会议中心使用申请，须由申请方负责人向校学生会办公室负责同学提出申请，最终取消本次会议中心使用安排并予以取消备案。11、如有特殊情况需要调解，须由会议中心申请负责人和办公室负责人共同负责调解。12、本制度解释权归*大学学生会办公室所有。未尽事宜，视具体情况具体协调。*大学学生会活动中心管理制度为了丰富校园生活,促进同学们全面发展,校学生会活动中心已面向全校开放。为了保证校学生会、各院（系）学生会及各社团等学生团体活动准时顺利举办，校学生会办公室对校学生会活动中心使用申请做以下规定：1、共青团*大学委员会具有对本活动中心的审批权。2、校学生会办公室负责对本活动中心的日常维护、管理和协调。3、申请单位必须为*大学所属院（系）、学生会各院（系）分会、各社团、班级等组织，并指派一名负责人负责活动的申请、登记及活动过程中的安全保卫等相关工作。4、活动内容应体现现代大学生健康向上的精神风貌，形式不限。5、活动负责人应提前向校学生会办公室提出申请，到校学生会办公室领取并填写“校学生会活动中心使用申请表”，经办公室人员核对无误后由负责人本人送至校团委审批，并于校团委审批后当天晚上送至校学生会办公室备案。活动申请表领取时间为每天19:0021:30。6、院（系）活动负责人须认真如实填写申请表上各项内容，经院（系）分团委审批同意之后交校团委批准方可生效。7、有效的活动中心使用申请表须在活动举办最短四天以前交于校学生会办公室备案。各项活动的申请工作提前时间不得超过十天，规定时间以外的申请办公室一律不予安排。8、活动负责人在活动举办过程中有责任负责秩序维持、安全保卫、卫生打扫等各项工作，一旦发生意外事故，由活动举办方承担全部责任，校团委、校学生会不承担责任。保护公共设施，维护室内卫生，并在活动结束后负责安排人员打扫活动中心卫生，保证活动中心下一次的正常使用。否则取消该申请单位活动中心申请、使用权三个月。9、活动负责人履行负责的时间从责任人接受活动中心开始到把活动中心交还学生会办公室相关负责人时止。10、在活动策划期中如因故取消活动中心使用申请，须由活动负责人持本人学生证向校学生会办公室写出书面申请，经申请单位（或单位所在院系）签署意见并加盖申请单位（或申请单位所在院系）公章，由校学生会办公室人员负责核实。最终取消本次活动中心使用安排并予以取消备案。11、如有活动需要调解，需由双方的活动负责人及办公室负责人三方在场的情况下共同调解，活动双方负责人需持本人学生证，否则不予调解。12、如果遇到调解且调解不成功，将以校团委审批时间为准，由较先取得申请的单位使用该活动中心，因此带来的一切后果由活动中心申请单位自己负责。13、活动中心申请负责人在申请填写申请表及活动过程中应携带本人学生证以备相关事宜的协商之用。14、本制度未尽事宜，视具体情况具体协调。15.学生会活动中心的使用时间为周一至周日20:00-21:30,使用时由办公室值班同学对活动中心负责管理,活动结束后协助嘻哈帮工作人员及申请活动负责人检查场地及器材是否有损坏情况,如有损坏应及时上报主任.校学生会办公室负责会议中心、活动中心管理成员要求：1、严格遵守*大学学生会会议中心管理制度、*大学学生会活动中心管理制度的相关规定，对其严格管理。2、每天21:0021:30到学生会值班室了解会议中心 、活动中心的申请情况，以便及时开门。3、不得擅自打开会议中心、活动中心的门以供己用。4、未经相关领导批准，不得将钥匙转交于其他成员。学生会值班室值班制度为了保障学生会各项工作的正常运转及学生会与外界联系的及时顺畅，办公室应安排学生会成员每天08:0021:30在学生会值班室值班，各值班人员在值班过程中应严格遵守以下值班制度：1、接人待物接电话要谦恭礼貌，面对来访咨询要耐心细致，统一使用普通话。值班人员到岗后，应先在值班记录本上签到，不签到者视为缺勤，不得代签。2、签到之后查看上一班值班人员的值班记录，看是否有未做完的工作及相关的注意问题。3、值班过程中做好值班记录，对借出及收到的物品详细记录，对收到的纸制材料文件先记录后整理好放入“值班专用”抽屉中的值班文件接收袋里面。4、办公室电话不得随意外拨，确实因为工作需要则应力求通话言简意赅，尽量缩短通话时间。5、值班时除“值班专用”抽屉外，不得随意翻看其他抽屉，以免给办公室工作带来不便。6、值班人员不得无故缺勤，确因有事须向办公室主任请假。代为值班的同学需在签到薄上签上自己的名字，并在后面加注“代*值班”。值班时间为每天08:0011:40，13:4017:20,19:0021:30，不得迟到、早退，不得无故在值班时间离开值班岗位。各班提前十分钟交接班。7、值班人员值班时不得带领与值班无关人员进入值班室。8、值班人员不得在值班室大声喧哗，应爱护公共物品，保持室内卫生。9、如遇到突发事件，值班人员及时与办公室主任联系。10、秘书处、办公室负责对值班情况进行考核。学生会值班室值班制度中，值班时间需要改为18：0021：30；负责保洁的签到及卫生的检查应该增添一项；建议增添一项关于结束值班后的注意事项，例如：三楼楼道灯的关闭、值班室的门窗及卫生的打扫等。办公室财物管理制度为了提高学生会办公室的工作效率,使工作趋于制度化、规范化，*大学学生会特制定*大学学生会财物管理细则，供校学生会各部(室、中心)及各院（系）学生会参考。一、*大学学生会的经费在校团委的监督下独立支配、实行资金统一监管调拨的原则，做到严格化、统一化、公开化。（一）现金出纳管理制度1、学生会对财务实行统一管理，办公室设立学生会总帐户，所有现金出纳及报销情况由办公室负责记录、保存。2、学生会办公用品的购买及日常开支由办公室统一汇总，并由主席团、秘书处负责审核，主席批准报销。3、学生会大型活动经费由活动牵头部门的分管副主席（秘书长）担任财务主管，活动预算应制作经费预算表交由学生会办公室备案，活动结束后应将开支详细清单并附正规发票交由学生会办公室，由专门人员进行审核。开支清单应包括：购物具体日期、物品名称、数量、开支金额、经手部门、经手人、用途及相关其他说明。4、举办活动如需提前垫付大额现金（500元以上），应写书面报告提交主席团和秘书处，审批通过后方可从办公室支取现金，活动结束后应立即上交等额正规发票。5、各部（室、中心）创收过程中，应向付款单位开具加盖学生会公章的收据，收据由主管财务的副秘书长签发。各部（室、中心）取得资金收入结算后，必须于三天内向主席团、秘书处汇报并将现金上交办公室入帐。活动收入必须全部上交，未经主席团、秘书处允许不得做任何形式的扣除。（二）物品借用程序1、各院（系）学生会借用校学生会物品须至少提前一个工作日向校学生会办公室申请，并在学生会值班室物品登记表上备案，领取物品时间为每天19:0021:30。2、校学生会各部（室、中心）借用物品须至少提前一个工作日在物品登记表上备案，如有大型活动急需物品，须至少提前2个小时和学生会办公室协商，活动开始后办公室不再负责提供任何物品。3、校学生会贵重物品（音响设备等）的借用须报请校团委批准之后方可外借，办公室同学无权擅自借用。物品借用程序 可以考虑增添，一项，关于物品借用时间的规定，例如，常项物品，一般不得借用超过三天，贵重物品，用完及时归还等。（三）发票报销制度1、校学生会各项开支统一由办公室每半个月报销一次，需报销的各部门负责人须将正规发票和开支清单及时交于办公室。2、发票题头一律为“*大学”，由学生会办公室进行审核、监督，如有殊特情况只能用收据报帐时，需报请主席团、秘书处同意后方能报销。3、各部（室、中心）报销时需附开支详细清单，具体包括：购物具体日期、物品名称、数量、开支金额、经手部门、经手人、用途及其他相关说明等的表格，并由经手人、审核人的签名。4、各部（室、中心）在购买物品时应本着节约的原则尽量节省开支。（四）公开及处罚制度1、学生会帐目应清楚明了，主管财务的副秘书长应定期小结财务收支情况，交主席团审议，并在主席团扩大会议上公布近期财务情况。2、对违反财务制度的学生干部，视其情节可给予内部警告，情节严重者将上报团委给予相应处分。二、校学生会物资管理遵从严格管理、精心爱护、妥善保存、责任到人的原则。1、学生会公共物品由办公室统一协调管理，使用相应物品的各部（室、中心）、校社团联合会及各院（系）学生会须有专人负责与办公室协调、联系，取借与归还物品时需在物品借用登记表上统一备案,由办公室同学做好交接。2、办公室负责物品管理人员须严格按照物品借用程序进行办理，否则，损坏物品的将追究经手人责任，并由经手人负责维修，严重损坏须等价赔偿。3、学生会各部门物品须指定专人负责管理，每学期末，要审查物品的使用、保管情况，如实登记，并报于办公室。办公室报刊杂志管理制度为了丰富同学们的课余生活，增加同学们对社会信息的了解，掌握国家的发展动态，校学生会征定了一批报刊杂志。为了更好地规范管理，特对学生会报纸的借阅与维护做出以下规定：1、校学生会报刊杂志的管理由校学生会办公室负责。2、校学生会报纸由校学生会办公室每天安排专人从团委办公室取回并负责装订、整理。3、任何人不得将校学生会报刊杂志私自带出校学生会办公室。4、同学们在阅览过程要注意对报刊杂志的保护，严禁撕、剪、弄脏等破坏报刊杂志的行为，违者照价赔偿。5、学生会值班人员在值班过程中负责对借阅情况进行监督，并在必要时做好记录。6、办公室安排负责人对报纸进行整理。实行“每周一小结，每月一大结”，将报刊杂志按日期先后进行收藏，以方便日后查阅。以上规定希望学生会全体成员能够共同遵守，共同维护自己阅读报刊杂志的权利，共同履行维护报刊杂志的义务。办公室报刊杂志管理制度中，关于报刊的制度可考虑删除办公室关于传达通知方面的细则1、办公室负责向主席团、各部（室、中心）传达校团委的相关通知。2、办公室负责向各部（室、中心）传达主席团的相关通知。3、办公室负责向各院（系）学生会传达校团委、校学生会的相关通知。4、传达通知一般采用电话或手机短信两种形式：打电话通知时，务必要通知到本人，不可让他人代口信。发短信通知时，要求在短信编辑的末尾注明“收到请回复”及“*大学校学生会办公室*”的字样。5、传达通知时，语言力求简单明了，并要使用礼貌用语及普通话，例如“请”、“谢谢”等。6、在通知全部传达完毕后，要及时