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第4章 Word 2003的使用,知识点：,Word 2003操作界面介绍 Word 2003的简单使用 Word 2003的高级使用 文档的打印 通过对本章的学习掌握Word文档的创建、编辑、排版，页面结构的调整，表格和图形的使用等基本功能；宏与邮件合并等高级功能。在完成本章的学习后能够使用Word2003熟练地进行文字处理。,Office2003是Microsoft公司办公自动化软件的最新版本，在Office2002的基础上，此版本增强并改进了许多功能，使得操作起来更加安全、方便。本章主要介绍Office2003系列组件中的Word2003的使用方法和操作技巧。,4.1 Office 2003简介,4.2 Word窗口简介,启动Word后，就可以打开如图4-1所示的窗口。窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成。,4.2 Word窗口简介,1标题栏 标题栏位于屏幕的最顶端，显示当前文档的名字。其右侧的“最小化”按钮，“还原”按钮和“关闭”按钮，则用于窗口的最小化、还原和关闭操作。 2菜单栏 菜单栏位于标题之下，有9个菜单，例如“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”等。菜单包含了word2003的所有编辑和排版等操作命令。要使用菜单中的命令时，只需用鼠标单击菜单栏中的某一菜单项，便可以打开其下拉菜单，从中可以选择要使用的命令。另外，用户也可在按下Alt键的同时按下菜单名后面括号中的字母键打开菜单，例如，按下Alt+F键便可以打开“编辑菜单”。,3“常用”工具栏 在“常用”工具栏中集中了word操作的常用命令按钮，例如“粘贴”、“复制”、“保存”等。使用时，只要将鼠标指针指向某一图标上稍停片刻，系统就会显示该图标功能的简明屏幕提示。单击“常用”工具栏上的右端的，可弹出一个“添加或删除按钮”，单击其可设置“常用”工具栏的按钮。 4“格式”工具栏 在“格式”工具栏中以下拉列表框和图标方式列出了常用的排版命令，可对文字的字体、字号、对齐方式、颜色、段落编号等进行排版，可像设置“常用”工具栏的按钮一样设置“格式”工具栏上的按钮。,5工作区 工作区是指“格式”工具栏以下和状态栏以上的一个区域。在word窗口的工作区中可以打开一个或多个文档窗口，让用户进行文档的是输入和编辑修改。 6状态栏 状态栏位于Word窗口的最下方。它用来显示当前的一些工作状态，如当前光标所在的页号、行号、列号和位置。状态栏右端的四个呈灰色的方框各表示一种工作方式，双击某个方框可以启动或关闭该工作方式。,7文档窗口 文档窗口由标尺、滚动条、任务窗格、文档编辑区和视图切换按钮组成。 标尺：标尺分为水平标尺和垂直标尺，如图4-1所示，分别位于工作区的上方和左侧。标尺主要用来查看正文、表格及图片等的高度和宽度。此外，标尺也可以用来设置制表位以及缩进段落。 滚动条: Word2003中的滚动条位于文档列表框的右方和下方，分别称做垂直滚动条和水平滚动条，用来滚动文档内容，显示文档中在当前屏幕上看不到的内容。,任务窗格: 任务窗格是Word 2002中新增的功能，在Word2003中得到了很大的增强和改善。其中新增加的任务窗格有“开始工作”、“帮助”、“搜索结果”、“信息检索”、“共享工作区”和“文档更新”窗格，如图4-1所示。不同的任务窗格有其不同的作用，例如“剪贴板”任务窗格用于复制和粘贴；“样式和格式”任务窗格用于设置文档格式。 文档编辑区: 文档编辑区是用户编辑文档的区域，在这里可以建立、输入、编辑、排版和查看文档。,Word2003提供了多种显示方式，称为视图，包括普通试图、页面视图、大纲视图、Web版式视图和阅读版式视图。对文档的操作需求不同，可以采用不同的视图。视图之间的切换可以执行“视图”菜单中的命令，但更简便快捷的方法是使用水平滚动条左端的视图切换按钮“ ”。 (1) 普通视图“ ” 普通视图是最好的文本录入和图片插入的编辑环境。在这种方式下，页眉、页脚、分栏显示、首字下沉以及绘制图形的结果都不会显示出来。这种视图下占用计算机资源少，反应速度快，可以提高工作速度。,(2) Web版式视图“ ” Web版式视图主要用来编辑Web页。当选择该视图时，其显示效果与使用浏览器打开该文档时一样。 (3) 页面视图“ ” 页面视图主要用于版面设计，页面视图显示所得的文档的每一页都与打印所得的也面相同，即“所见即所得”。在页面视图除了能够显示普通视图方式所能显示的所有内容之外，还能显示页眉、页脚、脚注及批注等，适于进行绘图、插入图表操作和一些排版操作。但在页面视图方式下占用的计算机资源相对较多，使计算机处理速度变得较慢。,(4) 大纲视图“ ” 大纲视图适合于较多层次的文档，如报告文体和章节排版等。大纲视图将所有的标题分级显示出来，层次分明。在大纲视图方式下，可以通过标题的操作，改变文档的层次结构。大纲视图可以方便地移动、重组长文档，帮助用户创建和重组复杂文档。 (5) 阅读版式视图“ ” 阅读版式视图是一种专门用来阅读文档的视图，在这种视图下进行阅读文档，用户会感觉到非常方便快捷。在阅读版式视图下，word会隐藏“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的工具栏，从而使窗口工作区中显示最多的内容。,4.3 Word的简单使用 4.3.1 创建新文档 1自动创建 当启动Word2003时，Word2003将自动建立一个文件名为“文档1”的空白文档，用户可直接在该窗口中输入文字、插入表格、插入图片等，并对输入的文字进行排版处理。 2使用模板和向导创建新文档 在Word2003中，用户也可以使用模板和向导创建新文档。步骤如下： （1）执行“文件”/的“新建”命令，在文档的右侧会弹出“新建文档”任务窗格。 （2）在“模板”选项组中选择“本机上的模板”选项，弹出如图4-2所示的“模板”对话框。,（3）根据要创建的文档的类型，打开相应的选项卡，然后双击所需模板或向导的图标，Word2003将会创建一个新的所选类型的文档。 3 根据现有文档创建新文档 新建文档还有一种方式，就是根据现有文档进行创建，其操作步骤如下： （1）执行“文件”/“新建”命令。 （2）在“新建文档”任务窗格中选择“根据现有文档创建”选项。 （3）在弹出的对话框中选择新建文档，单击“创建”按钮，Word2003会创建一个基于已有文档的新文档。,4.3.2 文档输入 1中文和英文输入 文字的输入主要包括中文输入和英文输入。当使用英文输入时，可通过键盘直接输入。当使用中文输入时，可使用鼠标左键单击屏幕右下角的输入法指示器，在弹出的菜单中选择要使用的输入法，便可在文件窗口中输入文本。 2 插入特殊符号 在一个文档中如果要用到一些特殊符号，首先将光标移动到要插入符号的位置，然后按以下步骤操作： （1）执行“插入”/“符号”命令，将弹出如图4-3所示的“符号”对话框。,（2）在“字体”下拉列表框中选择所需的字体，再在“子集”下拉列表框中选择一个专用字符集。选择后的字符将全部显示在下方的字符列表中。 （3）接着鼠标选中某个符号，单击“插入”按钮，便可插入字符，也可以直接双击字符来插入。 4.3.3 保存文档 1保存新建文档 如果想把输入的内容保存在计算机上，就必须执行“保存”命令，保存文档的方法如下： 在“文件”菜单中执行“保存”或“另存为”命令，也可单击工具栏中的“保存”按钮，或直接按【Ctrl+S】快捷键 。,2 保存已有文档 当一个文档已命名后，再对其进行操作，在操作结束后，还必须存盘保存下来。这时，可方便地通过单击“保存”按钮或“文件”菜单中的“保存”命令实现。也可直接按【Ctrl+S】组合键实现。 3自动保存文档 为了防止突然断电等意外事故，Word提供了在指定的时间间隔中为用户自动保存文档的功能。自动保存文档功能的设置可通过“工具”菜单中的“选项”命令下的“保存”选项卡标签来指定自动保存的时间间隔，系统默认为10分钟，如图4-5所示。,4.3.4 打开文档 1打开最近使用的文件 Word 2003会把最近使用过的4个文档列在“文件”菜单的底部，如图4-7所示。单击“文件”按钮菜单底部的文档名称就可以打开相应的文档。 2直接打开已存在的文档 直接打开已存在的文档的操作步骤如下： （1）在“文件”菜单中执行“打开”命令，或按【Ctrl+O】组合键，或单击常用工具栏中的“打开”按钮，将显示“打开”对话框。 （2）确定要打开的文件所在的盘符、文件夹。单击“查找范围”列表框或其右端的下拉列表按钮，在列表中选择盘符，再在显示区所显示的文件夹中双击文件所在文件夹。,3关闭文档 完成了对一个文档的编辑工作后，就可以关闭这个文档了。执行“文件”菜单中的“关闭”命令，或单击“常用”工具栏上的“关闭”按钮，即可关闭当前编辑的文档。 4.3.5 文档的编辑 1选择文本 如果在文本中移动、复制、删除一个句子或段落，或对文档的内容进行重排、设置字体、字号等，首先就要选取文本。在Word中选取的文本将被反色显示。,（1）用鼠标选取文本 选定单词：用鼠标双击这一单词。 选定句子：按下【Ctrl】键，然后在某句的任何地方单击。 选定一行或多行文本：Word的每一文字行有一个称为“选定区”的地方，位于文档窗口左边界与文本之间的空白位置。将鼠标指针移动到该行的选定区中，鼠标指针变为向右倾的箭头，单击鼠标。在选定区向上或向下拖动鼠标，可以选定多行。 选定一个段落：在选定区双击，或者在该段落的任何地方三击。 选取一块矩形文本：将鼠标指针指向文字块的左上角，按住【Alt】键，同时拖动鼠标指针到文字块的右下角。 选取整个文档：用鼠标左键在选定区三击或按【Ctrl+A】键。,（2）使用键盘选取文本 用户在编辑文档时，可以将光标移动到想要选取的文本起始位置，按住【Shift】键不放，再用、等可以移动插入点的键来选取范围。 （3）用扩展方式选取文本 在Word中，可以使用扩展方式来选取文本。将光标定位在要选取文本的起始处，当按下【F8】键或单击状态栏中的“扩展”按钮时，单击“扩展”按钮由灰色变成黑色，表示已进入扩展选取方式。 先将插入点移动到文字块开头处，再启动扩展选取方式，然后通过移动箭头键选取任意数量的文本。 要关闭扩展方式，用鼠标双击“扩展”按钮框或按下【ESC】键即可。,2文本的插入与删除 （1）插入文本 编辑文档的过程中经常会插入文本，Word2003中文版提供了几种插入文本的方法。最常用的方法是直接在插入点位置输入要插入的文本，首先在文档中用鼠标单击选定位插入点位置，然后在插入点位置输入文本内容即可。 （2）删除文本 删除一个字符的最简单的方法就是把光标移动到该字符的右面，然后按【BackSpace】键，后面的字符左移一格来填补被删除字符的位置。也可以把光标移动到该字符的左面，按【Delete】键删除插入点右面的字符,3移动文本 在编辑文档时，有时需要把一段文字移动到另外一个位置。Word2003中文版为用户提供了很方便的移动操作。移动文本最简便的方法是用鼠标移动，其操作步骤如下。 （1）选定要移动的文本 （2）单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮，或按【Ctrl+X】键，或在“编辑”菜单中执行“剪切”命令，将把选取的文本剪切到剪贴板中。 （3）将插入点设置到新的位置 （4）在“常用”工具栏中单击“粘贴”按钮，也可直接按【Ctrl+V】键，或在“编辑”菜单中执行“粘贴”命令，将剪贴板中的文本粘贴到当前插入点位置。,4复制文本 在文本的编辑过程中，文本复制也是常用功能之一。复制文本可以用鼠标操作，也可以用键盘操作。常用方法如下： （1）用“常用”工具栏复制文字块 用“常用”工具栏复制文字块的步骤如下： 选取要进行复制的文字块。 单击“常用”工具栏中的“复制”按钮。 将插入点移到新的位置上。 在“常用”工具栏中单击“粘贴”按钮，文字块便被复制到新的位置上。,（2）使用剪贴板复制文本 选择“编辑”菜单中的“Office剪贴板”命令，在窗口右侧将显示出“剪贴板”任务窗格，这里显示了Office剪贴板中保存的内容。 使用“剪贴板”任务窗格的操作步骤如下： 选择需要复制的文字，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”命令。 此时被复制的内容就出现在“剪贴板”任务窗格中。 在文档中将鼠标定位在需要粘贴文字的位置，在“剪贴板”任务窗格中要粘贴的文本右侧单击下三角按钮，然后执行其中的“粘贴”命令即可。,5撤消和重复操作 在文档的编辑过程中，如果执行了错误的操作，使用撤消和恢复功能可以帮助用户恢复。方法是执行“编辑”菜单中的“撤消”命令，或按【Ctrl+Z】键，就可以撤消前一次的误操作。另外还可使用“常用”工具栏上的“撤消删除”按钮撤消错误操作。 当不慎执行了某个“撤消”命令而实际不应该这样做时，使用“恢复”命令可以撤消已经做出的撤消操作，恢复到撤消前的文档状态。“恢复”命令的使用与“撤消”相同，单击“常用”工具栏的“恢复”按钮即可执行恢复操作。 如果要重复前一次的操作，可按【F4】键或按【Ctrl+Y】组合键。,6查找与替换 如果文本内容很长，用人工的方法找到其中的某个和某些相同字句是非常麻烦的，而且容易遗漏。为此Word提供了非常方便的查找和替换功能。 （1）查找文本 查找文本功能可以帮助用户找到指定的文本以及这个文本所在的位置，也能帮助核对究竟有没有这些文本。查找文本的操作步骤如下： 在“编辑”菜单中执行“查找”命令，显示如图4-9所示的对话框，选中“查找”选项卡。 在“查找内容”下拉列表框中输入要查找的文本。 单击“查找下一处”按钮，Word2003中文版就会开始查找文本。当Word找到后，会将查找到的内容反色显示。再按“查找下一处”按钮继续往下查找。,（2）替换文本 替换文本是指将查找到的指定文字用其他的文字或不同的格式替代。如果未选定替换范围，Word将整个文档中的指定文字替换掉。 执行“编辑”菜单中“替换”命令或按【Ctrl+H】快捷键，将弹出如图4-11所示的对话框。 在“查找内容”下拉列表框中输入要替换的文本，例如“office 2000”。 在“替换为”下拉列表框中输入替换文本，例如“office 2003”。 单击“查找下一处”按钮开始搜索。 当找到指定的文本后，系统将暂停等待用户的操作，此时单击“替换”按钮，则将指定的文本替换为新的字符，否则，单击“查找下一处”按钮开始搜索。 单击“全部替换”按钮，一次将所有规定的文字全部替换为指定的字符。,7自动更正 利用Word提供的自动更正功能可以帮助用户更正一些常见的键入错误、拼写和语法错误等。 （1）打开自动更正功能 在“工具”菜单中选择“自动更正选项”，打开“自动更正”对话框，打开“自动更正”选项卡，如图4-12所示。选中“键入时自动替换”项，在“替换”和“替换为”中输入原内容和需要替换的内容，这可以简化输入工作。例如在文档中输入“Word”将自动替换为“Office”。,（2）创建自动更正词条 用户可以根据自己的需要，将经常输入的词条创建成自动更正词条，其具体操作步骤如下： 选择要建立为自动更正词条的文本。 执行“工具”菜单中的“自动更正”命令，打开“自动更正”对话框，此时在对话框中的“替换为”文本框中出现选定的文本。 在“替换”框中输入词条名。 单击“添加”按钮，将此词条添加到列表中，单击“确定”按钮结束。 （3）删除词条 用户可以在“自动更正”对话框中，选中要删除的词条，然后单击“删除”按钮，再单击“确定”按钮即可删除已设置的某一词条。,8拼写和语法检查 在Word2003中，用户可以在键入时自动检查拼写错误。当在文档中输入了错误的或者不可识别的单此时，Word会在该单词下面用红色波浪线（绿色波浪线表示语法错误）标记。 设置自动拼写与语法检查的操作步骤如下： （1）执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“拼写和语法”选项卡，如图4-13所示。 （2）在“拼写”选项组中选中“键入时检查拼写”复选框，这样可以使在输入文本时Word自动进行拼写检查，在“语法”选项组中选中“键入时检查语法”复选框，这样可以使在输入文本时Word自动进行语法检查。,4.3.6 文档的排版 1设置字符格式 （1）设置字体、字号、字形、颜色 设置字符格式，常用的方法是使用“格式”工具栏中的相应命令按钮。常用于字符格式化的按钮有：字体、字号、加粗、倾斜、下划线等。除“字体”和“字号”为下拉列表框外，其他按钮都属于开关性质，单击字符格式按钮得到相应的效果，再次单击字符格式按钮则取消相应效果。用户可以通过“格式”工具栏设置字符的各种格式。如图4-15所示,（2）水平缩放字符 Word2003中文版中还可以对字符的横向尺存进行缩放，以改变字符纵向和横向的比例。单击“字符缩放”按钮右侧的下三角按钮，就会打开一个“字符缩放”下拉列表。在这个列表中，列出了一系列百分数，这些百分数表示字符横向尺寸与纵向尺寸的比例。 如果想要对某一段字符进行缩放，其操作步骤如下： 选定这段文本 打开“字符缩放”下拉列表，选择想要使用的比例。这样，选定的文字就会按这个比例进行缩放。,2段落的格式化 （1）段落对齐 Word2003提供了五种对齐方式：两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐和左对齐。格式工具栏上提供了两端对齐、居中对齐、右对齐、分散对齐4种对齐方式的按钮，如图4-17所示。,设置对齐方式的方法 ： 方法一： （1）将光标置于某一段落的任一位置或选定该段落。 （2）单击工具栏上与对齐方式相应的对齐按钮。 方法二：使用键盘上的快捷键来设置段落对齐方式。 两端对齐：【Ctrl+J】 居中方式：【Ctrl+E】 右对齐方式：【Ctrl+R】 左对齐方式：【Ctrl+L】,（2）段落缩进 使用标尺 设置缩进最快速的方法是使用标尺。标尺显示如图4-19所示，它上面有四种缩进标记： 图4-19中文字说明如下： “首行缩进”：拖动该标记，控制段落中第一行第一个字的起始位置。 “悬挂缩进”：拖动该标记，控制段落中首行以外的其他的起始位置。 “左缩进”：拖动该标记，控制段落左边界缩进的位置。 “右缩进”：拖动该标记，控制段落右边界缩进的位置。,（3）设置段间距和行间距 在Word2003的“格式”工具栏上有一个“行距”按钮，单击该按钮右侧的下三角按钮，会弹出一个“行距”下拉列表，在“行距”下拉列表中可以选择所需的行距大小。 如果在“行距”下拉列表框中没有所需的行距，选择“其他”选项，打开“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡，如图4-19所示。在该对话框中有一个“间距”选项组，可以设置段间距和行间距。在“间距”选项组中，“段前”和“段后”两个微调框用于设置段前的间距和段后的间距。“行距”下拉列表框和“设置值”微调框，用来设置各种行距。,3设置制表位 使用标尺设置制表位： （1）选定要设置制表位的段落。 （2）单击水平标尺左侧的“制表符”按钮，选择想插入的制表符类型。 （3）在标尺的所需位置单击 （4）重复上述步骤，可以插入多个制表符 （5）在文档中将插入点移动到需要对齐的文本左侧，按【Tab】键就可以使文本按制表位对齐。,4项目符号和编号 使用“格式”工具栏上的按钮添加项目符号和编号的操作步骤如下： （1）选定需要添加项目符号或编号的文本。 （2）单击“格式”工具栏上的“项目符号”按钮或“编号”按钮，即可为 选定的文本添加项目符号或编号。 使用“项目符号和编号”对话框设置项目符号和编号的操作步骤如下： （1）选定需要添加项目符号或编号的文本 （2）在“格式”菜单中执行“项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，再打开“项目符号”或“编号”选项卡，如图4-21所示。 （3）在“项目符号”或“编号”选项卡中选择所需的项目符号或编号类型。,5设置边框和底纹 设置文字边框的步骤如下： （1）选择要添加边框的文本。 （2）选择“格式”菜单中的“边框和底纹”命令，在显示出的“边框和底纹”对话框中选择“边框”选项卡，如图4-23所示。 （3）从“设置”选项组的“无”、“方框”、“阴影”、“三维”和“自定义”5种类型中选择需要的边框类型。单击某种类型，“预览”区域将显示应用边框的效果。 （4）从“线型”、“颜色”和“宽度”列表框中设置边框的线型、颜色和宽度。 （5）从“应用于”列表框中选择要将边框应用到的文档区域。 （6）单击“确定”按钮应用该边框。,“边框”选项卡,设置底纹 为文档添加底纹的方法如下： （1）选取要添加底纹的文档内容。 （2）在“格式”菜单中执行“边框和底纹”命令，在显示出的“边框和底纹”对话框中单击“底纹”按钮选项卡，如图4-25所示。 （3）在“填充”栏内选择所需的底纹颜色。如果需要的颜色在颜色样本中没有，可单击“其他颜色”按钮，弹出颜色对话框，选择其他的背景颜色。 （4）如果要使用不同的底纹模板，可在“样式”列表框中选择所需的底纹灰度或模板，也可在“颜色”列表框中选择所需的底纹模板颜色。 （5）完成设置后，单击“确定”按钮。,“底纹”选项卡,6首字下沉 人们经常可以从报刊、杂志等出版物上见到首字下沉的排版方式。所谓首字下沉就是将文章第一句话的头几个字放大数倍，吸引读者阅读文章的内容。建立“首字下沉”方法如下： （1）将光标移动到需要产生首字下沉效果的段落中去，任意位置都可以。 （2）选择“格式”菜单中的“首字下沉”命令，打开“首字下沉”对话框，如图4-26所示。 （3）从“位置”选项组中选择首字下沉的形式。 （4）从“首字下沉”对话框的“字体”下拉列表框中设置首字的字体；在“下沉行数”微调框中设置首字下沉后首字所占据的行空间；在“距正文”微调框中控制下沉后的首字与段落正文之间的距离。,7分栏排版 分栏排版就是指将页面分成多栏，栏与栏之间用分栏线隔开，在各栏中文字的排列方式完全相同。通过分栏排版往往可以得到一些特殊的版式效果。 （1）创建分栏 创建分栏版式的操作步骤如下： （1）将文档切换到页面视图模式下。 （2）选定要排版的文本，执行“格式”按钮菜单中“分栏”命令，出现“分栏”对话框，如图4-28所示。 （3）在“分栏”对话框中设置栏数、栏宽、间距，如果在分栏之间要打上分隔线，则选中“分隔线”复选框即可。 （4）单击“确定”按钮。就可以对文本进行分栏。,“分栏”对话框,8样式 （1）创建样式 样式分为字符样式和段落样式 ,创建一个字符样式的操作步骤如下: 单击“格式”按钮工具栏上的“样式和格式”按钮或选择“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格。 在“样式和格式”任务窗格中，单击“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框，如图4-30所示。 在“名称”框中键入样式的名称。 单击“样式类型”按钮列表框，有“段落”和“字符”两个选项，分别用来定义段落样式和字符样式，选择“字符”选项。,“新建样式”对话框,在“样式基于”列表框中选择一种样式作为基准。默认情况下，显示的是“默认段落字体”样式。如果要创建的样式同某个已有的样式比较接近，可以选择该样式作为基准，这样只需改变不同的部分，减少工作量。 单击“格式”按钮，出现一个菜单。 选择菜单上的命令，将出现一个相应的对话框，可进行格式设置。可执行“字体”命令，出现“字体”对话框。一项设置完后，再单击“格式”按钮，进行下一项设置。 格式设置完成后，单击“确定”按钮，完成样式的创建。,创建一个段落样式的操作步骤如下： （1）单击“格式”按钮工具栏上的“样式和格式”按钮或执行“格式”菜单中的“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格。 （2）在“样式和格式”任务窗格中，单击“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。 （3）在“名称”框中键入样式的名称。 （4）单击“样式类型”按钮列表框，有“段落”和“字符”两个选项，分别用来定义段落样式和字符样式，选择“段落”选项。 （5）在“样式基于”列表框中选择一种样式作为基准。默认情况下，显示的是正文样式。,（6）为所创建的样式指定后续段落样式。后续段落样式指应用该样式的段落菜单下一段的默认段落样式。通常情况下都选正文样式。这时可在“后续段落样式”列表框选择要指定给后续段落的样式。 （7）单击“格式”按钮，出现一个菜单。选择菜单上的相应命令来为样式定义格式。 （8）如果要将自定义的样式添加到创建该文档的模板中，使基于同一个模板创建的文档都可以使用该样式，选中“添加到模板”复选框。否则，新样式仅存在于当前的文档中。 （9）单击“确定”按钮，完成样式的创建。,（2）应用样式 用户可以根据自己的需要选择合适的样式，既可以使用Word2003提供的标准样式，也可以使用自己定义的样式，对文本和段落进行样式设置。具体方法为： 选定要应用样式的一个或多个段落。如果仅应用于一个段落，可将插入点放在选定段落的任何位置。 单击“格式”工具栏上的“样式”按钮下拉列表框选择想要应用的样式，或是在“样式和格式”任务窗格的“请选择要应用的格式”列表框中单击要应用的格式样式。,（3）修改和删除样式 修改样式的操作步骤为： 打开“样式和格式”任务窗格。 将鼠标指向需要修改的样式名称上，单击其右侧的下三角按钮，弹出一个下拉菜单。 在弹出的下拉菜单中选择“修改”命令，打开“修改样式”对话框。 修改选定样式的格式，操作方法与新建样式时设置样式格式的方法相同。 单击“确定”按钮。 要删除已有的样式，只需要打开“样式和格式”任务窗格，将鼠标放在需要删除的样式名上，单击其右侧的下三角按钮，在弹出的下拉菜单中选择“删除”命令既可。,9模板 Word 提供了许多常见文档类型的模板，如备忘录、报告、传真、商务信件、简历等。用户可以根据这些模板快速创建文档，提高工作效率。 使用模版创建文档的操作步骤如下： （1）执行“文件”菜单中的“新建”命令，打开“新建文档”任务窗格。单击任务窗格“模板”区的“本机上的模板”，打开“模板”对话框，如图4-35所示。 （2）“模板”对话框有9个选项卡，每个选项卡都一定数量的模版。如图4-35所示的是选中“其他文档”选项卡中的“典雅型简历”模板的情况，右面的“预览”框显示了模板的示意图。,“模板”对话框,（3）在“模板”对话框中打开所需模板类型的选项卡，选中需要的模板，单击“确定”按钮，即可创建基于该模板的新文档。 （4）在新文档中根据提示输入用户需要的信息，也可删除不需要的信息。 4.3.7 表格 表格是一种简明、概要的表达方式。其结构严谨，效果直观，往往一张表格可以代替许多说明文字。因此，在文档编辑过程中，常常要用到表格。Word 2003提供了很强的制表功能，可以很方便地制作和修改表格，以达到满意的效果。,1创建表格 在Word中可以使用几种不同的方法创建表格。用户可以单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，或者执行“表格”菜单中的“插入表格”命令，还可以利用“表格”工具栏的“绘制表格”按钮画出不规则的表格。 （1）使用“常用”工具栏上的“插入表格”按钮创建表格 使用“插入表格”按钮创建表格的步骤如下： （1）将光标定位于要创建表格的位置。 （2）单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮，将出现如图4-36所示的网格。 （3）沿网格向右拖动指针选定所需行数、沿网格向下拖动指针选定所需列数。 （4）松开鼠标左键，Word 将在当前插入点处插入一个表格。,2绘制表格 Word除了能够快速地自动创建表格外，还能使用绘制表格的工具方便地画出各种不规则的表格，其操作步骤为： （1）将光标定位于要创建表格的位置。 （2）单击“常用”工具栏上“表格和边框”按钮，或执行“表格”菜单中的“绘制表格”命令，打开“表格和边框”工具栏，如图4-38所示。,（3）单击“表格和边框”工具栏的“绘制表格”按钮，指针变为笔形。 （4）按住鼠标左键在文档编辑窗口内拖动，可绘制表格的外围边框。 （5）在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线，竖线，斜线，绘制表格的单元格。 （6）如果要擦除框线，单击“表格和边框”工具栏的“擦除”按钮，拖动鼠标指针变成橡皮擦形，将鼠标指针在要擦除的框线上拖动，就可将其删除。,3将现有文本转换成表格 如果已有一段规整的文字，现在想用表格的形式来表示它们，这时可以直接将文字转换为表格。方法如下： （1）在文本中添加分隔符来说明文本要拆分成的行和列的位置。例如，用制表符来分列，用段落标记表示行的结束。 （2）选定要转换的文本。 （3）单击“表格”菜单中的“转换”按钮，再从下一级菜单执行“文字转换成表格”命令，出现“将文字转换成表格”对话框，如图4-39所示。 （4）在“文字分隔位置”区中选定要定义的分隔符号，如果选用的符号上面没有，则在“其他字符”框中输入。Word 将自动检测出文字中的分隔符，计算出列数。 （5）选定其他的选项，其他各选项的意义同前。 （6）单击“确定”按钮，就将文本转换为表格。,“将文字转换成表格”对话框,4编辑表格 表格建立好之后，就可以对表格进行编辑，如调整行高和列宽，合并、拆分、增加、删除单元格等操作。 （1）在表格中输入和移动数据 表格是以单元格为基本单位输入内容。要在单元格中输入内容，要先把插入点移到该单元格中，可以用鼠标或键盘进行。 使用鼠标移动插入点比较简单，只要把鼠标指针置于要进行输入或编辑的单元格，再单击鼠标左键就行了。使用键盘移动插入点的操作较多，下面列出使用键盘移动插入点的一些基本操作。,表4-1 使用键盘在表格中移动,（2）表格的选定 在表格的单元格内对文字和图形的选定，与在文档的其他部分对信息的选定方法一样，但Word 2003 也提供了一些在表格中选定单元格、行或列的技巧。如表4-2所示，列出了选定表格的一些相关操作。,表4-2 选定表格相关操作,（3）插入、删除行或列 建立表格之后，可能需要修改，Word 2003可以在表格中插入一行或一列，也可以插入一个单元格。 如果要插入行，可以按如下步骤进行： 在要插入新行的位置选定一行或多行，所选的行数与要插入的行数一致。 执行“表格”菜单中的“插入”命令，再从级联菜单中执行“行（在上方）”或者“行（在下方）”命令。如果想在表尾添加一行，也可以将插入点移到表格最后一行的最后一个单元格中，然后按【Tab】 键，就可在表格底部插入一行。 如果要插入列，可以按如下步骤进行： 在要插入新列的位置选定一列或多列，所选的列数与要插入的列数一致。 执行“表格”菜单中的“插入”命令，再从级联菜单中执行“列（在左侧）”或者“列（在右侧）”命令。,如果要删除行或列，可按如下操作步骤进行； 选定要删除的行或列，或是将光标置于该行或列的任意单元格中。 执行“表格”菜单中的“删除”命令，再从级联菜单中选择“行”或“列” （4）插入、删除单元格 在Word 2003中，可以很方便地向已建立的表格中插入单元格， 方法如下： 选定要插入单元格的位置。如果选择了多个单元格，则插入后的单元格数将于选定的单元格数相同。 执行“表格”菜单中的“插入”命令，再从级联菜单中执行“单元格”命令，出现“插入单元格”对话框，如图4-40所示。,“活动单元格右移”：选择该选项，可以在所选单元格左边插入新单元格。 “活动单元格下移”：选择该选项，可以在所选单元格上方插入新单元格。 “整行插入”：选择该选项，可以在所选单元格上方插入新行。 “整列插入”：选择该选项，可以在所选单元格左侧插入新列。,如果要删除单元格，可按如下步骤进行： 选定要删除的一个或多个单元格。 执行“表格”菜单中的“删除”命令，再从级联菜单中执行“单元格”命令，出现“删除单元格”对话框，如图4-41所示。,在“删除单元格”对话框中，有四个选项： “右侧单元格左移”：选择该选项，删除选定的单元格，其右侧的单元格左移来填补被删除的区域。 “下方单元格上移”：选择该选项，删除选定的单元格，其下方的单元格上移来填补被删除的区域。 “删除整行”：选择该选项，删除所选单元格所在的整行。 “删除整列”：选择该选项，删除所选单元格所在的整列。,（5）合并和拆分单元格 在编辑表格时，可以把行、列中的两个或多个单元格合并成一个，也可以把一个单元格拆分成两个或多个单元格。 合并单元格的操作方法如下： 选定要合并的多个单元格。 执行“表格”/“合并单元格”命令，就可将选取的多个单元格合并成为一个单元格。 拆分单元格的操作方法如下： 选定要拆分的单元格。 执行“表格”/“拆分单元格”命令，即可打开如图4-43所示的“拆分单元格”对话框。, 在“列数”文本框中输入要拆分的列数，在“行数”文本框中输入要拆分的行数。对于拆分多个单元格时，选中“拆分前合并单元格”复选框，则在拆分前先进行单元格合并，然后再拆分单元格。,5格式化表格 表格的格式化是指对表格外观的修饰，如设置表格的边框、底纹、自动套用格式，以及设置表格在文档中的位置等。为了生成更美观、更专业的表格，需对表格进行修饰格式化。 （1）添加边框和底纹 单击“边框”按钮标签，从左边的“设置”选项组中选择一种边框模式，分别从“线型”列表框，以及“颜色”和“宽度”下拉列表中选择边框线条的形状、颜色和粗细，单击“确定”按钮，即给选定的单元格加上边框。 单击“底纹”按钮标签，从“填充”选项组中选择所需颜色，从“图案”的“样式”下拉列表中选择背景图案，单击“确定”按钮即给选定的单元格加上底纹修饰。,对表格中的数据进行计算可按如下方法进行： 首先选定放置计算结果的单元格，再执行“表格”菜单中的“公式”命令，打开“公式” 对话框，如图4-46所示。可以从“粘贴函数”下拉列表中选择系统提供的常用函数，被选函数将出现在“公式”文本框中，也可以在“公式”文本框中直接输入计算公式，在“数字格式”下拉列表中选择计算结果的显示格式，然后单击“确定”按钮，计算结果就会显示在选定单元格中。,6表格数据的计算和排序,对表格中的数据进行排序可按如下方法进行： 将光标置于表格中的任意位置，再执行“表格”菜单中的“排序”命令，打开“排序”对话框，如图4-47所示。在“主要关键字”下拉列表中选择排序的依据，一般是标题行中某个单元格的内容；在“类型”下拉列表框中指定排序依据的值的类型；选择“升序”或“降序”，然后单击“确定”按钮，表格中的数据将重新排列。注意：排序依据可分为主要关键字、次要关键字和第三关键字三种，用户可根据需求选择。,4.3.8 图形操作,1插入剪贴画 要在文档中插入剪贴画，可按如下步骤操作： （1）将光标移到要插入剪贴画的位置。 （2）执行“插入”菜单中的“图片”命令，然后从其级联菜单中执行“剪贴画”命令，这时将在Word窗口的右侧弹出如图4-48所示的“剪贴画”任务窗格。 （3）单击“搜索”按钮。这时Word将自动在整个磁盘中搜索支持的剪贴画文件，用户也可以在“搜索范围”下拉列表框中指定一个搜索范围。 （4）完成搜索后，在“剪贴画”任务窗格中将显示出系统已经搜索到的所有剪贴画的预览样式 （5）在“剪贴画”任务窗格中单击要插入的剪贴画，即可将选中的剪贴画插入到文档中。,2插入来自文件的图片 Word除了可以插入剪贴库中的图片外，还可以插入来自文件的图片。具体操作步骤如下： （1）将光标移到要插入图片的位置。 （2）执行“插入”菜单中的“图片”命令，再从其级联菜单中执行“来自文件”命令，打开“插入图片”对话框。如图4-50所示。 （3）在列表框中选定要打开的文件，单击“视图”按钮中的箭头，然后从其弹出的菜单中选择“预览”菜单项，可以预览选中的图片文件。 （4）单击“插入”按钮，即可将图片插入到文档中。,3设置图片格式 在文档中插入图片或剪贴画后，可以对它们的属性进行设置。如调整图片的大小、缩放、移动、裁剪、文字环绕排版方式等。 设置图片格式的方法主要有两种： 选中图片，执行“视图”菜单中的“工具栏”命令，再从其级联菜单中执行“图片”命令，弹出“图片”工具栏，如图4-51所示。 可利用工具栏中的按钮对图片的格式进行具体设置。 对图像单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式” 菜单项，可以在弹出的“设置图片格式”对话框中设定图片的大小、 版式、颜色以及图片的亮度等。,图4-51 “图片”工具栏,4绘制图形 （1）“绘图”工具栏 在实际工作中，经常需要用户自己绘制各种图形，Word提供了一个“绘图”工具栏，用户可以通过“绘图”工具栏上的按钮，绘制出符合自己需要的图形。 单击“常用”工具栏中的“绘图”按钮，或者在工具栏的任意位置单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“绘图”菜单项，都可以显示“绘图”工具栏，如图4-54 所示。,图4-54 “绘图”工具栏,5使用艺术字 艺术字就是具有特殊效果的文字，可以有各种颜色，各种字体，可以倾斜、旋转和拉伸。用户可以插入艺术字，以美化文档，增强视觉效果。 插入艺术字的方法如下： （1）将光标移到要插入艺术字的位置。 （2）单击“绘图”工具栏上的“插入艺术字”按钮，弹出“艺术字库”对话框，如图4-61所示。 （3）选择一种艺术字样式并单击“确定”按钮，将弹出“编辑艺术字文字”对话框，如图4-62所示。 （4）在该对话框中输入文字，然后为输入的文字设置字体、字号、字形等，单击“确定”按钮即可将输入的文字按指定的艺术字样式插入到文档中。,若要对艺术字进行编辑，单击该艺术字，出现带有8个方向的控制点，可对艺术字进行移动、缩放等操作，还可利用“艺术字”工具栏上的按钮对艺术字进行编辑，单击该艺术字就将显示“艺术字”工具栏，如图4-63所示。,图4-63 “艺术字”工具栏,4.4 Word的高级使用,4.4.1 宏 1录制宏 如果要录制宏，可以按以下步骤进行： （1）执行“工具”菜单中的“宏”命令，从级联菜单中执行“录制新宏”命令，出现“录制宏”对话框，如图4-64 所示。,图4-64 “录制宏”对话框,（2）在“宏名”框中，键入要录制宏的名称。 （3）在“将宏保存在”列表框中，选择要保存宏的模板或文档。默认使用Normal 模板，这样以后所有文档都可以使用这个宏。如果只想把宏应用于某个文档或某个模板，就选择该文档或模板。 （4）在“说明”框中，输入对宏的说明，这样以后可以清楚该宏的作用。 （5）如果不想将宏指定到工具栏、菜单或快捷键上，单击“确定”按钮，进入宏的录制状态，开始录制宏，这时屏幕上出现“停止录制”工具栏。该工具栏有两个按钮：“停止录制”和“暂停录制”。同时，状态栏中的“录制”字样变黑，鼠标指针变成带有盒式磁带图标的箭头。 （6）执行要录制在宏中的操作。 （7）录制过程中，如果有一些操作不想包含到宏中，单击“停止录制”工具栏上的“暂停录制”按钮，可暂停录制。再次单击“恢复录制”按钮，可以恢复录制。 （8）录制完毕后，单击“停止录制”工具栏上的“停止录制”按钮，停止录制宏。,2运行宏和删除宏 运行宏 如果要运行的宏已经指定到工具栏、菜单命令或快捷键，只需单击工具栏中的宏按钮、从菜单中选择宏名称或者直接按下快捷键即可。对没有指定到工具栏、菜单命令或快捷键的宏，可以利用“宏”对话框来运行宏，方法如下： （1）执行“工具”菜单中的“宏”命令，从级联菜单中执行“宏” 命令，出现“宏”对话框，如图4-67 所示。,（2）如果要运行的宏没有出现在“宏名”列表框中，请单击“宏的位置”按钮列表框右边的箭头，从下拉列表中选择要运行的宏所在的文档或模板。选项有“所有的活动模板和文档”、“Normal.dot(共用模板)”、“Word 命令”和“当前的文档”。如果选择“Word命令”则可以运行Word 所提供的任意功能。 （3）从“宏名”列表框中选择要运行的宏的名称。单击“运行”按钮就可以运行该宏。,删除宏 当宏命令不再需要时，可使用如下方法将其删除，其操作步骤如下： （1）执行“工具”菜单中的“宏”命令，从级联菜单中执行“宏” 命令，出现“宏”对话框。 （2）在“宏的位置”下拉列表框中选择要删除的宏所在的文档模板。 （3）在“宏名”列表框中选择将要删除的宏命令，单击“删除”按钮，在弹出的对话框中单击“是”按钮。,4.4.2 邮件合并,在日常生活中，经常需要处理大量的通用文档，这些文档的内容既有相同的部分，又有格式不同的标识部分。例如，开会时要发通知，通知的内容都是一样的，只有每个人的姓名和称呼不同。最笨的方法是大量复制文档，然后对小部分不同的内容进行修改。但Word 提供了“邮件合并”的功能，可以快速高效地处理这种文档，Word 称之为合并文档。,邮件合并的过程 一般来说，任何形式的合并文档都由两个文件组成：一个主文件和一个数据源。主文件中包含着每个分类文档所共有的标准文字和图形，数据源中包含着需要变化的信息。当主文件和数据据源合并时， Word 能够用数据据源中相应的信息代替主文件中的对应域，生成合并文档。邮件合并通常包含以下四个步骤： （1）创建主文档，输入内容不变的共有文本内容。 （2）创建或打开数据源，存放可变的数据。 （3）向主文档中添加域。 （4）执行合并操作，将数据源中的可变数据和主文档中的共有文本进行合并，生成一个合并文档或打印输出。,4.5 文档的打印,4.5.1 页面设置 在打印Word文档之前，可以首先对文档进行页面设置，方法是执行“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，如图4-78所示。,图4-78 “页面设置”对话框,4.5.2 预览与打印 1打印预览 在进行打印前，如果用户想预览一下打印的效果，可以使用打印预览功能，利用该功能观察到的文档效果，实际上就是打印的真实效果，这就是所谓的所见即所得功能。另外，用户还可以在预览窗口中对文档进行编辑，以得到满意的效果。 要进行打印预览，
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