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第6章 PowerPoint 2000演示文稿软件,6.1 PowerPoint 2000概述 6.2 演示文稿的基本操作 6.3 幻灯片中的对象 6.4 演示文稿的外观和风格 6.5 演示文稿的动画与超级链接 6.6 演示文稿放映与打包 6.7 演示文稿的打印,知识点： 基本操作 演示文稿的创建与设置 模板与母版 幻灯片设置 演示文稿的播放与打印 本章导读： PowerPoint不仅可以制作出包含文字、图形、声音和各种视频图像的多媒体演示文稿，还可以创建高度交互式的演示文稿，并可以通过计算机网络进行演示。本章主要介绍PowerPoint 2000中文版的基本操作。,6.1 PowerPoint 2000概述,Microsoft PowerPoint是办公自动化软件Office家族中的一员，是一个功能很强的演示文稿制作工具。PowerPoint主要用于幻灯片的制作和演示，人们利用计算机可以方便地进行学术交流、产品演示、工作汇报和情况介绍。 6.1.1 PowerPoint的基本功能 PowerPoint具有建立、修饰演示文稿的全部功能，利用它可以将各种媒体的信息集成在一起，帮助用户方便地运用各种手段表达自己的思想，它具有以下主要功能： 1. 建立和编辑演示文稿 利用PowerPoint可以快速建立多种格式的幻灯片，它不但提供基本的、与Office其他软件使用方法基本相同的文字编辑功能，还提供图形、图表的基本编辑功能，可以方便地用多种方式嵌入声音、旁白和视频，使演示文稿能够使用多种媒体表现用户的思想，使其具有更丰富的表现力。,2. 演示文稿的辅助信息,利用PowerPoint可以对幻灯片添加备注、批注等辅助信息，可以将演示文稿及各种辅助信息以不同的格式打印出来，使演示文稿的管理、使用更加方便。 3. 多种辅助工具 PowerPoint提供模板、母版、自动版式、各种向导等辅助工具，帮助用户快速建立风格统一、灵活多样、修改方便的演示文稿。 4. 多种播放方式 PowerPoint提供多种播放演示文稿的方式，可以在屏幕上演示，可以联机广播（通过网络向其他计算机广播），也可以发布到网上供其他人通过浏览器观看放映。,6.1.2 PowerPoint的启动和退出,1. 启动PowerPoint PowerPoint的启动步骤为：在Windows操作环境下的“开始”菜单中单击“程序”命令，然后在“程序”菜单中单击“Microsoft PowerPoint”。如果是首次进入PowerPoint，则此时显示“PowerPoint”对话框。 图6-1 Microsoft PowerPoint启动界面,2. 退出PowerPoint,当用户需退出PowerPoint时，可根据情况任选一种方法： （1）单击“文件”菜单中的“退出”命令。 （2）双击标题栏左上角的控制菜单图标。 （3）单击标题栏右上角的“关闭”按钮。 （4）按ALT+F4组合键。 退出PowerPoint，系统将关闭所有演示文稿，若有未保存的演示文稿系统会提示进行保存。,6.1.3 PowerPoint2000的窗口界面,PowerPoint的窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、文档编辑窗口和状态栏组成，如图6-2所示。PowerPoint窗口界面与Word、Excel窗口界面很类似，标题栏、菜单栏、工具栏等含义与使用方法相同。,图6-2 PowerPoint2000窗口界面,1. 标题栏 位于屏幕最上方，显示应用程序名PowerPoint及其图标、当前编辑文档名称、最小化、最大化、还原、关闭按钮。 2. 菜单栏 PowerPoint提供的菜单有文件、编辑、视图、插入、格式、工具、幻灯片放映、窗口、帮助等9项。利用鼠标单击菜单项，或利用键盘按下Alt键与菜单项后带下划线的字母均可激活下拉菜单。 3. 工具栏 PowerPoint提供了许多工具按钮，方便用户操作。系统默认显示“常用”、“格式”工具栏，用户可通过“视图”菜单中的“工具栏”显示和隐藏相应工具栏。,4. 编辑窗口 编辑窗口位于PowerPoint窗口的中间。编辑窗口分为大纲编辑区、幻灯片编辑区和备注编辑区3部分，大纲编辑区可以直接编辑幻灯片的标题、内容等，幻灯片编辑区用于浏览和编辑幻灯片的内容，备注编辑区用于编辑幻灯片的备注信息。 编辑窗口中还包含视图切换按钮，分别是普通、大纲、幻灯片、幻灯片浏览、幻灯片放映视图按钮，单击某一按钮即可切换到相应的视图方式。 5. 状态栏 状态栏位于PowerPoint窗口底部，通常显示当前活动文件的幻灯片序号，它的内容会随着操作的不同而有所不同。,6.1.4 基本概念,1. 演示文稿 PowerPoint的演示文稿存储时视为一个文件，称为演示文件，其扩展名为“.ppt”。演示文件中包括幻灯片、演讲者备注、讲义、大纲和格式信息。 演示文稿通常是由一张或若干张幻灯片组成的，每张幻灯片一般至少包括两部分内容：幻灯片标题和若干文本条目；另外还可以包括图形、表格等其它对于论述主题有帮助的内容。 2. 幻灯片 幻灯片是演示文稿的基本构成单位，它是用计算机软件制作的一个“视觉形象页”，通常通过屏幕显示，但并不是实际意义上的幻灯片，它可以包括声音、图像、视频等多媒体信息。,3. 对象 对象是具有相同或相似属性的物体的集合，它是一个实体，同时具有内在属性和外在表现。对象是构成幻灯片的基本元素，所有可以插入到幻灯片上的元素都是组成幻灯片的可用对象。 4. 幻灯片版式 幻灯片版式是一些对象标志符的集合。幻灯片版式对话框中包括28个内置的幻灯片版式，每种版式有不同的对象标志和排列位置。 5. 模板 模板是专门设计好的演示模型，扩展名为“.pot”，它有一套预先定义好的颜色和文字特征，PowerPoint提供了上百种模板，但一个演示文稿只允许使用一种模板。,6.2 演示文稿的基本操作,6.2.1 创建演示文稿 启动PowerPoint出现“启动”对话框，分为上下部分,上部分为新建演示文稿选项，下部分为打开已有的演示文稿。如果需要建立一个新的PowerPoint文件，则应在该对话框中选择“新建演示文稿”选项组中的选项；如果需要打开已经存在的PowerPoint文件，则应在该对话框中选中“打开已有的演示文稿”单选按钮。 “新建演示文稿”选项组中给出了创建新演示文稿的3种方式：,1. 利用内容提示向导 利用“内容提示向导”创建演示文稿是最简单、最快捷的方法，通过它可以一步一步地引导用户完成演示文稿的制作过程。使用方法如下： （1）启动PowerPoint后，在弹出的“启动”对话框中选中“内容提示向导”，单击“确定”按钮，弹出“内容提示向导”对话框，如图6-3所示。 （2）在向导对话框中单击“下一步”按钮，弹出对话框如图6-4所示。用户在其中选择演示文稿的类型，单击左侧的类型按钮，在右侧的列表中选择合适的演示文稿类型。若列表中没有合适的类型，可单击“添加”按钮，加入其他类型的演示文稿，利用“删除”按钮可以删除不需要的类型。,图6-3 “内容提示向导”的“开始” 对话框.图6-4 “内容提示向导”的“演示文稿类型”对话框,（3）设置完毕后，单击“下一步”按钮，依次进入“演示文稿样式”对话框和“演示文稿选项”对话框，分别对演示文稿的输出类型和标题、页眉等内容进行设置。,图6-5 “内容提示向导”的“演示文稿样式” 对话框 图6-6 “内容提示向导”的“演示文稿选项” 对话框,单击“完成”，则创建出“团体”演示文稿。如图6-7所示。用户可以在这组幻灯片的基础上， 把幻灯片内容编辑修改为实际需要的内容，即可完成演示文稿的制作。,图6-7 利用内容提示向导创建的“团体”演示文稿,2. 利用模板 用PowerPoint模板可以对演示文稿的样式进行更全面的控制，帮助用户做出理想的设计，并且可以挑选最合适的图片。使用这种创建演示文稿方式的优点是，在建立演示文稿前可以事先预览将要创建的文稿风格。 PowerPoint中有两类模板：演示文稿模板（由一组预先设计好的带有背景图案、文字格式和提示文字的若干幻灯片组成，用户只要根据提示输入实际内容即可建立演示文稿）和设计模板（仅有背景图案的空演示文稿，只含格式的颜色，不含文字的内容）。两种模板在实际操作中各有需要。,（1）利用演示文稿模板 单击“文件”菜单中的“新建”，弹出“新建演示文稿”对话框，该对话框包括“常用”、“设计模板”、“演示文稿”3个选项卡。选择“演示文稿”选项卡，如图6-8所示。 选择所需模板类型，单击“确定”，PowerPoint会创建一份示范演示文稿，左边框中是大纲，右边是幻灯片，下面是备注。用户可以在其中修改或添加文本或图片，如图6-9所示。 单击PowerPoint窗口左下角的“幻灯片浏览视图”按钮，可以同时看到其他幻灯片，如图6-10所示。利用演示文稿模板创建出的演示文稿与利用“内容提示向导”创建出的演示文稿非常类似。,图6-8 “新建演示文稿”对话框中的“演示文稿”选项卡 图6-9 利用演示文稿模板建立编辑幻灯片,图6-10 在“幻灯片浏览视图”下观看幻灯片,（2）利用设计模板 单击“新建演示文稿”对话框中的“设计模板”选项卡，如图6-11所示。,图6-11 “新建演示文稿”中的“设计模板”选项卡,选择需要的模板类型，单击“确定”，弹出“新幻灯片”对话框，如图6-12所示。,图6-12 “新幻灯片”对话框,为新幻灯片选择一个版式，单击“确定”，即进入幻灯片视图窗口， 如图6-13所示，在幻灯片上键入标题和其他内容。逐页将演示文稿制作完毕。,图6-13 在标题幻灯片上键入标题和内容,3. 建立空演示文稿 如果不需要PowerPoint中提供的模板，希望制作一个充满个性化的演示文稿时，可以从创建一个空演示文稿开始。用这种方式创建的文稿背景是白色的，它主要是为了让用户自己设计幻灯片的背景风格。对于初学者，一般不要选择这种方式。 启动PowerPoint程序后，在“启动”对话框中选中“空演示文稿”或单击“文件”菜单中的“新建”，在“新建演示文稿”对话框中选择“常用”选项卡，从中选择“空演示文稿”，在打开的“新幻灯片”对话框中选择一种“自动版式”，并单击“确定”按钮，就创建了一张空白幻灯片。 一个演示文稿由一组幻灯片组成。一般来说演示文稿的第一张幻灯片是标题幻灯片。,6.2.2 演示文稿的保存,在创建好演示文稿后，用户若需保存演示文稿，可选择“文件”菜单中的“保存”命令或单击工具栏中的“保存”按钮将当前正在编辑和修改的演示文稿以原文件名存盘。 可以在“文件”菜单中选择“另存为”命令，将当前正在编辑和修改的演示文稿以新的文件名存盘。在“保存位置”列表框中为文件选择适当的文件夹，从“保存类型”下拉列表中选择不同的选项，将演示文稿存储为不同的类型。,1. 保存为演示文稿（.ppt） 这是最常用的存储类型，双击此类文件可以用PowerPoint软件打开它进行编辑修改，也可以用来放映演示。 2. 保存为Web页（.html） 当需要以网页的方式在网上发布时，可以存成此种形式，它实际是存储成一个主文件和在一个文件夹中存放的多个辅文件，双击主文件可以打开浏览器观看演示。一般将其存放在“我的电脑”中的“Web文件夹”中，以便发布。 要快速地在已知Web服务器地址创建Web文件夹，可在“另存为”对话框“文件名”框中键入Web地址，如，键入“http:/my”,可在该目标位置上创建一个Web文件夹。,3. 保存为模板（.pot） 将编辑好的演示文稿作为模板存放起来，以便以后设计其他演示文稿时作为一个基础，用户自定义的模板默认情况下存放在PowerPoint的模板库中，创建新演示文稿时可以在“应用设计模板”对话框中选择使用。 4. 保存为PowerPoint放映文件（.pps） 当从桌面上打开这类文件时，它们会自动启动PowerPoint进行放映。放映结束时，会关闭PowerPoint并返回到桌面上。如果从PowerPoint中启动，放映结束时，该演示文稿仍然会保持打开状态，并可编辑。,5. 保存演示文稿大纲（.rtf） 可以将演示文稿的文本部分（大纲格式）保存为可在不同程序中打开的rtf文件，不过，将会丢失PowerPoint演示文稿中的图形内容。 6. 保存为各类图形文件 可以保存成JPEG文件交换格式（.jpg）文件、GIF可交换的文件格式（.gif）文件、位图（.bmp）文件等。它们都是将每一个幻灯片作为一个图形文件存放在一个命名的文件夹中。,6.2.3 演示文稿的视图,PowerPoint提供了多种幻灯片的显示方式，称为视图。系统有普通、大纲、幻灯片、幻灯片浏览、备注页、幻灯片放映6种视图方式，每种视图能从不同的侧面展示一个演示文稿的内容。单击“视图”菜单，从中可以选择理想的视图选项。在编辑窗口中对应有5个视图按钮，如图6-14所示，凹进的按钮，表示当前的视图方式。,图6-14 视图按钮,1. 普通视图 普通视图是系统默认模式，由3部分构成：大纲文本框、幻灯片框、备注框。用户可以直接编辑幻灯片，同时可以清楚地看到大纲。 2. 大纲视图 主要用于查看、编排演示文稿的大纲。与普通视图比较，其大纲文本框和备注文本框被扩展，而幻灯片框被压缩，如图6-15所示。常在用户编辑幻灯片需要重新组织项目符号，调整幻灯片的位置和级别时选用。,图6-15 PowerPoint的大纲视图,3. 幻灯片视图 主要用于对演示文稿中每一张幻灯片的内容进行详细编辑，是制作幻灯片的主要场所。 4. 幻灯片浏览视图 以最小化的形式显示演示文稿中的所有幻灯片，另外可以进行顺序的调整、动画设计、放映设置和切换幻灯片等操作，如图6-16所示。这种视图一次最多可以显示12张幻灯片。 5. 备注页视图 这种视图中，备注框扩展到窗口的一半，是文稿的演讲者查看、编辑注释信息的地方，如图6-17所示。备注框中的内容在实际播放时观众看不到。该视图没有设置按钮，只能使用“视图”菜单进行切换。,6. 幻灯片放映视图 以满屏的方式显示文稿中的每一张幻灯片，最终的文稿演示就是在这里进行的。使用“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令和“幻灯片放映视图”按钮均可对演示文稿进行放映，但二者功能有所不同。使用“视图”菜单中的“幻灯片放映”命令，演示文稿从第一页开始放映；而使用“幻灯片放映视图”按钮，演示文稿从当前页开始放映。,图6-16 PowerPoint的幻灯片浏览视图 图6-17 PowerPoint的备注页视图,6.2.4 演示文稿的编辑,对幻灯片的基本操作有：选择、插入、删除、复制、移动。将幻灯片作为一个整体单位进行操作，一般在幻灯片浏览视图或大纲视图中操作比较方便。如果要对每张幻灯内容进行编辑,则在“幻灯片”视图下进行。,1. 幻灯片的定位 用户在对幻灯片进行编辑时，常常需要从一张幻灯片快速切换到另一张幻灯片。在幻灯片浏览视图中，只需单击所需的幻灯片即可实现幻灯片的重新定位。在普通、大纲、幻灯片视图中，操作方法如下： （1）在大纲部分，单击“幻灯片”图标，选择幻灯片。 （2）用鼠标在垂直滚动条内拖动滚动块到要定位的幻灯片处，然后释放鼠标。 （3）按PageUp键可定位到前一张幻灯片，按PageDown键可定位到下一张幻灯片。 （4）在垂直滚动栏中，可以用“上一张幻灯片”按钮翻看前一张，用“下一张幻灯片”按钮翻看后一张幻灯片。,2. 插入一张新的幻灯片 当需要向已有的演示文稿中添加新的幻灯片时，应进行幻灯片的插入操作。根据不同的需要，插入一张新幻灯片的方法有以下2种。 （1）新幻灯片的版式与当前幻灯片不同 首先拖动垂直滚动条，找到准备插入新幻灯片的位置，然后在“插入”菜单中选择“新幻灯片”命令，在弹出的“新幻灯片”对话框中单击准备插入幻灯片的版式，单击“确定”按钮，或直接双击准备插入幻灯片的版式，此时，一张新幻灯片便插入到当前幻灯片后面。 （2）新幻灯片的版式与当前幻灯片相同 只需在当前幻灯片的后面按当前幻灯片的版式复制一张新的幻灯片。首先拖动垂直滚动条，找到准备插入新幻灯片的位置，然后在“插入”菜单中选择“幻灯片副本”命令，此时，一张新的幻灯片(其中的文字内容与当前幻灯片相同)便插入到当前幻灯片的后面。最后，将插入的幻灯片中的文字内容修改成所需要的内容。,3. 删除幻灯片 删除幻灯片，可以通过以下2种途径实现： （1）普通、大纲、幻灯片视图中，在大纲编辑区单击要删除的幻灯片图标，如果有多张连续幻灯片要删除，先单击第一张欲删除的幻灯片图标，再按下Shift键并单击最后一张欲删除的幻灯片图标，然后按Delete键。 （2）在幻灯片浏览视图中通过同样的方法选取一张或多张连续幻灯片，若需要删除不连续的多张幻灯片，可以按下Ctrl键并单击各个欲删除的幻灯片图标，然后按Delete键。,4. 移动幻灯片 （1）在幻灯片浏览视图中，选中要移动的幻灯片，拖动到相应位置。 （2）其它视图中，在大纲编辑区，选中要移动的幻灯片图标，拖动到相应位置。 5. 复制幻灯片 （1）选择要复制的幻灯片，选择“插入”菜单中的“幻灯片副本”，在选定的幻灯片后出现一张相同的幻灯片。 （2）在幻灯片浏览视图中，选中要复制的幻灯片，按下Ctrl键拖动到相应位置。 （3）其它视图中，在大纲编辑区，选中要复制的幻灯片图标，按下Ctrl键拖动到相应位置。,6. 文本编辑 （1）编辑文本 与其他Office软件操作相同，用户可以在幻灯片中添加相应文本，并通过光标移动方式确定文本插入点。 （2）改变大纲层次 演示文稿通常由多张幻灯片组成，而其中一些幻灯片本身又包含多层次的大纲形式，用户可通过修改大纲来改变大纲的原有层次，实现多层大纲之间关系的升级或降级。选择“视图”菜单中“工具栏”级联菜单下的“大纲”选项，打开“大纲”工具栏.,如图6-18所示，选中目标文本后，单击该工具栏中的“升级”或“降级”按钮，每单击一次可使选定文本升或降一级；通过单击该工具栏中的“上移”或“下移”按钮，每单击一次可移动一层，调整文本的顺序。,图6-18 “大纲”工具栏,6.3 幻灯片中的对象,6.3.1插入文本框 幻灯片中使用了许多占位符，实际上是版式中预先定义的文本框，具有文本框的各种属性，可以用需要的文字替换占位符中的文字。如果需要在占位符以外插入文字，需要使用绘图工具中的“文本框”，建立文本框后，再输入文字。文字的格式化与Word一样。,操作方法如下： （1）在幻灯片视图或普通视图的大纲编辑区中，选中要修改的幻灯片。 （2）单击“绘图”工具栏的“文本框”按钮或单击“插入”菜单中的“文本框”选项。 （3）把鼠标移动到要添加文本框的位置，按左键拉出合适的文本框，然后松开左键。 （4）在文本框中键入文字即可。,6.3.2 插入项目符号和编号,用户可按以下操作步骤将常规文本变成项目符号列表： （1）选择多个目标段落； （2）选择“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令； （3）在出现的对话框中，单击所需的图标样式，单击“确定”按钮。,6.3.3 插入图片和艺术字,1. 插入图片 （1）如果要将剪辑库的剪贴画插入到幻灯片中，则选中要插入图片的幻灯片，进行如下操作： 在“插入”菜单中选择“图片”命令，再在子菜单中选择“剪贴画”命令，弹出“插入剪贴画”对话框，如图6-19所示。,图6-19 “插入剪贴画”对话框,在“插入剪贴画”对话框中选中所需的剪贴画后， 单击“插入剪辑”按钮，该剪贴画插入到了当前幻灯片中。,（2）如果要将剪辑库以外的图片插入到幻灯片中，则在选中要插入图片的幻灯片后，进行如下操作： 在“插入”菜单中选择“图片”，再在子菜单中选择“来自文件”，此时将显示“插入图片”对话框。 在“插入图片”对话框中的“查找范围”栏中选择所要插入的图片所在的文件夹，然后在文件列表中选中图片文件后，单击“插入”按钮；或者双击该图片文件。此时就将该图片插入到了当前幻灯片中。 在幻灯片中对插入图片的大小、位置等进行必要的调整。,2. 插入艺术字 在幻灯片中插入艺术字的操作过程如下： （1）在普通视图或幻灯片视图模式下，选定需要插入艺术字的幻灯片。 （2）在“插入”菜单中选择“图片”，再在子菜单中选择“艺术字”命令；或者直接在绘图工具栏中单击“插入艺术字”按钮。此时，弹出“艺术字库”对话框。 （3）在“艺术字库”对话框中选定一种“艺术字”式样后单击“确定”按钮，又弹出“编辑艺术字文字”对话框，在该对话框中输入文字内容，并设置文字字体、字号和字型，最后单击“确定”按钮。 （4）此时，就在当前幻灯片中插入了艺术字对象。在幻灯片中可以调整它的大小和位置。,6.3.3插入表格 在幻灯片中有多种建立表格的方式，可以使用表格版式，也可使用“插入表格”功能。 （1）使用表格版式制作一个新的表格幻灯片，可按以下操作步骤进行： 在普通视图或幻灯片视图中，显示欲插入新幻灯片之前的幻灯片。 单击“插入”菜单中的“新幻灯片”命令，或直接单击常用工具栏上的“新幻灯片”按钮。 在“新幻灯片”对话框中，双击“表格”自动版式，插入表格版式的幻灯片，如图6-20所示。,图6-20 幻灯片中插入表格,双击表格占位符，出现“插入表格”对话框。 在“插入表格”对话框中，输入所需的行数及列数，按“确定”按钮，即可在幻灯片中插入所需表格，并弹出“表格和边框”工具栏，方便用户对表格进行设置。 （2）向已有的幻灯片上添加表格，可按以下步骤进行： 显示欲添加表格的幻灯片。 单击“常用”工具栏上的“插入表格”按钮，在弹出的面板中按下鼠标左键拖动至所需数目，然后释放鼠标；或单击“插入”菜单中的“表格”命令，在弹出的“插入表格”对话框中输入所需行、列数，单击“确定”按钮，一张新添加的空白表格即出现在幻灯片上。 PowerPoint中表格编辑的方法与Word相同，“表格和边框”工具栏的样式和使用方法也基本相同。插入、删除行、列或单元格可以使用“表格和边框”工具栏中的“表格”按钮，单击它会出现一个菜单，其中有各种命令选项。,6.3.4插入图表 由于PowerPoint是Office中的一个程序，因此，在幻灯片中插入数据图表以及编辑图表的操作与Excel中的操作很类似，许多窗口与对话框基本相同。下面简要介绍在幻灯片中插入数据图表与编辑图表的操作。 1. 图表的插入 在幻灯片中插入图表的方法如下： （1）在幻灯片视图或普通视图下，在“插入”菜单中选择“新幻灯片”命令，在“新幻片”对话框中双击“图表”版式图标。此时就新建了一张用于插入图表的幻灯片。在创建的新幻灯片中输入标题，然后双击下半部用于添加图表的图形框，进入编辑图表的状态。,（2）在幻灯片视图或普通视图下，选中需要插入图表的幻灯片，在“插入”菜单中选择“图表”命令，进入编辑图表的状态。 （3）在“数据表”中对原有的样本数据(包括文字)进行修改，完成图表制作。 在单元格中输入数据，以及对数据的编辑修改等操作，与Excel中的相同。,2. 格式化数据图表 格式化数据图表，是指对数据图表中的文字和数据的格式进行必要的设置与调整。要对数据图表中某单元格的数据进行编辑或设置格式，只需右击该单元格，然后在弹出的子菜单中选择相应的选项。其编辑方法及单元格中的数据格式设置也与Excel相同。 3. 选择图表类型 幻灯片中插入图表后，双击图表进入图表编辑状态时，在菜单栏中会出现“图表”选项。在“图表”菜单中选择“图表类型”命令，然后在“图表类型”对话框中可以选择所需要的图表类型。“图表类型”对话框以及选择图表类型的操作过程与Excel相同。,4. 设置图表选项 要设置图表选项(例如修改图表标题、X与Y轴的标题、网格线、数据标志等)，首先进入图表编辑状态，单击“图表”菜单中选择“图表选项”命令，此时将显示“图表选项”对话框。然后在该对话框中进行各图表选项的设置。,6.3.5 插入组织机构图 当用演示文稿介绍单位或公司的组织机构时，PowerPoint中提供了“Microsoft 组织结构图”，用以显示机构的等级和层次关系，它本身就是一个专门用来制作组织结构图的独立的应用软件，可以不依靠任何其他应用程序而独立运行。利用这个工具可以很方便地画出各种复杂的组织结构图。 在幻灯片上插入组织结构图有很多方法：如果想制作一张带有组织结构图的幻灯片，最简便的是建立一张新幻灯片，并选择一种含有组织结构图占位符的自动版式；若想让组织结构图出现在一个已有的幻灯片上，可将组织结构图插入幻灯片中。,1. 利用自动版式创建含有组织结构图的幻灯片 在幻灯片视图中，单击“常用”工具栏上“新幻灯片”按钮，在弹出的“新幻灯片”对话框中选择带有组织结构图的自动版式，然后单击“确定”按钮，在新幻灯片中双击组织结构图的占位符，弹出“Microsoft 组织结构图”窗口，如图6-21所示。 在组织结构图窗口的菜单条和工具栏中提供了完成组织结构图全部工作的命令，供编辑和格式化组织结构图使用。图中的每一个图框代表一个结构项，用户可在图框中输入文字，可对图框进行修改，增加或去掉一些图框。各个图框之间都有特定的关系，图框下面有附属图框的称为主管，被管理者称为部下，一个主管可以有多个部下，属于同一个主管的全部图框称为一个工作组。在一个组织结构图中，主管的图框永远不小于其下属的图框大小，同一级别的各图框大小相同。,图6-21 Microsoft组织结构图窗口,2在已有幻灯片中插入组织机构图 如想使一张幻灯片中组织结构图与其他对象共存，可以向一张已存在的幻灯片中添加组织结构图。添加的方向有2种：一是打开“插入”菜单，然后选择“图片”级联菜单下的“组织结构图”命令；二是打开“插入”菜单，选择“对象”命令，弹出“插入对象”对话框，在对象类型列表中双击“MS组织结构图2.0”。上述2种方法都可启动“Microsoft组织结构图”，进入“Microsoft组织结构图”窗口。 制作好组织结构图后，选择“文件”菜单下的“退出并返回演示文稿”命令回到PowerPoint窗口，组织结构图便出现在幻灯片上。,3输入文本 双击Microsoft组织结构图后，系统默认的组织结构图有两层4个图框，图框中的文字为预设文字，用户可以修改。在组织结构图上部单击“图表标题”占位符，再单击占位符内部出现插入点，即可在该位置输入组织结构图的标题，还可以在标题行的末尾按Enter键来增加子标题。 每个图框中最多可输入4行，分别为名字、职称和两行注解。在图框中输入一行内容后，按“Enter”键、“Tab”键或“”键输入下一行，按“Ctrl+”键移到左边的图框，按“Ctrl+”移到右边的图框，按“Ctrl+”键移到上一级图框，按“Ctrl+”键移到下一级图框。 如要在组织结构图的空白位置添加文字，则首先单击工具栏中的“键入文字”按钮（），然后在适当的位置再次单击后，即可开始输入文本。,6.3.6 插入多媒体对象 在幻灯片上可添加多种多媒体对象包括图片、声音或影片等，来丰富演示文稿的内容和形式。 1. 通过文件插入多媒体对象 通过此方法插入声音和影片的操作方法类似，具体操作如下： 在幻灯片视图或普通视图中，单击“插入”菜单，选择“影片和声音”，如果插入声音，选择“文件中的声音”选项，出现“插入声音”对话框，在该处选择所需要的声音文件后，单击“确定”按钮，出现确认对话框，此时如需演示文稿自动播放声音，单击“是”，如需用户在单击声音图标后再播放，单击“否”；如果插入影片，则选择“文件中的影片”命令，同样的，在出现的“插入影片”对话框中选择目标影片后，单击“确定”按钮，操作与声音插入时类似。,2. 通过剪辑库插入多媒体对象 在幻灯片视图或普通视图中，单击“插入”菜单，选择“影片和声音”，根据需要选择“剪辑库中的声音”或“剪辑库中的影片”，打开剪辑库窗口，其操作与插入剪贴画类似，通过“图片”、“声音”、“动画剪辑”3张不同选项卡，可实现不同多媒体的添加。,6.4 演示文稿的外观和风格,6.4.1 演示文稿的母版 6.4.2 应用设计模板 6.4.3 设置自动版式 6.4.4 改变配色方案,6.4.1 演示文稿的母版,1. 幻灯片母版 图6-22 幻灯片母版,（1）母版编辑操作如下：,右击“单击此处编辑母版标题样式”字符，在随后弹出的快捷菜单中，选“字体”选项，打开“字体”对话框，如图6-23所示。设置好相应的选项后，单击“确定”返回。 图6-23 “字体”对话框,分别右击“单击此处编辑母版文本样式”及下面的“第二级、第三级”字符，选择快捷菜单中的“字体”命令，在“字体”对话框中设置好相关格式。 分别选中“单击此处编辑母版文本样式”、“第二级、第三级”等字符，执行“格式项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，设置一种项目符号样式后，单击“确定”，即可为相应的内容设置不同的项目符号样式。,执行“视图页眉和页脚”命令，打开“页眉和页脚”对话框，如图6-24所示，切换到“幻灯片”标签下，即可对日期区、页脚区、数字区进行格式化设置。 图6-24 “页眉和页脚”对话框,执行“插入图片来自文件”命令，打开“插入图片”对话框，定位到事先准备好的图片所在的文件夹中，选中该图片将其插入到母版中，并定位到合适的位置上。 单击“幻灯片母版视图”工具条上的“关闭”按钮退出，幻灯片母版制作完成。,（2）添加、删除占位符,当占位符齐全时，不能再添加新的占位符。当占位符不全时，可选择“格式” 下的“母版版式” ，打开如图6-25所示对话框，选中复选框添加占位符。 删除占位符：单击鼠标选中后，按Delete键。,2. 标题母版,标题母版仅控制使用标题版式的幻灯片的格式。具体操作为：选择“视图”菜单下的“母版”选项，在其级联菜单下选择“标题母版”命令，进入标题母版编辑窗口，待编辑完成后再切换回普通视图。 因为幻灯片母版的改变会影响到标题母版，所以要在设置标题母版之前先完成幻灯片母版设置。,3. 讲义母版,讲义母版用于设置打印的讲义的格式，可以在此母版中添加页码、页眉和页脚信息。每页讲义可同时包含2、3、4、6或9张幻灯片。,4. 备注母版,备注母版用于设置打印的备注页的版式和格式，也可以添加页眉和页脚等信息。图形对象、图片、页眉和页脚不会在备注窗格中出现，只在备注母版、备注页视图或打印备注时，它们才显示。,6.4.2 应用设计模板,可快速为演示文稿选择统一背景图案和配色方案，操作如下： （1）选择“格式”菜单下的“应用设计模板”命令； （2）在列表中选择一种模板形式，在右侧的预览框中观察效果，单击“应用”按钮，则此模板便应用到演示文稿的所有幻灯片中。 图6-26 “应用设计模板”对话框,6.4.3 设置自动版式,自动版式共28种，可实现对单张幻灯片文本结构的风格设计： （1）选中目标幻灯片； （2）选择“格式” 下的“幻灯片版式” ，打开“幻灯片版式”对话框； （3）在列表框中选择一种新版式； （4）单击“重新应用”按钮，即完成对单张幻灯片的设置。 图6-27 “幻灯片版式”对话框,6.4.4 改变配色方案,应用了设计模板的演示文稿，也可为某张幻灯片单独进行风格设置，更改其配色方案。配色方案是一组可用于演示文稿中的预设颜色，用户可以根据具体需要加以设置。 具体操作为：单击“格式”菜单下的“幻灯片配色方案”命令，打开“配色方案”对话框，对话框中包含“标准”和“自定义”两个选项卡。该对话框可实现对幻灯片的文本、背景、强调文字等进行重新配色。,1. 配色方案选择,在“标准”选项卡中，如图6-28所示，选择一种配色方案，如要将此应用到全部幻灯片，需单击“全部应用”按钮，如果只应用到所选幻灯片，单击“应用”按钮 。 图6-28 “标准”选项卡,2. 自定义配色方案,在“自定义”选项卡中，如图6-29所示，如要改变默认标准配色，可选择8种配色名中的一种，单击“更改颜色”按钮，在色彩卡中选择需要的颜色，然后单击“添加为标准配色方案”按钮，设置默认状态。 图6-29 “自定义”选项卡,3. 更改幻灯片的背景,（1）幻灯片背景色更改 选择“格式”菜单下的“背景”命令，打开如图6-30所示的“背景”对话框，单击左下方的下拉列表框，可选择或自定义颜色、设置填充效果。设置完毕，单击“应用”按钮则将更改应用到当前幻灯片；单击“全部应用”按钮则将改动应用到全部幻灯片。 （2）幻灯片背景色填充效果编辑 仍单击左下方的下拉列表框，选择“填充效果”，打开“填充效果”对话框，在该处可进行背景纹理、背景图案、背景图片及过渡颜色的设置。,图6-30 “背景”对话框,6.5 演示文稿的动画与超级链接,6.5.1 设置幻灯片内动画效果 6.5.2 设置幻灯片切换效果 6.5.3 设置超级链接,6.5.1 设置幻灯片内动画效果,片内动画指的是在演示一张幻灯片时，随着演示的进展，逐步显示幻灯片内不同层次、不同对象的内容。设置动画效果可以通过2种途径：一是采用预设动画，二是采用自定义动画。使用预设动画方案，简便、快捷。使用自定义动画，可以根据实际情况设计更符合需要的动画效果。,1. 采用预设动画,直接添加即可产生较好的视觉效果，操作如下： （1）选中幻灯片的标题、段落或某个对象； （2）选择“幻灯片放映”菜单下的“预设动画”命令，如图6-31所示； 图6-31 “预设动画”子菜单,（3）单击左下方的幻灯片放映按钮，预览动画效果； （4）如取消动画效果，选择“预设动画”级联菜单下的“关闭”选项,2. 自定义动画,具体操作步骤如下： （1）选择目标幻灯片； （2）选择“幻灯片放映”菜单下的“自定义动画”命令，打开“自定义动画”对话框，如图6-32所示； 图6-32 “自定义动画”对话框,（3）在“检查动画幻灯片对象”中，选中需要添加动画的对象； （4）打开“顺序和时间”选项卡，使用“移动”中的向上或向下箭头，调整对象的播放顺序，结果显示在“动画顺序”框；在“启动动画”框中，设置动画播放方式为“单击鼠标时”或“在前一事件后某秒，自动启动”。,（5）打开“效果”选项卡，选中“检查动画幻灯片对象”中的某个对象后，可为该对象设置动画效果、播放时出现的声音及动画播放后的效果。如果是对文字进行设置，在“引入文本”下拉列表中可以选择“整批发送”、“按字”或“按字母”，决定文字出现的单位，还可设置按哪一层段落分组。设置完毕，单击“预览”按钮，预览动画效果。 （6）打开“图表效果”选项卡，可以设置引入图表元素及动画和声音。 （7）打开“多媒体设置”选项卡，可以设置多媒体的播放顺序及播放选项。,6.5.2 设置幻灯片切换效果,幻灯片切换用于幻灯片之间的相互转换，决定了每张幻灯片进入放映屏幕的动作效果。 在设置幻灯片切换效果前应先调整好幻灯片的顺序。在“视图”菜单下选择“幻灯片浏览”，切换到“幻灯片浏览视图”模式，根据每张幻灯片右下脚的编号，排在前面的先播放。如需调整幻灯片的位置，直接用鼠标拖动幻灯片到目标位置即可。设定好幻灯片默认播放顺序后，便可设置幻灯片的切换效果了。具体操作方法为：,（1）选中目标幻灯片，单击“幻灯片放映”菜单下的“幻灯片切换”命令，打开“幻灯片切换”对话框，如图6-33所示。 图6-33 “幻灯片切换”对话框,（2）在“效果”下拉列表框中选择所需要的切换效果，每张幻灯片可单独选择一种方式。在 “慢速”、“中速”、“快速”3个单选项中设置合适的切换速度。 （3）在“换页方式”中，可选择“单击鼠标换页”，使用鼠标单击控制幻灯片播放，也可在“每隔”时间框中输入时间，将每张幻灯片之间的间隔时间设定好，使幻灯片自动播放。 （4）在“声音”中，选择切换时的声音效果。 （5）设置完毕后，单击“全部应用”按钮将设置的效果应用到演示文稿的每一张幻灯片上，单击“应用”按钮则将设置效果仅应用到当前幻灯片上，单击“取消”则对话框中的设置不生效。,6.5.3 设置超级链接,用户可以对演示文稿中的文本、图片等对象设置相关的链接，使之跳转到其他位置，从而达到交互展示的目标。超级链接能够跳转到预先设定的任意一张幻灯片、其它演示稿、Word文档或Web页。 1. 创建超级链接 在幻灯片中添加超级链接通常有2种方式：一是将某个对象作为超级链接点，二是设置动作按钮。,（1）使用“超级链接”命令 选定目标，选择“插入”菜单下的“超级链接”命令，或右击鼠标的方式，然后在弹出的快捷菜单中单击“超级链接”命令，即出现图6-34所示的“插入超级链接”对话框。 图6-34 “插入超级链接”对话框,在对话框中“链接到”框中可以选择链接的目标位置，允许链接到Web页、本演示文稿中的某张幻灯片、其他文档、电子邮件地址等。 在幻灯片放映的过程中，当用户将鼠标移到设置了链接的对象时，屏幕上就会出现一个超级链接标志（鼠标指针变成小手形状），用鼠标单击此标志，便会跳转到超级链接设置的相应位置。如果设置对象链接到网页，需要回到原幻灯片处时，可以单击“Web”工具栏上的“返回”按钮。,（2）使用动作按钮 单击“幻灯片放映”菜单，在“动作按钮”子菜单下选择合适的图形，在幻灯片的适当位置拖动鼠标，幻灯片上便会出现相应动作按钮图形，随即弹出如图6-35所示的“动作设置”对话框。在对话框中选中“超级链接到”选项，然后在下拉列表中选择想要链接到的目标幻灯片。其中选择“幻灯片”选项可以设置链接到本演示文稿的任一幻灯片；选择“其它PowerPoint演示文稿”选项可以链接到计算机中其它的演示文稿，在放映时单击链接对象可以调入其它演示文稿进行放映，放映完毕自动切换到本演示文稿继续放映；选择“URL”可以链接到指定网站；选择“其它文件”可以链接到计算机中的Word文档等。,图6-35 “动作设置”对话框,2. 编辑和删除超级链接,编辑超级链接的方法是：右击需编辑超级链接的对象，在快捷菜单中选择“超级链接”选项，再从级联菜单中选择“编辑超级链接”命令，显示“编辑超级链接”对话框或“动作设置”对话框（与创建时使用的超级链接方法有关），从中可改变超级链接的位置。 删除超级链接的操作方法与编辑相似，只要在“编辑超级链接”对话框取消链接内容或在“动作设置”对话框中选择“无动作”即可。,6.6 演示文稿放映与打包,6.1.1 演示文稿的放映 6.1.2 演示文稿的打包,6.6.1 演示文稿的放映,1. 通过全屏幕观看幻灯片放映效果 用户可以在任意视图模式下进行幻灯片的放映。在PowerPoint中，打开要放映的演示文稿后，有4种启动幻灯片放映的方式： （1）单击“视图”菜单下的“幻灯片放映”命令； （2）单击“幻灯片放映”菜单下的“观看放映”命令； （3）单击键盘上的功能键F5； （4）单击编辑窗口左下角的“幻灯片放映”按钮； 使用前3种方法均从演示文稿的第一张幻灯片开始放映，使用“幻灯片放映”按钮则从演示文稿的当前幻灯片开始放映。,在幻灯片放映过程中，如需进行幻灯片之间的切换操作，可通过下列方法： （1）单击鼠标右键，在打开的快捷菜单中选择“下一张”或“上一张”，可以改变幻灯片的放映顺序； （2）按键盘上的PgUp键翻至上一页，按PgDn键翻至下一页； （3）如未专门添加幻灯片的放映效果，也可直接采用单击鼠标左键的方式完成幻灯片向下的翻页操作； （4）如要退出幻灯片放映，可直接按Esc键。,2. 控制幻灯片的放映,在放映过程中，单击鼠标左键或回车键，展示幻灯片的下一个画面；单击鼠标右键或单击屏幕左下角按钮，打开控制菜单，如图6-36所示，按Esc键退出放映。,图6-36 控制放映菜单,控制菜单中的主要命令含义如下： （1）下一张（上一张）：用于改变幻灯片的放映顺序，表示直接跳转到当前幻灯片的前一张或后一张。 （2）定位：用于确定幻灯片放映跳转位置。选择“定位”选项下的“幻灯片漫游”打开对话框，对话框中将列出此文稿中的所有幻灯片，用户可任意进行选取；选择“定位”选项下的“按标题”，可在指定标题的幻灯片列表中选择所需要的幻灯片。 （3）会议记录：在出现的窗口中，完成一些关于会议记录或其它与会议相关的动作设定操作。,（4）演讲者备注：显示幻灯片备注中的信息。 （5）指针选项：可以改变鼠标指针的形状，如果选择“绘图笔”，还可设置绘图笔的颜色。在放映过程中使用“绘图笔”工具，可在幻灯片上随意加解标注，有助于演讲者更好地表达讲解内容。 （6）屏幕：可实现幻灯片暂停放映、黑屏显示、擦除幻灯片上的多余笔记三项操作。 （7）结束放映：用于结束幻灯片放映过程，返回编辑窗口状态。,3. 设置放映方式,PowerPoint提供了对幻灯片放映过程的一系列设置和调整。单击“幻灯片放映”菜单下的“设置放映方式”，打开 “设置放映方式”对话框，可进行放映类型、幻灯片放映范围、幻灯片换片方式等设置。 图6-37 “设置放映方式”对话框,（1）放映类型 放映类型分为3个单选项和4个复选项。单选项的选择将影响复选项的有效情况，因此一般是先选定单选项，再选择复选项。 演讲者放映（全屏幕）：该项是PowerPoint中幻灯片放映默认选项，按此方式显示演示文稿，通常为全屏显示，且由演讲者控制演示文稿的播放，演讲者有控制权，可以使用自动或人工方式放映，在放映过程中，能够激活控制菜单，干预放映过程。 观众自行浏览（窗口）：该项可进行小规模幻灯片运行演示，在此方式下能够进行翻页、打印和Web浏览操作，但此时只能自动放映或利用滚动条来放映，而不能使用鼠标控制放映流程。 在展台浏览（全屏幕）： 可在无人管理的状态下，进行幻灯片的自动放映，此时的命令和菜单都不能使用，也不能通过键盘或鼠标单击播放幻灯片。此方式能够实现幻灯片的自动循环放映，终止放映只能使用Esc键。,（2）幻灯片 利用幻灯片放映的选片功能，可仅放映用户已选的规定幻灯片。默认放映
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