Access数据库基础与应用教程人民邮电出版社ch8.ppt

第 8 章,宏是Access 数据库对象之一。宏是由一些操作组成的集合，可以对数据库中的对象进行各种的操作。使用宏可以为数据库的应用程序添加许多自动化的功能，可以帮助用户自动完成常规任务。,宏,第8章 宏,本章主要内容,退出,8.1 宏概述 8.2 宏的创建 8.3 运行宏和调试宏 8.4 宏与VB,8.1 宏概述,宏是由一个或多个操作（即Access的命令）组成的集合，其中每个操作都实现特定的功能，例如: “OpenQuery”操作命令可打开某个查询 “OpenForm”操作命令可打开某个窗体 “OpenReport”操作命令可打印某个报表 宏可以是由一系列操作组成的一个宏，也可以是一个宏组。如果要设计的宏很多，那么可把相关的宏分到不同的宏组中，这样将有助于更方便地对数据库进行管理。在宏中使用条件表达式，可以确定在某些情况下运行宏时，是否执行某个操作。 总起来说，宏可以分为操作序列宏（或称简单宏）、条件操作宏和宏组等三种类型。,一个宏对象是Access中的一个容器对象，其间可以包含若干个宏，而一个宏又是由若干个操作组成。将若干个宏设计在一个宏对象中，这个宏对象即也称为一个宏组。 一个宏对象具有自己的对象名称，宏组中的每一个宏按照“宏名”列中的名称来标识。,8.1.1 宏设计窗口,在“数据库”窗口，单击“宏”对象，单击“数据库”窗口工具栏上的“新建”按钮，打开“宏”设计窗口。 用户可使用 “宏” 设计窗口来创建新的宏和或修改已有的宏。,8.1.2 宏设计窗口（续）,“宏”设计窗口分为上、下两部分。上半部分为设计区，下半部分为操作参数区。使用 F6键可以在两个区中移动光标。 通常，在新建 “宏” 设计窗口的设计区中，默认仅显出 “操作” 和 “注释” 两列。通过单击工具栏上的“宏名” 或 “条件” 按钮，可显出（或隐藏）“宏名” 列或 “条件” 列。如图8-1所示。,1设计区,“宏”设计窗口上半部分的设计区包含四个参数列，分别为“宏名”、“条件”、“操作”和“注释”。在这四个参数中，“操作”列必须选择命令，其它三列的内容均可以省略。 如果要在设计区两个操作行之间插入操作行，可单击要在其上面一行插入新操作的操作行选择器，然后单击工具栏上的“插入行”按钮。 设计区中的四个参数列的含义如下： 宏名：可以为每个宏指定名称。 条件：可用于设置宏操作运行的条件，如果条件表达式的值为 True，就会运行该行的宏操作，如果条件表达式的值为 False，就不会运行该行的宏操作。 操作：仅可以从Access定义的命令中选择某一个操作命令。 注释：输入说明性的内容，不影响宏的执行，用于提高该宏设计 代码的可读性。,2操作参数区,“宏”设计窗口下半部分的操作参数区中的当前内容是与某一操作相匹配。用户在设计区的“操作”列选定某一操作，操作参数区中立即会显出与该操作相匹配的允许设置的那些参数项目，供用户进行适当的设置。,8.1.2 常用的宏操作简介,Access 提供了50多条操作命令，下面仅简单介绍其中的一些操作，供参考。 （1）Beep 使用 Beep操作可以通过计算机的扬声器发出嘟嘟声，以提醒用户注意。 （2）OpenForm 使用 OpenForm 操作可以打开一个窗体，并通过选择窗体的数据输入与窗口方式，来限制窗体所显示的记录。OpenForm 操作需要设置相应的参数，包括设置要打开的窗体的名称、窗体的视图（如“窗体”、“设计”、“打印预览”、“数据表”、“数据透视表”或者“数据透视图”等）、筛选名称及Where条件等。,8.1.3 常用的宏操作简介（续）,（3）OpenQuery 使用 OpenQuery 操作可以打开一个查询。OpenQuery 操作需要设置相应的参数，包括设置要打开的查询的名称、查询的视图（如“数据表”、“设计”、“打印预览”、“数据透视表”或者“数据透视图”等）。 （4）OpenReport 使用 OpenReport 操作可以在 “设计” 视图或打印预览中打开报表或立即打印报表。也可以限制需要在报表中打印的记录。当然，这需要设置相应的参数。,8.1.3 常用的宏操作简介（续）,（5）Close 操作 使用 Close 操作可以关闭指定的 Access 窗口。如果没有指定窗口，则关闭活动窗口。Close 操作需要设置相应的参数，包括设置要关闭的窗口的对象类型（如查询、窗体或报表等）及要关闭的对象名称（如与指定的对象类型对应的查询名称、窗体名称或报表名称等）。 （6）AddMenu 为窗体将菜单添加到自定义菜单栏。 （7）GoToControl 使用 GoToControl 操作可以把焦点移到打开的窗体、窗体数据表、表数据表、查询数据表中当前记录的特定字段或控件上。,8.1.3 常用的宏操作简介（续）,（8）Maximize 使用 Maximize 操作可以放大活动窗口，使其充满 Access 窗口。该操作可以使用户尽可能多地看到活动窗口中的对象。 （9）Minimize 使用 Minimize 操作可以将活动窗口缩小为窗口底部的标题栏。 （10）MsgBox 使用 MsgBox 操作可以显示包含警告信息或其它信息的消息框。,8.1.3 常用的宏操作简介（续）,（11）PrintOut 使用 PrintOut 操作可以打印打开数据库中的活动对象，也可以打印数据表、报表、窗体和模块。 （12）Quit 使用 Quit 操作可以 退出 Access。Quit 操作还可以指定在退出 Access 之前是否保存数据库对象。 （13）RepaintObject 使用 RepaintObject 操作可以完成指定数据库对象的屏幕更新。如果没有指定数据库对象，则对活动数据库对象进行更新。更新包括对象的所有控件的所有重新计算。,8.1.3 常用的宏操作简介（续）,（14）Restore 使用 Restore 操作可以将处于最大化或最小化的窗口恢复为原来的大小。 （15）RunMacro 使用 RunMacro 操作可以运行宏，还可以从其他宏中运行宏。 （16）SetValue 使用 SetValue 操作可以对 Access 窗体、窗体数据表或报表上的字段、控件或属性的值进行设置。 （17）StopMacro 使用 StopMacro 操作可以停止当前正在运行的宏。,8.2 宏的创建,由于宏可以分为操作序列宏（或称简单宏）、条件操作宏和宏组等三种类型，因此，下面分别介绍各种类型宏的创建。,8.2.1 创建操作序列宏,操作序列宏是最简单的宏。操作序列宏只包含“操作”和“注释”两列；由一条或多条操作（命令）组成，宏执行时按照操作的顺序一条一条地执行，直到操作执行完毕为止。 例8-1 在“学生管理系统”数据库，创建一个操作序列宏，该宏包含三条操作命令，其中的第一条操作命令“OpenForm”是打开名为“例5-10浏览学生基本情况”的窗体，第二条操作命令“Beep”是发出“嘟”声音，第三条操作命令“MsgBox”是显出含有“这是操作序列宏的例子”消息的消息框。该宏的名称是“例8-1-操作序列宏”。,8.2.1 创建操作序列宏（例8-1 ）,“OpenForm” 的参数设置,“MsgBox” 的参数设置,8.2.1 创建操作序列宏（例8-1 ）,运行“例8-1-操作序列宏”宏的效果,8.2.2 创建条件操作宏,条件操作宏（或简称条件宏）是指通过条件的设置来控制宏的执行。可以在宏条件中使用任何计算结果为 True/False的表达式。如果条件表达式的值为True，就会执行该操作。 在“宏”设计窗口的某行的“条件”列单元格中输入条件表达式，在该行“操作”列单元格中的下拉列表中选定某一个操作。,8.2.2 创建条件操作宏（续）,当某行的条件与上一行的条件完全相同时，可在该行“条件”列单元格中输入省略号“”(即是输入三个英文的句号“.”字符)。 当运行该宏时，如果某行“条件”列单元格中的条件表达式的值为 True，则执行该行的操作，否则（即该条件表达式的结果值为 False），就不执行该行的操作。如果某行“条件”列单元格的内容为省略号“”，则表明该行条件表达式的值与上一行条件表达式的值相同，因此，若上一行条件表达式的值为 True，则执行该行的操作，否则（即上一行条件表达式的值为 False），就不执行该行的操作。 在表8-1中，列出一些在“宏”设计窗口“条件”列中使用条件表达式的示例，供读者参考。,8.2.2 创建条件操作宏（表8-1）,8.2.2 创建条件操作宏（表8-1续）,8.2.2 创建条件操作宏（例8-2 ）,例8-2 在“学生管理系统”数据库，创建一个条件操作宏，该宏包含三条操作命令，该宏第一行中的条件是“MsgBox(“是否要打开查询?“, 1)=1”，其对应的操作命令“OpenQuery”是打开名为“例4-27查询女学生的基本信息”查询。第二行中的条件是“”，其中“”表示该行中的条件与上一行中的条件完全相同，其对应的操作命令“Beep”是发出“嘟”声音，第三行中的“操作”命令“MsgBox”是显出含有“这是条件操作宏的例子”消息的对话框。该宏的名称是“例8-2-条件操作宏”。,8.2.2 创建条件操作宏（例8-2 续）,图8-3 例8-2-条件操作宏的设计窗口,8.2.3 创建宏组,宏组是共同存储在一个宏名下的相关宏的集合。 一个宏组可以包含若干个宏，而一个宏又可包含若干个操作。在“宏”设计窗口中，“宏名”列中的宏名称可以标识宏组中的每个宏。由于每个宏可由若干个操作组成，故仅需要在每个宏的第一个操作对应的“宏名”列单元格中输入该宏的名称，该宏的其他操作所对应的“宏名”列单元格为空。当运行宏组中的某个宏时，Access 会执行操作列中对应的操作和紧随其后“宏名”列为空的操作。,8.2.3 创建宏组（续）,通过在宏组名后面键入一个英文的句点“.”字符，再键入宏名，可以执行宏组中的宏。例如，若要引用“学生信息”宏组中的“学生成绩”宏，可键入： “学生信息.学生成绩”。,例8-3 （ 创建宏组 例子）,例8-3 在“学生管理系统”数据库，创建一个宏组，该宏组包含2个宏。第1个宏的宏名为“统计全校学生人数”，该宏包括2个操作，主要用于打开“例4-30统计全校学生总人数”查询。第2个宏的宏名为“打开学系窗体”，该宏包括4个操作，主要用于打开“例5-6学系窗体”窗体。该宏组的设计如图8-4所示。该宏组名为“例8-3-宏组”。,例8-3 （续）,图8-4 例8-3-宏组的设计窗口,8.3 运行宏和调试宏,创建了宏后，可运行该宏，可调试该宏。对于宏组，如果需要运行宏组中的任何一个宏，则需要用“宏组名.宏名”格式指定某个宏。,8.3.1 宏的运行,对于非宏组的宏，可直接指定该宏名运行该宏。 对于宏组，如果直接指定该宏组名运行该宏时，仅运行该宏组中的第一个宏名的宏，该宏组中的随后的其他宏名所标识的宏不会被运行。 如果需要运行宏组中的任何一个宏，则需要用 “宏组名.宏名” 格式指定某个宏。,8.3.1 宏的运行（续）,运行宏有如下几种方法： （1）在宏“设计视图”窗口，单击工具栏上的“运行”按钮，可以直接运行宏。 （2）在“数据库”窗口，选择“宏”对象列表中的宏并双击，可以直接运行宏。对于宏组，仅运行该宏组中的第一个宏名的宏。 （3）单击“工具”菜单，选择“宏”中的“运行宏”，在“执行宏”对话框中输入要运行的宏。对于宏组中的宏，要用“宏组名.宏名”格式指定某个宏，如图8-5所示。,用一个 .,8.3.1 宏的运行（续）,（4）将窗体、报表或控件的适当事件属性设为宏的名称。对于宏组中的宏，要用“宏组名.宏名”格式指定某个宏，如图8-6所示。,图8-6 窗体-加载宏,8.3.1 宏的运行（续）,（5）从另一个宏运行宏。 在操作行选择 RunMacro 命令,“宏名”参数给出要运行的宏的名称。对于宏组中的宏，要用“宏组名.宏名”格式指定某个宏，如图8-7所示。,图8-7 从另一个宏运行宏,8.3.1 宏的运行（续）,（6）在 VBA 过程中，使用 DoCmd 对象的 RunMacro 方法运行宏。对于宏组中的宏，要用“宏组名.宏名”格式指定某个宏。 运行宏的语句格式： DoCmd.RunMacro “宏名“ 语句格式例子： DoCmd.RunMacro “例8-3-宏组.统计全校学生人数“,8.3.1 宏的运行（续）,（7）通过响应窗体、报表或控件的事件过程来运行宏。对于宏组中的宏，要用“宏组名.宏名”格式指定某个宏。 事件过程中运行宏的语句格式： DoCmd.RunMacro “宏组名.宏名“ 例如，可以设置在命令按钮的Click事件过程的代码中，键入如下语句： DoCmd.RunMacro “例8-3-宏组.统计全校学生人数“,8.3.1 宏的运行（续）,（8）在菜单或工具栏中运行宏。 在Access中，可以先把宏添加到菜单或工具栏中，以单击菜单命令或单击工具按钮的形式运行宏。 在菜单或工具栏中添加宏的方法如下： 单击“视图”菜单中的“工具栏”级联子菜单中的“自定义”（或者单击“工具栏”中的“添加或删除按钮”级联子菜单中的“自定义”命令），显出“自定义”对话框。 在“自定义”对话框中，选择“命令”选项卡。 在“命令”选项卡中，选择“类别”列表中的“所有宏”项，然后选择“命令”列表中的“例8-3-宏组.打开学系窗体”项，如图8-8所示。 将宏添加到菜单。单击Access菜单栏中的某一菜单项，如“文件”、“编辑”、“视图”等。将“自定义”对话框中的所选定的宏拖动到菜单适当位置。 将宏添加到工具栏。在“自定义”对话框中，将“自定义”对话框中的所选定的宏拖动到Access窗口的工具栏上。如图8-9所示。,8.3.1 宏的运行（续）,图8-9 将宏添加到了Access窗口的工具栏,图8-8 “自定义”对话框,8.3.1 宏的运行（续）,（9）在打开数据库时自动运行宏。 Access 中设置了一个特殊的宏名 AutoExec。 如果在Access数据库中创建了一个名为 AutoExec 宏对象，那么在打开该数据库时将首先自动运行该AutoExec 宏中的第一个宏。适当设计AutoExec宏对象，可以在打开该数据库时执行一个或一系列的操作，为运行该数据库应用系统做好需要的初始化准备，如对初始参量赋予初值、打开应用系统的主窗体等等。 请注意，如果在打开数据库时想阻止执行该宏，可在打开该数据库时按住 Shift 键不放开，直到数据库打开为止。,8.3.2 宏的调试,在Access 中，以“单步执行”（即一次只运行宏的一个动作）来查找宏中的问题。 使用单步执行宏，可以观察宏的流程和每一个操作的结果，并且可以排除导致错误或产生非预期结果的操作。 如果宏的操作有误，则会显出“操作失败”对话框。,8.3.2 宏的调试（续）,单步执行操作步骤如下： 在“数据库”窗口中，单击“对象”下的“宏”。单击要打开的宏的名称。 单击“数据库”窗口工具栏上的“设计”按钮。 单击工具栏上“单步”按钮，要确保“单步”按钮已经按下。 单击工具栏上的“运行”按钮，显出“单步执行宏”对话框，如图8-10所示。,8.3.2 宏的调试（续）, 请执行下列操作之一： 若要执行“单步执行宏”对话框中所显示的操作，请单击“单步执行”按钮。 若要停止宏的运行并关闭“单步执行宏”对话框，请单击“停止”按钮。 若要关闭单步执行（即关闭“单步执行宏”对话框），并执行宏的未完成部分，请单击“继续”按钮。 请注意，也可以在宏运行过程中，按 Ctrl+Break组合键，暂停宏的执行，然后再以单步运行宏。,8.4 宏与VB,在 Access 中，由于宏可以自动执行任务的一个操作或一组操作，因此，使用宏可以完成许多任务。在 Access 中，要完成相同的任务还可以通过 Visual Basic for Applications （VBA）编程来实现。,8.4.1 宏与Visual Basic,在Access应用中，是使用宏还是使用VBA编写应用程序，取决于用户需要完成的任务。 对于简单的细节工作，譬如打开和关闭窗体、运行报表等，使用宏是一种很方便的方法。它可以简捷迅速地将已经创建的数据库对象（如表、查询、窗体、报表、页、宏和模块等对象）联系在一起，因为不需要记住各种语法，并且每个操作的参数都显示在“宏”窗口中。 对于下列情况，应该使用 Visual Basic而不要使用宏：,8.4.1 宏与Visual Basic（续）,对于下列情况，应该使用 Visual Basic而不要使用宏： （1）为了使数据库易于维护而使用 Visual Basic。 （2）为了使用内置函数或自行创建函数而使用 Visual Basic。Access 包含许多内置的函数