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易天人力资源软件（白皮书） 易天人力资源管理系统白皮书目录1.系统架构32.系统功能及特点52.1 核心业务系统52.1.1组织结构管理62.1.2员工招聘管理72.1.3人事档案管理82.1.4员工培训管理102.1.5人员考勤管理112.1.6员工工资管理152.1.7员工后勤管理172.1.8系统配置管理182.1.9辅助功能管理192.2 HR报表引擎和HR流程引擎192.2.1模块报表配置192.2.2全局报表配置192.2.3订阅中心202.2.4 HR流程引擎202.3 HR自助门户202.3.1 自助门户202.4第三方系统整合212.4.1 OA与HR集成212.4.2考勤与HR、OA集成222.4.3 HR与SAP集成222.4.4 后续系统扩展221. 系统架构人力资源管理是关系到企业全局的业务，所以人力资源管理的信息也是要和企业总体信息化相匹配。根据温州股份有限公司对于人力资源资源系统定位，所需要的功能等。温州易天科技为股份有限公司提供一个系统的解决方案，总体构架图如下：总体构架中涉及的各个子系统可以根据需要进行组合，下面的我们对各个部分进行介绍：1) 核心人力资源管理子系统：包含人力资源六大业务模块，为企业中人力资源部门和相关的管理人员提供专业的业务平台，提高业务处理效率，降低业务处理成本。考虑到安全性、界面友好和高效运算，我们采用成熟的Microsoft .NET 4.0 Client/Server（C/S）架构实现这个子系统。2) 行政后勤管理子系统：包含办公物品领用、住宿管理和智能一卡通（考勤、消费、门禁）管理等功能，总体上辅助完成员工的吃、住、行、用等方面的工作，保障员工的后勤工作。针对一些一卡通设备我们直接和原厂家提供的软件进行数据对接，不直接访问硬件。3) HR自助门户子系统：员工可以通过自助门户查询到自己相关的信息，主管人员可以通过自助门户查询到管辖范围内的人力资源信息，高层领导可以查询到整个企业的人力资源信息。同时所有人可以通过自助平台完成一些业务数据（如考核、排班、考勤等等）的提交和查看。自助平台采用Microsoft .NET 4.0 Browse/Server（B/S）架构实现，满足了随时随地登录使用的要求。4) HR报表引擎：系统基于水晶报表构建了一个实用的报表引擎，设计好的报表可以嵌入到各个业务功能模块，同时可以建立决策支持的报表库，供决策者使用。本报表引擎主要基于人力资源管理业务构造，用户可以根据需要选择更加专业的第三方报表系统。5) HR流程引擎：系统提供一个基于人力资源管理业务的流程审批引擎，实现入职、请假、出差、异动、离职等等流程。这个流程引擎可以替换成更加专业的第三方流程引擎（如OA等等）。6) HR数据访问接口：作为一个专业的人力资源软件，和其他业务系统的整合也是我们非常关注的内容，易天提供数据接口，让除了核心业务模块以外的报表引擎、流程引擎等可以由第三方产品来完成，并且和易天核心业务模块形成无缝的数据连接。接口以Web Service和数据字典两种方式对外开放。7) 数据库支持*：系统主版本主要支持Microsoft SQL Server、Oracle数据库。8) 硬件支持：为了满足企业软硬件一体化的信息化要求，易天科技提供完善的HR硬件解决方案，推出指纹考勤机、人脸考勤机、刷卡考勤机、身份证读取器、自助查询一体机和智能扫描仪等等产品，结合软件的优势，硬件产品功能可以得到更加淋漓尽致的发挥。2. 系统功能及特点 2.1 核心业务系统现代人力资源管理已经突破了传统的模式，把人上升到资源的角度进行配置和管理，理论上，人力资源管理业务分为六大模块：人力资源规划、招聘与配置、培训与开发、绩效管理、薪酬福利管理、劳动关系管理，如图所示：作为这个有效体系的构成部分，人力资源各大模块体系的完善和工作的展开都是非常重要的。针对这些模块，易天核心业务系统在人力资源六大模块的基础上，根据国内企业单位的特点，加入劳动时间管理、后勤住宿和物资领用、智能一卡通管理等三大模块，形成了更加完整的人力资源功能体系，如图所示：2.1.1组织结构管理组织结构管理属于人力资源规划的一部分，组织结构对人力资源管理的定位起着决定性的作用，组织结构管理的功能主要体现在：1) 设置企业基本信息，包括企业名称、组织代码和联系方式等信息2) 配置组织等级，建立部门上下级关系，为同级部门排序，同时为部门设置主管3) 配置部门下面的岗位信息，建立岗位人员编制，产生岗位编制报表（超编红色显示），并且可以将岗位设定为自动招聘（离职的时候自动控制）或超编预警（入职的时候进行限制）4) 部门工号规则配置，可以为整个公司统一自动重编工号，分析未使用的工号列表5) 根据要求对部门下属的人员顺序的进行移动和顺序保存6) 可以选中一个部门自动生成组织结构图，组织机构图中可以显示总人数、部门主管等信息。2.1.2员工招聘管理员工招聘管理包括岗位编制管理、招聘计划管理、网络招聘管理和人才库管理等四个功能，具体实现功能如下：1) 配置部门岗位基本信息、岗位要求、岗位培训课程、岗位招聘指标、考核指标等等信息，生成岗位说明书2) 配置企业岗薪等级，为各个岗位设置级别3) 根据缺编岗位生成招聘计划，为每个招聘计划设置招聘渠道和招聘费用，可以查看和选入收到的简历信息到招聘计划中，最终分组统计招聘的投入产出比4) 配置网络招聘接口，把与企业合作的人才招聘网上的简历信息下载到本地人才库，以供离线查询和打印5) 现场人才信息可以通过读取二代身份证信息自动保存到人才库，方便一些主要信息的录入，避免录入错误6) 简历信息也可以通过固定的Excel格式导入到人才库中7) 对于人才库中的简历，可以新增评审，记录笔试或者面试的结果，人力资源部门可以根据最终的需要短信通知录用或者通知不录用，短信内容可以预先保存成模板8) 简历相关的证件信息可以以附件的形式和人才关联9) 录用的人员可以直接通过人才库记录编入到员工库中，免去重复录入，同时原来的简历信息还是保留在人才库中（在简历库中标示为内部人才）。2.1.3人事档案管理1) 通过读取二代身份证新增员工信息，防止假身份，同时读入身份证信息和照片信息，如果员工库中有相同身份的人，自动提示，并且可以打开查看现有的这个人员信息，如果此人被设置成黑名单了，系统会阻止人员信息的录入，如果已离职，可以直接复职2) 照片可以从身份证读取、摄像头拍照或者直接选取图片作为照片，身份证读取的照片可以打印成身份证扫描件的样式。3) 员工工号自动产生，只要设计好工牌报表，就可以快速打印出拥有照片的员工工牌，根据需要可以设计多种工牌，如行政工牌、高管工牌和车间工牌等等4) 员工入职过程中，可以打印入职流程表、员工完整的简历表等等报表，经过各部门签字，在人力资源部门备案，有助于员工规范的入职5) 员工档案库中可以为员工生成阴历生日日期，有助于给员工提供人性化的祝福，自动按年或者按月计算员工工龄，为工龄工资提供数据支持6) 员工档案中的不同状态的员工可以以不同的颜色标示，比如试用员工显示为绿色，方便区分7) 员工档案库中也提供短信接口，可以选择给符合条件的员工发送一些短信提醒或者祝福8) 所有员工档案的信息和子集可以导出到成一个统一的表格，有助于信息的统一查看9) 导入更新的功能可以将导出的人事档案信息Excel文件进行批量修改以后通过工号对应重新导入系统，更新系统中的数据10) 对于已经完善的员工信息可以锁定入司日期，避免入司日期修改造成的错误11) 独立的劳动合同管理功能可以对于未签合同或者合同失效的员工进行提示，并且红色显示，避免合同遗漏带来的风险12) 员工工作经历、教育经历、家庭关系、关联文档、奖罚信息等等信息都是员工档案的子集，可以选择导入数据，并且可以根据需要自定义员工子集，建立如员工体检记录、节日福利发放等等子集，增加的自己在员工详细信息中以多页的方式或者单页的方式一次性展示13) 员工调动又称为员工异动，可以记录人员入职以后的任何变动，包括岗位、部门的调动，以及任何员工重要的信息的异动都可以通过员工异动来记录，离职和复职会自动产生调动记录14) 人员完成在企业内的职业生命周期以后，进入员工离职库中进行统一管理，离职之前可以选择一段时间作为登记离职的过程，满足部分岗位的交接过程（登记离职以后，不再受人员编制限制），离职过程中可以选择工号是否重用，以及考勤截止日15) 根据需要管理人员可以设置针对日期的提醒内容，如本年、本月或者几天内的入职、转正、调动、离职、合同到期、生日的人员，在打开系统时候给予提示16) 员工统计分析可以为管理人员提供结构化的数据分析，并产生图表，统计的项目可以自己配置，统计的结果可以进一步定位到员工17) 员工异动分析可以回溯到系统的任何一个历史时期，统计一段时间内的人员异动情况，根据不同等级的组织来统计离职率和人员异动情况18) 员工离职分析可以统计和分析员工的离职原因和离职人员的结构组成等等信息2.1.4员工培训管理1) 管理企业内部的培训资源，包括导师和培训课程，导师和培训课程可以建立起对应关系2) 根据岗位的培训需求，结合已经培训的记录，自动产生还未参与培训人员的培训需求，管理人员可以参考培训需求建立培训计划，培训计划可以批量选定多个课程和多个参与人员，设置培训费用、培训服务合同等等内容，有助于统计培训成本，通过培训协议对员工进行约束3) 培训计划经过审核以后就可以开始执行，执行过程中可以记录每个参与人员的培训参与时间、培训考核结果以及获取证书的情况，最终记录到员工培训记录中2.1.5人员考勤管理1) 可以根据需要选择开始日期和结束日期新建一个考勤计算周期，一般都是以月份为单位，过去考勤数据可以通过管理员批量的删除2) 支持的考勤机品牌多样，目前支持易思考勤机（易天自有品牌）、中控考勤机、汉王考勤机和依时利考勤机等，其他考勤机可以根据需要通过开发驱动接入3) 考勤机以TCP/IP接入为主，也支持串口和USB口接入，U盘采集的数据也可以灵活的导入系统4) 考勤设备管理支持批量的检查在线情况和设置当前时间的功能5) 自动采集功能支持定时采集考勤机数据，并且自动产生日报表和月报表，对于一些型号的考勤机，系统支持实时监控功能，管理人员可以实时看到员工的签卡情况6) 考勤数据采集过来以后，考勤机上不自动删除，采集成功的考勤记录以xml文件的格式保留一份在程序安装目录下的attdata目录中，同时在数据库中也保存两份，多重保证考勤数据不会丢失7) 考勤记录中如果有照片信息，会保存在attdatapicture目录下，在选中考勤记录的时候自动打开照片，系统不会自动清除照片8) 以时间段为最小单位设置班次规律，可以跨天，分别以多天、多周、多月为周期进行规律排班，覆盖所有班次规律9) 班次类型可以分为规律班次、智能排班、智能班组和自由排班，可以满足最复杂的排班需求a) 规律班次：最常用的类型，解决规律的排班需求，条件是管理人员可以在计算考勤的时候知道员工的上下班时间安排b) 智能排班：对于管理人员不能准确地了解员工的上下班时间，并且可能多个时段的不同组合，选择智能排班，智能排班可以通过参数设置没有签卡是否算旷工c) 智能班组：从几组固定的时间段组合中自动匹配，系统根据匹配的时间点最多，不匹配的时间点最少的原则，智能选择最佳时间段组合，节约排班时间d) 自由排班：对于上下班时间不固定，可以在任何时间签卡，只计算两次打卡的时间差的员工进行的排班10) 可以给员工建立分时期的排班计划，系统生成员工每天的上下班时间，可以进行手工的临时调整，或者导入批量调整临时排班情况11) 员工请假可以包含事假、病假、出差、年休、婚嫁、产假等等类型，在类型的配置中可以设置工时比率，根据工时比率来分别计算请假期间的工资，请长假的情况可以直接生成一条异动记录来改变员工的状态12) 员工加班可以设置为平时加班、周休加班和节假日加班，根据工时比率的不同来计算加班工资13) 员工调班用来处理记录一些批量的临时加班、调班、调休等等情况，节假日的调休就可以这样实现14) 补签管理可以为批量员工的多个日期，多个时间点进行补签，补签可以设置成通过审核以后才产生签卡记录15) 节假日管理可以设置整个年度的节假日休假情况，节假日加班的情况可以通过调班或者临时排班的形式进行调整16) 系统最终会根据排班、请假、加班、节假日、签卡记录、补签记录、员工入司日期、考勤截止日等等因素生成员工考勤日报表，考勤日报中考勤项目可以根据管理的需要进行配置，比如可以配置迟到次数，也可以配置迟到10分钟以上的次数，设置各个项目的异常条件17) 对于异常的日报表数据，可以设置成红色显示，隐藏正常项或者正常记录，通过日报表管理可以直接对异常的记录进行补签、请假、加班、调班等等操作，方便快捷地完成考勤异常的处理18) 日报表有锁定日期的功能，锁定已经完成处理的日报表记录，避免一些错误的修改19) 日报表的统计结果生成考勤月报表，月报表的项目可以根据需要进行配置，数据异常可以红色提示，双击可以查看到整个月的日报表明细，再双击可以查看当前日期的打卡记录20) 考勤月报表可以直接被工资公式中引用，实现考勤工资的计算21) 集团化的考勤解决方案，通过结合先进的P2P考勤机，总部可以下发考勤人员到任何分支机构的考勤机，并且可以直接采集数据到总部，生成考勤报表，分部可以通过自助平台查询本部门的考勤结果，示意图如下：2.1.6员工工资管理1) 工资帐套管理可以为整个公司设置多个工资帐套，每个帐套就是一套工资算法，适用于不同类型的人员（如销售人员和行政人员工资就是不同的），满足于复杂的工资计算方式2) 工资项目可以由基本项、继承上月项和计算项组成：a) 基本项：可以设定一个固定值，不设置的话，默认为0，比如基本工资、岗位工资等项目可以设置成基本项b) 继承上月项：继承自最近已结算的历史工资记录，可以选择继承自本项目或者其它项目，比如社保扣款、住房补贴可以设置成继承自项目本身，上月结余项目可以继承自上个月的结余项目c) 计算项：通过引用员工档案信息、考勤信息、考核信息、住宿信息等等项目计算而得，或者通过基于标准SQL的语法从数据库提取任何需要的数据，比如工龄工资、考勤扣款、销售提成等等3) 也可以为工资配置文本项目，方便于一些文本值的保存，比如工资发放的货币类型、区域等等内容，文本项目也可以由配置公式计算而得4) 在员工工资初始化的时候为员工设置帐套和帐套开始生效的日期，并且配置帐套中一些基本项目的值5) 工资调薪记录可以在系统中进行保存，并且在调薪日期到来的时候自动生效，避免人为的遗忘6) 社保登记管理也属于薪酬福利管理的一部分，这里可以根据不同地区的要求配置社保缴纳比例和金额，登记员工的社保缴纳情况，同时也可以登记一些企业为员工提供的商业保险7) 工资以月为周期进行新开，可以选择分部门结算或者反结算，结算以后的工资就不能修改了，被结算工资月份使用的工资帐套也不能删除，只能进行停用8) 在做当前月份工资的时候可以根据需要给同一个员工在不同帐套中开出多条记录，并且可以给调到其它部门的人员、离职人员和兼职人员开出工资9) 一些分部分上报过来的工资结果可以通过导入更新进入系统10) 通过工资记录可以反查员工信息，以及员工所有历史工资记录，对比员工的工资变化11) 可以为工资记录设置“已结算”或者其它状态，并且以不同的颜色标示，“已结算”状态的员工工资不能再做修改，除非把状态修改成其它12) 员工银行账号信息可以通过Excel文件导入系统，系统可以根据账号信息和应发工资等等项目导出银行需要的工资发放文件13) 工资项目可以根据需要进行分组，可以为各个项目组设置权限，限制可以访问的角色，同时项目组也能实现工资的多次发放的功能，可以为每个项目组配置一个应发项，当选中一个项目组，进行工资发放以后，应发工资就会累加到工资记录的已发工资项目中14) 制作完成的工资记录可以打印成工资表，供财务和公司领导审核签字，工资记录也可以导出成工资条格式的Excel文件，方便打印出来发放给所有员工15) 通过邮件或者短信给部分员工发送工资条信息也是把工资详细信息传递给员工的有效途径16) 当月工资记录可以根据多级部门、员工类型、级别等等信息进行统计分析，生成统计分析表17) 计算以后的工资记录进入历史工资档案供以后查询和统计，可以选择统计过去整年或者多个月的工资，对比整个部门或者某个员工一段时间内的工资变化趋势18) 计件工资管理是生产制造企业的重要组成部分，默认实现的是个人计件功能，只要产品工价确定，就可以为每个员工录入计件数量，自动计算出计件工资，统计到工资月报表19) 对于一些专门的行业，如汽配、鞋服等等，系统提供一些开放的接口，可以定制解决计件管理问题，或者从ERP等其它系统中取得计件的结果信息2.1.7员工后勤管理1) 可视化的员工宿舍配置，配置宿舍楼、房间以及床位等信息，记录房间中的设备和荣誉等信息2) 方便地设置人员到各个房间床位，通过床位又可以查询到人，有权限的人员可以查看到人员的详细信息 3) 设置水电费的单价，通过设置房间中的用水用电的月初和月末值，自动计算当月的水电费总额，根据入住的天数分摊到房间最好的每个人身上，可以选择从工资中扣除4) 人事档案管理中可以发起入住申请，在宿舍管理中可以进行审核入住，记录人员入住和搬出的精确时间，形成住宿历史信息以供查询5) 及时的住宿信息的更新和宿舍的入住率统计可以帮助企业充分的利用宿舍的利用率6) 办公用品的领用管理可以记录办公用户的使用情况，记录和统计使用数量，更新物品的库存7) 记录需要归还的物品的信息可以帮助企业保管一些贵重的物品，在员工离职的时候给予提示，保证物品不会丢失2.1.8系统配置管理1) 数据操作功能，可以备份和恢复数据，并且提供对数据库进行查询分析的功能，为信息管理部门提供简便的数据访问功能2) 通用的数据导入功能，为系统初始化之前的原始数据提供一个统一的数据入口，提供一些技巧可以导入员工的子集3) 外部数据库功能，可以把人事档案信息和一些外部数据库进行绑定，当系统增加或者减少人员或者部门的时候，绑定的系统也做相应的操作，外部数据库必须是指定的，如果需要增加，需要做二次开发4) 用户和角色管理中可以为一个用户设置为一个或者多个角色，满足一个用户多个职能的情况，同时，可以限制用户的管辖部门，使其不能超出范围的查看或者操作5) 通过用户详细信息中的密码保密选项，可以使所有用户的密码以加密的形式保存在数据库中，防止密码泄露6) 完善的权限设置，可以为角色设置模块权限、操作权限和列权限，根据用户或者岗位设置权限范围（以部门为单位），每个用户的所有对应的权限都可以导出成一个Excel文件以供查看，方便权限的分配7) 分布式升级服务，任何一个客户端更新到最新版本，都可以上传到服务器，让所有连接到服务器的客户端更新成最新版本8) 系统的任何操作都形成操作日志以备查看，同时，所有程序运行的错误信息都保存到系统App_Data目录下的log.txt文件2.1.9辅助功能管理1) 对公司的规章制度文档进行分类管理，形成一个知识库2) 根据需要配置一些辅助表格，包括岗位职级定义等等，为人力资源核心业务模块的正常运转提供一些辅助数据支持2.2 HR报表引擎和HR流程引擎HR报表引擎基于SAP Crystal Report（水晶报表）的设计技术，水晶报表作为世界上应用最广泛的报表引擎之一，功能强大，设计可视化，设计工具可以选择Visual Studio或者水晶报表专业版软件。HR流程引擎是一套基于ASP.NET的Web应用系统，可以自定义流程节点和各个节点的控制。2.2.1模块报表配置1) 为核心业务功能的各个模块设计表单或者报表，嵌入到各个模块，在列表的右键菜单中显示，如工牌、简历表和员工统计表等等，报表可以根据角色设置权限2) 模块报表中也可以选择嵌入针对性二次开发的一些窗体功能，导出一些复杂的Excel格式文档2.2.2全局报表配置根据高层领导管理需要设计一些全局报表，如员工异动统计表、员工结构分析、员工成本构成等等报表，根据一定的用户角色权限开放给相关的高层领导。2.2.3订阅中心1) 全局报表可以通过订阅的方式定期地自动发送到企业高层领导的邮箱，让其及时了解企业人力资源的现状，以便做出正确的决策2) 系统中的一些事件可以通过短信订阅的方式发送给相关的人员，这些事件可以是合同到期、员工转正和员工合同等等3) 通过定期的执行一些数据库语句，来定期的更新数据库中的而一些信息，满足数据同步、动态变更等等需求2.2.4 HR流程引擎针对已经拥有OA的股份有限公司，人力资源管理系统不提供流程引擎，但是系统提供对外的标准数据访问接口，数据接口以Web Service的方式提供。如图：2.3 HR自助门户HR自助门户通过Web平台和自助查询机让普通员工和各职能部门经理进行自助查询人力资源相关信息，为企业高层领导提供人力资源统计报表和战略决策支持所需数据。人力资源服务通过自助的形式提供出来，可以让所有人员积极的参与到管理当中，扩大了人力资源部门的服务范围，减低服务成本。2.3.1 自助门户1) 对于可以使用电脑浏览器的员工，提供一个统一的HR门户入口页面，员工可以通过分配的用户名密码访问自己的信息，包括个人档案信息、考勤信息、薪酬历史、培训信息、合同信息、教育工作经历、调岗信息、物品领用信息、奖罚信息和家庭关系等等。2) 员工对于一些考勤工资或者其它方面的异常信息可以进行在线申诉，也可以在线报名参加培训，还可以参与公司发布的员工满意度调查活动。3) 员工可通过自助门户进行在线考试，系统自动对考试题目进行阅卷。4) 员工可通过自助门户对个人绩效及同事进行绩效进行考核打分、考核申诉。5) 经理或主管登录系统可以查看到所有下属人员的基本信息资料、考勤情况报表、薪酬情况、申诉情况、请假单、加班单等等内容。6) 高层领导