如何加强疾病预防控制中心电子文件的归档管理

1 / 7 如何加强疾病预防控制中心电子文件的归档管理 论文摘要：随着我国医疗卫生体系建设的不断深入，疾病预防控制中心的信息化水平也日益提高，随之而来的是亟待加强在日常科研和管理工作中产生的电子文件管理和归档工作。本文以电子文件特点作为切入点，分析了疾控中心电子文件归档管理中存在的问题，针对这些问题文中进一步提出了通过加强疾控中心电子文件归档管理的措施。 关键词：疾病预防控制中心 电子文件 归档管理 措施 问题 引言 随着信息化技术日新月异的发展，电子文件作为一种使用方便，传输便捷的新的文件载体形式已广泛的应 用于我国各大企事业单位之中。疾病预防控制中心（以下简称疾控中心）作为我国重要的医疗卫生机构一直受到国家的高度重视，近年来我国疾控中心的软、硬件建设水平也得到了大幅的提升，计算机和信息化技术广泛的应用于我国疾控中心的日常科研和管理工作之中，由此产生了大量的电子文件。如何更好地管理和归档这些电子文件，使其充分发挥作用，成为疾控中心有效的技术资料，是疾控中心档案管理人员需要思考的问题。 2 / 7 2 电子文件的定义、特点及其归档管理上的难点 2 1 电子文件的定义 电子文件是人们在社会生活中通过相应的电子数码设备产 生的，并以代码的形式存储于各种设备上并依赖于这些设备进行查阅、修改、存取和网络传输的文件。 2 2 电子文件的特点 电子文件作为一种新型的文件载体，是我国企事业单位传统纸质文档的补充和延伸，要对电子文件有效的进行归档管理，首先要了解其特点： 第一，信息容量大，存储方便。电子文件的载体一般是光盘、磁盘，而目前一张普通 500M 的光盘，相当于 2.5 亿个汉字的纸质文档容量。此外，光盘、磁盘等存储设备的重量轻，体积小，存储起来非常方便，不需要很大的存放空间。 第二，传输便利，远距离瞬时传输。随着网络通信技术的日益发达，电子文件在共享与传输上越来越便利，具有远距离瞬时传输的特点，取用方便。 第三，检索快捷，利用率高。电子文件一般基于计算机的操作系统和相关应用软件产生，因此可以通过操作系统或相关软件检索系统快捷便利的查找用户需要的电子文件。 2 3 电子文件归档管理上的难点 电子文件虽然具有以上使用上的特点，但在电子文件归档管理上也存在一定的难点： 3 / 7 第一，电子文件归档标准有待统一。由于我国电子文件归档还缺乏统一的制度规范，因此对于不同单位收集的电子文件，其档案管理的方式和标准也各不相同，这不利于不同单位间电 子文件的传输共享。 第二，信息易损，对存储设备的依赖度大。电子文件的存储一般都依赖于各种电子存储设备、操作软件，而且大量的不同来源的文件信息往往存储于同一设备内，而电子设备可能受到各种断电、短路、零件耗损等各种原因的损坏，从而导致电子文件的灭失性高于传统的纸质文档。 第三，网络黑客和计算机病毒等，给电子文件的归档管理带来很大的威胁，电子文件容易受到这些因素的修改、删除或复制，给电子文件尤其是一些需要加密保管的文件在归档管理上带来困难。 3疾控中心电子文件归档管理存在的问题 3 1 电子文件归档 缺乏统一的标准 由于我国疾控中心还未建立统一的电子文件归档和管理标准，因此这给我国疾控中心电子文件归档管理带来一定的困难。各地疾控中心往往依据当地的电子文件归档标准进行归档和管理，相应的电子文件管理系统的建设也各不相同，这非常不利于今后电子文件的共享和电子文件归档内容的规范化，不利于建立疾控中心统一的电子文件管理和归档平4 / 7 台。 3 2 电子文件和纸质文档归档管理缺乏配套机制 目前大部分疾控中心一般都仅对纸质文档或电子文档单独归档，这不利于新形势下文档管理的规范性、便捷性和安全性，这是因为电子文档由于对存 储介质依赖程度高、容易受到网络黑客和病毒的威胁，因此容易发生灭失等情况，而单对纸质文件归档，在取用和检索上就不如电子文件便利，因此对于电子文件和纸质文档管理归档需要进一步配套和规范。 3 3 疾控中心电子文件管理人员业务素质有待提高 由于电子文件归档本身就是一项新鲜事物，而且国家缺乏统一的管理归档标准，因此我国大部分疾控中心的档案管理部门的工作人员对电子文件归档管理的工作 并不熟悉，许多档案管理工作人员的知识结构也相对单一，计算机信息技术水平不高，对电子文档归档的流程也不清楚，因此对于电子文件归档管理工作不适应。 4 加强疾控中心电子文件的归档管理的措施 4 1 建立疾控中心电子文件归档的制度 疾控中心要建立统一的电子文件归档制度，从而有利于规范统一归档各种科研及管理电子文件的标准，也有利于今后各单位电子文档管理系统的建设，有关监管部门应担起责任，监督各地疾控中心严格落实执行电子文件归档制度，从5 / 7 而使电子文件归档更加系统化。疾控中心电子文件归档制度的建设要注意与疾控中心 实际相结合，与传统的纸质档案管理相结合，在制度中明确疾控中心电子文件的归档范围，明确归档整理的要求，明确安全防护的措施，明确具体的管理机制。 4 2 实行电子文件 “ 双套制 ” 管理 电子文件 “ 双套制 ” 管理就是对应于同一内容的文件，既要对其电子版本进行归档管理，也要对其纸质文档进行归档管理。比如：疾控中心的档案管理部门可以将重要的纸质文件进行扫描后，同时归档其纸质文档和电子文件，也可以将仅有电子文件的文档内容打印后，再同时归档其电子文件和纸质文档，另外上报档案管理部门的各科研部门也要将电子文件或纸质文件留 档备查，从而确保 “ 双备份 ” 、 “ 双留档 ” ，增强疾控中心文件归档管理的规范性、安全性与稳定性。 4 3 提高电子文档管理人员的工作责任感和业务素质 疾控中心有关领导和相关管理部门要重视对于电子文件归档管理人员的培训工作。一方面，要通过培训加强其工作责任感，调适电子文档管理人员的心理状态，倡导敬业奉献，以人为本，建立相应的奖惩机制，调动电子档案管理人员的工作积极性，积极鼓励其对电子文件归档管理工作经验的探6 / 7 索和交流；另一方面，要加强对电子文件归档管理人员计算机信息技术水平、网络安全技术的培训和提高，使其准确地掌 握和运用电子文件和电子档案管理的标准和具体操作技能。另外，还要注意加强电子文件归档管理人员档案管理知识的学习和培训，使其既精通电子档案管理又擅长传统的档案管理，更有利于疾控中心档案管理的系统化。 4 4 确保电子档案的安全 要保证电子文件的安全，要注意以下几个方面。第一，存放疾控中心电子文件的电脑必须专用，并由专人管理，同时设立管理远密码，除特殊情况下，一般不于互联网相连，对于一定要与互联网连接的电子文件存储电脑要安装杀毒软件，并定期对系统和杀毒软件进行更新和查杀病毒。第二，当需要对电子文件进行取用时， 不用外来的可读写存储介质，而采用一次写入光盘等保证不含病毒的存储介质。第三，定期对存储设备和存储环境进行检查，保证其稳定性。第四，在使用光盘对电子文件进行保存时，要注意采用可读式或一次写入式的光盘进行保存，建立电子文件光盘库并且对光盘进行编号分类，确定光盘中电子文件存储的档案信息组织结构，作好与电子文件光盘对应的纸质文档记录表，从而方便地了解光盘中电子文件的内容。 4 5 建立 OA 文档管理系统，使档案管理系统与办公自动化系统联网 7 / 7 对于目前疾控中心中档案管理系统与办公自动化系统不兼容的问题，要在中心内建立 OA 文档管理系统，促使档案管理系统与办公自动化系统联网，这样虽然由于办公自动化系统和档案管理系统的软件环境不同而无法使数据直接转换，但通过联网把要归档的电子文件先转入 OA 文档管理系统，在 OA 文档管理系统对其进行格式制换，从而将其与档案管