探析企业科技档案的收集与整理.doc

探析企业科技档案的收集与整理 文/广东电网有限责任公司茂名高州供电局陈世琴 【摘要】做好企业的档案工作，对企业的管理经营、维护企业自身权益、促进企业可持续健康发展、提高企业竞争能力等有重大意义。尤其是对企业科技档案工作的收集和利用，档案数量的不断增加、电子信息化的不断加快，对档案人员提出了更高的要求。 关键词企业；科技档案；收集与 科技档案是供电企业越来越重视的一种档案，在企业生产经营中的地位越来越受到重视，认真做好企业科技档案工作的收集和工作，提高对科技档案的案卷质量要求，对企业的科研成果、提高管理水平、降低企业耗损、提高经济效益有非常大的帮助作用，企业应加强对科技档案的收集和工作，为档案部门收集、科技档案提供方便。 一、科技档案的收集工作 科技档案是档案管理的重要内容，也是科技档案信息资源开发的必要条件。在供电企业的科技档案收集中，科技档案涉及到供电企业的各个方面，不仅为供电企业提供隐形生产力，也为电力企业的发展提供服务。做好企业科技档案的收集工作，首先要明确企业档案部门的指导思想和要求，协调、交接科技业务部门的归档文件，掌握科技档案收集工作的途径和方法，积极开展科技档案的收集工作。按照供电局对工程项目档案管理规章制度，通过以收集、的形式进行工程项目资料的收集，保证工程项目资料的真实完整、系统和准确，只有保证科技档案的质量，才能发挥企业科技的有效性。 在供电局的科技档案中记录供电企业的各种活动，电力基础建设以及科研活动，对工程项目的立项及竣工等过程的记录，电网生产、运行，改扩建和维修等各种资料形成档案。 档案人员向供电局人员征集科研成果的档案，对本单位各职能部门的科技档案进行收集，移交本单位个人科技档案。 企业档案人员必须熟悉和掌握收集各工程项目档案的渠道和方法，档案人员对科技档案意识的强弱，对档案工作中科技档案的收集有着重大的影响。所以，还要加强档案人员的科技档案收集的意识，做好供电企业科技档案收集的关键是对系统的科技档案和零散的科技档案进行分门别类地收集，既要增强档案人员的科技工作意识，又要把科技思想贯穿到工作当中，根据科技档案收集的规律，对档案人员合理分配工作，科学、有效地进行档案收集。在收集过程中，实行严格的监督控制。在科技档案收集归档前，一定做好对科技档案不完整、收集不准确等各种情况的记录和报告，并进行补充和完善。 二、加强科技档案工作 供电企业在生产和经营活动中对科技的档案要求越来越高，企业对科技档案的调阅愈来愈频繁，已有的档案管理模式适应不了新环境下档案工作的新要求，加之供电企业的不断发展，电力事业的改革等因素的影响，使电力企业愈来重视科技档案的收集、管理和利用，在提高管理和利用方面，对科技档案工作进行卓有成效的保护措施。 （一）案卷内的科技文件有序排列。在供电企业的所有科研科技档案，应按照时间顺序进行排列。零散的科技档案做到有规律、有目的地排列。对各工程基建项目资料应按照开工时间、材料、设备开箱验收、设备安装调试、运行、维修等一系列的运行制度进行，也可按照各自相关联的案卷实行类目排列或单独组卷。 （二）案卷封面制作规范。科技档案的案卷封面要制作规范，符合标准。可在案卷外封面的正表面和案卷内封面上制作。制作时，应简明案卷题名、准确概括案卷内容。对案卷题名应包括名称、代字、代号、组件、部件、阶段的代号和名称。对编制单位，应注明案卷材料的主要单位或负责人。写清楚案卷文件材料的起止日期。按照科技档案要求，对档案的保管年限注明保管期限，并填写保管密级。填写案卷的目录号、分类号和顺序号，以及档案室的代号和编号，对本案卷的定本进行微缩编号的填写。 （三）准确填写页码。对科技档案案卷内的文件材料进行页码编写，对有书写内容的页面进行编号，统一规范单页面在右下角编写，双页面文件材料正面在右下角，背面在左下角进行编写。对于成套、册等科技档案的情况，原目录可代替卷内目录，原页码也可代替卷内页码。若与其他零散科技档案组合一起的，应排在卷内文件材料的末尾，备注中注明总页码即可。 （四）卷内目录编制清晰。对卷内目录的编制应清晰，顺序号按照阿拉伯数字进行标注，文件材料题名、文件编号、责任人、日期、页次等应清晰规范。卷内目录的编制应排在案卷文件材料的前面。 （五）卷内备考表制作。卷内备考表要标明科技文件材料的件数、页数和需要说明的问题，应排在卷内文件的末尾。 三、结语 科技档案工作是企业生产和经营中必不可少的工作，在企业中的利用价值越来越大，特别是供电企业对科技档案的利用率及其在生产经营中的地位越来越高，档案人员要充分认识、认真做好企业科技档案工作的收集与，加强对企业科技档案工作的案卷质量把关，为企业有效地服务，使企业的科技