新资源应急管理系统用户手册

新资源应急管理系统新资源应急管理系统 用户手册用户手册 新资源投资管理有限公司新资源投资管理有限公司 测试部测试部 目目 录录 第一章第一章 任务处理任务处理.4 一、启动标准任务.4 二、启动临时任务.6 三、我发起的任务.6 四、我参与的任务.8 五、待处理任务.9 1.相关文件.12 2.上传附件.13 六、任务监控.14 七、任务审核.15 八、被审核任务查阅.19 九、特殊操作申请.19 十、授权任务.20 十一、被授权任务.20 十二、任务检索.21 第二章第二章 任务状态任务状态.23 一、任务运营图.23 二、任务执行图.24 三、流程实例化分析.24 四、任务超标分析.25 五、待处理任务分析.26 第三章第三章 公文管理公文管理.28 一、拟文管理.46 二、已收文管理.46 三、已发文管理.47 四、公文检索.48 第四章第四章 报警通知报警通知.49 一、通知信息处理.49 二、报警信息处理.50 第五章第五章 个人设置个人设置.52 一、个人信息设置.52 二、授权管理.53 三、个人通讯录.54 四、个性化设置.54 第六章第六章 邮件管理邮件管理.56 一、邮件夹.56 二、草稿箱.57 三、收件箱.58 四、发件箱.58 五、已删除邮件.59 第七章第七章 报表统计报表统计.60 一、个人报表.60 二、公司报表.62 三、部门报表.64 第八章第八章 PDA.67 一、公共信息.73 1、公司新闻.74 2、公共通讯录.75 二、任务处理.76 1、启动任务.77 2、启动临时任务.78 3、我发起的任务.79 4、我参与的任务.80 5、待处理的任务.82 6、审核任务.85 7、审核任务.87 8、特殊操作申请.87 9、监控任务.88 10、授权任务.91 11、被授权任务.91 三、公文管理.92 1、拟文管理.92 2、已收文管理.93 3、已发文管理.94 四、个人设置.95 1、授权管理.95 五、报警通知.96 1、通知信息处理.96 2、报警信息处理.97 第九章第九章 工作图工作图.99 一、GIS.99 附录.163 1名词解释.163 2流程图式样.163 第一章第一章 任务处理任务处理 根据流程定义，用户可以发起一个任务，自动指派到相关责任人的处理页面，同时通过各 种方式通知责任人；同时新资源应急管理系统支持责任处理、转办、协作、监控、审核、暂停/ 恢复、终止、浏览任务及其步骤；新资源应急管理系统的公文处理和任务处理可以做到无缝切 换。进入系统首页，点击左侧任务处理，如图 1-1 图图 1-11-1 一、一、 启动标准任务启动标准任务 进入系统首页，可以查询权限范围内定义好的流程；作为发起人，选择一个流程后，可以 启动一个新任务。点击任务处理启动标准任务，进入到启动标准任务界面，如图 1-2，在启 动标准任务界面，填入任务名称，然后在“对应的工作流程”后的下拉框中选定定义好的流程 其名称再定任务的优先级别和群组设置，点击启动新任务按钮，该任务立即启动，可以在待处 理任务列表中找到已启动的任务。 用户也可以选择“预设启动”一个任务：选择好一个流程后，在“预设启动”前的方框中 打，然后定义预设启动时间，系统即可按用户所定义的时间自动启动任务。 图图 1-21-2 提示提示： 选定工作流程后显示的启动参数值（若该流程包含启动参数）是流程设置中的默认值， 用户需要重新填写实际值，任务才能流转。 如果流程图太大一次看不完整，请点击全屏按钮查看整个流程图，或点中鼠标左键+键 盘Alt键，并在流程图上移动鼠标就可以查看流程图的其他部门。 任务状态分为：运行、暂停、终止、结束。 只有当任务状态为“终止”或“结束”时，任务才可被删除。 启动运行 子流程 完成 中止 暂停 恢复暂停 进入完成子流程 中止 完成 启动 中止 任务状态示意图任务状态示意图 二、二、 启动临时任务启动临时任务 对于突发性工作可作为临时任务启动。 临时任务的特点在于：它未在流程定义工具中定义相应的流程；而是在启动时设定任务的属性 和每一个步骤的相关属性后进行流转，每一个步骤完成的同时可以决定是否继续该任务。左侧点击 任务处理启动临时任务 如图 1-3 图图 1-31-3 临时任务启动界面与标准任务启动界面有所不同。但事实上，任务启动后，都是按照用户定义 流转的。在填写好各项内容后，与启动标准任务一样，点击启动新任务按钮，任务立即启动。 注意注意： 要分清哪些项为任务属性（一般在临时任务的第一步设置） ，哪些项为步骤属性。任 务属性将跟随该任务流转到任务结束；而步骤属性只在该步骤中生效。 提示提示： 属于任务属性的项：任务名称、任务优先级、监控人、自动报警系数、审核人、通知 方式、相关公文； 属于步骤属性的项：步骤名称、所需时间、责任人、保密步骤、协作人、 步骤优先级、 工作内容； 在填写相关公文时，若当前步骤不需要该公文，请在其后的下拉框中选择“后继处理” ， 在需要该公文的步骤中再定义其权限即可。 三、三、 我发起的任务我发起的任务 用户登录后，可以查询由本人发起的任务，包括任务发起的时间，任务的状态等情况。 进入系统首页，点击任务处理我发起的任务，进入到我发起的任务界面，任务列表按照任 务的发起时间进行排序，如图 1-4 图图 1-41-4 删除任务，只需在任务状态为“终止”或“完成”的任务前方方框中打，点击删除。 提示提示：只有当任务状态为“终止”或“完成”时，任务才可被删除。 搜索：搜索：在搜索框中填入一个查询条件才可以搜索任务。 高级搜索：高级搜索：可根据任务名称、发起时间、状态等进行详细搜索。 点击一个我发起的任务名称，系统即可进入此任务的查看界面，可以查看任务的详细信息， 包括每一个步骤的情况。如图 1-5 图图 1-51-5 单击左侧流程图中的完成的任意一个步骤，可以查看该步骤的历史信息。 在有特殊要求（终止、跳转、暂停/恢复）的情况下，可以向监控人员提出特殊申请，之后可 以查看回复的信息。 四、四、 我参与的任务我参与的任务 在我参与的任务（包括参与办理任意步骤的任务和阅示任务）列表中，可以看到当前用户参与 的所有任务及其任务的状态，同时在我参与的任务界面中还可以查看到需要当前用户阅示的任务列 表。进入系统首页，点击任务处理我参与的任务，进入到我参与的任务界面，如图 1-6 图图 1-61-6 删除任务，只需在该任务前的方框中打，点击删除按钮。 提示提示：只有当任务状态为“终止”或“完成”时，任务才可被删除。 搜索：在搜索框中填入一个查询条件才可以搜索信息。 高级搜索：可根据任务名称、发起时间、状态等，进行详细搜索。 点击一个我参与的任务，系统即可进入此任务的查看界面，可以查看任务详细信息，包括每一 个步骤的情况，如图 1-7 图图 1-71-7 单击左侧流程图的完成的任意一个步骤，可以查看该步骤的历史信息。 在有特殊要求（终止、跳转、暂停/恢复）的情况下，可以向监控人员提出特殊申请，之后可 以查看回复的信息。 提示提示：当任务中含有阅示节点时，在我阅示的任务界面中，进入阅示任务，单击要查看的 任务节点即可；那么阅示用户也可以查看该任务各步骤信息及公文信息。 五、五、 待处理任务待处理任务 用户登录后，可以查看需要当前用户处理的待处理任务。进入系统首页，点击任务处理待 处理任务，进入到待处理任务界面。在待处理任务界面中列出了任务的优先级，对于优先级别高和 中高的任务，其任务前面会有图标提示，如图 1-8 图图 1-81-8 待处理任务中有三个列表：待处理任务列表、被授权待处理任务、协作处理任务列表。待处理 任务列表列出了需要当前用户处理的任务，共分四种情况：发起人为当前用户、自动流转到当前用 户、他人转办、他人授权处理（包括自动代理） ；被授权待处理任务是由其他人授权给当前用户的 任务；协作处理任务列表列出了在流程定义过程中当前步骤设定了当前用户为协作人的任务。 从列表中选择要处理的任务，就可以进入到所选任务详细信息界面，如图 1-9，左侧图形为当 前任务对应的流程图，可以看到当前任务的进展情况，流程图中深绿色节点为完成节点，浅绿色为 当前待处理节点，白色为未处理节点。 图图 1-91-9 图中详细展示了任务的启动属性，如：任务名称、当前状态、发起人、发起时间、步骤责任人、 当前步骤的工作项描述、实际消耗、实际工作情况和相关公文等内容，步骤责任人可以更新步骤的 备注。 作为工作流步骤的责任人，还可以选择把该步骤转交给他人办理，图 4-9 中的转办人一项，把 任务临时交给其他人（只可以是一个人，并且不在责任人列表里）去做，选择可选项转办所有步 骤 ，即可以转办所有未完成的步骤。 作为工作流步骤的协作人，无权完成当前步骤的工作内容，只能保存协助责任人所做的工作， 如 公文创建、修改等。 技巧：技巧： 任务转办：选择转办人，并且选择是否转办所有步骤，然后点击转办按钮即可。 步骤完成：在更新步骤的备注、实际消耗、实际工作情况和相关公文等内容后，直接 点击完成按钮，该步骤工作即完成，任务流转至下一步骤责任人。 查看特殊操作界面：点击特殊操作按钮，即显示特殊操作界面信息。 提示提示： 如果流程图太大一次看不完整，请点击全屏按钮查看整个流程图，或请点中鼠标左键 +键盘Alt键，并在流程图上移动鼠标就可以查看流程图的其他部分。 可以单击左侧流程图的已完成步骤，查看任务执行已完成步骤内容。 步骤历史：如果某个步骤因为循环或者跳转的原因执行了多次，可以查看每一次的执 行情况。 业务界面：查看除当前步骤和责任人之外的其他责任人及其需要完成的工作项内容 （注意业务界面是针对步骤而言，而非整个任务） 。 任务流转过程中，可以随意上传或下载附件（不能对附件进行修改） ，无权限控制， 但是有个数的限制。 对于保密步骤，需点击权限进行查看，其他与该步骤无关的人无法查看该步骤详细信 息，包括该步骤的公文。 注意注意： 若当前步骤包含消耗项，在任务详细信息中会有消耗项列表，并且在列表中给出标准 消耗。 若该任务的工作流程图中包含“判定”步骤，在任务详细信息中会让用户选择流转参 数，即从该步骤进入到下一步骤的条件。 若该任务的工作流程图中包含“并行”步骤，待处理任务列表中会同时列出待处理的 若干并行步骤，只有当所有并行步骤完成后，工作流才会转入下一步骤。 若该任务的工作流程图中包含“或”步骤，任务列表中会同时列出待处理的若干并行 步骤，当其中的任意一个步骤完成后，工作流即会转入下一步骤。 若该任务的工作流程图中包含“自动”步骤，当处理到该步骤时，系统会根据该步骤 所设定的时间进行处理，完成后自动转入下一步骤。不管下一个步骤是不是有分支， 是一个什么类型的步骤；对于当前责任人来说，只需如实填入本步骤的实际运行参数 （包括公文，实际消耗，流转参数等） 。 1.相关文件相关文件 公文流转随着系统工作流任务的流转而流转。 公文能够和 MS Office（Word、Excel、Access、PowerPoint）文档进行无缝的集成，能够保 存任何一个员工的修订痕迹；除此之外，公文也能支持其它格式的文档。公文流转和工作流紧 密结合，以达到快速、准确、自动和高效的协同工作目的。 对于带有公文的步骤，在“相关文件”一栏中会显示公文名称，并且系统会根据公文在流 程定义工具中定义的不同权限而显示不同权限的按钮。如下表： 公文权限公文权限按钮按钮备注备注 创建新建公文，支持各种文件格式，还可以选择事 先拟好的公文模板。 修改修订公文后可以保存，并可以显示修订痕迹。 只读只读查看，不能修改公文。 在创建公文时，可以选择不同的公文模板及拟文，也可以从空白文档（默认为 Word）直接 进行创建；新资源应急管理系统在 Office 程序中内置了工具条，用户可以通过操作该工具条， 和处理任务的 IE 界面无缝切换，在公文流转的过程中，系统支持公文的痕迹保留（前提是公文 的权限为“修改”并且在流程定义工具中设定保留痕迹）如图 1-10。 图图 1-101-10 点击新资源应急管理系统工具条中的“显示痕迹”就可以看到该公文曾做过的修订内容。 提示提示：调用已做好的公文模板及拟文来创建公文，可以提高工作效率，减小错误率；因此， 建议将常用的公文模板及拟文存入系统，以避免重复性劳动。 注意注意： 创建或者修改完毕公文后，请一定使用BBEA内置的工具条上的按钮“保存”或者“保 存退出”来存储并且自动上传文档，否则文档只会存储在客户端，不能传递给其他人。 只有Word和Excel文档支持痕迹保留，PowerPoint文档因自身原因不能支持。 2.2. 上传附件上传附件 可以随意上传一个或多个附件，附件无格式限制，数量限制为 10 个以下，任务流转到其他节 点以后，不能对附件进行修改、删除操作，且无权限控制。点击上传附件按钮，选择上传文件路径， 确认后，点击打开按钮，如图 1-11。 图图 1-111-11 选中上传的公文，点击删除，公文即删除。 选中公文，点击下载，选择路径即可。 六、六、 任务监控任务监控 在一个工作流任务中处于监控角色的用户随时可以对该工作流任务进行监控： 1 查看和进行特殊操作（对任务的跳转、暂停/恢复、终止等） ； 2 可以查看任务发起人提出的特殊操作申请并做出回复； 3 可以主动给责任人发送消息，进行催办； 4 可以重新指定该任务中任一步骤的责任人； 5 可以调整任务或者任务步骤的优先级。 点击打开一个任务，会弹出监控任务信息窗口，如下图所示： 暂停操作：直接点击按钮即可将该运行的任务暂停。 恢复操作：点击打开已经暂停的任务，点击按钮，即可将暂停的任务恢复运行状态。 终止操作：直接点击按钮，即可将该任务终止运行。 跳转操作：先选择要跳转到的步骤，再点击按钮，即可跳转到所选步骤。 处理过程：显示的是该任务处理过程中的详细信息。 特殊操作：任务监控人可以在此对任务的特殊操作申请进行回复。 催办信息：任务监控人可以发送催办信息，提醒责任人尽快完成该任务。 七、七、 任务评估任务评估 是对各种监控提取数据进行对比和统计分析，评估执行效果的功能，并根据评估报告来干预执行进 程。 任务评估：点击打开一个任务，会弹出该任务的评估详细窗口，如下图所示： 点击“任务评估”项的“” ，会弹出任务评估窗口，如下图所示： 输入评价内容、备注（可选） ，点击确定后，所作评价即会显示在该界面，如下图所示： 同时，点击按钮可以对评价内容进行修改，点击按钮可以对评价内容进行删除操作。 员工评估：点击打开一个任务，在弹出的任务评估详细窗口中，点击所要评估的“用户名” ，即会 出现“员工评估”项，再点击“员工评估”项后的“” ，员工评估窗口就会显示，如下图所示： 输入评价内容、备注（可选） ，点击确定后，所作评价即会显示在该界面，如下图所示： 同时，点击按钮可以对评价内容进行修改，点击按钮可以对评价内容进行删除操作。 评估报告：在任务评估详细界面中，点击按钮，会弹出评估报告窗口，显示的信息包括 有该任务的信息、监控人对任务员工所作的评价，还有系统根据时间、消耗项的数据项所自动评估 的信息，如下图所示： 处理过程：在任务评估详细界面中，点击按钮，会弹出任务完成信息窗口，显示任务中 的每个步骤完成的信息，如下图所示： 八、 任务审核任务审核 具有审核权限的用户可以对参与任务的用户在工作中的表现作审核（主要是做出工作完成情况 的评价） 。根据系统提供的任务分析报表，上级职员可以查阅任务完成概况：时间、人员消耗、物 质消耗，与标准消耗对比，然后把得出的结论录入到任务审核记录中。进入界面，点击任务处理 任务审核，进入到任务审核界面，如图 1-14 图图 1-141-14 删除任务，选定要删除的任务，点击删除按钮即可。 提示：只有完成的任务才能被审核，也因此审核任务列表中的任务都可以被删除。 想进入审核任务详细页面，只需点击任务名称，如下图 1-15。 图图 1-151-15 用户名称中列出了当前待审核的任务的所有责任人， 步骤历史中列出了当前待审核 任务的所有步骤节点；点击任一用户名称， “步骤历史”即列出这一用户为责任人的各个步骤名 称。点击任一步骤节点，即显示该步骤的完成情况。 “评分” 、 “评价内容”及“备注信息”则是 由审核人填写的部分，审核人根据各个责任人各项任务的完成情况进行综合评分。 提示提示：一个用户对一个任务的审核权限是在流程定义的时候定义好的。 九、九、 被审核任务查阅被审核任务查阅 显示当前用户被审核任务的信息，了解审核人对自己的评价。进入界面，点击任务处理被 审核任务查阅，进入到被审核任务查阅界面，如图 1-16。 图图 1-161-16 点击列表数据后面的任务信息，可以浏览该任务的详细信息。 十、十、 特殊操作申请特殊操作申请 所谓特殊操作申请是指对任务或任务的某一步骤做一些特殊操作（包括：终止、跳转、暂停/ 恢复）处理的申请，而监控人可以对该申请进行回复。进入界面，点击任务处理特殊操作申请， 如图 1-17 图图 1-171-17 提示提示： 该特殊申请操作界面只展示了本人的历史特殊操作申请信息以及对应于这些申请的回 复信息。要进行具体操作，需进入任务详细信息界面才可以。 由该界面还可以查看有关这一特殊操作申请的任务信息。 责任人可以向该任务的监控人提出对于当前步骤（或任务）的特殊操作申请，如：该步骤申请 暂停、该任务申请终止等。在申请操作界面的“描述信息”中填写申请内容，然后点击刷新按钮； 当该任务的监控人做出回复后，点击“查看”即可在“回复信息”中看到相应的回复信息。 提示提示： 只有当任务状态为“运行”时，才可以做特殊申请这一操作。 有关回复申请具体操作请参见本章第五小节任务监控。 十一、十一、授权任务授权任务 授权任务列表是对历史授权任务信息的统计查看。显示了当前用户授权给其他用户的任务（待 处理任务或监控任务或二者均有） ，其授权类型包括转办、代理。点击任务名称进入任务详细信息 界面，查看授权任务详细信息。进入界面，点击任务处理授权任务，如图 1-18 图图 1-181-18 删除任务：选中要删除的任务，点击删除按钮即可。 十二、十二、被授权任务被授权任务 被授权任务列表是对历史被授权任务信息的统计查看。显示了其他用户授权给当前用户的任务 （待处理任务或监控任务或二者均有） ，其授权类型包括转办、代理。点击任务名称进入任务详细 信息界面，查看被授权任务详细信息。进入界面，点击任务处理被授权任务，如图 1-19 图图 1-191-19 删除任务：选中要删除的任务，点击删除按钮即可。 十三、十三、任务检索任务检索 任务检索提供了对任务的查询功能，可以通过日期、用户在任务中的角色等条件对任务进行检 索。用户可以根据自己的需要填写适当的检索条件。进入界面，点击任务处理任务检索，如图 1-20 图图 1-201-20 提示： 至少要填入一个查询条件才可以搜索任务。 “对应的工作流程”中标记了各个流程的版本号，请正确选择流程。 用户可以由查询到的任务列表中进入，查看该任务详细信息。要注意的是，若该任务 针对当前用户属于保密时，则无法查看其详细信息。 查询结果以列表形式显示，如图 1-21 图图 1-211-21 注意：注意：若选择了“我发起（监控/参与）的任务”可选项，那么在发起（监控/参与） 人的文本框中所设置的用户就视为无效。 第二章第二章 任务状态任务状态 新资源应急管理系统可以查询个人/部门/公司任意时间段的任务总图，利用颜色标名任务的特 性，直观地查看任务的运行状况。 用户可以按权限查看公司、部门或个人当前的任务状态信息。各部分任务状态图均有相应的权 限控制：用户有权限查看个人任务图；若设定一个职务有查看本部门任务图的权限，那么担任该职 务的用户就可以查看本部门的所有任务图，否则不能查看本部门的任一任务图；若设定一个职务有 查看公司级任务图的权限，那么担任该职务的用户就可以查看公司的所有任务图。 一、一、 任务运营图任务运营图 显示当前用户发起、参与、审核、监控、协办和阅示等。进入界面，点击任务状态任务运 营图，当前用户相关