中小企业信息化问题与解决方法.doc

中小企业信息化问题与策略方法目 录1引言22信息化与工业化的新型关系33中小企业信息化的问题43 .1中小企业的现状43 .2对于信息化中小企业关注的几个问题53 .3中小企业信息化存在的问题64中小企业信息化应用解决方法104 .1中小企业信息化应用策略104 .2应用策略的一般解决方法125总结121 引言随着我国企业信息化进程向纵深发展，信息化与工业化交融互动的关系，给我国中小企业信息化发展提供了重要的理论基础与政策支持。在形成协同商务与互动管理的新环境中，中小企业信息化过程中存在的问题日渐暴露，本文即从中小企业信息化实践中分析了中小企业关心的问题与中小企业信息化存在的问题，并据此提出了几种中小企业信息化应用策略方法，以便对我国中小企业的信息化发展提供决策经营方面的借鉴。如果说以前国内IT厂商在中低端管理软件市场占有优势，2002年岁末国际IT巨头也开始进入中小企业信息化市场：2002年11月，Oracle、联想和Sun联手启动“鲲鹏计划”；2003年9月，蓝色巨人IBM强势发布中小企业“腾越计划”； 2004年3月，惠普针对中小企业提出“灵动商务策略”；还有不容忽视的微软，它也在慢慢地从个人用户市场向中小企业信息化市场进军。SAP、Oracle等大型IT方案提供商开始着手中小企业信息化市场的开拓，这将给此前一直关注中小企业信息化的内地方案提供商带来不小的压力。我国政府也出台相应的法律法规来加快中小企业信息化进程，2003年1月1日中小企业促进法正式实施，我国中小企业的信息化进程也将开启一个新的阶段，这将对我国通过信息化带动工业化发展提供更广阔的基础。但必须认识到中小企业信息化不是购买几套软件或是构建一个门户网站的简单过程，而是信息资源在企业内外互动整合的动态过程。中小企业认识与管理方面的不足，使得在其信息化进程中存在着多种问题。2 信息化与工业化的新型关系信息时代，信息化是我国加快实现工业化和现代化的必然选择。两化并进的现实选择，是党和政府十五规划与十六大提出的跨越式发展战略，即以工业化为根本,同时推进工业化和信息化。我国现阶段既有推进国民经济和社会信息化的必要性，又具有推进信息化的一些必要条件。而今我国处于工业化中期阶段不具备全面信息化的条件，当前的根本任务仍然是完成工业化。大多数学者认为:信息化与工业化的关系是相辅相成对立统一,工业化和信息化是一种互动与联动的关系,即以工业化促进信息化，以信息化带动工业化,发挥后发优势,实现工业化和信息化的协调发展与经济的跨越式发展。信息化是工业化后的产物, 是后工业化(高技术化)阶段的高级发展阶段。工业化发展成为信息化发展的内在动力;信息化能够催化传统产业的嬗变,推动产业结构级,信息化的发展创造新的市场需求,而这需要工业的进一步发展来予以满足。工业化的发展直接导致信息化,信息化的发展又以工业化为手段。同时信息化主导工业化的方向,使工业朝着高附加值化发展;工业化是信息化的基础,为信息化发展提供物资、能源、资金、人才及市场。以信息化带动工业化,涉及到全社会方方面面。特别是随着全球化进程的加速，我国的产业战略基于劳动密集的比较优势，欲建设成为“世界的制造工厂”，尽管现在正由工业化阶段向信息化阶段发展,但制造业的存在意义并不会下降，况且现在工业化尚未完成,不可能强行超越工业化阶段追求和发达国家同样层次的产业结构。信息化推动业结构的升级调整，社会资源优化配置，促进工业生产的效益和质量的提高，以及创造新的市场需求。这些为大多服务业或者离散类辅助制造业的中小企业带来新的发展机会，中小企业信息化水平也成为衡量一个国家的信息化程度的重要指标。因而信息化带动工业化的发展一定要落实到微观层面上,特别是中小企业。中小企业信息化能充分利用信息化带来的外部效应与政府提供的公共的信息与技术资源，并能够塑造信息化整体环境，创造一种新的协同商务与互动管理的商务平台。中小企业的信息化的多样性需要提供分行业的解决方案，实现行业信息化，行业信息化是实现工业化跨越式发展的关键的环节。在这些关键环节中，特别是中小企业信息化过程中需要对存在的一些问题加以探讨。3 中小企业信息化的问题3 .1 中小企业的现状据相关统计表明，目前真正实现计算机较高级应用的企业在全国的1000多万中小企业中所占的比例还不足10%。国内中小企业信息化建设的主要特征是只有10%左右实施了ERP和CRM方案，6%左右实施了SCM方案，进入了信息化的高级阶段，而绝大多数企业的信息化水平停留在文字处理、财务管理等办公自动化及劳动人事管理阶段，局域网的应用也主要停留在信息共享层面上，生产控制方面的应用很少。由此可见，中小企业的信息化滞后成为了国内企业信息化进程的最大瓶颈。近年来我国中小企业的信息化意识有了相当大的提高，近半数企业已经应用局域网，有些行业应用互联网的企业已经超过30%；同时，中小企业使用互联网和参与电子商务的程度参差不齐，信息化领先企业和后进企业的差距正在拉大；企业信息化建设的阶段与地域发展的不平衡，电子商务的应用主要在于网上查询、网上发布信息但在供应链集成、网上支付、分销渠道等方面的应用还不普遍。企业信息化的本质应在于用信息技术优化企业业务流程、经营管理与长期发展等一系列提高企业经营和资源利用效率以及企业核心竞争力的过程。而在中小企业信息化实施这一过程中，面临的障碍不仅来自企业内部自身的问题而且还与来自IT方案提供商、政府、银行等各方面。3 .2 对于信息化中小企业关注的几个问题在当今的信息化浪潮中，中小企业在进行信息化过程中正逐渐地恢复理性，开始认真对待信息化问题。随着大企业实施信息化向纵深发展，为了公平共享信息化带来的巨大的收益与实现企业长期竞争的需要，中小企业也开始越来越关注信息化的问题，对于过去业界信息化失败的反思，这些企业对信息化的实施更加注意慎重与细微。据CCID调查，现在中小企业在推行信息化过程中，最为关注的4个方面依次是：价格、功能、性能、渠道与服务。从更深层次来看，中小企业关注的问题主要有以下几个方面。1、信息化能够给企业带来什么通常中小企业资金缺乏，在信息化项目建设时，这些企业更加考虑成本收益分析，即通过信息化企业能够得到什么，是不是合算。中小企业不愿意承担由信息化带来的沉没成本，通常它们想通过信息化降低成本，增强竞争能力，而不是降低利润来获得业务流程的优化。据AMT调查，中小企业目前最关心问题为：能否解决企业实际问题，实现预期收益(占总投票人数的74.14%)。2、信息化是否会削弱企业的战略规划中小企业非常关心企业战略与信息化战略是否一致的问题，一旦信息化的战略目标与企业发展战略不想一致时，企业将付出沉重的代价。通常这些企业是在其发展比较完善时，才开始考虑信息化的问题，并且需要方案提供商与咨询顾问的协助规划。3、信息化能否解决实际的管理问题通常这些企业都存在或多或少的管理问题，管理存在的问题哪些可以通过实施信息化解决，哪些可以实施以后进行战略调整管理解决。如何更充分地运用信息化手段解决企业普遍的存在的问题。信息化解决方案的功能是否齐全，是否能够解决企业某些具体的问题。4、信息化能否带来持久的竞争优势对于中小企业，信息技术的利用可能带来企业持续的竞争优势，但也不是只要进行了信息化，就可能带来竞争优势。信息化只是企业获得长足发展的必备的工具。信息化并不能防止竞争趋同。5、如何更好地看待信息化中的计划控制如何处理集中控制与分权激励的矛盾，是强调过程透明还是结果透明，如何加强预算控制，财务管理模块如何解决结算、融资、考核、资金调度、事前控制、对外报表等自动处理问题，如何解决对于储备过高，物资沉淀严重，途中占用，作业不规范等具体问题。6、信息化过程中政府干预行为通常这些企业必须通过政府提供一定的资金支持与基础设施的支撑才能实施信息化，这就增加了政府对企业的监管干涉力度，可能导致企业不得不在政府的要求下实施信息化，甚至实施信息化的目的不是符合企业的需求，而是来自政府的压力。3 .3 中小企业信息化存在的问题1、 中小企业内部存在的问题通常企业资源问题是制约中小企业信息化的主要瓶颈之一。根据研究与实践分析表明，主要以下几点问题。(1)对自身管理上存在的问题缺乏研究如没有判断企业的类型，是集团企业还是单体企业，是创业型企业还是依托型企业，是流程类企业还是离散型企业，不同的企业矛盾点完全不同。计划、成本、库存、管理会计、考核等项目管理成为突出问题。自身问题的发现决定着目标的确定与使用的解决办法(是管理改进还是由系统解决)，进而决定实施与评价信息化是否成功。(2)对自身信息化的基础缺乏研究如企业自身的管理的规范化程度，对管理瓶颈问题的识别(目标是否清楚)，管理人员素质(特别是CIO、CFO)，管理层的接受程度(动员和准备程度)，实施贯彻的力度，信息化的经验等等。(3)信息化目标不明确对是否搞信息化持观望态度，不了解管理上的问题正严重制约企业的发展，不了解信息化能够解决的正是管理上的问题，不了解过去的优势正在消失，如规模，品牌，成本，技术，市场等，不了解竞争的焦点是什么。从而容易导致企业陷入“IT黑洞”。(4)理解有偏差主要表现在中小企业对信息化概念认识不清，对信息化认识过于简单化，对信息化项目的实施抱以过高的期望，把信息化等同于技术改造，如让技术部门主持信息化，选型中盲目追求软件的高档次和高功能，没有意识到行业性限制，对实施信息化存在不切合实际的想法，比如认为信息化可以解决一切问题，信息系统可以代替企业家和管理人员等等。(5)组织人员的阻碍如缺乏企业管理高层的支持，中层管理者消极实施管理，企业员工面临着裁员恐慌而不积极配合，管理部门不认真，大量的协调问题使进度一拖再拖。(6)资金短缺问题企业收款难，资金拖欠问题严重，自有资金周转较慢；企业融资困难，企业与银行之间的信息不对称造成企业融资的交易成本高；企业自身经营风险高，自有资金相对缺少。(7)人才缺乏与人才流动大的问题中小企业信息化常常缺乏高水平的系统管理与网络管理人才，中小企业也常常面临人才外流问题的困扰。这主要是因为：缺乏高效的人才培养与保持机制；人才激励机制扭曲；绩效评估不合理、不健全。(8)经营管理的问题对信息化计划实施费用与进度预算失误；不可预见的财务风险；实施中的控制偏差与技术的吸收消化能力的不足；对信息系统维护的漠视。 (9)信息交流不畅。企业从事信息化人员缺乏对技术的理解能力；很多中小企业地处中小城市或乡镇，缺乏获取相关信息的有效途径，难以有针对性地获得对完整解决方案的支持。(10)缺乏信息化评估体系，投资不平衡，机构不合理。2、信息化解决方案提供商方面存在的问题IT方案提供商如何在企业信息化这个问题上正确引导和帮助企业理顺内部管理和生产流程，使企业真正意识到信息化能带来怎样的好处，这是企业实现信息化的一个前提条件。有一些IT方案提供商只是把自己的产品的优势和功能摆在企业面前，单纯地去推荐自己的产品，以产品卖出为目的，他们看重的只是自身产品的市场占有率及同行业之间的竞争，而不是实实在在从企业利益的角度出发，真正帮助企业改进生产管理上的缺陷，使自己的产品能与企业的生产特点相符合，起到帮助企业提高生产效率的目的，这也给中小企业信息化埋下了失败的伏笔。所以IT方案提供商应该改变服务意识，真正做到以企业为中心，而不是以自身的产品为中心。IT方案提供商实际上对于中小企业信息化的实施起到指导与辅助的作用。一个好的IT方案提供商可以优化中小企业的工作流程，帮助他们更好的理解信息化的内涵与实施信息化战略。目前IT方案提供商存在的问题众多，表现在ERP软件应用的失败案例纷纷曝光，例如继北京三露厂ERP软件应用失败案例在21世纪经济报道上曝光后，哈尔滨制药厂等失败案例也纷纷遭到曝光。IT方案提供商对中小企业信息化的影响主要表现为：除了功能转移外，是否还能够提供能力转移，提高使用者掌握运用解决方案的能力；能否提供标准化的服务；提供的信息化解决方案是否适合于企业的发展战略；是否提供长期的合作以加强双方的反馈沟通等。3、 政府与银行方面存在的问题政府与银行在中小企业的发展与信息化进程中起着关键性的作用。目前政府与银行提供的发展环境还有不利于中小企业信息化的方面。其主要表现在以下几点：(1) 缺乏完善的针对中小企业信息化建设相关的法律法规政策；(2) 缺乏鼓励中小企业信息化建设的财政、金融、税收等方面的优惠政策；(3) 信息化基础设施建设投入不足；(4) 缺乏有效的信息化技术标准与规范的制定、资信评估和项目评估机构；(5) 没有提供很好的融资支持环境与制度环境如缺少中小企业银行、中小企业基金、创业板市场以及票据业务与同业拆借等发展的机制；(6) 银行在提供贷款方面缺少积极性；(7) 银行内部缺少向中小企业贷款的激励机制。从以上三个方面分析可以看出中小企业的信息化问题是牵涉到多方的一个系统工程。因而中小企业信息化应从系统论的观点看待这些问题，这些问题不可能在同一个中小企业上同时出现，但就某一方面的问题一旦出现将可能导致中小企业信息化建设的失败，甚至导致中小企业的破产。因此中小企业要慎重考虑自身信息化的问题，做好前期分析工作，找出问题并有效解决它们，把其视为一个长期发展的战略规划。4 中小企业信息化应用解决方法4 .1 中小企业信息化应用策略1、中小企业信息化实施一般步骤 (1) 研究企业管理上所存在的问题，进行立项分析与决策。在此阶段主要是解决企业信息化实施的目的和可行性研究。(2)根据管理存在问题和企业发展战略，提出本阶段的改进目标(长远目标)，并进行目标理念的培训，包括信息化相关的管理理念培训和项目管理培训，分别对高层人员和参与的业务人员采取不同的培训内容与方案。 (3) 根据上阶段改进目标，提出具体改进方案，了解总体需求，进行业务流程分析。如分析哪些问题需要调整管理解决，哪些可以由实施信息化解决。(4) 研究企业的信息化基础，进行业务流程重组。这一阶段应将注意力放在提高流程功能、优化流程活动上，主要是对业务流程中的所有相关数据标准化规范化编码，消除数据的冗余与不一致。(5)在企业的信息化基础已经明确的基础上，并且可以由实施信息化解决的问题也业已明确的基础上，进行信息化规划和选型方案(可采用分步方式)。以决定是外购、定制、租用还是自主开发。(6) 提出严密的实施方案和实施计划，进行具体的实施。注意要有足够的培训，对风险因素的识别、应对措施和监督控制，建立测试模型进行模拟测试等。(7) 对项目实施过程的控制，建立绩效监控系统，引入监理机制。 (8) 项目评价，评价的标准可根据管理上存在问题的解决程度来进行，建立企业管理自我改善机制。2、中小企业信息化应用一般策略根据市场柔性与中小企业的战略柔性，中小企业在不同的发展模式上也会采取不同的实施策略，但对于信息化实施来说，中小企业的实施过程可以有以下基本的实施策略：(1)按照信息化的要求,从价值链出发审视企业业务流程,进行流程调整与重组对于信息化系统提供的标准的流程以及嵌入标准流程中的最佳实践，按照企业的实际情况与外部环境的变化进行适当地调整，使得物流、信息流与资金流实现最佳组合。通常中小企业的业务流程隐蔽在企业的各个部门之中，企业自身难以了解各个流程之间的关系，这就需要通过信息模型来分析和重组企业业务流程，从而发现流程中的瓶颈，进而优化之。对于由于流程引起的权利再分配问题，要在实施过程中加以妥善解决。对于企业业务流程的动态变化，系统设计时应尽量考虑采用模式与软件系统相分离方式来实现。(2)精心规划，重视信息基础设施建设中小企业实施信息化应该是建设信息技术建设和改善经营管理同步进行，同时要有准确的基础数据和高效的技术设备，系统只有运行在准确完整的数据和高效的技术平台之上，才能发挥实际效用。(3)注重实效分析，选择适当的合作伙伴在自行开发可能性不大的情况下，应遵循在清楚企业类型及其对系统的具体要求的基础上，在满足这些要求的方案提供商中选择最佳适配者。这些方案提供商能够提供必要的开发工具、软件文档、售后服务与支持、以及信誉和稳定性等重要保证。(4)选择完善的咨询机制，依靠外部经验支持商业性咨询机构是保证信息化实施的重要利益相关者，通常这些咨询商有丰富的实施经验与行业背景，对中小企业的信息化的快速实施起着关键作用。(5)重视人员培训，加强企业高层管理人员的积极参与信息化实施是企业的一项重大项目，是“一把手工程”。企业高层管理人员的积极参与和充分重视是项目成功的决定性因素。在信息化实施过程中，中小企业要对涉及的员工加以积极培训，以便使他们掌握不同程度的技术知识与业务知识，以实现系统的完美交接，以便能够独立维护自己的核心数据。4 .2 应用策略的一般解决方法中小企业不论采用什么样的策略，在其信息化进程中信息化的成功需要所有利益相关者对信息化目标的一致认同。在某种意义上说，信息化目标计划是通过借鉴企业过去与当今的内外部情况而能够看到未来的框架结构。因而无论企业是什么类型，也不论其采用何种发展模式，他们都会对其信息化建设做出或长或短的计划以便尽量消除信息化实施中的不确定性。计划的实施是增强应用策略可操作性的重要手段。根据人们执行计划的思维方式的不同可以有三种操作方法来实施上述的应用策略。1、正向操作法是指中小企业通过认识把握内外部资源，以最佳方式对其加以利用，并逐步地分阶段的实施，以期达到预期目标的一种操作法。目