工程合同管理规定

工程合同管理规定1.目的：为规范公司的工程合同管理程序，规范办事流程，减少法律风险，使合同的订立、履行、保管有章可依，制定本规定。2.范围：新建、改建、扩建项目的工程合同。3.定义3.1合同：是指公司为完成工程项目实施而与平等主体的自然人、法人和其它组织之间签订的有偿合同。包括工程勘察、设计、施工合同、材料合同等等。3.2合同管理：是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。4.职责：4.1公司工程部负责本办法的制订、修改、指导、实施和监督。4.2公司总经理办公室或相应职能部门负责本公司对本办法实施的指导和监督。4.3公司各部门、各项目对外签订、履行合同的经办人员、审批人员、保管人员和其他责任人员负责具体实施。5.合同的订立：5.1合同的订立应遵循下列原则：5.1.1合同书原则：除金额在10000元以下或者能即时清结的经济业务外（不方便签订合同），所有合同均需签订合同书；本办法所称合同除特别指明外，均指合同书。5.1.2标准文本原则：订立合同应当采用公司统一制订的合同标准文本；尚未制订标准文本的，参照已经制订的最相类似的合同标准文本。下列情形可作为本原则的例外：（1）政府有关部门要求使用其统一制订的格式合同文本；（2）不宜推行标准合同的业务。5.1.3事前签订原则：对应签订合同书并有款项收付内容的业务，需先签订合同，然后开始履行，不应未签合同即先行履行。特殊情况下，有正当理由的，经总经理签字批准，可以例外，但应尽快按双方商定的条件签订合同、补全手续。5.1.4合同审核原则：合同需经工程部、财务部等有关部门审核，按本规定或根据本规定制定的实施办法、实施细则或者工程合同审批表规定的程序报批；不得在合同内容未经审核的情况下即擅自签订或者直接报签。5.2合同标准文本5.2.1合同标准文本指公司为重复使用而就某类业务预先拟定的合同文本，包括标准条款和补充条款两部分内容。5.2.2标准条款是合同标准文本的主要条款，系公司根据每种业务的性质和内容事先拟定的条款；补充条款在标准文本中为空白部分，由具体业务的合同双方当事人协商加入。5.2.3合同标准文本（主要是标准条款）由相关业务部门起草，会同相关部门共同讨论修改评审，确定最终文本后执行。5.2.4合同标准条款的确定应本着保护公司利益的原则，从本公司角度充分考虑各种风险。5.2.5在客观条件发生重大变化、原有标准文本不再适用时，由相关业务部门及时提出，按照本条规定的程序进行修改。5.3 合同内容5.3.1合同内容一般应包括但不限于以下条款：（1）当事人的名称或者姓名、住所、电话；（2）标的；（3）数量；（4）质量；（5）价款或者报酬；（6）履行期限、地点和方式：买卖合同以及其他涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司或项目所在地为合同履行地；在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式。（7）违约责任：包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等；（8）解决争议的方法：一般应选择诉讼方式；公司与对方当事人不在同一城市的，应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地。5.3.2根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款：（1）工程合同、买卖合同等，在公司为付款方时，应有保修条款。（2）涉及知识产权（包括商业秘密）的合同，应有保密条款和权利归属条款。（3）涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）或成果移交的合同，应有验收条款和风险承担或转移条款。5.3.3合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；因客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据。5.4合同的草拟5.4.1合同由经办人负责草拟，有合同标准文本的，应采用标准文本。采用合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可增加补充条款。5.4.2政府有关部门有强制性规定的，可采用规定的格式合同文本； 公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的，应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同。5.5合同的报批5.5.1经办人员按照合同审批表的要求，将草拟好的合同分别报工程、财务等部门审核，各审批部门应在各自的职权范围内对合同提出书面审核意见，经办人员根据审核意见整理出最终的合同文本，工程合同审批表会签完毕后方可执行。 5.6合同的签署5.6.1合同由经办人员负责办理报签手续，须在公司法定代表人或者法定代表人委托的代理人签字后加盖公司公章。5.6.2合同内容在一页以上的，应在每页加盖骑缝章。每件合同应保证公司拥有两份以上原件。5.7法律、法规规定合同应当办理批准、登记等手续生效的，或者需要登记备案的，经办人员应当及时办理有关手续。6.合同的履行6.1合同订立之后，经办部门与经办人员负责对合同的履行进行跟踪，填写工程合同执行情况评估表；财务部负责对合同的收、付款内容进行监督；工程部等其他部门应对合同的履行给予必要的协助。6.2经办人员应密切关注合同的履行情况，按照合同规定及时行使我方的权利，全面履行我方的义务，特别是对应收、应付款须及时报批结算，不得擅自延期履行。合同双方互负债务且没有先后履行顺序的，或者应当对方先履行的，在对方履行之前应拒绝其履行要求；在对方履行债务不符合约定时，应拒绝其相应的履行要求。公司应当先履行债务的，若有证据或迹象表明对方当事人有下列情形之一时，经办人员应当及时报告部门经理并知会法务室，以决定是否需要中止履行或者采取其他措施：（1） 经营状况严重恶化；（2） 转移财产、抽逃资金，以逃避债务；（3） 丧失商业信誉；（4） 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形（5） 分立、合并或者变更住所没有通知公司，致使履行债务发生困难。6.3合同的变更（包括补充）6.3.1合同订立后，因客观条件发生变化需要变更合同内容的，或者对方提出变更要求的，经办人员应及时向部门经理报告向总经理请示，总经理同意变更的，经办人员在与对方协商一致后起草变更后的条款，按照合同订立的有关程序办理，严禁擅自变更合同。6.3.2合同或者公司其他制度对合同变更另有规定的，从其规定。法律、法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，经办人员应当及时办理有关手续。6.4合同的转让6.4.1合同订立后，对方当事人提出把合同的全部或者部分义务转让给第三人的，或者我方需要将合同的全部或者部分权利、义务转让给他人的，由经办人员按照合同订立的有关程序办理报批，不得擅自转让合同的权利、义务。6.5在合同履行过程中，需要对来往函件或者单据进行签字的，应按照合同订立的有关程序报批；确需当场或者立即签字的，可由经办部门经理请示总经理书面授权的人员直接签字。合同或者公司其他制度对签字权限另有规定的，从其规定。6.6违约事项与争议报告：在合同当事人发生或可能发生违约时，或者发生与合同有关的争议时，经办人员须及时报告部门经理请示总经理，由总经理会同法务室决定依法采取何种措施。7.合同的保管7.1合同保管应遵循下列原则（1） 及时归档原则；（2） 完整保存原件原则；（3） 便于查找原则。7.2合同保管的范围：（1） 合同（包括附件）（2） 合同审批表（3） 合同订立与履行过程中的所有书面材料上述材料（以下统称“合同” ）应妥善完整保存。7.3合同保管部门（1）公司各业务部门在职权范围内，对以本公司名义签订的合同原件进行保管；（2）公司总经理办公室统一负责所在公司业务部门以本公司名义签订的合同的编号和原件的备份工作，因履行合同进行的款项结算而发生的单据由财务部负责保管。（3）公司各业务部门以本公司名义对外签订合同时应当一式四份（含一式四份）以上，公司各业务部门保留一份合同原件存档，公司财务部备份一份合同原件，公司合同管理员备份一份合同原件，其他由合同其他当事人和政府部门持有（具体份数根据合同当事人和需要报批部门数目确定，但公司各业务部门、财务部、公司合同管理员应当各保留一份原件入档，各保留合同原件须同时附工程合同摘要表）。（4）工程部可保存与项目投资有关的合同影印件；其它部门因业务需要，可有期限地保存有关合同复印件。8.合同的归档8.1办公室合同管理员对本公司各业务部门报送拟归档保存的合同进行分类、编号、登记、审查，保证存档的合同内容完整，具体审查以下内容：（1） 合同各方当事人须签字盖章；（2） 合同规定的附件应齐全；（3） 属于合同保管范围的其他材料。8.2办公室合同管理员负责对归档合同按照合同归档登记表的要求作好登记和归档工作。8.3经办人员对合同履行过程中的各种材料，除款项结算与收、付款等原因而必须提交合同其他当事人或者公司其他部门的材料外，所有材料应在合同履行过程中作为合同附件交付总经理办公室合同管理员及时归档，业务部门可留复印件留档，并在发生纠纷需要法律人员协助解决时，按要求将有关材料提交法务室或代理律师。与履行合同有关的材料必须提交给其他当事人且公司没有备份的，经办人员应保留影印件并按本条第一款的规定处理。8.4各公司应按要求对合同进行合理分类和编号。8.5合同的使用登记8.5.1合同在归档之后，凡调阅、复印的，应在合同管理员处办理登记手续；绝密级合同的调阅，须经办公室负责人与调阅者所在的部门经理签字批准。8.5.2归还被调阅的合同时，合同管理员应当场检查合同是否有损坏、涂改或缺失，并予登记，由调阅者签字确认；如合同有被损坏、涂改或缺失的情况，合同管理员应及时登记并向办公室负责人作出书面汇报。8.6合同的保管形式8.6.1合同档案保存形式为文本原件。为研究和借鉴需要，实现资源共享，对绝密级以外的合同应在保存文本原件的同时，由办公室负责以电子文档形式存放，各职员根据所授权限访问。8.6.2合同文本原件保管期限一般最短为合同实际履行终止后三年，但下列情形除外：（1）房地产项目基本合同与项目主体工程的设计、施工合同应永久保存；（2）房屋买卖合同以及其他与不动产有关的重大合同，保管期限最短为土地使用权期满后两年；（3） 其他合同标的金额在50万元以上的合同，保管期限最短为履行期满后五年；（4）与诉讼或仲裁案件有关的合同，应在诉讼或仲裁处理完毕（包括执行）后随案卷一起保存。8.7合同的保密8.7.1各公司应根据合同的重要性，将不同性质和内容的合同划分适当的密级。合同密级一般分为绝密、机密和保密三级。绝密级合同仅限公司高层领导和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉；机密级合同仅限公司中层领导以上人员和为正常经营管理而必须知悉合同内容的人员知悉；其他合同为保密级，除为正常开展业务所需外，不得对外传播。8.7.2凡含有公司商业秘密的合同应划为机密级或绝密级；房地产项目基本合同与土地、工程、采购等方面的标书应划为绝密级。在另有规定之前，合同的保密期限参照合同的保管期限执行。8.7.3合同经办人员、合同管理员对合同的保密负责；所有有条件知悉合同内容的人员都应按密级要求对合同内容予以保密。8.7.4经办部门须在报送办公室的合同上加扉页注明合同的密级。8.8合同的销毁8.8.1合同保管期限届满后，合同管理员负责办理合同的销毁报批手续。不同性质、内容的合同，按不同程序办理销毁报批手续：（1）一般合同由合同管理员列示清单，报总经理办公室及合同经办部门领导签字批准销毁；（2）标的金额在50万元以上的合同，须由法务、经办部、财务部、总经理会签同意后始得销毁。8.8.2合同管理员负责落实合同销毁工作，保证未解密合同不在销毁过程中泄密。9.相关表格9.1工程合同审批表9.2工程合同摘要表9.3工程合同执行情况评估表9.4合同归档登记表1.1 工程合同审批表主办部门： 时间： 年 月 日合同名称合同编号合同类别建筑安装类 采购安装类 园林环境类 装饰类 市政类 其他评审项目拟中标单位竞标单位1竞标单位2客户名称价 格客户来源客户谈判人客户联系方式买方谈判人合同内容概要承包 范围合同价款及单方造价计价 方式付款 方式工期质量 要求保修 约定说明标的物成本分析拟中标原因分析会签栏主办人工程部财务部总经理股份公司领导1.2 工程合同摘要表项目名称： 填写日期 年 月 日合同名称合同编号承包单位序号内 容 摘 要1工程范围2合同总价及计价方式3工期及付款4质量要求5甲供材料及设备6甲方限价材料及设备7甲方分包8三方合同备注9其他 经办人经办部门 1.3 工程合同执行情况评估表项目名称： 填写日期 年 月 日合同名称合同编号承包单位资质等级序号内容经验教训总结1合同订立(招投标、合同的规范性等)2工程质量控制3施工工期控制4工程成本控制5合作配合情况6其他情况对施工单位的综合评价优秀 良好 一般 较差是否推荐列入合格承包商数据库：是 否1质量控制优秀