档案知识归纳总结

1 / 53 档案知识归纳总结 档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表。 归档的定义： 归档是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。 具体来说，各机关在工作活 动中不断产生的文件材料处理完毕以后，不得由承办部门或个人保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存，称为 “ 归档 ” 。 归档范围的定义： 归档范围是指办理完毕的文件材料是否应当归档的范围。主要取决于这些文件本身的保存价值。 归档制度的定义：主要包括归档范围、归档时间 、归档案卷的质量要求、归档手续等内容。 归档文件的定义：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2 / 53 件的定义：归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、 图册等一册 (本 )为一件，来文与复文可为一件。 全宗的定义：全宗是一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的档案整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。 档案的属性：原始记录性是基本属性；信息属性；知识属性 原始记录性对做好档案工作的指导意义： a.便于划清档案与图书、报刊等资料的界限。 b.有利于维护档案的真实面貌 档案信息的特点： a.档案信息是原始的固定信息。 b.档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于 “ 中介状态 ” 。 c.档案信息面广量大，内容丰富。 d.档案信息是回溯性信息。 档案知识的特点： 1、原型性。 2、孤本性。 3、继承性。 档案的分类： 1、按照档案的形成时间标准分类：可分为中华人民共和国时期的档案和中华人民共和国成立前的档案3 / 53 两大部份 2 按照档案的来源标准分类： a. 按档案形成机关的级别和地区标准分为中央机关档案和地方机关档案 b. 按档案形成机关的政治性质，分为革命政权档案和旧政权档案 3、按照档案的内容标准分类 ： a. 二分法：文书档案、科学技术档案 b.三分法：文书档案、科技档案和专门档案价值 档案的作用： a.档案是机关工作的查考材料。 b.档案是生产活动的参考依据。 c.档案是政治斗争的有力手段。 d.档案是科学研究的可靠资料。 e.档案是宣传教育的生动素材。 档案发挥作用的规律性： a.价值时效性 和价值扩展律 b.机密程度递减律和社会性递增律 c.行政作用弱化律和科学文化作用递增律 d.价值实现的条件律 :社会发展水平；社会制度；社会档案意识；档案管理水平 档案事业管理工作：国家档案局 全国档案事业的最高领导机关；地方档案局 档案室的地位： 首先，档案室是机关工作的必要 组成部分，为各项工作提供档案文献信息服务；同时，档案工作是一种辅助性条件性的工作，不是主要职能部门，应该服从于机关4 / 53 工作的开展而不能以自我为中心。 其次，档案室是国家档案事业的基础，数量最大，影响重大。 档案室的工作职责： a.指导和监督本机关文书部门或业务部门文件材料的归档。 b.负责管理本机关的全部档案。 c.定期把具有长期和永久保存价值的档案向档案馆移交。 两个 “ 一体化 ” ：文书、档案工作一体化和档案、图书、情报资料工作一体化。 档案馆的特点： 1、社会性 2、历史性 3、机要性 4、信息性 5、服务性 6、 教育性 档案馆的种类：中央级档案馆 地方级档案馆 综合性档案馆 专门性档案馆 档案业务工作的内容： 1、档案的收集工作 2、档案的整理工作 3、档案的鉴定工作 4、档案的保管工作 5、档案的检索工作 6、档案的提供利用工作 7、档案的编研工作 8、档案的统计工作 档案工作的性质： 1、档案工作是一项管理性的工作 2、档案5 / 53 工作是一项服务性的工作 3、档案工作是一项政治性的工作 档案工作的基本原则： 1.统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则； 2.维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求； 3.便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。 档案法律：中华人民共和国档案法 档案行政法规：由国家最高权力机关即国务院制定的有关档案工作的规范性文件 档案行政规章：由国务院各部、委制定的有关档案工作的规范性文件 地方性档案法规：由地方各级人民代表大会制定的档案工作规范性文件 地方档案行政规章：由地方各级人民政府制定 档案收集工作的内容主要包括以下三个方面： 1、机关、企业、事业单位档案室对本单位需要归档档案的接收； 2、档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收； 3、对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征 集。 6 / 53 档案收集工作的重要性 ： 档案收集是档案管理其他业务环节的基础。档案收集是实现档案集中统一管理的基本手段。 档案收集工作的基本要求： 1、及时、全面、有针对性地把档案收集进馆 2、加强馆档案来源的调查研究与指导工作 3、推行入馆档案的标准化 4、保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性 。 归档时间：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对 归档的质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 A、齐全、完整：文件的种类齐全、份数完整，不缺章少页，并组成保管单位。 文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件放到一起，不得分散。 定稿是指形成文件材料过程中最终确定的问稿 ,它应使用符合要求的发文稿头，签发手续要齐全。印件则是指正式印制7 / 53 的文件。 B、排列有序： 组卷时，一般应将文件按年度分开，不同年度形成的文件一般不可放在一起组卷。 比较常见的跨年度的文件排列方式如下： a.跨年度的请示与批复，应放在批复年度立卷，没有批复的，放在请示年立卷。 b.跨年度的计划或规划，应放在文件内容所针对的第一个年度立卷； c.跨年度的总结，应放在文件内容针对的最后一年立卷； d.跨年度的会议文件，应放在会议闭幕年立卷； e.非诉讼案件的文件，应放在结案年度立卷； 另外，还有一些情况需要注意： a.不同保存价值的文件，应当分开组卷，以便日后向档案馆移交，防止拆卷重组问题的产生。 8 / 53 b.文件与电报一般应按其内容联系统一立卷； c.绝密文件和绝密电报应该单独立卷； d.录音带、录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件进行统一整理、编目，但要分别存放，在案卷目录上要注明互见号，以保持文件间的历史联系，便于查找利用； 卷内文件一般按重要程度或时间顺序依次排列；具有密切联系的文件应按一定的次序排列在一起： 批复在前，请示在后；印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；重要法规性文件的历次稿本可依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件在后等 档案馆接收档案的要求：完整性 真实性 地方性 坚持质量验收 清点核对 全宗编号的要求：唯一性或专指性；系统性或连续性；方便实用。 9 / 53 全宗编号的方法：大流水编号法，如 0001、 0012、 0123、 1234体系分 类编号法，如 1.市委、 1.组织部、 1.纪委、 2.市政府、2.城建办分类流水编号法，如 X013、 J004、 D003、 R123、 革001 对全宗内的档案进行分类的要求： 1、要求分类具有客观性： 从全宗的实际情况出发进行分类，能够较为系统地反映出立档单位活动的面貌。 2、档案分类体系应该具有逻辑性 每次分类必须按照同一标准进行，不应有交叉或互相包容的矛盾现象。 3、全宗内档案的分类应该注重实用性 档案的分类必须便于保管、检索和利用。 10 / 53 按 “ 六特征法 ” 进行组卷：内容特征 作者特征 名称特征 通信者特征 地区特征 时间特征 卷内文件排列注意：文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件放到一起，不得分散。批复在前，请示在后；印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；重 要法规性文件的历次稿本可依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件在后等。 归档文件应按件装订：装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 档号：填写格式为：全宗号 年度 保管期限 室编件号，采用阿拉伯数字填写，全宗号为四位，年度为四位，保管期限为三位，室编件号为四位，如 0001 XX 001 0001； 档案的保管、 “ 八防 ” 措施： “ 八防 ” 指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗 档案价值的鉴定 11 / 53 “ 档案价值 ” 定义：是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。 档案价值的特点： 1）档案价值的多维性 2）档案价值的潜在性 3）档案价值的相对性 档案价值的鉴定工作定义：就是档案馆按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。简单地说，就是判定档案价值、决定档案存毁的工作。 档案价值鉴定工作的基本内容：制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。具体判定档案材料的价值 有用性及有用程度，确定其保管期 限。 3）剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。 分清主次 :档案鉴定工作的主要目的，在于正确地确定需要保存的档案，提高保存档案的质量，从而更充分地发挥档案的作用。剔除并销毁不需保存的档案虽是工作内容之一，但不是档案鉴定工作的主要目的。因此，在进行鉴定工作的时12 / 53 候，着眼点应首先放在哪些档案应当妥善保存下来上面，其次才是确定哪些档案失去保存价值需要销毁。 档案价值鉴定工作的意义：便于发挥档案的作用。便于档案的安全保管。便于应付突然事变。档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段。 鉴定档案价值的标准：档案属性标准 社会需求标准 相对价值标准 鉴定档案价值的原则：一、从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值 二、分析主体和主体本身的需要 三、全面的观点 四、历史的观点 五、发展的观点 六、效益的观点 档案价值鉴定工作： 档案价值鉴定工作是一项严肃、细致的工作，直接决定国家宝贵的文化财富的命运。因此必须严格按照党和国家的规定办事，建立和健全鉴定工作制度，确保鉴定和销毁档案有组织、有领导地进行，减少工作中的失误，防 止人为有意识破坏档案。 一、确立统一的鉴定原则和标准 13 / 53 二、鉴定工作的组织领导 三、销毁档案的批准与监销制度 四、制定档案保管期限表，实行审批制度。 第一章 档案的收集工作 第一节 档案收集工作概述 . 一、收 集工作的内容有 1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。 2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。 3、对历史档案的接收和征集工作 二、收集工作的意义是 14 / 53 、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工 作的起点及第一个环节。 、收集工作是档案集中统一管理的重要内容 和一项首要的具体措施。 、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。 、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强， 工作方法灵活多样 三、档案收集的要求 体现前端控制思想 收集前 调查和指导 1.档案室 调查对象 本单位文件的形成规律和特点 指导内容 接收档案的数量要求和质量要求 15 / 53 2.档案馆 调查对象 同级国家机关、社会组织和个人的职能、地位、任务 /形成档案的种类、内容、数量、保管和整理情况等。 指导内容 接收前，提出相应的标准、规定，以保证接收档案的质量。 协调关系 处理流程中的各种关系，防止过早接收，也避免档案被形成单位当作私有财产而不愿移交。 推行入馆档案标准化 保证归档和入馆档案的齐全完整 档案室 以归档制度为保障，按照机关文件材料归档与不归档范围的规定，收集齐全。 档案馆 以档案法为保障 维护全宗和全宗群的相对完整性 一个机关形成的档案 机关全宗 16 / 53 档案室 一 个 机 关 档 案 全 宗 中 有 价 值 的 档 案 全宗 档案馆 同一时间、地点和社会历史条件下形成的若干全宗 全宗群 档案馆 第二节 机关档案的接收与归档 一、归档制度 1、归档制度的概念 2.归档范围 3.归 档时间 4.归档范围：机关文件材料归档与不归档的范围 5.归档案卷的质量要求 二 . 档案室在形成文件与归档组织中的作用 1.前端控制与文件形成 机关档案室在形成文件中的作用 17 / 53 2.指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作 3.加强对归档案卷质量的检查 4.临时性文件的收集工作 5.归档制度的宣传和档案的科学管理 第三节 档案馆的接收与征集 一、馆藏档案补充源 现行机关档案源 撤销机关档案源 组织和个人保存的档案源 (历史档案为主） 档案之间交接 的档案 二、档案馆收集档案的范围和期限 18 / 53 、范围 本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。 属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案 属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案 档案馆之间交接档案 、保管期限 三、现行机关和撤销机关档案的接收 现行机关档案的接收 、对现行机关档案的形成要进行预测，包括内容、形成特点、档案 现状、数量、整理质量、保管条件、利用情况。我国在这方面做得不够，这是应当注意的。 、移交前的业务指导要统一内容，各种做法要标准化和规19 / 53 范化。 、 交接双方必须根据移交目标清点核对，并且在交接文据上签名、盖章，有关资料也应要向档案馆移交，但资料移交这项工作做得不够好。曾经有一个趋势： 追求案卷的厚度200-300 页。这种作法，不可取，主要应根据案卷内容来立卷。 、实事求是地灵活掌握入馆时间 撤销机关档案的接收 1、 由撤销机关组织人力，负责整理好，然 后再向有关的档案馆移交。 2、 撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为原机关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管。一个机关交入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管。 3、 机关撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，移交20 / 53 应受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。 四、各级国家档案馆收集档案范围的规定 1986 年 2 月 7 日国家档案局发布的第 号文件各级档案馆收集档案范围的规定中规定： 第三条：各级综合性国家档案馆收集现行档案的范围 1、本级中共委员会的、顾问委员会的、纪检委的、人大及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案。 经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案。 县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。 、本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案，一般作为派出单位全宗的组成部分。 21 / 53 、本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位。如水利工程局、种植公司、文化馆、剧团、专门学校、专科医院、生产地方传统名优产品或者具体生产特种工艺的工厂等形成的单位。一般工厂、普通中小学校、 商店以及 村委会等单位可以选收其中若干代表性的单位形成的档案。 、属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。 5、经协商同意、收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级管理权限内著名人物形成的档案。 、撤销单位的档案。 7、中国人民解放军档案馆收集和保管解放前中共领导的红军、 八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命档案。 22 / 53 8、地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档 案及旧政权机关和其他单位形成的档案。 目前我国档案接收范围中存在的问题及对策 存在的问题： 条块分割，造成档案资源的分散。 档案机构设置重复，社会资源浪费。 对策： 档案管理机构整合，发挥国家档案馆的专业、人才优势，集中管理。 打破条块分割的收集格局，进行集中收集。 五、历史档案的接收与征集 历史档案的含义 23 / 53 中华人民共和国成立前，各机关、团体、部队、学校、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中所形成的档案。 历史档案的构成 历史档案： 革命历史档案 民国档案 历代王朝档案 历史档案在我国的保存情况 1.国家级档案馆保存历史档案的基本情况 一史馆 明清档案 24 / 53 二史馆 民国档案 中央档案馆 革命历史档案 2.地方级档案馆保存历史档案的基本情况 各地方档案馆历史档案 档案征集的途径 1、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料 2、向兄弟档案馆征集 3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集 4、向古旧书店、废品收购部门征集 25 / 53 5、向寺庙、古迹保管部门征集 6、向个人征集 7、少数民族地区历史档案的征集 第二章 档案的整理 第一节档案整理的内容与原则。 一、 整理工作的意义 将档案组成有序的体系，能反映各种活动的本来面貌，便于系统查考。 保持档案文件之间的历史联系，发挥档案的作用。 整理工作是档案管理工作的基础。 是利用、开放、开发档案信息资源的前提条件。 二 、 整理的内容和步骤 26 / 53 内容： 区分全宗 分类 组卷 卷内文件整理、编目、装订排列 案卷目录的编制 步骤： 、了 解情况，拟订方案 、区分全宗和分类 、细分和组卷、草拟案卷标题 、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调27 / 53 整。 、全面审查修改标题。 、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。 三、 档案整理的基本原则 (一）充分利用原有基础 1、 充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。 2、 在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。 保持文件之间的历史联系 1、 文件在来源方面的联系。 2、文件在时间方面的联系。 28 / 53 3、 文件在内容方面的联系。 4、文件在形式方面的联系。 便于保管和利用 保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。 第二节 全 宗 一、全宗概念及含义 全宗定义 全宗的含义这种方法符合档案的形成规律和特点。 全宗是组成国家全部档案的基本单位。 全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重29 / 53 要条件。区分全宗是整理工作的第一步。 全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。 全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。 三 .全宗原则的出现及其流变 随着电子文件的大量出现，来源原则和全宗理论发生了变化。 对原始顺序的理解变化了 对文件 “ 原始型 ” 的理解变化了 这些变化是相对于传统的全宗理论 ，那么传统的全宗理论到底是如何出现的，在发展过程中又经历的那些变化？ (一）法国的尊重全宗原则 来源原则起源于法国的尊重全宗原则，是对法国国家档案馆50 年工作实践经验的总结。该馆 1790 年成立以来的实践证30 / 53 明，卡缪一多努分类法不适用于综合性档案馆档案的整理和分类，必须寻找新的原则取而代 之。 1.卡缪一多努分类法 是事由分类法 A 类立法部分 B 类行政部分 C 类地形测绘部分 D类司法部分 国民议会 财政部 省和地方行政机关 王室 审计院 军事、财务法庭 2.法国内政部长杜卡特尔于 1841 年 4 月 24 日发布了第十四号通令 : 关于各部和各地区档案整理与分类的指示 确立了档案分类的新原则 尊重全宗原则。 3.尊重全宗原则的要点： 31 / 53 第一，文件组成全宗 ，即把来源于任何一个特定机构 (一个行政当局、一个公司、一个家庭、一个个人 )的全部档案，组合在一起，形成该特定机构的全宗。整理人员在分类时要尊重它。 第二，全宗内的文件按主题分类整理，其中的每一类都要有一个明确的位置。 第三，主题类内的文件则根据情况按年代、地区、字母顺序排列。 第四，一个行政当局、公司或家庭的文件不得与另一个的相混合 图示 尊重全宗原则 普鲁士的登记室原则 档案管理工作总结 档案管理 工作总结 32 / 53 尊敬的院领导：本人干档案工作已一年多时间了，在这期间我学到了很多关于档案管理工作的知识，也使我对档案工作有了新的认识，同时，也扩展了我的知识范围。在这段时间的 收获及工作情况做个总结吧！首先，是档案收集整理工作：为了更好的服务档案事业，档案合理规范组卷，符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、 分类、编号、存入计算机我都认真完成了；期限我们分为短期、长期、永久性的，个门类档案的归档率、完整率、准确率达到百分之 96 以上，查看率、查准率达到百分之百；再次，档案的管理工作和安全措施：在个庭室进行新的归档时，我们要制册登记，按类整理存放，并做好检索目录，以方便查阅，同时，要确保档案安全，特别是要做到 “ 十防 ” 第三，档案工作者在进行文件的整理、保管、和利用工作中，应当保护档案的证据作用。档案工作 者在进行档案文件的签定、整理、着录、保管、提供利用等项档案工作中，应当确保文件的档案价值。 第四，档案工作者应当确保档案所含信息的连续性，档案工作者对文件取舍的选择，首先要考虑保存那些反映文件形成者主要的活动的文件，但也要考虑档案用户的利用需求及其变化情况。 33 / 53 第五，档案工作者应当对他们从事的工作活动进行记录，并能对其工作进行辩护，档案工作者应对文件的整个生命周期作好记录，并在采用新方式和新 信息管理方法时与文件工作者进行合作。 2、遵纪守法，严守机密：档案工作者应当保守所管 里档案信息内容的机密，增强保密观念，培养良好的保密习惯，并且在档案管理实践中同各种失密、泄密、窃密行为做斗争。首先，档案工作者应当注意保护国家机密安全及集体和公民个人隐私，不得销毁相关的档案文件信息，尤其是易于更新和消除的相关电子文件信息。档案工作者应当尊重文件形成或者文件所涉及当事人的隐私及其他合法的权益，其次，档案工作者应当珍视国家和社会给予的特殊信任，并在实际工作中，不利用其职务之便，为自己或他人 谋求私利，档案工作者不应当在工作中捞取好处，或者从事有害于档案机构，档案用户及专业同行的个人活动。 再次，档案工作者应当自觉养成良好的职业保密习惯，习惯是在职业道德行为的反复实践 中逐渐形成的、一贯的、稳定的、习以为常的行为，即古人所言 “ 从心所欲，不逾矩 ” 遵34 / 53 纪守法，是档案职业道德的基本规范之一，具体来说是要求档案工作者不准损毁，失去国家所有的档案；不得擅自提供抄录，公布属于国家所有的档案；不许涂改，伪造档案，不准擅自出卖或者转让对国家和社会具有保存价值的或应保密的档案，也不准将这种档案倒卖牟利或赠送给外人；更不准在命之所保存的档案面临危险时而不采取措施，造成档案文化财富的损失；不准携运禁止出境的档案及其复制出境。 3、博学求进，公正服务：提高档案工作者的知识水平，工作能力和专业水平等方面基本素质，不仅从事档案工作的必要条件，也是档案工作者职业道德规范的重要内容之一，档案工作者应当加强自身的马列主义理论素养，提高自身的政治素质，只有这样，才能在实际工作中明辨是非，坚持真理、实事求是，以正确的立场，观点和方法对待档案工作。在以后的工作中，继续深入学习相关的档案知识，为各庭室和人民服务。 档案管理工作总结 今年以来，区档案局在区委、区政府的正确领导下，按照“*” 的要求，扎实工作，打造了一批工作亮点。围绕区委 *届 *次全会的部署，持续深化 “*” 实践讨论35 / 53 活动， *，通过抓亮点带动档案工作上水平。在档案基础设施建设、业务工作、档案信息采集 开发应用等方面作了大量工作，现将档案工作亮点总结如下： 一、加强档案资源管理 对机关、团体、企业事业单位和其它组织形成的应归档的各种门类、各种载体文件资料进行指导监督，统一业务标准要求，确保归档文件的收集齐全完整。根据国家档案局关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定，编制出台了 *区档案事业发展 “ 十二五 ” 规划和 *区档案馆收集档案范围实施细则，按照有关规定认真做好档案登记、档案目录的报送工作。 二、加强档案信息资源开发利用 一是进一步完善档案信息资源开发利用的管理制度。最大限度地提供档案信息和政府公开信息；充分利用 *省档案信息网下面的二级网站 “* 区档案信息网 ” ，定期发布局里的最新动态和开放档案目录和全文信息，为社会公众提供已公开档案信息、现行文件及其他政府公开信息；提供档案信息查询检索；充分利用各级政务网， 构建为各级党政机36 / 53 关和社会有关部门提供档案信息服务共享平台。今年共接待查阅档案 *余人次，档案资料利用达 *余卷。为配合编史修志、经济审计、办理离退休、提高退休工资待遇、缴纳养老 保险金等工作提供了方便。 二是建立政府公开信息查阅和现行文件利用的服务机制。制订出台了 *区政府信息公开 移交范围及标准，让区直相关部门报送相应的文件、材料，使之成为现行 文件利用作用的基地，切实把档案馆建设成为政府指定的公开信息利用、保管存储的场所，提升和完善服务功能。 三、加强档案信息化建设 一是推进档案数据库建设。继续进行馆藏档案案卷级条目录入工作，目前已完成录入近 *条。加强全文扫描和全文数据库建设，加强民生档案数据库建设，建立并完善实物档案、照片档案、光盘档 案等各类数据库。 二是数字档案馆建设。对机关企业事业单位加强了电子文件积累、鉴定、着录、归档等工作，保证电子文件的真实、完整、有效。并按照有关规范要求，加强对各立档单位电子文37 / 53 件形成、流转、归档与电子档案管理的监督指导，建立电子文件归档范围和保管期限制度的审核和网上备案制度，确保电子文件、电子档案 真实性、完整性和有效性。 四、加强档案安全保管评估工作 按照 *市档案局关于转发 *省档案局关于印发*省各级档案馆档案安全评估办法的通知的通知文件精神，我 局将防范、降低、化解档案安全风险为目标，结合本单位工作实际，对照标准逐项进行自查。为了搞好档案安全管理工作，继续实行档案专人保管，专人查阅，集中归档，认真执行档案库房管理制度、档案保管保密制度、档案鉴定销毁制度、档案查阅利用制度、档案管理人员岗位职责等相关制度。并按照各项 规章制度的要求认真落实整改。由单位带班领导负责，把节假日值班保卫制度落实到人，认真巡查做好记录；安排专人落实、做好档案库房的 “ 十防 ” 和电子、文书等各种档案的保密工作，定期检查。另还对已配备设施，如：档案柜、温湿度计、电 源电线等进行了完好率检查，并对案卷的数量、质量、霉变情况进行检查。重视库房配备和设备维护，使用了符合国家标准和规范要求的档案装具；坚持做到了对档案保管保护设备进行定期维护，确保各种设备的完好率达到 100，落实了档案38 / 53 管理安全责任制。 五、深化农业农村档案工作 为进一步规范和深化社会主义新农村建设档案工作，稳步开展社会主义新农村建设档案工作示范乡镇及示范村档案创建活动。指导制订村务公开和民主管理文件材料形成、归档和保管的规范，带动村档案室的创建。力争农村土地承包、村庄整治、农村产业化经营、农业基本建设、农业合作项目、农业科技、农村基层组织建设和农村精神文明建设等全面建档。目前，在去年 *办事处取得省级示范办事处的基础上，今年 *办事处、 *村被认定为省示范点。 六、加强档案局评估认证工作 根据中华人民共和国档案法、 *省档案管理条例和 *省机关档案工作规范化管理认证办法及有关档案工作业务标准。积极开展机关档案工作规范化管理认证工作，今年 *办事处、区人社局被认证为省一级档案室，有效推动机关档案工作健康持续发展，提高档案管理水平。 七、加强开放档案划控、鉴定工作 39 / 53 按照 *市档案局关于转发的通知文件精神，我局对已经开放的馆藏 *个全宗 *卷档案，进行了严格细致地审核，确保已经划控、鉴定、开放的 档案中，不涉及国家秘密、工作秘密、商业秘密和个人隐私，确保开放、利用档案信息的安全。 档案管理工作总结 我校档案室在校领导和各部门的支持下，本着 “ 以贡献求支持，以服务求发展 ” 的思想，紧密围绕学校中心工作，不断更新档案工作发展理念，创新档案工作机制，强化业务基础，优化利用服务，深化档案功能开发，在服务学校改革与发展大局的同时，取得了档案工作的新进展。 一、认真学习国家和省档案 局有关文件，领会上级精神，不断提高本校档案管理水平。 学校档案工作是学校工作的组成部分，由于档案工作涉及面广、保密性强、工作量大，为使学校档案工作能与学校的各项工作协调发展。档案室的同志十分注重自身的 政治理论水平的提高，认真学习关于 科学发展观的政策理论和档40 / 53 案法及有关档案工作的政策法规，以 提高自己的政治理论水平和业务能力。为此，我校积极与市档案馆进行了多方位的学习与交流，通过与上级单位的交流合作，我校工作人员取人所长，补己所短，积极高效地开展了各项工作。 二、加强宣传，增强档案意识，做好档案工作基础业务工作。按时完成学校年度各门类档案的移交、整理立卷、目录录入和提供利用工作。 三、其它工作： 1、向兄弟院校学习先进经验，积极参加业务 培训，不断提高档案业务管 理水平。 2、做好保密、安全工作。 3、按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库，做到管理规范、利用方便。 4、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。 5、对超过保管期限的档案进行鉴定，按严格的组织程序予41 / 53 以处理。 6、在做好档案实体基础工作的同时，开展内部检查、评估、评比工作，为优秀教学评估做好档案工作方面的准备。 档案工作任务是繁重的，要能很好地完成，必须有学校的大力支持，特别是经费保证和领导的重视；还要靠全体老师同心协力、积极进取勇于奉献，更需要各年级科组的大力支持，规范整理，做好归档工作。同时，加强内部管理，建立和完善岗位职责，引入竞争机制，关心工作人员工作和生活，创造良好的工作氛围，充分调动积极性，这是做好档案工作的重要基础。我们要以充分发挥学校档案室的信息功能、文化功能和教育功能，为学校改革和发展服务的要求为目标，按照隋校长提出的档案管理要规范化、标准化、现代化的要求，做好档案工作，力争在收齐、管好、用好 档案工作各环节上做出成绩。 2016 年上半年档案管理工作总结 时光飞逝，转眼间， 2016年上半年已过去，承蒙领导对我的信任，我肩负着本公司档案管理员回顾这半年来的工作历程，有艰辛，也有收获。结合工作实际情况，现将个人半年工作总结如下： 42 / 53 一、 半年工作情况汇报： 主动出击，克服困难 今年 3 月中旬根据公司需求，我接管档案工作，在此之前，我对档案和档案管理工作的了解几乎为零。为了不辜负领导的信任和能够尽快胜任这项工作，我开始学习公司档案管理制度， “ 三 纳入，四参加 ” 以及国家 10 号令等相关制度。在前任档案管理人员离职之前学会了对档案进行简单收集，归类、编号、保存等。同时接到要求上报 2016 年档案事业统计年报的通知。之前，公司从未做过档案年报的统计，加上公司没有专业的档案管理人员，这使年报统计工作增加了难度。为了能按时上交标准的档案工作统计年报，在领导的帮助下我通过电话等方式上级公司档案管理人员取 得联系，并进行档案专业知识的咨询。之后我又通过网络对全国档案事业统计年报信息管理系统进行学习，经过不断的咨询、学习和摸索，最终在规定的时间内完成了 2016 年档案年报上报工作。 脚踏实地，认真做好本职工作： 43 / 53 俗话说： “ 点点滴滴 ，造就不凡 ” 。半年来的工作实践使我体会到， 做好任何一项工作，都需要付出辛勤的劳动汗水。尽管档案工作比较枯燥，但我努力从每一件事情上进行经验总结，不断摸索，掌握方法，提高工作效率和工作质量，在干好工作的同时弄清自己所具备的职责和应尽的责任。摆正位臵，严格遵守职责。从小事做起，克服各种困难，脚踏实地工作。在标准化档案整理情况方面：按照国家档案法和公司相关档案制度统一要求，将 2016 年上半年级之前各部门上交的材料进行分类、编号、归档装盒。为了使档案资料能够方便、快捷、准确的借阅，我建立了电子目录，做到了电子、纸 质同步。对于在借阅的档案督促其按时回收，并对还回资料及时归档，同时做好借阅登记表。不怕繁琐，以确保工作的准确性和连续性。及时为各部门提供良好的资料服务。 加强自身学习，努力提高工作业务水平： 因为档案管理并非我所学专业，因此工作之余我更注重加强专业知识的学习。 5 月中旬根据公司安排，我到北京参加了由国资委办公厅主办，中国人民大学承办的为期 3 天的 “ 中央企业档案技能竞赛培训会 ” 。并通过考试取得培训结业证书。通过此次培训，我深刻地认识到档案所具有的价值和意44 / 53 义，更明白了档案工作的重要性，也了解到了国家对档案工作的重视。同时也系统地了解和学习了中央企业档案管理体制、工作规定、对标管理情况，建设项目档案管理及验收要求，企业档案工作的发展趋势，企业档案管理理论、业务、技术及法规标准。随着工作的不 断深入，我越来越深刻地认识到相对于专业知识的欠缺，我更缺乏的是档案的工作经验。因此在学习专业知识的同时，我便开始对自己的工作进行总结。尽管如此，在开展工作的过程中还是遇到不少困难，和难以攻克的难题。 7 月中旬，在领导的安排下，我到其他氧化铝分公司进行档案学习。学习期间，我凡事认真观察、勤于思考、不懂便问、事后多做总结和记录。通过一个多月的学习，我了解了档案工作开展基本流程；熟悉了档案管理相关制度、规范、规程和标准；掌握了合同、招投标文件、文书、竣工资料，设备资料等档案的分类、收集、整理、立卷及后期的存放和管理 技巧；了解紫光系统的运用及数字化档案数据的录入和输出，熟悉数字化档案管理系统，了解各子项存在的价值、意义以及档案录入注意事项；了解档案 工作中存在的困难和弊端。也正确的认识到了档案人员的工作职责，即监督和指导档案归口部门兼职档案人员对档案进行预立卷，准确、完整收集和保管公司档案。而并非收集 所有的材料，自己进行分类。这是不科学也是不合理的，不仅45 / 53 增加了工作量，还有可能会因为不了解材料的专业性而导致分类错误，影响档案归档的精确性，造成不必要的损失。 同时我也认识到了做好档案管理工作，除了要有专业档案管理知识，丰富的经验，好的工作方法之外，更重要的是需要有一个完善、合理的档案管理机制。因此我结合国家相关档案法规和公司实际情况，编制了务川氧化铝分公司合同、招投标档案归档规范、务川氧化 铝分公司设备档案规范标准、务川氧化铝分公司文书档案归档规范等制度初稿。 二、工作中存在的问题与困难： 因公司档案室太小，随着档案材料的不断增加，档案存放空间严重不足，现有的档案柜也已不够存放公司现有档案，更达不到档案管理工作标准化要求。这也导致了公司档案没办法按时完整、准确的收集；加之档案管理工作的必要配套设施也不齐全，比如档案室没有配备存放档案的必的密集架、专门的档案管理系统、图纸扫描器 等，导致档案管理数字化管理没办法进行。使档案资料的价值得不到充分的发挥和利 用，导致部分档案管理工作没办法推进和开展；另外，公司现在处于工程前期阶段，没有完善的档案管理体制，各部门没有固定、统一的档案管理人员。大家没有形成一个良好的46 / 53 档案意识，对档案工作也没有正确的认识，导致档案工作各环节没 办法规范开展。例如：档案移交环节，大家认为只要把本部门形成的文件、材料列上一个清单交到档案室，档案移交工作就完成了。他们并不知道他们交上来的东西仅仅是材料不叫档案 。这种不规范无疑加大了档案工作的推进难度，也间接影响了档案收集的准确性和完整性。 三、今后工作努力方向： 结合公司现阶段 情况，我对今后工作做如下打算：首先，与领导进行沟通，告知档案管理工作中存在的问题和困难，希望在领导的重视和帮助下，进一步建立健全公司档案工作管理体制，完善相关档案管理制度；其次，要求各部门选定至少一名相对稳定的档案兼职人员，并对其进行档案意识和档案技能的培训，与其共同学习共同进步，不断提高自己档案专业知识和工作业务水平；最后，尽量克服档案工作中存在的困难，利用好现有条件加强档案的收集、整理、保管工作，确保档案收集齐全、档案存放有序、档案资料完整，为公司更好的档案利用提供服务，也为公司的档案验收打好基础，做好 准备。 档案工作总结及档案工作计划 47 / 53 告别了忙碌充实的 XX 年，我们迎来了充满希望的 XX 年。回顾过去一年的工作，在管道公司档案科大力支持和积极帮助下 ,华中公司的档案工作有了新的起色，现将 XX 年档案工作总结及 XX 年工作计划上报，请审核。 第一部分： XX 年档案工作总结 由于办公条件的限制， XX 年我们在档案工作中，重点对规章制度的完善、组织机构的设立、明确工作职责、积极参与各项工程资料竣工验收等方面加大力度，保证档案工作打下扎实的基础。 一、 领导重视，规范档案管理 1、分公司领导重视档案工作，把档案管理列入分公司年度计划并制定了 XX 年档案工作计划。 2、进一步健全和完善了规章制度，建立档案管理基本组织架构，使档案工作形 成现代化管理。将档案工作纳入到了各项管理程序、职能部门职责范围和有关人员岗位责任制，在经理办公室设置专职档案员，明确各科室及基层站队兼职档48 / 53 案员的职责，使档案管理组织机构完善起来。建立健全各项规章制度，进一步巩固了档案管理成果，做到人人了解掌握档案知识、遵循原则、合理利用、严格保密。 3、制订档案管理办法，建立完善了档案人员岗位 责任制档案归档制度档案保管制度档案库房管理制度档案统计制度档案资料借阅制度档案保密工作制度档案人员四参加制度。为了档案工作有章可循，制定档案借阅表单档案移交手续表，加强资料形成的中间控制环节，确保档案在借阅和移交过程中无丢失和遗漏。 4、公司领导对档案工作要求严格，先后多次在会议上对档案工作进行了部署，并在会后对落实情况进行了督查，保证了档案工作部署安排的贯彻落实，办公室坚持利用科务会，对档案工作进行布置、检查，及时发现档案工作中