南京大学调档函

1 / 9 南京大学调档函 第一章总则 第一条 我校档案是批学校过去、现在和将来在教学、科研、管理以及其它各项活动中 直接形成的，对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声象等不同形式的历史记录。 第二条 学校档案记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程，是学校师生员工的劳 动成果和智慧结晶，是评估学校教学工作质量，评价科研成果，考核教师、专业人员，衡量 学校管理水平以及编写校史等的重要依据，具有十分重要的凭证作用和参考作用。 第 三条 学校档案工作是提高学校管理水平，为教学、科研服务的重要条件，是反映和 维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一。 第二章档案管理体制和机构 第四条 学校档案工作由主管校长领导。校档案馆既是学校档案工作的 职能管理部门，同时又是负责永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构，其业务上 接受上级档案行政管理部门的领导、监督和检查。 2 / 9 第五条 校档案馆的基本任务 贯彻执行国家关于档案工作的法令 、政策和规定；广泛进行档案工作宣传，提高 全校师生员工的档案意识。 制订本校档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查档案工作制度的执行。 指导和协助各院系、各单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作；接收各 院系、各单位整理组卷完毕的档案，并进行科学管理和开放、提供利用工作。 保守档案机密，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统性；做好档案保护 工作，最大限度地延条档案寿命。 开展档案的编研工作，多途径、多形式 地开发档案信息资源，为教学、科研、管 理和校史编写等各项工作提供服务；举办各种形式的档案展览。 负责对全校专、兼职档案员进行业务培训。 开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平。 第六条 学校各部、处、院、系、所单位的档案工作，由一名负责人分管，并纳入单位 3 / 9 的工作计划。各单位应配备一名专职或兼职档案员统一负责本单位档案的收集、整理和移交 工作。 第三章档案工作人员和经费 第七条档案 工作人员必须坚持四项基本原则，忠于职守，遵守纪律，具备专业知识和一 定的科学文化知识。档案工作人员 属档案专业技术人员，按档案专业人员职务试行条例，实行专业技术职务聘任制。档案 工作人员应保持相对稳定。 第八条档案馆工作经费，应单独立项，列入学校预算。学校各职能部门应对用于保存本 部门归档文件所需的档案装具等设备在经费中给予支持。 第四章文件材料的形成和归档 第九条建立、健全文件材料的立卷归档制度。各类文件材料由形 成部门按校档案馆制 定的立卷归档办法进行整理、立卷，并定期向校档案馆移交。各单位不得以任何借口不交， 或将档案资料据为己有。 第十条各院系、各部门在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总 4 / 9 结、验收档案工作，实现“四同步”管理。 第十一条科技文件材料归档时，应由课题、产品试制、基建工程项目的负责人签名，有 关业务主管部门和档案部门加以审查，签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料，不予 验收，不予上报成果； 党政管理文件材料归档时，除立卷人签字外，还须部门领导审签。所 有归档文件材料应质地优良、书绘工整、声像清晰。 第五章档案的管理和利用 第十二条档案馆的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架、编制检索工具，以 便于利用。 第十三条档案部门应注意档案的安全，做好档案保护工作，及时修补、修复残破档案。 第十四条档案馆应建立档案统计，检查制度，定期对档案案卷数量、档案进出及保管利 用情况进行检查和统计。 第 十五条档案馆要定期做好档案鉴定工作，并组织熟悉有关专业的人员和档案人员参加 鉴定。凡需销毁的档案，应征得有关部门的同意，并造具清册，报主管校长审批。销毁档案 时，应指定专人监销，校保卫、保密部门要派人参5 / 9 加。 第十六条档案馆应会同有关部门定期进行档案密级审查，根据具体情况及时调整密级。 第十七条档案馆应积极、主动地开展档案利用工作，制订档案借阅和复制制度，设立阅 览室，为利用者提供方便。 第十八条校档案馆按照中华人民共和国档案法的 规定，向全校以至社会开放属于开 放范围的档案。 第十九条凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的并经档案馆同意后，均 可查阅利用档案，并可进行摘录和复制，档案的复制一般应由档案馆负责办理；未经学校授 权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布档案；港澳台同胞、海外侨胞要求利用档 案的，须经有关主管部门介绍；外国人要求利用档案的，应按国家有关规定办理。 第六章附则 第二十条本办法根据中华人民共和国档案法 和国家教委的普通高等学校档案管理 办法制订。 第二十一条本办法自颁布之日起施行。 6 / 9 南京大学 一九九 0 年四月二日 2016 年招考资讯：南京大学档案学硕士研究生 专业名称：南京大学信息管理学院档案学 院系网址： 招收人数： 7 人 研究方向： 01 档案学基础理论 ;02 档案信息开发与利用 ;03 档案信息化建设研究 ;04 电子文件管理研究 ;05 企业档案管理研究 指导教师： 吴建华，颜祥林，景红等 联系电话：研究生院 025 83593251;信息管理学院 考试科目： 初试科目： 101 思想政治理论 ; 201 英语一或 202 俄语 或 203 日语 ; 668 文献信息管理基础 ; 989 档案管理理论与方法 复试科目： 1404 档案学综合考试 备注：初试合格、参加复试者，按两门课及复试成绩总分排序录取。不接受单独考试。 参考书目： 信息检索教程沈固朝主编，高等教育出版社，2016 年版 ; 7 / 9 文献学引论张志强主编，江苏教育出版社， 2016年版 ; 档案学概论冯惠玲主编，中国人民大学出版社，XX 年版 ;档案管理学邓绍兴等编，中国人民大学出版社，XX 年版 ;科技档案管理学吴建华主编，南京大学出版社，2002 年版。附录：往年档案硕士研究生招考统计信息 2016 年招考信息统计：报名人数 61 人 ;录取人数 9人 ;含 3 名推免生。 2016 年招考信息统计：报名人数 70 人 ;录取人数 9 人，含 2 名推免生。信息来源： 2016 年南京大学硕士研究生招生目 录： http:/gts/zsmlgl/zsml_ 南京大学信息管理学院： http:/ “南大之星”档案管理系统 部门文件录入要求及步骤 一、用户领取账号与初始密码后，请登录 http:/，输入账号与密码登录系统。 二、进入系统之后，在“档案信息管理”下方的“档案”、“发文”、“收文”进行选择： 党办机要室选择“收文”，后单击“党办机要室”再单击“党办机要室接收的上级来文” 其他部门选择“发文”，后根据各部门不同的 权限单击“党群部门”、“行政部门”、“教学部门及二级学院”、“科8 / 9 研部门”、“基建部门”、“设备部门”、“财务部门”、“外事处/国际学院”或“出版部门”，后再单击部门名称，如工会单击“工会”，以此类推。 三、进入编辑档案信息主页面，单击左上方“添加文件”，系统会弹出一个页面给用户录入文件信息，各用户在“一级目录”录入“ 2016”，在“二级目录”可根据部门实际情况进行录入，三级目录根据部门需要可设可不设。后在实体分类号、案卷 /盒号及馆编件号、保管期、密级、题名、责任者、页数、文件时间、归档单位、规格、 归档时间、主题词、文号、载体、文本、文种、输入员、移交人等项目录入文件的有关信息。录入完毕后，点击左下角“添加”，即可完成。后在此基础上继续录入下一文件。 注： 1、在实体分类号一栏录入：文件形成年度 -分类号，如： 2016-DQ、 2016-XZ、 2016-JX、 2016-KY，详见以下分类号列表： 2、在“案卷 /盒号及馆编件号”一栏中，如“”，“ 1”表示卷号或盒号；“ 0001”表示件号，其大小表示文件排序的序号。在录入文件时从“”开始录入，并按照发文字号的顺序从小到大的序 号进行录入。在同一类文件材料中，卷号或盒号保持不变，件号与文件序号原则上一致。以信息技术学院为例，其“中医信息 XX1 号”文件的件号是“ 0001”，9 / 9 “中医信息 XX2 号”文件的件号是“ 0002”，依此类推。 2、“文件时间”及“归档时间”录入格式为“ . .”，如。 四、电子文件全文、纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件的上传。添加文件的同时应上传文件的电子版及相关的图片、音频、视频等，其中文件格式可为 word、 excel、 jpg、 gif、 mp3、 wma、 wmv等 格式。 用户在完成所有文件信息的录入之后，点击“关闭”。将重新进入“档案文件信息管理”界面。通过点击对应文件右侧的三个超链接。 点击“全文”项，进入电子文件上