XX年机关单位档案管理制度.doc

XX年机关单位档案管理制度 你们知道机关单位档案管理制度应该要写?下面是应届毕业生小编为大家搜集整理出来的有关于XX年机关单位档案管理制度欢迎阅读 为加强档案管理工作提高档案工作质量更好地为单位工作服务根据中华人民共和国档案法及有关档案管理的规定结合本局档案工作的实际制定本制度 为了使本局的立卷归档工作顺利进行完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料供领导工作决策和各项工作服务特制订本制度 1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载 2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料及时主动地交档案管理员立卷归档集中管理任何科室和个人不得据为已有 3、文件归档范围按XX市档案局的有关规定收集 4、局各科室按指定的兼职档案人员负责本科室在工作中形成的档案做好收集、整理工作并按规定时间造好移交清册签字验收移交局办公室 5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料 6、局办公室财务人员应在次年的六月底前按规定立卷归档暂由财务人员保存一年后移交档案管理人员 7、电子文件实行集中统一管理归档方式主要包括逻辑归档和物理归档逻辑归档可实时进行物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成 8、各科室根据归档要求在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝编制机读目录和归档电子文件登记表 9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求入库的电子档案每两年要机读抽查一次发现问题及时补救 10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚移交清单一式二份交接双方签字后各执一份 11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用做到外观完好、整洁无损、记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致确保上机测试无病毒和百分之百的准确率 12、随着计算机技术和设备的更新、发展对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本归版或有问题的载体仍需保存三年 1、档案库房是存入各类档案的重地库房钥匙由专人保管非档案室人员不得入内 2、库房要坚固有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施并采取必要的预防措施和设置必要设备确保档案的安全 3、库房内要保持适应的温度和湿度根据季节不同气候变化加强管理做好每日的温、湿度记录 4、库房内经常保持整齐、整洁每天下班前要认真检查库房关好门窗注意电源清理废纸等易燃物品在库房内严禁吸烟确保库房安全 5、库房内档案分类存放排列要整齐有序编制橱箱号码和存放案卷示意图便于查找不得在库房内存放个人物品或堆放杂物 6、要定期进行库藏档案的清理校对工作做到帐、物相符对破损、变质的档案要及时进行修补复制库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时要查明原因保存依据 7、电子档案应配备专用的电子文件柜每年定期备份规范存放归档电子文件和数字档案保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备;环境温度选定在1720相对湿度选定在35%45% 8、档案管理员调动工作时应在离职前办好档案库房的交接手续 1、本单位档案供本单位各科室查阅利用查阅档案资料时需办理查阅登记手续填写“借阅登记表”查阅党组会议记录须注明借阅用途并经党组主要负责人批准 2、外单位查阅档案资料须持所在单位介绍信经分管领导审批后予以查阅 3、查阅档案只限于在指定场所进行未经批准不得将案卷带出综合档案室 4、严守机密不得翻阅和摘抄利用以外的档案 5、查阅档案和需复印(部分或全部)档案材料的应在利用效果登记表上注明并经登记 6、数字档案查询一般通过网上进行查阅者通过网上档案查询系统查询档案档案管理员接到查询申请后按档案查借阅权限从网上发往借阅者借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案 7、要爱护档案不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等如发现有上述情况者按档案法规定进行必要处理 8、建立档案档案借阅登记和档案利用效果登记簿查阅档案资料者要及时将利用效果反馈给综合档案室数字档案的查阅查阅者需按要求在网上填写档案借阅登记和档案利用效果登记对借阅和利用进行登记以更好地为社会主义现代化建设服务 1、档案管理员要增强保密观念严格遵守国家档案法和保密法所规定的保密纪律不得泄露所藏档案的内容不准出卖、盗窃档案机密违者按情节依法惩处 2、定有密级文件、资料统一由专人收拆登记发送时不得以普通邮件寄发 3、已归档的机密、秘密文件、资料只限于直接需要的部门和人员使用查阅时须经分管领导批准 4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料应妥善保管不要让外来人员随便翻阅用后立即归档5、对定有密级的文件、资料未经密级审批单位批准一般不准翻印和摘抄摘抄保密文件、资料的工作笔记本调离工作时收回注销 6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出须经领导批准 7、不归档的秘密及内部(重复或多印)文件、资料均应登记造册经主管领导批准按规定统一销毁不准擅自处理和当废纸出售 8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作设置计算机操作系统用户口令安装杀毒软件并及时更新严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等 9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接必须实行物理隔离 10、对已存储的电子档案数据进行修改时要建立修改台帐有保存电子数据档案的计算机送维修时应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除并做计算机修理登记 11、严格注意口头保密做到守口如瓶执行保密纪律在公共场所、投稿、通讯、通电中不得泄漏及涉及机密事项电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度不得泄露所接触档案内容 12、定期组织或结合安全保卫工作进行保密教育和保密检查 为了全面地考察室藏档案的价值确保室藏档案的质量定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定方便档案的管理和利用特制定本制度： 1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值不得带有随意性 2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行邀请被鉴定的单位有关人员参加根据档案的保管价值对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作 3、经鉴定尚需留存的零散档案材料按立卷原则在室内继续做好组卷归档工作对已失去利用价值和保存价值的档案材料需销毁的由鉴定小组提出鉴定意见编造销毁清册未经登记造册不得擅自销毁档案 4、属于保密范围的归档电子文件如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁并在网络中彻底清除不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除 5、销毁档案时要有两人以上监销监销人员在销毁前应认真清点核对在销毁清册上签章并将销毁情况报告鉴定小组销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存 6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案 1、热爱本职工作刻苦钻研业务努力提高工作效率为本单位的两个文明建设服务 2、加强与各级、各部门的联系做好本单位需归档文件材料的收集整理工作保证其完整、及时归档 3、坚持原则保守机密严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度提高警惕防止失密泄密等事故发生 4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码不得泄露他人密码应该定期更改自觉做好