（企业管理专业论文）总经理秘书岗位职责研究——以北京神龙建筑装饰工程有限公司为例.pdf

提要 在我国，秘书学作为一门独立的学科开始于上个世纪8 0 年代初期。经过二 十几年的发展，秘书工作方面的理论研究取得了长足的进步。然而，目前我国学 者大部份的研究对象仍是公务秘书。研究成果更多是为政府机关服务。以“企业 秘书”为主要研究对象的学者和机构只占很少数。其中，专门以“企业秘书”中 某种具体类型，如总经理秘书、董事会秘书等的工作为研究对象的文献或研究成 果更是凤毛麟角。在我国市场经济蓬勃发展的今天，在我国企业面对市场竞争， 需要不断提高自身管理水平和竞争能力的形势下，秘书理论研究的这种状况显然 是不能满足社会需要的。 本文根据北京神龙建筑装饰工程有限公司总经理秘书的实际工作情况，对企 业秘书中总经理秘书的工作、在企业管理中的地位和作用进行分析和研究。在此 基础上，本文针对总经理秘书工作的特点、岗位职责，结合笔者自身实际工作经 验认为，总经理秘书要更好地适应现代社会对秘书工作不断变化的需求、更好地 履行自身岗位职责、充分发挥总经理参谋和助手作用应该做到以下几点：第一、 拥有积极主动的工作态度；第二、具备良好的品德素养和心理素质、广博的知识 素养以及扎实的业务素质；第三、日常工作中遵循一定的工作原则；第四、掌握 必要的工作方法。 关键词：总经理秘书岗位职责参谋和助手 a b s t r a c t i no u r c o u n t r y , s e c r e t a r ys c i e n c ea p p e a r e da sa ni n d e p e n d e n ts u b j e c t i nt h ei n i t i a lp e r i o do f8 0 sl a s tc e n t u r y a f t e rt w od e c a d e so fd e v e l o p m e n t ， t h ef u n d a m e n t a lr e s e a r c ho ns e c r e t a r yw o r kh a sb e e nm a d ec o n s i d e r a b l e p r o g r e s s h o w e v e ra tp r e s e n tt h em a j o ro b j e c to fs t u d yb yo u rs c h o l a r si s s t i l lo f f i c i a ls e c r e t a r ya n dt h er e s e a r c hr e s u l t sa r em a i n l ys e r v e df o r g o v e m m e n t t h es c h o l a r sa n do r g a n i z a t i o n sa r ev e r yf e ww h ot a k e “e n t e r p r i s es e c r e t a r y ”a st h em a i ns t u d yo b j e c t a m o n gt h e m ，t h es t u d y l i t e r a t u r e so rr e s e a r c hr e s u l t sa r ee x t r e m e l yr a r ew h i c ht a k e e n t e r p r i s e s e c r e t a r y ”a ss p e c i a lo b j e c t sl i k eg e n e r a lm a n a g e rs e c r e t a r y , s e c r e t a r yf o r b o a r do fd i r e c t o r sa n ds oo n t o d a yo u rm a r k e te c o n o m yh a sav i g o r o u s d e v e l o p m e n t ，i nt h es i t u a t i o nt h a to u re n t e r p r i s e sh a v et of a c em a r k e t c o m p e t i t i o n ，a n dn e e dt or a i s em a n a g e m e n tl e v e la n dc o m p e t i t i v ea b i l i t y , s u c hk i n do fc o n d i t i o no ns e c r e t a r yf u n d a m e n t a lr e s e a r c ho b v i o u s l y c a n n o ts a t i s f yt h es o c i e t yn e e d t h i sa r t i c l ea n a l y z e sa n ds t u d i e st h es t a t u sa n dt h ef u n c t i o no f g e n e r a lm a n a g e rs e c r e t a r y s w o r ki nb u s i n e s sm a n a g e m e n t t h r o u g h r e l e v a n tf u n d a m e n t a lr e s e a r c ha c h i e v e m e n ta n dl i t e r a t u r e c o n c e r n i n g s e c r e t a r ya n da c c o r d i n gt ot h ea u t h o r sp r a c t i c a lw o r ks i t u a t i o n o nt h i s f o u n d a t i o n ，f o c u s i n go ng e n e r a lm a n a g e rs e c r e t a r y sw o r kc h a r a c t e r i s t i c ， i i p o s tr e s p o n s i b i l i t ya n do w np r a c t i c a lw o r ke x p e r i e n c e ，t h ea u t h o rb e l i e v e t h a tg e n e r a lm a n a g e rs e c r e t a r ym u s ta d a p tt ot h ed e m a n db ym o d e m s o c i e t yw h i c hc h a n g e su n c e a s i n g l y ，f u l f i l lo w np o s tr e s p o n s i b i l i t yw e l l ， f u l l y e x e r tt h ea s s i s t a n tf u n c t i o nt og e n e r a lm a n a g e r t h ef o l l o w i n g s e v e r a lp o i n t sa r ec d f i c a lt os e c r e t a r y ：f i r s t ，h a v ep o s i t i v ei n i t i a t i v ew o r k m a n n e r ；s e c o n d ，h a v eg o o dc h a r a c t e ra c c o m p l i s h m e n ta n dp s y c h o l o g i c a l q u a l i t y , v a s tk n o w l e d g ea c c o m p l i s h m e n ta n ds o l i db u s i n e s sq u a l i t y ；t h i r d ， f o l l o wc e r t a i nw o r kp r i n c i p l ei nt h er o u t i n ew o r k ；f o u r t h ，g r a s pe s s e n t i a l w o r ks k i i l k e y w o r d s ：s e c r e t a r yo fg e n e r a lm a n a g e r ，p o s tr e s p o n s i b i l i t y , a s s i s t a n t i i i 前言 改革开放以来，我国秘书工作有了飞速发展，开始走上规范化、制度化、 科学化的轨道。企业秘书作为秘书工作的重要组成部分，在协助企业领导做好发 展决策、市场运作、经营管理及办公室日常工作等方面，发挥了积极作用。据不 完全统计，目前我国的秘书从业人员达2 3 0 0 万人。国家劳动和社会保障部已明 确将秘书职业资格划分为三个等级：初级秘书、秘书和高级秘书。要求秘书人员 持证上岗。秘书成为一种职业在我国正被越来越多的人所接受。随着社会的发展 和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前 众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内部管理人员与领导的助手。 随着现代科学技术的飞速发展，人类已进入了信息社会和知识时代。面对 市场经济竞争日益激烈的新形势，特别是“入世”后，我国企业的经营管理和决 策遇到前所未有的复杂性、多变性和竞争性，企业领导迫切需要企业秘书能够适 应新形势，迸一步做好服务工作。因此，我国的秘书工作面 洛很多新形势、新阔 题和新困难。以“办事型”、“事务型”、“秀才型”为标准，选择企业秘书已 远不适应“入世”的瞬息万变的全球化市场经济的发展需要，新的形势也对秘书 提出了数字化、国际化、全球化的要求。秘书的工作重点由比较单一的事务服务 转变为事务与参谋并重，工作方式由被动服务转变为主动服务。传统的工作观念、 工作方式已经适应不了新形势的发展需求。所以，新形势下秘书工作的薪模式、 新观念、新方法越来越成为我国企业发展的迫切需要。 在我国，秘书学作为- - ( 7 独立的学科虽然开始于上个世纪8 0 年代初期，但 是发展迅速，并受到越来越多学者的关注。1 9 8 0 年初，上海大学文学院和天津 南开大学在全国率先开设秘书专业；1 9 8 3 年上海大学文学院首先创办了秘书 杂志，随后不久就出现多种秘书专业类杂志，其中，具有代表性的刊物有秘书 工作、当代秘书和秘书之友等1 。经过二十几年的发展，我国秘书工作 方面的理论研究取得了长足的进步。根据研究对象的不同。目前我国秘书工作理 论研究大致可以分为两大类型； 第一种类型以公务秘书工作为对象的理论研究。公务秘书泛指为各级机关、 岳凯华主编，秘书学概论，湖南大学出版社，2 0 0 5 年7 月，第3 页 l 企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪酬， 在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员2 。在8 0 年代我国现代秘书工作理 论研究的初期，所开展的理论研究基本都属于这种类型，理论研究的目的主要是 有利于指导和促进国家政府机关、事业单位和社会团体的秘书工作。例如：常崇 宜教授的秘书学概论、董继超教授的公务秘书学、张清明教授的秘书参 谋职能概论3 、以及由中共中央办公厅秘书局主管的秘书工作杂志等都是 有相当的代表性。这种类型理论的研究内容包含我国政府机关秘书工作的所有的 种类，如调查研究、公文写作、文书处理、会务工作、信访工作、保密工作、信 息工作，资料工作、值班工作、协调工作、档案工作、日常事务处理、办公自动 化、机动车驾驶等等。这些工作又可以归纳为文字类工作、行政类工作和技术类 工作等。目前学术界中这种类型的理论较多。例如：董继超先生的公务秘书学 一书就是从秘书工作的职责、秘书工作的方法以及秘书人员应具备的素质等方面 对秘书工作进行研究4 。这些理论都是我国秘书工作研究的有力突破，它打破了 我国传统秘书工作以工作经验为中心的认识，向理论方面迈出一大步5 。 第二种类型是以企业秘书工作为主要对象的理论研究。由于私人秘书、法 律秘书和医疗秘书等专业秘书类型目前在国内人数非常有限，根据秘书工作服务 的对象可以将我国的秘书主要分为公务秘书和企业秘书两大类别。我国秘书工作 的系统的理论研究起步较晚，专门以企业秘书工作为对象的系统的理论研究更是 这几年才刚刚兴起。目前，我国在秘书工作的研究对象这个问题上还存在着一定 的局限性。在大多数发达国家，秘书理论研究的对象主要是企业秘书，同时也包 含像医疗秘书、法律秘书这样专业秘书范畴。然而，目前我国学者的研究对象虽 涉及了企业秘书工作，但大部份内容仍是公务秘书工作方面的理论研究。研究成 果更多是为政府机关、事业单位服务。以“企业秘书”为主要研究对象的学者和 机构只占很少数。其中，专门以“企业秘书”中某种具体类型，如总经理秘书、 董事会秘书等，的工作为研究对象的文献或研究成果更是风毛麟角。以对企业秘 书工作研究颇具代表性的廖金泽教授为例，他近年先后出版怎么做高级秘书、 公司秘书手册、行政秘书手册、商务秘书手册、高级秘书手册、秘书 2 陈合宜，秘书学，暨南大学出版社2 0 0 1 年版，第2 0 一2 l 页 3 蔡超、杨锋主编，现代秘书实务，暨南大学出版杜。2 0 0 6 年3 月第一版，第2 页 4 董继超主编，公务秘书学，黑龙江科学技术出版社1 9 8 9 年6 月 5 郝立勉，“走出秘书学发展的困境”，河南社会科学，2 0 0 6 年1 月 2 自修手册、秘书培训教程、秘书训练课程、商业秘书课程、秘书万事通、 秘书怎么办、秘书参考、秘书考证、国家秘书考试指南、完美无缺： 国家秘书职业训练课程等2 0 多部秘书专著，曾荣获“中国秘书杯”一等奖。 但是，他的研究成果仍然侧重于从实践角度去研究企业秘书的工作。这些理论大 多仅仅从秘书工作内容、职责和经验的角度进行叙述。缺乏更深层次的探讨和研 究。这些理论也让人感到我国企业秘书工作的研究缺乏一定的理论深度。对于企 业秘书中的具体秘书类型，如总经理秘书的工作的研究更是一带而过的、简单粗 略。在我国市场经济蓬勃发展的今天，在我国企业面对市场竞争，需要不断提高 自身管理水平和竞争能力的形势下，秘书理论研究的这种状况显然是不合时宜 的，也是不能满足社会需要的。 因此，本文拟根据北京神龙建筑装饰工程有限公司总经理秘书的工作情况 和工作经验，结合相关的理论对企业秘书，尤其是对总经理秘书的工作职责和在 企业管理中的地位、作用进行分析，并对总经理秘书如何更好的发挥总经理参谋 和助手作用提出自己的观点和主张。 第一章总经理秘书的内涵 第一节总经理秘书的涵义 一提到“总经理秘书”这个职务，人们总会联想到各类文艺作品中经常出现 在公司老总身边的各式各样的女性形象。一提到“秘书”，就使人联系到打字、 接待和起草文件等各类文字性工作。其实，这些认识都存在着很多的局限性。到 底“总经理秘书”是一个什么样的岗位? 他在公司中的地位和作用如何? 如何才 能更好的胜任这个岗位? 要想更好的认识和理解这些问题，首先应当了解到底什 么是“秘书”，它是一个什么样的岗位。 “秘书”一词在我国最早出现于汉代，最初的涵义不是指人，而是指物。东 汉初期秘书指宫中秘藏的图书资料。曹操所设的秘书令，是我国历史上第一次出 现的与现代“秘书”一词涵义基本相同的古代秘书官职。在现代汉语词典中 对“秘书”的定义是，秘书是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的 人员6 。1 9 9 8 年5 月，国家劳动部( 现劳动和社会保障部) 在其新颁布的秘书 职业技能标准一书上将“秘书”概念定义为；专门从事办公室程序工作，协助 领导处理财务及日常事务，并为领导决策及实施服务的人员。 我国已经从计划经济转变为市场经济。党政机关的各级领导和企事业单位的 负责人所肩负的责任要比过去大得多。这就要求秘书人员也应该相应跟上领导工 作的变化，把协助领导决策、指挥、协调、控制作为自己的主要职责。秘书的职 责发生了变化，那么秘书的涵义也必然有所不同。从以上几个定义，不难看出秘 书就是协助领导工作的人员。根据服务对象不同，可以将我国的秘书种类主要分 为公务秘书和企业秘书。根据工作内容或性质的不同，又可以将企业秘书分成不 同的种类，如：行政秘书、商务秘书、生活秘书、公关秘书等；或者根据协助领 导的身份不同又可以分为：总裁秘书、总经理秘书、董事会秘书等。 因此，总经理秘书的涵义就是协助总经理工作的人员，是总经理的参谋和助 手，是协助总经理处理日常事务，并为总经理决策及实施服务的人员。总经理秘 书这个职位在企业组织架构中处于一个比较特殊的地位。它是总经理与公司内外 6 中国社会科学院语占研究所词典编辑室，现代汉语词典第5 版，商务印书馆，2 0 0 6 年，第9 4 1 页 4 沟通或信息传递的重要环节，起着承上启下，疏通协调的作用。换句话说，这个 职位所有的工作都与总经理的工作密切相关。因此，总经理秘书不是件简单工作， 不是随便什么人都能干得好的。总经理秘书的工作更是门艺术。他的好坏、水平 的高低直接影响到总经理的工作效率的高低，从而间接地对企业的管理水平产生 一定的影响。 第二节总经理秘书工作的特征 充分了解总经理秘书的工作特点，既有利于进一步认识和把握总经理秘书工 作的规律，也有利于全面认识和有针对性地做好总经理秘书的工作。 一、辅助性 总经理秘书的任务是协助领导工作。这一点就决定了“总经理秘书”这个 职务的身份、地位、工作的内容和性质。它是领导的助手。它相对于领导永远处 于辅助的、次要的和被领导的地位。总经理秘书所有的工作都必须以总经理为中 心，从属于领导的工作。工作的主要目的是要让总经理尽量能够从日常的琐碎工 作中脱离出来，尽可能集中精力考虑和解决关系到企业战略性或发展方向等重要 问题；例如：起草文件或撰写报告这类的文字性工作、收集领导所需的相关资料 等等。“辅助性”是总经理秘书工作的特点中最基本的一个。因此，在日常工作 中领导最终决定一件事情的处理方法、思路；当总经理秘书和领导的意见不统一 和不一致时，不应该也不允许出现不服从领导指示，越俎代庖的情况。但是服从 不代表盲从。总经理秘书要想更好的协助领导工作。必须要有独立的思考和自己 的主见。当与领导的意见不统一或不一致时，总经理秘书应当有保留自己的想法 和建议的勇气和智慧，并通过合适的方法和途径向领导表达，以便协助领导更好 的、更全面的考虑和解决问题。但是，一旦领导做出决定，秘书就应当遵守和执 行。总经理秘书只有充分地认识到自身工作的这一特点才有可能成为领导的好参 谋和好助手。 二、综合性 总经理秘书的工作涉及领导所有的工作领域，要为领导提供全方位的综合 5 性服务。很多信息都需要经总经理秘书综合汇总后再传递给总经理；公司上下内 外问的联系，以及工作中的很多矛盾也需要总经理秘书进行综合平衡和协调，总 经理秘书工作所涉及的范围和内容十分广泛，具有很强的综合性。换句话说，领 导工作中所涉及到的领域都与总经理秘书的工作内容和范围有关。包括起草各种 的函电，提供各种类型的信息，进行调查研究，处理综合性的事务，协调相关各 部门的工作，办理不属于业务部门职责范围内的事务。综合性不仅指总经理秘书 工作内容的广泛性，而且还指对各种情报或信息进行分析、归纳、总结和概括。 这特点是由秘书工作的辅助领导工作的全局性所决定的。总经理需要总揽全 局，统筹规划，综合协调。总经理秘书作为领导的参谋和助手，自然决定了秘书 工作高度的综合性。从组织的结构功能来看，组织结构越复杂，部门越多，越需 要加强内部各部门闯的综合协调工作，以便发挥组织的整体功能。两总经理秘书 正是在这样一种复杂情况下发挥重要的综合协调作用。总经理秘书必须有全局观 念，学会从领导的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议；必须具有较宽的 知识面，以适应领导驾驭全局的需要；必须具有较强的综合概括能力和综合协调 能力，才能做好秘书工作7 。 三、事务性 总经理秘书的主要工作是协助领导处理日常事务，保证领导工作的高效率。 秘书的事务性工作都是围绕领导的工作进行的。我们可以将总经理秘书的日常工 作大致分为四类：第一类是日常程序性事务，第二类是临时偶发性事务，第三类 是领导交办性事务，第四类是部门不管性事务8 。人们常说“秘书工作无小事”， 指的就是事情虽小，但是如果处理不好，造成的影响却很重大。这些事务工作具 有频繁、杂乱、琐碎等特点，但是面对这些工作又不能大意马虎。因为丝毫的疏 忽可能造成的损失是想象不到的。秘书工作是适应领导工作需要而产生的。由于 领导工作日趋复杂化，而领导的精力十分有限，迫切要求领导把主要精力用于主 要工作方面，集中精力思考和研究宏观决策问题，而把事务性工作交给助手去处 理，以减轻领导的工作负担，提高领导工作效率。“秘书是领导的助手”。正是 7 。秘书工作的一般特征0 温州秘书同，2 0 0 5 0 7 0 8 。 h t t p ：s e c r e t a r y a s i a e c c o m c z j t m s l w 4 5 1 9 0 9 h t m l 。“秘书工作的一般特征”，温州秘书网2 0 0 5 0 7 0 8 ， h t t p ：s e c r e t a r y a s i a e e ，c o m c z j t m s l w 4 5 1 9 0 9 h t m l 6 从这个意义上说的。总经理秘书的事务性体现在秘书的日常工作和企业的日常经 营中。例如，替领导撰写发言稿是非常严肃和重要的，如果稍有疏忽，意思表达 不够准确，错说一句话，就可能造成重大的影响；会场布置工作，如果摆错主席 台领导人座位，录相放出去，或照片发出去，就可能会引起各方面的猜测；这些 都会给公司造成一定的影响或损失。当然，总经理秘书工作的事务性特点更多的 体现在经济领域。它给企业造成的影响更多是经济方面的。尽管随着时代的发展， 领导越来越重视发挥秘书工作的参谋职能，但这丝毫不意味着总经理秘书工作可 以弱化处理事务的职责。无论总经理秘书的工作职责怎样发展变化，处理事务始 终是它的基本职责之一。 四、被动性 总经理秘书工作的辅助性质决定了它的工作存在着被动性的一面。这种被 动性主要表现在两个方面：第一，作为领导的参谋和助手，总经理秘书必须按领 导意图办事，不能自行其是。尽管总经理秘书可以向领导提出不同意见和建议， 但在行动上必须坚决服从上级的指挥，不能我行我素。从这个意义上说，总经理 秘书的工作是被动的。第二，总经理秘书作为领导与组织内部和外部沟通的枢纽 和门户，随机性的工作较多，事先难以预计。虽然总经理秘书也有自己工作的计 划和安排，但往往变动性大，随机性强，临时突发性的事务较多。从这个意义上 说秘书工作也具有被动的特性9 。我们处在一个信息爆炸的时代，市场瞬息万变。 随着全球化进程的不断加剧，企业面临前所未有的复杂和激烈的竞争局面。企业 受外界环境的影响程度，以及对外界环境的依赖程度越来越大。因此，总经理秘 书要比其他类型的企业秘书具有的被动性特性更显著。总经理秘书作为企业管理 人员，必须充分认识到工作中被动性的一面。当然，我们承认总经理秘书工作中 存在着被动性的一面，但并不是代表秘书人员工作中不需要或不存在主动性或积 极性。总经理秘书在日常工作中虽然受到领导的意图、工作方法、工作习惯等方 面的影响和制约，但是不影响发挥自身的主观能动性。总经理秘书应当善于把握 和领会领导意图，了解领导不同时期的中心工作和工作重点；具有一定的超前意 识，增强工作的预见性和计划性；应当注意各种与工作有关的信息情况和资料的 9 “秘书工作的一般特征”，箍矗州秘+ 5 嘲，2 0 0 5 0 70 8 h t t p ：s e c r e t a i y a s i a e c c o m c z j t m s i w 4 5 1 9 0 9 h t m l 7 积累，等等。所有这些都离不开总经理秘书工作的主动性。马克思主义认为，人 类区别于其它动物根本的特征，就是入具有主观能动性。人类不但2 动地认识世 界，而且能动地改造世界。作为秘书工作主体的人，只有充分发挥主观能动性， 才能适应领导工作的辅助需要，产生重要的影响。从这一点上说，这些都是总经 理秘书工作的主动性的一种体现。 五、保密性 秘书工作是一项保密性很强的工作。汉语“秘书”一词中的“秘”字，就 包含有“秘密”的意思。英语中的秘书“s e c r e t a r y ”一词中的词干“s e c r e t ” 的意思也是“秘密”。这恰恰反映出秘书工作的重要性和保密性。秘书是辅助领 导工作的人员。在保密性方面，总经理秘书在领导身边工作，比其他类型的企业 秘书更容易接触到各种级别的资料文件，掌握很多重要情报资料，也更容易成为 企业之间、竞争对手之间各种间谍活动的对象。因此，总经理秘书与其他类型的 企业秘书相比，工作的保密性更强；在日常工作中，对总经理秘书保密的要求也 更高。在和平年代的今天，商场如战场。企业间的商业秘密、商业情报以及核心 技术等等都是竞争对手间相互争夺的重要情报。秘书工作的保密性往往与各种利 益有着密切的联系。保密与窃密的斗争，在政治领域中，实质上是政党之间、国 家之问进行政治斗争的重要表现；在经济领域中则是经济斗争的一种表现形式。 因此，总经理秘书应当时刻都保持高度的安全保密意识。 六、管理性 管理性是总经理秘书工作区别于其他类型企业秘书工作最显著的特点。大 多数企业秘书在企业中处于相对比较基层的地位。他们的工作一般主要从事文字 性或行政类基础性工作。人们可能更习惯称呼它们文秘、文员或行政助理等。总 经理秘书与其他一般类型的企业秘书不同。它是总经理与企业内部各部门之闻、 总经理与企业外部之间联系和沟通的桥梁和纽带。它属于企业管理人员，享有一 定的管理职权，并承担相应的责任。以神龙公司总经理秘书实际工作为例，总经 理秘书协助总经理工作，在总经理授权范围内享有充分的管理权利，并对所授权 范围内的工作承担责任。例如：总经理秘书可以在领导授权范围内，就某些问题 独立召集相关部门领导召开专题会议，进行协调解决，并就处理情况或结果向总 经理汇报。在总经理不在公司期间，对于某些授权的公司事务进行处理等。这些 都是一般企业秘书没有权力做到或无法实现的。因此，总经理秘书的地位比一般 企业秘书的地位更高，在企业日常管理中所起的作用也更大。 第二章总经理秘书的工作职责 职责是指职务必须承担的责任。在过去的几十年中，秘书的角色变化很快， 他们不再仅仅是打字员或办事员，而开始逐渐被归入管理工作范畴0 。秘书的工 作职责涉及到越来越多的方面，例如项目管理、计算机应用、办公室管理等等。 “总经理秘书”在秘书的类型中属于企业秘书。企业秘书的职责表现在对事物的 处理，也表现在企业运作过程中对所有的环节迸行连接，对所有的空隙进行弥补， 对所有的差错进行修复，对所有的状态进行控制1 1 。本文以神龙公司总经理秘书 工作为例展开分析，研究总经理秘书工作职责。 一、 工作分析的背景 第一节总经理秘书工作分析 北京神龙建筑装饰工程有限公司( 以下简称为“神龙公司”) 是一家民营建 筑装饰企业。神龙公司成立于1 9 9 3 年，注册资本3 0 0 0 万元，主要经营工程建筑 内部装修和建筑幕墙的设计和施工：被建设部核准授予建筑装饰施工、设计和建 筑幕墙施工、设计四个方面的国家最高级别资质；通过i s 0 9 0 0 1 质量体系认证、 1 4 0 0 0 环境管理体系认证和1 8 0 0 0 职业健康安全管理体系认证。公司拥有设计、 施工及各种技术管理人员7 0 多人； 2 0 0 6 年公司主营业务收入超过亿元。神龙 公司是一家具有一定规模，管理较规范的中型民营企业，具有比较典型的家族企 业特征，在目前我国市场经济形势下具有一定的代表性。公司原本一直设有“总 经理秘书”和“总经理助理”两个不同职位，并由两人分别担任。“总经理秘书” 和“总经理助理”虽然都是协助总经理工作，但是这两个职位之间存在着很大的 差异。神龙公司人事部门对“总经理秘书”职位的界定是主要协助总经理的日常 仲蕖超、杨锋主编，现代秘书实务，暨南犬学 f 版社，2 0 0 6 年3 月第一版，第3 8 2 页 ”廖金泽企业秘书丈全，广东经济出版社，2 0 0 5 年1 0 月第4 8 贞 9 事务性工作；而对“总经理助理”职位的界定是主要协助总经理的日常公司经营 和业务管理工作。后来，公司根据自身需要对以上两个职位进行了调整。公司不 再有人担任“总经理助理”这个职位。在实际工作中，“总经理秘书”被公司赋 予了更多“总经理助理”的工作职责。例如：参与公司的发展战略研究，项目投 资等经营管理工作。目前，神龙公司人力资源部对公司职务说明书中“总经理秘 书”的工作职责未根据现实情况进行及时的调整。因此存在总经理秘书职务说明 书中规定内容与实际不符，部分工作职责不明确的问题。 二、工作分析的目标 本文通过对神龙公司总经理秘书岗位进行工作分析，使总经理秘书这个岗 位的工作职责得到明确清晰的界定。为本文进一步研究总经理秘书如何更好履行 工作职责以及如何做好总经理的参谋和助手提供基础。 三、工作分析的内容 本文采用“工作日志法”对神龙公司总经理秘书岗位进行工作分析。本文 确定收集信息的总时间跨度为两周，即工作日志填写的时间范围从2 0 0 7 年3 月 1 2 日至2 0 0 7 年3 月2 3 日。具体信息资料详见本文附录。首先，本文对神龙公 司总经理秘书工作日志中的信息进行分析整理。其次，再对分析整理后的工作r 志内容进行统计。具体统计内容如下表1 。 1 0 表，：总经理秘书工作目志统计表 序号工作内容时间消耗时间累计 i 编写、制定总经理，j ：作安排及各种计划、安排4 4 5 分钟4 4 5 分钟 2 参加公司各种会议6 7 0 分钟1 1 1 5 分钟 3办理公司内部各种手续6 0 分钟1 1 7 5 分钟 4 打电话联系、咨询或接听电话 1 8 5 分钟1 3 6 0 分钟 5 了解和咨询各种情况或问题1 9 0 分钟1 5 5 0 分钟 6 接待各种来访客人 1 5 0 分钟1 7 0 0 分钟 7 向总经理汇报工作及各种情况3 0 0 分钟2 0 0 0 分钟 8 复印、打印、电脑录入及传真各种文件资料 1 2 5 分钟2 1 2 5 分钟 9 外出办理总经理指派或承办的各种事件7 8 0 分钟2 9 0 5 分钟 l d整理各种资料并存档】0 0 分钟3 0 0 5 分钟 1 l 上网处理各种电子邮件2 6 0 分钟3 2 6 5 分钟 1 2 查找各种所需的情报资料2 5 0 分钟3 5 1 5 分钟 1 3 检查各种决议、制度和领导指示的落实情况 2 7 0 分钟3 7 8 5 分钟 1 4 向总经理请示各种下作或费用6 0 分钟3 8 4 5 分钟 1 5 安排公硎各部门同钡寻正撇、请不工作 5 1 0 分钟4 3 5 5 分钟 1 6 准备总经理、会议及其它所需文件资料1 6 0 分钟4 5 1 5 分钟 j 7 提醒总经理相关的的工作计划和安排5 0 分钟4 5 6 5 分钟 1 8 起草或撰写各种文件2 2 0 分钟4 7 8 5 分钟 数据来源：报据附录信息分析整理得到 第二节总经理秘书的工作职责 “总经理秘书”的具体的工作职责可以划分为基本工作职责和特殊工作职 责两种类型。总经理秘书属于企业秘书类型，它所包含的基本工作职责是指总经 理秘书与其他类型企业秘书，或者与其他类型秘书一样工作中都应包含的工作职 责。例如：文字性工作、接待性工作、会务准备工作等等；特殊工作职责是指总 经理秘书由于具体工作环境或企业根据自身情况对该职位定位不同，而具有的不 同于其他类型秘书或其他企业秘书的工作职责。根据本文工作分析内容以及神龙 公司总经理秘书实际工作情况，神龙公司总经理秘书的工作职责的具体内容如表 2 所示： 表2 ：北京神龙建筑装饰工程有限公司总经理秘书工作职责 类型职责内容 1 协助领导合理安排每天的日程安排及每天的工作计划；这是总经理秘书工作中 最基础和最主要的工作内容之一。 2 负责协助领导起草及打印企业相关文件或函电； 基 孟 3 负责协助领导安排各类会议、准备资料、做会议记录，以及做好会议接待等： 工 4 负责协助领导的日常接待及函电文件的处理； 作 职 5 负责监督企业内各部门落实各项制度或决议执行情况； 责 6 协助领导处理企业公共关系和外联事务； 7 负责有关文件资料和档案的整理、归档和管理工作： 8 处理领导l 临时交办的工作： i 协助总经理对公司的日常经营的管理和投资项目的运作。 2 协助总经理协调公司内部各部门的关系，尤其是业务部门与公司其他部门问的 日常关系以及事务处理。 3 在总经理授权下，负责总经理外出期间的企业有关日常管理工作，并对授权范 围内的事情负责。 4 协助总经理处理公司与政府、重要客户等外部公共关系。 特 5 根据公司总体工作计划准备好总经理的周工作计划和月工作计划，及时提醒。 殊 6 根据总经理的指示起草各种文稿，并且及时向各部门传达总经理的各项指示。 工 作 7 参加公司相关部门会议，向总经理汇报公司日常运营中出现的各种问题和情况。 职 责 8 受总经理的委托参加参与各种会议、活动，处理有关事务等。 9 随总经理出席各种会议、活动等，并且做好会议记录。 1 0 根据总经理的需要，准备和收集各种相关资料。 n 做好总经理各项事务的保密工作。 1 2 协助总经理灵活妥善地应对各种突发事情。 1 3 完成总经理交办的其他工作任务。 1 4 公司赋予的其他特殊工作职责 数据来源：根据表l 和北京神龙建筑装饰工程有限公司职务说明书整理得到 由于在现实情况中，各个公司的规模、大小、组织架构、所处行业特性等因 素的不同，同时，再加上各公司对“总经理秘书”这一职务赋予的期望和内涵不 同，因此各公司的“总经理秘书”的具体工作职责也存在着差异。本文认为，这 就是神龙公司根据自己的实际情况，重新对“总经理秘书”进行定位，赋予新职 责的结果。但是，不论是简简单单的“秘书”也好，还是将“总经理秘书”和“总 经理助理”两个职位合而为一也好，“总经理秘书”的工作职责始终应包含公文、 公务、公关这些基本工作内容。只是根据公司的实际需要和任职人员的能力，被 赋予简单或者复杂的要求和职责。 1 2 如果从日常工作中重复出现的频率角度来划分，以上的工作职责又可以分为 经常的常规性工作和临时的突发性工作两大类别”。这种简单的划分同样可以涵 盖总经理秘书的所有工作内容。 常规性工作是指那些在日常工作中经常出现或重复的工作，如起草文件、信 函、开会、接待来访等；还有一些具有周期性特点的工作，如年初的工作计划， 半年和年终的工作总结，重大节日领导活动安排等等。常规性工作往往都是事先 有可预见性，有计划性，执行时有依据和标准可循。总经理秘书做好常规性工作， 有利于提高组织内部的整体工作效能以及领导的工作效率，使整个组织像一部机 器有效运转。作为总经理秘书应注意各项常规性工作的连续性，作好妥善安排， 定期向领导汇报情况。还应注意在常规工作中总结经验，积累资料，探索特点和 规律。特别应保持对新事物的敏感，善于从常规工作中发现新情况，研究新问题， 提出新办法。 突发性工作有两种类型，一种是指事前无法预计到的、突然发生的、需要 总经理秘书及时判断处理的事项，如事故、灾情等必须立即处理偶发重大突发事 件；另一种是指需要临时完成的某项突发性任务，如临时要求处理某一事件，为 会议准备临时需要的材料，接待突然到访的客人，等等”。所有这些，总经理秘 书必须按照领导要求完成，不得延误。处理重大突发事件，要求总经理秘书善于 应变，既要迅速敏捷，又要沉着冷静；完成突发性临时任务，要求秘书人员具有 过硬的综合素质，吃苦耐劳的精神，很强的工作能力。 总经理秘书是一个普通而又不平凡的工作岗位。它的工作职责看起来简单， 但是要想做好总经理秘书工作确又不容易。随着经济的发展，社会的进步，总经 理秘书被赋予的角色和内涵也在不断发生着改变。光靠单纯的意愿和热情已经无 法真正满足秘书工作的要求，只有同时具有良好的综合素质、广博的知识、专业 的培训以及必要的工作经验和工作方法才能更好的实现总经理秘书的参谋和助 手作用。 2 “秘书工作的一般特征”，温州秘书网，2 0 0 5 - 0 7 0 8 ， h t t p ：s e c r e t a r y a s i a e c c o m c z j t m s l w 4 5 1 9 0 9 h t m l 3 “秘书工作的一般特征”，溢州秘 5 纠2 0 0 5 - 0 7 0 8 ， h t t p ：s e c r e t a r y a s i a e c c o m c z j t s l w 4 5 1 9 0 9 h t m l 第三章总经理秘书应具备的素质 第一节总经理秘书的品德素养 总经理秘书是一个企业中衔接总经理和企业各部门的纽带。总经理秘书如果 没有良好的品德素养，如果不能客观公正的处理公司里的各项事务，他在不适当 时候的举措就有可能给公司下属部门之间、或者给总经理与下属部门之间、甚至 整个公司内部的和谐产生不良的影响。我们都知道：水能载舟，亦能覆舟。一个 好的总经理秘书能够成为总经理的好帮手，为领导分忧解难，为企业的发展带来 很大的促进作用。同样，一个不称职的总经理秘书，它对公司的负面影响也是不 可估量的。 为人处事公正而不搬弄是非是对总经理秘书品德素养的基本要求。总经理秘 书在领导身边工作，随时随地需要向领导汇报工作情况，提供对事物的看法。这 就要求总经理秘书一定要公正、客观的处理各项事务。尤其涉及到人事方面，绝 不能借工作之便向领导说这个人或那个人的坏话。其实，如果是另有居心或有偏 见的在领导面前说别人的“好”话，也是不应当的。这是一种美德，也应是总经 理秘书在工作中的一条纪律。 总经理秘书还应该有良好的职业道德。比如说，热爱事业、安心工作、勇于 为事业献身的精神。在实际工作中，忠于职守，服从领导，谦虚待人以及严守纪 律和企业机密，等等。秘书人员在日常工作中应该经常注意以下几点： 要想做好总经理秘书的工作，很重要的一条就是踏踏实实、尽心尽责地工作。 邓颖超同志曾经为秘书工作杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰 恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计较报酬待遇的精神。 工作要想踏踏实实就必须以诚为本“。现在社会，做什么都讲究诚实、诚信。秘 书人员只有诚实可靠才会得到领导的信任，才有可能得到领导的重用。设想如果 李欣，“如何处理好与领导的关系一，黑龙江科技学院人文社会科学学院，2 0 0 6 年1 0 月 h t t p ：j p ku s t he d u c n l 2 0 0 4 1 m a o g a i l m z d y i s h i l y i s h i 3 9 h t m 秘书人员欺上瞒下，对领导阳奉阴违，搅乱是非。对于这种缺乏道德素养的人， 领导会不会任用都是个问题，更别谈什么如何做好工作了。 总经理秘书一定要谦虚谨慎，不要自以为是。这包含两层含意。第一层含意 是指对待领导应当谦虚谨慎，不应恃才自傲。第二层含义是指对待同事或下级不 应当自以为是，瞧不起人。 在日常工作中，当发现自己的意见与领导的想法不同，或是发现领导的做法 是错的，而领导又不采纳自己的意见时，总经理秘书必须要有清醒的认识：第一、 不要指望领导人采纳秘书人员的所有建议：第二、不要以为自己的意见就是对的； 第三、要明确认识，领导是决策者，秘书无权要求领导必须采纳自己的意见”。 组织原则中有一条就是下级服从上级，“对于上级的决定、指示，下级必须服 从执行”。同时，在实际工作中，总经理秘书对领导“不能无原则地服从”，而 没有自己的想法。在领导的指示、意见“出台”前，总经理秘书如发现有不足 之处，应当提出补正意见供总经理参考。旦领导决定下来或企业形成决议时， 总经理秘书就应该认真执行。例如：在市场经济飞速发展的今天，很多企业，特 别是很多民营企业，的总经理都是“社会大学”毕业，自身没有受过太多的高等 教育。如果总经理秘书因为这个原因就心存偏见，或者瞧不起自己的领导，遇到 分歧，对领导不屑顾或者阳奉阴违，甚至与领导顶撞争执。这种做法本身就是 不科学和不理性的。这样不利于自己与领导之间形成良好的入际关系，更不利于 自己工作的顺利开展。我们一方面讨论秘书人员如何处理好同领导的关系，以便 做好助手和参谋的工作；另一方面又把领导置于错误的境地而放任不管，这是不 协调的，也是不符合职业道德的。总经理秘书，作为总经理的助手和参谋，应当 与领导相互尊重、相互关爱，并保持亲密、融洽、和谐而充满友谊的工作关系。 总经理秘书对待同事和下级应当谦虚随和，不要自以为是。般在秘书人 员的选拔过程中，企业会比较注重被选拔人员的人品和性格。大部分秘书人员都 是老老实实工作，很守本份。但是，也有人总是自以为身份特殊，自己与领导靠 得比较近就高人一等。在日常工作中与同事相处时态度粗暴、盛气凌人，很容易 ”李欣，“如何处理好与领导的关系”，黑龙江科技学院人文社会科学学院，2 0 0 6 年1 0 月 h 仳p ：加p ku s t he d u c n 2 0 0 4 m a o g a i m z d y i s h i y i s h i 3 9 h t m 令人反感。性格、脾气能够反映一个人的品德修养。如果秘书人员自恃有才干， 而不注意职业品德修养，是肯定无法和同事搞好关系的。总经理秘书作为总经理 的助手，是衔接总经理和公司各部门之间的纽带。任何企业都存在正式组织和非 正式组织。非正式组织在企业管理中的影响和作用是不容忽视的。总经理秘书和 公司部门之间保持融洽和谐的工作关系，有利于总经理秘书顺利开展工作，协调 各部门之间的工作，提高自身工作效率等等。从而最终有利于降低企业内耗，提 高总经理的工作效率。 总经理秘书应当顾全大局而不介入企业内部矛盾。总经理秘书在日常工作 中，除了协助总经理工作外，必然还会接触企业其他的领导。当几位公司领导之 间存在意见分歧、产生矛盾时，总经理秘书应当避免自身卷入矛盾当中。因为， 这不仅关系到公司内部同事间的和睦团结问题，更关系到秘书人员的职业道德问 题。在公司领导之间，特别是在中下级领导之间，有时是会存