（图书馆学专业论文）高校图书馆采编业务外包研究.pdf

摘要 图书馆业务外包在日本及欧美等国家已经取得了一定的成效，其中编目外包是 国外图书馆业务外包中应用最广且最具成效的一种。随着我国高校图书馆事业的发 展，联机编目和编目工作标准化、规范化的推进，图书流通市场和书商服务的日趋 成熟，以及自动化和网络技术的飞速发展，采编业务外包这一新的管理和运行模式 也越来越为我国图书馆界所运用。 高校图书馆采编业务外包具有降低图书馆的运作成本、提高图书馆的工作效 率、增强图书馆的整体竞争能力、促进编目工作标准化的进程等优点，但同时也会 对图书馆员心理等方面产生一定的负面影响，图书馆亦可能承担来自外包书商方面 产生的风险。因此高校图书馆在实行采编业务外包时一定要走好三个步骤：制定计 划( p l a n n i n g ) 、贯彻执行( i m p l e m e n t i n g ) 和控制管理( m a n a g i n g ) 。 本论文就高校图书馆采访及编目外包的模式进行了比较分析，提出不同的图书 馆可根据自己的馆情选择合适的外包形式和外包深度。并以图书馆自动化集成系统 i l a s i i2 0 为例，比较了采编业务外包前后的工作流程的变化，对采编业务外包的 具体操作方法提出了可行的两种方案：一是以馆藏清点的方式将实物与m a r c 、馆 藏数据核对；二是以编目数据审校的方式将实物与m a r c 、馆藏数据核对。 在高校图书馆采编业务外包过程中，外包书商是图书馆采编业务外包能否成功 实施的关键因素，因此本论文也重点讨论了外包书商的选择及评价。并尝试建立了 外包书商评价指标体系，从公司信誉、资质和业绩，公司实力与服务，价格优惠， 到书率及数据、加工的合格率等因素对外包书商进行综合评价，以期在实践中指导 高校图书馆选择适合的外包服务商，达到图书馆与书商双盈的目的，推进我国采编 业务外包健康快速发展。 高校图书馆采编业务外包后要做好工作重心的转移，发展图书馆的特色服务。 外包并不意味着图书馆的不作为，而是更加强调审核验收的管理功能。这些仍需要 我们继续关注和研究。 关键词：高校图书馆；业务外包：采访；编目；i l a s i i = 书商 a b s t r a c t l i b r a r yo u t s o u r c i n gh a sb e e nu s e di nt h en a t i o n s ，s u c ha sj a p a n ，e u r o p e ，a m e r i c a a n di th a sa c h i e v e ds u c c e s s o u t s o u r c i n gc a t a l o g i n gi st h em o s te f f e c t i v eo n eo ft h e o u t s o u r c i n gl i b r a r yf u n c t i o n s w i t ht h ee v o l u t i o no fa c a d e m i cl i b r a r y , t h ep r o c e s so f c a t a l o g i n gs t a n d a r d i z a t i o n ，t h eb o o k s e l l e r s g r o w i n ga n dt h ed e v e l o p m e n to fi n f o r m a t i o n t e c h n o l o g y , o u t s o u r c i n gc a t a l o g i n gw i l lb eu s e dw i d e l yi nd o m e s t i cl i b r a r ya san e w m o d eo f m a n a g e m e n t a c a d e m i cl i b r a r yu s eo u t s o u r c i n gc a t a l o g i n gf u n c t i o n sf o rt h ef o l l o w i n gr o a s o n s ： c o s te f f e c t i v e n e s s ，i m p r o v es t a f f e f f i c i e n c y ，r e m o v a lo f b a c k l o g ，t h ea c q u i s i t i o n o f s p e c i a l e x p e r t i s e ，r a i s i n gc o m p e t i t i o na b i l i t y , p r o p u l s i o no fs t a n d a r d i z e sp r o g r e s s ，a n ds oo n o n t h eo t h e rh a n do u t s o u r c i n g c a t a l o g i n gm a yi n f l u e n c et h el i b r a r i a n sp s y c h o l o g y m e a n w h i l el i b r a r i e sf a c et h er i s kf a c t o r sf r o mt h ev e n d o rs o m e t i m e s w h e nl i b r a r i e s c o n s i d e ro u t s o u r c i n gc a t a l o g i n gf u n c t i o n s ，i ti si m p o r t a n tt h a tt h ep r o g r a mi sc a r e f u l l y a n ds t r a t e g i c a l l yp l a n n e d ，i m p l e m e n t e da n dm a n a g e d t h i st h e s i sc o m p a r e da n d a n a l y z e dt h em o d e so f o u t s o u r c i n gl i b r a r y sa c q u i s i t i o n i n g a n dc a t a l o g u i n g a p p r o p r i a t ec a t a l o g i n go u t s o u r c i n gt y p ea n de x t e n ts h o u l db es e l e c t e d b ya c a d e m i cl i b r a r yb a s eo no w nr e q u i r e m e n t t h ec a t a l o g u i n gw o r k f l o wt o o kp l a c ea t r a n s f o r m a t i o na t t e ro u t s o u r c i n gc a t a l o g i n g i ni l a s i i2 0 ( i n t e g r a t e dl i b r a r ya u t o m a t i o n s y s t e mi i2 o ) t h e r ea r et w om e t h o d st oi m p l e m e n tt h eo u t s o u r c i n gc a t a l o g u i n g ：( 1 ) l i b r a r i a n sc h e c kb e t w e e nt h eb o o k sa n dm a r c ，h o l d i n gd a t at h r o u g hb o o k sc h e c k i n g ； ( 2 ) l i b r a r i a n sc h e c kb e t w e e nt h eb o o k sa n dm a r c ，h o l d i n gd a t ab ye x a m i n i n ga n d p r o o f r e a d i n g b o o k s e l l e ri st h ek e yf a c t o ri nt h ep r o c e s so fo u t s o u r c i n ga c a d e m i c l i b r a r y s c a t a l o g u i n g t h i st h e s i sd i s c u s s e dh o wt oc h o o s ea n de s t i m a t es e r v i c e so fb o o k s e l l e r s a n dab o o k s e l l e rv a l u es y s t e mw a se s t a b l i s h e do nf a c t o r ss u c ha sc o m p a n yc r e d i t ， s e r v i c e s ，o u t s t a n d i n ga c h i e v e m e n t ，p e r c e n t a g eo fg e t t i n gb o o k ，e t e a f t e ro u t s o u r c i n gc a t a l o g i n gt h ea c a d e m i cl i b r a r i e sm u s tr e a l i z et h a tt h ec o r e m i s s i o nn e e d sb et r a n s f o r m e d n e r ei ss t i l lm u c hw o r kt ob er e s e a r c h e d k e yw o r d s ：a c a d e m i cl i b r a r i e s ；o u t s o u r c i n g ；a c q u i s i t i o n s ；c a t a l o g u i n g ；i l a s i i ； b o o k s e l l e r l i 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究 工作及取得的研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致 谢的地方外，论文中不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果， 也不包含为获得东北师范大学或其他教育机构的学位或证书而使 用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已 在论文中作了明确的说明并表示谢意。 学位论文作者签名：卿寰日期：函声7 曰 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解东北师范大学有关保留、使用学位 论文的规定，即：东北师范大学有权保留并向国家有关部门或机 构送交学位论文的复印件和磁盘，允许论文被查阅和借阅。本人 授权东北师范大学可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数 据库进行检索，可以采用影印、缩印或其它复制手段保存、汇编 学位论文。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权书) 学位论文作者签名：魁 日期：坦2 ：! 学位论文作者毕业后去向： 指导教师签名：理立生叁 日期：坠翌：2 通讯地址：辽宝省太整直逆逝旦匡虫出整4 笪曼 引言 图书馆业务外包是源于企业的一种经营管理模式。它于2 0 世纪8 0 年代为西 方图书馆界所采用，9 0 年代后半期被引入我国时，图书馆理论界和业务部门对图 书馆采用业务外包的做法褒贬不一，争论较大。【l l 最初国内的相关研究大多局限 于介绍国外在图书馆业务外包方面的经验以及对图书馆业务外包的利与弊进行 理论性探讨，并由此引发了图书馆馆员生存危机的讨论，这在一定程度上影响了 我国图书馆业务外包的开展。目前，业务外包在日本及欧美等发达国家的图书馆 已经普遍存在，而且外包的业务十分广泛。我国在这方面的研究和实践与国外相 比有一定的差距，尝试的范围有限，但近两年来研究开始升温，在理论与实践方 面也取得了一定的成就，并出现了项目明朗，内容规范的图书馆业务外包。【2 】 图书馆服务工作可分成3 个层次：事务性( 如编目) 、反应性( 如直接参考) 和诊断性( 如信息咨询) 服务。前2 个层次的服务由于很少或不要求与用户相互 对话，因而实现了自动化或外包。1 3 】图书馆业务外包的内容可包括图书编耳加工 等基础业务外包、机械性劳务性工作外包和信息技术业务外包。其中编目外包是 国外图书馆业务外包中应用最广且最具成效的一种。我国图书馆编目外包也开始 发展起来，其原因主要有：一是图书编目规范化奠定了图书编目外包的基础；二 是近几年来，随着高校图书馆本科教学评估工作的开展，各馆采购量增大，采取 采编外包的图书馆逐渐增多；三是市场竞争造就了图书业务外包的承载者，一些 大规模的图节运营企业的图书编目加工已有相当的水平和能力。诩 虽然采编工作外包具有：采访质量难以保证、验收环节易失控、数据质量较 难把握等缺点，1 5 但如果通过有效控制，不仅可以避免这些缺点，还具有减少图 书馆劳动量、降低了成本；缩短了图书从采购到上架流通的时间，提高了效率； 节省了图书馆的人力资源，集中精力做好核心业务，提高图书馆的服务层次和水 平等优点【6 n 。最近两三年来，我国已有一些图书馆尝试性地进行全部或部分采 编业务外包，从图书馆的发展及书商的生存发展来看，图书采编业务外包已经成 为一种趋势。但我们仍需要探索出一条最佳的运营方式，以达到图书馆与书商双 盈的目的。 通过阅读大量国内外有关图书馆采编业务外包方面的学术成果和应用成果 的文献发现，国外在此方面实践较早，我国在此方面的研究近两年来也逐渐增多， 主要集中在对于这种管理形式及所存在的问题和对策方面的理论性探讨，而对采 编工作环节的重建、外包在自动化系统中的相关流程的建立、外包形式的比较以 及图书馆外包服务商的评价等方面的研究还很少。 本论文中讨论的采编业务外包主要是指将采编业务外包给书商等企业来完 成的形式。本论文在阅读大量文献的基础上，深入研究了国内外图书馆采编业务 外包方面的理论与实践，为高校图书馆采编业务外包的实施提供理论指导和有效 控制方法。也为图书馆的其它外包工作积累一些相关经验。 本研究通过比较分析的方法，对不同形式的采访和编目业务外包进行比较。 为图书馆针对自身的特点和发展需要选择适合的外包形式提供理论依据。本研究 通过实践和实验的方法，以图书馆自动化集成系统i l a s i i2 0 为例，探索图书馆 采编业务外包的操作流程及实施办法，旨在对外包后的采编工作进行重新定位， 并比较传统的采编工作与外包后的采编工作，建立图书馆采编业务新的工作流 程，尤其是图书验收、审校等环节的重新设计。为适应图书馆采编业务外包的发 展，对图书馆自动化系统提出相应的改进和要求。在实验过程中，对于外包书商 的数据采取普查的方法进行质量控制，并使用随机抽查的方法对外包书商的服务 质量进行评价，建立书商评价指标体系，本研究以期为图书馆选择适合的外包书 商提供参考价值，促进图书外包服务商改进服务水平。 图书馆业务外包这一现代管理方法已经开始在国内图书馆界应用并成为一 种发展趋势，图书馆工作者要充分认识到业务外包在给我们带来诸多利益的同 时，仍需要我们去努力探索、有效控制。 2 第一章、高校图书馆采编业务外包研究现状 一、业务外包的基本概念 有关业务外包的相关名词为数不少，英文如：o u t s o u r c i n g ，c o n t r a c t i n go u t ， m a n a g e m e n tb yg o i n go u t s i d e ，p r i v a t i z i n g ，s u p p o r ts e r v i c 宅，中文则可译作外包、 业务外包、委外、委外服务及外包服务等用语，虽然词语表达不同，但其主要内 涵则是一致的。基本上，o u t s o u r c i n g - - 词是由于信息技术系统委外才正式产生的 名词，发展至今其涵盖的层面已相当广泛。嘲 ( 一) 外包的概念 业务外包( 0 u t s o u r c i l l g ) 又称资源外取，它是将一些传统上由企业内部人员 负责的非核心业务，以外加工方式发包给专业的、高效的产品服务务) 提供商， 以充分利用企业外部最优秀的专业化资源，从而降低成本，提高效率，目的是增 强自身的竞争力。【9 】 业务外包结束了自给自足的组织模式，把非核心业务的大部分分包给别人， 而在核心技术和产品上区别于竞争对手，这已成为全球成功企业的共同做法。业 务外包是一种有效的竞争手段。其实质是企业重新定位，重新配置企业的各种资 源。将资源集中于最能反映企业相对优势的业务领域，塑造和发挥企业自己独特 的、难以被其他企业模仿或替代的核心业务领域，构筑自己竞争优势，获得使企 业持续发展的能力。例如世界著名的体育用品公司耐克公司的成功，其重要的因 素之一就是选择了外包的生产经营方式。耐克公司只专注于市场定位、产品设计、 品牌塑造和营销网络的构建。1 1 0 】 外包的业务内容理论上涉及企业经营的各个方面，目前发展比较快的有信息 技术、生产，其次是人力资源、物流、财务和会计。 i q 如软件外包、金融外包、 动漫外包等等。1 1 2 】 ( 二) 图书馆业务外包的概念 1 图书馆业务外包( l i b r a r yo u t s o u r e i n g ) 是指图书馆利用外部的专业化资 源，将一些非核心的、次要的或辅助性的业务，以合约的方式委托外部服务机构 办理，以克服内部人员不足，降低运营成本，强化核心服务，提高图书馆服务水 平。b 3 这是图书馆界参照工业企业外包模式提出的一种新型管理方法，是图书馆 事业改革的发展趋势，体现了图书馆现代化经营战略和管理理念。 2 采编业务外包( o u t u r c i n ga c q u i s i t i o na n dc a t a l o g i n g ) 是指将图书馆的 主要职能，即文献的采访、编目、标目等业务工作部分或全部交给相关的企业来 完成。目前这项工作大多由书商来完成。【1 4 】 ( 三) 图书馆业务外包的范围 图书馆应该把诊断性业务作为自己的核心工作，深化特色服务，提高自身的 竞争力。同时根据图书馆的人力、物力、技术力量的情况选择适当程度的业务外 包。可以外包的事务性、反应性工作主要包括：( 1 ) 一揽子采购、分类、编目、 加工、回溯建库等基础业务；( 2 ) 信息技术业务，如：学位论文、科研成果等数 据库建设，图书馆计算机软硬件及网络维护等。( 3 ) 机械的事务性或劳务性工作， 如：保洁、保安、馆舍维修、水电设施维修等物业管理。 1 5 1 图书馆进行适当的业务外包是一种有益的做法，与大多数新生事物一样，外 包这一新的管理模式在图书馆应用的初期，也产生过控制不当或过度使用的情 况，把业务外包推向极端化。例如美国加利福尼亚州里费赛德县图书馆于1 9 9 7 年7 月把所有业务和管理都外包给一家私营商业公司，这种业务外包的极端化导 致了图书馆的私有化，在图书馆界引起了很大的震惊。 1 6 j 二、高校图书馆采编业务外包的原因 我国高校图书馆采编业务外包的产生，主要有以下几个原因： ( 一) 高等教育事业的大发展 我们高等教育的快速发展，国家对教育的投资不断增加，尤其是教育部五年 一轮次的“普通高等学校本科教学工作水平评估”的实施，使高校图书馆事业迈 上了一个新台阶，评估方案中突出、加大办馆条件在评估中的权重。2 0 0 4 年5 月 2 5 日教育部又发布了普通高等学校本科教学工作水平评估方案( 修订) 稿， 此稿将图书馆的评估指标修订为：根据不同的学校类型设置的合格标准是生均纸 质图书8 0 或1 0 0 册；生均年进书量3 或4 册等。【17 】很多尚未达标的图书馆经费 充足，工作量剧增，人员、技术短缺，使得高校图书馆开始寻求采编业务外包。 另外从高等教育办学的经济学角度来看，图书馆业务外包也符合经济学原理。1 1 卅 ( - - ) 联机编目和编目工作标准化、规范化的发展 集中编目、在版编目和联合编目的发展，统一了著录标准，为图书馆采编业 务外包提供了技术基础。国家图书馆联合编目中心成立于1 9 9 7 年l o 月，联机编 目应用系统在1 9 9 8 年1 2 月联通并开始试运行；c a l l s 高校文献保障服务系统也 于1 9 9 8 年正式启动。截止于2 0 0 6 年1 2 月3 1 日，c l a i s 共有成员馆6 0 4 个，并 拥有2 6 个书商用户。【旧】 ( - - ) 图书流通市场的发展和书商的成熟 目前，我国图书市场的全面开放打破了由新华书店一家垄断的局面，各种图 4 书经销商大胆创新，不只是简单的买卖图书，而是借助于现代化的技术手段，将 图书配送和图书加工有机结合起来，提供增值服务以获取市场空间。【2 0 】这种做法 受到了相当多的图书馆客户尤其是高校图书馆的欢迎。“图书馆市场拒绝图书 馆盲”一这是图书发行业正在明白的道理。【2 l 】 ( 四) 自动化和网络技术的发展 图书馆自动化系统的使用为交换编目数据提供了技术支持，网络技术的发展 使在线订购成为趋势，也为外包服务商与图书馆员交流提供了便利的平台。由于 图书馆自动化管理软件的功能不断完善，计算机智能化的程度不断提高，计算机 著录越来越简单化，集中采编已经成为现实。同时，计算机标引工作也获得长足 发展，有可能部分代替人工标引。图书馆已越来越多地使用其他图书馆的编目记 录，利用网络来进行书目共享。采用其他馆的编目记录，只需要简单的编修工作。 不论在处理时间与单位编目成本上都能获得较佳的效益，因此下载记录在编目作 业中占很大部分，原始编目比例下降。 2 2 1 根据c a l i s 的2 0 0 6 年1 1 1 2 月统计数 据，其中参与上传数据的图书馆只全部成员馆的1 4 6 ，大多数图书馆都是下载 利用c a h s 的联合编目数据。【2 习 ( 五) 外包业务工作社会环境基础的奠定 目前各行各业的社会分工不断细化和再组合，各种专业都可能发展成了一个 企业或公司的核心业务，一个公司的辅助性业务可能是另一个公司的核心业务。 书商将图书的全加工作为自己的主要业务，为图书馆采编业务外包提供了有利的 社会环境，也为图书馆细化和深化自己的业务提供有利条件。 三、采编业务外包的产生、发展及趋势 ( 一) 国外图书馆采编业务外包的产生和发展 二十世纪六十年代，美国图书馆界相继建立起联机书目公共事业中心，尤其 是o c l c “俄亥俄高校图书馆中心”协作网，引进了今天被世界各地图书馆广泛 使用的在线图书馆编目公共系统。它不仅提供书目数据，实现资源共享，也对外 承接外包服务，成为世界各地图书馆编目外包的服务商。 开展图书采编业务外包初期，学者们大多认为图书馆采编工作实行业务外包 对传统的图书馆工作是一种挑战，1 2 4 1 1 9 9 3 年美国怀特州立大学图书馆为了提高编 目质量和降低成本，在考虑了诸多因素之后，决定实行编目业务外包。 2 5 1 k a l i b b y 和d m c a u d l e 在1 9 9 7 年曾对全美授学士以上学位的1 7 8 个高校主图书馆就编目 外包作了调查，当时调查的主要结果为：( 1 ) 其中有4 2 个图书馆正在采用或准 备采用这种采编业务外包的形式，( 2 ) 实行全部编目加工外包的仅占外包馆的一 小部分，大部分只实行部分编目外包。( 3 ) 大多数图书馆在选择经销商时一般根 据其声望或者以前与其有过合作。( 4 ) 对外包工作不满意的大多数图书馆认为原 因是合同制定不严密造成的。【2 6 1 1 9 9 8 年秋美国图书馆学会( a l a ) 特别成立了一 个“外包工作组”来研究业务外包相关的课题，并在a l a 的冬季会议上设立了 公开论坛进行讨论。目前日本、欧美等一些发达国家的国书馆采编业务外包已经 很成熟，并被广泛使用。 ( 二) 国内图书馆采编业务外包的产生和发展 1 9 9 0 年起，北京、上海、广东、江苏等省市各自成立了本地区图书馆联合采 编中心，对成员馆实行集中采购和联合编目，开始了采编业务社会化的早期尝试。 如最早的上海申联文献信息技术公司、深圳粤深图书采编中心。这些信息服务公 司的出现以及灵活的商业机制， 带动了图书馆采编业务社会化的发展。1 9 9 8 年 随着国家图书馆联合编目中心和全国高等教育文献保障体系的成立，我国采编业 务社会化的程度不断提高。目前，书商直供服务成为我国图书馆图书采编业务社 会化的主要表现形式。【2 7 】 2 0 0 6 年3 月2 3 曰，在中国人民大学图书馆召开的北京地区高校图书馆编目 研究会理事会议上，“图书馆采编工作的社会化一即采编业务外包研究”已经被 正式提出，成为当前图书馆，特别是采编部门面临的非常重要的问题之一，参加 会议的理事指出需要对此深入细致地研究，以期对图书馆的发展起到一定的指导 作用。【2 8 】可见采编业务外包的研究工作在我国已经引起广泛重视。 ( 三) 采编业务外包的发展趋势 国内外图书馆学者认真分析了采编业务外包过程中出现的问题，分析利弊， 寻找控制编目业务外包风险的有效方法。图书馆采编业务外包在给图书馆带来众 多益处的同时，也带来了一些负面效应，但采编业务外包已经成为图书馆改革发 展的一种趋势。各个图书馆要根据自身的馆情来制定采编业务外包的范围、方针、 政策。要尽可能地避免采编业务外包产生的不良后果，使采编业务社会化日趋规 范和完善。 编目业务外包在美国已取得初步成功，并在图书馆界有一定影响。国外图书 馆2 0 多年的成功经验充分证明，适度的采编业务外包是图书馆节省人力、财力， 提高工作效率和服务质量的有效途径。尤其在现阶段我国高校图书馆事业发展过 程中，已经有部分图书馆与书商尝试了这种崭新的合作模式，采编业务外包将会 得到越来越广泛的应用。m a r ke s t e s 预言在未来的5 到1 0 年图书馆业务外包将会 有一个大的发展。【2 卅 6 第二章、高校图书馆采编业务外包主要模式分析 “外包”一词最初引起了图书馆编目部门的恐慌，但随着实践和发展，采 编业务外包越来越为图书馆界所接受。1 3 0 l n 前我国高校图书馆采编业务外包还处 于起步阶段，介于传统采编工作与采编业务外包转换时期，图书馆需要根据自身 情况进行采编业务外包，并选择适合本馆的外包模式和外包加工深度，不能盲目 追从，导致外包失控和失败。 一、高校图书馆采访业务外包的模式 ( 一) 图书采购批准计划( a p p r o v a lp l a n s ) 图书采购批准计划( a p p r o v a lp l a n s ) 或称自动配书，送审订书。是一种图书 馆与书商之间的采书合约，书商拥有专家根据图书馆每年分配给书商的图书经费 预算和图书馆采访人员圈订的纲目控制范围( 如：主题控制、出版社控制、阅读 水平控制等) ，选出相关图书并寄送到图书馆，图书馆采访人员通过验收接受所 需图书，退回不需要的图书，这种办法节省了采访人员选书的时间。1 3 l 】 例如大连医科大学图书馆对上海外国语学院海外图书转运站的特价外文图 书即采取这种采购方式，图书馆按分类主题确定生物及医药卫生大类为采购图书 种类，以适合大学生及以上阅读水平，复本数为3 本，制定了采购的纲目要求， 转运站在新书到货后自动予以配送。 传统上，大学图书馆选书责任主要是由馆员及教师共同负责，但馆员可能由 于学科背景不足，无法胜任选书工作；而教师也有本身的职责，从事教学研究， 再担负图书馆选书的重责，已令教师们显得无法兼顾；加上目前的信息爆炸、出 版品的剧增，有愈来愈多的资料要馆员选择。面对这种现实环境，利用自动配书 采购可以加速图书选择与采访时效，节省人力、时间及费用，而书商的专业知识 与服务，可拓展图书采购领域，弥补图书馆采访员人力及学科不足的困扰。如浙 江大学在1 9 9 8 年9 月四校合并后，选择杭州市新华书店作为合作伙伴，采用“自 动配书”方式采集中文图书。成云、朱咫渝等考察了浙江理工大学、中国计量 学院、浙江传媒学院等高校图书馆，均在采访工作中选择一至二家供应商利用自 动配书的方式购书。1 3 2 1 ( 二) 新书报道服务 新书报道服务是自动配书的另外一种表现形式，由书商根据图书馆采访要求 7 将过滤后的文献单以新书报导单的形式寄给图书馆采访人员选购文献。在我国有 很多教育部文科专款受益单位和b l a c k w e l l 北美公司合作采购外文原版图书方案 是基于“图书采购批准计划”的新书报道服务( n e wt i t l ea n n o u n c e m e n ts e r v i c e ， 简称n t a s ) 。【3 3 】 一些书商除了提供社科新书目、科技新书目、上海新书目、全国地 方版科技新书目及出版社的征订目录外，也在想用户之所想，努力开展定制个 性化书目，为图书馆进行自动配书的服务。 ( 三) 清单订购 清单订购即图书馆请读者参与选书活动，根据征订书目进行圈选，采访人员 将汇总、查重并审核后的购书清单交由书商代购。【3 4 】图书馆不再直接逐一与出版 社联系，而是直接委托书商统一代订。这也是目前我国采访业务不完全外包的主 要表现形式。 总之，“自动配书”的采购外包方式对于大型图书馆，尤其是对具有经费充 足、馆藏要求相对完整、征集图书主题明确、订购量大、出版来源众多等特点的 高校图书馆，委托书商代理采购业务，除了可简化工作外，也可获得较佳服务品 质和较优惠的价格。另外对于采购量不大，服务商不能很好提供文献清单，现采 也比较难以实现的情况下，如特价书、国外转赠的图书等，也可采用自动配书的 采购外包模式。但对于中小型图书馆，特别是专业特点比较突出的高校图书馆而 言，经费控制相对严格，书商对学校的实际情况理解不深，对新增专业学科把握 不好，往往会造成漏选或错选，建议采取清单订购模式，或是设专业采访人员对 采购书目的最后确认进行严格把关。 对高校图书馆而言，采访工作的质量会直接影响到文献资源的建设情况，从 而影响学校的科研和教学工作，所以在做采购外包选择时一定要慎重。 二、高校图书馆编目加工业务外包的几种模式 ( 一) 按加工地点划分 按n t 地点划分，可分为“到馆加工模式”和“图书外送加工模式”两种。 1 到馆n t 模式 到馆加工模式也有称之为“异地突击模式”， 3 5 1 即由外包商派出专业技术人 员到图书馆对图书进行分类、编目、数据录入等工作。采用这种模式的图书馆一 般是书目数据库已有一定量的数据基础。图书加工所需的设备及材料都是由图书 馆提供，如计算机、书标、登录号条码，防盗磁条等。外包商只负责按图书馆的 要求对图书进行分类、编目、数据录入，并按图书馆的要求打印书标、登录号， 贴好书标、登录号、磁条，直到上架完毕。【3 6 】这种外包模式其实质是图书馆利用 8 了外包服务商的人力资源。 到馆加工的外包模式其优点主要包括：一是与外包服务商沟通便利，发现错 误可随时修正；印j 二是直接在本地操作，可以与本馆的自动化系统数据库相连， 不需要经过数据的导入导出等繁杂过程，同时便于与本馆数据进行查重，按图书 馆要求顺序分配条码号等；三是图书馆易于掌握和控制外包工作进展，例如对于 读者急需借阅的图书可以优先进行著录加工投入流通使用。 这种编目业务外包模式的缺点主要有以下几方面：一，需要图书馆投入一定 的人力、物力、设备及场地空间等，往往有的图书馆因受场地或设备的限制无法 采用这种模式，另外大多数图书馆自动化管理软件都有用户数的限制，如i l a s i i 2 0 系统，每增加一个用户数都需要一笔资金的投入，一般图书馆会根据需要购 买适当的用户数，如果外包服务商一次派来多个编目著录人员，就会造成自动化 系统的操作员拥挤现象，甚至影响图书馆其它业务的正常开展；二，增加了管理 工作的负担，到馆加工虽然是书商派人，但因涉及到共用设备、场地、耗材等， 图书馆工作人员必然要参与其中的部分管理工作，因为不是本馆员工，因此管理 工作的难度有时会增加；三，如果外包服务商与图书馆不在同一地区，地理空间 相距较远时，这种合作方式可能会增加外包成本，虽然有的外包服务商采取本地 雇用的方式，但短期雇用的做法很难控制编目加工人员的素质。 到馆加工外包模式可以在图书馆场地、设备等条件充足，外包服务商的工作 人员到馆方便的情况下采用。另外针对图书馆批量进行的回溯建库工作，因图书 存放地的问题，将图书外送加工的外包模式成本高，而将卡片式目录外送加工的 方式因错误率高而不被推荐采用，建议使用这种“到馆加工”的外包模式。 2 图书外送加工模式 图书外送加工模式，或称之为“加工后到馆”模式，即图书馆将图书资料送 到外包商的经营加工场所进行加工的一种服务模式。图书加工所需的设备及辅助 材料由外包商提供，并按图书馆的要求进行加工，直到送回图书馆验收上架。【3 8 】 这种外包模式可以节省图书馆的人力、物力、空间及设施。如果图书馆是首 次建立自己的图书目录数据库，在自己的硬件、软件等方面条件不很成熟的情况 下，也不涉及与原有馆藏查重等问题，可以首选这种加工模式。例如近年来国家 教育制度的改革，一些民营大学纷纷兴起，在建馆初期，很多图书馆就选择图书 供应商进行批量图书的采编加工业务外包。图书供应商根据图书馆划定的范围经 过选书、分类编目、录入数据、加盖馆藏章、磁条、条码、书标等组织加工后， 直接送到图书馆的书架上，供读者借阅、浏览。书商在短期内完成了大量的图书 加工服务，使图书馆短期内即可迅速进入正常业务运转。也有将这种模式称为“图 书配送交钥匙工程”。t 3 9 1 9 但这种“图书加工后到馆”业务外包模式却有着质量和工作进度难以由图书 馆控制的弊端图书馆在已有一定图书规模的基础上如果选择这种编目业务外包 的模式，就需要加强管理和控制：首先必须与外包书商签订约束力强的合同，明 确规定外包质量( 包括图书质量、数据质量和加工质量) ，严格送货时间，做好 违反合同的惩罚规定。其次要确认书商加工的数据能够完整地转换到本馆数据库 中，无论是馆藏数据还是书目m a r c 数据都必须能实现与本地数据库的无缝融 合。另外，必须要与图书馆已有的馆减数据进行查重，严格控制复本数，严格控 制索书号的分配，以便于图书的排架和流通阅览。最后还要保证能及时与外包服 务商进行沟通。“加工后到馆”模式中的外包服务商大多是与图书馆图书采购的 合作书商。 ( 二) 按加工深度划分 按图书外包加工深度可分为采编业务“完全外包”和“部分外包”两种。 完全外包是指从选书、编目、图书加工到图书上架整个流程全部由图书供应 商完成，其中包括数据处理过程如分类、标引、编目、著录、条码验收，手工处 理过程如加防盗磁条、盖馆藏章、贴条形码和书标等。 部分外包是指把图书加工环节中的一部分工作交由书商来完成，图书馆根据 本馆实力和工作需要只完成其中的关键工作。这当中也包含了书商加工能力不能 满足图书馆需求的原因。 随着外包服务商服务能力的深化，外包环境日趋成熟，采编业务完全外包是 一种必然趋势，图书馆只承担其中必要的验收工作。当然，对于有实力的图书馆 也可以将自身发展为编目业务的外包服务商。i 柏】但这不应该成为图书馆本身业务 发展的方向，只能作为一种副业发展。而且相对于书商的企业管理运营方式，图 书馆作为外包商难以形成较强的竞争力。 不同规模、不同类型的图书馆在决定进行采访、编目加工业务外包时需要根 据所处的发展阶段和发展策略，选择合适的外包模式和外包方法，确定进行外包 的范围和深度。 三、采购业务招标的实施办法 伴随着国家科教兴国战略的实施，各高校每年的文献购置费都有大幅度的增 长，图书馆每年有上百万甚至上千万的图书购置费，如何使用好这笔资金，就涉 及到管理与运作的问题。文献采购引入招标投标机制，对采购的经济行为更加透 明、杜绝暗箱操作起到积极的作用。同样，也有利于规范书刊市场行为，使得各 书商在最终的竞争中“挤干”价格水分，对图书馆来是说公开、透明，对书商来 说是公开、公正，实现图书馆与书商的“双赢”。 l o 图书采购业务招标不仅是当前图书馆的热门话题，也是大势所趋。图书馆采 购业务招标的优点主要有：( 1 ) 通过采购招标，有利于选择资信优良的外包商， 可以吸引较多的发行商和书商参与竞争投标，提升其业务水平。图书馆通过审查 和评定投标人的投标资格和投标文件能够广泛地了解到社会上具有实力的书商， 择优选用，有效地保证图书资料采购的质量。( 2 ) 通过采购招标，有利于图书馆 为各种采购项目寻找最适合的合作伙伴，得到价格优惠和价格保护的双重利益， 充分发挥资金的使用效益。( 3 ) 通过采购招标，有利于增加采购过程的透明度， 使图书资料采购争取的折扣成为阳光下的行为，而不是个人行为，既维护了图书 馆的利益，也保护了有关的工作人员。通过招标，实行“公开、公正、公平”的 竞争原则，使图书馆不再受人情书商的干扰，从而从源头上防止了采购中腐败现 象的产生。( 4 ) 通过图书采购招标，为图书馆节约了购书成本。据统计，在保证 图书质量的前提下，通过图书招标可以为图书馆节省约五分之一的图书经费，弥 补了购书经费短缺的问题；采编业务部分外包，为图书馆节约了人员和办公成本， 把图书馆采编人员从繁重的工作中解放出来，部分采编人员可以充实到一线的咨 询服务部和其他部门。【4 1 1 高校图书馆采访业务招标主要有以下几种方式：( 1 ) 政府有关部门出面组织 招标工作小组，图书馆派代表参加( 也有图书馆不参加的) ；( 2 ) 学校组织有关 部门成立招标工作小组，图书馆有代表参加；( 3 ) 图书馆自身组织招标、评标、 定标。【4 2 】招标的形式可以是公开招标、邀请招标或议标的形式。招标的合同时限 可以是几个月或几年，据了解，目前图书馆招标时签订的合同期限大多数都在一 年左右。 无论采取何种方式进行招标，在招标时都应注意以下几个问题： ( 1 ) 最好能有了解招标图书馆采购原则的决策者或是专家参加到招标工作 小组中。每个高校图书馆都有自身的馆藏特点，尤其是专科院校，例如医学院校 一般以收藏生物医学和医药卫生类文献为主。而各书商因与其合作的出版社覆盖 面不同也有自己的经营特色。高校图书馆在招标时应选择最适合本馆的书商合 作。 ( 2 ) 投标的折扣优惠虽然是图书馆选择书商的一个重要条件，但决不能认 为这是唯一的条件，不可采取最低价中标的方式。图书供应商参与投标是百分之 百的商业行为，赢利是主要目的。如果招标时把折扣压得很低，即使中标，书商 有时难以完成标书的全部要求，最终受损的还是图书馆。【4 3 】例如大连医科大学图 书馆在2 0 0 6 年的中文图书招标实施过程中，有一家书商以最低的折扣和承诺提 供优质服务而中标，但在签订合同之前，该书商又主动放弃合作。 ( 3 ) 招标时最好能确定两家或以上单位中标。一方面可使书商之间竞争性 增强，服务水平提升：另一方面，可以在一个书商无法完成合同的情况下，不至 于对图书馆的工作带来严重影响。如上述例子中，大连医科大学图书馆同时招了 四家中标单位，即使中途有一家书商没有签署合作合同，仍有三家书商与图书馆 合作，对这次招标工作基本上没有造成影响。但如果招标时只选用一家公司合作 时，在项目无法进行下去的情况下中途中止合同，即使利用违约金进行惩罚，转 向寻求其它合作书商，但仍会造成新书的漏订、重订等错乱局面，给图书馆的正 常工作造成极大的影响。 ( 4 ) 除招标采购外，图书馆还应留有少量自主的图书购置经费用于临时性 采购。 为了保证能对采编业务外包进行有效控制，必须要签署具有法律效力的文书 来加以约束。m 为了约束外包合同双方，依法维护各自的利益，要注意完善外包 合同条款。一个完善的外包合同至少应包括以下条款：【4 5 4 6 ( 1 ) 具体的外包范围或种类：在合同中应对业务进行界定，必须清晰、明 确地指出服务范围，确定进行全加工还是部分加工，部分加工到何种程度等。 ( 2 ) 外包价格：合同中应包括外包价格，折扣率、结算方式( 实洋结算或 是码洋结算) ，以及加工中所需耗材的费用承担，现场采购图书的差旅费用等。 ( 3 ) 期限：包括完成外包业务的期限、到贷率、验收期限、付款期限等。 ( 4 ) 质量要求：包括图书的质量、m a r c 数据的质量、图书加工的质量、 服务的质量等均应给出详细的规定，可具体细致到书商提供的目录中核心出版的 图书所占比例、出版时间规定，书目文件的格式，采访数据必备字段，编目细则 及执行标准，磁条的规格、厂家，书标的字体，供货地点及搬运要求等。 ( 5 ) 应明确风险承担、违约赔偿责任及争端解决程序。如要求书商对所订 购图书做最后把关，对不符合招标图书馆收藏要求的图书进行确认。 ( 6 ) 解除、终止合同的条件等。应规定终止合同的权利，包括成本的显著 增加、服务水平多次不达标、外包服务商陷入财务或信誉危机导致不能履约等。 当前，图书馆业务外包大都没有签订正规的外包合同，一些是作为采购合同 的附加协议，还有一些仅是外包服务商的口头承诺，双方责权利不清，一旦出现 纠纷也缺乏依据。由于目前的图书市场是买方市场，并且该客户模式具备良好的 成本效益比率和销售回款低风险性的特点，各图书发行商为了开拓市场，在合作 谈判阶段都会给予良好的承诺，其外包业务的承担与销售业务是紧密相连的，而 图书馆往往根据采购情况将业务外包给多家，具有一定的随意性、短期性，仅凭 单纯的信任，对外包合同的签订并不慎重。长期以来，图书馆对市场经济活动参 与不多，风险意识不强，对合同的认识很模糊，图书馆业务外包这一企业化运作 模式需要图书馆管理人员加强合同意识和法律知识的学习。 1 2 第三章、高校图书馆采编业务外包的质量控制 一、高校图书馆采编业务外包的益处 ( 一) 降低图书馆的运作成本 美国学者a r n o l dh i r s h o n 曾在一篇题为 o u t s o u r c i n gl i b r a r ys e r v i c e s 的文章 中认为，图书馆业务外包的策略性考虑是减轻资金紧张而带来的运作压力。【4 7 】 而承包商采用的是成本核算、规模化经营的管理模式，就完成同一业务来讲，承 包商的投入往往低于图书馆的投入。比如：从o c l c 中心联机套录一条数据的费 用是1 美元；批量或回溯性编目服务，费用为一种2 美元以上。同样是分编图书， 如果是图书馆自己完成。每种图书的分编成本至少要5 0 美元以上。【4 8 】我国的情 况也是如此。