关于采购合同的内部审计报告.doc

关于采购合同的内部审计报告 一、引言： 按照公司xx年度内部审计的计划安排审计室对公司采购合同的签署、审批、履行等主要业务环节的内部控制情况进行审查审计过程中我们实施了合适的、必要的审计程序按照既定的审计方案结合其实际情况对xx年1月1日xx年8月31日期间的重大采购合同进行了审计 二、审计方式说明： 抽取固定资产、原主料、办公用品的采购合同各2份检查其起草、审核、管理层审批、档案管理等工作流程是否符合公司要求审计资料搜集方法采用直接观察法、采访法资料搜集形式有抽样调查、重点调查 三、审计发现与建议： 审计发现：xx年1月购入的文件柜等办公用品供应商为成都市青羊区亚华仪表配件厂所属期为xx年订单生管部门未对订单档案进行整理归档 建议：于xx年1月份起制定的办公用品订单整理后按顺序编号并建档以便于核查 四、审计总结： 本次审计方案得到了各相关部门的大力支持和配合 1、检查所抽取合同内容的合理性： (1)对所抽取的固定资产、原主料、办公用品的采购合同进行内容上的审查发现采购合同的起草、审核以及审批都有权限范围内的签字盖 章格式合同的版本与公司要求基本相符 (2)对所抽取的采购合同的主要条款进行审查各类条款约定都基于公平公正的原则且同时维护了公司利益不存在差异情况 2、检查合同的实际执行情况： (1)根据公司业务进展情况经审计合同中采购、验收等环节都得以较好的执行 (2)采购合同付款台账基本做到了清晰完整不存在超出合同约定的款项支付和未经审核的合同 3、检查合同存档情况： (1)合同保管按照公司要求按顺序进行了编号便于核查综上所述对于采购合同的管理具有较为完备的规范流程合同的签署、审批、履行等完全符合公司对于合同管理的规定要求对供应商评价、付款审批等环节的实务操作有适当控制采购部门相关岗位工作人员对采购管理流程和岗位职责都较为熟悉 五、后续审计跟踪： 1、根据报告中审计发现与建议的内容与业务部门达成共识将立即进行整改,我们将在xx年11月实施后续跟踪 2、xx年5月购入的固定资产密闭式混料机正在验收设备(固定资产)申购、审批、验收流程单尚未建立故本次未经审计计划11月份再对此进行后续审计 合同审计的具体方法 (一)合同签订前的审计 合同签订前的审计是指当事人就相关事项协商达成一致合同条款也已基本确定但双方尚未签字前所进行的审计合同签订前的审计是合同审计的重点和关键因为合同一经双方签字即具有法律效力合同签订过程中的任何失误在实质上就已经给企业造成了损失(企业形象、信誉方面的损失甚至是经济方面的损失)故对于企业重要的合同内部审计部门应当在项目立项时就开始介入既便于了解整个过程的来龙去脉又为后续审计打下基础 1、审计目标： 确保合同符合企业生产经营活动或者其境外活动的需要; 确保合同的条款完整意思表达清楚准确; 确保合同合法合规合理避免经济纠纷预防经营风险 2、应索取的资料： 对方的企业法人营业执照和企业法人代码证的复印件; 对方单位相应的资格证书或者等级证书的复印件; 对方单位签约代理人的本人身份证和授权委托证书; 对方当事人开户银行账号、资信和履约能力的证明材料; 选择对方签订合同的理由的书面报告(包括采购类合同的比价采购的书面证明、业务部门到对方实地考察情况等); 合同拟制稿 3、审查的主要内容： 合同的必要性包括：明确合同项目的内容审查合同是否符合企业经营方针、政策的要求履行该合同能否给企业带来预期利益;审查企业现有资源是否可以满足其需要;是否已列人企业生产经营计划、投资计划或者其他计划且符合该计划的要求;是否已安排了相应的财务预算重大合同应有可行性分析报告并经评审确认; 审查合同内容的合法性、合规性和合理性包括：审查合同是否符合法律法规的规定是否有违反国家利益或者公共利益;对方的主体资格是否合法签订合同的当事人是否有签订该合同的权利;对方是否有履行该合同的能力和诚意;选择对方签订合同的理由是否充分; 审查合同条款和内容是否完整正确意思和文字表达是否清楚准确包括：标的名称是否规范;数量和质量表述是否正确;价款和酬金是否明确合理;合同履行的期限、地点和方式是否明确和合理;违反合同的责任是否明确不同的合同其条款和内容不完全相同但根据合同法的规定合同一般应包括以下条款：当事人的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;价款或报酬;履行的期限、地点和方式;违约责任和解决争议的方法; 4、对于一些重大合同的审计还应咨询法律顾问和相关方面的专家的意见以便充分完善合同条款防止在合同中存在任何法律方面或者技术方面的问题一般说来在合同中比较容易忽视的问题有： 与执行该合同相关的营业税、个人所得税等税金的代扣代缴的问题特别是与个人或者外方签订的合同; 与执行该合同相关的服务及后续服务的要求及相关费用的承担问题; 合同执行过程中可能存在的风险的分担问题等等 (二)合同执行过程中的审计 1、审计目标： 检查合同执行情况维护合同的严肃性; 检查合同变更或者解除是否符合条件手续是否完备 2、审查的主要内容： 根据合同签订与履行情况表检查各业务部门在面上反映的合同执行过程中存在的问题; 以具有典型意义的各类合同为基础深入到合同执行部门检查合同的执行情况对于未执行或者未完全执行的合同查明未能执行的原因以及是否明确通知对方; 根据应收账款分析明细表会同有关部门定期进行对帐清欠工作; 审查合同的变更或者解除是否符合原合同条款或法定条件首先应审查合同的变更或者解除是否合法依据是否充分相关手续是否完备其次应充分评估因合同变更或解除给自己造成的经济损害要求对方给予足额的补偿; 审查合同违约责任是否按法律规定或者合同约定进行及时、合理、合法的处理; 审查合同纠纷的处理是否及时、合法、合理 (三)合同终止前的审计 在合同已经履行即将清算以解除双方的合同责任之前;