（会计学专业论文）酒店业内部控制体系研究以bgmh为例.pdf

t h er e s e a r c ho fh o t e l i n d u s t r yr e g a r d i n g i n t e r n a lco n t r o l c t sg r a n dm e t r o p a r kh o t e la sa n e x a m p l e 学位论文原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下， 独立进行研究工作所取得的成果。除文中已经注明引用的内容 外，本论文不含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的作品成 果。对本文所涉及的研究工作做出重要贡献的个人和集体，均已 在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律责任由本 人承担。 特此声明 学位论文作者签名：毫离铴 年厂月棚 学位论文版权使用授权书 本人完全了解对外经济贸易大学关于收集、保存、使用学位 论文的规定，同意如下各项内容：按照学校要求提交学位论文的 印刷本和电子版本；学校有权保存学位论文的印刷本和电子版， 并采用影印、缩印、扫描、数字化或其它手段保存论文；学校有 权提供目录检索以及提供本学位论文全文或部分的阅览服务；学 校有权按照有关规定向国家有关部门或者机构送交论文；在以不 以赢利为目的的前提下，学校可以适当复制论文的部分或全部内 容用于学术活动。保密的学位论文在解密后遵守此规定。 学位论文作者签名：毫离铂 导师签名2 墨彳 沁| ) 年f 只ti b 。傍t 月is 日 摘要 酒店业是一个特殊的行业，近期媒体披露国内业主终止与国际品牌管理公司 合作，主要是出自于管理硬伤一内控风险意识单薄、管理制度脱离国情、疏于成 本控制，日常管理混乱等原因，给酒店业主造成不可挽回的损失。笔者身为酒店 财务总监，意识到内部控制的管理具有重大的意义，不可等闲视之，因此驱使笔 者以此作为研究课题，以期所在酒店免遭覆辙；更愿做一块铺路石子，为酒店业 同仁提供一点有益帮助。 本文采用案例分析的研究方法，在翻阅资料的基础上，将理论分析与案例研 究相结合，以b g m h 酒店的内控体系为分析对象，从理论到实践，付诸实施；选 取了现金管理、信贷应收管理、采购和成本管理为重点进行研究。最后从b g m h 的内控管理实施效果入手，进行深入分析总结，得出研究结论，最后提出建议。 本文的主要研究结论如下：( 1 ) 应用内部控制原创理论必须与中国国情相 结合，只有建立独具本土特色的酒店内控制度，才能充分发挥其管理效能；( 2 ) 财务管理必须以人为本。酒店的经营活动，是由人来完成的，规章制度也是由人 来贯彻的，人的因素第一，应用道德准则员工羞于不道德行为，杜绝各种弊端； 本课题在b g m h 实施效果斐然。( 3 ) 酒店经营主要源于开源节流，而节流则有 赖于内控管理。本课题在b g m h 实施，检验内控管理效果：通过各项有效的规 章制度，杜绝弊端，减少差错，节约资源，降低成本。 本文虽然只是针对b g m h 酒店进行的个案分析，但对整个酒店业的内控管理 具有一定启示，希望通过经验交流，使本土酒店早日形成成熟且具有可操作性的 内控体系。 关键词：酒店业，内控制度，内部稽核。 a b s t r a c t a si sk n o w nt oa l l ，t h eh o t e li n d u s t r yi sas p e c i a li n d u s t r y i tw a sr e p o r t e dr e c e n t l y t h a ts o m ed o m e s t i cp r i n c i p a l a g e n t st e r m i n a t e dc o o p e r a t i o nw i t hi n t e m a t i o n a lh o t e l m a n a g e m e n te n t e r p r i s e sm a i n l yb e c a u s et h el a t t e rw e r es h o r tf o ri n t e r n a lc o n t r o lr i s k c o n s c i o u s n e s s ，d i v o r c e dt h em a n a g e m e n ts y s t e mf r o mo u rn a t i o n a lc o n d i t i o n sa n d n e 酉e c t e dc o s tm a n a g e m e n ta n dc o n t r o l ，c a u s i n gi r r e t r i e v a b l el o s s e st op r i n c i p a l a g e n t s o b v i o u s l y , i ti so fg r e a ts i g n i f i c a n c ef o rah o t e lt oe s t a b l i s ht h ec o n c e p to fi n t e m a l c o n t r o lm a n a g e m e n t c o m b i n i n gt h e o r e t i c a la n a l y s i sw i t hc a s es t u d i e s ，t h i sp a p e rp u ti np l a c ea n i n t e m a lc o n t r o ls y s t e ma tb g m h ，t e s t i n gt h ei n t e r n a lc o n t r o lt h e o r yi np r a c t i c e t h e n i tf o c u s e do nt h es t u d yo f c a s hm a n a g e m e n t ，p u r c h a s em a n a g e m e n t ，c o s tm a n a g e m e n t a n dc r e d i ta c c o u n tm a n a g e m e n to fb g m h f i n a l l y , t h ep a p e ra n a l y z e da n d s u m m a r i z e dt h ee f f e c to fi n t e r n a lc o n t r o lm a n a g e m e n ta tb g m h ，a n dm a d es o m e c o n s t r u c t i v es u g g e s t i o n s a sar e s u l t ，t h ep a p e rr e a c h e dt h ef o l l o w i n gc o n c l u s i o n s ：1 i ti si m p e r a t i v et o c o m b i n et h ei n t e m a lc o n t r o lt h e o r yw i t hc h i n a sn a t i o n a lc o n d i t i o n ss oa st oe s t a b l i s h a ne f f e c t i v ei n t e m a lc o n t r o ls y s t e mw i t hl o c a ls p e c i a l t ya tah o t e l 2 i ti ss u g g e s t e dt o a d o p tt h ep e o p l e c e n t e r e dp r i n c i p l e i nf i n a n c i a lm a n a g e m e n t ，t h u s e l i m i n a t i n g m a n a g e m e n te v i l sb yd i s c i p l i n i n ge m p l o y e e s b e h a v i o rw i t hm o r a lc o d e s 3 t h e b r i l l i a n te f f e c to ft h er e s e a r c hs u b j e c ta tb g m hs h o w st h a tag o o di n t e r n a lc o n t r o l s y s t e mc a ns u b s t a n t i a l l yc u td o w nd a i l yc o s t sa n de x p e n s e sf o rah o t e l t h i sp a p e r , m a k i n gac a s es t u d yo nt h ei n t e r n a lc o n t r o ls y s t e ma tb g m h t h o u g h ， i sb e l i e v e dt ob ei n s p i r i n gt ot h ew h o l eh o t e li n d u s t r y , a n dw i l lh e l pt od e v e l o pa m a t u r ea n df e a s i b l ei n t e r n a lc o n t r o ls y s t e mf o rc h i n a sh o t e l s k e yw o r d s ：h o t e li n d u s t r y , i n t e r n a lc o n t r o ls y s t e m ，i n t e r n a la u d i t i n g 2 目录 第1 章引言1 1 1 选题的背景及研究的意义1 1 2 研究方法与工具1 1 3 研究的思路与内容2 第2 章酒店业内部控制的相关理论与制度4 2 1 酒店内部控制4 2 1 1 内部控制的定义和目标4 2 1 2 酒店业易于遭受盗窃的原因及研究意义6 2 1 3 酒店内部控制的形式6 2 1 4 酒店内部控制的原则8 2 1 5 酒店内部控制的特征8 2 2 酒店内部控制的内容8 2 2 1s o p 、p & p 、j d 控制8 2 2 2 组织结构控制9 2 2 3 职务分离控制9 2 2 4 监督体系控制1 0 2 2 5 人事控制1 0 2 3 酒店重点内部控制介绍1 0 2 3 1 现金管理1 1 2 3 2 信贷应收管理1 l 2 3 3 采购和成本费用管理1 2 3 1b g m h 背景概述1 3 3 1 1 港中旅集团、酒店管理公司及b g m h 简介： 1 3 3 1 2b g m h 及财务组织结构图1 3 3 2b g m h 内部控制体系简介1 5 3 2 1b g m h 酒店内部控制体系简介1 6 3 2 2b g m h 现金管理内部控制1 6 3 3 2 3b g m h 信贷应收内部控制2 0 3 2 4b g m h 采购和成本内部控制2 1 3 3b g m h 内控体系实施效果2 8 3 3 1 现金管理的实旌效果2 9 3 3 2 信贷应收管理的实施效果2 9 3 3 3 采购和成本管理的实施效果2 9 第4 章研究结论与建议3 3 4 1 研究结论3 3 4 2 对策及建议3 4 4 2 1 现金管理方面的对策与建议3 4 4 2 2 信贷应收管理方面的对策与建议3 4 4 2 3 采购和成本费用管理方面的对策与建议3 5 4 2 4 其他方面的对策与建议3 7 参考文献3 9 致谢4 0 个人简历在学期间发表的学术论文与研究成果4 1 4 第1 章引言 1 1 选题的背景及研究的意义 世界旅游组织行家们估计，不久的将来，中国将以世界第一大旅游国及第 四大旅游客源国的面貌出现在世人面前。酒店业既是旅游产业的龙头，又是市 场独立竞争主体，面临国内同行及国际酒店管理集团的激烈竞争，酒店要立于 不败之地，就必须提高经济效益，改变发展战略，以成本管控为契机，加强财 务职能、理财能力，提高经营增长点和核心竞争能力，迎接市场的严峻挑战。 物竞天择，适者生存，在市场经济的大潮中搏击，必须适应形势，方能立于不 败之地。 目前财务内部控制在我国酒店业经营管理中仍属薄弱环节，财务管理问题 突出，近期频频出现国内业主终止与国际品牌管理公司合作，缘于管理硬伤一 内控风险意识淡薄，疏于成本控制，现金及应收账款管理混乱，给业主造成不 可挽回的损失。 三亚华宇皇冠假日酒店更名为“亚龙湾华宇度假酒店”只是其中一个例子， 该酒店审计结果显示：管理混乱，财务造假，丧失诚信，给业主造成了不可挽 回的经济损失，可谓触目惊心，国内各行各业类似情况，恐非仅此一家。作为 酒店财务总监，内控管理成为一块心病，驱使笔者加以研究，以期所在酒店免 遭覆辙；更愿做一块铺路石子，为酒店业同仁提供一点有益帮助。 为此，笔者针对当前众多酒店业的内部控制中存在的问题，以克服酒店经 营过程中的各种弊端，保护财产和提高经营能力为目标，以内部控制理论为指 导，以当前现金内控制度、信贷内控制度、采购和成本控制制度为重点研究对 象，分析其经营过程中的自动制约机制，对财务内控体系的建立和完善进行研 究，实施加强内控一现金、信贷及采购成本管理，并在港中旅酒店板块样板店 “b g m h ”付诸实施，观察效果。其实施后的效果为该店具有获得充足现金 流的能力、获得高额利润及提升资产回报率的水平。 为总结经验教训，对实践中暴露出的问题进行剖析，分析其成因及应采取的 对策。以期将内控理论结合国情，加以深化和提高，此乃本课题产生的背景及 其意义。 1 2 研究方法与工具 本论文以“b g m h ”为依托，应用文献指导，对酒店内控制度和体系进行 了理论研究，采用实地调查、案例比较、总结经验、定性分析等方法，结合国 1 情在内部控制要求，建立各种操作规范、工作流程及相关的规章制度，并在酒 店内加以实施，观察效果。在此基础上，将内控理论加以深化和提高。 首先，采用文献研究法根据本文的研究课题，通过精读文献，从而全面、 深刻、准确地熟悉掌握所需研究课题的理论基础； 其次，采用调查法、观察法，有目的、有计划、系统地搜集b g m h 酒店内 部控制现状的相关材料。运用案例研究等科学方法，对调查搜集到的大量资料， 进行归纳。 第三，采用定性分析法对b g m h 酒店内部控制体系进行“质”的分析。对 所得的资料去粗取精、去伪存真，运用演绎、归纳、概括、综合等手段，揭示其 内在本质。 第四，采用经验总结法对b g m h 酒店财务管理在实践活动中展现出的实施 效果，进行总结，使之系统化、理论化，把财务管理的原创理论联系工作实践， 提炼为具有本土特色的内部控制体系。 1 3 研究的思路与内容 本文遵循“发现问题一分析问题一解决问题”的基本路线，沿着“确立观 点一利用理论基础一结合实例分析一总结并提高”的研究思路，对酒店业内控 体系进行系统研究。全文共分为4 章，各章的基本内容和主要观点如下： 第1 章，引言。本章是全文的开篇之论，阐明论文研究的对象及意义、研 究方法及研究思路。 首先阐述选题的背景，是在酒店业如雨后春笋不断涌现，而管理又跟不上 的背景下，酒店财务管控，是关系到持续经营和健康发展的重要研究课题。此 课题的复杂性决定其必要性，具有现实意义。通过实践对理论检验的梳理，确 立了本文的观点：酒店财务管理的核心是加强财务内部控制及建立适合中国国 情的相应制度，同时以行政管理为主，充分发挥人的主观能动性。 其次，说明了本文是结合b g m h 酒店内控管理实践经验所进行的分析，具 有实践性、创新性，并具有借鉴价值。最后，以提纲的形式叙述了本课题的研 究方法、思路及构架。 第2 章，酒店业内控理论及制度。首先介绍了酒店业易于遭受盗窃的原因， 然后对内部控制所涉及的相关理论作简要介绍，即内部控制的定义和目标、形 式、原则、特征和内容，然后选取现金管理、信贷应收管理、采购和成本管理 2 三个方面进行重点介绍。 第3 章，b g m h 酒店内控体系具体研究。本章首先介绍b g m h 上级集团、 酒店管理公司及b g m h 自身的背景介绍，然后针对该酒店内部控制重点，以 b g m h 酒店的“现金管理”、“信贷应收管理”“、采购和成本管理”为靶标， 进行研究分析，此乃本文重点。 第4 章，研究结论与建议。是本文最后一章。对在b g m h 酒店的内控体系 实施效果进行总结、分析和评价，紧扣主题，重点是财务管理中最重要的三大 部分，即现金管理、信贷应收管理、采购及成本管理的内控制度得出研究结论。 最后，将研究实践中认识深刻、自觉有益的体会，提出一些建议。 选题概述与问题引出 图1 1 本文篇章结构图 ( 资料来源：作者自行整理) 3 、 l i i 。尊里论基础，提出研究依据 - i i i 。， 结合实践 结论与建议 r 面 如一 二塑 篓一 些兰型 第2 章酒店业内部控制的相关理论与制度 财务内部控制制度是以确保会计资料真实性、可靠性以及保护财产物资为 目的，用于会计业务和与之相关的其他业务管理方面所采取的程序、措施和方法， 并使其规范化、系统化，使之组成一个有效的控制机制。在此对内部控制理论重 点作简要介绍。 2 1 酒店内部控制 2 1 1 内部控制的定义和目标 内部控制的概念产生于2 0 世纪4 0 年代的西方国家，但其内容在我国的企 业管理实践中早已不同程度地存在着。最早给内部控制下定义的是美国执业会 计师协会( a i c p a ) 。1 9 4 9 年该协会提出“内部控制包括组织计划，以及企业内 部采取的全部协调方法和措施，这些方法与措施旨在用来加强资产保管、审核 会计资料的准确性和可靠性，提高经营效率，贯彻执行企业己规定的管理政策。” 此后几十年来，内部控制在各行各业中得到了迅速的发展。因为酒店是所有企 业中管理最为严格的行业，其内部控制不言而喻受到管理层的高度重视。 按照a i c p a 对内部控制的定义，它是为实现企业主要目标所采取的组织计 划、方法和措施组成，因此每个酒店必须制定严密的、全员理解的书面组织计 划，并必须使经营、保管和会计职能之间彼此相互独立，以防止欺诈性挪用公 款，并有助于提供正确而可靠的会计资料。1 美国注册会计师协会规定的内部控制目标主要有： 一、保护资产 内部控制的一个主要目标就是保护企业的资产。这一目标包括但并不局限 于：( 1 ) 保护现有资产，使之免受损坏或丢失；( 2 ) 资源的维护，特别是设备， 以保证其有效利用；( 3 ) 资源的保护，特别是用于再销售的存货，以防止浪费和 变质；要通过各种各样的控制程序和保护措施来达到这一目标，如正确使用冷 库和冰箱来储藏食品，将特种设备加锁，以及将营业、保管和会计职能分离等 等。 二、审核会计资料的准确性、可靠性和及时性 这包括为保证会计数据准确可靠而在会计系统内做的全部核对工作。正确 1 r a y m o n d s s c h m i d g a l l , p h d 。c p a ，酒店业管理会计，中国旅游出版社，第4 2 6 - 4 2 7 页，2 0 0 2 年9 月第 l 版 4 可靠的会计信息不仅有助于形成提供给业主、上级管理公司、政府机构以及其 他外部相关者的报告，而且也是管理部门内部控制所需要的。对于酒店业来说， 采用统一的会计制度可能是达到这一目标的最好办法。此外，及时收到的会计 信息才是最有用的，所以为管理部门所用的报告必须及时编制和上报。 三、提高经营效率 经营效率体现在以最小的成本提供优良的产品与服务，在酒店中这一目标 是通过培训计划和合理监督来实现的。例如，当酒店对各营业网点的收银员进 行专门培训和合理监督时，客户的清理成本就会比较低。此外，使用数码电子 类设备常常可以提高经营效率，如餐厅使用p d a 点菜设备，可以将点菜单通过 服务器直接传到厨房和配餐区，大幅提高经营效率。另外，业务培训固然重要， 更重要的是道德品质培训，通过此类培训，使员工羞于作弊，慢慢养成自觉遵 守规章制度的良好习惯，以优秀的形象展现于同僚和客人，无形地提高了经营 效率。 四、有助于贯彻执行已规定的管理制度 内部控制的另一个主要目标是使员工遵守管理政策。例如，为防止员工代 打卡现象的发生，各经营部门还有二次签到制度，按照上下班签字时间进行签 到，由于员工们上班时间集中，存在欺骗的可能性就降为最低，使之鼓励员工 遵守相关的制度。 有时这四个目标之间似乎也会出现矛盾。例如，如果酒店保护资产的手续 过于繁琐，就可能导致经营效率降低，从食品冷库中提取一盒牛排需要四个签 名，虽可防盗，但可能会因太浪费时间而增加人力成本，精心设置的管理手续 而导致的被盗损失，反而远远超过被盗的损失。在这四个目标之间的利弊得失， 管理层必须将管理成本和要得到的利益加以权衡，当成本利益的比率合适时， 择优取舍，方能提高经营效率。 内部控制的四个目标可分别由会计职能与行政管理职能实现，前两个目 标被认为是会计控制，即保护资产及会计资料的准确性和可靠性；而后两个目 标被认为是行政管理控制，即提高经营效率和鼓励对管理政策的贯彻执行。过 去，外部审计师将注意力集中于会计内部控制，疏于行政管理控制，这显然是 舍本求末，因为行政管理的是人，即使是会计控制也是由人来执行的，人的因 素决定酒店经营的成败，因此最近以来，酒店业更多地是检查行政管理控制， 认为它要比会计控制更适应于经营，应以人为本，用高素质、高道德水平的员 工向客人提供最佳服务从而获得最大利润，因此酒店应倍加重视行政管理控制。 5 对行政管理控制的检查常常由内部审计来完成，这也是酒店业区别于一般行业 单独设置稽核部门的原因所在。 2 1 2 酒店业易于遭受盗窃的原因及研究意义 酒店业的经营特征使得它比其他行业的企业更容易遭受盗窃，这些特征包 括：( 1 ) 存在大量的现金交易：尽管信用卡的普及和网银等多种支付方式的应 用使现金交易频率减少许多，但中国人的消费观念使得现金交易仍大量存在； ( 2 ) 酒店业存在大量对技术要求低的工作；( 3 ) 酒店的许多工作属于非技术型， 被认为是社会地位和工资薪金低的岗位，对于受教育程度偏低的酒店低层从业 人员来说，工作的过程很容易产生作弊的念头；( 4 ) 酒店业使用的许多物品是 员工们同样需要购买以备家用，且为高档质优的商品。2 从客观因素来说，很多酒店的工作程序有漏洞、管理制度不完善，或者相 关的审核、监控力度跟不上，长期以来就会诱发员工的作弊行为，甚至养成作 弊的习惯。 酒店业的这些特征更突出了建立有效内控机制的迫切性。根据我国的经济 体制和企业的组织管理形式，可以把内部控制理解为单位内部的领导和各管理 部门及有关工作人员之间，在处理经济业务活动的过程中，既相互联系，又相 互制约的一种权责分工的自我调控体系，它适用于各行各业，而酒店业则是一 个集居住、娱乐、餐饮、购物、健身于一体的多元化、综合性服务行业，几乎 涵盖了服务业及商业的全部活动，具有现金收入集中、金额大、经营部门多、 物资财产分散、劳动密集等特点，因此其内控要求则需要更完善、更严密。随 着高星级酒店的激烈竞争和新时代信息化的要求，酒店开发出更多的经营项目， 由此带来的收入和支出的环节也愈加繁杂，要保证营业收入的安全、完整，保 证营业支出的合理、正确，酒店更需要执行完善的内部控制。3 不但如此，酒店管理者深知，如果任由酒店内部的错、弊等行为发生，不 作处理，容忍放纵，将会败坏酒店风气，损害酒店的形象和声誉，腐蚀员工队 伍，贻害无穷。因此，对比其他行业，酒店业往往更加不惜代价来强化内部控 制。 2 。1 3 酒店内部控制的形式 酒店内部控制体系，是属于酒店内部的管理体制，应该根据每个酒店不同 2r a y m o n ds s c h m i d g a l l p h d c p a ，饭店业管理会计，中国旅游出版社，第4 2 6 - 4 2 7 页，2 0 0 2 年9 月第 l 版 3 马桂顺酒店财务管理，清华大学出版社，第9 l 页，2 0 1 1 年3 月第2 版 6 的条件加以确定，其内容不必完全相同，采用的形式也可以多种多样，下面从 酒店财务机构和酒店财务管理制度两个方面来具体研究： 一、在酒店财务机构方面 会计法明确规定，大型企业要建立总会计师经济责任制，因此在大中 型酒店要设置财务总监，主管本单位的经济核算和财务会计工作；经济快捷型 酒店也要指定一名副经理行使财务总监的职权。财务总监要对酒店的财务状况 负责，并协助总经理组织领导酒店建立、健全经济核算的责任制度，监督、检 查业务经营的各个环节，提高经济效益。财务部作为财务管理的专职机构，要 在酒店总经理和财务总监的直接领导下，负责组织和推动整个酒店的财务管理 工作。 作者在研究过程中感悟到：内部控制责任制固然是财务管理必须的制度， 但切不可忽视人的因素，因为员工在酒店业务经营第一线，费用开支的节约、 收入的增加、盈利的扩大，归根到底都是员工群体进行经营活动的结果。他们 最熟悉业务经营情况，最了解酒店内部提高经济效益的潜力所在，对改善酒店 经营管理最有发言权。财务部虽然是财务管理的专职机构，但财务管理工作不 能只依赖财务部，或者只靠财务总监、经理及为数极少的财会人员，而应带领 酒店各部门员工来进行管理。财务管理要贯彻群众路线，以人为本，充分调动 员工管家理财的积极性，组织他们参加财务管理，把专业管理同群众管理有机 地结合起来。为调动群众参与管理的积极性，作者认为奖金的合理使用是发动 员工管家理财的有效途径，能为财务部完善行政管理创造有利的条件。只要员 工同心同德，具有广泛的群众基础，一切事情水到渠成，事半功倍。 二、在酒店财务管理制度方面 酒店业历来重视对财务制度的建设，国内的酒店从最初模仿国际品牌酒店 的p & p ( 政策与程序) 、s o p ( 标准操作程序) 、j d ( 职位描述) 开始，到逐渐 形成具有本土特色的规章制度，无一不体现对财务制度的重视程度，b g m h 财 务建章立制主要有以下方面：工作汇报制度；财务例会制度；部门行政管理制 度；财务部员工管理制度；内部晋升制度；合同管理制度；经济活动分析制度； 财务人员责任与制度；内部控制制度；预算管理制度；电脑中心管理制度；财 务人行为准则制度；统计工作制度；定额管理制度：会计档案管理制度；物料 库安全管理制度；资金管理制度；成本管理制度；固定资产管理制度；低值易 耗品管理制度；采购管理制度；计量管理制度；会计电算管理制度；办公室安 全管理制度；物价管理制度；零星费用现金报销制度等等。 7 2 1 4 酒店内部控制的原则 责权分明是内部控制的主要原则，在明确划分各部门的职责范围、详细规 定每部门员工的职责的同时，也应明确授权范围。具体包括四个方面：( 1 ) 业 务牵制原则；( 2 ) 钱账分管原则；( 3 ) 定期核对原则；( 4 ) 提高效率原则。业 务牵制原则指应该坚持同一业务由不同的人员按一定的程序来完成，这一程序 可以归纳为授权、审批、执行和记录四个过程。通过严密、明确的职责分工和 操作步骤、程序，使目标得到有效控制；钱账分管原则是指在酒店的经营中现 金收付、物资的进出、账目的记录和审核应由不同的人员来承担，从而起到相 互制约和监督的作用；定期核对原则指酒店应定期进行账、证、卡、表、物等 的核对和复审，以便保证它们之间的对应关系正确无误，防止错漏现象的发生； 提高效率原则是指在保证监督控制有效性的前提下合理安排控制的环节和流 程，以达到节约人工和提高效率的目的。4 2 1 5 酒店内部控制的特征 内部控制的特征又称为要素或原则，它们对于形成有效的内部控制系统是 必不可少的，而且适用于任何一个企业，主要有：( 1 ) 管理层的领导作用；( 2 ) 组织结构；( 3 ) 完善的惯例；( 4 ) 固定的责任；( 5 ) 称职可靠的员工；( 6 ) 责 任分离；( 7 ) 授权程序；( 8 ) 适当记录；( 9 ) 工作程序手册；( 1 0 ) 有形控制； ( 1 1 ) 预算和内部报告；( 1 2 ) 独立的业绩核查。 2 2 酒店内部控制的内容 酒店的内部控制是贯穿于酒店生产经营活动全过程的各种制度、方法和程 序的自我调控体系，尽管由于各酒店的特点不同，各酒店的内部控制措施有所 差异，但其基本内容还是相通的，酒店内部控制主要有以下基本内容： 2 2 1s o p 、p & p 、j d 控制 酒店业普遍采用早期国际酒店使用的一套规章制度为治理依据，s o p ， s t a n d a r do p e r a t i o np r o c e d u r e ，即标准操作规程，p & p ，p o l i c ya n dp r o c e d u r e ，即 政策与程序，而j d ，j o bd e s c r i p t i o n ，即职位描述。上述规章制度主要体现在： ( 1 ) 酒店首先以国家最新颁布的会计准则、财经方针、政策和规章制度为依据 进行生产经营活动，如会计工作应遵守新会计准则、会计法；( 2 ) 酒店间 接贯彻执行国家的方针、政策、法令和规章制度，来制定相应的内部控制制度， 并运用它来控制酒店的一切生产经营活动。这样，酒店内部各部门、各环节只 4 韩力军、李红，现代饭店财务管理，东北财经大学出版社，第2 2 9 页，2 0 0 9 年7 月第1 版 8 要认真实施了内部控制，也就间接地贯彻执行了国家方针、政策等。 2 2 2 组织结构控制 组织结构控制是指酒店所设置的组织机构能合理、有效地进行控制。健全 有效的组织机构控制，可以使酒店各部门、各环节协调一致，使酒店的生产经 营活动有秩序、高效率地进行，不断提高酒店经营管理水平和经济效益。5 一、组织结构 是指在酒店内部组织各种因素的构成方式。具体地说，组织结构是指酒店 内部机构如何设置，设置多少以及各机构之间如何联系等。合理的组织结构既 是现代化酒店本身的要求，也是实行科学管理控制的前提。所以，内部控制的 组织控制必须首先要抓好组织结构方面的控制，因为这是实施其他控制的前提 和保证。 二、组织分工 有了合理的组织结构，还必须在合理的组织结构中进行科学的分工。组织 分工的指导思想是：在处理某项经济业务的全程中任何重要环节，不能只由一 个部门或一个人全程包办，而应由若干相对独立的部门或人员分别完成。这样 做有两个好处：( 1 ) 有利于实行专业化，发挥专业特长，从而提高工作效率； ( 2 ) 通过相互间的联系和接续，防止、纠正工作中的差错或营私舞弊，保证工 作质量。例如，采购业务一般包括以下程序：申请一审批一采购一收货一入库 一付款等环节，这些环节的工作都不是由一个人或一个部门自全程包办到底， 而是由多个不同的人员、部门分别完成。这样既有利于提高工作效率，又实施 了相互检查、相互制约。 三、责任制度 在上述科学的组织结构、合理分工管理的基础上，进而建立适当的责任制 度，是组织控制的另一项重要内容，责任制度是以明确责任、检查和考核责任 履行情况为主要内容的。责任制度有三大特点：一是把职、权、利结合起来； 二是把工作任务、时问、方法和结果结合起来；三是把上下左右的工作结合起 来。 2 2 3 职务分离控制 所谓职务分离，是将不相容职务进行有效分离。所谓不相容职务，是指一 5 马桂顺酒店财务管理，清华大学出版社，第9 2 9 7 页，2 0 1 1 年3 月第2 版 9 个人既可以弄虚作假，又可以掩盖所为的那些职务。换言之，就是不让一个人 在其正常职责范围内处于既能营私舞弊又能自己掩盖作弊事实的行为。也就是 账钱分管、账物分管的控制原则。 显然，不相容职务分离控制，并非万无一失的，串通、勾结便可对其反控 制，但牵涉多人，得手机会便少了。酒店内部串通舞弊确实存在，有时还比较 严重。但事实表明，如果不实行职务分离的控制，将会有更多、更严重的串通 舞弊发生。 2 。2 。4 监督体系控制 酒店内部不仅需要s o p 、p & p 、组织控制、职务分离，还应建立一套互相牵 制、上下沟通、左右协调的监督体系。一套完整、有效的监督体系，在外部环 境发生变化时，能及时调整控制措施；在控制出现偏差时，能及时查出原因， 并立即采取措施；在发生了错误时，能及时发现、纠正，从而把酒店的各项经 济业务监督控制起来。如果没有完善的监督体系，或者监督体系的作用不能得 以充分发挥，酒店内部控制就不能认为是完整的、有效的。因为再好的制度控 制、组织控制、职务分离，也有产生差错的可能。 2 2 5 人事控制 只有获得胜任职务的人才，才能发挥内部控制的作用。人事控制就是招聘、 培训、选用各类人才的过程。人事控制的重要原则是要求职务与能力相称，即 要求每个员工所担任的职务应与其本身的素质能力相称。减少错弊最明显、最 有效的办法，就是使用素质高、有能力的人员。即使酒店内部控制系统不完善， 如果员工能力强、工作认真、作风严谨，也会有较好的工作质量。反之，即使 酒店内部控制系统完善，而员工工作态度差或不能胜任其工作，也不能保证工 作质量。 在招收员工时，考虑到酒店财产安全的因素，应该着重检查接触现金的会 计、收银员、采购人员及其他重要岗位的员工信誉。对这类岗位的申请人必须 进行必要的背景调查，包括：与申请人进行深入的面谈，对其填写的申请表进 行核实；向申请人以前工作过的单位了解情况，诸如工作表现，遵纪守法情况， 离职原因以及其他方面的情况，从而保证招收的酒店员工符合预定质量和要求。 此外，还包括实物控制、批准控制、会计控制等，这些控制方法都是保证 酒店内部控制卓有成效不可缺少的环节。 2 3 酒店重点内部控制介绍 1 0 诚如前述，酒店因经营项目多、收支环节多、程序复杂，因此控制点繁多， 根据笔者多年来从事酒店业财务管理工作的经验来看，现金管理、信贷应收管 理、采购和成本控制是酒店内部控制应重点关注和把控的几个环节： 2 3 1 现金管理 由于现金的特殊性，最容易被经管人员挪用、侵吞，因而也最需要利用健全 的内部控制制度实施严密的管理，以防止发生意外或损失。现金出问题一般都是 内部人的问题，因此对现金的管理首先要从制度上进行控制，并辅之以不定期的 稽核。对现金控制的基本原则是：一是管钱不管账，实行钱账分开管理；二是每 日登记现金日记账，做到日清月结，并与库存现金核对，保证账实相符。6 酒店的现金内部控制，主要包括现金收入、现金支出和库存现金的内部控 制三个方面；现金管理的内容包括：编制现金收支计划，合理估计现金需求， 以保证现金收入与现金支出在时间和数量上协调；做好现金的日常管理，尽量 做到收支匹配，力求现金收支按计划进行并且能加速收款；确定最佳现金余额， 当酒店实际的现金余额与最佳现金余额不一致时，采用合适办法加以解决；7 酒店现金管理的一个重点就是要尽量缩短现金在周转过程中的占用时间， 减少实际占用的现金总量，通常采用以下几种方法：( 1 ) 控制现金支出，包括 合理延缓现金支出( 即合理推迟付款时间) ；( 2 ) 加速收款，提高收现效率：包 括缩短应收账款的收款期限、建立( 银行) 集中收款系统等手段。 2 3 2 信贷应收管理 信贷( c r e d i t ) 是金融术语，这里是指酒店为客人垫支消费款的商业信用 行为，即先让客人在酒店里签单消费，待日后汇总再收账；8 信贷是和应收账款相伴相随客户在享受了酒店信贷的同时，就形成了 酒店的应收账款。因此，对信贷的内部控制既包含信贷的形成，又包含应收账 款的收回，其控制原则是既要给客户信贷方面的便利，促进酒店经营的扩大， 又要防止坏账的产生，维护酒店的利益。据统计，饭店的信用交易已占到整个 交易的5 0 以上，单纯的现金交易在逐渐减少，由于信用关系的不断发展与扩 大，给交易双方带来了不确定性，这就是信用风险，因此建立和完善企业信用 管理制度是饭店经营活动中必不可少的工作。 对应收账款的日常管理，主要是包括：做好应收账款的日常记录、核算和 6 方伟群，酒店财务管理操作实务，中国旅游出版社，第1 4 7 1 5 1 页，2 0 0 8 年1 月第l 版 7 覃江华，酒店财务管理，中国林业出版社、北京大学出版社，第1 0 4 页，2 0 1 1 年7 月第l 版 8 孙沔涛，酒店财会内部控制策略与技巧，中信出版社，第2 1 9 2 2 0 页，1 9 9 4 年1 月第1 版 1 1 账龄分析工作；建立信贷额度审批权限和手续，确定合理的收账程序；建立应 收账款坏账准备制度等。酒店业通常对月收入的赊账率不超过当月营业收入的 2 5 ；年度呆、坏账损失率则不超过当年应收账款借方余额的3 ，每个酒店根 据自身情况不同，分别设置不同的控制标准，一旦发生超标情况，财务部应立 即向财务总监报告，由财务总监向市场销售总监、总经理提交详细的分析报告， 防止账款风险。9 2 3 3 采购和成本费用管理 酒店监控的难点之一是采购，由于酒店所用的物品质量要求高、品种复杂， 季节性、政策性和随机性强，加之一些物品需从外地采购，使酒店采购的内部 控制与其他行业的内部控制有所不同； 酒店采购控制的目的是：始终保证供应足够数量的物品，各种物品的质量 应适用于经营部门的使用，以及按最有利的价格购买各种物品。酒店业采购的 控制程序通常为：请购一报批一订货一采买一价格控制一验收一入库一对账一 付款。借助采购流程由多部门、多环节、多人员的共同协作的特殊性，达到了 采购内控之目的。 酒店成本费用，广义指的是原材料、人工成本、能源成本、清洁费用、洗 涤费用、办公费用及其他费用( 包括玻瓷银钢购置成本及破损费用) 等；而狭 义的成本仅指为正常经营活动，各营业部门购进的各种原材料费用。本文从广 义成本为控制角度出发，重点研究狭义成本的内部控制方法。具体来说，成本 费用的控制包括：采用定的控制标准；对成本费用形成过程进行监控；采取 有效措施并及时纠正偏差；使经营消耗费用和支出限额在规定的标准范围内。 对成本费用控制的途径是多方面的，因为费用涉及的项目很多，影响各项 费用支出的因素又不尽相同，总体来说，对酒店成本费用的日常控制，主要从 以下几个方面入手来加强其日常控制的重点范围：控制日常客房的营业费用； 控制日常的锓饮成本；控制日常的商品销售费用；1 0 控制费用的主要途径有：制定成本费用标准；实行成本费用责任制；优化 劳动组织，提高劳动生产率；讲究实效，加速技术改造和技术革新，加强维护， 提高财产、设备使用效益；加强存货控制，定期进行清查盘点，挖掘物资潜力： 节约不可分摊的管理费用；检查和考核等。1 1 9 方伟群，酒店财务管理操作实务，中国旅游出版社，第1 5 5 页，2 0 0 8 年1 月第l 版 1 0 王秀荣，酒店财务管理，郑州大学出版社，第1 4 2 1 4 5 页，2 0 1 0 年1 月第1 版 1 1 宋雪鸣、费志冰，饭店财务管理，旅游教育出版社，第1 4 8 页，2 0 1 0 年1 月第3 版 1 2 第3 章b g m h 酒店的内部控制体系 3 1b g m h 背景概述 3 1 1 港中旅集团、酒店管理公司及b g m h 简介 中国港中旅集团公司创立于1 9 2 8 年4 月，是总部设在香港的中资企业之一。 经过几代人的开拓经营，现已发展成为以旅游为主业，实业投资( 钢铁) 、房地 产、物流贸易为支柱产业海内外知名的大型企业集团，是中央直接管理的国有 重要骨干企业。截止2 0 1 0 年底，集团资产总额已突破5 5 0 亿元人民币，主营收 入近5 0 0 亿元，在香港和内地所属企业共有员工4 5 万人。 港中旅酒店有限公司，是中国港中旅集团的全资子公司，目前拥有管理权 的集团独资、合资、合作酒店以及委托管理的酒店近6 0 家，客房1 8 ，0 0 0 余间， 其中香港和澳门地区酒店共5 家，内地酒店分布于北京、上海、池州、重庆、 杭州、济南、济源、丽江、南京、平顶山、三亚、沈阳、深圳、苏州、太原、 唐山、厦门、扬州、宜春、珠海等商务和旅游城市。此外，公司投资了北京希 尔顿酒店和西安凯悦酒店。 北京港中旅维景国际大酒店，隶属“维景国际”系列酒店，英文名称为b e i j i n g g r a n dm e t r o p a r kh o t e l s ( 以下简称b g m h ) ，也是集团和酒店管理公司唯一冠有 “港中旅 头衔的全资、样板酒店，酒店在1 9 9 9 年开业，2 0 0 6 年2 月再度装 修，属涉外商务四星级酒店，总面积达7 万平方米，拥有2 1 5 间宽敞舒适的豪 华标准、商务客房及套房，四个不同风格的餐厅及大型宴会和多功能厅，已成 为商务旅客和旅游者入驻的理想选择。 3 1 2b g m h 及财务组织结构图 诚如2 2 2 中所述，健全有效的组织机构控制，可以使酒店各部门、各环 节协调一致，使酒店的经营活动高效、有序地运行，从而不断提高酒店经营的 经济效益和管理水平。b g m h 的行政组织结构图如下： 1 3 编制共：4 9 3 人 图3 1b g m h 组织结构图 ( 资料来源：作者自行整理) 财务管理