（公共管理专业论文）上海市公共档案馆管理研究.pdf

论文摘要 档案和档案管理是一种普遍存在且意义深刻的社会现象。档案作为人类活动 的真实记录，是国家文化遗产的重要组成部分，也是重要的社会信息资源，档案 馆则是保存和管理档案的机构。档案馆的真正价值不仅在于存史修志，还在于资 政济世，即所藏档案资料被充分利用。然而，在传统体制下，这一点常常是被忽 视的。在我国，随着社会主义市场经济体系的目益完善，政府职能的逐步转变， 现代档案馆的公共服务功能才为人们所重视。 档案馆的公共服务功能是在1 8 世纪出现的，法国大革命以后建立了世界上 第一个具有近现代意义的国家公共档案馆。此后，欧美许多国家如英国、芬兰、 美国、加拿大等国也纷纷建立了公共档案馆，并且被作为国家公共文化事业的一 个重要组成部分。新中国档案事业的发展也经历了一个从封闭到开放的过程。在 社会主义市场经济条件下认清什么是档案馆的公共服务功能以及如何拓展这一 功能，成了进一步发展档案事业的理论前提。本论文撷取上海市档案馆这一个例， 紧紧围绕社会公共服务这一功能，通过对上海市档案馆从成立之初到近年来在馆 藏资源的聚集、整合和提供利用等管理实践方面的论述，解析了上海市档案馆在 迈向城市公共档案馆过程中积存的一些有关理念、法制、操作等层面的问题，并 试图在体制、机制上以依法调控国家档案资源、合理整合国家档案资源、有效利 用国家档案资源为目标找出解决这些问题的途径。本论文铺陈过程中，还详尽介 绍了个别国内外公共档案馆的建设现状及各自的运作机制与管理特点。本论文最 后引入知识管理的概念，通过对档案馆知识管理基本特征的归纳、对档案知识管 理应解决问题的罗列以及对应用认知管理、集成管理、职业生涯管理等管理学理 论的可行性探索，强调从实体管理到信息管理再到知识管理是公共档案馆发展的 必由之路，以应对国际档案界近年来倡导的为适应电子时代的挑战，档案工 作者必须由实体保管员向知识提供者过渡，公共档案馆必须由保管时代向后保管 时代过渡全球化档案工作理念。 关键词：档案信息资源公共服务上海市档案馆知识管理 a b s t r a c t a r c h i v e sa n da r c h i v e sa d m i n i s t r a t i o ni sas o c i a la p p e a r a n c eo fd e e p s i g n i f i c a n c e a st u r er e c o r d so fh u m a na c t i v i t y ，a r c h i v e si st h em a j o r f o r mo fn a t i o n a lc u l t u r el e g a c ya n dt h ei m p o r t a n ts o c i a li n f o r m a t i o n r e s o u r c e s t h ev a l u eo fa r c h i v e si sn o to n l yk e e pt h eh i s t o r y ，b u ta l s o p r o v i d et h ea c c e s s i n gf o rt h ep u b l i c h o w e v e r ，i ti si g n o r e du n d e rt h e t r a d i t i o n a ls y s t e m a c c o m p a n i e db yi m p r o v i n go f t h ee c o n o m i cs y s t e mi n o u rc o u n t r y ，t h ep u b l i cs e r v i c eo ft h em o d e r na r c h i v e si sb e i n gc o n c e r n e d t h ef i r s tn a t i o n a lp u b l i ca r c h i v e si nt h ew o r l dw a sb o r na f t e rt h e f r e n c hr e v o l u t i o n f r o mt h e no n ，n a t i o n a lp u b l i ca r c h i v e sw e r eb e i n g f o u n d e di nm a n yc o u n t r i e s ，a so n ep a r to ft h en a t i o n a lp u b l i cc u i t u r e t h e a r c h i v e sw o r ko ft h ep e o p l e sr e p u b l i co fc h i n ai so nt h ew a yt oo p e n h o wt or e f l e c tt h es e r v i c ef u n c t i o ni sn o wa b o u tt h ed e v e l o p m e n to f a r c h i v e sw o r k t h i sp a p e rw i l la n a l y s et h ep r o b l e m sd u r i n gt h ed e v e l o p m e n t o fs h a n g h a im u n i c i p a la r c h i v e s ，b a s e du p o nw h a th a p p e n e da tp r e s e n t f u r t h e r m o r e ，t h ep a p e rt r yt ol o o kf o rs o m em e t h o d sa n dl e a dk n o w l e d g e m a n a g e m e n t ( k m ) i n t oa r c h i v e sm a n a g e m e n t ，i n c l u d i n gt h eu t 儿i z a t i o no f k m f a c et ot h ec h a l l e n g ei ne l e t r o n i c t i m e s ，r o l e o ft h ea r c h i v a l p r o f e s s i o nm u s tc h a n g et ok n o w l e d g ep r o v i d e rs o o n e ro rl a t e r k e y w o r d ：a r c h i v e s ：i n f o r m a t i o nr e s o u r c e s ：p u b l i cs e r v i c e t h es h a n g h a im u n i c i p a la r c h i v e s ：k n o w l e d g em a n a g e m e n t 学位论文独创性声明 本人所呈交的学位论文是我在导师的指导下进行的研究工作及 取得的研究成果。据我所知，除文中已经注明引用的内容外，本论文 不包含其他个人已经发表或撰写过的研究成果。对本文的研究做出重 要贡献的个人和集体，均已在文中作了明确说明并表示谢意。 作者签名：么至! ! 垒窆f日期：丕竺：! ! ! 学位论文授权使用声明 本人完全了解华东师范大学有关保留、使用学位论文的规定，学 校有权保留学位论文并向国家主管部门或其指定机构送交论文的电 子版和纸质版。有权将学位论文用于非赢利目的的少量复制并允许论 文进入学校图书馆被查阅。有权将学位论文的内容编入有关数据库进 行检索。有权将学位论文的标题和摘要汇编出版。保密的学位论文在 解密后适用本规定。 学位论文作者签名偷乱移导师挠彩才b 日期：圣! ：! ! ：!日期：型：! ! ：生 前言 公共档案馆这个名字可以追溯到1 7 8 9 年法国大革命，距今已有2 0 0 多年的 历史。自从我国在2 0 世纪8 0 年代颁布了档案法规定国家档案馆必须向社会 开放档案后，我国的各级综合档案馆就开始走上了公共档案馆的发展之路。进入 新世纪后，无论国际还是国内，时代又赋予了公共档案馆新的内涵和生命。世界 上许多国家正在进一步扩展公共档案馆为社会民众服务的公开性和有效性。在国 内，随着建设亲民政府理念的提出，为公共档案馆以更为开放的的姿态融入社会 增添了新的动力。目前，全国各省市正以更高的起点、更高的标准兴起公共档案 馆建设的热潮。面对公共档案馆发展的历史潮流，面对上海城市发展的需要，面 对大众日益增长的利用需求，兼收并蓄，融合国际、国内先进的理念和做法，进 一步转变观念、转变形象、转变功能、转变管理方式，真正建设好适应新时期社 会公众需要的公共档案馆，已成为上海市档案馆自身发展的内在需要。现状已经 表明，以服务公众为主导的发展之路是包括上海市档案馆在内的城市公共档案馆 未来最有价值的走向，它预示着我国政治民主的进程已经撼动了档案馆这块往昔 最封闭的土地，我国档案馆工作正发生着根本性变革。而这种变革对于建设全体 国民所憧憬的以人为本的和谐社会而言，无疑是一缕福音。 第一章绪论 一、选题意义与相关概念 ( 一) 选题意义 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、 科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录o 。档案既然是人类社会活动的历史记录，档 案的来源和内容就具有广泛的社会性。作为保存社会历史记录的档案馆，它收藏 的是来自社会各领域、各阶层、反映社会生活各个方面的档案，并通过一系列的 手段，使保存的档案服务于社会的各个层面。从这种意义来说，现代档案馆是社 会中独立存在并服务于全社会的机构，其公共性显而易见。然而，我国档案馆走 出皇家的“金匮石室”圆面向社会这一历史进程却是艰难而漫长的。纵观奴隶社 会、封建社会，由于社会生产力水平的制约和封建专制统治，档案被视为国家统 治的历史记录，为统治阶级服务，档案的作用和档案馆的功能只局限于政治领域。 古代统治者视档案为维护皇权、治理天下的重要武器，把档案深藏于金匮石室， 严密保管，对档案的利用实行严格控制。历代统治者集档案形成者、管理者与利 用者于一身，广大劳动人民则被剥夺了形成和利用档案的权利。古代社会封闭的、 作为统治工具的档案馆既是国家政权机构的组成部分，又是政治的附属物，不可 能成为独立性的机构在社会上发挥作用。1 8 世纪法国资产阶级革命后，世界各 国档案馆开始了作为独立的机构面向社会提供服务的进程。在法国大革命中，资 产阶级对档案工作进行了改革，建立了中央和地方档案馆，确立了被誉为“档案 的人权宣言”的公共档案馆开放原则。法国的档案改革使近代档案馆从依附性的 封闭机构变为面向社会的独立机构，档案第一次向社会打开了大门，开始了社会 化的进程 。近现代中国档案馆从几千年封闭机构向面向社会的独立机构的转变 过程与西方国家相比显得步履艰难。虽然中国近现代档案馆较之古代已有一定程 度的开放性，但依然保持了强烈的依附性、政治性，档案的来源仍以机关公务文 书为主，受社会历史环境的影响，总体而言，档案的利用是极为有限的，档案馆 仍笼罩着一层神秘的面纱。随着1 9 8 7 年中华人民共和国档案法的诞生，我 国虽然以法定的形式宣告了档案馆独立、开放的社会文化机构地位，但是档案馆 的官方色彩依然浓厚，还未完全融入社会，走进大众，离真正意义上的公共档案 。中华人民共和国档案法第一章第二条。 o 古代珍藏档案的处所。汉书高祖本纪：“又与功臣剖符作誓，丹书铁契，金匮石室，藏之宗庙。”注；“以 金为匮，以石为室，重缄封之，保慎之义。”明嘉靖十三年( 1 5 3 4 年) ，仿古代金匮石室之制，建皇家档案 库皇史成。清沿用，今犹存。参见档案学词典，5 3 4 页，上海辞书出版社，1 9 9 4 年 o 1 7 9 4 年6 月2 5 日。法国颁布共和历二年穑月七日法令( 简称穑月七日档案法令) ，该法令集中表 现了法国大革命进程中对档案工作的改革，其中对公民查阅档案的权利所作的规定具有开创性意义。 2 馆尚有一段距离。 进入新世纪以来，公共档案馆建设在我国不断深化的民主进程中被历史性地 摆在我们面前。特别在以发展成国际化大都市为目标的上海，与之相适应的公共 档案馆的建设更是责任政府、服务政府、法治政府义不容辞的职责。2 0 0 4 年4 月2 3 日，上海市档案馆外滩新馆开馆，上海市公共档案馆的建设将以此为契机， 在一个更广阔的实践平台上，实现档案馆从“国家模式”到“社会模式”的根本 转变。鉴于此，笔者希望通过开展这一课题研究，围绕档案馆馆藏资源的收集、 整和、利用等相关问题的分析，在公共档案馆管理方面探索具有科学性、先进性、 操作性的路径，为政府公共管理中的档案服务改革提供参考。 ( 二) 相关概念 l 、档案机构 伴随档案在人类社会的产生，作为档案管理组织依托的档案机构随之问世。 美国档案学家t r 谢伦伯格 认为，现代各国设置档案机构的原因在于：是由 于档案是政府活动的产物，是政府独有的文化财富，所以设置档案机构保管这种 财富是政府应尽的职责；二是由于档案中既有确保政府免受各种攻击的文字依 据，又有政府开展工作和处理公务所需参考的各种经验，所以设置档案机构是为 了适应政府工作活动的需要；三是由于档案中有关于政府和公民之间各种关系的 规定，是保障公民个人权益的凭据，所以设置档案机构又是维护社会公众个人利 益的需要。各国的档案机构，虽然其名称、职责、权限各不相同，多寡不，但 大体上都能形成系统。该系统由两个部分构成：一是主体性档案机构，以档案和 档案管理为直接或间接工作对象，包括档案馆、档案室、文件中心。、档案行政 管理部门、档案教育机构和档案宣传出版机构：二是辅助性档案机构，包括档案 工作者协会、档案咨询机构。 2 、档案馆 档案馆是集中、永久保管档案，并提供档案服务的文化事业机构，它的主要 职能是：接收和征集有长远保存价值的档案；积累和保管档案，维护档案的完整 与安全；开展馆藏档案的登记、整理和编目，编制档案检索工具和编辑档案史料、 o 参见王金英：对档案馆由“国家模式”向“社会模式”转变的思考，载档案学研究，2 0 0 3 5 ，3 1 页。 ot , r 谢伦伯格，美国档案学家，祖籍俄国，1 9 3 5 年进入美国国家档案馆工作。对美国的档案学理论与实 践有重要贡献，曾经主持制定美国第一份档案文件处置期限表。主要著作现代档案原则与技术被 认为是现代档案科学已经形成的一个标志。 o 文件中心。一种过渡性的文件保管机构，负责保管文件形成单位不经常利用但还不能最后处理的支件。 第二次世界大战期间，黄国政府为应对战争，高度强化军事机关职能和大量发展军火工业，致使文件数量 激增，成为联邦政府，尤其军事都门难以承受的沉重负担。美国海军部首先对此作出建设性反应，设立了 临时文件库房，集中保存利用率较低但又需保存一段时间的文件，以缓解档案馆库和保管资金的不足。现 代文件中心的雏型由此产生。战后，这一介于中间形态的文件管理方式，除军事机关外，又为联邦政府机 关所接受。1 9 5 0 年。美国政府颁布联邦文件法，决定在国家档案与文件局下正式设立联邦文件中心t 以法定的形式把保管半现行文件的职能从各政府机关分离了出来。 3 参考资料：为用户提供所需的档案利用，开展参考咨询活动；公布档案文件，举 办档案陈列展览等。档案馆的基本类型分为公共档案馆和非公共档案馆两大类。 3 、公共档案馆 归国家各级政府管理并为国家、社会服务的各类档案馆。按其收藏档案的来 源、意义以及档案馆的从属关系，分为中央( 或联邦) 档案馆和地方档案馆。本 文所研究的对象专指上海市级综合档案馆，即目前的上海市档案馆。 4 、公共档案馆的主要社会功能 ( 1 ) 记忆功能 护门神( a n u s ) ，古代罗马守门之神，一切开端之神。1 9 7 9 年1 0 月，在法 国里昂召开的国际档案理事会执行委员会会议上，被确定为会员国统一举行国际 档案周庆祝活动的标志。它拥有两个朝向相反的面孔，喻示着档案职业正是一个 兼顾社会过去和未来的角色。更确切地说，档案职业的任务就是将过去的记忆妥 善保存并将之传呈未来。档案是在长期的社会政治、军事、经济、科学、技术、 文化等实践活动中形成的历史记录，是一个国家和民族所独有的文化财富，是汇 聚积累的集体记忆。有鉴于此，美国档案学者f 杰拉尔德汉姆认为：记录、保 存文化的档案是人类举起的一面折射历史的镜子，正是基于这样的认识，公共档 案馆存在的意义，或者说公共档案馆的社会使命就是保存人类的集体记忆，并且 最大限度地维护历史的真实面貌。正是由于担心人类记忆的缺失，联合国教科文 组织于1 9 9 2 年发起“世界记忆工程” ，旨在对世界范围内正在逐渐老化、损毁、 消失的人类记录进行抢救和保护，从而使人类的记忆更加完整。出于同样的目的， 联合国教科文组织在2 0 0 3 年1 0 月又颁布了保存数字遗产宪章，因为新技术 本身所创造的信息和文化也正濒临去失的危险边缘，信息媒体的不稳定和信息的 丢失日趋加重，信息载体软硬件的过时淘汰使长期保存问题越来越复杂。作为社 会记忆和文化遗产的守护人，档案工作者面临既要抢救保护传统载体的档案，又 要维护数字化记录的双重任务，任重道远。 ( 2 ) 查考功能 公共档案馆的查考功能首先表现在对社会的组织管理方面。以往的历史记录 大都是政治活动的记录，记载了统治者大量的兴衰经验和教训。利用这种档案信 息，能为决策者提供解决各种问题的思路和方法，从而为科学决策提供依据，使 决策者在认识问题，处理问题时具有历史的深度。公共档案馆的查考功能还表现 在对人类社会赖以生存的经济建设方面。综观人类社会发展的历史过程，经济建 。“世界记忆工程”是联合国教科文组织1 9 9 2 年发起的，日的是实艟联合国教科文组织宪章中规定的保护 世界文化遗产的任务，促进文化遗产利用的民主化，提高人们对文献遗产重要性的认识。从概念上讲，世 界记忆工程是世界遗产项目的延续。目前全世界共有9 0 多件珍贵文献入选世界记忆工程。我国已有中国 传统音乐录音档案、清代关于1 7 世纪西方传教士在华活动的满文档案、纳西族东巴古籍入选参见 王红敏：世界记忆工程概述，载中国档案，2 0 0 3 1 0 ，1 1 页。 4 设始终是人类社会生活的主要内容，因此，公共档案馆保存了大量的人们认识自 然、改造自然过程中形成的历史记录。提供这方面的档案资料，在各项重大的经 济建设决策中，起到了一定的参考、借鉴作用。 ( 3 ) 教育功能 公共档案馆的教育功能是由档案的价值决定的。档案是历史的真实记录，通 过档案，可以察治乱兴衰之风云，明成败得失之真谛。既如此，档案馆有责任利 用档案的这种独特价值，发挥好自身的教育功能，这也是近年来各地档案馆相继 被命名为爱国主义教育基地的重要原因。所以，公共档案馆教育功能的发挥首先 在于其所提供的知识内容的多样性。其次，公共档案馆具有教育功能在于其教育 对象的多样性，公共档案馆的教育对象是整个社会的广大成员，它不同于学校， 不存在某一特定的受教群体，不同专业、不同职业、不同年龄、不同文化水平的 用户，都能从公共档案馆中获得科学文化知识。同时，公共档案馆发挥教育功能， 在于其教育形式的多样性。除了让利用者直接利用档案外，更重要的是配合现实 需要，有针对性地主动开发档寨信息，譬如编撰出版有宣传教育意义的图书资料， 举办相关的展览，制作电子读物，创办网站，以及通过大众传媒公布档案史料等 等，都是很有效的教育形式。 ( 4 ) 文化功能 古往今来，只要有不同的民族就会有不同的民族文化产生。尽管有许多民族 会在历史的长河中消失，但只要有其历史遗存，人们就能溯源而上，梳理出它的 历史根脉。所以，档案在作为历史遗存的承担者的同时，又被赋予了文化传承的 职责。档案作为历史的存贮和原始记录，具有与生俱来的文化内涵，是人类文明 发展的重要组成部分，并发挥着不可替代的作用。无论是从广义的文化上，还是 从狭义的文化上来考察档案、档案工作、档案馆的文化现象、文化背景、文化品 质，都可以得出这样的结论：档案是一种文化、档案工作是一项文化服务工作、 档案馆是人类传承文化的重要场所。 5 、知识管理 收集、组织、存储以及开发机构内信息和数据的过程，尤其是个人知晓的信 息( 隐性知识) ，也包括经过存储并为大家所知晓的信息和数据( 显性知识) 。这 一过程的实现主要依靠电子形式的存储和检索，通常是通过内部网络来实现。 二、国外公共档案馆建设现状 英国的档案管理体制属于典型的分散式体制。在英国，全国没有设立统一的 档案事业领导中心，公共档案馆作为全国唯一的国家级档案馆，与各郡档案馆并 无上下隶属关系。公共档案系统之外的档案机构不受国家档案馆的统辖和领导。 为弥补分散式体制的不足，英国主要采取了三点措施：1 、重视档案法制建设。 英国于1 8 3 8 年颁布了第一部公共档案法，要求各政府部门、企事业单位乃至个 人的档案工作必须依法行事。2 、在公共档案馆下设立了档案管理部，负责对政 府部门的档案工作进行检查和指导。3 、通过成立档案工作者协会，加强全国档 案人员的学术交流和业务联系。英国档案机构设置分为官方档案机构、半官方档 案机构和非官方档案机构。官方档案机构主要是指由政府拨款设立的从中央到各 郡市的档案馆，全国共有1 3 0 多个。这些档案馆受同级议会领导，分别保存同级 议会和政府机关的档案。公共档案馆( p u b l i cr e c o r d so f f i e e ) 于1 8 3 8 年成立， 是英国最高层次的官方档案机构，也是全国唯一的国家级综合性档案馆。公共档 案馆由老馆( f a m i l yr e c o r d sc e n t e r ) 和新馆( m a i no f f i c e ) 两部分组成。建于 1 8 5 1 年的老馆设在伦敦的法院街，主要负责保管司法档案和1 9 世纪之前的政府 档案。建于1 9 7 7 年的新馆位于英国伦敦郊区的丘园( k e w ) ，是一座现代化五层 的大楼，主要负责保管1 9 世纪之后的政府档案及军方档案。公共档案馆最古老 也最负盛名的公务档案是1 0 8 6 年形成的”末日审判书”( d o m e s d a yb o o k ) ，内容 是有关全国土地、财产、牲畜和农民的调查清册。公共档案馆内设三个部：建制 与财务部负责行政管理与财务工作，掌管政府每年下拨1 i 0 0 万镑的经费；档案 管理部负责与1 5 0 个中央政府机关保持联系，指导其档案整理和移交工作，该部 下设海斯文件中心( h a y e sr e c o r d sc e n t e r ) ，是介于公共档案馆与政府机关之间 的一个过渡性文件保管机构；档案业务与出版部负责馆藏档案的整理、保管、保 护、修复、借阅和编辑出版工作。2 0 0 3 年4 月2 日，英国公共档案馆和皇家历 史手稿委员会实行合并，组建英国国家档案馆( n a t i o n a la r c h i v e so fu n i t e d k i n g d o r e ) 。馆址设在丘园，新成立的国家档案馆不仅保管政府部门的公共文件 并提供利用，而且可全面提供与英国历史有关的私人档案信息”。 美国于1 7 7 6 年7 月4 日建国，尽管其建国的历史不长，但得益于高度发达 的现代化市场经济，以及美国联邦政府对文化遗产的保护和重视，美国档案事业 成为世界上发展水平最高的国家之一。美国档案事业管理体制的总体特点是全局 分散、中央集中圆。从全国范围来讲属于分散式类型，联邦政府档案机构只负责 联邦政府各机关的档案和档案工作，对地方档案机构及事务没有指导、监督和管 理权。但是，在联邦政府系统内对档案工作实行高度集中统一的管理，它表现在 三个方面：第一，国家档案与文件署是联邦政府档案工作行政管理的领导中心和 最高管理机构，不仅直接管辖档案馆及地区分馆、联邦文件中心和总统图书馆， 而且依法制定并组织实施国家档案文件管理规定标准，对联邦政府机关及派出机 构的文件管理进行指导和监督。第二，国家档案馆及其地区分馆组成了一个联邦 档案馆网，集中保管着全国所有联邦政府机关的各种类型和载体的档案：第三， 。参见w w w n a t i o n a l a r e h i v e sg o v u k ，英国公共档案馆网站 。参见马小彬：桊尚实际的荧国档案工作，载中国档案。2 0 0 2 1 1 ，4 5 页 6 1 5 个联邦文件中心集中保存了各个联邦机构的所有半现行文件o 。美国档案机构 设置分为联邦档案机构、非联邦档案机构和商业档案机构。联邦档案机构是指由 联邦政府拨款设立的，为联邦政府服务的非营剥性档案机构。这些机构主要有国 家档案与文件署、国家档案馆网及其地区分馆、联邦文件中心和总统图书馆。国 家档案与文件署( n a t i o n a la r c h i v e sa n dr e c o r d sa d m i n i s t r a t i o n 一- n a r a ) 是美国 政府行政部门机构设置中较重要的6 0 多个独立局之一，其职责主要有：制定管 理联邦政府文件的方针和工作程序，指导并监督各机构的文件管理；制定标准文 件保管期限表，督促机关向联邦文件中心移交半现行文件；指导和检查具有永久 价值和历史价值的文件进馆保存，由国家档案馆负责整理、编目和保管工作，并 向公众提供利用：出版法律、法令、总统文件等。该署下设1 0 个内部职能机构， 分别是署长办公室、行政事务办公室、联邦文件中心部、联邦登录部、文件管理 部、国家档案馆、总统图书馆部、公共计划部、文件保护部、国家历史出版物与 文件委员会。国家档案馆( n a t i o n a la r c h i v e so f t h eu n i t e ds t a t e s ) 是国家档案与 文件署的内部机构之一，它由老馆和新馆组成。老馆位于首都华盛顿的宪法路， 是座古希腊神庙式的建筑，主要保存上亿页历史档案文件材料。在其丰富的馆 藏中，最珍贵的是用羽毛笔写在羊皮纸上的”自由宪章”，即独立宣言、美国 宪法、人权法案。为了这三件宝，老馆专门设立了展览大厅长年展出。该馆 最吸引公众的藏品不是政府的文件，而是那些大量反映重大事件、重要人物、民 族风俗文化的非公文、非纸质、生动鲜活的历史记录。新馆位于马里兰大学附近 的学院公园，占地1 3 4 公顷，建筑面积约1 7 万平方米，建筑高6 层，档案库房 面积6 万多平方米，全部采用电动密集架，存放架位长度达8 3 6 公里，堆存能力 5 6 万立方米。国家档案馆从1 9 6 8 年起在全国陆续设立了1 2 个地区分馆，它们 负责接收和保存本地区联邦政府机构的档案。联邦文件中心( f e d e r f lr e c o r d s c e n t e r ) 是为联邦机构服务的半现行文件保管机构。全美共有1 5 个联邦文件中 心，其中有两个是全国性的，即设在马里兰州的苏特兰市的华盛顿国家文件中心 和设在密苏里州的圣路易斯国家人事文件中心。另外1 3 个地区性联邦文件中心 分别设在波士顿、纽约、费城、芝加哥等城市。联邦文件中心以其低廉的保管费 用、快捷的服务方式和有效豹处置措施等优越性为联邦机构提供经济实用的文件 保管场所。总统图书馆( p r e s i d e n t i a ll i b r a r y ) ：总统图书馆是集档案馆、图书馆 与博物馆功能于一体的特殊类型的档案机构，专门用来收藏总统任期内形成和往 来的档案文件、文物礼品和其他文献资料以及总统的工作和生活用品，卸任后形 成的涉及总统的评述、传记性报刊资料等等圆。 法国档案工作体制与我国类似，国家档案局负责全国档案事务，中央设有国 。半现行文件，指文件形成单位不经常利用但还不雌最后处理的文件。 。参见岬能，n a r 扎g o v ，美周周家档案文件管理局网站- 7 家档案馆，地方分别设有省级档案馆、地区档案馆和县级档案馆，另有一些专业 档案馆( 如医院、商会以及公营企业档案馆) ，它们共同构架起一个完整的档案网 络。法国档案局局长同时兼任国家档案馆馆长。法国国家档案馆的行政和设备经 费直接由法国档案局财务处管理。内部管理( 房舍、设备、安全、内部纪律等油 秘书长在总局长的直接领导下负责。法国国家档案馆的管辖范围包括“来自职权 涵盖或曾经涵盖法国全部领土的政府机关、机构的材料”。1 9 5 8 年以前的档案由 古代、近代、现代等几个科学部门处理。在收集1 9 5 8 年后的政府机关档案方面， 他们主要采取两种方式：1 、向政府各部派驻工作组，目前，已派出1 7 个常驻工 作组，其主要职责是检查目前使用或稍旧一些的档案情况；为将档案归入枫丹白 露现代档案中心做准备工作，并设计相应的检索手段。2 、对公营事业单位和属 于私法范畴的公营企业档案机构进行监督。法国国家档案馆自身也有几个下放到 外地的机构：l 、设在枫丹白露的现代档案中心，从1 9 6 9 年起储藏1 9 5 8 年以后 的政府归档材料，包括新载体档案；2 、设在a i x e n p r o v e n c e 的海外档案中心， 储藏着有关阿尔及利亚和原殖民地的所有档案，包括原殖民地部的档案；3 、设 在e s p e y a n 的中央缩微胶片库，储存为了以防万一而复制的法国档案缩微胶片： 4 、设在r o u b a i x 的劳工档案中心。法国共有9 5 个省级档案馆，分别由各省议会 主席管辖，投资和日常经费也全部由各省负担，但不排除在修建库房时国家给予 不超过造价3 0 的补贴。它们除保管依法划归它们储藏的大革命以前政府机关、 法院以及各种性质的事业单位和机构文件外，还保管省议会档案、国家下放的涉 及省一级权限的档案等。法国的地区不是一级行政单位，因此过去没有档案馆建 制。自1 9 8 6 年起，地区已经做为一个名副其实的集体在运作，因而地区档案馆 也就随之产生。它们主要保管地区议会下属机构产生的档案。也有的地区在省议 会商定后，将自己的档案交给设在地区首府的省级档案机构。目前法国共有3 5 0 个县级档案馆，它们除保管本县档案外，还要保管不属本县、仅属代为存储性质 的国家档案o 。 三、国内公共档案馆建设现状 深圳作为全国第一个经济特区，从诞生之日起就担负着改革开放窗口和试验 田的重任，在各项事业中发挥着示范作用。深圳的公共档案馆工作同样以改革为 己任，以融入国际档案事业主流，与深圳在全国的地位相匹配为目标，近年来在 改革、创新中推出了一个个同社会结合，为社会服务的新举措，使档案工作从封 闭走向开放，从机关化走向社会化。其表现有三：l 、服务层面广，提供服务不 论地位，不讲学历，不看职业。这种状况在发达国家具有普遍性。深圳市档案馆 实际上早已突破了单纯为党政机关服务的局限，面向普通市民，包括向祖籍在深 。丛龇8 驻垃! i 躅出垃日出i 。盥l 虹娃，毂u 弘型法国匣家档案馆网站 8 家档案馆，地方分别设有省级档案馆、地区档案馆和县级档案馆，另有一些专业 档案馆( 如医院、商会以及公营企业档案馆】，它们共同构架起一个完整的档案网 络。法国档案局局长同时兼任国家档案馆馆长。法国国家档案馆的行政和设备经 费直接由法国档案局财务处管理。内部管理( 房舍、设备、安全、内部纪律等) 由 秘书长在总局长的直接领导下负责。法国国家档案馆的管辖范围包括“来自职权 涵盖或曾经涵盖法国全部领土的政府机关、机构的材料”。1 9 5 8 年以前的档案由 古代、近代、现代等几个科学部门处理。在收集1 9 5 8 年后的政府机关档案方面， 他们主要采取两种方式：i 、向政府各部派驻工作组，目前，已派出1 7 个常驻工 作组，其主要职责是检查目前使用或稍旧一些的档案情况：为将档案归入枫丹白 露现代档案中心做准备工作，并设计相应的检索手段。2 、对公营事业单位和属 于私法范畴的公营企业档案机构进行监督。法国国家档案馆自身也有几个下放到 外地的机构：1 、设在枫丹白露的现代档案中心，从1 9 6 9 年起储藏1 9 5 8 年以后 的政府归档材料，包括新载体档案；2 、设在a i x c d - p r o v e i c e 的海外档案中心， 储藏着有关阿尔及利亚和原殖民地的所有档案，包括原殖民地部的档案；3 、设 在e s p e y a n 的中央缩微胶片库，储存为了以防万一而复制的法国档案缩微胶片； 4 、设在r o u b a i x 的劳工档案中心。法国共有9 5 个省级档案馆，分别由各省议会 主席管辖，投资和日常经费也全部由各省负担，但不排除在修建库房时国家给予 不超过造价3 0 的补贴。它们除保管依法划归它们储藏的大革命以前政府机关、 法院以及各种性质的事业单位和机构文件外，还保管省议会档案、国家下放的涉 及省一级权限的档案等。法国的地区不是一级行政单位，因此过去没有档案馆建 制。自1 9 8 6 年起，地区已经做为一个名副其实的集体在运作，因而地区档案馆 也就随之产生。它们主要保管地区议会下属机构产生的档案。也有的地区在省议 会商定后，将自己的档案交给设在地区首府的省级档案机构。目前法国共有3 5 0 个县级档案馆，它们除保管本县档案外，还要保管不属本县、仅属代为存储性质 的国家档案o 。 三、国内公共档案馆建设现状 深圳作为全国第一个经济特区，从诞生之日起就担负着改革开放窗口和试验 田的重任，在各项事业中发挥着示范作用。深圳的公共档案馆工作同样以改革为 己任，以融入国际档案事业主流，与深圳在全国的地位相匹配为目标，近年来在 改革、创新中推出了一个个同社会结合，为社会服务的新举措，使档案工作从封 闭走向开放，从机关化走向社会化。其表现有三：1 、服务层面广，提供服务不 论地位，不讲学历，不看职业。这种状况在发达国家具有普遍性。深圳市档案馆 实际上早已突破了单纯为党政机关服务的局限，面向普通市民，包括向祖籍在深 实际上早已突破了单纯为党政机关服务的局限，面向普通市民，包括向祖籍在深 。熊监监堑曲i 盥彗蝴o d 出：四地区：鼬u 兰世法国国家档案馆翻站 s 圳的香港平民提供服务，这在全国是非常有特色的。2 、服务方式多，讲求社会 效果。方式之一是把学生引进档案馆进行社会教育，把公共档案馆办成社会课堂， 这是发达国家档案馆提供服务的共同特点。深圳市档案馆已被一些中小学选定为 “中小学生社会实践基地”，此举将公共档案馆的社会教育功能非常有效地扩展到 中小学生，延伸到最基层。方法之二是营造氛围，陈列展览，在宣传和服务社会 中扩展影响。国外许多档案馆不仅有专门的陈列室，而且在馆内的走廊墙壁上均 布置了专栏，陈列档案内容，充满了浓烈的档案文化氛围，整个档案馆就象一个 大展览馆。深圳市档案部门近年来所举办的馆藏共和国老将军书画作品展、 与文化局联合举办的深圳经济特区2 0 周年档案图片展以及与市建设控股集 团联合筹办的基建工程兵转业建设深圳2 0 周年档案图片展等等，都产生了 极大的社会影响。方式之三是广泛开展横向联合，招引社会力量共同开发馆藏档 案资源，出产品味高、影响大的档案编研成果，使公共档案馆成为专家向往的学 术研究殿堂和档案文化产品的产出基地。几年来深圳市档案馆组织社会力量编撰 出版的明清两朝深圳档案文献演绎、民国时期深圳档案文献演绎，深圳创 业者肖像摄影集及反映深圳百业状况的深圳典藏c d - - - r o m 等等，均获得 了很好的社会效果。方式之四是开创社会档案寄存服务的新功能。公共档案馆利 用自身的资源、技术优势，为中小企业、破产企业、其它社会组织乃至公民个人 提供廉价的档案寄存服务，极大地方便了企业和社会组织及公民。由于这种服务 顺应了市场经济发展需要，因此从深圳市档案馆1 9 9 8 年第一个挂出“档案寄存中 心”牌子开始，很快就走红全国，成为公共档案馆有效服务社会的一道风景线。3 、 “以人为本”成为档案馆建设的共同宗旨。发达国家档案馆从各方面尽可能地满足 人的不同需要和不同人的需要。如：从人的不同要求出发，收集档案，建设馆库， 提供舒适环境和工作的便利条件，设置不伤害人格的监控设施。从不同人的要求 出发，分别设有公众阅览大厅、专家阅览室，配备不同的设备、用具；为残疾人 设置轮椅车通道、标记及专用借阅窗口、专用厕位等。今天的深圳，无论在经济 上还是技术上，都是可以达到甚至超过发达国家档案馆这些做法的。深圳市民中 心新馆舍的启用，将使“以人为本”的宗旨变为事实。另外，深圳市档案局为了营 造档案事业中社会关系、业务关系、技术关系的有序化，先后制订了深圳市机 关、团体、企业事业单位档案移交进馆办法等政府行政规章和深圳市档案案 卷质量标准、深圳市市属单位档案分类规则及电子邮件公文归档与管理规 则、电子文件元数据标准、馆藏档案光盘编号规则、电子文件生命周期表、 通用电子文件保管期限表、档案分类主题词一体表、数字档案储存格式与 载体标准、深圳市电子文件归档及管理办法等技术标准和业务规范。在此基 础上于2 0 0 2 年经市人大常委会审议通过，颁布实施了深圳经济特区档案与文 件收集利用条例，这是全国第一部实行文档一体化管理和档案文件公开制度的 地方档案法规。 四、本论文主要研究方法 本论文研究方法主要分为定性调查和定量调查两个方面。定性调查主要是实 地调查，笔者根据研究内容，设计调查提纲，调查对象主要是上海市各级综合档 案馆，调查还包括对上海市档案行政管理部门官员的访谈，最后根据调查结果归 纳总结成文字材料。定量调查主要是根据研究内容，收集公共档案馆管理的相关 数据资料。 1 0 第二章上海市公共档案馆管理现状、存在的问题及其原因分析 、上海市公共档案馆管理现状 上海市档案馆成立于2 0 世纪五十年代。1 9 8 7 年档案法颁布以后，要求 各级国家档案馆向社会开放档案。，从那时起，上海市档案馆从理论上说已经转 化为国家公共档案馆。但是，这一阶段的公共档案馆更多的还是一个概念化的东 西，而非实际意义上的物质现实。馆舍建筑陷于封闭半封闭的历史巢臼，难有突 破性的改观；公共设施普遍欠缺，条件比较差；档案基础管理围绕公共服务展开 的自觉意识尚未形成，馆藏内容游离于社会需要，档案检索体系不健全、查找不 方便，服务手段单调乏一等等。长期以来，查档接待几乎就是上海市档案馆的唯 一手段和主要工作，档案馆的公共性、开放性仍未受到足够的重视。进入新世纪 的头几年，上海市档案馆增强开放观念，采取多种措施，使档案工作进一步走出 封闭，走向社会，加强了公共服务的自觉性和主动性。为了做好查档服务工作， 加大了投入，改善阅档条件，营造规范服务、文明服务的环境。为深化便民服务， 还积极提供来电、来函、来人的咨询服务，并采取午间查档接待、双休日预约查 档接待和服务质量评议等措施方便利用者，提高服务水准。另外，上海市档案馆 开始尝试以多种方式向社会传播档案信息，积极宣传档案馆和档案工作。一是利 用传媒，树立形象。为了塑造公共形象，上海市档案馆在各种媒体上不断向社会 通报工作及档案信息，加强与市民的沟通交流，增强档案馆的亲民性。以举办知 识竞赛，参与电台、电视台直播节目等方式，使市民有机会让档案入眼、入耳、 入心，直观形象地了解档案，扩展对档案信息的接收度和接触面。为了适应信息 时代发展的需要，上海市档案馆于1 9 9 8 年建立了上海档案信息网站，经过多次 升级改版，从形式到内容不断完善，设立了公共服务、档案查询、网上展览、沪 上机构、珍档荟萃、申城变迁、上海之最、热点聚焦等丰富的栏目，与上海城市 历史相结合，全方位展示馆藏档案信息，收到了良好的效果。二是精心酝酿，打 造精品。为了增强档案信息对公众的吸引力，档案人员精心策划，不断向社会奉 献精品力作。举办展览，是具有较大社会影响力的一种公共服务手段。从2 0 世 纪9 0 年代以来，上海市档案馆利用馆藏档案资源，多次举办各种形式、各种主 题的档案展览，主动向公众宣传档案信息、宣传城市历史。还在旅游景点设立固 定展览，如与有关部门联手，分别在外滩历史纪念馆举办了常设的外潍历史变迁 展，让旅游者在休闲之余了解档案中的历史信息，还原城市记忆。另外，上海市 档案馆还利用馆藏档案资源，拍摄了专题片追忆档案里的故事，编辑出 版了淮海路百年写真、福州路文化街等普及读物，开发馆藏珍品系列上 o ( 中华人民共和固档案法第十九条规定，国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向 社会开放。档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。 1 1 海老照片等。三是跟踪社会热点，主动提供服务。紧贴社会关注的热点提供服 务，是档案馆接近公众的“捷径”。上海市档案馆发掘档案资源，编发社区建设、 公共交通等专题信息，积极主动地为市民提供服务，获得良好的社会反响。有如， 开设文件阅览窗口，为市民查阅与切身利益密切相关的法规政策性文件提供方 便。改革开放后，随着透明政府、责任政府、法制政府的建设，百姓对政务信息 的公开越来越关注，亲自查阅“红头文件”o ，对促进政治文明的建设具有重要 的意义。 二、上海市公共档案馆管理中存在的问题及其原因分析 当今世界，档案工作存在的必要性很大程度上在于它能向用户源源不断地提 供动态对应的档案信息服务，这就要求档案工作必须具备对社会环境的应变能 力、在信息服务业中的竞争能力以及自我改造、自我发展的能力。而这些能力的 获得最终取决于一系列档案馆的基础工作。虽然上海市档案馆近几年正努力向公 共档案馆建设方向大步前行，但仍然有一些深层次的基础工作需要加以改进。 ( 一) 馆藏资源建设不力 尽管早在2 0 世纪9 0 年代初期上海市档案馆的建设目标就是内容丰富、门类 多样、结构合理的综合性档案馆，但一直以来上海市档案馆在馆藏资源建设问题 上有一对棘手的矛盾，即一方面馆藏档案数量在突飞猛进，另一方面馆藏档案的 质量亟待提高。 目前上海市档案馆馆藏已经达到2 6 4 万卷，但表象的兴旺往往掩盖了隐藏的 忧患。按照国家档案局1 9 8 7 年1 2 月发布的文书档案保管期限表。规定，文 书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种：永久，就是无限地保存下去；长 期的保存十六至五十年；短期的保存十五年以下。根据上海市档案局1 9 9 2 年1 1 月制发的上海市档案馆收集档案范围的暂行规定，上海市档案馆保存的绝大 部分档案是建国后各市级机关的永久档案以及部分机关的长期档案。由于档案的 保管期限都是由立档单位当时的档案人员划定的，这些人员受业