（管理科学与工程专业论文）工程项目的信息生命周期管理.pdf

中文摘要 在工程项目管理中，投资、进度、质量控制都离不开有效的信息管理，特别 是随着信息处理技术和项目管理理论的飞速发展，工程项目的信息管理正在发挥 着前所未有的重要作用。 信息生命周期管理( i n f o r m a t i o nl i f e c y c l em a n a g e m e m ) 是一种近年来提出 的信息管理模型，它力图对信息进行贯穿其整个生命周期的管理，从信息的创建 和使用到信息的归档和处理。信息生命周期管理的目的在于帮助使用者在信息生 命周期的各个阶段获得最大的信息使用价值。 本文主要研究的是如何把信息生命周期管理应用于工程项目管理中。为此， 本文首先研究了项目管理的理论构架，着重分析了项目信息的分类及信息管理原 理、方法等内容。 其次，本文详细介绍了信息生命周期管理的理论，包括其内容、驱动因素、 策略部署的阶段划分。接着还介绍了信息生命周期管理的实施方法，并把它应用 在了项目管理的实际运作中，对每个生命周期做了详细的介绍。 最后，具体分析了在信息生命周期管理应用中的若干问题。阐述了工程项目 信息沟通的重要性和如何加强信息管理中各方之间的沟通，论述了项目结构的分 解和编码的思想，建立了信息生命周期管理的综合评价指标体系，并运用基于层 次分析的模糊综合评价方法对信息生命周期管理的效果做出评价。 关键词：信息生命周期管理项目管理工程项目信息 i nc o n s t r u c t i o np r o j e c tm a n a g e m e n t ，e f f e c t i v ei n f o r m a t i o nm a n a g e m e n ti sv e r y i m p o r t a n tt oi n v e s t m e n t ，p l a na n dq u a l i t yc o n t r 0 1 w i t ht h es i g n i f i c a n tp r o g r e s so f i n f o r m a t i o nt e c h n o l o g ya n dt h et h e o r yo fp r o j e c tm a n a g e m e n t t h ei n f o r m a t i o n m a n a g e m e n to f c o n s t r u c t i o nm a n a g e m e n tn o wp l a y sm o r ea n dm o r ei m p o r t a n t r o t e i n f o r m a t i o nl i f e c y c l em a n a g e m e n ti san e wi n f o r m a t i o nm a n a g e m e n tm o d e l a d v a n c e dr e c e n t l y i tm a n a g e st h ei n f o r m a t i o nt h o u g ha l ll i f e c y e l e ，f r o mt h ep h a s e so f i n f o r m a t i o n se s t a b l i s h m e n t ，a p p l i c a t i o n ，p i g e o n h o l et od i s p o s i t i o n t h ep u r p o s eo f i n f o r m a t i o nl i f e c y c l em a n a g e m e n ti sh e l p i n gt h eu s e rt o g e tm o s tv a l u ei na l l i n f o r m a t i o np h a s e s t h i sa r t i c l em a i n l ys t u d i e sh o wt ou s et h et h e o r yo f i n f o r m a t i o nl i f e c y e l em a n a g e m e n t i nc o n s t r u c t i o np r o j e c tm a n a g e m e n t f i r s t l y ，t h ea r t i c l es t u d i e st h et h e o r yf r a m eo f p r o j e c tm a n a g e m e n ta n da n a l y s e st h ec l a s s i f i c a t i o no fp r o j e c ti n f o r m a t i o na n dt h e p r i n c i p l ea n d m e t h o do fi n f o r m a t i o nm a n a g e m e n t s e c o n d l y , t h ea r t i c l ei n t r o d u c e st h et h e o r yo fi n f o r m a t i o nl i f e c y c l em a n a g e m e n t i n c l u d i n gc o n t e n t ，d r i v i n gf a c t o r sa n dt h ed i v i s i o no fd e p l o y i n gp h a s e so fs t r a t e g y a n di ta l s oi n 打o d u c e st h ei m p l e m e n tm e t h o d so fi n f o r m 融i o nl i f e c y c l em a n a g e m e n t a n dp u t si ti n t ot h ep r a c t i c eo f p r o j e c tm a n a g e m e n t f i n a l l y , t h ea r t i c l ea n a l y s e ss o m ep r o b l e m su s e di ni n f o r m a t i o nl i f e c y c l em a n a g e m e n t , e x p a t i a t e st h ei m p o r t a n c eo fc o m m u n i c a t i o nb e t w e e np a r t i e so fc o n t r a c t o r , e m p l o y e r a n de n g i n e e r ，d i s c u s s e st h ei d e ao fp r o j e c ts t r u c t u r ed e c o m p o s i n ga n dc o d i n g i ta l s o e s t a b l i s h e st h ee v a l u a t i o ni n d i c e ss y s t e mo ft h ei n f o r m a t i o nl i f e c y c l em a n a g e m e n ta n d a d o p t st h em e t h o dn a m e df u z z yc o m p r e h e n s i v ee v a l u a t i o nb a s e do nt 1 l ea n a l y t i c h i e r a r c h yp r o c e s st oe s t i m a t et h ee f f e c t k e y w o r d s ：i n f o r m a t i o nl i f e c y c l em a n a g e m e n tp r o j e e tm a n a g e m e n t c o n s t r u c t i o np r o j e c t i n f o r m a t i o n 独创性声明 本人声明所里交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作和取得的 研究成果，除了文中特别加以标注和致谢之处外，论文中不包含其他人已经发表 或撰写过的研究成果，也不包含为获得墨壅盘鲎或其他教育机构的学位或证 书而使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均已在论文中 作了明确的说明并表示了谢意。 学位论文作者签名：考j 若是签字日期：弘巾，年v 月 1 日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解墨鲞盘茎有关保留、使用学位论文的规定。 特授权苤壅盘生可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检 索，并采用影印、缩印或扫描等复制手段保存、汇编以供查阅和借阅。同意学校 向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘。 ( 保密的学位论文在解密后适用本授权说明) 学位论文作者签名： 李 若d 参 签字日期；加寸年1 月列日 导师签名： 赵祷 签字日期：瑚( 年月。f 日 第一章绪论 1 1 课题的提出与意义 第一章绪论 随着科学的不断进步，知识的不断丰富，人类的各项活动越来越趋于复杂， 这便需要每一项活动有极高的组织性，项目管理正是随着这一要求而产生的。 在我们的身边存在着各种项目中，这些项目要求在限定的时间内完成，并且不 能超过定的费用，还要满足一定的质量和数量要求。其中最大的一个特点是， 耍通过次性的努力达到这些目标，项目才能宣告成功。 美国项目管理学会( p r o j e c tm a n a g e m e n ti n s t i t u t e ) 的项目管理知识体系指 南( ag u i d et ot h ev r o j e e tm a n a g e m e n tb o d yo f k n o w l e d g e ，简称p m b o k ) 把项 目管理划分为九个知识领域，即：项目综合管理、项目范围管理、项目时间管 理、项目成本管理、项目质量管理、项目人力资源管理、项目沟通管理、项目 风险管理和项目采购管理。 项目信息管理属于项目沟通管理的一部分，在整个项目中起着很重要的作 用。大型工程项目的管理是个复杂而艰巨的工程，会涉及多方面的工作，如 投资、进度、质量、合同等，还会涉及多方面的单位，如业主、承包商、监理 单位、政府机构、供应商及各类社会机构，这样就会产生大量的信息，如合同、 图纸、文档、信件、传真等，这些信息需要及时的处理，如果处理不当或者不 能准确有效的传达，就会影响项目的进度。所以成功的信息管理对保证工程项 目的顺利进行有着极大的好处。 1 2 国内外研究与应用现状 1 2 1 国际项目管理的发展 项目管理之所以受到国际上的高度重视，就是因为它是面向团队、面向成 果、面向变化的。新的项目管理有较成熟的理论、技术和过程。凡是真正实施 了项目管理的项目都收到了显著的效果。项目管理特别适用于那些责任重大、 关系复杂、时间紧迫、资源有限的一次性任务。分析当前国际项目管理的发展， 有三个特点即：全球化的发展、多元化的发展和专业化的发展。 1 项目管理的全球化发展 知识经济时代的一个重要特点是知识与经济发展的全球化，因为竞争的需 第一章绪论 要和信息技术的支撑，促使了项目管理的全球化发展。主要表现在国际间的项 目合作日益增多、国际化的专业活动日益频繁、项目管理专业信息的国际共享 等等。项目管理的全球化发展既为藐们创造了学习的机遇，也给我们提出了高 水平国际化发展的要求。 2 项目管理的多元化发展 由于人类社会的大部分活动都可以按项目来运作，因此当代的项目管理已 深入到各行各业，以不同的类型，不同的规模而出现，这种行业领域及项目类 型的多样性，导致了各种各样项目管理理论和方法的出现，从而促进了项目管 理的多元化发展。 3 项目管理的专业化发展 项目管理的广泛应用促进了项目管理向专业化方向的旋展，突出表现在项 目管理知识体系( p m b o k ) 不断发展和完善、学历教育和非学历教育竞相发 展、各种项目管理软件开发及研究咨询机构的出现等等。应该说这些专业化的 探索与发展，也正是项目管理学科逐渐走向成熟的标志。 信息管理是项目管理中重要的重要组成部分，为了确保项目信息及时适当 的产生、收集、传播、保存，最终配置所必需的过程。 信息生命周期管理( i n f o r m a t i o nl i f e c y e l em a n a g e m e n t ) 是一种近年来提出 的信息管理模型，它力图对信息进行贯穿其整个生命周期的管理，从信息的创 建和使用到信息的归档和处理。信息生命周期管理的目的在于帮助使用者在信 息生命周期的各个阶段以晶低成本获得晟大的价值。 12 1 国内项目管理的发展及存在的问题 自从我国开始实行项目管来制度以来，莸们已经取得了重要的进展，但目 前仍然存在不少问题，与发达国家还有一定的距离。存在的问题主要有： ( 1 ) 在管理的信息决策上存在差距 ( 2 ) 项目工程的结构分解工作开展得不好 我国传统的项目管理，无论业主、监理，还是施工单位，在项目实施前， 没有运用项目结构分解的方法对项目进行结构分解，管理对象与管理层次没有 计划性、预控性。 ( 3 ) 沟通不是很有效 在大型工程项目管理过程中，由于系统庞大、涉及面广，需要设计、施工、 设备、计划、运营等部门的密切配合，然而由于部门的壁垒和责权和的分割， 往往使信息难于畅通流动。 ( 4 ) 对信息加工的深度不够 ( 4 ) 对信息加工的深度不够 第一章绪论 原始信息一般情况下处于一种初始的、零散的、无序的、彼此独立的状态， 既不便于传递，又不便于利用。加工可以使其变成便于传递、利用的形式。许 多工程项目的管理人员对此没有足够的重视。 ( 5 ) 缺乏先进的信息处理手段 在工程项目的实施过程中，需要对大量的数据进行及时、准确地收集和处 理。近年来，随着工程项目规模的逐年扩大，使得单靠人工来完成数据处理变 得不太现实。所以，就需要有更先进的信息管理技术。 1 3 研究内容 本文研究了项目管理的理论构架，详细介绍了信息生命周期管理的内容及 实施方法，并把它应用在了项目管理的实际运作中，最后，说明了几个在信息 生命周期管理中需要主要的问题，并提出了信息生命周期管理效果评价的指标 和方法。 本文共分为六章： 第一章阐述了本文课题研究的内容与意义，主要介绍了国内外项目信息管 理的研究与应用情况，在此基础上，提出了本文的主要研究内容。 第二章简述了项目管理的基本内容，着重分析了项目信息的分类及信息管 理原理，方法等内容。 第三章介绍了信息生命周期管理理论，讲述了信息生命周期理论的内容、 驱动因素及阶段划分。 第四章提出了信息生命周期管理理论在项目管理中的应用方法，分析了信 息生命周期管理的各个环节。 第五章具体分析了在信息生命周期管理应用中的若干问题，例如如何加强 信息管理中各方之间的沟通、项目结构的分解和信息生命周期管理的综合评价。 第六章对本文的研究工作做了总结，并指出了研究的不足与展望。 第二章项目管理及项目信息管理 第二章项目管理及项目信息管理 2 1 项目管理的基本概念 2 1 1 项目的概念 美国项目管理协会( p m i ) 对项目的定义是：“项目”是为完成一个独特的 产品、服务或任务所做的一次性努力。尽管对项目的字面定义不尽相同，但其 内涵却是基本一致的，总结起来：项目是一个特定的、待完成的有限任务，是 在一定时间内，满足一系列特定目标的多项相关工作的总称。它有三层含义： ( 1 ) 项目是一项有待完成的任务，有特定的环境和背景要求，具有特定 的约束条件； ( 2 ) 在一定的组织机构内，利用有限的人力、物力、财力等资源，在规 定的时间内完成任务； ( 3 ) 任务要求满足一定的数量、质量、功能、性能和技术指标等多方面 的要求。 2 1 2 项目的属性 项目作为一类特殊的活动或任务，在其执行的过程中所表现出的区别于其 他活动的基本属性有： ( 1 ) 唯一性。又称独特性，这一属性是项目得以从有组织的活动中分化出 来的根源所在，是项目一次性活动的基础。每个项目均有自身的独特之处，没 有两个完全相同的项目。建设项目一般比开发项目更具程序化，但所有项目都 具有不同程度用户化的特点。在有风险存在的情况下，项目就其本质而言，不 能完全程序化，项目主管也正是因为他们有许多例外情况要处理，所以被人们 强调其重要性。 ( 2 ) 一次性。由于项目的独特性，项目作为一个任务，一旦完成，项目即 宣告结束，不会有完全相同的任务重复出现，这就是项目的一次性。但项目的 一次性属性是针对项目整体而言的，并不排斥在项目中存在交叉重复的子项目 工作。 ( 3 ) 多目标属性。项目的目标包括成果性目标和约束性目标。在项目过程 第二章项目管理及项目信息管理 中，成果性目标都是由一系列技术指标，如时间、费用、性能、功能等来定义 的，同时都受到多种条件的约束，这种约束性目标往往是多重的，因而，项目 具有多目标属性。 ( 4 ) 相互依赖性。项目常与组织中的其他工作或项目同时进展、互为作用。 在组织中各部门间的相互作用是有规律的，而项目与部门之间的作用往往是无 规律可循的。项目主管应该非常清楚项目与其他工作或项目的冲突，并与相关 部门保持密切的联系，着力解决冲突。 ( 5 ) 冲突属性。项目经理与其他经理相比，其工作更富有冲突性特征，项 且内部的冲突性主要表现在资源分配与调度的不均衡性、时间进度的安排和质 量结果的考核等方面。应该说在项目开展的过程中，冲突及问题无处不在。 2 1 3 项目管理的概念 项目管理就是为了满足甚至超越项目涉及人员对项目的需求和期望而将理 论知识、技能、工具和技巧应用到项目的活动中去。要想满足或超过项目涉及 人员的需求和期望，我们是需要在下面这些相互间有冲突的要求中寻求平衡： 范围、时间、成本和质量 有不同需求和期望的项目涉及人员 明确表示出来的要求( 需求) 和未明确表达的要求( 期望) 项目管理有时被描述为对连续性操作进行管理的组织方法。这种方法，是 将连续性操作的许多方面作为项目来对待，以便对其可以采用项目管理的方法。 项目管理的概念包含以下内容： 项目管理是以项目为对象的，系统化的管理方法，通过一个临时的，专门 的柔性组织，对项目进行高效率的计划，组织，指导和控制，以实现项目过程 的动态管理和项目目标的综合协调与优化。 实现项目全过程的动态管理是指在项目的生命周期内，不断进行资源的配 置和协调，不断做出科学决策，从而使项目执行的全过程处于最佳的运行状态， 产生最佳的效果。而项目目标的综合协调与优化是指项目管理应综合协调好时 间、费用以及功能等约束性目标，在相对较短的时间内成功达到一个特点的成 果性目标。 项目管理贯穿于项目的整个生命周期，对项目的整个过程进行管理。通过 运用一种既有规律又经济的方法对项目实行高效率的计划、组织、指导和控制 的手段，并在时间、费用和技术效果上达到预定目标。 项目的特点也表明它所需要的管理及其管理办法与一般作业管理不同，一 般的作业管理只需对效率和质量进行考核，并注重当前的执行情况与以前的比 第二章项目管理及项目信息管理 较。在典型的项目环境中，尽管一般的管理办法也适用，但管理结构须以任务 定义为基础来建立，以便进行时间、费用和人力的预算控制，并对技术、风险 进行管理。在项目管理过程中，项目管理者通常是通过各个职能部门调配并使 用资源，但最后决定什么样的资源可以调拨，则取决于业务领导。 2 1 4 项目管理的特点 项目管理的基本特点： ( 1 ) 项目管理的对象是项目或被当作项目来处理的作业。项目管理是针对 项目的特点而形成的一种管理方式，其适用对象是项目，特别是大型的、比较 复杂的项目；鉴于项目管理的科学性和高效性，有时人们会将复杂作业中的某 些过程分离出来，加上起点和终点，使它成为一个子项目，通过运用项目管理 的方法最终完成项目。 ( 2 ) 项目管理的全过程都贯穿着系统工作的思想。项目管理把项目看成一 个完整的系统，依据系统论将系统分解为许多责任单元，由责任者分别按要求 完成目标，然后汇总、综合成最终的成果；同时，项目管理把项目看作是一个 有完整生命周期的过程，强调部分对整体的重要性，使管理者不要忽视其中的 任何阶段以免造成总体的效果不佳甚至失败。 ( 3 ) 项目管理的组织具有特殊性。项目管理的一个最为明显的特征就是其 组织的特殊性，项目管理的组织是j 临时性的，并且具有柔性。项目管理最强调 的是其协调控制职能，其组织的结构的设计必须充分考虑到利用组织各部分的 协调与控制，以保证项目总体目标的实现。 ( 4 ) 项目管理的基本方式是目标管理。项目管理是种多层次的目标管理 方式。由于项目往往涉及的领域十分宽广，而项目管理者谁也无法成为每个领 域的专家。项目管理者只能以协调者的身份承担总体的工作，而具体的技术问 题则需要专业领域的人才去处理。项目管理只是在约束条件下实现项目的目标， 其实现的方法具有灵活性。 ( 5 ) 项目管理的方法、工具和手段具有先进性、开放性。项目管理采用科 学、先进的管理理论和方法。采用如网络图编制项目进度计划、采用目标管理、 全面质量管理、价值工程、技术经济分析等理论和方法控制项目总目标，采用 先进、高效的管理手段和工具，主要是使用电子计算机进行项目信息处理等。 2 1 5 项目管理的要素 资源是项目实旌的最根本保证，需求和目标是项目实施结果的基本要求， 6 第二章项目管理及项目信息管理 项目组织是项目实施运作的核心实体，环境是项目取得成功的可靠基础a 因此， 资源、需求和目标、项目组织、环境是项目管理的基本要素。 1 资源 资源是具有现实意义和潜在价值的东西，包括自然资源和人造资源，内部 资源和外部资源，有形资源和无形资源。诸如人力、材料、机械、资金、信息、 技术、市场等。 项目管理本身作为管理方法和手段，也是一种资源。由于项目是一次性的， 项目资源不同于其他组织机构的资源，它多是临时拥有和使用的。资金需要筹 集，服务和咨询力量可以采购或招聘，有些资源还可以租赁。在项目过程中资 源需求变化甚大，有些资源用完要及时偿还或遣散，任何资源积压，滞留或短 缺都会给项目带来损失，合理的使用对项目管理尤为重要。 2 需求和目标 项目利益相关者的需求是多样的。通常可以把需求分为两类，即必须满足 的基本需要和附加获取的期望要求。 基本需求包括项目的实施范围、质量要求、成本目标和利润、时间目标以 及必须满足的法规要求等。在一定范围内，质量、成本、进度三者是相互制约 的。当进度要求不变时，质量要求越高，则成本越高；当成本不变时，质量要 求越高，则进度越慢；当质量标准不变时，进度过快或过慢都会导致成本的增 加。管理的目的是谋求好、快、省的有机统一，好中求快，快中求省。管理就 是要寻找使利润最大化的项目实施范围或规模，从而确定其相应的成本。 3 项目组织 项目组织和其他组织一样，要有好的领导、章程、沟通、入员配备、激励 机制和好的文化组织等。同时，项目组织也有与其他组织不同的特点。 为实现项目的目标，项目的组织和项目一样，都要经历建立、发展和解散 的过程。项目组织是在不断地更替和变化。组织的一个基本原则是因事设人， 根据项目的任务设置机构，项目要有机动灵活的组织形式和用人机制。 项目组织具有柔性，这反映在各个项目利益相关者之间的联系都是有条件 的、松散的。他们是通过合同、协议、法规以及其他各神社会关系结合起来的。 项目组织不象其他组织那样有明晰的组织边界，项目利益相关者及其个别成员 在某些事务中属于某项组织，在另外的事务中又属于其他组织。 4 项目环境 要是项目取得成功，除了要对项目本身，项目组织及其内部环境有充分的 了解外，还要对项目所处的外部环境有正确的认识。这个问题涉及十分广泛的 领域如政治和经济、科学和技术、地理和资源、文化和意识、规章和标准，这 7 第二章项目管理及项目信息管理 些领域的现状和发展趋势都可能对项目产生不同程度的影响，有时甚至是决定 性的影响。 2 1 6 工程项目管理 工程项目管理，是指建筑施工企业对某项建设项目的施工过程进行全方位的 规划、组织、控制与协调，满足顾客的进度目标、投资目标和质量目标。通过 实施工程项目管理，促进组织内机构与经营结构的调整和优化，提高组织的整 体素质和管理水平，促进组织把管理的基点落实到工程项目上，使技术与管理 紧密结合，加快先进技术、现代化管理方法和手段在工程建设项目中的运用， 降低成本，提高质量，创建精品工程，增强市场竞争的能力，逐步走上质量效 益型的发展道路。 2 2 项目信息管理 2 2 1 项目信息 项目信息是指在项目活动中的各项数据、资料、报表及文件等内容， 项目信息反映了项目在决策和实施过程中产生的各种内部和外部联系的情 报和知识。 项目信息具有以下几个特性： ( 1 ) 可追踪性。项目的信息应该具有准确可靠的信息来源，能反映信息发 生的时间、地点等要素，以便有针对性的进行处理。 ( 2 ) 可支持性。项目的信息必须正确的反映项目活动的客观事实，而且 能够及时沟通，充分体现其价值。 ( 3 ) 可处理性。项目的信息应具有可处理性，能够通过数理统计及其它科 学分析方法的处理而提高其自身的价值，更有效地为项目服务。 2 2 2 项目信息的分类 按照不同的分类标准，可将建设工程项目信息分成不同的类型( 见表1 ，1 ) ： 2 2 3 项目信息流的流动形式分类 自上而下流动：信息源在上，逐级向下流动。例如：项目发展决策层 第二章项目管理及项目信息管理 表1 1 建设工程项目信息分类表 分类标准类型 主要内容 各种投资估算指标、物价指数、定额、合同价、工程款 资本控制信息 支付单、竣工结算、决算、材料价、风险分析等 国家有关建设标准、强制性条文、质量目标、控制流程、 质量控制信息 质量抽样检查结构等 按照项目管理工程定额、项目总进度计划、进度目标分解情况、进度 进度控制信息 职能划分控制工作流程、施工现场进度记录等 勘查设计合同、监理合同、招标文件及投标书、中标通 合同管理信息 知书、施工合同、合同变更协议等 行政事务管理上级主管部门、设计单位、承包商、业主的来函文件、 信息会议纪要、有关技术资料等 工程内部信息 来自建设项目本身。如工程概况、可研报告、设计、合 按照建设项目 同、项目管理制度、监理规划、项目进度目标等 信息来源分类来自建设项目外部、国家政策、国内及国际市场材料设 工程外部信息 备价、类似工程造价、毗邻单位有关情况等 固定信息 固定信息是指那些具有相对稳定性的信息，如定额标准 信息、计划合同信息、各专业标准信息等 按照建设项目 稳定程度划分 流动信息即作业统计信息，它是反映工程项目建设实际 流动信息流程和状态的信息，它随着项目进展而不断更新，如进 度中的材料的消耗量、人工、机械台班等 监理程序和制度，监理目标和范围、监理组织机构的设 总监工程师信 置、监理合同、施工合同、承包商施工组织设计、施工 按照建设项目息 监理活动层次 技术方案等 各专业监理工 划分专业建设计划信息、现场进度等 程师信息 监理员信息工程实际进展、旁站信息等 可研报告、设计任务书、工程地质报告、边基础设旋情 设计阶段 况等 按照建设项目 施工招标阶段施工图及有关技术资料 进展阶段划分如施工承包合同、施工组织设计、技术方案、工程质量 施工阶段 检查验收报告、国家及地方建设条文等 验收备案阶段验收资料、建设档案、备案资料等 9 第二章项目管理及项目信息管理 一工程经理一各专业化组织一作业层。 ( 2 ) 自下而上流动：信息源在下，接受信息者在上。例如：作业层一分包 一总包一专业化管理单位一工程经理一决策层 ( 3 ) 横向流动：信息源与接受信息者在同一层次，在项目管理中，各参加 单位分工不同形成各专业信息源，同时彼此还需要相互接受信息。 ( 4 ) 系统内外流动：工程实施子系统与广义上的系统及外部环境( 如政策 法规、宏观经济形势) 互为信息源和接受信息者。 ( 5 ) 信息中心辐射流动：基于项目信息多，信息流动路线交错复杂，通过 环节多，需设置项目层次，形成一个核心的信息中心，行使收集、汇总信息， 加工、分析信息，分发及管理信息的职能，由中心通过多渠道向外提供多种信 息。 2 2 4 项目信息管理的概念 对信息管理的概念，国内外有很多种不同的看法： ( 1 ) 信息管理是组织搜集、整理、存储并提供信息服务的工作。这主要是从 实际工作的角度来定义的，强调的是信息的搜集、整理、存储和服务等信息工 作。 ( 2 ) 信息管理是指信息社会实践活动过程的管理，是运用计划、组织、指挥、 协调、控制等基本职能，对信息搜集、检索、研究、报道、交流和提供服务的 过程，有效地利用人力、物力、财力等基本要素，以期达到总体目标的社会活 动。 ( 3 ) 信息管理就是数据库管理、记录管理数据处理管理。 总体来说，信息管理有狭义和广义两种不同理解。狭义的理解认为信息管 理就是对信息资源的管理，即是对信息资源进行组织，控制，加工，规划等， 并引向预定的目标，这一层次上的信息管理就是对信息本身的管理。广义的理 解则认为信息管理不单单是对信息的管理，而是对涉及信息活动的各种要素进 行合理配置，从而有效地满足社会的信息需求的过程，这一层次上的信息管理 就是在狭义的信息资源管理上增加了信息系统管理的内容。 本文所给出的定义是： 信息管理是指对信息的收集、整理、处理、存储、传递与运用等系列工 作的总称，其实质是根据信息的特点，有计划地组织信息沟通，以保证能及时 准确地获得所需要的信息，达到正确决策的目的。 第二章项目管理及项目信息管理 2 2 5 项目信息管理原理 大型项目的信息处理工作是一个系统过程，主要包括确定控制目标、分析 目标控制所需要的信息。为了对目标进行控制，首先必须明确控制目标，即什 么需要控制，控制到什么程度，这是整个信息处理工作的前提。在确定目标后 要将目标进行分解，以达到易于控制、易于执行的目的。 项目控制者的任务之一就是收集与项目控制目标有关的各类信息。由于项 目的各个分目标之间存在着相互联系、相互制约的关系，因此控制目标与项目 实施过程中产生的信息往往不是一一对应的关系，有的控制目标需要多方面的 信息，而有的信息可应用于多个控制目标，如施工中发生的一些变更往往又同 时对进度、投资、质量这些目标都有影响。项目控制者首先必须明确目标控制 所需要的信息，然后按其要求收集有关信息。由于项目信息通常是以各种各样 的文档作为载体的，来自不同的项目参与者，而不同的项目参考的项目划分体 系也各不相同，信息不兼容的情况比较严重，这给信息处理工作带来很大的难 度。为了解决这个问题，项目控制的一项基础工作就是确定统一的“项目语言”， 即对项目实施过程中产生的各类信息按目标控制的要求进行统一的分类编码， 同时要求项目参与各方在业务上采用统一的项目信息划分体系。 大型项目实施过程中产生的信息量非常巨大，为了帮助领导者准确、迅速 地做出决策，项目控制者必须根据目标控制的需要，根据不同决策层次的需要， 对纷繁复杂的项目信息，以科学的方式加以浓缩。在建设项目实施过程中，大 约有五分之一的信息对整个项目目标控制起到决定性作用。因此项目控制者要 重点处理好起决定性作用的信息，而对于其它一些次要信息则要进行必要的压 缩和综合，并随着工程的实施，形成各种目e 反映项目进展情况的动态报表，这 项工作是使项目实施过程中产生的信息能够有效地用于决策服务的核心所在。 项目控制者按项目目标控制的要求，不断地把这些动态报表与计划目标值进行 比较，并分析项目实施中存在的问题。形成各种报告，供不同层次地项目领导 者使用。 2 2 6 项目信息管理制度 对于大型建设项目的信息管理制度一般包括：信息的分类和编码、信息处 理的工作制度，函件及报告的标准格式及文档的处理流程。 1 信息的分类和编码，即信息的标识，其中包括文档分类及编码、项目分解及 编码、工作任务及活动分解及编码、项目实施各方组织编码、项目合同结构及 编码、设计图纸目录及编码、设计变更分类及编码等。 第二章项目管理及项目信息管理 以某建筑项目为例，为五层编码 工作编码、发展阶段编码、实施阶段编码、子项目分解编码、单位编码 ( 1 ) 工作编码：分为合同管理、投资控制、质量控制、进度控制、组织协 调、内部文件六个模块，编码为t d 0 1 - - t d 0 6 。例如合同管理模块细 分为合同管理指引、各主要合同原文、各合同重要条文( 工期、质量、 合同价、付款方式、奖罚条件、变更条款等) 、合同资料汇总表、合同 图纸、各合同的中间补充及变更、合同纠纷及处理。 ( 2 ) 发展阶段编码：住宅、市政配套、商业配套和教育配套七类，编码为 a g 。 ( 3 ) 实施阶段编码：如设计、施工、招投标、施工、验收和移交等。 ( 4 ) 子项目分解：如地质劫查、桩基、地下室、主体、装饰等。 ( 5 ) 参加单位编码采用汉字缩写编码。 2 信息处理工作制度 信息处理工作制度规定了各种文件、报表、图表的提交发放对象、方式、 通讯联系制度和工作记录的格式和方法，包括项目各参与方在信息系统中的职 责和信息处理流程；统一文件和报告的类型、格式及频率；工程例会及专题会 议制度：项目经理部内部人员信息采集、报告制度；以及文件处理和收发文制 度。例如，实践中根据项目特点，项目信息系统的核心为工程经理部、建筑师、 设计顾问、估价师、监理和总承包商，分包指定分包的工作由总包负责统筹及 覆盖。建筑师、估价师、监理和总包均需按规定提交周报、月报、阶段报告、 说明项目实施的情况、存在的偏差及处理措旌。工程例会的时间、地点、参加 人员以及会前需提交的报告均有明确详细的规定。 工程经理部内部信息采集和报告是项目决策和控制的重要依据，分别由各 层次和各专业人员根据目标控制的要求来起草。一般分为以下三种类型： 日常事物报告：该报告中，信息处理者对项目各种工程现状的数据信息进 行收集和整理，向统筹经理定期报告工程实施情况，例如：土建工程师须每日 提交日报，记录负责区域内的施工内容及施工人员大概数目( 核查施工单位资 源投入是否与计划相符及为变更索赔提供必要参考) 、完成情况、材料及设备进 场情况，以及施工存在问题。 偏差专题报告：例如施工过程出现偏差、质量存在疑问或较大缺陷，工程 师须在事件发生后立即口头或书面简略报告，并处理过程中，提出偏差分析报 告和处理完成后的总结报告。 重大事件报告：由施工统筹经理对实施中的重大偏差综合向项目领导者报 告。 第二章项目管理及项目信息管理 总之，项目信息必须按不容层次和等级，不同控制目的有计划的收集和处 理，同时应遵循以下几条原则。 ( 1 ) 所有重要问题均应有书面材料。任何问题都不能靠记忆，因为任何人 都不可能做到永远记忆并准确无误。记忆的错误会造成损失与扯皮， 因此必须用书面材料。 ( 2 ) 所有会议记录都应有正式记录，及记录末尾告知“本会议纪要为会议 记录人对会议内容的理解。如收到会议纪要各方对其内容有异议，请 在七天内与记录人取得联系。” ( 3 ) 分发的文件、备忘录、会议记录等必须说明要由谁来跟进或处理文件 中的事项。 ( 4 ) 所有来往信件和电函都应编号存档。如果不编号，函件积累多了就会 无从查找。还应记录信件或电函抄送哪些有关的人。 ( 5 ) 应保持完整的文档，有的文件应分别存入不同的文档。 2 2 7 工程项目信息化管理的意义 1 工程项目利用信息技术减轻了参与人日常管理工作的负担，并且提高 了项目管理工作的效率。 2 信息化管理可以提供一个机制，使整个项目参与人很好地协同工作。 在信息共享的环境下通过自动地完成某些常规的信息通知，减少了项 目参与人之间需要人为信息交流的次数，并保证了信息的传递变得迅 速、及时和畅通。 3 工程项目信息化管理可以适应建设施工项目管理对信息量急剧增长 的需要，使各种项目管理活动信息数据的收集从间断地收集变为连续 地收集，并且进行实时采集。同时也提供对各管理环节进行及时便利 的督促与检查，实行规范化管理，从而促进了各项目管理的工作质量 的提高。 4 工程项目的全部信息以系统化、结构化的形式存储起来，便于完工后 的分析和数据复用。 第三章信息生命周期管理 第三章信息生命周期管理 “周期”一词是在物理学或者天文学以及在企业管理中经常出现的一个字 眼，原意指一个事物或一个过程经过变化或者运动回复到原初始状态所经历的 时间，信息生周期里的周期与“周期”的初始含义不同，信息生命周期是指从 信息的产生，经过作为履行组织职能的工具进行活动和工作的阶段，一直到其 现实效用的消失，或者当其全部使用目的已经达到时，对其进行销毁，或者因 为它们具有值的永久保存的价值，而把它们作为档案，赋予新的任务的整个周 期。信息生命周期指的是从信息形成到运动到最终归档的整体过程。 3 1 信息生命周期的内容 信息生命周期理论的基本内容包含以下几个方面：一是从现行信息到非现 行信息是个完整的生命周期，即信息运动的整体性；二是信息在全部生命过程 中先后表现出不同的价值与作用，使其整个生命周期可以区分为不同的运动阶 段，即信息运动的阶段性特点；三是在不同的运动阶段，应根据信息的不同特 点，采用适宜的储存和管理方法，即信息运动过程中各种因素有着内在联系的 特点。 3 。1 。1 信息运动的整体性 把信息运动的整个过程描述为“生命周期”本身就意味着信息运动的整体 性，首先，从信息的形式上看，信息无论经过现行、半现行还是非现行阶段， 固定在其上面的标记并没有发生变化，信息产生时形成的标记会一直保存在文 件的载体上。 从信息的内容来看，信息的内容也是在信息形成的当时、当地形成的，反 映了信息形成主体在当时所反映出来的思想、意图、目的、要求，这些信息具 有原生性和本源性的特点，无论信息如何运动，其内容不变。故针对任何信息 的任何管理活动，从头至尾都有一定的相同特性。信息管理具有继承性，在现 阶段的信息管理对信息的管理质量直接影响半现行阶段的质量，半现行阶段信 息管理的质量又影响至0 非现行阶段的信息质量。从此可以看出，信息管理的前 一个阶段对下一个阶段的管理具有直接的影响，信息的运动可以说是呈线性流 程的运动。 1 4 第三章信息生命周期管理 3 1 2 信息运动的阶段性 1 信息运动的阶段性特点 信息自其产生到灭亡( 或被永久保存) ，从单个信息来说，虽然呈线形运动， 但其运动的整个过程不是始终不变的，丽是不断呈现出不同的特点，这些不同 的特点，使信息运动呈现出阶段性特点。信息刚产生的一段时间内，主要作为 组织运营的依据，在短期内主要为本组织或相关授权组织所利用，且具有一定 的保密性，其它组织未经授权不可使用。因此，这个阶段，信息主要保存于本 组织内。待到信息处理程序结束后，其利用功能开始递减，但是由于组织的社 会活动具有一定的联系性和持续性，因此还有可能利用到。所以，信息还必须 以低一等级的形式保存在本组织内。随后，信息的保密程度逐渐下降，可利用 的对象逐渐扩展，信息可以被组织外的其他组织所利用。由于信息发挥价值的 复杂性，一些信息的运动有可能出现“跳跃”和“回流”现象，例如，有些信 息由于不具有查考价值，只具有临时价值，所以使用完毕后即可销毁。 2 信息运动阶段的划分 一般说来，信息运动的阶段划分如下： 信息产生阶段、信息保护阶段、信息应用阶段、信息归档阶段、信息处置阶段。 3 1 3 信息运动中的变化因素及其关系 信息在运动过程中，以下因素发生了变化：信息的价值、信息的时效性、 信息的存储方式、信息的利用率。在信息运动过程中，信息的时效性是递减的。 一个组织要从事连续性的活动，因此信息中的现行信息利用的较多，到了半现 行阶段，本组织的信息利用率就已经很低，到了非现行阶段，信息主要是从历 史的角度利用。 随着信息的运动，信息的数量总是递减的，这是由信息的价值递减率决定 的，人们总是保存对自己以后有用的信息，而信息的价值从总体上是递减的， 但也不排除有些信息随着时间的推移，其价值逐步上升。 3 2 信息生命周期管理的定义 各种事物在其各自的生命周期内，都要经历从出生到成熟再到衰退的不同 阶段。信息也有自己的生命周期，也会随着在生命周期中所处的阶段不同而起 起落落。 为了以最低的成本实现信息价值最大化，自动化网络存储与其综合服务和 第三章信息生命周期管理 解决方案将结合在一起，根据信息生命周期的特性，制定出新的信息管理策略， 这种新的信息管理策略称为信息生命周期管理。其目标是以完全支持组织和机 构业务目标和服务水平的要求。采用这种新的信息管理方式意昧着根据信息和 应用对企业的价值进行分类，然后制定相应的策略，确定最优服务水平和最低 成本，选择信息相应的服务等级，以满足组织要求。借助信息生命周期管理， 组织机构不但能够在整个信息生命周期内充分发挥信息的潜力，还可以按照业 务要求快速对突发事件做出反应。 信息生命周期管理是一个根据信息生命周期特性，针对信息做主动管理的 策略，这个策略具有以下特点： 1 以业务为中心 2 以政策为基础 3 统一途径 4 与数据信息价值相关 信息生命周期管理为组织机构提供了一种科学和有效的信息管理方法。为 组织信息化的建设和应用提供了可靠的保障。但是，由于信息以各种规格、各 种类型和各种形式存在，并且涉及到组织运作的方方面面、各种环节。因而， 信息生命周期管理需要组织的各级主管积极参与，采取全盘战略与逐步实施的 方式。 信息的价值随时间变化( 图3 1 ) ，信息生命周期管理就是要确保信息正确 的应用，达到正确的服务级别，确保合理的费用，保证信息在正确的时间出现。 圈3 1 信息价值随时问的变化 时间 信息生命周期管理需要分阶段实箍，每个阶段都有其明确的价值。它构建 于组织目前所具有的信息技术和体系结构之上，并与之相兼容。信息生命周期 管理将通过以下两方面来帮助优化业务本身： 1 基于预先确定的业务规则和策略，不断而且自动地做出决策以保证信息能够 在适当地时问、适当地点、提供给适当的应用。 1 6 第三章信息生命周期管理 2 基于信息价值的变化而进行实时调整。 通过对这两方面的成功实现，组织内部的全部信息处理和管理工作进入到 一个有序地、相互关联、相互配合和相互促进的局面，进入到一个持续可发展 地良性循环地轨道，进入到信息地完整地生命周期管理，而且将全部管理工作 纳入一个可视化地和统一的管理界面，实现了简单地、自动化地及开放地信息 管理。 3 3 信息生命周期管理的驱动因素 许多组织面对的信息管理挑战不仅是由于信息增长太快，而是信息e 匕以前 更具有价