《如何组织场会议》PPT课件.ppt

如何组织好一场会议,与会议有约,会前沟通、准备会中协调、执行会后跟进、总结,成功因素,组织会议流程,五个“确定”（主题、时间、地点、流程、大致人数）,做预算、发会议通知、成立会前筹备小组,文案及物品准备、成立会务组,志愿者管理培训,会议召开,沟通与协作,与兄弟部队沟通与公司沟通（财务）与酒店沟通住宿：房间数（会务组、VIP、参会人员）餐饮：地点、用餐要求、菜单、时间、人数会议室：（主会议室、分会议室）使用时间、应配备设备与外协公司沟通(广告公司、复印公司、摄影公司)制作手册、彩页，制作横幅、挂旗、易拉宝，制作胸卡、徽章，合影留念与演讲者沟通收集演讲者本人背景资料、确认其行程，并给予适当接待告知其时间、地点、形式、内容、参会人员大致资料,五个“确定”,一、会议主题A、招商会（产品、事业）通过参会人数等条件制定合理目标（例：业绩提升）B、培训会培训对象通过培训最终达到状态（例：市场精英、讲师精英）C、表彰会通过表彰部分人群达到最终目的（例：激励市场）,二、会议地点三、会议时间四、会议预计人数五、会议流程（流水账）,做预算（拉清单）,一、交通费用（场地较远，集体接送）二、场地费用三、食宿费用四、物资费用会场：桌牌、横幅、挂旗、易拉宝等人员：胸卡、胸花、领导人用绸带会议资料：宣传单页、资料汇编、笔、笔记本等备用药品：速效救心丸、降压药、邦迪、药水等急救或外伤处理药品会议奖品：试用装产品、手机、电脑、旅游等（制作奖品牌）,发会议通知,一、报名通知a、时间、会议大致内容、大致地点b、人员限额、费用c、报名截止日期d、负责人员例：尊敬的市场领导人您好，本公司（内容）会议将于月日月日在石家庄召开，本期会议由于场地等诸多原因限制人数为人，食宿费用元，各体系领导人请您尽快统计人数将报名人员的详细信息（姓名、性别、联系电话、所属体系）于月日前报给。二、会议通知a、时间、会议名称、地点b、注意事项(当地气候、着装要求、交通路线等)例：亲爱的伙伴您好，本公司（内容）会议将于月日月日在石家庄召开，地址：，日点点报道，日点结束。注：如需参会者准备资料，请给予详细说明，在报名通知、或会议通知中酌情添加。,成立会前筹备组,一、信息收集负责人（参会人员相关信息等文案准备）二、物资采购负责人（物品准备）三、外联负责人（场地、车辆、外协公司）四、接待负责人（受邀人员的接待）,姓名：性别：所属体系：联系电话：.,成立会务组,一、大会总指挥（总协调）二、负责人交通、（签到）住宿、餐厅、会场、礼仪、物资、财务、医疗三、其他音响师、照相摄像、主持人（热场主持人）晚会负责人四、志愿者,志愿者的管理与培训,志愿者明白要做什么，并且会做。是培训的结果,一场会议的成功离不开大会总指挥的管理与协调,会议前准备,一、会前筹备组与会务组的交接二、确定会议前的最后安排会场、会议日程、时间、住宿房间数、餐饮、接送车人数及时间三、会议用品的准备会场、人员、会议资料、备用药品、会议奖品四、会议场地的准备（提前一天）场地设备的检查、会议用品的准备、会场的布置、安排房间的物品发放,会议召开,一场大会的成功总是伴随着无数个代表沟通和提前量的小会！,会前会：对将要召开的会议进行商议、安排会中会：确定第二天的流程和准备程度，对第二天的工作进行安排会后会：总结,报到日,按体系或地区提前分配住房并做好客户登记表，以便客户到达能迅速安排入住；发房间钥匙、胸卡、资料、物品等；房间提前发放水果、欢迎信、入住注意事项等；将会议的具体安排（用餐及会议