综合管理部部门工作职责

综合管理部部门工作职责行政办公室是协调公司与各部门的行政机构，其主要职能是围绕行政中心工作，服务于中心工作，发挥“司令部”、“作战部”、“公关部”参谋助手、综合协调、督促检查的作用，组织和实施公司领导的工作指示，实现参与政务、管理事务、服务领导、服务基层。具体工作职责是：1、 辅助决策。深入调查研究，广泛联系员工群众，及时、全面、准确地发现新问题、新情况，本着实事求是的原则，及时向领导提出解决问题的意见和建议，为领导决策提供参考，当好领导的参谋。2、 督促检查。协助领导对重大决策、会议决议、重要工作以及领导批办件的执行情况进行督办，抓好落实，保证政令畅通。3、 综合协调。协助领导做好公司活动周程的安排；协助领导组织公司的重要会议和各项重大活动；做好公司与上级机关和外单位的协调工作；协调各部门的工作；负责指导各部门办公室的行政业务工作。4、 会议管理。协助领导组织办公会议及领导召开的其他专门会议，做好会议记录，整理重要的会议纪要，做好会议决定的上传下达工作。 5、 建章立制。协助领导组织拟定公司的规划、章程和制度；建立和健全各项规章制度，实行科学管理；负责检查各项规章制度的落实与实施。6、 公文管理。根据领导指示，负责起草公司行政方面的综合性文件；负责公司公文拟稿、核稿、缮印，各部门请示、报告、汇报的送批、送阅；负责上级机关、兄弟单位来文的处理工作。 7、 事务管理。负责领导的公务活动安排；负责宾客接待、假期值班、大事记编写、办公文具配备等日常工作；负责书报信函的收发工作；负责工作电话费和差旅费用报销的审核工作；协助做好办公电话的管理工作；负责综合性报表等统计工作；会同有关部门统一安排、通知公司的作息时间，放假时间。8、 机要保密。做好公司机密文件、资料、领导核心会议有关内容的保密工作；负责机要交通工作。9、 信息信访。做好公司信息的收集、整理、传递、存储等工作；协助领导内外来信、来访工作。10、档案管理。负责全公司档案的收集、整理、保管、统计和提供利用等工作；协助公司各部门建立相应的档案管理制度。11、印章管理。负责保管公司印章，办理对外介绍信及证明；负责管理各部门公章的刻制、启用、收缴工作。12、设施管理。负责公司会议室、收发室、通讯设施和汽车管理。13、内务管理。 做好本科室人员的选聘、考核以及思想政治工作。14、完成公司领导交办的其它工作。行政办主任 岗位职能与工作职责：1、组织制定行政办工作发展规划、计划与预算方案；2、组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行； 3、组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照；4、起草及归档公司相关文件； 5、搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；6、管理公司重要资质证件； 7、组织好来客接待和相关的外联工作； 8、主持部门内部建设工作，建设及维护公司内部网络； 9、对控制成本的方法提出建议。 职权：1、对本部业务范围内的日常工作有决定权。2、对公司各部门员工违反行政管理制度的行为有劝告、制止和按规定处理的权力。3、对部属有奖惩建议权。4、对不能胜任工作的本部员工有申请撤换权。5、根据有关规定对本部员工请假有审批权。6、对部属的工作绩效有考核评价权。责任：1、对不能圆满完成总经理安排的各项工作负责。2、对公司职工对行政部工作的不满意负责。3、对公司确定的安全生产考核指标负领导责任。4、对健全公司行政管理方面的规章制度负责。5、对健全行政部的规章制度、工作标准与考核办法负责。6、对本部工作混乱、员工纪律涣散、绩效不佳、工作消极负责。7、因工作失误、管理不善，外来客人、参观人员中有损公司形象的事件负责。8、对职工食堂发生的饭菜质量事件负领导责任。档案管理员工作职责:1、认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划，进行工作总结，指导，监督，检查。 2、按照公司档案管理制度，负责对各类档案的接收、分类、编目、编制、检索工具进行科学的系统管理。借出的档案进行登记，并负责定期追还归档，确保档案齐全，完整。 3、按照档案库房管理制度要求，做好“八防”工作，定期检查档案，确保档案材料安全。 4、积极开展档案知识宣传工作，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。 5、积极做好档案信息资源的开发工作，不断提高工作质量和工作效率。 6、树立和加强保密观念，做好文件、资料、档案的保密、保管工作 。岗位职责 ：1、严格执行档案借阅规定，档案内容一律不得外传。 2、文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随 身携带，安全意识强。 3、档案主要供应本公司使用，如外单位需要查阅、利用档案资料，须经领导批准同意。经同意借阅的档案，必须由借阅人严格保管，防止遗失和泄密，阅后必须及时归还给档案员。 4、档案库房是保管档案的机要重地，非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。 5、要定期或不定期的进行保密情况检查，如发现有泄密情况，要及时报告有关部门和领导，积极采取有效措施。 6、在库房内不得存放易燃品和私人物品，严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。 行政文员工作职责：1、执行办公用品的采购、发放、管理1.1新员工入职时，根据办公用品实际需要，提出申请，向行政文员签字领取。其余时间，员工急需领取办公用品，必须签字，并写清楚领用时间、项目、数量等。1.2员工离职时，应认真清点其办公用品，并到行政部填写移交清单并签字。1.3行政文员每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。2、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理。2.1公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件，退回或转移。 发件时，由发件人填写好资料，再由行政文员执行发送。2.2行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据，并负责核对单据数量、金额，便于财务结算。2.3员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件，行政文员有权监管教育。3、执行印制名片的联系、校稿与管理。3.1公司名片格式统一化，由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。3.2需名片的员工，先填写名片印制申请单，经部门负责人签字后交由行政文员负责办理。3.3名片印制前需校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片内容起，一周内，行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。4、执行固定资产及低值易耗品的管理。4.1负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时，公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。4.2行政文员根据盘点状况，制作公司固定资产情况登记表，发给公司相关负责人。4.3行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。5、执行书籍、文件、资料的规范管理。5.1公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及时更新登记表。5.2公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。5.3员工借书的限期不超过一个月，行政文员应提醒催还。员工离开公司时，应归还所领文件、资料。书籍、资料被归还时，行政文员应备注说明归还日期。6、执行公司证照、年检的申办。6.1公司变更或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表；营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证；组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。6.2公司年检的的办理，可登录相关网站，了解当年度办理年检的需要的资料，先进行网上申请，再交实物资料到工商局办年检。7、会务预订及后续工作的安排与处理7.1公司负责人或其它部门根据实际需要，提出订餐、订会议厅、订票、订房申请时，行政文员予以代办，结款方式根据实际情况而定。 。 7.2订餐、订会议厅、订票、订房工作需一定的提前量（订票一般提前23天知会行政文员，订餐、订房一般提前12天，订会议厅一般提前1020天）。8、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理。8.1负责公司来访客户的礼貌接待与服务。8.2公司会议，由行政文员统一发出通知。如需投影设备，会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。会后，行政文员负责清理会场、查收设备。负责做好课程活动前，宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。8.3每月需制作考勤签到表。负责本部门员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。9、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。9.1优先完成公司领导交办的各类紧急事务。9.2规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终汇报完成结果。9.3有任何工作困惑，可通过邮件或面谈的方式提出，记住：透明沟通，工作畅通。 岗位职责：1、负责做好计算机打字、复印等行政工作。2、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。3、负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。4、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语；对未能联络上的记录在案并及时转告；对紧急电话设法接通，未通者速报行政办负责人处理。5、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回。 6、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。7、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又不长期积存。8、完成各项勤杂、采购工作。9、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。10、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等 、关闭情况并做记录。11、 完成行政办主任临时交办的其他任务。硬件管理员：岗位职责：1、协助行政办主任任制定本公司网络建设及网络发展总体规划，具体实施年度计划。2、提出网络安全及资源共享策略，具体实施决定后的策略。3、提出公司网络IP分配策略，负责公司网络IP地址分配。4、具体负责公用网络实体，如服务器、交换机、集线器、路由器、防火墙、网关、配线架、网线、接插件等的维护和管理。5、处理终端的网络通信故障，为终端提供多条报障途径，为新开通网络线路连接提供服务。6、负责服务器的安装、维护、调整及更新。7、负责终端用户计算机操作系统、应用软件和网络通信安装和调试。 8、负责网络账号管理、资源分配、数据安全和系统安全。9、监视网络运行，调整网络参数，调度网络资源，保持网络安全、稳定、畅通。10、负责计算机系统备份和网络数据备份；负责计算机网络资料的整理和归档。11、保管网络拓扑图、网络接线表、设备规格及配置单、网络管理记录、网络运行记录、网络检修记录等网络资料。12、每年对公司计算机网络的效能进行评价，提出网络结构、网络技术和网络管理的改进措施。13、及时完成信息室科长交办的其它任务。工作职责：1、负责计算机系统网络设备及服务器及其日常管理和维护。 2、为系统软件的日常维护和开发提供技术上的支持。 3、为计算机硬件设备的采购提供市场行情和技术支持。 4、做好各类文档资料、操作手册的登录和保管。 5、工作期间整个系统的维护工作。 6、负责每月对各部门计算机硬件及相关外设、网络设备的巡检工作，并制定巡检报告，巡检内容包括：系统补丁的修补，病毒的查杀，系统的备份，电脑的除尘，恶意插件的清理，网线的整理，违规软件的清理。 7、负责管理信息化资产的询价、购置、调配、报废等工作。 8、负责各种计算机及相关设备的调试，确保其正常使用； 9 、完成信息室科长布置的其他工作。软件管理员：岗位职责：1、协助部门主管制定公司信息化建设发展规划及年度建设计划，具体实施信息化建设目标和任务。2、负责公司网域名注册审核，根据总体规划，对各使用单位合理分配域名。3、负责用户帐号的管理，提供包括开户、修改、暂停、注销等服务。4、负责服务器的安装、配置和维护，解决公司网应用和管理中的关键技术。5、负责公司数据资源库的开发和维护，协助相关部门开展网络工作，并提供技术支持。6、协调管理和开发基于Web的大型数据库信息系统的应用及其它各种公共应用服务系统，提供公共服务信息的发布、查询等功能。7、统一管理公司分布式Web信息站点，指导各部门发布公共信息，并对各部门的网页内容进行监督。8、负责网络信息中心主页的素材收集、整理，网页的制作、改版、更新、发布。9、学习网络新技术，优化和扩展公司网软件系统功能。10、公共信息服务器的安全监控和日常管理，及时排除各种故障，确保服务器正常运行。11、日常备份主要信息资源，为数据安全提供保障。12、推动公司内部软件系统使用的普及，提供软件系统使用的培训。13、及时完成信息室科长交办的其它任务。 工作职责：1、维护和保障网络与应用平台的正常运行。1.1、维护路由器、更换网线、交换机等网络设备。1.2、保障电脑文件共享和打印服务器的稳定运行。1.3、建立网络使用和管理制度并贯彻执行。1.4、不定期对公司电脑进行检查是否正常工作。2、处理各种网络和系统故障。2.1、处理终端计算机和应用软件故障。2.2、处理Internet无法正常访问的故障。2.3、处理各类计算机软硬件和办公设备故障。 保安：岗位职责：1.本职责的目的是让各保安岗位明确自身责任，认真履行自己的职责，防止意外事件的发生，维持安全的生产和生活环境。本职责适合于我公司内所有保安岗位。由后勤室科长直接统筹和管理全厂保安岗位的职责；保安员认真履行各岗位职责。2.在接待来访人员时，须注重礼仪，维护公司形象。请来访者出示可证明其单位或身份的相关证件，询问其因何事访何人，在联系被访人并征得同意后，在宾客来访登记本上详细记录并发给“宾客卡”，如属第一次来访人员应带到被访人办公处。3.对来方者所带的行李、包裹要严格检查，但要注意以下几点：3.1不可触及人身;3.2 检查来访者有无携带危险物品或不明物品进入本厂,检查外来访人员有无公司产品、物料半成品或工作器具等公司财产带出公司。4.运输或因业务关系须进入厂区的车辆，须认真查验司机的有效证件及货单，认真检查车内物品是否与货单一致。无异常情况下，须在外来车辆出入登记本上进行登记，并发给司机卡。出厂时应认真查验由相关部门出具的相关单据，检查驾驶室内有无异常物品，并将货单与车内物品对照，在货及货单一致的情况下，收回司机卡准予放行，并作好记录。5.要加强管理厂车动向，对外出送货的车辆，必须有相关部门出门凭证，并有主管核准签字，同时检查车厢门是否上锁。对出门凭证注明外出无装货物的车辆，要严格检查该车是否有货物。6.禁止员工携带食物进入厂区食用；工作时间内禁止员工出入厂区，因特殊情况须出入厂区的人员、外送的样品等，须有部门主管级以上人员出具的有效出门凭证，并作好记录。7.晚班及早班保安应视天气情况，适时掌握厂区周围照明灯的开启或关闭。8.下班后须对全厂各车间的水电、门窗锁进行检查，如发现异常情况立即上报，并作好相关记录。9.值班保安下班前须于接班保安完成以下交接事项：9.1上级规定或指示事项。9.2入厂宾客或工作人员尚未出厂之事项。9.3送货或寄存物品须转交。9.4厂内外可疑情况须注意监视或警觉。10生产区域值班的保安要禁止非许可人员进入作业区域，对领取物料的人员要核查是否有物料领取单。10.1 指挥所有小轿车、运输车辆按规定位置泊好车位后，指定司机休息处休息，不准司机窜车间，由值班保安人员负责监控。10.2 外来送货车辆进入落货区时，要核查是否有送货单，督促相关部门核实落货数量及金额，落货时要在场注意监督，确保安全。10.3 送料车送来原料进入落货区时，核查车辆安全、有否破损落货，留意原料包装是否正常，当发现异常或物料短缺时应及时向主管及上级部门汇报。10.4 在运输车辆进入装货区时，首先要检查装货区内是否有异常物品及打开车箱查看是否正常，并禁止非装货组人员进入装货区域。 10.5 在装车期间保安员不得擅自离开岗位，要严格监视进入货车箱的一切货物及装货人员，装货完毕后，要监督有关人员办理完毕相应手续，检查核对一切手续正常后，方准许离开装货区。11.严格执行宿舍大门管理规定，对出入大门的员工进行检查。拒绝已被解雇、辞退、辞工到期或与本厂无任何关系的人员出入宿舍大门。对因有特殊情况须进入本厂的来访人员，须出具有相关负责人签名的申请书，检查其有效证件及所携带物品，并详细记录在来访人员出入登记本上，方可进入。对来访者及外出员工所携带的行李、包裹要严格检查并须出具有各宿舍长签名的放行条，但要注意以下几点：11.1 不可触及其身。11.2 主要检查来访者有无带危险品或不明物品