生物食品公司文件控制程序.doc

版本/修订：A/0 安徽今日生物食品发展有限公司文件控制程序QB/JR01:2009受控状态：编写： 日期： 年 月 日审核： 日期： 年 月 日批准： 日期： 年 月 日发放编号：2009年3月1日发布 2009年3月1日实施文件控制程序1 目的对与HACCP体系有关的文件进行有效控制，确保各相关场所使用的文件均为有效版本。2 范围适用HACCP体系有关的文件，包括外来文件和技术资料的控制。3 职责3.1办公室负责HACCP体系文件的总体管理；3.2各部门负责本部门在用文件的管理。4 控制要求4.1文件的分类和编号4.1.1文件编号Q / HT 年号文件顺序号企业代码文件分类号代表HACCP体系4.1.2记录编号QR / HT记录顺序号记录分类号企业代码代表质量记录4.1.3本工厂HACCP体系文件分以下几类：AHACCP手册；B前提条件和程序文件；CHACCP计划；D支持文件（作业指导书、管理文件等）；R记录。4.2文件的编写4.2.1HACCP手册由HACCP小组编写，必要时可邀请外部专家参加；4.2.2各类产品的HACCP计划由HACCP小组编写，必要时可邀请外部专家参加；4.2.3指导特定质量活动的作业文件、管理文件和程序文件，涉及全厂的由办公室组织编写，涉及各部门的由各部门组织编写；4.2.4记录由相应文件编写人员随文件编写同时编制。4.3文件的审核批准4.3.1HACCP手册由HACCP小组组长审核，总经理批准；4.3.2各类产品的HACCP计划由HACCP小组组长审核；4.3.3指导特定质量活动的作业文件、管理文件和程序文件由办公室主任审核，总经理批准；技术文件由技术部主任审核，总经理批准；4.3.4外来文件由办公室报总经理批准后分发各相关部门使用。4.4文件的发放4.4.1办公室根据文件的性质和适用范围，确定文件的发放场所，并填写“文件发放表”，经办公室经理批准后发放文件，并做好文件发放签收记录；4.4.2工厂内发放的体系文件均加盖“受控”标识。4.5文件更改和换版4.5.1文件需要更改时，由文件更改提出部门填写“文件更改建议单”，送办公室；4.5.2办公室接到“文件更改建议单”后，根据文件性质及时组织相关人员对该建议进行讨论，并送原文件审核、批准人审核批准；4.5.3文件更改后文件管理员根据文件发放记录，及时更改所有受控文件。更改采用划改或换页方式进行，对于划改的需要在更改处加盖“更改”印章标识。文件更改后应对该文件的修改状态进行变更；4.5.4文件采用换页更改时，办公室应及时收回作废文件，各部门若需保留作废文件，则必须加盖“作废”印章；4.5.5文件经10次以上更改，或文件作大规模更改时应考虑进行文件换版。文件换版后，办公室应收回原作废文件，并按4.4的规定重新配置和发放。4.6文件的使用和管理4.6.1发放给各部门的文件，由各部门负责保管。文件使用人应爱护文件，保持文件清晰，不允许在文件上乱写、乱划；4.6.2文件持有者离开本工厂时，必须到办公室办理文件归还或转交手续；4.6.3体系文件是本企业的保密文件，一般不允许对外提供。任何人不得私自复印和向外出借文件。如特殊需要，则应该向办公室提出申请；4.6.4办公室应对所有HACCP体系文件存档，并建立“受控文件清单”，对存档的记录表式（样张）建立“质量记录总目录”。4.7文件的定期评审4.7.1HACCP体系文件一般每年12月份由HACCP小组进行一次全面评审；4.7.2文件评审需对文件进行更改的，通知办公室实施更改；需要进行文件换版的，按照4.2的规定由相关人员进行文件换版的编写。4.8作废文件的管理：办公室应及时收回所有作废文件，各部门若需保留作废文件，则必须加盖作废印章。办公室对回收的作废文件应隔离存放，并及时作销毁处理。5 记录5.1受控文件清单 QR/JR01-015.2质量记录总目录 QR/JR01-025.3文件发放表 QR/JR01-035.4文件更改建议单 QR/JR01-045.5文件借阅登记表 QR/JR01-05受控文件清单表号：QR/JR01-01序号文件名称文件编号版本/修订备注编制：审核：质量记录总目录表号：QR/JR01-02序号记录名称表号使用部门保存期限备注123456789101112131415161718192021222324编制： 年 月 日批准： 年 月 日文件发放表表号：QR/JR01-03文件名称文件编号发放序号持有人（签名）发放日期文件更改申请单表号：QR/JR01-04文件编号文件名称更改章