高校办公室职能提升研究.doc

高校办公室职能提升研究 杨跃辉 （北京青年政治学院，中国北京100102） 【摘要】高校办公室包括党委办公室和校长办公室，高校办公室作为高校的综合性管理机构，承担着参谋、督查、协调和服务等职能，其管理水平直接关系到全校各项工作的正常运转，研究高校办公室如何提高工作效率具有重要作用，直接影响到学校的改革与发展。 关键词高校办公室；管理；职能；制度 xx年10月，中共中央办公厅印发了关于坚持和完善普通高等学校党委领导下的校长负责制的实施意见，明确了高校党委和校长权责，这也对高校办公室提出了更高要求，高校办公室的工作任务越来越繁重，越来越复杂，地位及作用也更加突出。高校管理者必须认识到高校办公室工作中存在的矛盾和问题，加强建设，改进工作，提高效率，才能确保学校各项工作的顺利进行，促进学校又好又快地发展。 高校办公室职能特点 高校办公室工作具备一般办公室的特点，但又不同于党政机关、企事业单位的办公室工作，具有其自身的特殊性，高校办公室工作既要遵循一般管理活动的规律，也要结合高校自身运行机制来开展工作。 首先，高校的基本职能是人才培养、科学研究、服务社会和文化传承，其中，人才培养是高校的首要职能，这就决定了高校办公室的工作主要是围绕如何培养社会需要的高素质人才而开展工作，要服务于教学和科研工作，要为学校的教学和科研工作提供优质的服务，高校办公室需要更多关注学校的教学和科研工作，并要服从和服务于学校的人才培养工作。 其次，高校的主体是广大教师和学生，高校也是具有高学历、高职称的知识分子聚居地，教师和学生是高校办公室工作的主要服务对象，这与党政机关和企事业单位的办公室的服务对象明显不同，这也要求高校办公室在工作中要根据服务对象的特点，注意工作中的方式方法，提供人性化服务。 第三，高校作为知识分子较多的地方，也具有浓厚的学术氛围，而办公室则扮演行政部门的角色，更多是一个服务部门，高校办公室工作人员虽然也具有教师身份，但是却很少从事教学科研工作，就出现了这种现象：在学生眼中是教师，而在教师眼中则为行政服务人员。这种情况在高校以教学科研为中心的大环境下，他们的地位比较尴尬。 一般来说，高校办公室的职能主要包括以下方面：负责处理学校日常事务；围绕重点工作开展调查研究；负责党委会、校长办公会和党政联席会的安排；负责大型活动和会议的筹备和组织协调；负责帮助起草全校性的工作计划和总结；负责起草学校领导的重要讲话及领导讲话稿的审核；负责机要和保密工作；负责发文审核及来文处理；负责整体统计工作；负责对外联络和上级部门；负责会议决定事项的督办查办工作；负责档案管理工作；负责印鉴使用；以及负责完成学校领导交办的其他事项。 从高校办公室所承担职责来看，办公室的工作既涉及宏观运行，又涉及微观管理，高校办公室具有综合、参谋、协调、督办、服务等职能。 2高校办公室工作存在的问题 一是管理观念较为落后。在办公室工作中，高校办公室经常会依赖于习惯性做法和传统经验开展工作，容易坚持固有的工作方法，片面看重事务性工作，对工作中新情况、新问题疏于研究，更多是按照领导的要求开展工作，整体工作处于应付日常性琐碎性事务的低水平状态，工作缺乏积极性、主动性，限制了办公室职能的发挥。以笔者工作的北京青年政治学院，在办公室工作过程中，参谋工作就不够到位，有可能成为简单执行决策的从属部门。 二是内部管理制度不够健全。高校办公室存在着工作头绪多、任务重、要求高的特点，如果缺少健全的管理制度和规范的工作程序，就会影响工作效率。以北京青年政治学院为例，办公室在办文、办会、办事等工作中，存在着制度不够健全的问题，办事程序不够规范。同时，也存在着有章不循和执行不力的情况。如果不认真解决，就会影响办公室形象，造成不必要的人力、物力、时间的浪费，甚至造成工作上的失误。 三是机构设置不够规范。高校办公室得内部组织设置、岗位分工都会对办公室工作产生直接影响。目前，各高校办公室机构设置情况不尽相同，有的高校办公室成立若干科室，有的高校只设相关岗位；有的高校办公室工作人员较多，会存在人浮于事的现象，但是笔者在调查中发现，大多数高校办公室存在人员编制不足的现象，影响工作的开展。对此，办公室可采取分层次管理的方式，把工作落实到具体岗位，明确各岗位具体职责。 四是缺乏合理的培训机制。高校办公室工作其实专业性很强，理论上来说，其工作人员都应该接受系统的培训，学习掌握相关的技能与素质，并且在工作过程中要接受继续教育，更新知识，才能适应高等教育改革发展新形势的需要。公室工作人员有必要定期接受相关培训，更新管理理念、工作方式与技术。然而，在我国各高校发展的现阶段，这个制度还很不完善。同时，在一些高校也存在着只片面重视专任教师的在职培训，忽视管理人员的培训的现象，对管理人员的培训没有列入日常工作。 除此之外，高校办公室工作中还存在着职能发挥不够充分，工作人员素质不高，工作信息化程度不高等问题。 3高校办公室管理科学化的方法 国家中长期教育改革和发展规划纲要(xx-2020年)明确提出了全面提高高等教育质量、提高人才培养质量、提升科学研究水平、增强社会服务能力、优化结构办出特色的高等教育发展任务，这是当前及今后一个时期国家教育改革和发展的纲领性意见。面对我国高等教育新的发展阶段和新的发展任务，也对高校建设发展提出的新的要求，高校办公室作为高校工作的重要一环，必须站在当今时代大背景和学校工作大局的战略高度来分析、审视和找准自身的定位。 一是要加强制度建设，规范各项工作。健全、科学的管理制度是办公室工作顺利开展的基础，完善制度、规范管理是保障高校办公室各项工作高效运行的基本前提。高校办公室工作涉及面广、零碎的、事务性工作居多，而且要经常面对临时性和突发性工作，对此，要做到杂而不乱，管理有序，就必须有完善的制度来约束，否则，就有可能造成管理上的无序和混乱，甚至出现非常严重的工作失误。只有不断加强制度建设，制度创新，做到制度完善、程序合理和责任明确，才能使各项工作都有法可依、有章可循，保证办公室各项工作高效运转。另外，在制定完善的制度后，还要严格执行各项制度，加强制度本身约束力和透明度，尽量减少人为因素的干扰，接受广大师生员工及各相关部门的监督。大家只有严格遵守制度，办公室的工作才会忙而不乱。 二是契合党的群众路线教育工作精神，加强高校办公室对各项工作的科学化管理。要不断强化高校办公室工作无小事的意识，对办公室每一项工作都要尽职尽责，更要着眼全局，分清主次，才能确保不出差错。按照群众路线教育要求，高校办公室要做好会议审核工作，进一步精简会议，控制会议规模和数量；相对固定党委会、校长办公会、党政联席会的召开时间；合理确定会议形式，缩短会议时间。要规范和简化公务接待活动，按照上级最新要求，做到“公函接待”，严格按规定办理公务活动；严格接待场所的有关规定和标准，勤俭组织大型活动。精简文件简报，严格控制本部门和高校其他部门的各类文件简报，控制发文数量，规范发文程序，大力压缩、合并各类简报。改善服务态度，培养员工的职业精神，坚决改变“门难进、脸难看、话难听、事难办”、推诿扯皮等不良现象，严格执行首问负责、末未发言、服务承诺等制度，提升管理绩效。要多提供主动性服务，提高主动参与政务、主动思考、主动创新的意识和能力，通过扎实、认真、仔细的工作，保证高校正常、有序和高效运转。 三是要建立教育培训制度，提高工作人员水平。高校办公室在教育培训方面具有不可比拟的优势，既可以最大程度的利用高校内部资源，加强与相关学院的沟通与交流；也可以在各高校办公室之间交流、交换工作经验。高校办公室要结合高校整体发展战略及发展规划，依据人员教育培训需求，及高校相关培训的政策、财务预算等，拟订年度培训计划，按照高校相关规定，鼓励员工继续学习。高校办公室只有建立起相应的教育培训制度，才能使所有人员的学习有规可循，不断提高业务水平。 总之，作为高校工作核心的办公室，要在高校改革的同时，继承和改善传统的管理方法，不断学习和借鉴先进的管理手段和方法途径，努力促进办公室管理水平和服务质量的全面提升，推进高校办公室管理工作迈上一个新台阶! 参考文献 李忠美,