《创建数据库》PPT课件.ppt

1,第3章创建数据库,表与表之间的关系数据库的设计数据库的创建与打开使用向导创建表字段的定义表的设计视图表中数据输入与操纵,2,3.1表与表之间的关系,1.表,关系数据库：二维表格表示和处理信息世界的实体集和属性关系。,3,2.表与表之间的关联,4,主码（主关键字）：表中一个或多个字段，其值惟一地标识一条记录。在两个表的关系中，主码用来在一个表中引用来自于另一个表中的特定记录。系统不允许任何重复值或Null值进行主码字段中。主码的性质：主码不能为空，否则将失去对某些记录的控制和访问主码不能重复，否则主码所标识的记录将失去唯一性主码不能修改。它不仅标识表中的记录，而且经常要与其他表中的字段进行关联。如果硬要修改，很容易给其所在的表以及其他相关的表造成意想不到的错误外码（外部关键字）：也是表中的一个或多个字段，外码的值与相关表的主码相匹配。,3.主码与外码,5,关系：利用两个表的共有字段创建的关联性。通过表间的关联性，可将数据库中多个表联络成一个有机的整体表与表间的关系类型：一对一关系：基本表每条记录只对应相关联表中一个匹配的记录，反之亦然一对多关系：关系中最常用的类型。基本表一条记录可与相关联表中多条记录相匹配。但相关联表一条记录只与基本表一条相匹配,4.关系,6,多对多关系：基本表一条记录可与相关联表多个记录相匹配。相关联表中的一条记录也可与基本表的多条记录相匹配。这种类型的关系只能通过定义第三个表（联结表）来实现。联结表的主码包含两个字段：来源于两个表的外码。多对多的关系实际上是通过第三个表来实现的两个一对多的关系。,7,3.2数据库的设计,1.数据库的规划,表是Access数据库的基础，记录着数据库中的全部内容，而其他对象只是Access提供的工具，用于对数据库进行维护和管理。因此，设计数据库的关键是设计表,ER模型设计：定义了数据库结构。识别和创建数据库中实体及其关系实体可是具体的，也可是抽象的。如Northwind的订单明细：是产品实体和订单实体间的联系,8,规范化的目标：设计一个优化的和符合逻辑的数据库方案，使得开发阶段对数据库的修改要求降到最低程度，且有助于组织数据和消除数据库中的数据冗余规范化的要求：表中都是不可再分的基本字段（1NF）例如，当产品有出厂，批发，零售等多种价格时，要分别设置相应字段。若价格结构太复杂，则可建新表专门存放价格数据。表中所有字段都必须依赖于主关键字（2NF）一个表只存储一种实体对象。表中所有字段都是惟一的且不互相依赖（3NF）例如，表中只设一个日期字段。不能再包含日，月和星期的字段。,2.数据库规范化,9,确保数据的完整性：参照完整性：输入或删除记录时，为维持表间已定义的关系而必须遵循的一个规则系统。若实施了参照完整性，则在将与基本表无关的记录加入相关表时，Access会警告。若要从基本表中删除记录，相关表中却有对应记录时，Access会防止删除。设置参照完整性的条件：来自于主表的匹配字段是主码或具有唯一的索引相关字段的数据类型相同。例外：自动编号与长整型，均为同步复制ID的自动编号与数字字段可相关。两个表都属于同一个Access数据库实行参照完整性后必须遵守的规则：不能将值输入到相关表的外码字段中，若相关表中有匹配记录，不能从主表中删除它,10,3.数据库设计步骤,11,例：设计“教学管理”数据库,S1：明确建库目的与功能要求实现四方面信息的综合管理：教师，学生，课程，学习成绩教师可以查看学生的简况，成绩，课程学生可以选择教师，课程和查看成绩,S2：确定数据库中的表按下列原则对信息进行分类：表中不含重复信息，且信息不应在表之间复制每条信息只保存在一个表中每个表只包含一个主题的数据。,12,S3：确定表中的字段每个字段的内容均与表的主题相关相关主题的全部数据都要表现出来。不包含需要推导或计算的数据，要以最小逻辑部分作为字段来保存数据。S3.1：教师课程表分析基本特征：姓名，性别，职称，专业特长等其它特征：工作时间，政治面貌，电话，课程号，所属院系等选取：教工号，姓名，性别，职称，课程号，电话S3.2：学生登记表分析基本特征：学号，姓名，性别，班级，出生日期其它特征：籍贯，政治面貌，宿舍，班级，特长等选取：学号，姓名，性别，班级，出生日期，简历,13,S3.3：课程名称表分析基本特征信息：课程号，教工号，课程名称其它特征信息：学分，课时，先修课选取：课程号，教工号，课程名称，学分S3.4：学生成绩表分析基本特征信息：学号，课程号，平时成绩，考试成绩其它特征信息：学分，教工号，课程名称选取：学号，课程号，平时成绩，考试成绩,S4：确定主码学生登记表：学号教师课程表：教工号课程名称表：课程号学生成绩表：学号课程号【注】可增加一个值为序列号的字段作为主码,14,S5：优化设计问题：教师课程表，若一人讲授多门课程，则有重复数据，如：教工号姓名性别职称课程编号电话4382王大中男讲师0066735656784382王大中男讲师007893565678分为两个表：教师登记表：教工号，姓名，性别，职称，电话教师课程表：ID，教工号，课程号【注】ID是给教师课程表添加的主码。则上例中数据放在两个表中：教工号姓名性别职称电话ID教工号课程号4382王大中男讲师356567814382006672438200789,15,优化设计,同理，一门课程可以由多个教师来讲授则有重复数据课程号教工号课程名称学分C014382数据结构4C024383数据库3.5分为两个表：课程表：课程号，课程名称，学分教师课程表：ID，教工号，课程号,16,S6：确定表间的联系,17,3.3数据库的创建与打开,1.MicrosoftAccess对话框,两种创建数据库的方法：使用数据库向导创建数据库及表，查询等各种对象先创建空数据库，然后再分别添加对象,18,2.创建空白数据库,19,动,3.使用向导创建数据库,20,4.打开数据库的命令方式,21,5.使用收藏夹打开数据库（对象）,22,6.使用快捷方式打开数据库,23,3.4使用向导创建表,1.创建表的过程,表：关系型数据库的基本结构。在Access中，表是一种关系特定主题的数据集合，如产品，供应商等。每个主题对应单个表。表的形式：记录，字段组成的二维表格。创建一个表的过程：创建表的结构：定义字段名，字段的类型，宽度等填充表中的数据：各类不同数据类型的字段的填充方式不尽相同根据表与表间的共有字段建立联系Access提供多种创建表的方法,24,2.表的两种视图,表的两种视图：设计视图：创建及编辑表的结构，即定义字段名，数据类型，宽度，设置字段默认值，格式等数据表视图：查看，添加，删除，编辑表中数据。,表视图,设计视图,25,3.新建表对话框,26,4.使用向导创建表的例子,27,3.5字段的定义,字段：数据库操纵最小单位。设计表实际上是设计字段。其他对象的设计重心都是存取或使用字段的数据字段基本属性：字段名、数据类型、字段说明、及数据存储使用方式字段查阅属性：显示格式、掩码、默认值、有效性规则等,28,1.字段名与字段说明,29,Access2000中字段可用的数据类型有以下几种：文本(Text)：文本、文本与数字、不必计算的数字，最长255个字符。备注(Memo)：较长的文本，最长64,000字符。数字(Number)型：用于算术运算的数字。可在“字段大小”中分字节、整型、单精度等子类型日期及时间(Date/Time)：从100到9999的日期及时间值。可进行日期及时间的计算。8字节货币(Currency)：货币值。使用货币类型可避免计算时四舍五入。8字节自动编号(AutoNumber)：添加记录时的自动序号递增：添一条记录，字段值增1；随机：添一条记录，字段值为另一随机数。,2.字段的数据类型,30,是/否(Yes/No)：取两种值之一，如Yes/No、True/False、On/Off。大小为1位。OLE对象(Object)：可链接或嵌入其他使用OLE协议的程序所创建的对象，如Word文档、图象、声音等。最多1G。对象可链接或嵌入到Access表中。但只能在窗体或报表中使用绑定对象框来显示。超链接(Hyperlink)：超文本，用作超链接地址。超链接最多包含三部分：显示文本：在字段或控件中显示的文本；地址：到文件（UNC）或页面（URL）的路径；子地址：在文件或页面中的地址。查阅向导(LookupWizard)：由查阅向导创建。字段的值来自另一个表或数据列表中，可在列表框或组合框中选择一个数据作为其值。,31,3.字段的“常规”属性,字段大小：文本长度或数值范围格式：Number、Date/Time、Currency和Yes/No类型有预定义格式，也可设置格式小数位数：小数型（数字、货币）数据的小数位输入法模式：可设为输入时自动切换到某种输入法,32,输入掩码：输入数据时的格式，可用“输入掩码向导”来编辑输入掩码标题：数据表视图或控件中显示字段时所用的标题。用于在字段名意义不明确时再设置一个标题默认值：添加新记录时，自动加入到字段中的值有效性规则：限制输入数据的表达式，如100、Like?#等。可使用表达式生成器来创建有效性文本：数据不符合有效性规则时显示的信息必填字段：是否必须输入数据允许空字符串：是否允许输入空字符串（长度为0）索引：是否进行索引及索引方式。索引：加快查询和排序速度，但更新操作变慢索引方法：无：字段不索引。有（有重复）：索引、允许重复值。有（无重复）：索引、不允许重复值。,33,4.定义有效性规则以性别字段为例来说明如何定义有效性规则。性别字段是一个文本字段，我们想要在数据库中该字段的输入值只能为“男”或“女”两个值中的一个。此时，应该定义该字段属性的有效性规则，使得不符合这两个值的输入数据不能进入到表中。通过下列步骤定义性别字段的字段属性：(1)在表设计视图上面的窗口中选择“性别”字段。(2)在“有效性规则”文本框中单击，则该文本框的右侧出现一个“.”按钮(如图3.26所示)。,34,图3.26,35,(3)单击该按钮，屏幕上出现一个“表达式生成器”窗口，在该窗口的主窗口中输入“男”Or“女”(如图3.27所示)，然后单击“确定”按钮回到属性窗口中。(4)此时在属性窗口的“有效性规则”中出现了我们在表达式生成器中输入的文本。(5)接下来，在“有效性文本”文本框中输入警告文字，如“性别输入错误，请重新输入！”，如图3.28所示。这样，在字段中输入的数据如果不符合有效性规则，就会出现这些文字。输入了有效性规则后，在关闭表的设计视图时，Access将询问是否以新的有效性规则来检验以前的数据(如图3.29所示)。,36,图3.27,37,图3.28,38,图3.29,39,选择“是”，则Access按照新定义的有效性规则检验表中原有的数据，如果发现错误，则Access出现如图3.30所示的对话框。定义了性别字段的有效性规则之后，在数据表中输入性别时，如果输入的性别同性别的有效性规则不符图3.31警告对话框，则Access将提出警告，如图3.31所示。警告的内容就是在属性的有效性文本中输入的文字，并且光标停留在该字段中，等待用户重新输入。5.定义输入掩码下面以出生日期字段为例介绍如何定义输入掩码。步骤如下：(1)在表设计视图上面的窗口中单击“出生日期”字段。,40,图3.30,41,图3.31,42,(2)单击“输入掩码”文本框，则该文本框的右侧出现一个“.”按钮。(3)单击该按钮，Access启动“输入掩码向导”，屏幕上出现如图3.32所示的“输入掩码向导”窗口。(4)在“输入掩码向导”窗口的输入掩码列表中选择一种输入掩码，然后单击“尝试”文本框，则该文本框中出现所选择掩码的输入方式，用户可以在这里试一下所选掩码的输入方式。如果对选择的输入掩码满意，则单击“下一步”按钮打开输入掩码向导的第二个对话框(如图3.33所示)。(5)在该对话框中要求用户选择在输入该字段时，掩码的空余位置所显示的占位符。,43,图3.32,44,图3.33,45,用户可以从“占位符”列表中选择，也可以自己输入一个英文符号。输入完毕之后，可以单击“尝试”文本框来查看一下所选择占位符的效果(如图3.33所示)。(6)单击“下一步”按钮，Access显示输入掩码向导的完成画面，单击“完成”按钮。则出生日期字段的输入掩码定义完毕。6.定义主关键字如果将表中的每一条记录都看成是一个人，那么主关键字就像人们的身份证号码，因为人们的身份证号码对于每一个人都是惟一的，不会有重复，所以主关键字是表中每一条记录的惟一标识。主关键字由一个或一组字段组成，而且主关键字中的值不能重复，也不能是空值。,46,定义主关键字的步骤如下：(1)在数据表的设计视图中，单击选中要作为主关键字的字段名称(如编号)。(2)选择“编辑”菜单中的“主键”命令，则选中的编号字段前的指示器上出现一个钥匙图标，表明该图3.34“编辑”菜单和“主键”图标字段已经成为该数据表中的主关键字(如图3.34所示)。在MicrosoftAccess中可以定义三种主关键字：自动编号、单字段及多字段：自动编号：用自动编号字段是创建主关键字的最简单的方法。如果在保存新建的表之前没有设置主关键字，Access将询问是否要创建主关键字。,47,图3.34,48,如果回答“是”，Access将创建自动编号主关键字。单字段主关键字：如果字段中包含一些惟一的值。例如学号，则可以将此字段指定为主关键字。多字段主关键字：在任何单字段都不能包含惟一值时，可以将两个或更多的字段指定为主关键字。7.定义字段索引索引就像是书中的索引一样，要查找一个词语，可以在索引表中直接找到这个词语所在的页码，从而直接找到它所在的位置，非常方便。同样，索引有助于Access快速查找和排序记录。,49,在Access中，表的主关键字将自动设置索引，对于其他字段，如果字段的数据类型为文本、数值、货币、日期或时间，那么要想搜索或排序字段中的值，就可以对字段设置索引，以提高查找和排序该字段值的效率。但是，对于备注、超级链接、OLE对象等数据类型的字段是不能设置索引的。为字段设置索引的步骤如下：(1)在设计视图中打开表。(2)单击要创建索引的字段，如姓名。,50,(3)然后单击下面的“索引”框，从出现的下拉箭头中选择“有(有重复)”或“有(无重复)”。由于索引的字段值可能有相同的，所以选择“有(无重复)”选项，可以确保任何两个记录的这一字段没有重复值。如果经常要同时搜索或排序多个字段，可以为这些字段创建索引。使用多字段索引表时，Access将首先使用在索引中定义的第一个字段进行排序，如果记录在第一个字段中有重复值，就再使用索引中的第二个字段进行排序，依此类推。,51,8.字段的查阅属性,显示控件：选择值的控件：组合框或列表框行来源类型：从其他表或查询还是值列表中得到数据行来源：得到数据的值列表或查询语句绑定列：哪个列作为控件的值,52,备注型、超链接型和OLE对象型字段不能索引。若在表中输入数据后更改字段的数据类型，则在保存表时，由于进行大量数据转换，时间较长；若新的“数据类型”属性的设置与段原数据类型冲突，可能会丢失某些数据。Number、Date/Time、Currency和Yes/No类型具有预定义格式。可设置格式，但OLE对象型除外,7.选择数据类型时应注意的问题,53,3.6表的设计视图,1.打开表的设计视图,表的设计视图,54,2.表设计器,字段属性,字段定义网格,55,3.创建课程表,56,4.创建值列表字段,字段的查阅功能：值来自一组固定的数据（值列表），或其他表的某个字段。,57,58,5.创建查阅列表字段,59,60,3.7表中数据输入与操纵,1.数据表视图,打开“学生”表的数据表视图：在数据库窗口的对象列表中，双击“学生”表，或选定“学生”表，再单击“打开”按钮若当前正处于表设计视图，单击数据库窗口工具条上的“打开”按钮，切换到数据表视图。,61,2.各类数据的输入方法,文本型：直接在网格中输入。数字型：直接在网格中输入。是否型：标记复选框。日期时间型：按简洁方式键入，自动按设计格式显示。备注型：直接在网格中输入，最好创建窗体输入。,62,OLE对象型,超链接型,63,3.字段的选择,选中一个网格：方向键移光标；Tab键移动。双击网格；鼠标放在网格左侧，变为空心十字时单击。选中一个网格后，再选相邻的多个网格：Shift方向键按住Shift，再单击另一网格，选中矩形区域选中一个记录：鼠标放在某记录左侧小方钮上，变为右箭头时单击。选中一个字段：鼠标放在某字段上方的标题方钮上，变为下箭头时选中表中所有内容：单击左上角的小方钮。,64,4.创建表与表之间的关系,定义表间关系有以下优点：表自动链接：查询时打开多个表时，关系表将自动链接，节省操作步骤自动生成索引：Access会自动生成必要的索引，使关系表工作更快实施参照完整性：若主表无关联记录，则不能将记录添加到相关表中或更改主表中的数据，以免形成相关表中的记录在主表中无对应记录若相关表中有相关记录与主表相匹配时，不能删除主表中的记录在数据表视图中显示子数据表：单击单元格左侧的符号即可打开子数据表,65,内连接,左外连接,右外连接,66,展开子数据库表,67,3.8对表的操作,3.8.1改变表的外观除了可以使用最大化、最小化、还原按钮来改变表的显示方式之外，Access中的表窗口同Windows中的窗口一样，可以使用鼠标拖动表的边框来改变表的大小；另外，还可以通过改变表的显示方式来改变表的外观。1.改变表的行高当数据表打开后，如果用户希望行的高度更高一些以便于观察表中的数据，则可以用下列步骤改变表的行高：(1)在表的数据表视图中将鼠标指针移动到任意两个记录指示器的中间；,68,(2)按下鼠标左键，并且向上或向下拖动鼠标指针，可以看到行的边缘变成一条黑线，并且随着鼠标的移动而改变行的高度；(3)如果行高符合要求，放开鼠标左键，此时整个数据表中的行高全部被改变，如图3.35所示。如果要放弃对行高的改变，则必须先将表关闭，在关闭表时出现的询问是否保存对数据表布局更改的对话框中选择“否”按钮。后面介绍的其他改变表的方法，也是使用这一方法来放弃改变操作。2.改变表的列宽有时，列宽过窄会使一些数据看不见，此时可以调整列宽，以便观察该列中的数据；,69,图3.35,70,或者，有时要将列宽调整得窄些，以便在一页上观察更多的列。调整列宽与调整行高类似，只是要左右拖动列选择器之间的分隔线。与改变表的行高不同的是，改变表的列宽只是改变某一列的宽度，而不是将所有列的宽度全部改变。3.改变表中的字体我们也可以改变表中数据的字体。具体步骤如下：(1)选择“格式”菜单中的“字体”命令。(2)在出现的“字体”对话框(如图3.36所示)的“字体”列表中选择要显示的字体；在“字型”列表中选择字型，如常规、斜体、粗体或粗斜体；,71,图3.36,72,在字号列表中选字体大小；还可以在“图3.36“字体”对话框颜色”列表中选择数据表中显示数据的颜色。单击“确定”按钮就可以看到所选择的效果(如图3.37所示)。如果要完全看到数据表中某一列中的数据，并且又不希望列的宽度太宽而浪费屏幕空间，则可以将鼠标指针移动到该列选择器与下一列的列选择器之间，当鼠标指标变为十字形时双击，这时Access将自动将该列的宽度调整为合适的大小。4.改变单元格效果在数据表视图中，一般情况下，在水平和垂直方向上都有表的网格线，并且网格线的颜色为银色，而背景颜色为白色，,73,图3.37,74,可以使用“格式”菜单中的“数据表”命令来改变网格线及背景的显示。改变单元格效果的步骤如下：(1)选择“格式”菜单中的“数据表”命令。(2)在出现的“设置数据表格式”对话框(如图3.38所示)中，在“单元格效果”选项中进行选择，例如在这里选择“凸起”。(3)单击“确定”按钮，就可以看到改变了单元格效果的数据表(如图3.39所示)。3.8.2对列的操作在数据表中可以将某一列或几列从一个位置移动到另外一个位置上来改变列与列之间的排列顺序，,75,图3.38,76,图3.39,77,也可以将不需要显示的某几列暂时隐藏起来，以方便用户对数据表的观察及修改。还可以将常用的某几列冻结起来，使其总是显示在数据表的最左边，这样，在数据水平滚动时，用户总能够知道正在对哪些记录进行操作。1.选定列在进行列操作前应该先选定要操作的列。如果要对一列进行操作，则单击该列中的任何一个单元格即可，也可以单击列选择器来选定列。如图3.40所示选定了“出生日期”列。选定列之后就可以对该列进行各种操作了。如果要对相邻的多个列进行操作，则可同时选定多个列，具体方法为：,78,图3.40,79,(1)将鼠标移动到第一列的字段选择器上，按下鼠标左键；(2)将鼠标指针拖动到最后一个需要选择的列选择器上，放开鼠标左键。此时，鼠标拖过的列就都被选中了；(3)单击第一个要选定列的列选择器，然后再按着Shift键单击相邻列中的最后一个列选择器，这样就会将两列之间的所有列都选定。,80,2.移动列移动列的方法为：选定列后，将鼠标指针移动到选定列的列选择器上，鼠标指针变成了左上指向的箭头，此时按下鼠标左键，并左右移动，可以看到一条黑线指示该列将要移动到的位置，当黑线移动到所需要的位置时，放开鼠标左键，则该列就被移动到新的位置上。如图3.41所示为用上述方法将“系别”字段移动到“年级”字段之后。3.冻结列冻结列的目的是将常用的某几列冻结起来，使其总是显示在数据表的最左边，这样，在数据水平滚动时，用户总能够知道正在对哪些记录进行操作。冻结列可以采用以下两种方法：,81,图3.41,82,选定要冻结的列后，选择“格式”菜单中的“冻结列”命令；右击选定的列，在出现的快捷菜单中选择“冻结列”命令。此时选定列将被移动到数据表窗口的最左边，并且无论数据表如何水平滚动，该列都不会从窗口中消失。4.取消列的冻结取消列的冻结的方法为：选择“格式”菜单中的“取消对所有列的冻结”命令，即可取消列的冻结。在取消列的冻结之后，冻结的列不会自动回到原来的位置上。,83,5.隐藏列有些列不希望被别人看到或为了画面更简捷，可以暂时隐藏起来。隐藏列可以采用以下两种方法：选定要隐藏的列后，选择“格式”菜单中的“隐藏列”命令；右击所选定的列，在出现的快捷菜单中选择“隐藏列”命令。此时，所选中的列在数据表窗口中消失，但是并没有真正从表中删除，还可以使用取消隐藏列的方法将该列重新显示出来。,84,6.取消隐藏列使用下列方法来取消对列的隐藏：(1)选择“格式”菜单中的“取消隐藏列”命令，则屏幕上出现了“撤消隐藏列”对话框(如图3.42所示)，在该对话框中“列”列表中，被隐藏的列名称(“性别”和“指导教师”)前面的复选框没有被选中；(2)单击列前面的复选框，使其中出现对勾符号；(3)单击“关闭”按钮来关闭该对话框。此时被隐藏的列又会出现在数据表中。还可以使用“撤消隐藏列”对话框来隐藏列，具体步骤为：,85,图3.42,86,(1)在打开的“撤消隐藏列”对话框中，未隐藏的列名前面有一个对勾符号，单击需要隐藏列的名称前的复选框去掉该符号；(2)单击“关闭”按钮来关闭该对话框。此时被选择的列在数据表中被隐藏起来。取消隐藏列之后，被隐藏的列会重新出现在该列的原有位置。7.插入列插入列的方法为：(1)将插入点移动到要插入的列之后的列上；(2)选择“插入”菜单中的“列”命令；(3)或者右击要在其前面插入列的列选择器，从出现的快捷菜单中选择“插入列”命令。,87,此时，数据表中插入一新列，新列的列标题(字段名称)为“字段X”(X为从1开始的数字)。插入的列无法通过正常的方法来取消操作，如果要取消插入操作，只能使用删除列的方法来将插入的列删除。8.删除列删除列的方法为：(1)选定要删除的列，选择“编辑”菜单中的“删除列”命令；(2)右击要删除列的列选择器，从出现的快捷菜单中选择“删除列”命令。此时，屏幕上出现一个对话框，询问用户是否将该字段及该字段中的数据永久删除，如果选择“是”，则该列被删除，选择“否”则放弃删除操作。,88,删除列后的窗口同隐藏列后的窗口相同，只是删除的列无法恢复。,89,3.9编辑记录,1.定位记录如果需要将指针移动到某一特定的记录上(如第5条记录)，则可以使用记录指示器中记录数字框中的数字，通过该数字可以移动到指定的记录上，步骤为：(1)双击记录数字框或者按F5键，此时，记录数字框中的数字被选中。(2)输入要移动到的记录号(如5)，然后按回车键。此时Access将定位到数据表中指定的记录上。输入的记录号不能大于记录指示器中的记录总数，如果输入的数字超出了记录总数，,90,则Access将显示如图3.43所示的警告对话框。还可以使用垂直滚动条来定位到特定的记录上，方法为：拖动垂直滚动条中的滚动块，此时，可以看到显示的当前记录号，当记录号同要定位的记录号相同时，释放鼠标左键。2.查找数据在数据表中，可能存放着成千上万的数据，用户可能需要找出某些特定的数据。Access提供了“查找”对话框来帮助用户解决该问题。使用该对话框，Access将帮助用户方便地查找出所需要的内容。,91,图3.43,92,假设要从“学生花名册”数据库“学生”表中的“系别”字段中查找带有文字“计算机”的记录，则按下列步骤进行操作：(1)在打开的数据库窗口中，打开进行查找操作的表(“学生”表)。(2)单击列选择器(或是在要查找的列中任意位置单击)来选择要查找的列，例如，单击“系别”字段的列选择器来选中“系别”列。(3)选择“编辑”菜单中的“查找”命令，或是单击工具栏上的“查找”按钮(按钮上有一个望远镜图标)来打开“查找和替换”对话框的“查找”选项卡，如图3.44所示。,93,图3.44,94,(4)在对话框的“查找内容”文本框中输入要查找的内容“计算机”，然后：单击“查找下一个”按钮，Access将找出“系别”字段中第一次出现“计算机”字符的记录；再次单击“查找下一个”按钮，Access将找出在当前记录之后的字段中出现“计算机”字符的第一个记录；单击“关闭”按钮来关闭该对话框。(5)当Access找到相应的记录时，所查找的文字被选中。如图3.45所示。如果Access没有查找到与查找内容相符合的记录，则Access将显示所查找内容在数据库中不存在。,95,图3.45,96,3.查找并替换数据如果在数据表中要对不同记录中的某些相同的文本作相同的修改，就可以使用“替换”对话框来查找并替换所出现的相同的文本。例如，现在要将“学生”表中所有“系别”字段中的文字“新闻”更改为“新闻学”。按下列步骤查找并替换数据表中数据：(1)在数据表视图中，选择要进行查找并替换的字段(如“系别”字段)。(2)选择“编辑”菜单中的“替换”命令，此时屏幕上出现“查找和替换”对话框的“替换”选项卡(如图3.46所示)。,97,图3.46,98,(3)在该对话框中的“查找内容”文本框中输入要替换的文字，如“新闻”；而在“替换值”文本框中输入用于替换的文字，如“新闻学”。(4)现在要决定如何进行替换：图3.47警告对话框单击“查找下一个”按钮，Access将光标定位到第一个与“查找内容”文本框中所输入的文字匹配的字段上。单击“替换”按钮，Access将当前与“查找内容”文本框中输入的文字匹配的字段内容替换为“替换值”文本框中输入的文字。单击“全部替换”按钮，则Access将自动查找在数据库中所有与“查找内容”文本框中输入的文字匹配的字段，并且使用“替换值”文本框中输入的文字将其替换。,99,图3.47,100,单击“全部替换”按钮之后，Access显示如图3.47所示的一个警告对话框，提示用户此项操作不能恢复。单击“是”开始替换。在“学生”表中的“新闻”被替换为“新闻学”。表中数据的查找和替换与其他Windows应用程序使用的查找和替换对话框基本类似。4.删除记录在Access数据表中，如果不再需要某行数据(某一条记录)，则可以将其删除，操作步骤如下：(1)打开包含删除数据的数据表(如“学生花名册”数据库中的“学生”表)。(2)选择要删除的行，或者同时选择想要删除的多行记录。,101,(3)键入Del键，或者右击所选行，在出现的快捷菜单中选择“删除记录”命令。(4)接着出现一个警告对话框，提醒用户要删除的行数，并且警告用户该操作无法撤消，询问用户是否继续。选择“是”按钮则数据表中该行数据彻底删除；选择“否”按钮放弃删除操作。,102,3.10排序和筛选,3.10数据排序在Access中，在数据表中显示记录的顺序一般是按照主关键字的顺序来排列的，如果某个表中没有定义主关键字，则该表中记录排列的顺序根据输入的顺序来显示。排序是以某个字段为基准，将记录按这个字段的从大到小(递减)或从小到大(递增)的顺序排列，使用户观察数据更方便。1.排序规则排序有两种方式：升序和降序，并且有些数据类型是不能排序的。,103,数据类型与升序排序之间的关系如下(数据类型与降序排序之间的关系可依此类推)：数字：按照数字的从小到大排序。文本：中文按中文拼音的英文字母顺序排序(从A到Z)。如在升序排序中，“后”排在“前”的前面，因为“后”的中文拼音的第一个字母是H，而“前”的中文拼音的第一个字母是Q，在英文字母顺序中，H在Q的前面。英文按字母顺序AZ排序，如果文本中有数字的话，则按09的顺序排序。自动编号：同数字升序排序方法相同。货币：同数字升序排序方法相同。,104,日期/时间：从较早的日期/时间到较晚的日期/时间。是/否：不能排序。备注：不能排序。OLE对象：不能排序。超级链接：不能排序。2.排序方法快速排序可以使用升序和降序按钮，快速数据排序的步骤如下：(1)单击要排序的字段。(2)单击工具栏中的升序或降序按钮。,105,这样，系统将根据所选的字段重新排序记录。如果要取消排序，可以选择“记录”菜单中的“取消筛选/图3.48“记录”菜单的“排序”命令排序”命令。此外，排序也可以选择“记录”菜单“排序”命令下的“升序”或“降序”命令(如图3.48所示)。3.多字段组合排序在Access中，还可以根据相邻的多个字段来排列记录的顺序，在使用多个字段进行排序时，Access先将第一个字段按照指定的顺序进行排序。当第一个字段中有相同值时，再根据第二个字段中的内容进行排序，直到数据表中的数据全部排列好为止。,106,图3.48,107,多个字段排序的方法与单字段的类似，只是要在排序之前选择相邻的多个字段。例如，在“学生”表中，如果选择“系别”和“年级”这两列，将先以左边的“系别”进行排序，在相同的系别中，再以“年级”排序，结果如图3.49所示。当改变了数据表记录的排列顺序时，Access将记住这个顺序，并且在关闭表时询问用户是否保存对表的布局的更改，如果选择“是”，则在下次打开该表时，数据的排列顺序同关闭时相同，此时，只能选择“记录”菜单中的“取消筛选/排序”命令来将数据表中记录的顺序恢复原样。3.10.2筛选筛选是按照某个字段条件对所有记录进行过滤，筛选后，数据表中只显示符合筛选条件的记录。,108,图3.49,109,使用图3.50筛选按钮筛选功能之后，可以将筛选出来的数据形成另外一个数据表，还可以应用筛选结果来打印报表等。Access提供了三种方法来筛选记录：按选定内容筛选、按窗体筛选及高级筛选/排序。这里只介绍比较简单的两种方法，按选定内容筛选和按窗体筛选。有这样一些筛选按钮：按选定内容筛选、按窗体筛选和移去筛选(如图3.50所示)。利用筛选按钮，可以很容易地将显示的记录信息筛选