会议期间紧急事件的处理.doc

会议期间紧急事件的处理 要测试会议筹办人经验最好的方式是他（她）对于处理危机和紧急事件的能力会议筹办人不可避免在这种状况下扮演领导角色而且需证明有足够能力处理虽然其他人也有责任处理在会中所发生的各种紧急事件但是会议筹办人最终还是要去确定所有发生的因素事前能列出紧急事件可能发生的项目再以不同发生情况按照步骤处理 一、紧急医疗：对于紧急医疗计划要看与会者平均年龄、活动范围和过去会议经验不管如何紧急事件可能在任何时间发生但是有些参加会议的人比其他人更容易受伤与生病比较可能性的病症是心脏疾病、中风和其他有危害生命的病症有些与会者因为改变饮食、喝酒、睡眠不足、疲劳、面临不熟悉环境、孤独、远离亲人所致因此要使那些人得到照顾 （一）紧急医疗系统：会议筹办人经常凭借其经验通过当地会议观光局或当地主办单位的分会协助成立一个紧急医疗系统与当地医院联络一旦有紧急病人立即安排救护车送医院急救并在会议现场安排医疗人员在会场再和医师联络确定他（她）愿意短时间内来看诊在大会手册以及其他资料中印上紧急事件联络电话号码 （二）会场医务室：如果你是在会议中心举行会议在合约或保险的同意书中可能要求会议中心雇请一位护士或医务人员在会场有些会议中心有医务室可以安排医务人员先了解医务室的位置、医疗器材会议筹办人可以评定现场这些设备与人员是否符合紧急医疗计划如果不足则要特别安排一位医务人员值勤医务室中至少要有轻巧的氧气筒、绷带、压舌板、杀菌剂和阿司匹林大部分会议筹办人会试着放一些医疗用品但是一定要留意其有效期限如果超过这些基本用品外就需要医院提供 （三）饭店紧急救护系统：大部分的饭店有自己的医疗人员但是不能确定这位医务人员是否可以处理紧急服务大部分医务人员并不住在那里所以可能无法即时处理紧急医疗但是各个饭店应该有紧急救护系统这就是会议筹办人在选择会场时就应该考虑的先了解会场紧急救护的情形有些由总机来处理有些是警卫室也有些是会议服务人员要先了解每个会场情形到时候才不会找错对象 如果同时使用几个饭店需先了解每一个饭店紧急服务的情况确定要找一个人留下他（她）们的电话号码万一发生紧急事故时一定要先通知负责处理的人很多会场及组织派人接受心肺复生术训练懂得这种技术可救很多人生命因此每一个组织都应该提供员工学习这种技术有两项紧急事件可能会发生是：企图自杀、急性酒精中毒轻者比较没有生命危险但仍需紧急处理因此任何紧急状况获得人院许可是必需的宁可多做准备不要准备不足 二、卫生问题：卫生问题是筹办国际会议另一项重大挑战包括饮食卫生与环境卫生两方面国际会议通常是在已开发国家和开发中国家举行而且争取到国际会议的国家都会选择环境良好的地方作为会议与活动的场地因此环境卫生大致不会有问题而餐饮卫生是主办单位战大的挑战特别是上千甚至上万人参加的大型国际会议更是要慎选餐饮合作对象万一其中有人因食物不洁而造成腹泻甚至食物中毒那将造成无法弥补的损失对主办国家、城市的形象也会大打折扣近来英国发生门蹄疫事件相信对他们争取国际会议方面会有严重的影响 三、火灾：每一个与会者都要知道在活动中遇到火灾的逃生技能浓烟和惊慌往往比火灾本身造成的死亡还高饭店有责任千告知客人逃生步骤例如紧急逃生口但是会议筹办人扮演着更重要的角色保护与会者并提供这方面足够的资料很多主办单位印制了防火手册放在资料袋中一起给与会者参考小小一个动作可可能救很多条生命 在做场地检查时特别是高层楼饭店要熟悉其安全设施以下是安全设施注意项目检查表： 1是否有自动灭火系统（洒水式）; 2洒水口在里走廊、睡房、公共区域、厨房? 3如果建筑物没有自动灭火系统是否全部有防烟侦测器? 4建筑物的每一层楼是否有两个可移动的灭火器? 5.是否火灾出口处直接可到建筑物外面? 6防火警示灯是否看得到和照明良好? 7从每个走廊可看见指引到火灾出口的灯? 8在电梯口是否有指引万一发生火灾请使用楼梯的标志? 9.查一查灭火器上的条子是否每月检查? 10在每一层楼适当位置是否有防火手册? 这份注意项目检查表未必真正有用但至少让会议筹办人认识到些基本的重要项目花费时间去准备那些未必会发生的事似乎很讨厌但是要记得拯救一条生命或避免一场灾难是值得的 四、签证问题：签证问题也是紧急事件处理中的一项通常在会议通知（anrlouncement）中都会说明签证的细节但是仍然有些国外与会者忽略这方面的问题特别对于重要的贵宾更要再三叮咛签证的问题曾经有一次国际会议在台湾举行、其中有一位重量级的贵宾因为签证问题而延误抵台他可能因为工作太忙碌加上他的秘书也没有留意使他到了机场却因为没有签证而无法上机他只好在机场打长途电话通知我们由于他是一位国际会名人士、外交部立即通知驻外办事处给予签证使寻位贵宾赶搭第二天班机抵达虽然最后他顺利来台但因为他的延误使大会节目必须略为变动所有工作人员也因而忙得人仰马翻 五、盗窃：国外与会者在会议当地议当地遇到盗窃事件都会留下不良印象因此在重要