秘书人员的专业能力.doc

秘书人员的专业能力 秘书人员的能力特征 与秘书工作人员的品质修养、知识结构相适应，秘书人员的能力特征也很突出。 一、善干与领导相处的能力 人，可分为“善与人相处型”与“不善与人相处型”两类，在前者中，又不见得秘书人员都善于与领导相处。而由于秘书工作的性质所决定，善于与领导相处的能力是秘书诸种能力中一项最基本的要素，舍此，便无以谈及其它。秘书和领导人的关系自然是领导与被领导的工作关系。秘书是秉承领导的意图进行工作，因此秘书应当认真理解、领会领导的意图，按领导的指示办事。在参与政务的过程中，应当为领导提供真实的全面的情况和意见，并参与问题的分析，给解决问题出主意、想办法。但是在工作中，特别是在撰文和执行中，决不可掺杂个人的感情或意志，利用自己所处的特殊地位自行其是擅自专权，更不应改变领导已经作出的决定。在讨论一些问题时如果与领导的看法有分歧，秘书可以在适当的时机或场合，表述自己的意见，阐明自己的看法。但是，绝不可当面唯唯诺诺，背后说三道四，表里不一。尊重领导，服从领导，秉承领导意图办事，这是秘书工作中应遵循的原则，但又不意味着事事处处地盲从，秘书更不能使自己成为留声机、传声筒。尊重和服从固然是原则，但尊重与服从又是有条件的。当领导作出的决定不妥或失误时，应出于公心予以提醒或谏议；当领导者违反原则，干了违犯党纪国法的事时，又绝不能沆瀣一气，同流合污。 领导者和秘书都是受党的派遣进行工作的，他们之间的关系是平等的同志式的关系。在工作上，秘书作为领导人的助手，应当尊重、协助和支持领导的工作，在生活上应给予领导以细致周到的安排和照顾，这是秘书工作“服务性强”的特点所决定的，是正常的工作关系，无可非议。但是秘书必须明确自己是国家的一个工作人员，在工作中也要注意尊重自己的人格，不能一味地去迎合领导，以求博得领导的青睐和欢心，使自己变成一个吹牛拍马、阿谀献媚、卑躬屈膝的势利小人。 二、分析综合能力 “心之官则思”。从事任何工作都需要进行思考，当秘书尤其如此。所谓分析和综合，就是善于透过现象看本质，在大量的、个别的事物中找出它们的联系(规律)。秘书的这种分析综合的能力主要表现在；一是阅读概括能力，每看一个文件、一篇文章、一份材料，要能比较迅速地概括其中心、要点，并找 出其新的提法等；二是注重政治经济形势的分析，研究以经济工作为中心的各项工作中出现的新情况、新经验、新问题，并据此提出打开工作新局面的新设想、新办法，摸索和总结适应新时期工作的新路子，三是在秘书工作实践中逐步摸索和总结机关工作及秘书工作的特点和规律，提高秘书工作的自觉性。实践证明：一个秘书能否较好地发挥参谋助手作用，很大程度上取决于其分析综合能力之强弱。因此，作为一个秘书，应当注重解放思想，养成深思熟虑的习惯。 三、观察能力 从心理学上讲，观察能力是构成人的智力的五大要素之一。各种专门家都有各自独到的观察力，这是进行创造性工作的前提，作为秘书工作人员，也有其秘书工作特点和规律的观察能力。这种观察能力主要是指观察的目的、观察的对象与重点、观察的敏锐性以及观察的升华。由于秘书部门处于机关的枢纽地位，而文字秘书又处于枢纽的中心，秘书这种特定的地位决定着他观察的范围非常广泛，为此，秘书必须“眼观六路，耳听八方”，处处、时时做个“有心人”。秘书观察的目的又决定其观察的重点应放在领导活动的特点与规律、党内生活、社会生活以及机关工作效率等方面。在观察中，秘书人员又须注意锤炼观察的敏锐性，即善于发现为一般人所不易发现或容易忽略的那些东西，捕捉干部群众和社会现象中一切有价值的问题或倾向。例如，参加领导班子会议，秘书在认真做好记录的同时，还应时刻关注与会者发言时的语气语调、情绪、等等，以帮助了解其对某个问题的基本态度以及认识程度。在观察中，秘书不仅要掌握每一时期群众在关心什么，思考什么，而更要掌握领导(特别是主要领导)每一时期在关心什么、思考什么。这种“察颜观色”同阿谀奉承、揣摩迎合领导心理并无共同之处。这种观察完全是为了提高辅佐领导的主动性。秘书在观察中还要注重进行符合逻辑的联想、判断、推理，即观察的升华。 四、文字表达能力 文字表达能力是秘书工作人员的基本功。秘书人员从事公文写作，主要是运用逻辑思维。公文写作极少用文艺创作中的描写与抒情，完全排斥夸张手法，侧重于逻辑性极强的叙事、议论和说明，还必须遵守一定的规范。公文写作是一个独立的体系，有它自己的许多特殊要求。因此，秘书工作人员的文字表达能力与一般意义上的文字表达能力虽有相通之处，但又有区别。 秘书人员在公文写作中若文思敏捷、行文迅速、言简意赅，格式正确，符合党的方针政策，切合实际，则对宣传党的方针政策、解决具体问题就有所促 进。反之，秘书工作人员文字水平低，写出的公文思路不清、冗长杂乱，或内容空泛，不着边际，照抄照转，则必然贻误工作。 秘书工作人员的文字表达能力，并不是单纯的文笔技巧问题。缺乏必要的理论修养写作就很难有深度，不能触及事物的本质；知识不足，必然会才思枯竭，还会出现常识性的错误；不作周密的调查研究，闭门造车，必然主观武断，脱离实际；对现行政策不熟悉，文字表达就不能准确清晰，一语破的，打中要害。凡此种种，都说明秘书的文字表达能力是一种综合性能力。 秘书工作人员文字表达能力的形成和提高，有一个实践过程，要仔细揣摩优秀范文的写作技巧，勤写多练，反复修改自己起草的公文，并定期总结公文起草的经验，教训。 公文写作是一项创造性劳动，秘书工作人员的文字表达能力也决非套用现成的“公文尺牍”所能提高的，只有多去请教，不断钻研，彻底掌握公文写作的规律，才能务去陈言，有所创新，形成准确简练、严谨有力的公文文风。此外，秘书工作人员的文字表达能力还应包括书写技能。书写技能包括字体的工整与美观和书写的速度。书写技能差，不仅直接妨碍工作效率的提高，有时甚至还会影响他人的正确理解，造成过失。秘书工作人员练就一手好书法，书写的文稿文件不仅可以使人感到清新悦目，也有利于别人正确理解文稿内容。 五、口头表达能力 所谓口头表达能力，是指口齿清楚条理分明，表达准确，应对敏捷，说话得体。口头表达能力是秘书工作人员的基本功之一。秘书工作人员汇报情况，提出建议，传达指示，协调工作，接待来访，除一部分是使用书面文字外，大量的是使用口头语言。 文字表达还有仔细推敲的时间，口头表达则往往即席而发，从一定意义上讲，难度更大。口头陈述事理，需要头脑清晰，思想敏锐，反应迅速，善于归纳，当然首先要正确理解对话人的原意。秘书工作人员接触面广，很多时候需要从对方不连贯的语句中抓住说话要点，马上思考回答的内容。秘书工作人员对领导或对下级单位谈话，都要态度从容、不卑不亢，语言语气恰当得体，口齿清楚，语言简洁，观点明确，条理分明。 口头应对，要在极短的时间内完成。如果缺乏逻辑思维训练，缺乏创造性的思维能力，反应迟钝，就很难完成即席应对的任务。这种能力的形成，要经过科学的训练和长期的实践，秘书工作人员须自觉地加强这方面的锻炼。 六、听知能力 所谓听知能力，就是听话并理解口语的能力。在秘书工作范围内，需要有各种各样的听知能力，例如，要有听电话，简短回答问题、商洽事情等的简单听知能力；又要有调查访问，召开座谈会，听取各种发言、意见，并加以择要撷取，综合组织的较复杂的听知能力；有听取领导交待工作、交办事情、接受指示、字字句句认真铭记的特殊听知能力；又要有听取讨论、辩论、申诉及对有争议的复杂问题迅速作出判断的判断性听知能力；还要有根据领导一、二条指示，就能触类旁通，举一反三，具有创造性的听知能力等等。秘书工作者的多种听知能力，必须经过科学的训练或在实际工作中长期磨炼，才能逐步形成并达到较高的水平。没有经过训练的一般人的听知能力，往往停留在低级阶段上，如听了后句忘了前句；听了一个会，遇到领导有发挥性的较长的指示、意见，或许多领导七嘴八舌地议论某个问题，听了半天，不知所云，理不出头绪来，抓不到要领，因此就更不能创造性地听话，也不能根据领导的简要观点，便把他们的意图论证清楚。 要具有较高的听知能力，关键还在于听，要听得快，听得清，记得牢。因为口语在空中传播，要受到时间的限制，稍纵即逝，又不能让领导或他人多次重复。要想使口语中表达的意思在瞬间能保留在大脑中，不被忘记，这就要求秘书工作人员在听话时，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力，机智的组合力和精湛的品评力。 领导在指示工作、交待事情时常常用口语，而口语大多是随想随讲，较少周密思考和细心锤炼，因此，有时难免粗糙，不严密，不准确，这就需要听话者迅速提醒，敏捷理解，善于去粗取精，捕捉基本思想。还有一种情况，有些领导与秘书长期相处，关系密切，因此，和秘书讲话时随便，简略，有时不完整，不连贯，甚至不合语法，个人习惯语也较多，这就需要秘书工作者注意掌握领导在不同场合的表达方式，从而了解他的思维活动和所要表达的完整内容。 七、独立办事能力 秘书工作固然具有从属的性质，但作为秘书工作人员自身来讲，又需具有独立办事的能力。有的时候，秘书工作只有独立性强，才会更好地实现其从属性和辅助性。不可想象，一个一刻也离不开领导指点的秘书，会成为领导的得力助手。 常言道：“领导不在家，秘书来当家”。这当然不是说秘书可以代行领导职 权，发号施令，这主要是指办理领导交办事务、临时性的专题调查以及在紧急情况下，凭借秘书工作经验，果断沉着地处置有关问题。此外，秘书所从事的管理事务，诸如衣、食、住、行和医疗、接待、值班以及跟随出外的一切准备工作等等，都须秘书工作人员去独立地考虑，独立地完成，以尽少分散领导同志的精力。 八、掌握实用技术能力 主要包括掌握速记、打字机、微机以及驾驶汽车等技能。这可说是秘书工作人员能力特征中的“硬件”。应当看到，在科学技术飞速发展的今天，这些技能并非“节外生枝”。在这方面，也是“技不压身”，多一种技能总比少一种技能强。况且，这些目前在国外已经成为秘书工作人员的起码常识。 九、管理时间能力 时间是有价值的。一个秘书只要有效地管理自己的时间，就可以在相同的时间内做更多的事。反之，如果让时间放任自流，势必会“时倍功半”。秘书工作的性质决定了秘书在很大程度上没有时间的自主权，如何有效地管理自己的时间，关键在于接受交办任务后和处理繁杂事务时有效地计划和组织。 以下几点是行之有效的； (一)分轻重缓急安排工作顺序。一个秘书最困难也是最容易忽视的就是面对众多的工作怎样确定自己的工作顺序。这也是当好秘书的基本功。办事前一定要认真思考、分轻重缓急，先集中精力办最重要的事，然后办其他事情。切忌先办轻的，后办重的；先办缓的，后办急的；或者不分主次机械地按领导交办次序办事。 (二)集中时间做重要工作。要尽量把自己的时间集中起来，集中时间的多少要根据重要工作的需要而定，在确定的时间里，要把自己的绝大部分精力用在此刻该做的事情上。最忌把时间切成零星的碎片，把一件亟需办的事肢解，分几次完成。 (三)利用时间的“边角料”。无论怎样计划和组织，零碎时间总还会有的。千个秘书绝不可视这些时间的“边角料”为废物，随便抛弃，而要很好地加以利用。这段时间可以做些相对次要，需要时间也不多，又不很急的工作。例如看文件、资料、找人谈话、浏览书报等。 (四)及时分析自己利用时间的情况，检查有多少时间被浪费掉了，不断完善时间管理措施，并最终杜绝浪费时间的现象。 秘书人员的能力素养 秘书人员作为领导的参谋和助手，一方面要积极主动地献计献策，另一方面还要具备瘵自己的聪明才智融进领导者的决策过程之中的能力。这就要求秘书人员不仅掌握足够的知识，还要具有合理的能力结构。合理的能力结构，是一个广义的概念，它主要是指由基本能力和专业能力组成的立体的能力结构。 一、秘书人员的基本能力所谓基本能力，主要是指秘书人员的智力，包括敏锐的观察能力、良好的记忆能力、丰富的想象能力和科学的思维能力。这是秘书人员赖以吸收外界知识的能力，也是其他能力的基础。 （一）敏锐的观察能力（二）良好的记忆能力（三）丰富的想象力 （四）科学的思维能力二、秘书人员的专业能力秘书人员的专业能力，主要是指语言文字应用能力、组织能力、判断能力、应变能力和社交能力。（一）较高的文字水平。秘书人员工作中的一个重要任务，就是从事大量的文字工作，几乎天天都要修改或草拟文稿。因此，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚，文体广博，这为文字工作者提供了良好的条件。但是，写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内内容，并不是一件轻而易举的事。这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。要注意文风的改革，培养洗炼的文字表达能力。（二）较强的组织能力。现代的秘书人员，既不是那种整天伏案看文件、写文章的纯“文牍性”人才，也不是那种只会“捆捆扎扎、收收发发”的简单劳动者，而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求，秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动，如果缺乏一些现代的、科学的组织管理能力，就无法把工作搞好。对此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事的效能，平时多接触一些具体事物，处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的，不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点，统筹安排工作。（三）准确的判断能力。（四）敏捷的应变能力。（五）广泛的社交能力。当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交对于秘书人员来说同样重要。首先，社交可以开 阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智，智是谋之本，这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。其次，社交是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事务，自然是“公事公办”但社交可以帮助选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书人员的能力结构是一个多层次、多因素的综合体。建立起合理的能力结构，决不是一件轻而易举的事情，需要终身为之奋斗。：温州秘书网 现代秘书应具备的能力与素质白颢黄冈职业技术学院学报xx年9月第7卷第3期 回顾过去,提起“秘书”一词绝大多数人都会想到“花瓶儿”,似乎当秘书只要“年轻漂亮”就可以了。然而在市场经济不断完善,中国加入世界贸易组织的今天,全球经济发展对企业构成外部压力的同时,企业内部自身发展的要求也使各企业高层管理者越来越重视秘书的选拔,他们都想拥有一个具备全面的能力与素质的“全才”秘书,以辅助其更好的工作,推动企业向更好更宽的方向发展。 一、现代秘书应具备的能力 (一)专业能力。作为现代秘书必须具备较强的专业能力,如语言文字应用表达能力、外语能力、计算机操作能力及速记能力。秘书人员工作中的一个重要任务就是从事大量的文字工作,文稿的草拟与修改都要求现代秘书具备扎实的文字功底,不仅要精通语法、修辞、格式和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律,要做到内容与形式的统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内容。因此秘书一定要加强写作实践,熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时注意积累资料,不断提高写作水平,注意文风的改革,培养精练的文字表达能力。对于秘书而言,也一定不可忽略了外语的学习和掌握。加入WTO后的中国,外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重,对外贸易中多多少少都会用到外语,因此这也客观的要求现代秘书必须具备较强的外语能力。计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求,秘书要能够熟悉OFFICE办公软件的使用并熟悉计算机网络,还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力,领导在口头表述的时候,秘书要能够以最快的速度记录到工作笔记中或者录入到电脑中,从而大大减少工作时间,提高工作效率。 (三)组织协调能力。现代秘书还需要有较强的组织协调能力。现代秘书不是单纯的文书工作者,也不是捆、扎、收、发的简单劳动者,而是具有一定的组织和管理能力的人才。根据职责的要求,秘书经常要按照领导的意图组织各类活动,如果缺乏现代的、科学的组织管理能力,就无法把工作搞好。因此,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察,统筹兼顾安排组织好工作,协调好领导与部下及各部门之间的关系,当然还要安排领导日程并为领导准备好相关活动资料。 (四)适应能力。现代秘书要有准确的观察、判断和适应能力。秘书就像气象局一样,管理者及办公室的风吹草动都唯你是问。要适应环境,而非环境适应你,要改变自己而非改变他人。同时对领导的动作、语言的领悟能力以及对领导的办事风格的适应能力也相当重要。凡事要有悟性,要领会领导意图,学会根据领导的习惯,工作的主次和轻重缓急安排领导工作。 (五)应变能力。现代秘书还要有敏捷的应变能力和处理危机的能力。秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务,减少外界一般性事物对上司的干扰,这需要秘书的随机应变。在一些正式或非正式场合中,秘书是上司的代表和发言人,这要求秘书默契地配合上司,帮上司打圆场,为领导树立良好的形象和营造丰富有价值的人脉关系。在面对一些紧急情况时,有良好的应变能力并能在短时间内做出处理方案,这也是秘书要具备的非常重要的能力之一。 (六)公关能力。现代秘书还需要具有较强的社交能力和公关能力。当前,社会交往、企业公关已成为社会各阶层的一项“热门”活动。社交与公关对于秘书人员来说同样重要。首先,社交可以开阔视野,增长知识。在广泛的社交中,可以博采众长,学习各方面的知识以丰富自己。知识出才智,智是谋之本,这样在实际工作中就能更好地发挥参谋助手作用。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务,联系事务,自然是“公事公办”,但社交可以帮助其选取捷径,克服阻力,提高办事效率。秘书经常陪同上司出席一些必要场合,这就理所当然成为了他(她)的助手和参谋。秘书工作还会涉及更多的客户服务,这也将秘书推向了公关经理人或者公开发言人的角色,因此秘书需要有外交家的平衡术,具备较强的社交和公关能力。 二、现代秘书应具备的素质 (一)要有分寸。在管理者眼里,秘书是最值得信赖的人,在员工眼里,秘书是与管理者关系最亲近的人,也是了解管理者情况最多的人,所以无论是对上还是对下,什么该说什么不该说是一名优秀的秘书必需要掌握的分寸,特别是管理者让你处理一些私人事务时,不要做一个“八卦”,到处宣传上司的私事。 (二)要谦虚、礼貌。无论是在接听电话,还是陪同管理者出席各种场合,秘书的言谈举止都代表着管理者及整个单位的形象,保持谦虚、礼貌的态度是赢得赞赏的最佳途径。 (三)要有敏感的意识。敏感是指在面对一件事情时要敏锐地意识到是否与管理者或单位有直接的关系,敏锐科学地做出判断,愚钝则会导致错误产生。 (四)要有责任心和平常心。作为秘书有着对管理者的责任,对各部门员工的责任,对整个集体的责任,高度的责任心,是胜任秘书工作的前提。现代秘书必须要有一颗平常心,因为很多时候秘书的功劳是不被发现的,往往成为了管理者的功绩,而且有时你还会为上司挡一些麻烦,替代他承担一些责任,也许你会受到一些不公平待遇,但上司会对你刮目相看的,所以一定要用平常心去对待。 (五)要有极高的忠诚度,要保守秘密。忠诚与守密决定了秘书能否更好地协助管理者工作,也决定了面对外界时能否与管理者能否与管理者达成一致意见,对管理者没有忠诚度,不能保守秘密的秘书是不可能将工作做好的。 (六)要无情。由于秘书多数为女性,因此秘书的这一素质也相当重要。天下最愚蠢最可悲的女人就是爱上自己上司的秘书。这种爱情的未来必然不被看好。如果你是幸运的,你的上司还是单身贵族,结果意味着你必须结束在这家公司的职业生涯,何况这种几率少之又少;如果你是不幸的,你的上司早有家室,你将不得不打一场旷日持久,异常艰巨的,让你身心疲惫、心灰意冷的战役,这场战役注定要以你的惨败收场,并且你的痛苦是不被同情的。另外,上司也有情绪低落的时候,当上司向你倾诉时,你只需要聆听和安慰,不要将个人感情搀杂在里面,牢记的一点是:你们只是工作关系。 综上所述,为了适应经济的发展,社会的需要,所有秘书人员必须按“四性”的标准要求自己:一是坚持真理的原则性,二是从实际出发的灵活性,三是对事物发展的预见性,四是随时机应变、处理事物的果断性。按照这四性的要求,我们在平时的工作中,必须把原则性和灵活性,预见性和果断性,文和武,德和才,甚至快和慢,粗和细,内和外等等结合得很紧密,摆布得很妥当,处理得很贴切。这些是基本能力,也是其本素质,是现代秘书的努力方向。 新时期秘书工作的发展及对秘书工作人员的要求 万宗喜青岛大学师范学院学报2000年3月第17卷第l期 秘书是中国古老的社会职业之一，它的历史同中国史一样源源流长。当原始社会后期人类摆脱愚昧、走向文明的时候，伴随着文字的产生、社会分工的细化和社会生产发展及公共管理的需要，作为以占卜、祈祷和记事为主要职责的原始秘书从社会生产劳动体系中独立出来，秘书及秘书工作便产生了。 在人类社会漫长的历史发展过程中，秘书及秘书工作也经历了一个漫长渐变过程。在原始社会只有以神职为主而以记事辅政为辅的巫祝类秘书。奴隶社会则主要是以记事编年为主而以传达王命、撰拟诏制为辅的史官类秘书。在中国漫长的封建时代里，随着强大、统一的中央集权制封建国家的建立，中央和地方各级政府的专职秘书机构也建立起来，并随着封建政治体制的变化(从三公九卿制到三省六部制，再到内阁制而不断扩大，专职秘书的队伍也在不断扩大，其职能和作用也在不断延伸。与此同时，秘书人员的选用、考核形成一定制度。这是中国古代政府秘书工作的一个比较成熟时期。当然，与我们今天的秘书及秘书工作相比，它们在含义、工作性质、工作范围等方面都存在着巨大的差异。 秘书工作作为国家行政及社会事务管理的有机组成部分与每个时代的进步与发展紧密相连。新中国成立以后，我国的秘书工作从制度到理论进人一个全面发展的新阶段。秘书工作机构和秘书工作人员在各级政府的组织系统中处于独立而重要的地位，从中央到地方都建立了按层次设置、管理幅度适当、工作职能明确的秘书工作体系，党政秘书工作制度日趋完善，秘书工作涉及社会的各个组织、各个行业，成为各个社会组织中不可缺少的组成部分。党的十一届三中全会以后，特别是党的十五大以来，随着我国社会主义市场经济的逐步确立和经济建设的飞速发展，诸多新兴的产业和行业纷纷出现，认识和研究社会生活各个 侧面的新兴学科和交叉边缘学科相继诞生，在各种社会组织的管理活动中原来以行政手段为主体的模式被打破，经济手段、法律手段、系统论、控制论和信息论等被广泛引人管理领域，传统的秘书工作受挑战。为了适应时代发展的要求，全面而准确地反映时代的变化，秘书工作在职能、手段等方面都得到了较大发展。主要表现在以下几个方面: 一、秘书工作的职能进一步扩展，提高了秘书工作人员的素质 传统的秘书工作以上传下达、综合协调、督促检查、调研信息为基本职能。这种工作格局是与以往的社会状况和政治经济发展水平相适应的。为适应当今我国社会政治、经济的发展需要，在党政机关或企事业单位，充任智囊参谋职能的新的秘书部门纷纷设立，如各级政府部门的研究室或调研室，企业、公司中的策划部、咨询中心等等，这都是带有研究性质的秘书机构，从事政策法律咨询、工作的前瞻性研究、方案的设计和实施办法的运筹等工作，直接参与领导的决策活动。也正由于此，最近几年大量高素质、高学历的专业技术人员加人了秘书工作队伍中，充当领导的智囊参谋角色。这是当今秘书工作的显著特点。这一新的职能，在一定意义上进一步提高了秘书工作的地位。 二、秘书工作的内容更加广泛，秘书工作人员分类更为细致 现阶段，由于我国经济、文化和其他社会组织多元化趋势加强，使得秘书工作的价值目标和运行方式也日益呈现多元化，许多新的内容被纳人秘书工作的领域中。如公关关系，己成为秘书工作的新课题。现在各政府部门和大中企业都十分重视公关活动，大多在秘书部门设置专人从事这项工作，开展内外关系协调、对外宣传、形象策划等公关活动。又如，随着我国经济的飞速发展和改革开放的深人，对外的政治经济、文化交流不断增加，涉外秘书应运而生。它除了具备一般秘书工作的基本素质外，它对涉外秘书的外语、法律知识、社交礼仪等素质方面都有特殊的要求，这也拓宽了秘书工作的内容。再如，近几年随着我国经济政策的调整，经济成分的多元化加速，社会上出现了一个率先致富的阶层，其中的许多人雇佣秘书人员为其处理业务、社交乃至生活等私人事务，其工作内容远远超过公务秘书的工作范畴。私人秘书(有的学者称其为民间秘书)已成为我国秘书工作的一个新领域和新门类，发展潜力很大。也正由于此，我国原有的以党政秘书的体制为蓝本的秘书分类方法已被突破，其分类将更加细致和科学，我国的秘书队伍已发展成为一个多层次、多类属的多维群体。 三、秘书工作的理论研究日益受到重视，秘书工作人员呈现专业化趋势 由于新时期秘书工作在各行各业管理决策中的地位和作用得到广泛认同，秘书工作的大量实践特别是人员队伍的变化、工作内容和活动方式的发展，为理论研究工作提供了良好的前提条件，全国秘书学的研究形成热潮。主要标志是:(一)全国创办的以秘书工作为研究对象的报刊已达几十种，如中共中央办公厅主办的秘书工作、上海大学的秘书、沈阳大学的(文秘)、湖北的企业秘书等等。(二)全国性秘书研究团体和区域性或行业性的秘书协会、学会纷纷成立。全国性的，如定期举行的“全国秘书学与秘书工作研讨会”、“全国党委秘书长、办公厅主任座谈会”。地方性的，如天津的企业秘书协会、大庆秘书协会。行业性的，如高校秘书教学研究会等等。(三)一大批秘书研究的专著相继问世，出现了许多全国知名的研究秘书学的专家、教授。最著名的，如原中共中央办公厅主任李欣，著有秘书工作、中国秘书发展史、办公室工作规范等秘书学专著，上海大学的楼宇生教授著有通用秘书学等等。在这方面，邱惠德先生在其专著中国当代秘书家论(西南师范大学出版社1998年3月版)中对我国当代的几十位秘书学家的主要著作、主要观点以及生平作了简要介绍。改革开放以来秘书工作研究所取得的巨大成果，正如成都大学的常崇宜先生在当代秘书学研究的简要回顾一文(见秘书工作1999年第3期第20页)介绍的那样，当今秘书工作的理论研究“现已攀上了四个高峰，第一，明确了秘书工作的基本指导思想，或称秘书工作的宗旨“三服务”。第二，秘书的概念与逻辑定义，初步取得官方认可。第三，秘书的分类。第四，关于秘书工作的基本规律问题。”也正是这些研究成果，极大地推动了秘书工作的发展。 与此同时，在秘书人才的培养方面，我国已改变了以往“师傅带徒弟”传统模式，正日趋专业化。自1980年上海文学院中文系率先设立秘书专业以来，到80年代末、90年代初，全国已有200多所高校开设秘书专业，许多已招收秘书学的研究生。此外，许多中等专业学校和职业技术学校也开设秘书专业，培养秘书人员。至今，我国形成了多层次、多渠道、多形式的秘书人才培养教育网络，每年大量经过秘书专业 培养的大学生加入到各行各业的秘书队伍中，为秘书工作带来了生机和活力。 四、秘书工作手段日趋现代化，工作人员的劳动强度减轻，工作效率和质量提高 由于科学技术的飞速发展，人类社会已进人信息、社会和知识经济时代。在我国，把计算机技术、现代通讯技术、系统科学和行为科学结合在一起的办公自动化系统已大规模运用到各行各业的秘书工作中。计算机、静电复印机、自动电话机、收录机、摄像机、传真机、缩微照相机等现代技术设备的应用，使秘书工作人员在信息加工、文字处理、信息存贮与查询、数据处理、图像处理、声音处理、网络通讯等方面做到了现代化。特别是信息网络技术的迅猛发展和应用，使信息的搜集、转换、存贮、检索、分析与处理科学化。 秘书工作办公自动化的实现，既把秘书工作人员从用笔起草、眷写、复写、刻印等繁琐的传统事务中解放出来，减轻了劳动强度，又提高了办公效率和工作质量。可以这样说，实现办公自动化不仅是秘书工作物质手段的飞跃，也是秘书活动发展的方向。 以上我们可以看出，秘书工作的发展与时代的进步是密不可分的。秘书工作必须不断发展，才能适应时代的要求。同样，作为秘书工作主体的各类秘书工作人员也必须不断提高自身的整体素质，才能满足秘书工作发展的需要，进而适应时代的要求。因秘书工作内容广泛，道德规范要求不一，下面仅以公务秘书为例，从政治素质、业务素质、人格完善三个方面加以论述。 (一)加强政治理论修养 从领导活动的特点与领导意图形成的角度来看，秘书工作必须有较高的理论修养，特别是马克思主义理论修养，只有这样才能理解、贯彻和实现领导的意图。尤其我们现在面临着一个复杂的国际环境，西方敌对势力对我实施“西化”、“分化”的政治图谋一刻也没有停止过。加之我国正处在新旧体制转变的重要时期，经济社会发生了深刻变化，经济成分经济利益多样化，影响到人们的思想道德观念，一些深层次的矛盾逐步暴露出来，社会稳定也遇到了新问题。在这种错综复杂的新形势面前，由于秘书部门的枢纽作用，秘书工作人员介于领导和群众之间，他们在明辩是非和观察处理问题时，就应表现出较高的政治敏锐性和鉴别力，比别人反应敏捷和善于判断，若没有较高的理论修养，就很难具备这种能力。正由于此，提高政治素质，加强理论修养，对秘书工作人员来说显得尤为重要。因此，秘书工作人员必须加强马克思主义哲学、政治经济学和科学社会主义学说等基本原理的学习，加强毛泽东思想和邓小平理论的学习，从理论上进一步深刻理解党的路线、方针和政策，并在行动中坚定不移地贯彻执行。在制定计划、调查研究过程中从实际出发、实事求是，用唯物辩证法的观点分析、处理问题;坚持正确的政治方向和政治立场，善于从政治的高度思考、解决问题，在大是大非面前保持清醒的政治头脑。 同时，要学好党和国家的方针政策，掌握好本领域内的形势政策动态，随时为领导决策和工作实施提供咨询等服务。这点对参谋智囊型的秘书工作人员极为重要。 (二)树立终身教育观念，不断提高自身业务素质和创新能力 江泽民总书记在98年6月会见“两院”院士时指出，“当今世界，以信息技术为主要标志的科技进步日新月异，高科技成果向现实生产力的转化越来越快，初风端倪的知识经济预示着人类的社会经济生活将发生新的巨大变化。”知识经济的到来，使人类知识的更新加快，终身教育将成为现实。因此，秘书工作人员必须树立终身教育观念，不断加强学习。 1.要善于学习新知识。秘书工作人员应该是一个博学者。在新形势下，学习的重点应包括以下三个方面的内容:一是秘书工作的业务知识。秘书工作在不断发展，工作内容在不断拓宽，业务知识也在不断增加。作为秘书工作人员善于学习这些新知识，并在实际工作中加以运用。同时，要善于吸收、利用秘书学研究领域的一些新的研究成果，提高管理水平和工作效率。二是社会主义市场经济知识、现代科技知识、法律知识、历史知识以及管理学、心理学、教育学等多方面的知识，以充实自己，开阔眼界，满足工作发展的需要，为领导提供优质服务。三是信息技术知识。信息技术的发展，使秘书工作的现代化程度越来越高，许多管理工作借助计算机来系统来完成，这对秘书工作人员的知识水平提出了很高的要求。特别是随着网络系统的发展，许多信息通过局域网、城域网、广域网甚至因特网来实现信息在系统内、国