（教育技术学专业论文）基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用.pdf

独创声明 y6 8 , ，3 5 2 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取 得的研究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文 中不包含其他人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含其他教育机构的 学位或证书使用过的材料。与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献 均已在论文中作了明确的说明并表示谢意。 学位论文作者签名： 锨导师签字汐亏复二。箬 签字日期：2 0 0 4 年妒月沙日签字目期：2 0 0 , 1 年f o 月加日 基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用 中文摘要 高校行政办公管理方式的改革是教育改革过程中的一个极其重要的环节，对教育改 革的深入开展具有极其重要的作用。本文通过论述网络行政办公管理系统的设计、开发、 应用过程，阐明了网络行政办公管理系统在促进教育深化改革和提高管理者工作效率方 面所起到的积极作用，提出了网络行政办公管理系统在实际应用过程中应该注意的已经 解决的和尚未解决的问题，为网络行政办公管理系统的开发和广泛使用提供了理论上和 实践的依据。 基于网络的高校办公室行政办公管理系统是通常意义上的计算机管理信息系统 ( m i s ) 在高等学校行政管理领域的具体应用。它是以行政管理为核心，集公文管理、 会议管理、规章管理、动态信息管理、部门事务处理、领导日程管理、个人办公管理以 及用车用餐管理、文档资料管理、人员权限管理为体的综合办公行政管理软件系统。 通过网络行政办公管理系统校领导、办公室工作人员、部门工作人员、院系行政管理 人员可以随时随地开展学校行政管理过程中的各项工作，保障学校行政管理工作的高 效、安全运行，为行政管理本身的重整和发展带来新的机会，并且改变传统的行政管理 方式。 阿络行政办公管理系统所具有的特点：涵盖高校办公室行政管理工作的各个方 面。具有灵活的开放性。管理工作不受时间、地点的限制。搜集、处理、使用、 共享信息，进行有效的管理。完善的安全和权限体系。体现行政管理工作的现代化。 网络行政办公管理系统还具有鲜明的时代含义，能满足信息时代工作方式变革的要求， 实现学校管理的现代化，帮助学校管理者正确决策。 网络行政办公管理系统是以校园网络体系及网络结构的逐渐完善为前提，采用合理 的数据库管理系统( 通常使用关系型数据库管理系统) 和流行的b s 网络计算模式建立 起来的管理软件系统。 网络行政办公管理系统的开发过程是个系统的设计、开发过程，它必须遵循软件 开发的一般原则和规律，同时还要注意学校行政管理工作的特点。网络行政办公管理系 统的设计通常包括如下几个方面：系统的开发准备( 开发小组的成立；可行性分析； 制定开发计划) ；系统的需求分析( 系统的调研；系统的需求描述) ；网络及硬件系 统的设计；系统结构设计；系统的功能设计：系统的安全设计。在系统的开发准 备和系统调研阶段，由于学校部门多、管理职能相对独立的特点，给系统设计人员带来 繁重的工作量。在系统的功能设计上为了方便学校管理者的使用，要与学校职能部门的 管理功能尽量保持一致。在系统的设计描述过程要本着程序运行平滑、稳定和可扩充的 原则来设计系统文件的存储结构、系统数据结构、界面框图序列和程序的流程图。 基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用 网络行政办公管理系统的后期测试修改也是程序开发工作中的重要环节，系统测试 是全面检验系统的初级成品对系统设计思想和设计描述要求实现程度的过程。网络行政 办公管理系统开发完成后，需对其进行合理的反复测试修改，以检测其是否忠实再现了 设计描述的设计要求。 在设计开发和应用网络行政办公管理系统过程中常常伴有一些问题出现，如：网 络行政办公管理系统开发过程中的人员协作问题；网络行政办公管理系统应用中的安 全问题；网络行政办公管理系统应用中的数据共享问题：网络行政办公管理系统的 开发和应用需要领导的重视和工作人员的支持；网络行政办公管理系统使用前的操作 培训。 网络行政办公管理系统的使用在实现学校行政管理工作的办公自动化、信息化、科 学化、现代化进程中起到了促进作用，在我国的教育管理工作方式的变革中将起到关键 性的作用，也为我国教育改革的深入开展奠定了基础。 【关键字】网络行政办公管理系统办公自动化行政管理 【分类号】 g 4 3 4 基于嘲络的高校办公室行政办公管理系统的设计与戍用 t h e d e v e l o p m e n t a n d a p p l i c a t i o no f w e b b a s e d h i g h - s c h o o l a d m i n i s t r a t i v e m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o ns y s t e m a b s t r a c t t h er e f o r mo fh i g l ls c h o o la d m i n i s t r a t i v e m a n a g e m e n tm e t h o d s i sa ni m p o r t a n t p r o c e d u r ei nt h ep r o c e s so fe d u c a t i o n a lr e f o r m ，a n di tp l a y sac r i t i c a lr o l ef o rf a c i l i t a t i n gt h e e d u c a t i o n a lr e f o r m t h i st h e s i sd i s c u s s e st h e d e s i g n ，d e v e l o p m e n ta n da p p l i c a t i o no ft h e w e b b a s e d h i g h - s c h o o l a d m i n i s t r a t i v e m a n a g e m e n t i n f o r m a t i o n s y s t e m ( a m i s ) ， i l l u m i n a t e si t sa c t i v er o l ei n d e e p e n i n ge d u c a t i o n a lr e f o r ma n di n c r e a s i n gt h em a n a g e r s w o r k i n ge f f i c i e n c y , a n dp r o p o s e ss o m ep r o b l e m s t h a ts h o u l db e p a i da t t e n t i o nt od u r i n gt h e a c t u a la p p l i c a t i o no f t h ea m i s s ot h i st h e s i sh a sl a i das u b s t a n t i a lb a s i sf o rt h ed e v e l o p m e n t a n d a p p l i c a t i o no f t h e w e b - b a s e da m i s t h e o r e t i c a l l ya n dp r a c t i c a l l y i nc o m m o ns e n s e ，t h ew e b - b a s e da m i si st h e a p p l i c a t i o n o fm i si n h i g h s c h o o l a d m i n i s t r a t i o nm a n a g e m e n tf i e l d i t sf o c u si sa d m i n i s t r a t i v em a n a g e m e n t ，i n c l u d i n gf i l e s m a n a g e m e n t , m e e t i n g sm a n a g e m e n t ，r e g u l a t i o n sm a n a g e m e n t ，m o b i l e i n f o r m a t i o n m a n a g e m e n t ，d e p a r t m e n ta f f a i r sm a n a g e m e n t ，h e a d st i m e - t a b l em a n a g e m e n t ，p e r s o n a lo f f i c e m a n a g e m e n t ； c a r sa n dm e a l s m a n a g e m e n t ，d o c u m e n t sm a n a g e m e n t ，p e o p l e s e c u r i t y m a n a g e m e n t t h r o u g ht h e w e b - b a s e da m i s ，s c h o o lh e a d s ，o f f i c e w o r k i n gp e o p l e ， d e p a r t m e n tw o r k i n gp e o p l e ，a d m i n i s t r a t i v ep e o p l ei nc o l l e g e sa n dd e p a r t m e n t sc a nc b i t yo u t t h e i rj o b sa ta n y t i m ea n da n y w h e r e s oi tc a l la s s u r et h ee f f e c t i v ea n ds a f er u n n i n go fh i g h s c h o o la d m i n i s t r a t i v e m a n a g e m e n tw o r k , a n dc h a n g e s t h et r a d i t i o n a la d m i n i s t r a t i v e m a n a g e m e n t m e t h o d s t h ec h a r a c t e r i s t i c so fw e b b a s e da m i sa r e ：c o n t a i ne v e r ye l e m e n ti nt h ep r o g r e s s o fh i g hs c h o o lo f f i c ea d m i n i s t r a t i v em a n a g e m e n t ；h a v e f l e x i b l eo p e n n e s s ；t h e m a n a g e m e n ti s n o tl i m i t e d b yt i m ea n ds p a c e ；g a t h e r i n g ，a p p l y i n g ，s h a r i n g a n du s i n g i n f o r m a t i o n c o n d u c t i n g e f f e c t i v e m a n a g e m e n t ；r e a l i z i n gp e r f e c ts a f e t y a n da u t h o r i t y s y s t e m ；a p p l y i n gt h em o d e r n i z a t i o no f a d m i n i s t r a t i v em a n a g e m e n tw o r k t h ew e b - b a s e d a m sh a sd i s t i n c te r am e a n i n g ，c a nm e e tt h ed e m a n do ft h ec h a n g e so fw o r k i n gs t y l ei nt h e i n f o r m a t i o na g e ，c a nm o d e r n i z et h es c h o o la d m i n i s t r a t i o n , h e l pt h el e a d e r st or n a k er i g h t d e c i s i o n s t h ew e b - b a s e da m i si sb a s e do nt h eg r a d u a lp e r f e c t i o no f t h en e t w o r ks y s t e mt h ec a m p u s a n dn e t w o r ks t r u c t u r e i ta d o p t sr e a s o n a b l ed a t a b a s em a n a g e m e n ts y s t e m ( u s u a l l ya d o p t r e l a t e dd a t a b a s em a n a g e m e n ts y s t e m ) a n dt h es y s t e mo fm a n a g e m e n ts o f t w a r ep o p u l a r e s t a b l i s h e db y p o p u l a r b sn e t w o r kc a l c u l a t i o nm o d e 基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用 t h ed e v e l o p m e n tp r o c e s so ft h ew e b - b a s e da m i si sas y s t e m a t i cd e s i g na n d d e v e l o p p r o c e s s ，s oi tm u s tf o l l o wt h eg e n e r a lp r i n c i p l ea n dr e g u l a t i o no f t h e d e v e l o p m e n to f s o f t w a r e ， a n dn o t i c et h eu n i q u ec h a r a c t e r i s t i c so ft h es c h o o la d m i n i s t r a t i v em a n a g e m e n ts y s t e m t h e d e s i g no f t h ew e b b a s e da m i s u s u a l l yi n c l u d e s ：( i ) d e v e l o p m e n tp r e p a r a t i o nf o rt h es y s t e m ( b u i l d i n gd e v e l o p m e n tg r o u p ，a s s e s s i n gv i a b i l i t y , e s t a b l i s h i n gd e v e l o p m e n tp l a n ) ； r e q u i r e m e n ta n a l y s i so fs y s t e m ( r e s e a r c h i n gb e f o r ed e v e l o p m e n to fs y s t e m ，d e s c r i b i n gt h e r e q u i r e m e n to fs y s t e m ) l l ed e s i g no f n e t w o r ka n dh a r d w a r e ； t h es t r u c t u r ed e s i g no f t h e s y s t e m ；( 固t h ef u n c t i o nd e s i g no ft h es y s t e m ；也es e c u r i t yd e s i g no f t h es y s t e m d u r i n gt h e s t a g e o fp r e p a r a t i o na n dt h er e s e a r c hb e f o r et h e d e v e l o p m e n to fs o f t w a r e ，t h ed e s i g n e r u n d e r t a k e sh e a v yw o r k l o a db e c a u s eo ft h ev a r i o u sd e p a r t m e n t si ns c h o o la n dt h er e l a t i v e i n d e p e n d e n c eo f t h e m i no r d e rt of a c i l i t a t et h em a n a g e rt ou s e ，t h ed e s i g no ft h ew e b - b a s e d e m i sw o u l db e t t e rb ec o n s i s t e n tw i t ht h em a n a g e m e n tf u n c t i o no ff u n c t i o n a ld e p a r t m e n t si n s c h 0 0 1 i nt h ep r o g r e s so f d e s i g n i n gt h es c r i p to fs y s t e m ，s t o r a g es t r u c t u r e ，d a t as t r u c t u r eo f s y s t e m ，i n t e r f a c es t r u c t u r ea n df l o w c h a r to f t h es o f t - w a r es h o u l db ed e s i g n e da c c o r d i n g t ot h e r o l eo f o p e r a t i n g p r o g r a ms m o o t h l y , a n ds t a b l y t h el a t e rt e s ta n dm o d i f i c a t i o ni nt h ep r o g r e s so fd e v e l o p i n gw e b - b a s e da m i si sa l s o a ni m p o r t a n tp r o c e d u r e s y s t e mt e s ti sac o m p l e t ee x a m i n a t i o np r o c e s si nw h i c ha s c e r t a i n s h o wm u c ht h ep r i m a r ys o f t w a r ei sc o n s i s t e n tw i t ht h es o f t w a r es y s t e md e s i g na n ds c r i p t d e s i g n a f t e rf i n i s h i n g t h ed e v e l o p m e n t ，w e b - b a s e da m i ss h o u l db er e a s o n a b l y t e s t e da g a i n a n d a g a i n t oe x a m i n ew h e t h e ri tt r u l yr e f l e c t st h em a n u f a c t u r es c r i p t t h e r ea r es o m ep r o b l e m si nd e s i g n i n ga n dd e v e l o p i n gt h ew e b - b a s e de m i s ，s u c h a s ： o c o o p e r a t i o np r o b l e m s i nd e v e l o p i n gw e b b a s e da m i s ；s e c u r i t yp r o b l e m si nd e v e l o p i n g a n do p e r a t i n gw e b - b a s e da m i s ；( 耍) p r o b l e m so fd a t as h a r i n gi nd e s i g n i n ga n dd e v e l o p i n g w e b b a s e da m i s ；吐ed e v e l o p m e n ta n da p p l i c a t i o no ft h ew e b b a s e da m i s n e e d st h e l e a d e r s a r e n t i o na n dt h eo f f i c ew o r k e r s s u p p o r t ；( 量) b e f o r et h ea p p l i c a t i o no f t h ew e b - b a s e d a m i s ，at r a i n i n gi sn e e d e d t h ea p p l i c a t i o no ft h ew e b - b a s e da m i sp r o m p t st h er e a l i z a t i o no fo a ，i n f o r m a t i o n ， s c i e n c ea n dm o d e r n i z a t i o ni na d m i n i s t r a t i v em a n a g e m e n to ft h eh i g hs c h o o l s i tp l a y sa c r i t i c a lr o l ei nt h er e f o r mo f w o r k i n gs t y l eo f t h ea d m i n i s t r a t i v em a n a g e m e n t ，a n de s t a b l i s h e s s t a b l eb a s i sf o r t h ed e e p e re d u c a t i o n a lr e f o mi nc h i n s k e yw o r d t h ew e b b a s e dh i g h - s c h o o la d m i n i s t r a t i v em a n a g e m e n ti n f o r m a t i o n s y s t e m ( a m i s ) ，o a ，a d m i n i s t r a t i v em a n a g e m e n t c l a s s i f i c a t i o n g 4 3 4 4 基于剐络的高校办公室行政办公管理系统的i 世计与应用 一刖吾 随着计算机与网络的普及，全球正在进入一个崭新的网络计算机时代，国际信息产 业正在以爆炸般的速度、前所未有的深度和广度改变着全球的工业结构、经济结构和社 会结构，一场人类的知识革命正在到来。世界上几乎所有国家都已相继建成了国家级的 教育科研网，并通过互连进入覆盖全球的计算机网络i n t e r n e t 。网络已经与人类的生活、 学习、工作密切相关，并逐渐改变了人类的生活方式、工作方式、学习方式。 近年来，教育信息化高速发展，教育管理部门办公自动化、管理信息化和决策科学 化水平不断提高，办公自动化系统的开发和应用得到了广泛的重视。2 0 0 3 年3 月，教育 部办公厅发布了关于教育电子政务建设的指导意见，要求各级教育部门和各高等院 校把电子政务建设作为今后一个时期我国信息化工作的重点，大力推进教育行政部门的 电子政务和学校的电子政务建设，以此推动教育行政部门和学校转变管理职能、转变工 作方式和作风，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的教 育管理体系。 c e r n e t 在全国各级各类学校和各级教育管理部门的普及，教育行政管理办公自动化 建设进入了一个新的发展阶段，基于i n t e r n e t 技术的校园网使得教育行政管理逐渐打 破了原有的封闭、独立的管理模式，开始向互联、开放的体系转变。然而，当前对教育 行政管理办公自动化系统的研究虽已初具规模，但实际的应用仍处于起步阶段。这其中 的原因，除了教育经费投入不足、学校信息化基础环境薄弱以外，主要还有以下几方面 原因：缺乏与办公自动化相适应的规章制度。办公自动化系统不同于一般的管理软件， 由于公文处理实现了电子化，这样的公文是否具有法律效力，目前国内尚无这方面的立 法或规定；以前人工归档的公文要求有领导的签字，电子公文如何处理? 这些都是开展 办公自动化遇到的新问题。因此，随着办公自动化的逐步建立，必须有相关的规章制度 作为保障，以保证系统正常、正确地运行。管理人员信息素质相对滞后，尤其是学校 各级领导干部是否具有现代信息管理意识，是教育行政管理办公自动化系统开发应用的 关键因素。如果学校领导、教育管理人员都没有现代化信息管理意识，对现代化信息管 理的作用和特点缺乏了解，就不会去重视和关心办公自动化系统的开发和使用，这将给 系统的开发和应用带来不可逾越的障碍。当前有些学校即使已经建立了较为完善的办公 自动化系统，但是由于某些管理人员在意识、能力等方面的缺陷，以及工作过程中因循 守旧因素的作用，因而办公自动化系统得不到充分地使用与发展，达不到节约办公成本、 提高工作效率的目的。 高等学校办公室在高校行政管理工作中具有特殊的地位和作用，其任务是参与政 务、管理事务、全方位服务，学校领导的决策和行政工作的指令，都是通过办公室来向 全校下达。各部门工作的执行情况又要通过办公室督促检查，并及时向领导反馈。因此， 基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用 高校办公室是学校各种信息的收集、传递、加工、处理和反馈的中心。近些年，各高校 进行的管理体制改革，实行多校区分散办学等，给办公室的行政管理工作带来很多不便， 因此，实行现代化的办公管理手段势在必行。依托学校办公室，结合学校行政管理工作 的特点，研制开发适合各自校情的高校办公室行政办公管理系统，并使之成为基于业务 信息源的综合处理系统和决策支持系统，推动办公自动化向高层次应用的方向发展。基 于这种意义下的办公自动化系统，不仅仅是在机关现有的管理和运行模式下的自动化， 更重要的是通过改变机关内部和机关与其它部门之间的交流方式，为行政管理本身的重 整和发展带来新的机会，从而改变传统的行政管理方式。 本文通过对高校办公室行政管理工作特点的分析，根据当前计算机技术的发展，结 合办公室工作的特点进行系统设计，并提出了行政办公管理系统的实施方案及应用过程 中应注意的问题，为推动高校办公自动化的实施提供参考和借鉴。本人在山东师范大学 校长办公室工作多年，对高校办公室工作职能和特点有较深入的了解，在参加同等学力 申请硕士学位的学习伊始，就有根据办公室工作的特点设计相关软件的想法。因此，一 直留意国内高校办公自动化的开展情况，不断积累相关的资料和数据。但是，由于行政 办公管理系统的开发和设计涉及到网络、计算机、数据库、编程和管理学等多学科的技 术和理论，面且一套软件系统的开发需要由多人组织的团队合作来完成，所以本文限于 篇幅，仅对系统的开发提出整体的设计思路s d i 作流程，并未涉及编程等具体的开发任 务。尽管如此，由于时间紧迫，本人能力所限，在各方面还有不足之处，请各位师长不 吝赐教。 6 基于 6 9 络的高校办公室行政办公管理系统的设计与应用 二基于网络的高校办公室行政办公管理系统分析 2 1 高校办公室的职能及作用 高校办公室是学校的综合性管理部门，既要参与政务，又要管理事务。 2 1 1 高校办公室的职能 ( 1 ) 服务职能。主要归结为为校领导服务，为学校内部各处室服务，为基层和师 生员工服务。 ( 2 ) 信息处理职能。办公室要全面、准确、及时地掌握信息，为领导科学决策提 供重要的依据。 ( 3 ) 协调职能。通过协调使党政工作步调一致，使各部门工作有效运转，及时解 决工作中的矛盾，提高办事效率。 ( 4 ) 监督检查职能。监督检查是保证学校各项决定、制度、办法、条例顺利贯彻 执行的重要手段，通过督查，及时发现和反馈相关信息，为领导及时调整决策提供信息 保障n 3 1 。 2 1 2 高校办公室的作用 ( 1 ) 枢纽作用。高校办公室是学校工作的窗口，它要平衡协调内部和外部，沟通 上下，联络四面八方，处于学校管理系统中总控制、总调度的地位。这个枢纽作用发挥 的好坏直接影响到整个系统的运行。 ( 2 ) 参谋作用。高校办公室的参谋作用表现在领导决策之前的调查研究和情况综 合，承担着收集信息，提供决策依据的任务；然后将领导的决策转化成为切实可行的决 定、规章；在决策实旌过程中，要收集反馈信息，并根据情况变化，及时提出补充、调 整意见；在决策贯彻落实之后，要总结成功的经验和失败的教训，为决策的进一步补充 和完善提供依据。 ( 3 ) 助手作用。助手作用大致分为文字和事务两个方面。文字方面包括参加党政 会议、作笔记、写纪要、起草工作计划、总结、决策、通知、通报、讲话稿等。事务方 面包括内外联系、接待、电函收发、会议安排等。 2 2 高校传统办公体系的现状和不足 2 2 1 高校办公室工作的三个层面 根据高校办公室的职能和作用可以将把办公室的事务性工作分为三个层面： ( 1 ) 面向校级领导服务的管理层面。领导能够综合查询学校的工作状况，批阅、 查找文件，及时掌握最新信息，随时了解学校的教学、科研、人事、基建、计划、财务 等工作情况。 7 基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设汁与应用 ( 2 ) 面向办公室事务的应用层面。包括公文管理、会议管理、规章管理、动态信 息管理、部门事务管理、领导同程管理、用车用餐管理等。 ( 3 ) 面向基层的信息处理层面。包括及时接收、传达上级下达的政策、指令，收 集、加工各部门工作进展的统计信息和工作报告、总结等，并及时向上级汇报。 2 2 2 传统行政管理体系中的金字塔型结构 传统的行政管理体系中，各部门按层次型功能框架建立，即金字塔型结构。由校长 领导各个职能部门领域( 处室、学院行政机构) ，职能领域之间保持独立，无责任关系， 主要负责对象为校长。各部门之间各司其政，互不干涉，而实际工作中，很多事务的处 理却非一个部门所能完成。因此，导致了传统高校办公室管理弊病丛生。 ( 1 ) 延误时间，耗费人力。传统的办公程序，从文件起草、传阅、会签，到归档、 借阅等各个环节，存在纸张浪费、传阅不及时、文件动向不明、管理分散等问题。以某 学院申请改造办公楼为例，学院要先起草好内部请示报告和改造方案，打印校对后，专 人送校长办公室。经校办审核、编号后，报送分管基建的校领导，校领导批示后，转至 校长办公室，再由校长办公室电话通知送稿单位及基建、财务、审计等相关职能部门， 由专人取回分头操作。从学院拟稿开始计算工作日，一个文件经历拟稿、送稿、登记、 拟办、领导批示、分发、处室承办等诸多环节，大约要经过4 5 个工作日。完成一个工 作周期所需要的时间和人力远远超过了实际需要。 ( 2 ) 责任意识不明确。传统的办公模式存在的弊端还在于工作人员职责不够明确， 容易造成办事拖拉，工作效率不高。有的工作人员缺乏大局意识、责任意识，公文办理 拖沓，工作中职责不清，遇事相互推诿。当事务具体到部门的时候，每个部门只对本部 门负责，因此，当事务有一个部门向其他部门流转时，容易陷入部门之间的夹缝中，无 人负责。工作中出现了问题，校领导无从追究责任。 ( 3 ) 机构臃肿，人浮于事。在传统的办公室管理工作体系中，由于机构工作人员 只服务于金字塔结构本身，不以效率为目的。有些人员习惯于做表面文章，有的甚至运 用手中的小小权力，对基层办事人员无端刁难，该正常办理的公务，非要一拖再拖不可。 这就造成了传统办公室总是事务繁多、人手不够等虚假现象，进步促成人员配置的无 目的性、机构人员编制无限制膨胀等各种现象的产生。 因此，实现办公室管理的自动化，不仅仅在节约办公成本、提高工作效率等方面有 着直接的现实意义。从管理学的深层次来看，实现办公室管理的自动化也是改变传统机 关管理理念、转变工作作风的根本措施和必要手段。 2 3 办公自动化发展概况 办公自动化( o f f i c ea u t o m a t i o n ，简称o r ) 是2 0 世纪7 0 年代中期在发达国家迅 速发展起来的一种包含多学科技术的新兴科学，主要以计算机技术、现代通讯技术、系 统科学、行为科学为基础，以个人电脑、工作站、互联网为支柱，是一种综合性的信息 控制系统。办公自动化的引入是人们为了适应社会的快速发展，利用现代化的综合技术 设备和科学管理手段来处理繁杂的办公事务，以期提高工作质量和办事效率，实现管理 现代化和决策科学化。根据不同的业务性质，办公自动化主要有三种任务，即办公事务 处理、信息加工与管理和决策。 办公自动化在我国起步较晚，主要两个发展阶段：二十世纪七十年代至九十年 代为起步阶段。其特点为，利用电话、电报、传真机、复印机、计算机等传统通信和办 公设备，进行打印、复印、归档、邮寄、传真等诸如此类的文字处理工作。缺点是文件 处理中仍缺少不了纸张，归档还要以手工为主，资料查询耗时费力的状况并没有改变， 从事办公室工作主体的人，并没有从繁杂的手工劳动中解放出来。九十年代至今为 发展阶段。其特点为，使用计算机及外围设备，如打印机、扫描仪、数码相机等设备进 行文档处理，利用数据库系统进行数据修改、查询等信息管理，利用互联网进行包括声 音、图像等数据的传输。办公基本实现“无纸化”，信息查询方便快捷，传输速度快， 耗资低。 办公自动化是以先进的硬件和必要的软件为基础辅助办公的先进手段，其基本模式 和科技的发展阶段是密切相关的。随着计算机技术和i n t e r n e t 的飞速发展，办公自动 化已经进入了网络化的阶段。当前，办公自动化系统都是依靠计算机网络，特别是局域 网( l a n ) 为基础进行建设的。 2 4 行政办公管理系统的发展 依靠计算机和网络为硬件基础的办公自动化系统，还要依靠办公自动化软件作为支 撑。为了提高行政管理的工作效率和服务质量，出现了基于计算机和网络的行政办公管 理系统，虽然其服务的领域不同，系统名称也各不相同，但其功能都是为了实现行政工 作的动态管理和为分析决策带来便利，并且其功能也日趋完善。 目前，行政办公管理系统已经发展到第三代。第一代是以d o s 作为操作系统的平台， 使用过程化语言( 如c 语言) 开发的简单程序和小型数据库系统，用以完成单一行政管 理功能的管理系统。第二代行政办公管理系统是以w i n d o w s3 x 、w i n d o w s9 x 作为操作 系统平台，使用小型数据库系统，借助内部局域网，能实现几个功能模块的集成和部分 数据共享，用户界面相当友好，操作也相当简单，但信息的交换仅限于内部，系统和数 据的安全性不是很高。目前正在开发的第三代行政办公管理系统是以w i n d o w s2 0 0 0 s e r v e r 、l i n u x 或u n i x 作为操作系统平台，使用中型或大型数据库系统( 如m i c r o s o f t s q l 、o r a c l e 等) 进行开发，网络通讯协议以t c p i p 为主，系统的稳定性和安全性得到 了很大的提高，同时信息的交换不仅仅局限于局域网，还可以在广域网上进行，从而诞 生了基于网络的行政办公管理系统。这一代系统的结构可咀使更多的用户方便接入，结 构更为合理，功能更为全面，用户界面更为友好，信息交换更为安全和便捷。 9 基于网络的高校办公室行政办公管理系统的设计与麻用 2 5 基于网络的高校办公室行政办公管理系统的特点 2 5 1 涵盖高校办公室行政管理工作的各个方面 网络行政办公管理系统与传统意义的高校办公室管理存在着共同之处，其功能都是 为了实现办公室的工作职能。但由于网络互联的特性，使得基于网络的行政管理具有信 息广泛共享、信息处理自动化程度高、信息传递便利快捷等区别于传统学校行政管理的 新特征。 网络行政办公管理系统功能覆盖办公室工作的各个环节，从日常工作中的文件收 发、起草、归档、查询，到领导日程安排、信息收集上报、对内对外交流接待安排、信 访督察、会议室管理、领导用车管理等等，都可以通过行政办公管理系统中的公文管理、 会议管理、领导日程管理等模块来实现：办公室工作人员的个人事务如通讯录、工作只 程等可以通过个人办公管理模块实现；系统中还包括部门请示报告的审批等部门事务处 理模块等等。 2 5 2 具有灵活的开放- 眭 计算机网络本身具备广泛的开放性和互连性。网络行政办公管理系统依托于计算机 网络而存在，因而必然地具有开放性。但是开放性的网络容易受到黑客、恶意软件等非 法攻击。而行政办公管理系统中有些信息是需要的保密的，安全性要求很高，因此系统 应赋予用户不同的登录权限，使不同用户享受不同的开放程度。行政办公管理系统开放 性的另一方面是指它作为一个有组织的系统，可以根据办公室工作的实际特点方便地增 添系统中的某些模块，即系统的功能模块是积合式组织的，它可以根据需求方便地添加 或缩减功能模块。同时行政办公管理系统还可以作为一个独立的部分被包括在学校信息 平台的综合系统之中。 2 5 3 管理工作不受时间、地点的限制 网络行政办公管理系统为学校领导、办公室及各职能部门、各院系的行政工作人员、 教师、学生构建了一个充分自由的空间，通过办公系统进行许多管理工作将不再会受到 时间和空间的限制，工作人员可以根据自己的需求和愿望，选择适当的时间和地点登录 管理系统并进行信息的获取、加工与发布。在这种环境中，部门管理者将不受传统的上 班时间和工作地点的限制，可以通过网络进行许多有效的管理工作。高校合并、新校区 建设等形成的多校区办学，使学校的管理、信息互通变得很不便捷。网络行政办公管理 系统的实施，这些问题都会迎刃而解。多校区之间的工作往来、信息交流等，部门管理 者和工作人员可以在任何一个校区的任何一个计算机上完成自己的工作，而不再需要来 往奔波于各个校区之间。 2 5 4 搜集、处理、使用、共享信息，进行有效的管理 1 0 基于网络的商校办公室行政办公管理系统的设计与应用 网络行政办公管理系统对系统中的所有信息资源实行分布存储，集中管理，保证信 息资源的充分共享和合理利用。通过系统进行的管理工作，都是通过对有关人、财、物 以及信息等资源的管理来实现的。信息始终贯穿于办公室的各项活动之中。从这个意义 上来说，办公室的管理过程就是对上述信息进行收集、加工和使用的过程。办公室管理 人员可以通过收集信息来了解管理对象，通过信息加工处理来制订计划或进行决策，通 过信息反馈来检查和评价工作结果。对上述信息的收集、处理和使用的能力在一定程度 上决定了学校行政管理的整体水平，而提高这种能力的最有效手段，就是应用现代计算 机和网络技术辅助进行管理。 2 5 5 完善的安全和权限体系 行政管理过程中的许多信息都有很高的安全性和保密性要求，因此网络管理系统中 的硬、软件的可靠性与信息的安全性变得尤为重要。管理信息系统的安全包括两个方面： 网络安全与信息安全。网络安全涉及线路传输的安全和服务器的安全，主要通过建立可 靠的防御体系结构等方式来解决。例如，采用防火墙技术使得内部网络与i n t e r n e t 以 及其他外部网络互相隔离，从而达到保护内部网络的安全。在信息安全性则主要集中在 以下两个方面：严格的身份验证、可靠的信息加密措施。严格的身份验证即系统实行严 格的权限管理，在分配给用户操作功能权限时，还可以指定对于该操作功能权限对哪些 数据有效，其它未指定的数据对该操作权限来说就是无效的。实现了权限的分级管理。 j 2 5 6 体现行政管理工作的现代化j 行政管理工作的现代化，主要包括管理思想、管理方法和管理手段的现代化。管理 思想的现代化，就是从工作实际出发，确立与现代教育相适应的管理思想；管理方法现 代化，是指应该运用系统论、信息论和控制论的理论和方法，借鉴现代化管理科学的成 果并加以充实和发展；与此同时，管理手段的现代化也是必不可少的。随着社会经济的 发展和我国教育规模的迅速发展，学校管理过程中的信息量迅速增加，对行政管理信息 处理的时效性要求以及管理的复杂程度都大大提高，在这种情况下，只有应用现代化的 网络行政办公管理系统进行学校管理工作，才使大量的信息处理工作能够准确、及时地 进行，才能使前述的现代化管理思想和方法付诸实现。因此可以说，网络行政办公管理 系统的应用是学校管理现代化的一个重要标志。 2 6 网络行政办公管理系统的时代含义 信息技术对学校行政管理、教学科研管理都提出了挑战，使得教育管理者、教育主 体( 教师和学生) 、教育内容面临着前所未有的冲击。面对信息技术的挑战，教育领域 应真正从管理的层面、从教育主体的层面以及从教育内容的层面来接受与吸收信息技术 及与信息技术相关的教育产品。网络行政办公管理系统正是在这样的环境中成为教育科 学研究和应用领域的重要课题。在近几年中，各高校对行政办公管理系统的研究已形成 了一定的规模，并显示出极大应用潜力，这足以说明网络行政办公管理系统的发展具有 鲜明的时代含义。 2 6 1 信息时代工作方式变革的要求 2 1 世纪将是人类社会实现从工业社会向信息社会飞跃的世纪，而2 0 世纪九十年代 是这个伟大飞跃的开端。这一巨大的变化改变着人类的生产方式、工作方式和生活方式。 信息社会以多媒体