公司物资采购管理制度.doc

南桐选煤厂对外物资采购及使用管理办法 总则一目的：为规范南桐选煤厂对外采购的行为，加强对外物资采购的管理工作，使采购过程中的决策管理、价格监督、质量检验等工作步入规范化，制度化，做好成本控制，特制定本办法。二适用范围：本办法适用于南桐选煤厂后勤物资，办公物品，接待用物资的对外采购行为。一 释义(一)采购物资的分类本办法所指采购物资分为三类：A类，后勤物资包括各种活动用奖品、办公物品，食堂用物资等。B类，接待用物资包括烟、酒、礼尚往来物品等（电脑耗材也属于B类）。C类，生产物资采购由材料工具室提计划报公司供应分公司。(二)与采购物资管理相关联的二级单位的分类1、需求使用单位2、采购科室(三)采购的方式分类1、固定厂商、长期报价采购2、即时询价采购(四)采购科室划分1、A类物资的采购科室为生活后勤科。2、B类物资的采购科室为办公室。(五)采购物资付款方式分为1、货到凭发票报销付款。2、货到后分期付款。3、货到延期付款。4、以上方式的结合。 二、职责(一)需求使用单位负责1、提报物资需求(采购)计划。2、提送物资需求报告书。(二)采购科室负责1、A、B类物资需求(采购)计划的审核。2、采购合同的编写、签订。3、负责采购A、B类需求物资。4、A、B类采购物资的入库检验或验证。(三)厂各车间、科室分管厂领导负责1、审议批准物资需求(采购)计划。2、审议决定是否采取公开招标方式的采购事项。(四)党政领导负责1、采购合同的批准。2、申请报告书的批准。3、采购付款的批准。(五)财务科科长负责采购付款的审核。(六)政工科室负责采购合同的审查。 三、程序(一)物资需求计划及发放程序1、需求使用单位根据工作需要在需要使用物资前10天填写物资需求(采购)计划及申请报告书。2、物资需求计划及申请报告书经厂分管领导审查，党政领导批准后，提报至需求物资的采购科室。3、采购科室根据所需物资的库存情况出库发放物资。(1)库存数量充足的，先行部分发放或随时发放。(2)库存数量不足的，执行物资采购审批程序后发放。(3)库存数量充足但发放后库存数量不符合物资基准库存量明细规定的库存基准量的，先行全部或部分发放后执行物资采购审批程序。(4)所有的发放都必须经过党政领导或分管厂长审查后才能进行发放。(二)需求使用单位物资发放程序1、按采购计划内容到采购科室库房领取物品，并办理出库手续。2、发放物品时使用单位要建立发放明细。3、物品发放完毕后，按相关要求把明细整理好交财务科。(三)物资采购审批程序采购科室根据按照物资需求及发放程序汇总的物资需求计划及申请报告书，结合物资基准库存量明细和目前物资库存情况，确定应采购物资的品名、数量和拟采取的采购方式进行计划采购。(四)物资采购实施程序1、物资采购科室采购人员接到经批准的采购计划，先核对采购内容，查阅其他相关资料后，根据采购物资的缓急程度，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，进行采购。2、原则上零星物资采购科室可灵活采购，批量物资应在大型商场，超市进行采购。3、特殊情况的采购经办人员应在询价、议价以及对有关物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后进行采购。必要时与供应商签定购货合同，按合同审批程序各级审批后再进行采购。4、涉及到某些特殊物资的采购需要需求使用方与采购科室一起进行采购。(五)采购物资验收入库工作程序1、采购物资到厂后，采购科室应安排专人对采购物资进行检验或验证。2、检验或验证合格后，由采购人员填写各类物资入库验收单，经检验或验证人员签字后物资登记入库。(六)采购物资付款工作程序1、采购物资的付款，在采购物资到厂入库后，由采购人员凭采购合同以及购货发票根据厂财务报销的有关规定经厂长或书记批准后办理报销付款手续。 四、规定与标准(一)物资需求(采购)信息传递规定1、物资需求使用单位必须在物资需求(采购)计划上将所需物资的相关要求说明，特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求。2、物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况，在月度物资需求(采购)计划上将所需物资的估计单价和金额情况列明。3、物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时，必须立即通知采购科室，双方协商积极配合处理好有关事宜。(二)物资采购规定1、物资采购科室必须按照“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则，以“降低成本、保障生产经营”为目的，切实做好物资的采购供应工作。2、采购科室要严格遵守供货商评价制度，通过“同等条件，质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式，综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容，在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下，做好物资供应商的考察选择工作。3、凡采购单批总价在1万元以上的批量物资必须上厂务会确定相关事项。4、若因缺货等原因无法按需货日期完成物资采购，采购科室应及时通知物资需求使用单位，双方积极协商处理好有关事宜。(三)采购物资验收出入库规定1、采购物资到厂后，必须经采购科室组织专人检验或验证合格后方可入库。2、对于经检验或验证不合格的采购物资，采购部门必须与供货商进行协商，采取退货、换货或索赔措施。3、各需求单位在物资验收合格后按需求单位使用情况由采购科室办理出库手续。(四)采购物资付款规定下列情况财务科应拒绝支付采购款项：1、与采购合同规定的付款方式或付款金额不一致的款项。2、未经厂领导审批的款项。(五)采购纪律规定1、各物资需求使用单位应根据工作需要，本着“节约、降本”的原则提报物资需求(采购)计划，对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报物资需求(采购)计划的行为进行严肃处理。2、物资采购经办人员必须牢固树立企业主人翁思想，尽职尽责，坚持原则，秉公办事，切实维护企业的利益，保障我厂采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。3、采购人员都必须遵守规章制度的规定，按照规定的程序和标准采购，任何人不得私自订购和盲目进货。4、采购人员必须做到廉洁自律，秉公办事，不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。对实际出现的回扣或酬金必须在三十日之内上交厂纪委。 5、物资采购过程中发生的违纪行为由厂政工科负责查处。(六)售后服务对于采购物资，采购在签定购买合同时，要明确服务约定。1)采购物资在投用前需