公司员工出差报销管理制度.doc

公司员工出差报销管理制度 报销管理工作是单位日常管理中一项常规而又频繁性的工作不管单位身处何种行业,规模的大小、实力的强弱报销管理工作都是处处存在的今天小编就给大家分享公司员工出差报销管理制度欢迎大家查看 （1）由出差人填写借款单写清出差事由、目的地、人数、预计天数等内容经部门主管审核报总经理签字认可后方可到财务部领款 （2）出差交通方式包括：一般出差人员为长途汽车、火车硬卧费用实报实销；特殊情况需乘坐飞机或火车软卧的需提前向部门经理说明原因并征得同意否则不予报销 （3）借口额度一般员工借款金额在10002000元之间部门主管以上人员借款金额在20003000元这间 （4）差旅费用标准出差地点区分为一类区、二类区、三类区三种 一类城市如：北京、上海、广州、深圳、珠海、厦门等每人每天出差补助230元（包括：食宿市内交通费） 二类城市：除A类城市以外的各省市及自治区省会以及天津、重庆等其他直辖市等每人每天出差补助180元（包括：食宿,市内交通等） 三类城市：A、B类地区以外的其他城市每人每天出差补助130元（包括：食宿市内交通费） 因参加会议出差者按通知书上规定包括食宿的公司不再报销出差补助只负担交通费实报实销业务人员出差的交际应酬费用由业务员自己解决公司不再负担出差费用超出标准的需向部门经理说明原因并征得同意否则超标部分（以总额计）不予报销由报销人自理 出差归来报销时应提供费用清单否则不予报销 （5）出差住宿由对方安排解决的公司不予再报销及补贴 （6）统计补助日期出发时间在0:0012:00的当日以一天计；出 发时间在12:0024:00的当日以半天计；返回到达时间在0:0012:00的当日以半天计；返回到达时间在12:0024:00的当日以一天计 （7）出差人员在到达出差地后应及时向部门经理报告并同时告知住宿宾馆电话和房间号；出差期间应每日向部门经理电话汇报一次 出差期间不得另外报加班费下属与上级领导一起出差的下属要扣除出差补助 （8）出差归来后5个工作日内应向部门经理提交出差相应的任务工作报告和文件填写差旅费报销单将出差期间发生的相关费用仔细填列清楚由财务审核、总经理审批后再到财务部报销冲减以前借款多退少补 一、目的： 此规定旨在对公司员工出差时的各种手续及有关出差费用给以明确使其更加规范化 二、适用范围： 此规定适用于公司员工的国内与国外出差 三、出差分类： （一）国内出差 规定中所指的国内出差是指按照公司指示外出到国内指定地点进行相关工作、培训、会议、讲座、学习等 1.国内出差的申请 员工出差前应及时填写出差申请单（附件1）经相关领导审批后交行政人事部员工出差三天以内（含）由部门经理审批三天以上由行政人事分管副总审批经理级员工出差由行政人事分管副总审批副总经理出差须向总经理进行汇报员工出差完毕后应及时到行政人事部确认考勤 2.交通标准 根据职级不同员工出差时选择不同的交通工具 3.住宿标准 住宿费用的支付标准原则上应按员工国内出差费用标准明细（附件2）报销住宿费但以下情况可以例外：与客户或较高级别标准的人员同行或特殊情况下超出规定住宿标准时写明理由并经分管领导签批后可以报销 具体标准如下： （1）副总经理及以上职级人员住宿标准：实报实销 （2）总经理助理及以下职级人员住宿标准：四星宾馆双人标准间 4.餐费标准 员工出差期间用餐自理出差完毕后行政人事部按照标准计发出差餐费 具体标准如下： （1）副总经理助理及以上职级人员餐费标准：实报实销 （2）总经理助理及以下职级人员餐费标准：100元/天 注：总经理助理以下职级员工的餐费补贴由行政人事部根据出差申请单在工资中直接进行计发 5.特别说明：不同职级人员一同出差时以职级较高人员标准为准 （二）国外出差：国外出差标准另行规定 四、附则： 此规定自发文之日起执行此前相关规定相应废止 1.0目的 因公司对外往来及业务发展需要为进一步完善公司财务管理规范出差人员出差申请、借款与费用报销的流程及要求遵从、节约的原则根据公司的实际情况特制本管理制度 2.0适应范围 适用于公司人员国内外因公出差、业务办理、参展、参加外训、会议、公司组织旅游等所有外勤活动的申请以及公差借款与费用报销等手续办理 3.0职责 3.1出差人员负责出差申请单的填写、借款与费用报销单据粘贴； 3.2直接上级与部门经理负责出差申请与费用报销的审核； 3.3经部门经理审核的出差申请与费用报销单据由部门文员递交总经办核准； 3.4总经理负责特殊或重大事项的费用报销单据的最终批准； 3.5财务部复核后控制度对出差借款进行预支及出差费用进行报销 4.0程序 4.1出差申请与借款： 4.1.1员工因公出差（经常性外出的采购与送货人员除外）应至少提前一天填写出差申请单注明相关项目如：出差事由、目的地、期限、交通方式、路线、预支款额、职务合理人等交由直接上级和部门经理审核后由部门文员递交总经办核准 4.1.2员工出差期限由派遣部门经理视实际情况核定因公务需要、意外灾害或患病滞阻需延后回厂时以电话告诉部门或从事行政部经理待回来后补办出差或请假手续 4.1.3业务人员出差时将出差申请单（一式两联）的第一联交部门主管作为出考勤依据第二联由出差人员自己保留待出差回厂时作为注销凭证交给财务部 4.1.4出差人员必须提前准备好出差所需用品并根据出差用品检查清单对出差用品进行清点、检查、确认以确保出差工作便利不误事务 4.1.5出差人员必须对出差费用进行合理预算填写借支单按程序经部门经理、（副）总经理审批后方可到财务部借款 4.1.6财务部有义务在预算内合理安排出差人员的外出经费保证出差工作的正常进行特别是借支大额现金时有必要采取安全措施 4.2出差借款流程： 出差人员填写借支单部门经理确认总经办审批财务部借款 4.3费用报销流程： 出差工作汇报填写支出证明单或费用报销单粘贴票据部门经理核实财务部核对总经办核准财务部报销 4.4出差报销标准： 4.4.1国内出差旅费分交通费、住宿费、膳食费、话费及杂费等 4.4.2国外出差： 4.4.2.1员工因公务或培训需到国外出差者应签呈到总经理批准 4.4.2.2公司派遣出国受训的员工除工作原因的交通费用实报实销外其他交通费用自理交通、食宿由对方提供的其费用不得再行报销 4.4.2.3公务指派之国外出差膳食、住宿以当地一般标准报销工作交通费实报实销（具体情况另行公布） 4.5报销标准说明： 4.5.1公司总经理、副总、总监级以下的员工在特别情况下须乘飞机或高铁时必要时提前申请或用电话提前请示必须经总经理特别批准 4.5.2因公乘车的火车票、长途汽车票、市内乘车实报实销报销出租车费若多人同时公差或可顺道时应共同乘坐而由一人代表报销其他作为证明人签字 4.5.3部门经理级以下人员搭乘出租车须视以下情况:返回途中公共汽车已下班；紧急文件；携带重要文件、现金；有贵宾陪同；其他类似情况 4.5.4与公司总经理、副总、总监级别人员同时出差因工作需要同住包房的可实报实销 4.5.5当同一天去两个不同的城市时按照住宿所在城市为报销费用的城市 4.5.6除公司电话卡外出差人员出差电话费补助为：部门经理15元/天业务员8/天执照（包括发传真的费用和其他费用） 4.5.7省内周边地区当天去当天回来的业务除车票实报实销外超过用餐时间1小时以上的补助误餐费用10元/餐；部门经理级以上人员补助误餐费用15元/餐 4.5.8以上标准作为出差待遇与报销参考一般本着经济、实惠、节约的原则选择合适的交通工具、住宿及用餐环境 4.6出差报销要求： 4.6.1业务人员出差报销时必须提供能有效证明其在出差时限内的乘车、用餐、住宿、电话及其他必要的开支的合法的全国统一或地方税务票据无法取得者由出差人员出具凭单为凭 4.6.1.1乘坐火车、长途汽车及公交车原则上应出具铁路局、公路局或汽车公司的车票 4.6.1.2乘坐轮船应取具轮船公司或旅行社的购票证明单或船票存根 4.6.1.3因急要公务必须搭乘飞机者应事先报准并凭飞机票据报支旅费 4.6.1.4乘坐计程车原则上应取得汽车公司开具的统一发票 4.6.1.5因公携带的行李运费应取具正式的运费收据为凭 4.6.1.6搭乘公司的交通工具者不得再报支交通费 4.6.1.7电报应取具电信局的收据为凭 4.6.1.8邮费应取具邮局的证明为凭 4.6.1.9因公宴客的费用应取具统一发票或盖有单位全称的公章的正式收据为凭 4.6.2员工若使用私家车出差的以每公里1元为计算单位路桥收费依票据实报实销 4.6.3礼品费、招待费等须单独粘贴并填写礼品费、招待费申请报告单（一式两联）列明事由、时间、地点、对象一联交总经理处一联经部门经理签字、（副）总经理审核后交财务部 4.6.4在出差期间发生的礼品费、招待费必须先请求后开支不得先斩后奏否则公司有权不予报销在外招待贵宾依实际报销不得再加报膳食费 4.6.5业务人员因业务外出期间不得开支与业务无关的费用不得借出差之际游出玩水不得绕道坐车特殊情况必须经部门经理或（副）总经理同意 4.6.6公司员工参加特定会议或外培凭会议或外培通知报经（副）总经理报销：如会议或外培统一安排食宿则不分级别一律凭大会或外培开具的发票实报实销不再享受补助如大会或外培期间不统一安排食宿则执行公司级别标准 4.6.7住宿费发票必