（档案学专业论文）档案信息资源整合对策探寻.pdf

中文摘要 中文摘要 随着社会信息化的发展，档案信息记录与管理方式也在发生着改变，这种变 化深刻的影响档案信息管理方式。档案信息资源整合建设将是有效积累和挖掘潜 在信息价值的必然选择，也是适应社会信息化进程的需要，更是档案事业发展的 必然趋势。 本文试图对档案信息资源整合的方法进行探寻，认真分析了档案信息整合背 景、前提条件以及存在的主要问题，从实践角度提出了档案信息资源整合的实现 形式与实施策略，提供一个可行的实践思路和发展取向，也为有关部门的决策与 管理提供了有益的参考，这将有助于解决信息化时代社会对档案信息的需求变化。 关键词：档案；信息资源；整合；对策 黑龙江大学硕士学位论文 a bs t r a c t t h ec h a i l g e so ft h er e c o r do fa r c h i v e si n f o 唧a t i o n 甜l dt h em o d eo fa r c h i v e s m a l l a g e m e n ta r ed e 印l ya 脆c t i n gt h ec o n s t r u c t i o no fa r c h i v e si n f o m a t i o nr e s o u r c e s w i t ht h ed e v e l o p m e n to fs o c i e t yi n f o r n l a t i o n t h ec o n s t m c t i o no fa c h i e v e si n f i o m a t i o n i n t e 黟a t i o nc o m e si n t ob e i n gt oa d 印tt o t h en e e d so ft h ed e v e l o p m e n to fs o c i e t y i n f o n n a t i o n a r c h i v e si n f o m a t i o ni n t e 伊纰i o ni sn e c e s s a r yt r e n do fa r c h i v e sc a u s e d e v e l o p m e n t t h i sm e s i ss t u d vt h em e a n so fa r c h i v e si n f o m a t i o ni n t e 纩a t i o n ，r e g a r d s f i l e i n f o m a t i o nr e s o u r c e sa so n es y s t e m ，r e c o 髓i z e sc o 玎e c t l yt h ep o s i t i o na n de 虢c to f a r c l l i v e si n f o m a t i o ni n t e 蓼a t i o ni nt h ew h o l ea r c h i v e sw o r k p r a c t i c a l l yp u t sf o r w a r d s r e a h z a t i o nf o ma n dt a c t i c s ，o 丘b r saf e a s i b l ek i n do fp r a c t i c em o u g h ta n dd e v e l o p m e n t d i r e c t i o n t m sw i l lb eag o o dr e f i e r e n c ef o rm ed e c i s i o na n dm a n a g e m e n to fr e l a t e d d 印獭e m t m s m e s i si sh e l p m lf o rs 0 1 v i n gt h ec h a n g e dn e e d so fi n f o 肌a t i o nt i m e st o a t b i v e sw o r k k e y w o r d s ：a r c h i v e s ；i n f o m a t i o nr e s o u r c e ；i m e 铲砒i o n ；t a c t i c s i i 独创性声明 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的研 究成果。据我所知，除了文中特别加以标注和致谢的地方外，论文中不包含其他 人已经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得墨蕉、江太堂或其他教育机构的 学位或证书而使用过的材料。 学位论文作者签名：朦佞 签字日期口缪年j 月2 乡日 学位论文版权使用授权书 本人完全了解墨蕉江太堂有关保留、使用学位论文的规定，同意学校保留并 向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允许论文被查阅和借阅。本 人授权墨蕉堑太堂可以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索， 可以采用影印、缩印或其他复制手段保存、汇编本学位论文。 学位论文作者签名： 撩寝 i 导师签名： f 讥 、， 签字日期：知0 3 年丁月23 日签字日期：年厂月砭泊 学位论文作者毕业后去向： 工作单位： 通讯地址： 电话： 邮编： 绪论 绪论 一、研究背景及意义 2 1 世纪是知识经济的时代，也是社会信息化程度不断提升的时代。信息化时 代的到来带动了社会档案信息资源的急速增长的同时，也使档案学理论中关于档 案信息资源的理论研究进入了一个空前繁荣的时期，这对档案理论界既是一种挑 战，也是一个机遇。之所以说是挑战，是因为一切传统的习惯、思维和做法将无 法适应飞速发展的现实信息社会，尤其是档案信息资源分散的现状已不能适应社 会需求，如何深入的发掘档案信息资源的潜在价值，完善档案信息资源的管理程 式，是对现实档案理论体系构建的一个挑战；之所以说是机遇，是因为信息化趋 势将带动我国档案事业发展，尤其是以档案室、档案馆为主体的档案信息部门改 善其现有的管理环境，变革其现有的管理手段，这对我国档案事业的发展和繁荣 是一个机遇。 “数字档案馆 是我国提出信息化建设后，档案实践领域提出的旨在实现档 案信息资源整合和利用的一项对策。从近年来各个省部级档案部门的发展规划来 看，大部分档案部门纷纷启动“数字档案馆 工程，但从其所谓的“数字档案馆 的立意与规划上来讲，都是囿于馆藏档案数字化技术层面，就档案技术论档案信 息资源管理，这是比较典型技术决定论观点，它极易导致数字档案馆建设在政府 信息资源管理中边缘化与孤岛化，不利于数字档案馆的有效运转和战略发展。与 此同时，由于公众缺乏对档案信息化成果的了解，在利用与需求档案的时候反而 越来越感到了由于受时间与地域的限制所带来的共享之限，并认为传统档案馆中 现有的信息资源远远不能满足现代社会利用需求，这种对档案信息化建设的闭塞 认识将直接导致大量的档案信息资源得不到有效的开发与利用。因此，作为档案 管理者有责任对社会公众普及档案信息化建设现有成果，并以此为基础进一步提 升档案信息资源在整个社会中的优势，同时转变档案信息化建设的思路，将整个 。吴光伟新公共管理视野下数字档案馆建构 d 浙江大学，2 0 0 4 ：0 3 1 7 1 - 黑龙江大学硕士学位论文 信息化建设的方向引入到社会公众利用取向上，只有这样才能符合档案信息资源 开发的根部宗旨。因此，笔者提出将档案信息资源的整合作为档案信息化建设的 下一步发展方向，因为档案信息资源整合不仅可以解决现在档案利用受限，实现 档案信息资源面向公众的“整管整取 ，同时对将来档案信息资源深度开发与广域 共享都具有重要的意义。 本文将对处于信息化社会背景下的档案信息资源整合问题对策作为研究重点， 主要以两种整合方式并存的管理程式对档案信息资源的整合问题进行定位。通过 档案信息化对整合诉求和社会公众的对档案相对完整性、集中性需求背景条件下， 对各级各类档案馆( 室) 应当在现代信息社会中发挥信息资源优势作用的审视， 充分掌握我国现有档案管理体制、馆藏历史、信息资源建设与发展现状等现实情 况的基础上，对档案信息资源的整合，特别是区域性档案信息资源整合建设的问 题进行全面的阐释与剖析，其中主要包括现有纸质档案的整合和数字化档案的整 合两大方面。目的是使综合性档案馆乃至整个档案信息资源得到有效的开发利用， 激发档案工作者时代紧迫感，更好地承担起相应社会责任，以实际贡献获得社会 认同，在现代社会中发挥更大的作用。 二、研究现状综述 近年来，我国档案界部分专家与学者围绕档案信息资源整合问题作了较多相 关的前期研究。根据笔者所掌握的文献资料分析，目前国内文献中相关档案信息资 源整合方面的论文约有数十篇，但各位学者的出发点和论述角度有很大的不同， 进而导致其所形成的观点也不同。如杨公之主编的档案信息化建设导论，张照 余的博士论文档案信息网络化建设研究，蒋冠的硕士论文网络环境下档案信 息资源整合研究，吴光伟的硕士论文新公共管理视野下数字档案馆建构，北 京图书出版社的网络环境下图书馆信息资源的整合开发等都或多或少论述了 档案信息资源整合相关问题。 国内学者研究主要涉及到档案数字化建设和档案网络化整合两个问题，他们 提出的各种观点，对于国家档案资源整合的基本目标、途径以及运行机制都有合 绪论 理化的建议，同时也提出要加快档案信息化建设，实现档案信息资源的最大化共 享，进一步说明整合档案信息资源的紧迫性。但是国内关于档案信息资源整合的 研究也存在两个不足之处：其一，研究成果多偏重于技术领域，很多成果立足于 信息技术和网络技术，从技术的角度诠释档案信息资源整合的发展策略，因此导 致研究成果应用性很强，但理论性较差。其二，研究成果没有形成广泛的认同， 多数学者的研究都是各说各话，没有形成对档案信息资源整合理论的统一体系， 这就导致在档案信息资源建设过程中缺少理论的指导。 国外从2 0 世纪5 0 年代开始，一些学者已敏锐的洞察到，随着信息科学技术 的发展和应用，以开发和利用信息资源为根本目的的信息活动将会逐渐成为人类 的一项主要社会活动。西方的许多学者从“信息化革命”入手研究整合问题，对 档案信息资源整合的理论基础、档案信息资源整合方法和技术进行了相应进行了 探索研究，范围主要包括：相关资源整合工具、产品、系统的介绍及比较，数字 资源整合理论研究，数字资源整合技术研究。 综上所述，对于该课题的研究，国内外学者研究的重点和内容都有所差别。 从二者的研究整体状况共同点来看，研究整合档案信息资源是为实现国家档案信 息资源的共享打下基础，提高了档案界在社会的整体地位和作用。相比之下，从 目前我国的研究现状来看，对信息资源整合模式的比较分析尚未有深入的研究， 实践进展缓慢。 三、研究框架与研究方法 ( 一) 研究框架 本文将分为三部分展开论述： 第一部分对档案信息资源含义、种类和档案信息资源整合涵义、特征论述， 以及对整合的档案信息资源功能的分析。 第二部分主要是阐述了档案信息资源整合的背景与前提条件，以及档案信息 资源整合中存在的主要问题。 黑龙江大学硕士学位论文 第三部分是探寻档案信息资源整合对策思考，主要从档案实体整合、数字档 案资源整合方式，区域综合档案馆为构成管理核心模式，并用制度保障明确整合 的实体，进而细化规范档案信息资源整合实践活动，最后论述档案信息资源整合 的渐进性。 ( 二) 研究方法 在本课题的研究过程中，以马克思辩证唯物主义的指导下，主要采用了文献 研究与调查研究相结合的方法。笔者通过图书馆、网络、实地调研等多种途径， 收集了大量的文献资料，了解到了其他学者在这些相关领域已经取得的研究成果， 并系统地掌握了国内外的研究现状；同时，运用辩证与逻辑的方法，提出档案信 息整合的途径与措施，使之更具有可实施性，同时参考借鉴除档案学之外其他学 科，如：计算机科学、信息技术、管理学、经济学、组织行为学、系统科学等相 关的知识及研究手段。 四、研究创新点 本文的创新之处主要有三点： 一是选题角度新颖。当前信息化背景下以档案信息资源整合探寻研究为题，对 综合档案馆的区域性整合定位是档案界较新的研究领域。从目前所掌握的资料看， 对这一问题的研究论文数量较少，对问题进行全面深入探讨的成果不多见，鉴于 发展趋势，该课题的研究将更具前瞻性。 二是立意取向符合未来公众对档案利用的需求，符合档案信息整合的时代诉 求，并能够使综合档案馆的管理模式逐步向信息化发展潮流靠拢的趋势。 三是提出两种整合模式，即档案实体整合与数字档案信息资源整合，对整合实 践的开展有一定的指导意义。 第一章档案信息资源整合的含义及功能 第一章档案信息资源整合的含义及功能 第一节档案信息资源 一、档案信息资源含义 “档案信息资源 一词是由英文a r c h i v a li n f o r m a t i o nr e s o u r c e s 翻译而 来。“信息”一词已被社会所熟知，“信息资源”已经成为信息社会的常用词汇。 档案信息资源是自然界和人类社会中能创造物质和精神财富的各种客观存在形态 或存在物。在日常生活中，档案信息资源的使用可能没有达到期望值，被人所忽 视。但是，当以档案信息资源作为一个科学领域的研究对象时，就必须深入研究 档案信息资源的概念。例如，档案信息管理研究的是作为一种资源整合，它是从 经济学、管理学等多学科的角度来考察信息发挥潜能的。档案信息资源积累到一 定程度，蕴藏着极大可开发价值的档案资源，即在一定时间和空间范围内能够创 造物质财富和精神财富，有用的、达到一定规模并经过系统化的档案信息才构成 档案信息资源。 对“档案信息资源”概念有两种理解，一种是狭义的理解，认为信息资源是 指人类社会经济活动中经过加工处理后形成的有序化的、并大量积累起来的有用 信息的集合，如科学技术信息、社会发展信息、市场信息等信息集合。一种是广 义的理解，认为档案信息资源是人类社会经济活动中积累起来的所有信息以及信 息的生产者、信息技术等活动要素的集合。 由于各种原因，现实中存在着大量不 值得保存的档案，主要包括：无价值的档案信息是无法形成资源的；单份或若干 份档案所含的信息以及一个或若干个档案馆的馆藏信息也不能称为档案信息资 源；处于无组织、无序化的档案等几种情况不能成为档案信息资源的一部分。 档案信息资源的概念包含在信息资源概念中，是信息资源的一个组成部分， 蒋冠网络环境下档案信息资源整合研究 d 湘潭大学，2 0 0 5 ：2 8 4 0 。周毅论信息资源配置的理想状态及其控制 j 图书情报工作2 0 0 3 ，1 1 ：3 6 4 l 黑龙江大学硕士学位论文 它包括档案原件内容信息和各种开发的档案信息成果。关于档案信息资源的内涵 应当可以这样理解，人们在社会实践中产生的各种最原始的历史记录经过加工处 理后形成有序化的、并大量积累起来的有用信息的集合，并为人们所利用。据此， 将档案信息资源定义为：档案信息资源是适应生产力的发展水平，通过人类参与 而获取的可利用的档案内容及表达档案内容的文字、图形等信息的有机体。 二、档案信息资源种类 如果我们要对档案信息资源整合进行研究，就要对其种类做分析，这将影响 档案信息资源整合的合理性。社会资源里无处不涉及档案资源，大多都是以档案 的形式保存下来的，档案信息资源极其丰富、形式多样。档案信息资源整合中我 们把其种类认真分析，对于档案信息资源整合工作是十分必要的。 档案工作者要对档案资源全面的测度有一定的难度，在整合工作中可以采用 不完全中求完全的思维方法测度。档案信息资源种类的划分与档案实体的分类在 层次不同，档案信息资源种类是以档案实体种类为基础，从抽象理论上对种类进 行划分、归纳，形成各种不同特征标准并存储于信息资源库中的信息群，信息利 用者可以从不同角度、不同专题对其进行查找。因此，档案信息资源是一个总和 性的概念，是对档案信息资源范畴分类。在整合研究中，根据实际现有国家分类 标准( 中国档案分类法) 为基础，对其种类的划分归纳起来有以下几种： 1 、以历史进程时间次序为划分标准，可以将档案信息资源划分为古代档案信 息资源、近代档案信息资源和现代档案信息资源。( 如图1 ) ： 国 家 全 部 档 案 资 滔 占代档案信息资源l j 一1 8 4 0 年以i j 历代形成的档案 近代档案信息资源 h 民主主义革命时期( 1 8 4 0 1 9 1 9 年) 新民主义革命时期( 1 9 1 9 1 9 4 9 ) 现代档案信息资源党政机关、人民团体、民主党派、企 业事业单位所形成的一切档案 图1 ：时间标准划分档案信息资源示意图 第一章档案信息资源整合的含义及功能 2 、按照来源原则划分，将全部档案信息资源分为社会管理档案信息资源和科 学研究与生产技术档案信息资源两大类。( 图2 所示) ： 图2 ：来源标准划分档案信息资源示意图 3 、按照档案内容划分，将国家全部档案信息资源划分为文书档案、科技档案 和专门档案三大类别。( 图3 所示) ： 图3 ：内容划分档案信息资源示意图 黑龙江大学硕士学位论文 4 、按照档案专业门类划分，可将国家全部档案信息资源分为普通档案信息资 源和专门档案信息资源两大类。( 图4 所示) ： i 公安档案信息源 i 诉讼档案信息源 图4 ：专业门类划分档案信息资源示意图 此外，目前还有其他学者把信息资源分为自然物质信息资源和社会信息资源， 社会信息资源主要包括：纪录型信息资源、实物型信息资源、智力型信息资源、 交往信息资源、电子信息资源。我们要根据各种专业数据、知识、信息的需要， 要做好专门档案及其他门类档案的资源构建和整合工作。 第二节档案信息资源整合 一、档案信息资源整合含义 所谓档案信息资源整合，就是在我国档案工作“统一领导，分级管理 体制 下，对分散形成的档案进行分散保管，用网络技术连接区域性综合档案馆保管基 地，通过以区域内档案实体整合与数字档案信息整合两种方式来进行管理的模式。 这种以促使多渠道、多载体、区域性信息的有机结合，形成具有针对性、适用性、 功能性更强的再生信息，最终达到档案资源结构合理、配置优化，可以有效地实 第一章档案信息资源整合的含义及功能 现信息资源的增值效益工作，能够适应信息全球化，增强区域信息综合竞争力的 社会系统工程。 档案信息资源的整合建设，既是当前档案信息化建设的重要内容，也是电子 政务建设的一项重要配套性工程。同时新信息社会环境的形成，赋予了档案信息 资源整合新的内涵与形式，使之跃升到了一个前所未有的发展高度，也为档案信 息资源创设了一个释放潜能的良好平台。其内涵主要表现在：其一，从档案信息 资源整合的逻辑思维来看，它是利用计算机网络技术对分布在各地区的数字化档 案信息资源重新进行整理和集中，形成数字资源整合模式，改变档案信息资源分 散性布局，进一步提高档案服务质量和方式。档案信息整合不仅是档案实体数字 化，更是技术模式的改变，全方位各个角度的突破，改变局限性，创新开放性， 依托技术实现社会性。 其二，网络为用户提供高效跨库、无缝联接的服务，同时 采用相关技术，将已有各类高质量的数据库和数字档案馆资源实现互联，提高档 案资源的利用率。其三，电子政务环境中档案整合主要是在现有配置与管理状况 的条件下，通过网络建立统一的信息交换与共享平台，对分散异构的档案资源系 统进行优化组合，在此基础上对将来档案资源的动态性、可控性、可获知性和可 获取性以及融合集成性打下基础，从而实现档案信息资源的合理组织、优化配置。 现代信息技术在管理工作中的广泛运用是档案信息资源整合建设的基本推动 力，以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为 阶段性目标，最终目标是实现档案信息的社会化服务。可见，档案信息资源整合 既是一个技术构建的过程，又是一个程序机构更新的管理过程。随着信息技术水 平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息整合的阶段性目标也 要及时做出相应的调整。 二、档案信息资源整合特征 1 、本源积累性 。蒋冠，何振网络环境下档案信息资源整合研究 d 湘潭大学，2 0 0 5 ，1 2 ：2 5 。裴友泉，马仁杰，程潜龙论档案信息资源整合的法律诉求 j 中国档案，2 0 0 7 ，1 1 ：3 1 。仇壮丽，唐思慧论电子政务环境下档案资源的整合 j 兰台世界，2 0 0 5 ，l l ：2 7 黑龙江大学硕士学位论文 档案是国家机构、社会组织以及个人在社会活动中直接形成的有价值的各种 形式的历史记录，是人们从事各种社会实践活动的真实与客观记载，是各种社会 实践活动中原生性信息的直接积累与物化形态。悠久历史的积淀，社会实践活动 的日益复杂，使得我国现存的档案文献不仅在数量上极其庞大，而且广泛涉及政 治、军事、经济、文教、交通运输、天文气象、地质水文、物产资源、自然灾害、 地方文化等各个方面的内容，成为整个社会信息资源中的一个重要组成部分。 为了完整地、系统地保存档案这一历史记录，人们需要尽可能拓展档案所涉 及领域的广度和深度，使其能完整地记录和反映历史。档案信息资源是经过长期 的积累而成的，而整合工作更是信息资源系统构建与积累的过程，不仅是对过去 的、现在的信息进行整合，而且还应包括对将来档案信息资源的预测与分析。当 档案信息资源整合达到一定的规模程度，形成档案信息资源体系后，它才能具备 满足档案信息用户需求的能力。这种积累性使散在社会上档案信息能够汇集在各 级各类档案部门机构中，通过档案信息资源整合后发挥更大的利用价值。在各级 各类的档案信息机构中，档案馆是最集中、最持久的保存人类的文化遗产的基地， 整合各种有内容价值和有效使用的档案信息，这种方式的保存性就使得人类的记 忆遗产代代相传，促使社会不断向前发展。 2 、综合均衡性 档案信息资源是对一个国家、一个地区或一个组织的政治、经济、文化、技 术等各方面发展历程的全面反映，因此形成的档案信息的种类是多种多样的。针 对这种复杂多样的特点，档案部门必须多角度、多层次、多类型地进行整合工作， 以发挥档案信息的最大价值。以往，传统的档案信息在面向社会服务时，由于受 到技术手段的限制，其服务于社会的时空界限是十分有限的，人们为了获取关于 某一领域、某一主题的档案不得不花上大量的时间在馆内查阅，若主题不明确就 会更增加查找的难度，甚至还要在馆际之间穿梭查找花费大量精力。随着通信技 术的发展，尤其是通讯网络的出现和电子信息产品的产生，人们更希望能以一种 简单和便捷的利用方式随时随地查询到他们所需求的档案信息。因此，只有更方 便、更快捷为社会提供档案信息服务，才能适应现代社会对信息发展方向的需求。 1 0 第一章档案信息资源整合的含义及功能 当档案信息成为有用资源时，它就具有稀缺性。一方面是因为某区域档案信息 资源的拥有量总是有限的，档案在形成之初就具有孤本性，导致档案信息资源也 多寡不均。另一方面，社会发展程度不同，不同地区档案信息资源的分布也不均 衡。档案信息资源整合的综合均衡性特点需要档案部门因地制宜地开发和提供利 用档案信息，即综合本地的实际情况采用适当的手段，整合区域可开发利用档案 信息资源，使档案的社会效益得到尽快提高。 3 、传播共享性 我们进行档案整合的出发点是使人类社会共同的精神财富成为社会享用财富。 随着社会发展，计算机、网络等现代技术应用到档案管理中，使档案信息资源拥 有了真正实现资源共享的时机，并为档案信息整合带来了新的契机，同时也提出 了新的挑战，即要求信息开发打破馆际、地域、行业的限制。 档案信息资源整合传播共享性是明显特点之一。首先，档案信息资源整合是 建立在不断继承和借鉴前人认识的成果上，把对人类有用的和潜在可用的档案信 息通过媒介方式为人类社会提供享用。其次，档案信息资源只有在定的条件下 通过某种方式进行交流传播，才能成为人类社会共同的享用财富。档案信息资源 的本质要素是形式固化的保存，但当档案信息传播时则可以不断反复利用、复制、 传递和再生，这种需求就达到档案信息的内容升华，也是档案信息资源整合的一 种天然特性。如今，档案界已经出现了一系列推进档案信息资源共享有关的活动， 各国档案信息资源的逐步开放，档案信息交换等都是档案信息资源可共享的重要 体现。档案信息只是作为信息海洋中的一部分，相对于社会的需求来说，档案信 息资源是有限性与分布不均衡矛盾，要使这种有限性和不均衡性有效的解决就要 实现档案信息的整合。 4 、社会知识性 随着科学技术的发展，档案信息资源的数量巨大与种类多样化的特点日益明 显。档案信息资源的整合是包罗万象的，尤其是网络信息，它不仅内容丰富、种 类繁多，而且有不同学科、领域、语言等。比如电子政务档案、城建档案、指纹 档案，民生档案等建立特色数据库。 1 1 黑龙江大学硕士学位论文 我国档案信息资源总量非常巨大，特别是网络信息的剧增性引起人们的重视， 在人类赖以生存与发展的战略资源中，档案信息资源是社会宝贵资源是不容质疑 的。整合的档案信息资源具有很好的社会知识性，现代社会的可持续发展不仅取 决于自然资源，也依赖于科技资源、信息资源等以智力、知识为基础的“软 资 源的合理利用，整合后的档案信息资源并不会因为物质的自然消失而没有的。从 发展的长远战略来看，整合高速增长会随着人类社会的不断发展仍将持续下去的。 档案信息资源正是一种“软 资源，它包含着真实性和权威性的知识信息，是人 类在长期的社会实践活动中积累的知识宝库，对于提高经济效益和社会效益发挥 着其它资源不可替代的作用。 5 、跨越时空性 现代的信息资源数量巨大、内容广泛，很多档案信息相互交叉存在，甚至很 多是重复出现的，而且分散在不同部门中使得各种档案信息资源的开发一直受其 地域与时间的限制。档案信息作为一种富有现实价值和历史价值的原生信息，正 在成为推进国民经济与社会发展的一种基础性资源和战略性生产要素。 通过网络连接整合的档案信息资源有很大的自由度和随意性，集成各个档案 资源点，可以跨越时间与空间阻碍，并消除价值的差异性，突出档案管理主体的 立足点。档案信息获取渠道的顺畅同样体现了跨越时空性，某些档案信息可能价 值很高，但是如果这个信息被埋没，或超过了需求时限便不会有意义了。在现代 意义的档案利用中，公众比较重视利用的效率和效果，如果档案信息存在，却因 为时间、地域或管理的问题而无法提供给公众，档案管理的效果与效用是非常低 的。档案信息整合将把分布于不同地域的档案信息连接起来，跨越时空限制提供 一个更通畅检索利用平台。 第三节档案信息资源整合的功能 对于档案管理及事业主体来说，档案信息资源整合的价值观念是要使“有价 值的信息资源得到认同、肯定、满足社会公众的需要，这不仅是档案事业的发 展的理念，还是档案事业也是为之奋斗的目标。这种档案信息资源整合观念同实 1 2 第一章档案信息资源整合的含义及功能 践发展相顺应，同时它不是孤立的，是由档案工作者到公众的价值观的转变而不 断发展的。因此，档案信息资源需要整合，是今后档案事业发展的重点工作，更 是档案部门所面临的重要任务和重大使命，这种整合能够更好地发挥档案信息的 功能，并将促进档案信息资源转化为社会生产力。 一、档案信息资源整合是实现档案社会功能的基础平台 首先，档案信息资源整合是社会信息综合管理的前提。整合档案信息资源在 城市建设中有很重要的作用，为社会建设提供必然需要，是缔造法治政府、服务 政府、责任政府、透明政府的基础建设。比如，整合城市管理综合信息，是规范 化、科学化、现代化管理城市的需要；建设整合综合性档案馆，为党和国家的中 心工作提供资治襄政的服务，为市民提供档案信息利用服务；档案综合信息是建 立重( 特) 大事故应急机制，应对突发事件、自然灾害、处置恶性事故的要求。档 案信息资源优化整合与开发利用建设是档案信息化建设的重要组成部分，档案信 息资源优化整合直接关系到开发利用，开展优化整合使档案信息资源整体开发利 用功效更显著。 其次，档案信息资源整合是档案实体整合的契机。档案信息是无序的、分散 的、浩瀚的，同类信息散存在各个不同的年代、不同的全宗乃至不同的地区档案 中，而利用者所需求的信息是集中的、准确的，因此，需要档案部门和档案工作 者对档案信息进行整合，才能使其成为可供利用的信息。当前由于现行档案管理 体制与运行机制的制约，使涉及综合管理的信息被人为地分割、隔离，难以整合 与共享。因此，加速档案管理体制的改革，加快档案资源的整合，加速档案信息 的综合，是当前各级政府与地方各级国家综合档案馆必须重视的工作。 再次，档案信息整合搭建公众信息共享平台。档案信息资源的整合是搭建信 息共享的平台，更好开发利用档案信息资源，便于档案信息转化为社会财富。随 着我国现代化建设事业的发展，档案信息的利用越来越频繁，尤其在经济建设、 。郑鸥加强档案信息资源整合势在必行 j 探索与争鸣，2 0 0 6 0 5 ：1 4 。郑鸥加强档案信息资源整合势在必行 j 探索与争鸣，2 0 0 6 0 5 ：1 6 。朱昱浅谈数字化条件下的档案信息整合 j 浙江档案，2 0 0 4 0 3 ：3 l - 黑龙江大学硕士学位论文 领导决策、历史研究和编史修志等方面发挥了积极作用。档案组织建立在社会分 工基础上的社会信息组织，包括在文化组织里，社会信息化推进档案信息资源的 整合，同时推动档案信息组织的发展。 近年来，人们开始加深对档案信息资源开发重视的程度，档案的信息工具价 值更向信息知识价值的转变着，档案信息资源整合后为档案价值的实现及开发的 提供了基础平台。档案信息价值体现在档案对国家、组织或个人的有用性，是主 体( 档案利用者及其利用需求) 与客体( 不同时代产生的各种类型的档案) 之间的关 系范畴，档案信息整合这一主体是主体需要和客体属性统一的体现。客体的属性 是构成价值的客观基础，而主体的需要则是构成档案价值的前提。档案的价值与 作用无论是潜在的还是求而不得的信息，只有在档案信息资源整合后，在开发实 践活动中才能显现出来。有关专家认为，通行于网络上的8 0 的有效信息掌握在政 府手中，而政府的信息绝大部分存在于档案馆中。若要满足社会和公众能够及时 获取所需要的各种与其利益有着密切关系的档案信息，首要是档案信息资源整合， 然后才有良好的开发。同时，为了实现档案的资政决策功能，特别是在各项重大 经济建设决策中的参考、借鉴作用，只有充分地占有信息，才能系统地对大量的 信息进行分析筛选，以避免认识上的局限性，进而制定正确的战略。如三峡大坝 的建设，就参考了大量的有关水文、水位、降雨量等方面的档案记录，为科学的 决策提供了坚实的理论支撑。 二、档案信息资源整合有助于完善馆藏结构 当今信息经济快速发展，在电子政务框架下社会机构与广大群众对档案信息 资源的需求也是与日俱增，但现存的档案信息资源状况根本无法满足社会的利用 需求。为了顺应时代的发展提供便利、有效信息，使档案信息资源的作用在社会 上得到充分的发挥，档案信息资源有效整合的工作已经是迫在眉睫，因此，档案 信息资源整合是对现有馆藏策略调整的新思考和飞跃。 理想的档案资源应该既能反映社会宏观的发展历史，又能反映社会微观生活 的点滴；既能反映社会集体的记忆，又能反映社会个体的发展状况。比如，档案 第一章档案信息资源整合的含义及功能 资源建设首先考虑整体优化问题，避免重复建设，浪费资源。综合档案馆和专业 性档案馆之间，必须在档案行政部门的统筹安排下，分工协作，共同确立档案资 源建设的整体方案，避免交叉。 所谓的结构合理，主要是指档案馆( 室) 等档案保管机构的收藏机构馆藏结 构合理。档案信息整合对馆藏具有调整结构合理化的作用，因为馆藏在整合中有 很重要的作用，档案信息的形成不尽相同，但都是以整体化的理念，树立信息资 源整合全局意识与合作精神，打破行业、地域和机构的界限，最终形成一个适应 不同档案产生主体，不同档案利用群体和不断变化的档案工作环境。关系到档案 事业各领域工作的社会性合作和相互服务的格局，避免浪费人力、物力、财力。 档案信息资源整合将积极探索以馆藏档案信息资源为依托，以社会档案信息资源 为半径，充分发挥“大档案观 的整体优势，整合档案信息资源为政治、经济、 文化和社会建设贡献力量迈出新步伐，为档案信息拓展更大的发展空间。 三、档案信息资源整合可以优化地区信息配置 档案信息整合管理、建设过程是解决“档案信息资源共享 之困的有效途径， 是对档案信息资源深层次开发和知识挖掘价值的有效策略，体现了我国档案信息 资源使用的现代化水平。实现从信息层次到知识层次的根本转变，都离不开对档 案信息资源的有效整合。 我国地区信息分布不均匀，档案部门整合信息可以调节地域差别造成的信息 差距。在社会发展中，偏远乡村地区、社会弱势群体在信息设备利用，信息的获 取方面处于不利地位，产生“双向差异 ( 档案部门信息建设问题、弱势群体信息 占有差距) 。整合区域内档案信息资源接收范围的统筹规划，使信息来源机构的档 案保质保量的向综合档案馆流向，使档案信息机构朝着自动化、集成化和智能化 的知识组织方向发展。同时协调解决档案信息机构检索系统和已开放档案全文数 。王英玮关于专门档案在综合档案馆档案资源建设中的地位与作用的思考 j 档案学通讯，2 0 0 7 ，0 2 ：2 5 。薛四新，彭荣，陈永生档案信息化应用系统建设 m 北京：机械工业出版社，2 0 0 6 ：2 5 3 黑龙江大学硕士学位论文 据库建设无序管理问题，在馆际互联和档案信息多元组合的基础上，逐步形成档 案信息资源管理系统，缩小了地区间的“数字鸿沟”。 档案部门应当充分发挥档案信息资源整合建设这一重要中介环节的优势，改 善条件协调信息贫富差距。档案信息资源的现状是不平衡的，各地区的水平情况 参差不齐，整合后档案信息资源不仅可以提供本地区利用，还可以提供给其他地 区的利用，各地区的档案信息资源优势互补，进而有利于多层次、多功能的档案 信息机构联合体系的建设。实现档案信息资源整合建设不仅可以减少重复建设， 减少地区信息贫富差距，还可以提高信息资源建设的经济效益，促进边远和落后 地区发展档案信息不均衡，具有现实与长远战略意义。 本章小结 本章从对档案信息资源含义、种类和档案信息资源整合含义、特征分析入手， 简要说明整合后档案信息资源可以发挥的功效，建立档案信息资源的社会功能基 础平台，调整现有馆藏结构的合理性、调整地区信息贫富差距等功能，进一步说 明档案信息资源整合的必要性。 第二章档案信息资源整合的背景及条件 第二章档案信息资源整合的背景及条件 第一节档案信息资源整合的背景 伴随着现代社会信息化管理和网络化建设水平日益提高，政府行政办公信息 传递的文件和档案管理工作正接受着前所未有的技术领域的更新与管理领域变 革，所以，档案信息资源整合正逢时。特别是2 0 世纪下半叶以来，现代社会信息 化发展推进档案信息资源的整合，同时它与档案的有用性与可开发性是档案成其 为档案资源整合的充分条件。 一、档案信息化对档案信息资源整合的诉求 随着我国社会信息化建设的推进，社会信息资源共享需求日益提高，进一步 提升档案资源管理和服务水平是实现档案事业跨越式发展的重要一环。由于历史 原因而造成的信息资源的分散性、封闭性与社会对信息资源需求的综合性、便捷 性之间的矛盾日益凸显。各地档案信息化后对于档案信息资源整合诉求逐渐增强， 尤其是档案信息的完整性、相对集中性的诉求。 近年来，许多社会信息服务部门纷纷将自身所拥有的文献数字化，并通过网 络加强彼此的合作与联系，在网络上形成虚拟的同盟，试图创建一个信息与知识 开放共享的自由空间。随着社会信息化建设的推进，档案信息资源整合意识逐渐 深入人心，社会各界对实现社会信息资源的集成与整合的呼声越来越高。完整的 档案信息对于档案利用者来说方便快捷就不用说了，这无形中提高了档案查全率， 相对集中的档案信息对整个管理层面来说更有利于宏观调控。 档案信息资源数字化、信息化后，体现的明显特征是相对完整性、集中性， 这就出现新的诉求档案信息资源整合。尤其是现代电子计算机普遍应用，所 生成的文件档案信息越来越具有电子特征，我们进行整合时不得不考虑到未来发 展趋势问题。例如，科技部、财政部、农业部等有关部委协调成立的国家科技文 献资源网络服务系统，教育部主持推进的全国高校信息保障系统( c a l i s ) ，文化部 黑龙江大学硕士学位论文 国家图书馆牵头的中国数字图书馆工程以及各地数字档案馆的建设等，这些工程 建设是对信息完整性、集中性需求的体现。 二、社会公众的档案需求对档案信息资源整合建设的推动 档案信息资源整合建设是在内外因素推动下进行的，除了面临政治、经济、 文化等外部环境因素的客观需求，还要在数字化的社会中生存。电子政务背景当 中为档案信息资源开发提供了良好的契机，同时也对整合提出了客观要求，即内 在因素是实现档案的社会文化传承、社会记忆、资治襄政的功能。尤其是现代政 府以公民需求为导向信息管理核心下，充分利用信息技术提供高效、高质档案信 息服务，这也是未来服务发展方向。在这种背景下，档案馆被推向了信息公开的 前台，意味着档案信息资源开发具有了政治合法性和迫切性。 社会信息资源整合程度的提高与公众信息意识的觉醒为档案信息资源的整合 创造了良好的社会环境与氛围，同时也使档案资源的整合成为了一种必然趋势。 整合档案信息资源为公众提供了一个双向主动式档案信息服务手段，整合服务的 双向性不仅逐渐扩大在档案利用者之间，还有档案室之间、档案馆与利用者之间。 档案馆从封闭到开放( 至今保存到期的3 0 年大量未开放档案) ，档案从为少数特权 阶级所控制到成为广大公民维护权利的有力武器，恰恰都反映了外部环境对档案 事业发展的巨大推动作用。当前，这种影响不仅没有减弱，相反却有增强的趋势。 一方面是档案信息资源提供服务的频次、速度、要求越来越高；另一方面是档案 信息资源服务的范围、空间、形式越来越广，社会的需求永远是激活档案信息资 源整合和开发力量源泉，推动档案信息资源整合的动力是适应时代发展和档案信 息资源服务对象多元化的需要，档案信息资源整合的建设就会使档案服务社会的 力度、方式、手段实现新跨越。 第二节我国档案信息资源整合的前提条件 档案信息整合理论思想很早就提出来了，但是理论和实践是有差距的。我国 的档案资源整合工作实践正处于起步阶段，还面临很多的实际未解决的问题与困 第二章档案信息资源整合的背景及条件 难。从我国档案事业发展的实情出发，同时借鉴国外的前期经验，制定适合我国 档案信息资源整合的新举措，并逐步运用现代信息技术推进整合工作。 一、我国信息化建设为档案信息资源整合创造了机遇和发展条件 我国进行信息化建设中通信网络与计算机不断完善为档案信息资源的整合提 供了良好的基础设施条件。首先，我国已经基本上形成了一个覆盖全国、通达世 界、技术先进、业务多样的国家公用通信网络框架。目前，基本全国所有的学校、 科研部门、政府、企业和家庭的都普遍使用计算机网络。其次，网络的连通是档 案资源整合的基本手段和有效途径，通过网络把数字化的档案资源能够互相联结， 社会公众能够不受时空条件的约束而获知和获取自己所需的档案信息。先进专业 的通信网络的建成为档案信息资源整合提供了许多实践的机会，日渐成熟的因特 网技术为建设档案信息整合提供良好的基础设施条件。 二、电子政务建设为档案信息资源整合提供了资金与技术条件 1 9 9 9 年的“政府上网工程 ，拉开了我国电子政务大规模建设的序幕。国家 信息化领导小组在会议上明确提出“政府先行，带动信息化发展 。进入2 0 0 2 年 以后，电子政务建设受到社会各阶层人士的普遍重视，各地电子政务工程纷纷上 马，把我国电子政务建设推向更高层次。圆在我国，档案室、馆等档案管理部门与 政府部门联系十分紧密，它们实质上是作为政府系统的一个重要组成部分而存在 的。电子政务工程的实施必然促使政府更加重视档案室、档案馆的建设，在资金 与技术的投入上也将更加充足，这就为一直苦于资金不足、技术落后而致使自身 信息化建设举步维艰的档案部门提供了千载难逢的机遇与条件，档案信息资源整 合工作的开展将再也不是可望而不可求的空中楼阁。 三、档案部门现代化建设为档案信息资源整合提供良好的基础 近年来，社会环境的变革使档案界不得不对档案信息工作进行改善，各地档 国家信息中心，中国信息协会中国信息年鉴 m 北京：中国信息年鉴期刊社，2 0 0 l ：2 3 0 。h t t p ：，r _ 吼e c h i n a g o v c i 。m ，2 0 0 3 4 2 1 1 9 黑龙江大学硕士学位论文 案部门不同程度的进行了数字化、信息化管理建设，为档案信息资源整合提供好 的开端。档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现 代化和办公自动化，部门地方自行建立为本部门机关服务的档案目录信息中心， 为逐步构建中国档案文献数据库创造条件。档案部门根据电子档案管理的要求， 加强对本单位电子文件环节管理，保证电子文件真实、完整、有效。从2 0 0 2 年开 始，北京、上海、江苏、浙江、广东等地选择国家档案馆开展网络环境下接收电 子档案试点工作。资料显示北京市近年来制定档案整合的发展规划，建设市区县 档案馆之间联网与档案目录开放；深圳市建立数字档案馆系统，将原有各种载体 的档案数字化，对档案文件实施数字化管理。 第三节档案信息资源整合中存在的主要问题 一、档案部门缺乏档案信息资源整合意识 管理理念转变是实现档案信息资源整合的前提，制约档案事业发展的根本原 因之一在于档案从业者思想意识观念跟不上社会发展步伐。尽管档案学术界一再 提出思想观念转变问题，但实践中人们的思想观念问题一直没有得到比较彻底的 解决。究其原因，似乎在于思考问题取向一直没有实现根本性转变。长期以来档 案从业者一直主要站在自身角度思考问题，思想和心态相对封闭，对社会变化对 档案工作带来的机遇与挑战缺乏积极的思想回应与实践应对，不善于从其他社会 实践领域获得启迪，导致档案业务实践长期处于传统状态，档案业务实践改革力 度差，档案工作落后于社会实践发展要求。 另外的一种表象是现代最先进的技术被引入档案管理中，其结果是传统模式运 用与新技术的推广并行。因此许多问题和缺陷就显现出来，进行档案信息资源的 整合，不仅是技术手段的变革，而且是管理方式和管理思想的变革。我们的眼球 不能只盯着技术的诱惑，因为档案信息资源的发展要有其真正内在本质，所以我 们需要重新寻找档案资源整合的动力机制，并强调档案资源整合中的技术模式重 。倪丽娟档案信息资源的整合与信息化 j 中国档案，2 0 0 5 ，1 2 ：2 5 - 2 0 第二章档案信息资源整合的背景及条件 要作用同时，还要采用新的适合管理模式。档案资源的整