档案管理规定

档案管理规定 第一章 总则 一、为加强公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。 二、本规定所称的档案 是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理及宣传等活动中所直接形成的对企业有保存 价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑资料等不同形式的历史记录。 三、公司及各部门、员工有保护档案的义务。 四、档案工作实行各部门负责管理。 第二章 档案机构及其职责 一、公司各部门指定专人负责档案管理工作（即负责人）。 二、档案工作由公司总经理统一领导安排，各部门负 责接收，收集、整理、保管档案工作。 三、办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便使用工作逐步实现档案管理规范化。 第三章 档案的管理 （一） 归档范围 1、 可归档的：是指公司在各项活动中直接形成的对社会和本公司具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式历史记录。 2、 不必归档的： （ 1） 上级未定稿的管理性文件 （ 2） 未生效的合同、协议书 （ 3） 其他单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件 （二） 归档时间 随时归档：随时归档适用于包括机密性文件及外来文档、临时文件等。 （三） 归档份数 1、凡是需要归档的文件材料一般应归档一份。但是，重要的使用频繁的文 件材料可以根据需要，由档案保管人员再将一份或者两份随同档案保管，专供日常借阅使用。 2、归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 （四） 归档要求 1、归档的文件，必须做到书写整齐，字迹工整，图象清楚，格式统一。 2、归档的文档，必须达到完整、准确并由相关部门负责人审查签字。 （五） 归档手续 对归档的文件进行检查，编制档案册，严格验收，交接双方在移交清单册上签字，以便查考。 （六）借阅手续 1、对借阅的文档认真、负责填写借阅单；借阅单内容包括部门、经办人、借阅文件、类别、借阅时间、借阅归还时间、注明等 事项，经总经理或部门经理签字方能借阅。 2、 阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。 （七）档案保密措施 *公司的密级确定 1、绝密、重要 2、机密 3、普通 属于密级之内的档案，都应标明密级，使用个人有责任保守秘密。 凡有密级的档案，不同密级由不同范围的人员接触使用，不得擅自扩大使用范围。 绝密重要档案订期检查档案其保管情况，如发现失、泄密问题及时向领导汇报，并采取措施，防止扩散。 （八）档案的保管制度 档案保管人员随时注意对档案柜的落锁，保障 档案的安全性。 （九）档案的销毁 1、任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料。 2、保存没必要继续保存的档案，应及时予以废除或销毁，废除或销毁程序必须报总经理认可，由二个人员工在场监督销毁，一般性的本部门内部档案经部门经理核对后进行粉碎销毁。 3、经批准的销毁的公司档案，档案保管员要认真填写、编制销毁清册，并在销毁清册上签字。 （十） 处理条例 有下列行为之一，据情节轻重，扣薪处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案 2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案 3. 涂改、伪造档 案 4. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚） 第四章 责任 本制度适用于公司各员