环境职业健康安全文和档案管理制度.doc

河南平高电气股份有限公司环境/职业健康安全体系文件Q/PG G19.000-2012环境/职业健康安全文件和档案管理制度版 次第 1 版实施日期：二0一三年一月1 目的与范围本制度规定了公司环境/职业健康安全文件和档案的收集、整理、保管、借阅、复制和销毁等内容，其目的是为了加强公司环境/职业健康安全文件和档案的标准化管理，保证其完整性和有效性，以更好地服务于公司环境/职业健康安全管理工作。本制度适用于公司环境/职业健康安全文件和档案的管理。2 管理职责2.1 管理者代表负责公司环境/职业健康安全文件和档案管理的领导工作。2.2 安全质量部负责公司环境/职业健康安全文件和档案的收集、整理、保管、借阅、复制和销毁等管理工作。2.4 各单位负责本单位环境/职业健康安全文件和档案的管理工作，并按照安全质量部要求提交相应的环境/职业健康安全材料。3 术语与定义3.1 环境/职业健康安全文件和档案：本制度所指环境/职业健康安全文件和档案为公司在环境/职业健康安全工作中形成的，或者外部（上级公司、环境/职业健康安全主管部门及具有相应资质的机构等）传递的与公司环境/职业健康安全工作相关的具有保存价值的请示、批复、通知、通告、决定、函、会议纪要、台账、报告、职业健康监护档案、教育培训、资质证明等材料。3.2 “十防”：是指防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密。3.3 销毁：是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。3.4 组卷：是指将拟归档的文件资料按其内容或形式的联系组成保管单位的整理过程。3.5 立卷：按照文件之间的有机联系进行组卷。3.6 立件：按照不同的项目类别进行组卷。4 管理内容4.1 收集归档4.1.1 相应工作主管人员负责在日常工作中，对相关材料进行初步整理，并及时送交管理员，任何人不得据为己有。4.1.2 管理员在接收材料时，应当认真清点，并填写环境/职业健康安全文件/档案接收登记薄（JAJ*）。4.1.3 归档纸质材料应当为原稿原件，齐全完整，字迹清晰，且公章完整有效；电子文件应按要求确保内容真实可靠、长期可读。4.1.4 归档的非纸质材料应形成纸质文字说明一并归档；外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。4.1.5 管理员应采用立卷和立件相结合的方式，按照环境/职业健康安全文件/档案整理流程（JAJ*）对材料进行分类组卷，并填写环境/职业健康安全文件/档案归档记录表（JAJ*）。4.1.6 主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。4.1.7 归档材料的载体和字迹应符合耐久性要求，有利于长期保存：禁用圆珠笔、铅笔、复写纸、红或纯蓝墨水书写或签署；字迹工整、线条、图形清晰，禁用草书体。4.1.8 归档材料应当一式一份。重要、利用频繁和有专门要求的可适当增加归档份数。4.1.9 文件材料归档后不得随意更改。4.2 保管4.2.1 安全质量部应当做好文件和档案保管的“十防”工作，确保材料的完整、安全。4.2.2 保持档案柜的清洁卫生，档案资料摆放整齐，便于资料的管理和使用。4.2.3 对所保管的档案资料，要经常查看，发现破损和字迹不清的，要及时进行修补、复制，发现重大问题要及时请示、报告。4.2.4 凡经领导批示传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。对传阅的文件要及时收回处理。4.2.5 管理员应当做好档案流失的防护工作。4.2.6 管理员应当妥善保存并及时更新环境/职业健康安全文件和档案的相关电子目录，保持与实物一致。4.3 借阅4.3.1 单位或人员借阅文件、档案时，须填写环境/职业健康安全文件/档案借阅单（JAJ*），经主管部门领导批准后，由管理员提供方可借阅。4.3.2 每次借阅时间不得超过一周，用毕即归还，需继续使用者应当办理续借手续。4.3.3 借阅者对所借阅文件和档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。4.3.4 返还文件、档案时，须严格依照“谁借阅谁归还”的原则。管理员要认真检查核对，发现问题及时记录、追查。4.3.5 上级主管部门或有相应资质的机构查阅相关文件、档案后，管理员应当及时、完整、有序地进行回收归档。4.4 复制4.4.1 本单位及个人需要复制文件、档案时须经主管部门领导审批；复制涉及公司机密的文件、档案须经主管领导审批后，方可复制。4.4.2 外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经主管领导同意方可复制。4.4.3 复制时要及时进行登记，填写环境/职业健康安全文件/档案复制登记表（JAJ*）。 4.4.4 接触职业危害因素的人员离开单位时，有权索取本人职业健康监护档案复印件，公司应当如实、无偿提供，并在所提供的复印件上签章。4.5 销毁4.5.1 相应工作主管人员每月31号之前对各自工作中的材料进行清理，如需销毁的应当填写环境/职业健康安全文件/档案销毁申请单（JAJ*），经管理员审核、主管部门领导批准后方可销毁。4.5.2 管理员应当填写环境/职业健康安全文件/档案销毁清单（JAJ*），销毁清单须永久保存。4.5.3 销毁文件、档案时，应有两人鉴销。销毁完毕，鉴销人要在销毁清单上签名盖章。4.5.4 销毁文件、档案后，应当对卷内目录进行及时更新，在相应位置注明“已销毁”字样。4.6 监督检查4.6.1 工会每年对公司环境/职业健康安全文件和档案的管理工作进行一次专项监督检查，发现问题及时监督整改。4.6.2 公司环境职业健康安全文件和档案管理应当积极接受上级所属公司、环境/职业健康安全主管部门的监督、指导。4.6.3 未按本制度执行的，按照公司环境/职业健康安全绩效考核管理制度（Q/PG G19.003-2012）的规定进行考核。5 相关文件中华人民共和国安全生产法中华人民共和国职业病防治法 （全国人大常委会 2001.10.27）用人单位职业健康监护监督管理办法 (国家安监总局第49号令)中华人民共和国档案法 （全国人大常委会 1987.09.05）中华人民共和国档案法实施办法 （国家档案局第5号令）河南省档案管理条例 （河南省人大常委会 2002.03.27）安全生产监管档案管理规定 （安监总办2007126号）安全生产监督管理总局生产安全事故档案管理办法环境/职业健康安全绩效考核管理制度 （Q/PG G19.003-2012）6 记录（表格）环境/职业健康安全文件/档案接收登记薄环境/职业健康安全文件/档案归档记录表环境/职业健康安全文件/档案整理流程环境/职业健康安全文件/档案借阅单环境/职业健康安全文件/档案复制登记表环境/职业健康安全文件/档案销毁申请单环境/职业健康安全文件/档案销毁清单附加说明：本制度由安全质量部起草并负责解释。本制度编制：王素娟 校核：审核：郑南麟批准：JAJ*环境/职业健康安全文件/档案接收登记薄序号时间文 件 名 称送交人接收人备注JAJ*环境/职业健康安全文件/档案归档记录表序号 编号题 名份数页数存档处存档人存档时间 JAJ*环境/职业健康安全文件/档案整理流程序号主要工作流程工作内容责任者工作输出1文件资料收集初步分类整理编制档号盖档号章装盒、备考表编制总目录附表收集完整准确有保存价值的文件材料部门其他人员完整的文件资料2按照所列归档范围将手中文件分类整理档案管理员完整的文件资料3装订三孔一线装订文件档案管理员分类好的文件资料4做好档案分类方案，编制档号及分类情况档案管理员分类好的文件资料5在单份文件首页右上角盖档号章并填写完整档案管理员档案6组卷、做目录将同类文件组卷，并做卷内目录档案管理员档案卷内目录7装盒，填写档案盒封面、脊背及盒内备考表档案管理员档案成卷8全部装盒完毕，编制全宗卷目录档案管理员全宗卷目录9做好各式附表档案管理员附表10放置按顺序放置好档案卷、各目录及附表档案管理员全部完成JAJ*环境/职业健康安全文件/档案借阅单 内容项目姓名部门职务借阅人员借阅文件/档案预计归还时间借阅事由借阅栏（借阅人签字）年 月 日（管理员签字） 年 月 日归还栏（归还人签字） 年 月 日（管理员签字）年 月 日