构建TCL移动门户系统应用案例.doc

构建TCL移动门户系统应用案例引言早在 20世纪80年代中后期，“知识管理”的 概念 就被国外的企业研究和应用并已发展成熟。中国“知识管理”概念的引入是在 20世纪90年代的后期，而真正在中国落地应用却是2001年。知识管理在中国走过的路才不到短短的5年时间，却也得到了迅猛的发展，这个势头还在不断地延续下去，更多的企业将目光关注到“知识管理”领域来，也更多企业注意到 “知识管理”对企业的发展所产生的重要作用。2006年6月8月，由蓝凌管理咨询支持系统有限公司举办的“知识管理大讲堂”大型巡回活动在全国12个城市 (南京、杭州、沈阳、西安、重庆、青岛、昆明、宁波、温州、福州、广州、 武汉) 热闹“上演”，这给许多企业管理者提过了一个很好的学习与交流的机会。我们也借此机会，回顾一下本土企业在知识管理的应用上已经取得成功的案例，也给正为陷入企业信息化建设困惑的管理者作一个借鉴，指明方向。TCL移动：化繁为简 知识型企业门户系统TCL移动通信公司坐落在珠江三角洲东北端的广东惠州市，它最初推出的宝石手机凭借着精致的外观设计以及具有轰动效应的广告策划成功进军中国手机市场，并一举成名。短短的几年，企业的规模在不断扩大，业务范围也在迅速扩展，TCL移动已成为TCL集团股份有限公司的第二大支柱企业，在全国设立几十家的分公司，各地还设立了办事处，分销商，营销网点，公司有几千名员工，这么庞大的组织在管理上也势必会出现问题，面对着日益增加的公司业务量，以及需要应对越来越激得烈市场竞争，TCL移动迫切需要解决以下几个棘手问题：1、日常文件的流转耽误时机。由于企业组织过于庞大，光花费在传送和报送的时间就已经很长。如果又遇到高层领导恰好不在公司的情况，而审批的报告文件又是急件，那就势必会延误决策时间，造成损失。2、部门与部门之间割据降低了工作效率。跨部门之间由于联系松散，信息交流不频繁甚至困难，导致各自为阵，许多知识都无法共享，使得需要协作的工作开展起来费时力。从而造成重复性工作大量存在，浪费了许多资源，降低了各个部门的工作效率。3、多个系统，多种登陆方式太过繁杂。TCL移动公司本身就已经建立了多个信息系统：ERP，HR，CRM、SCM等等，各个系统都是独立的门户，登陆方式各异，平时的业务运作、管理等日渐繁多，这样的操作方式就不免显得复杂了。4、员工辞职造成知识流失。对于TCL移动这样的大公司，员工的流动是比较大的，老员工的辞职，势必会带走一些无形的知识资产，造成公司知识经验的流失。5、新员工适应公司的时间太长。公司规模大，那新员工进入公司所需学习的东西也多，而这些知识有些散落在各个部门，有的则是老员工的经验教训，刚进公司的新员工并不熟悉环境，还有的不善于和人面对面的沟通，这种情况下就需要花费比较长的时间去适应公司。TCL移动所面对的问题远远不止上述的几点，正如许多步入成熟期的企业一样，面对外界强大的竞争压力，公司内部对于加快帮运作效率和实现资源共享的要求日益强烈，迫切需要找到一个形而有效的解决方法来摆脱这类瓶颈。TCL移动公司信息部的张课长说：“在这之前自己做了一个简单内部办公系统，做一些简单的新闻发布，事务流程等，但随着公司业务的扩大，特别是04年快速发展，人员变化也很大，这个系统就不能满足需求了。最初也想过自己开发一套办公软件系统，但是考虑到项目时间太紧，风险大，所以还是考虑成熟的产品。我们考察了好几家的产品，多番比较，结合到自身的特色与需求，最终决定选择了深圳市蓝凌管理咨询支持系统有限公司。”一、选择：基于知识管理( KOA)的企业信息门户系统深圳蓝凌成立于 2001年，是定位在知识管理的专业服务商，不但有纯熟先进的技术,在应用系统集成领域也有着丰富的设计施工经验。TCL移动对“蓝凌LKS”产品全面 的了解后，根据自身的要求，综合蓝凌提出的建议，最后选择基于知识管理(KOA)的企业信息门户系统解决方案，既蓝凌KOA V4.2，它基于IBM Domino 6.5群件技术，其成熟度、可靠性、扩展性等都属上筹。针对公司内部存在的种种问题， TCL移动对系统提出了这些要求：1、在总部、区域和分支机构建立起完善的综合办公协作体系建立，实现信息发布、公文流转等，让审批变的更加直接简单 。2、建立 TCL移动通信公司内部办公WEB邮件系统，统一TCL移动通信公司内部通讯平台，实现内部办公协作;3、建立文档管理平台，实现对知识文档和档案的管理、保存与访问，让企业的无形知识沉淀下来，让无形的企业知识财富显性化;4、建立项目管理平台，实现产品研发的项目管理和研发资料的共享;5、将公司原有的 ERP、HR等系统都整合到一个统一门户EIP企业信息门户系统，将数据集成，实现单点登陆。二、切入点：从 HR开始入手明确了 TCL移动的系统建设目标后，2004年9月项目也正式开始实施。 由于KOA系统的基本信息必须从原有的HR系统中调用，包括用户登陆及登陆后的人员信息，工作岗位职责等等，以确保了人员及组织变化能及时反应到OA系统中来，并为企业建立了一套单点登录目录服务体系，所以项目首先从HR入手。由于人力资源系统采用的是微软的数据库产品，实现 IBM Lotus目录服务与微软数据库的数据集成就成了第一个技术难题。经过不断沟通交流以及共同努力，最终解决了异构平台的数据集成问题，成功实现了HR与KOA系统的集成。据了解，在项目实施以前， TCL移动人力资源部对每个员工的权并没有详细的岗位说明，员工只是按照传习惯做法进行工作，基础资料不准确，权责也不清。为此，项目组实施人员同人力资源部，建立起了公司岗位管理体系，解决了这一历史遗留问题，并明确每位员工的岗位职责，将事务流程和权限分配对应到岗位，以适应企业人员的频繁变动。决了人力资源的这一系列问题后，人事部门只需通过专用表单录入，一旦员工信息被注册，系统将自动添加相应的个人文档到系统中。而员工信息被删除时，系统也自动删除该员工的记录，取消登陆系统的权限。比起原来的工作量，系统管理员的工作大大减少，只需维 护账号和邮件地址等少量信息，从繁琐变得极为简易。三、难题 ： 实现“移动办公”的新课题项目实施过程并非一帆风顺，蓝凌公司的项目经理谢冬华说到：“ TCL移动向我们提出一些定制功能的开发，譬如手机短信应用需实现上下行审批，还有PDA的INTERNET的接入，这些都是我们从来没有接触的，以前也没有做过类似的开发”。TCL移动张课长说：“公司内部许多审批都需要领导参与，但一般来讲，大部分领导都常出差在外，正是因为以前的审批流程没有效率，公文流转速度太慢，上层领导不在公司延误决策，所以我们迫切要求通过门户信息系统接入互联网和手机短信的，实现企业领导的移动办公。”经过多方努力，最终通过采用 TCL移动通信公司现有ISP提供的短信网关进行短信发送和接收，将短信应用实现在KOA系统中的标准流程机制的模块，通过短信发送简单的审批申请，领 导通过回复信息来对其进行审批，可做通过，驳回，废弃选择，并可配简短意见。而 PDA的INTERNET的接入， 是通过 TCL 的 PDA 手机登陆公司的内网 ， 真正实现移动办公。张课长提到：“现在有了短信应用这个功能，领导可以快速的反应审批流程了。”这些定制功能的实现，让领导移动办公，大大节约了许多浪费在公文流转上的时间。甚至短信息可作为各项紧要通知、重要信息提醒的辅助方式，让你不须打许多电话或发送许多邮件进行通知，就可以直接群发短信息服务通知相关人员参加会议，有效提高了员工之间沟通的效率。四、目标 ： 建立知识型企业TCL移动在选择上目标是明确的要建立基于知识管理(KOA)的企业信息门户系统，尤其强调了系统必须是基于知识管理的基础上。TCL移动通过KOA，建立了知识文档、工作总结，常用资料、文化窗口，等等模块，这样就可以将散落在各个角落的知识，收集到知识经验库中。也可将以往的项目的许多优秀做法，通过总结和归纳逐渐沉淀下来，即使当时的员工离职，这些隐性的知识再也不会随之流失了。还能通过公司内部的培训、考试分享知识，也大大地减少了员工在组织学习上的重复劳动。“我们的目的就是利用文档管理，把各个部门的数据，成功案例等沉淀下来，让大家一起分享、学习、提高，让新员工从中快速获到经验。”张课长说。这就是知识管理带来的好处，不但可以避免企业的“组织失忆”的，更可以实现对组织内外的知识有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力，节约许多的时间和财力。 让 TCL移动公司向知识型、学习型企业的转变和升华。五、成效：工作从繁杂到简易，效率有效提高通过整合， TCL移动原有的几大系统，都已经集成到EIP企业信息门户系统中。实现了单点登录服务，用户只需要进行一次登录，就可以访问到所有的授权服务，再也不用像以前需要进入多个系统就要记住又多又复杂的用户名和密码。 TCL移动并根据公司自身情况和做事习惯，将 原有的业务流程进行优化调整，建立了简洁高效、责任明确的，精悍简约 的审批流程机制。通过员工日常工作的统一入口 EIP企业信息门户，口，员工可以通过方便地了解今天的最新消息、今天的工作内容、完成这些工作所需的知识等。还能实时地与工作团队中的其他成员取得联系、寻找到能够提供帮助的专家或者快速连接到相关的门户。企业信息门户系统的建立和使用可以提高企业范围内的知识共享，员工也可以根据待办事宜的轻重缓急来优先工作内容，而未处理的待办也会不断提醒您，这样一个机制，一天复杂繁多的工作变的井然有序起来，大大提高企业员工的工作效率。TCL移动信息部张课长：“蓝凌的产品基本上满足我们日常工作的需要，我用起来感觉到系统最大的优点在于简易的流程可以快速的反应企业的各种变化，维护起来也比较简单，可以不断地提高了我们的工作效率。另外，我还希望系统有所改进，表单可以根据自身要求自定义