高效会议管理课件.ppt

高效会议管理,先请大家估算一下我们这次会议的成本？,2,2019/12/15,3,2019/12/15,会议成本包括：直接成本时间成本损失成本,会议成本,业界通用的会议成本计算公式：,4,2019/12/15,5,2019/12/15,“得会议者得天下”、“开好会者事竟成”。会议开不好，后果很严重。一部电影说出这样的道理不难，难就难在要说得有道理。韩三平做到了，他说的甚至不是道理，而是哲理。为什么蓝营（国民党）实力强大，最后却惨败在红营（共产党）手上？影片通过一系列细节对比，非常雄辩地告诉我们，这是历史的必然。对会议的态度不同，决定了成败。蓝营不是不开会，他们也开会，但他们会开不好，大家发言不踊跃，场面冷冷清清。红营就不同了，他们会上热热闹闹，争先发言，形式也很活泼，场面十分感人。和张国立相比，唐国强的性格真是太适合主持会议了，谈笑风声，张弛有度。毫不夸张地说，从来没有一部电影能把“会议”这个主题拍得如此深入。每一次战争都是为了开好一次会，每一次会开不好都将引发战争。,摘自豆瓣影评,6,2019/12/15,如果你想以最快的速度了解一个团队，最有效的办法就是参加几次这个团队的会议。因为在组织会议的方式和水平中，融入了该团队一切外显和内涵的东西。,7,2019/12/15,高效会议能带来。,8,2019/12/15,会议没有意义，没有必要召开；会议与我无关，不了解为什么要我参加；会上漫谈，不能聚焦议题，总是拖堂；容易扯皮，没有形成结论，不能达成决策；会议决策没有执行，不了了之；会议一言堂，其他人都不发言，气氛沉闷；会议纪律散漫，迟到、早退、玩手机现象较严重等。,会议常见的问题,9,2019/12/15,会议成功的要素,高效会议,一个中心,两个基本点,三个会议主持法则,四种干扰行为管理,五个会议步骤,10,2019/12/15,会议成功的要素,一个中心：会议目的两个基本点：会前准备和会后跟踪三个会议主持法则四种干扰行为管理五个会议步骤,11,2019/12/15,会议目的,会议目的就是召开会议的理由，也就是WHY。,召开会议前，请先考虑以下几个问题：为什么要召集这个会议？一定要通过开会才能达到这个目的吗？是否有其它的替代办法？,12,2019/12/15,会议有哪些目的？,13,2019/12/15,会议成功的要素,一个中心：会议目的两个基本点：会前准备和会后跟踪三个会议主持法则四种干扰行为管理五个会议步骤,14,2019/12/15,一、会前准备,Click,ClicktoaddTitle,会议目的WHY,WHO:谁开会？WHEN:什么时候开会？WHERE:在哪开会？WHAT:开什么会？HOW:怎样开会？,会议计划表,会前准备,输入,输出,15,2019/12/15,有权做决定的人执行会议决议的人能帮助解决问题的人关心会议结果的人,WHO：谁开会？,如何确定与会人员：,建议：,将与会人员区分为：必须参会人员、邀请参会人员、分段参会人员。,16,2019/12/15,会议角色分配,分配原则：让合适的人做合适的事,17,2019/12/15,预计会议所需时长；协调“必须参会人员”都能参加的时间段；尽量提前规划，避免临时会议；如果议题时间较短，可考虑与其它会议合并。,WHEN：什么时候开会？,如何选择会议时间：,18,2019/12/15,场地能够容纳所有与会者；令大多数与会者方便；考虑议题展开的形式；考虑成本因素。,WHERE：在哪开会？,如何选择会议地点：,19,2019/12/15,WHAT：开什么会？,20,2019/12/15,让与会人员了解会议目的；了解关键人物对会议材料的看法；了解关键人物对问题的看法；提醒与会者应做的准备。,HOW：怎样开会？,针对会议目的及形式，设计合理的步骤及流程；结合会议内容，准备会议材料；进行会前沟通：,21,2019/12/15,会前准备输出：会议计划表,22,2019/12/15,二、会后跟踪,1,1,Text,Text,会议纪要,执行跟踪,有效反馈,2,3,23,2019/12/15,会后跟踪1：会议纪要,24,2019/12/15,责任到人：任务责任到人，监控责任到人时间限制：在规定的时间内跟踪任务的完成情况选择合适的跟踪方式闭环管理,会后跟踪2：执行跟踪,25,2019/12/15,监控责任人定期将跟踪到的遗留问题进展情况按照合适的方式反馈给会议召集人、与会人员及其他相关人员。反馈方式：,会后跟踪3：有效反馈,如果是例行会议，强烈建议在每次例会开场时回溯上次会议遗留问题进展情况；长期任务，可通过月报反馈；短期任务，可通过周报反馈。,任务2责任人,任务1责任人,26,2019/12/15,会议成功的要素,一个中心：会议目的两个基本点：会前准备和会后跟踪三个会议主持法则四种干扰行为管理五个会议步骤,27,2019/12/15,五个会议步骤,有效开场OPEN,澄清观点CLARIFY,展开讨论DEVELOP,形成决策FACILITATE,总结跟进CLOSE,28,2019/12/15,营造会议气氛明确会议规则分配会议角色陈述会议目的讲述会议议程,会议步骤1：有效开场,29,2019/12/15,阐述议题背景展示相关资料和信息对关键点进行澄清,会议步骤2：澄清观点,30,2019/12/15,征询意见收集点子发掘可行方案,会议步骤3：展开讨论,31,2019/12/15,权威决策少数服从多数共识决策(双赢思维，全局观),会议步骤4：形成决策,32,2019/12/15,归纳共识总结遗留问题明确分工计划感谢参与,会议步骤5：总结跟进,33,2019/12/15,有效开场,澄清观点,展开讨论,形成决策,总结跟进,营造会议气氛,陈述会议目的,明确会议规则,讲述会议议程,分配会议角色,征询意见,收集点子,权威决策,少数服从多数,归纳共识,总结遗留问题,明确分工计划,感谢参与,发掘可行方案,共识决策,阐述议题背景,展示相关资料和信息,对关键点进行澄清,五个会议步骤,34,2019/12/15,案例：,打造高绩效OPPO秘书团队会议纪要,35,2019/12/15,会议成功的要素,一个中心：会议目的两个基本点：会前准备和会后跟踪三个会议主持法则四种干扰行为管理五个会议步骤,36,2019/12/15,37,2019/12/15,三个会议主持法则,38,2019/12/15,会议成功的要素,一个中心：会议目的两个基本点：会前准备和会后跟踪三个会议主持法则四种干扰行为的管理五个会议步骤,39,2019/12/15,关键点：不伤害他人的自尊,滔滔不绝者,沉默者,交头接耳者,跑题者,四种干扰行为的管理,40,2019/12/15,高效会议,两个基本点,三个会议主持法则,四种干扰行为管理,五个会议步骤,一个中心,会议目的,会前准备会后跟踪,团结与会人员集中大家注意力鼓励发言,滔滔不绝者交头接耳者沉默者跑题者,澄清观点展开讨论形成决策总结跟进,有效开场,总结：,41,2019/1