XX集团行政部发展规划方案.docx

.XX集团行政部发展规划方案为明确公司行政管理工作的开展和落实方向，根据现阶段公司发展规划和业务性质，结合行政部门的基本工作职能，特制订本规划方案。一、部门定位及工作目标行政部作为公司的综合事务管理部门，是公司内部运行供应链的中枢环节，其业务范围涉及各部门及各分子公司的方方面面，应当承担起为公司运转提供管理支持和服务保障的职能，确保公司系统的正常运行，推动实现公司的战略目标。公司行政部工作的目标：结合公司实际情况，梳理构建行政管理体系，梳理行政办公组织，明确行政职能与工作目标，确定行政工作内容与业务流程，清晰组织架构，明确人员的权责。同时，从管控角度，按照“统一归口，分级管理”的原则，做好行政业务管控流程设计，实施通过协调、控制与监督，有效执行各项制度、流程、工具表单，统计各项运营信息数据，实现行政业务运营行为的统一，促使公司各部门、各项目、各分子公司之间形成密切配合的协作关系，促进行政业务体系内的资源整合和优化配置，推动公司整体高速、稳定运转。二、部门职能和组织架构设置（一）部门职能概述行政部门业务应包含公司行政办公、发展支持、安全保密、后勤保障、网络信息管理等五大职能。业务开展上充分发挥管理、沟通、协调、服务、反馈、监督等功能，从战略性、政务性、事务性、服务性等角度，分模块组织具体工作实施。（二）部门组织架构设置方案根据行政部门职能划分，设行政办公事务组和行政后勤保障组，其中行政办公事务组负责行政办公事务、公司发展支持、安全保密等工作，设主管1名，专员1名，前台1名；行政后勤保障组负责公司综合后勤保障、网络信息管理等工作，设主管1名，保洁2名，司机若干名。行政办公事务组与行政后勤保障组在职能分工上各有侧重；在具体事务的执行上，作为统一整体协同支持、灵活调配、共同推进落实部门工作。行政部组织架构和岗位设置图三、部门职责及工作实施规划（一）行政办公事务工作规划工作目标行政办公事务是行政工作中职责和工作体量最大的一个模块，目标就是通过标准化、规范化建设，将行政业务精细化、创新化，为公司整个系统的运转提供行政资源支持和服务保障，高效、快速地服务于公司战略发展目标，确保公司整个体系的正常运行。工作具体 实施方向行政标准化体系建设、计划总结管理、公文管理、行政办公费用管控、会议和活动组织筹备管理、办公资产管理、行政接待管理、办公环境规划管理工作内容具体实施方向行政标准化体系建设（1）行政管理、办公事务管理规章制度、工作流程的制定；并根据公司各阶段发展实际情况实时优化与完善；（2）就公司行政制度与流程规范对公司各部门、各分子公司进行宣贯；（3）对各项目、各分子公司行政人员进行垂直管理，对行政工作的开展情况进行监督、检查与指导。计划总结管理推行计划目标控制管理工作，对公司行政及各分子公司行政业务年度、月度工作计划和工作总结进行管理、沟通与协调。公文管理（1）建立推行公司标准化行文管理，负责公司公文的撰拟、审核、呈批、发布等；（2）负责内部、外部往来公文的收发、登记、送（传）阅、催办、传达等工作；（3）对公文档案及内部信息的负有保密责任，负责监管机要文件的寄递与接收。会议和活动管理（1）重要会议和重大活动的组织、筹备、协调与落实，制定和报批相关费用预算方案；（2）公司级别的会议组织，提供会议服务，做好会议记录、纪要的整理、报批、下发；（3）进行会议和活动后期总结与评估，做好各项费用的报销结算。办公资产管理（1）组织制定、审核公司行政办公资产、物资、耗材的采购计划及预算，控制行政办公经费支出，对采购物资做好验收；（2）负责对固定资产、办公用品等的购买、保管、发放、盘点等管理，并做好资产的维修和保养工作；（3）组织制定公司年度行政办公费用预算，严格控制费用的支出，做好费用监督、控制分析、费用分摊等工作；（4）负责供应商的甄选、价格谈判、供货管理等事务，促进采购过程规范化管理，提高物资的采购效率，并降低采购成本。行政接待管理（1）拟定行政接待管理规定，制定行政接待标准；（2）承担行政接待任务，根据任务性质与级别制定行政接待计划；（3）执行实施接待任务，做好接待过程管理（往返食宿、车辆、娱乐活动等环节）；（4）对接待任务进行总结，并结算报销各项接待费用。基础事务服务（1）前台接待管理；（2）会议室预定、职场钥匙、门禁卡、工牌等管理；（3）负责公司票务预定（机票、火车票、酒店等）；（4）负责公司印刷（名片、文件、宣传资料等）；（5）负责公司邮发管理（寄送、接收、费用审核与分摊）；（6）负责办公用品的订购和发放、月末盘点，并做好台账记录。人员配备行政事务人员要求严谨、细致、周到、服务意识强，要求执行力高，具备应变能力、沟通及组织协调能力等素质。（二）公司发展支持工作规划工作目标配合公司战略发展需要和产业价值链延伸，全面做好公司壳公司和股权管理，为公司战略性资本运营提供核心资源支持。工作具体 实施方向工商事务处理商标及知识产权保护、政府外围关系管理等工作具体实施方向（1）全面负责办理公司总部日常工商事务，包括工商注册、执照变更、年检等事项，并对公司所属企业工商事务提供支持；（2）根据公司发展，做好商标、知识产权等权益的保护；（3）配合公司产业链价值延伸，拓宽壳公司渠道，做好资源储备；（4）创造良好的经营环境，做好政府关系的拓展与维护；人员配备发展支持模块为公司战略性资本运营提供核心资源支持，是行政管理工作中的重要职责。人员要求工作态度严谨，具备法律意识和保密意识，条理性、原则性、沟通能力和公关能力强等素质。 (三) 安全保密管理工作规划工作目标从公司层面自上而下地进行引导、贯彻和执行安全保密工作，将安全保密与风险防控形成常态化的一种监督控制形式，建立健全安全保密机制，提高过程监控和督察处置能力，提高内部防控能力。工作具体 实施方向安全保密制度及流程、文书档案及合同管理、印章及资质证件管理、股权信息及商业信息保密工作具体实施方向（1）建立与公司发展相适应的安全保密管理制度，明确安全保密责任和纪律要求，做好重大信息内部保密工作，确保信息披露安全；（2）落实开展安全保密管理工作，包括公文、档案管理、印章资质管理、股权信息、合同协议、总裁办公室保密、网络信息保密管理等；（3）规范公文流转处理程序，做好文件流转全过程的监控，确保公文传递安全，防止信息泄露；（4）配备专职档案管理员、设立档案室，根据公司管控管理和安全保密等工作要求，进一步完善档案管理工作，推进公司各部门及所属各分子公司档案规范化建设，真正做好档案的有效保管和利用；（5）健全印章、资质管理办法，优化工作流程，严格使用程序，确保印章资质安全（配备保险柜、双人双管）；（6）做好公司级别会议保密环节管理，落实会议签到制，明确限定各类参会人员和会议纪要知悉范围，确保会议信息安全；（7）督促网络管理员做好公司信息网络的权限管理，确保重要信息不丢失、不泄露。人员配备安全保密管理工作涉及到公司的核心利益，安全保密人员的配备方面，要求具有高度保密意识、风险识别意识，要求具备良好道德修养，原则性强。 (四)公司后勤保障工作规划工作目标作为后勤保障部门，能够高效率、全方位地为公司和各分子公司的运转提供基础设施、环境保障、安全防护等的服务。工作具体 实施方向公务车辆管理、环卫绿化管理、出入安全管理、消防安全和环境安全管理工作内容具体实施方向公务车辆管理（1）根据公司战略需要，购置公司所需车辆，并办理车辆摇号、购置等系列手续；（2）公司车辆的年检、保险办理，做好日常车辆清洗、保养、维修等事务；（3）对车辆使用过程中的驾驶里程、派车、油耗等数据做好使用登记与分析； （4）负责处理公司车辆违章罚款、交通事故等，办理车辆报修、定损、保险理赔等手续。环卫绿化管理（1）对保洁人员进行工作安排和监督，做好公司公共区域的卫生清洁工作，确保环境整洁、空气清新；（2）做好公司办公环境的绿植养护、清洁等工作；（3）负责劳保用品、清洁用品的申购和保管；（4）对破坏公共卫生环境和有损公司形象的不文明行为进行监督和制止。办公环境规划管理（1）负责公司办公环境布局的优化和美化，营造整洁的办公环境；（2）负责公司及参与协同各分子公司等分支机构办公场所的租赁、整合规划、装修改造等工作；（3）根据公司发展，做好办公区域布局与功能调整需求，并做好过程沟通、方案制定与预算报批、落实执行、交付使用；（4）公司导视系统建设（LOGO、门牌、指引标识等VI建设）。出入安全管理（1）做好公司办公区域的楼层门禁系统维护、管理门禁权限，及时发放和收回门禁卡；（2）对出入公司的物品及文件资料进行登记管理，确保公司财产和信息安全；（3）监督公司员工按要求佩戴工卡，外来人员的证件登记及访客证发放；（4）保管各类办公钥匙，定期检查公司办公区域门窗是否完好，做好防盗工作。消防安全和环境安全管理（1）制定公司安全管理办法，落实安全责任制；（2）定期检查公司办公区域消防设备设施是否完好、消防通道是否畅通，做好消防器材维护和年检工作；（3）组织消防安全教育培训，确保人人懂消防知识、人人会使用消防器材；（4）及时排查公司基础设施安全隐患，做好节假日前的安全检查和安全防护工作；（5）与物业沟通协调，做好公司水、电、暖的供应，并组织成立突发事故应急预案，以应对自然灾害和突发事件。人员配备后勤保障部门的是公司正常运转的强有力支撑，工作涉及范围广、事务性工作繁多，要求相应岗位人员踏实细致、服务意识强、执行力强，具备较强的应变能力、较高的沟通及组织协调能力。 （五）网络信息管理工作规划工作目标管理和维护公司IT设备，规划、优化、整合、扩展公司办公网络，促进公司办公流程的畅通化、信息化、现代化，节约办公成本、提高工作效率。工作具体 实施方向IT设备和IT资产管理、信息网络管理、信息安全保障工作具体实施方向（1）负责公司所有网络设备和网络线路的维护、调试，设置及管理，保证公司网络畅通；（2）保障公司门禁系统、考勤系统、监控设备、服务器等正常运转，数据库定期备份；（3）建立信息化办公平台，维护办公软件及应用，负责软件的用户密码及权限管理；编制使用指南，培训和指导相应部门人员熟练使用；（4）各客户端PC机及打印、复印等外围设备维护和管理，配合行政事务组在耗材方面进行管控，降低成本；（5）负责IT资产日常管理和合理分配，不定期进行盘点和抽查，及时更新、报废资产；（6）与IT资产供应商和软件供应商保持正常沟通确保运行畅通和软件版本不断更新；（7）公司大型会务或活动网络、投影、摄影、音箱的调试和支持；（8）执行企业信息保密制度，对公司网络信息安全进行有效监控，防止信息泄密。人员配备网络信息管理是专业性较强、涉及公司核心信息的技术部门，是公司正常开展办公业务的保障，该岗位人员