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第4章电子表格软件Excel 2003Excel 2003是Microsoft公司开发的Office 2003办公系列软件的重要组成之一。Excel 2003主要是以表格的方式来完成数据的输入、计算、分析、制表、统计，并能生成各种统计图形，Excel 2003是一个功能强大的电子表格应用软件，用户使用它能方便容易完成各种表格数据的处理加工。目前Excel 2003被广泛的应用在财务、行政、金融、经济、统计和审计等众多领域。本章主要介绍Excel 2003的基本功能与操作方法。主要内容包括：工作表管理，图表制作，数据的管理和分析。4.1Excel 2003的基本知识Excel 2003是目前最流行的电子表格软件，本节将简要介绍Excel 2003的一些入门知识，为系统地学习这个软件做一些铺垫。4.1.1启动和退出Excel 2003Excel 2003的启动和退出与Word 2003的操作类似。1. Excel的启动Excel 2003的启动和Windows应用程序的启动类似，可以通过以下3种方法。依次选择“开始|程序|Microsoft Office|Microsoft Office Excel 2003”菜单，打开Excel 2003主窗口，如图4-1所示。图4-1Excel 2003的主窗口双击桌面上的Excel 2003快捷图标，也可打开Excel窗口。双击一个Excel 2003文件，可以直接启动Excel同时打开这个电子表格文件。2. Excel的退出Excel 2003的退出方式与Windows中其他应用程序的退出基本相同。若正在编辑的文件已被修改，退出前系统将提示是否保存修改的内容，可根据实际需要来回答是或否。4.1.2Excel 2003的窗口图4-2所示的是用Excel制作的商品销售情况统计表，下面以它为例介绍Excel 2003的工作窗口。图4-2Excel的工作窗口Excel工作窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作区、状态栏等组成。大部分与Word基本相同，不同的有如下3部分。1. 编辑栏编辑栏是Excel窗口特有的，用来显示和编辑数据和公式。编辑栏由三部分组成。左边的“名称框”用于显示活动单元格或选定图表项、绘图对象等；右侧的区域用来向单元格输入信息，中间是“取消”按钮和“输入”按钮以及“插入函数”按钮。2. 工作区工作簿：Excel提供的工作簿就像一个日常工作的文件夹，里面可以夹一张或若干张表格文件。Excel的工作区显示的是当前打开的工作簿。工作簿是指在Excel环境中用来存储并处理工作数据的文件，其扩展名为.xls，它由若干个工作表组成，默认为3张，名称分别为Sheet 1、Sheet 2和Sheet 3，可改名。工作簿可以增加和删除，最多可增加到255张。工作表：Excel工作表是由行和列组成的一张表格，可以很大，一个由65536行和256列组成的表格，行号自上而下为1,2,3，65536，列号从左到右为A，B，C，X，Y，Z；AA，AB，AC，AZ；BA，BB，BC，BZ等。每一个工作表都有一个工作表标签，单击它可以实现工作表间的切换。单元格：行和列的交叉部分称为单元格，是存放数据的最小单元。单元格的内容可以是数字、字符、公式、日期、图形或声音文件等。每个单元格都有其固定地址，用列号和行号惟一标识，如D6指的是第D列第6行交叉位置上的单元格。为了区分不同工作表的单元格，需要在地址前加工作表名称，如Sheet1！A1表示“Sheet1”工作表的“A1”单元格。当前正在使用的单元格称为活动单元格，有黑框线包围，如图4-2中的D6单元格。4.2建立工作表建立工作表是Excel最基本的操作之一，通过本节的学习用户可以熟练地掌握工作表建立的全过程。4.2.1新建、打开和保存工作簿由于Excel中的工作簿是以文件形式存在的，而工作表又存在于工作簿中，因此保存文件实际上就保存了工作簿和工作表。1. 新建工作簿启动Excel后，系统即自动打开名为“Book1”的新工作簿。用户若需要自己重新创建工作簿，可以使用以下两种方法。利用“常用”工具栏上的“新建”按钮新建工作簿。直接单击工具栏上的“新建”按钮即可新建工作簿，其模板采用默认的“常用”模板。利用“文件”菜单下的“新建”命令。选择“文件”菜单下的“新建”命令，打开“新建工作簿”窗口，单击“空白工作簿”可建立一个空白工作簿，单击“本机上的模板”会打开“模板”对话框，此时默认选择了“常用”选项卡，双击文件列表中的“工作簿”图标，可建立基于“常用”模板的新工作簿。如果不想采用“常用”模板，可选择“电子方案表格”或“其他”选项卡，再进一步选择模板类型，则可建立指定模板的新工作簿。2. 打开工作簿启动Excel时就默认打开“Book1.xls”工作簿，若要打开其他名称的工作簿，则可选择“文件”菜单下的“打开”命令，在“打开”对话框中选定欲打开的文件，单击“确定”按钮，就会在Excel窗口中打开指定的工作簿文件。3. 保存工作簿保存工作簿就是保存存放工作簿的.xls文件，其方法与一般Windows应用程序保存文件的方法相同。在“文件”菜单中选择“保存”命令即可。若在“文件”菜单中选择“另存为”命令，则会打开如图4-3所示的对话框。图4-3“另存为”对话框在“文件名”框中输入新文件名，在“保存位置”指定磁盘名及文件夹，单击“确定”按钮，即可获得另一个文件名不同而内容相同的文件。若在“文件”菜单中选择“另存为网页”命令，则可将工作簿保存为网页。4.2.2数据输入建立工作表就是根据实际问题建立一套表，实际上就是向工作表中输入数据和处理数据的过程。单元格是保存数据的最小单位，所以在工作表中输入数据实际上是在单元格中输入，输入数据的方法有4种：直接输入、快速输入、自动填充输入和外部导入。1. 直接输入单击欲放置数据的单元格，直接输入数据，再按Enter键或单击“输入”按钮结束，如果要放弃输入，可以按Esc键或单击“取消”按钮。输入的数据可以是文本、数值、日期和时间。在默认情况下输入的字符在单元格中自动左对齐，而数值、日期和时间自动右对齐。(1) 文字如果要将一个数字作为文本输入，如电话号码、编号、学号等，数字前要加英文单引号“”。例如，要输入编号0120时，应输入：0120，否则系统显示为：120。如果要输入特殊符号，可单击“插入|符号”命令，使用方法与Word相同。如果输入的文字长度超出单元格宽度时，若右边单元格无内容，则扩展到右边列，否则截断显示。(2) 数值数值的输入形式可以采用十进制形式，也可以采用科学记数形式(如1.23E4)；如果数字以加号“”或数字“0”开头，“”和“0”会自动省略；分数的输入应先输入“0”和空格，例如：输入“0 1/2”可得到1/2；输入的数值可以带格式，如￥98.5,25%,1,200.00等；当输入的数字太长，一般默认超过11位时，数字将以科学计数的形式表示，当科学计数的形式仍然超过单元格列宽时，屏幕上会出现“#”，此时加大单元格列宽即可显示数据。(3) 日期和时间日期输入可用“/”或“”分隔符，例如2004/12/08,20041208；时间输入用冒号“：”分隔，例如21：56：15。也可以同时输入日期和时间，例如2004/12/08 21：56：15。注意两者之间应有空格，否则会被当作字符串。在Excel内部，将日期和时间作为数值进行处理。2. 快速输入数据当在工作表的某一列要输入一些相同的数据时，这时可以使用Excel提供的快速输入方法“记忆式输入”和“选择列表输入”。“记忆式输入”是指当输入的字与同一列中已输入的内容相匹配时，系统将自动填写其他字符，如图4-4所示，在A15单元格输入的“台”和 A7单元格的内容相匹配，系统自动显示了后面的字符“式电脑”。这时按Enter键，表示接受提供的字符；也可以不采用提供的字符，继续输入。图4-4“记忆式输入”示例“选择列表输入”是指由于用人工的方法输入，同一种商品可能输入不同的名字：空调、空调器或空调机。这会使得商品统计结果不准确。为避免这种事情发生，可以在选取单元格后，单击右键在快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”命令，或者按Alt键，两种方法都会显示一个输入列表，再从列表中选择需要的输入项，如图4-5所示。图4-5“选择列表输入”示例3. 自动填充数据当某行或某列为有规律的数据时，可使用自动填充功能，它根据初始值决定以后的填充项。有规律的数据是指等差、等比、系统预定义的序列和用户自定义的序列。自动填充时，先选定初始值，用鼠标按住选定单元格右下角的点(称为填充柄)，鼠标指针变为实心十字形，然后拖曳至填充结束的单元格，如图4-6所示。自动填充分3种情况。 (1) 复制数据选中一个单元格，直接拖曳，便会产生相同数据，对于数值型数据，如果在拖曳的同时按Ctrl键，则产生一个递增数列。图4-6“自动填充”示例(2) 填充序列数据如果是日期型序列，只需要输入一个初始值后直接拖曳填充柄即可。如果是数值型序列，应先输入前两个单元格的数据，然后选定这两个单元格，拖曳填充柄。也可以通过“编辑|填充|序列”命令，在“序列”对话框中进行序列有关内容的选择，如图4-7所示。图4-7“序列”对话框(3) 填充用户自定义序列数据在实际工作中，经常需要输入商品名称、课程科目、公司在各大城市的办事处名称等，可以将这些有序数据自定义为序列，提高输入效率。选择“工具|选项”菜单，在打开的“选项”对话框中选择“自定义序列”选项卡，可以在其中添加新序列，或从单元格中直接导入，或在“输入序列”框中直接输入，如图4-8所示。注意在“输入序列”框中输入时，每输入完一项数据，要按回车键换行进行下一数据项的输入。图4-8“自定义序列”选项卡4. 从外部导入数据单击“数据|导入外部数据”命令，可以导入其他数据库(如Access、FoxPro、Lotus123等)产生的文件。在数据输入过程中，有可能会输入无效数据，因此通常在输入前单击“数据|有效性”命令，在打开的“数据有效性”对话框中进行设置，例如商品销售统计表中数据不能为负，其设置如图4-9所示。图4-9在“数据有效性”对话框中设置4.2.3计算数据Excel的主要功能不在于它能显示、存储数据，更重要的是对数据的计算能力，它允许使用公式和函数对数据进行计算。1. 公式公式是对工作表中的数据进行分析与计算的等式。利用公式可对同一工作表的各单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，甚至其他工作簿的工作表中单元格的数值进行加、减、乘、除、乘方等运算及它们的组合运算。使用公式的优越性在于：当公式中引用的单元格数值发生变化时，公式的计算结果会自动更新。公式以“”开始，由常量、单元格地址、运算符和函数组成。Excel公式中的运算符和运算规则如下：算术运算符包括(加)、(减)、*(乘)、/(除)、%(百分比)、(乘方)，用来完成基本的算术运算，其优先级从高到低分为3个级别：百分比和乘方、乘和除、加和减。关系运算符包括(等于)、(大于)、(大于等于)、(小于等于)、(不等于)，用来比较两个数据并产生结果，True表示真，False表示假。其优先级相同。文本运算符包括&(文本的连接)。如“Microsoft”&“ Excel”等同于Microsoft Excel。引用运算符如表4.1所示，其优先级相同。表4.1引用运算符引用运算符含义示例：区域运算符：包括两个引用在内的所有单元格的引用SUM(A1：C2)，联合操作符：将多个引用合并为一个引用SUM(A2，C4，A10)4类运算符的优先级从高到低依次为：“引用运算符”、“算术运算符”、“文本运算符”、“关系运算符”。每类运算符根据优先级计算，当优先级相同时，自左向右计算。例如，对图4-10所示的商品销售统计表中的销售收入进行计算。方法是，在编辑栏的输入框或在所选单元格中输入“=B3*C3”，再按Enter键或单击“输入”按钮，其余商品的销售输入可利用自动填充方式快速完成。图4-10用公式计算示例图4-11“插入函数”对话框中的常用函数2. 函数函数是预先定义好的公式，它由函数名、括号及括号内的参数组成。其中的参数可以是常量、单元格、单元格区域、公式或其他函数。多个参数之间应用逗号“，”分隔。Excel提供了许多功能完备易于使用的函数，涉及数学、逻辑、文字、财务、日期和时间、查找信息等多方面。函数输入有两种方法：直接输入法和粘贴函数法。后一种较常用。通过单击菜单“插入|函数”命令，或单击编辑栏旁的“插入函数”按钮，打开如图4-11所示的“插入函数”对话框，选择所需函数即可。例如，要计算图4-12所示的商品销售数量总和，选择要放置结果的单元格，单击按钮，在图4-11中选择“SUM”函数，单击“确定”按钮后，在打开的“函数参数”对话框中确认在Number 1中所给的要进行求和运算的单元格地址是否正确，不正确则重新选择，如图4-12所示。图4-12使用函数计算示例3. 公式中单元格的引用公式中可以包含单元格的引用(即单元格地址，例如A3)，计算时则取出单元格的内容参与计算。单元格的引用有3种方式。 (1) 相对引用指公式在复制或填入到新位置时，公式不变，单元格地址随着位置的不同而变化。它是Excel默认的引用方式，如B1，A2：C4等。相对引用常用来快速实现大量数据的同类运算，如图4-13中所示的销售利润的计算。图4-13“相对引用”和“绝对引用”示例(2) 绝对引用是指公式复制或填入到新位置时，单元格地址保持不变。设置绝对引用只需在行号和列号前加“$”符号，如$B$1。图4-13中的最后一列“结论”的填写就利用了绝对引用。其中IF(G3$G$16，完成任务， )是条件函数，它表示的含义是，如果G3单元格的内容大于或等于G16单元格的内容(评价指标)，就在当前单元格中填写“完成任务”，否则不显示信息。在这个函数中，G3是相对地址，随着公式的复制或移动而发生变化， $G$16是绝对地址，不随公式位置改变而发生变化。(3) 混合引用混合引用是指引用单元格名称时，在行号前加“$”符号或在列标前加“$”符号的引用方法。即行用绝对引用，而列用相对引用，或行用相对引用，而列用绝对引用。其作用是不加“$”符号的随公式的复制而改变，加了“$”符号的不发生改变。例如：E$2 行不变而列随移动的列位置自动调整。 $F2 列不变而行随移动的行位置自动调整。(4) 非当前工作表中单元格的引用如果要从excel工作簿的其它工作表中(非当前工作表)引用单元格，其引用方法为：“工作表标签!单元格引用”例如：设当前工作表为“Sheet1”，要引用“Sheet3”工作表中的D3单元格，其方法是：Sheet3!D34.3编辑工作表工作表的编辑主要包括工作表内单元格、行、列的插入和删除，单元格数据的编辑，以及工作表自身的编辑等。工作表的编辑遵守“先选定，后执行”的原则。4.3.1选定工作表工作表中常用的选定操作见表4.2。此外，通过“编辑”菜单中的“定位”命令也可以进行选定操作。表4.2常用的选定操作选取范围操作单元格鼠标单击或按方向键(、)多个连续单元格从选择区域左上角拖曳至右下角；或单击选择区域左上角单元格，按住Shift键后单击选择区域右下角单元格多个不连续单元格按住Ctrl键的同时，用鼠标进行单元格选择或区域选择整行或整列单击工作表相应的行号或列号相邻行或列用鼠标拖曳选中行号或列号整个表格单击工作表左上角行列交叉的按钮；或选择“编辑”菜单中的“全选”命令；或按快捷键CtrlA单个工作表单击工作表标签连续多个工作表单击第一个工作表标签，然后按住Shift键，单击所要选择的最后一个工作表标签不连续多个工作表按住Ctrl键，分别单击所需选择的工作表标签4.3.2单元格内容的移动、复制和删除Excel单元格内容的移动、复制和删除的方法有很多种，与Word中的文本移动、复制和删除相似，可以利用剪贴板，也可以利用鼠标拖放操作。1. 用鼠标拖曳的方法移动和复制单元格内容选择要移动、复制的单元格。对于移动操作，可将光标移到活动单元格的边框处，出现箭头状光标时按住鼠标左键拖曳到新的单元格即可。对于复制操作，可在按住Ctrl键的同时按上述方法用鼠标拖曳单元格内容到新的位置。2. 用剪贴板移动和复制单元格内容选择要移动、复制的单元格(或一组单元格)。对于移动操作，可以单击工具栏中的“剪切”按钮，对于复制操作，可以单击工具栏中的“复制”按钮，这时所选内容周围会出现闪动的虚线框。单击目标单元格(若是一组，则应单击新位置中的第一个单元格)。单击工具栏中的“粘贴”按钮。按Enter键完成操作。若要取消选择区的虚线框，可按Esc键或在任意单元格中双击鼠标左键。3. 单元格内容的删除选择所要删除内容的单元格。在“编辑”菜单中选择“清除”菜单项，在子菜单中选择相应选项，如图4-14所示。按Delete键或Backspace键也可直接删除单元格内容。图4-14“编辑”菜单中的“清除”项4.3.3单元格的删除和插入输入数据时难免会出现遗漏，这一切可通过Excel的插入和删除操作来弥补。1. 单元格的删除单元格删除后，Excel会将其右侧或下方的单元格填入。步骤如下：选择要删除的单元格。在“编辑”菜单中选择“删除”菜单项，打开“删除”对话框，如图4-15(a)所示。 (a)“删除”对话框 (b)“插入”对话框图4-15做相应选择后单击“确定”按钮完成操作。2. 单元格的插入插入单元格后，Excel将右移或下移当前单元格。步骤如下：选择要插入单元格的位置。在“插入”菜单中选择“单元格”菜单项，在打开的“插入”对话框中选择插入后当前单元格移动的方向，如图4-15(b)所示。单击“确定”按钮完成操作。4.3.4行、列的删除和插入1. 行、列的删除单击所要删除的行、列的标头。在“编辑”菜单中选择“删除”菜单项即可完成操作。2. 行、列的插入单击所要插入行、列所在的任一单元格。在“插入”菜单中选择“行”或“列”选项即可完成操作。4.3.5工作表的移动、复制、删除和插入当需要根据要求组织工作表时，要用到工作表的移动、复制、删除和插入等操作。这些操作均可按如下步骤进行：图4-16快捷菜单选择所要操作的工作表标签，单击鼠标右键，弹出如图4-16所示的快捷菜单，根据需要进行相应选择即可。下面介绍用快捷方法的操作。1. 工作表的移动、复制选择所要移动或复制的工作表标签。对于移动操作，可按住鼠标左键直接拖曳所选标签到所需位置即可。对于复制操作，可在按住Ctrl键的同时，拖曳所选标签到所需位置。释放鼠标即可完成操作。2. 工作表的删除选择所要删除的工作表标签。在所选标签上单击鼠标右键，在出现的如图4-16所示的快捷菜单中选择“删除”项，或在“编辑”菜单中选择“删除工作表”项。在出现的删除确定对话框中，确认删除操作即可。3. 工作表的插入在图4-16所示的快捷菜单中选择“插入”项，然后在打开的对话框中根据需要选择一个插入对象，单击“确定”按钮完成相应操作。4.4格式化工作表用户建立一张工作表后，需要对工作表进行格式设置，以便形成格式清晰、内容整齐、样式美观的工作表。通过设置工作表可以建立不同风格的数据表现形式，工作表格式的设置包括单元格中数据格式的设置和单元格格式的设置。4.4.1工作表中的数据格式化工作表建立和编辑后，就可以对工作表中各单元格的数据格式化，使工作表的外观更漂亮，排列更整齐，重点更突出。1. 数字格式通常数字值不只是数值，还可表示美元值、日期、百分数或其他一些值。Excel提供了很多种数字格式，如表4.3所示。另外，用户还可以用特殊选项调整每种数字格式，例如让负数以红色显示，或者改变使用的小数位数。表4.3Excel的数字格式分类分类举例说明常规3400.50默认的数字格式，数字以输入的形式出现数值3,400.50可用作一般目的的数字，包括千位分隔用逗号，2个小数位货币$3,400.50用于一般货币值，与数值格式一样，只是多了货币符会计专用$3,400.50与货币一样，只是小数和货币符是对齐的日期01/12/05显示日期数字时间21：12：03显示时间格式百分比88.30%与数字格式一样，只是乘以100，并有百分号分数2/3以分数显示小数科学计数3.40E03以科学计数法表示数值文本659rtiabM在单元格中显示的文本和数字都作为文本特殊0443100用来在列表或数据中显示邮政编码、电话号码和账单号等自定义00.0%用于创建自己的数字格式2. 格式化数字的操作在确定了需要的数字格式后，有3种格式化方法。第一种方法的操作步骤如下：单击要格式化的单元格或范围，如选择K3：K8。选择菜单“格式|单元格”，或按Ctrl1组合键，打开“单元格格式”对话框，如图4-17所示。图4-17单元格格式设置在“分类”列表中选择要使用的类。在“类型”列表中选择要使用的格式，假设选择分类中的“自定义”，其中收集了12类、36种数字格式，可供用户在工作表中选用：“0”表示以整数方式显示；“0.00”表示以两位小数方式显示；“#，#0”表示整数，但每隔3位用千分号分开；“#，#0.00”表示整数部分每3位加千分号，再保留两位小数。还可以在对话框的“类型”框中输入自己的格式，如“Tel”#，并单击对话框中的“确定”按钮，则K3：K8区域内的数字均以新定义的格式显示。如果在K3中输入2865996，在该单元格内便显示Tel2865996。第二种方法是利用“格式”工具栏操作：选择单元格，然后单击格式工具栏中的某一种格式化工具按钮进行操作。第三种方法是通过快捷菜单改变数值格式：选择单元格，单击鼠标右键，在弹出快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。3. 格式化日期和时间在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡中，选择“日期”或“时间”，然后再选择所需的格式。4. 取消数字的格式选取需要取消数字格式的单元格，在“编辑”菜单中选择“清除”项。在打开的子菜单中，单击“格式”命令即可取消数字的格式。4.4.2单元格中的数据对齐在默认情况下，Excel根据用户输入的数据自动调节数据的对齐格式，也可在“单元格格式”对话框的“对齐”选项卡中自己设置。图4-18单元格对齐方式设置1. 对齐单元格中的文本在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，如图4-18所示。文本对齐分为水平对齐和垂直对齐两种。如果要把某单元格内的文字放在几列单元格的中间位置，用户可以先选中该单元格及其后若干列空白单元格，再选择“水平对齐”框中的“跨列居中”，这样允许将数据横跨若干列，然后将文字安排在几列的中间位置上。也可以单击格式工具栏上的“合并及居中”按钮来解决。2. 改变文本方向在对话框(见图4-18)的右侧可以设置文本旋转的方向。3. 单元格样式设置选中需设置格式的单元格，单击“格式”菜单中的“样式”命令，打开“样式”对话框，如图4-19所示，单击“修改”按钮，打开“单元格格式”对话框，可设定单元格的默认格式。图4-19“样式”对话框4.4.3表格内容字体的设置表格内容字体的设置可以通过“格式”菜单实现。操作步骤如下：选定欲设置字体的单元格或区域。单击菜单“格式|单元格”，打开“单元格格式”对话框，选择其中的“字体”选项卡，出现如图4-20所示的字体、字形、字号等列表框，从中选择所需的内容即可。对话框中有一个“预览”框，供观察设置字体的效果，当在设置中改变参数时，在预览区会显示出变动后的效果。图4-20设置字体、字形和字号4.4.4设置行高和列宽当用户建立工作表时，所有单元格具有相同的宽度和高度。因此需要根据实际情况调整行高和列宽，以便于数据的完整显示。1. 利用鼠标操作来调整行高和列宽利用鼠标的拖动操作可以直接调整列宽和行高(该方法不够精确)。鼠标指向要调整的行高(或列宽)的行号(或列标)的分割线上，指针变为双向箭头或时，根据显示的行高或列宽的数值拖曳分割线至适当位置。2. 利用菜单功能来调整行高和列宽若要精确确定某行(或列)的高度(或宽度)，则需使用Excel系统提供的命令来实现，具体方法是：打开“格式”菜单，单击“行”子菜单中的“行高”命令或“列”子菜单中的“列宽”命令。这两种命令执行时都会打开对话框，在对话框中输入行高或列宽值，就能将行高或列宽精确调整到所需的大小。3. 最适合的行高(或列宽)在“格式”菜单的“行(或列)”下有“最适合的行高(或列宽)”选项，使用该项，系统将量体裁衣，给选定的行(或列)以最佳的高度(或宽度)。注意：当输入某单元格的字体较大、其行高不够容纳时，Excel会自动把该行“撑高”到所需的高度，但列宽不够时不会自动展宽，单元格的内容将显示为“#”，宽度足够时又能正常显示单元格的内容。4.4.5边框与底纹的设置工作表中的表格线条如果不进行设置，在打印时就不会出现表格线，这将严重影响表格的效果。设置边框线与底纹图案不仅可以美化工作表，而且还能突出表中的重点内容，使之更加醒目。采用边框与底纹设置可改变表格局部和整体的线型及底纹形式。1. 使用工具栏按钮设置选定需要设置边框或底纹的区域，单击“边框”工具钮右侧的下拉按钮，将列出12种边框线式样供选择；单击“填充颜色”图标右侧的向下小箭头，将列出可供选择的单元格背景颜色，可根据需要选取。2. 用菜单的方法设置采用菜单设置的步骤如下：(a)“边框”选项卡(b)“图案”选项卡图4-21“单元格格式”对话框选择需要格式化的单元格。在“格式”菜单中选择“单元格”菜单项，打开“单元格格式”对话框。选择“边框”选项卡进行边框设置，如图4-21(a)所示。在“样式”栏中选择线型，在“颜色”栏中设置线条的颜色。选择“预置”区域中的按钮，或在“文本”区单击框线，设置框线的位置。选择“图案”选项卡，设置单元格的底纹和颜色，如图4-21(b)所示。单击“确定”按钮，完成操作。3. 清除底纹与边框线如要清除已设置好的边框线与底纹，只需选定需要清除的区域，打开“单元格格式”设置对话框中的“边框”、“图案”选项卡，分别选取“无”框线与“无颜色”，单击“确定”按钮，即可清除选定区域的边框线与底纹。4.4.6自动套用格式Excel提供了17种预先定义好的工作表格式，它包括分类表、统计表、彩色表格等。在一般情况下，只需套用其中的一种，再用手工操作对它做一些补充修改，就可满足自己的需要。自动套用格式实际上是对字体、数字、对齐方式、工作表边框、颜色以及列宽、行高等已定义好的格式参数的组合。单击“格式”菜单，然后选择“自动套用格式”命令，打开如图4-22所示的“自动套用格式”对话框，该对话框用大幅的图片显示每种格式的实际效果，分为简单、古典、会计、彩色、序列、三维效果等几种类型。图4-22“自动套用格式”对话框选择某种格式后，如果想对现有格式作些修改，只需单击对话框中的“选项”按钮，就会在该对话框的下方扩展出一组“要应用的格式”选项组，如图4-22所示。通过这些复选框，可以对选择的项目进行调整或重新设置。修改结束后单击对话框的“确定”按钮，自动套用格式设置完成。4.4.7条件格式条件格式非常实用，它可以使数据在满足不同的条件时，显示不同的格式。例如，将图4-23中商品销售统计表中的销售利润大于或等于250000的单元格设置成蓝色、加粗、倾斜、浅灰色底纹，销售利润小于50000的单元格设置成红色、加双下划线。图4-23“条件格式”设置示例具体操作如下：选定要设置格式的区域。单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。在“条件1”区域中单击第二个下拉列表框，选择“大于或等于”，在第三个框中输入“250000”，再单击“格式”按钮进行相应的格式设置。单击“添加”按钮，在新增加的“条件2”区域中按要求进行设置，如图4-24所示。图4-24“条件格式”对话框单击“确定”按钮即可完成设置。若要删除已设置的条件格式，可以利用“删除”按钮。“条件格式”对话框提供的条件表达式最多是3个。4.5图 表 制 作当用户需要对工作表中的数据进行分析时，可以利用Excel提供的图表功能对工作表中的数据生成直观的图形，以图的形式表示数据，更直观地揭示数据之间的关系，使人们能一目了然地进行数据分析。Excel图表分为嵌入式图表和工作表图表两种。嵌入式图表是置于现有工作表中的图表对象，保存工作簿时该图表随工作表一起保存。工作表图表是工作簿中包含图表的工作表。若在工作表附近插入图表，应创建嵌入式图表；若在工作簿的其他工作表上插入图表，应创建工作表图表。图表与创建它们的工作表数据相连，当工作表数据变动时，图表亦会随之更新。4.5.1创建图表创建图表，首先必须有数据源。这些数据要求以列或行的方式存放在工作表的一个区域中，若以列方式排列，通常要以区域的第一列数据作为X轴的数据；若以行方式排列，则要求区域的第一行数据作为X轴的数据。建立图表的步骤如下：先在工作表上选取一个数据系列(即一行或一列)，也可以选取几个数据系列，选取的数据区域可以是连续的，也可以是不连续的，如图4-25所示。选中姓名、基本工资、实发工资3列。图4-25选取图表的数据源图4-26图表向导-4步骤之1-图表类型单击工具栏中的“图表向导”按钮，或单击“插入”菜单中的“图表”命令，在屏幕上出现“图表向导 4步骤之1图表类型”对话框，如图4-26所示，选取图表类型，按住“按下不放可查看示例”按钮，可查看图表示例。单击“下一步”按钮，打开“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框，如图4-27所示，在“数据区域”列表框中显示了包含在图表中的所有单元格的区域范围(即在步骤中所选的范围)。此时若要更改，可重新设定其范围。在“系列产生在”选项组中，选择“行”或“列”，以确定图表的X轴上的数据是按照当前所选的行还是列来显示(即确定图表要强调的数据是表格中行的数据还是列的数据)，图例中显示的是每个数据系列使用的名称和颜色。设定后单击“下一步”按钮。 (a) (b)图4-27图表向导-4步骤之2-图表源数据在随之打开的如图4-28所示的“图表向导-4步骤之3-图表选项”对话框中，选择“标题”选项卡，在其中输入图表的标题与X轴、Y轴的名称；选择“坐标轴”选项卡，在其中选择X轴与Y轴的坐标分量；也可选择其他选项卡设置相应内容(网络线、图例、数据标志与数据表等)。设置完毕，单击“下一步”按钮。图4-28图表向导-4步骤之3-图表选项在最后一个步骤中，出现如图4-29所示的“图表向导-4步骤之4-图表位置”对话框，设置图表位置。若选择“作为新工作表插入”选项，则所产生的图表将作为一个单独的工作表；若选择“作为其中的对象插入”，则产生的图表将插入到当前(或列表中所选)的工作表中。单击“完成”按钮完成操作，如图4-30所示。图4-29图表向导-4步骤之4-图表位置图4-30嵌入式图表4.5.2编辑图表建立图表后，用户可根据需要编辑修改图表。选中图表后，菜单栏的“数据”菜单会变为“图表”菜单。通过“图表”菜单中的相应命令可以完成图表的编辑工作，如图4-31所示。图4-31“图表”菜单1. 调整图表的位置和大小修改位置可以通过选择“图表”菜单的“位置”命令进行，修改大小可以选中图表后拖动它的尺寸句柄实现。2. 更改图表类型通过单击“图表”菜单的“图表类型”命令实现。可以选择系统提供的标准类型，也可以自定义类型。3. 添加和删除数据建立图表后，可以根据需要将新的数据系列添加到图表中，也可以删除已有的数据系列。要添加数据系列，对于独立图表，通过选择“图表”菜单的“添加数据”命令实现，对于嵌入图表，选定要添加的数据系列直接拖曳到图表中即可；若要删除数据系列，首先在图表中选定此数据系列，然后按Delete键或单击菜单“编辑|清除|系列”命令。4. 修改图表项通过单击“图表”菜单的“图表选项”命令实现。不同的图表类型有不同的选项。图4-32显示的是柱形图的“图表选项”对话框，在其中可以对标题、坐标轴、网格线、图例、数据标志和数据表进行修改。图4-32柱形图的“图表选项”对话框5. 添加趋势线可以通过选择“图表”菜单的“添加趋势线”命令在图表中生成趋势线，根据实际数据向前或向后模拟数据的走势。趋势线用来描述已绘制的数据系列，可以突出某些特殊数据系列的发展和变化情况。6. 设置三维视图格式对于三维视图，可以通过改变透视的深度、俯视的角度和图表旋转的角度来调整三维表。这可以通过选择“图表”菜单的“设置三维视图格式”命令来实现。4.5.3格式化图表建立图表后，可以对图表中的各个图表项进行格式化。最常用的方法是，双击要进行格式设置的图表项，在打开的“格式”对话框中进行设置。不同的图表项有不同的格式设置，常用的格式设置有：边框和图案、字体、数字、对齐、刻度、数据系列格式等。4.6数 据 处 理Excel不仅具有对简单数据进行计算处理的能力，而且还具有数据库管理的部分功能。使用Excel电子表格可方便、快捷地对数据进行排序、筛选、分类汇总、创建数据透视表等操作。4.6.1建立数据清单数据清单是Excel工作表中以单元格为基本单位构成的矩形区域，即一张二维表，又称为数据列表。与工作表不同，数据清单具有如下特点：与数据库相对应，数据清单中的每一行称为记录，每一列称为字段，第一行为表头，由若干个字段名构成。数据清单中不允许有空行或空列，否则会影响Excel检测和选定数据列表；字段名必须唯一，每一字段的数据类型必须相同，如字段名是“姓名”，则数据清单中该列存放的必须全部是姓名；不能有数据完全相同的两行记录。数据清单可像普通的Excel工作表一样直接建立和进行编辑，如图4-33所示。也可以在输入字段名后使用“数据”菜单中的“记录单”命令来输入数据，如图4-34所示。图4-33在工作表中直接建立数据清单图4-34通过记录单建立数据清单4.6.2数据排序数据按一定次序显示可以方便查找数据，用来排序的字段称为关键字，用户可根据一个或多个关键字按升序或降序排序，对英文字母，按字母顺序(默认不区分大小写)排序，汉字可按笔画或拼音排序，还可以自定义排序次序。Excel中的数据清单和数据区域的排序可按行或列进行。最多可同时对3个关键字进行排序。1. 简单排序对1个关键字(单一字段)进行升序或降序排列。常用的方法是单击“常用”工具栏中的按钮、，或通过选择“数据”菜单的“排序”命令进行操作。2. 复杂排序当排序的主要关键字有相同的值时，可按另一个关键字继续排序，最多可以设置3个排序关键字。图4-35“排序”对话框例如，要求对“工资表”排序，按“部门”升序排列，部门相同时，按“基本工资”降序排列，部门和基本工资都相同时，按“奖金”降序排列。操作步骤如下：将光标定位在数据区域的任意单元格。选择“数据”菜单的“排序”命令，打开如图4-35所示的“排序”对话框。在“主要关键字”下拉列表中选择“部门”，排序方式“升序”；在“次要关键字”下拉列表中选择“基本工资”，排序方式“降序”；在“第三关键字”下拉列表中选择“奖金”，排序方式“降序”，如图4-35所示。单击“确定”按钮。图4-36显示了排序后的结果。图4-36复杂排序示例4.6.3数据筛选当数据列表中的记录非常多，用户只对其中一部分数据感兴趣时，可以使用Excel的数据筛选功能。即将不感兴趣的记录暂时隐藏起来，只显示感兴趣的数据。数据筛选分两种：自动筛选和高级筛选。1. 自动筛选自动筛选是对单个字段建立筛选，多字段之间的筛选是“逻辑与”的关系，即同时满足各个条件，操作简便。图4-36是一个数据表格，现在要使用自动筛选在这个清单中只显示销售部的基本工资和奖金大于或等于1 000的记录。操作步骤如下：单击数据表的任意单元格。单击菜单“数据|筛选|自动筛选”命令，此时每个字段名的右边出现一个下拉箭头按钮。在“部门”中直接选择“销售部”，分别在“基本工资”和“奖金”中单击“自定义”选项，在打开的对话框中输入范围。单击“确定”按钮即可得到筛选结果。图4-37自动筛选如果要使数据恢复显示，只需单击菜单“数据|筛选|全部显示”命令，若要取消自动筛选功能，则单击菜单“数据|筛选|自动筛选”命令，使“自动筛选”菜单前的“”消失即可。2. 高级筛选高级筛选能实现数据清单中多字段之间复杂的“逻辑或”关系。使用高级筛选时，先要在数据清单以外的位置建立条件区域。条件区域用于输入筛选条件，它与数据清单之间必须用空行和空列分隔开来，首行是与数据清单相应字段精确匹配的条件字段名，从第二行起输入筛选条件。例如，要找销售部的基本工资大于1000或财务部的基本工资小于1000的记录，并将筛选结果在原有区域显示。操作方法如下：建立条件区域，输入条件，如图4-38的A16B18区域所示。单击数据表的任意单元格，但不能单击条件区域与数据区域之间的空行。单击菜单“数据|筛选|高级筛选”命令，打开如图4-38所示的“高级筛选”对话框。图4-38高级筛选在对话框中选择好数据区域和条件区域。单击“确定”按钮。筛选的结果如图4-39所示。图4-39高级筛选的结果4.6.4分类汇总分类汇总就是对数据清单按某个字段进行分类，将字段值相同的连续记录作为一类，进行求和、求平均、计数等汇总运算。针对同一个分类字段，还可进行多种汇总。注意：在分类汇总前，首先一定要对分类字段排序。1. 简单汇总简单汇总是指对数据清单的某个字段统一做一种方式的汇总。例如：求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值。操作方法如下：单击数据区域的任意单元格。选择“数据”菜单的“分类汇总”命令，在打开的“分类汇总”对话框中进行相应设置，如图4-40所示。单击“确定”按钮。分类汇总的结果如图4-41所示。图4-40按“部门”汇总平均值图4-41按“部门”的简单汇总示例2. 嵌套汇总嵌套汇总是指对同一字段进行多种方式的汇总。如在上例求各部门基本工资、实发工资和奖金的平均值的基础上再统计各部门人数，可按下列步骤进行：选择“数据”菜单的“分类汇总”命令，在打开的“分类汇总”对话框中进行相应设置。取消“替换当前分类汇总”复选框。对话框的设置如图4-42所示。单击“确定”按钮，即建立了两级分类汇总，结果如图4-43所示。若要取消分类汇总，在“分类汇总”对话框中单击“全部删除”按钮即可。图4-42按“部门”汇总计数值图4-43按“部门”的嵌套汇总示例4.6.5数据透视表分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需要利用数据透视表这个有力的工具来解决问题。例如，要统计各部门各职务的人数，则既要按“部门”分类，又要按“职务”分类，这时候可以利用数据透视表。1. 数据透视表的建立数据透视表可通过单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”命令建立。执行该命令后在屏幕上打开“数据透视表和数据透视图向导”对话框，在3个选项卡中选择适当参数，就可以产生各种分析数据。单击工作表中的任一单元格。选择“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图”命令，屏幕显示如图4-44所示。该图用于选择数据来源和所需创建的报表类型，默认源为“Microsoft office Excel数据列表或数据库”，本例选择该项，以此来创建数据透视表。图4-44数据透视表向导-步骤1图4-45数据透视表向导-步骤2单击“下一步”按钮，屏幕显示如图4-45所示，要求指定源数据的位置，即输入或选定要建立数据透视表的数据区域，工作表中的虚框即是选定的数据区域。向导中的选定区域显示为“$A$1：$H$14”，区域和虚框所指一致。单击“下一步”按钮，屏幕显示如图4-46所示，要求用户选定数据透视表显示位置，是“新建工作表”还是“现有工作表”，此处选择后者。图4-46数据透视表向导-步骤3在图4-46中单击“布局”按钮，打开“布局”对话框，如图4-47所示。这是构造自己的数据透视表的版式对话框，它的右侧列出了该表的各个字段。如果将“部门”字段拖放到“行(R)”，将“职务”字段拖放到“列(C)”处，将“姓名”字段拖放到数据(D)区域，如图4-48所示。图4-47数据透视表向导步骤4 图4-48数据透视表向导步骤5单