档案管理库房管理.ppt

实训项目4 库房管理 一 实训目的 了解库房管理需制定哪些管理制度 掌握库温湿度基本的控制方法 掌握库房 装具的编号方法 掌握档案排架方法 会编制档案管理工具 二 基础知识 档案库房管理是对已经整理好并排架的档案进行日常维护 保护 档案保管工作的基本任务 维护档案的秩序 使其不散 不乱 保护档案的实体不丢 不毁 并对坏损档案采取修补措施 档案的排列要维护全宗和全宗群的相对完整性 三 基本技能 制定进出库制度和 八防 措施等制度 测量并记录库房温湿度 及时采取措施进行调整 给库房和装具编号 装具排列应井然有序 把已经整理好的档案以全宗为单位按照分类方案把档案按一定顺序进行排列 四 工作流程 实训1 编制库房管理相关制度 1 任务 编写进出库制度和 八防措施 2 要求 制度内容完整 要求具体 言简意赅 3 评价标准 内容齐全满分30分 要求具体 措施可行满分50分 语言精练 条例清晰满分20分 4 评价办法 百分制 5 实训组织 分组进行 学生比照例文标准 相互评价 6 时间安排 30分钟 实训2 库房温湿度控制 1 任务 根据库房温湿度 提出解决办法 2 要求 温湿度记录准确 一般来说库房适宜的温度14 20 相对湿度为50 65 提出的应对措施适宜 可行 3 评价标准 记录温湿度准确满分20分 错一项扣10分 采取措施正确满分80分 错一项扣20分 4 评价办法 百分制 5 实训组织 分组进行 学生比照提供的评价标准 相互评价 6 时间安排 20分钟 实训3 库房 装具编号 1 任务 给库房 装具编号2 要求 了解编号方法 观摩档案馆或档案室库房 装具编号和排列情况 判断是否符合要求 3 评价标准 掌握库房 装具编号和装具排列方法 满分50分 正确评价观摩所观摩档案馆 室 排列情况 并说明理由 满分50分 4 评价办法 百分制 5 实训组织 全班分组进行 学生比照评价标准 相互评价 6 时间安排 20分钟 实训4 档案排架 1 任务 把已经整理好的档案排列上架 2 要求 按全宗把档案在分类方案最低一级类目内 按照确定的方法依次排列 档案的存放方式正确 3 评价标准 排列方法正确 30分 兼顾档案排架的原则和要求0分 满分60分 档案存放方式正确 满分40分 4 评价办法 百分制5 实训组织 全班分组进行 实训 观摩结合 学生比照评价标准 相互评价 6 时间安排 20分钟 实训5 编制库房管理工具 1 任务 编制档案存放位置索引和档案代卷卡 2 要求 根据档案室 馆 实际情况 学生选一种档案存放位置索引编制 3 评价标准 选择档案存放位置索引符合档案馆 室 30分 填写各项正确30分 满分60分 填写代卷卡各项正确 满分40分 4 评价办法 百分制5 实训组织 全班分组进行 学生比照评价标准 相互评价 6 时间安排 20分钟 五 参考案例 一起档案被盗案引发的思考2004年11月 中原地区某大学第一附属医院电梯工栗某伙同废品收购人员撬开医院档案库的门锁 一个月内先后四次盗窃了该院积累了40年的30余万份病历档案和10年的会计档案 共计11 19吨 案发后仅追回80余份 其余经废品收购站转卖到当地造纸厂 全部遭粉毁 造成了无以弥补的重大损失 栗某因犯盗窃罪 被判处有期徒刑11年 并处罚金15000元 剥夺政治权利一年 此案提示我们 要把库房 八防 管理落到实处 建立健全库房管理制度 如果坚持每天对档案库房的档案资料进行常规的检查和记录 这11吨档案会不翼而飞吗 如果管理严格 这么多病历档案和会计档案会长期尘封在地下档案库而无人问津吗 资料来源 海南省档案信息网 六 小贴士 进出库制度 库房一般只允许档案工作人员在工作时间内进入 非档案工作人员原则上不准进入库房 如因工作需要必须进入 则必须有工作人员始终陪同 档案工作人员不得在库房内从事与工作无关的活动 特别是吸烟 喝水 吃东西等 离开库房时 必须关灯 断电 关窗 锁门 八防措施 防火 要求在装具的选用 电器及线路的安装等方面消除一切隐患 库内严禁吸烟 严禁存放易燃 易爆物品 配备消防设施并定期检修与保养 如果库房是高层建筑物 要安装避雷设备 防盗 要求门窗坚固 尽量安装防盗报警装置 离开库房时严格检查并锁好门窗 防水 要求库房建在地势较高 有利于防洪的位置 库房内及附近不能有水源 防潮 要求库房尽量不选在建筑物底层或做好防潮处理 并每天测量库房湿度 如不符合规定 及时去湿 防霉 要求定期检查档案 放置防霉药品 发现霉变迹象及时通风 防虫 要求入库时对档案进行灭菌消毒 在库房内定期检查 放置防虫药品 搞好库房卫生 防尘 要求库房及装具有较好的密封性 搞好库房及装具卫生 保持清洁 防光 主要是防止光线中紫外线的破坏 要求库房尽量无窗 若有窗 也应尽可能小 尽可能少 东西向不易开窗 南北向的窗子要小而窄 尽可能避光 如安装磨砂玻璃 花纹玻璃 贴避光纸 安装遮光窗帘等 照明灯具应为白炽灯 尽量减少原件复印次数 展览陈列时 应以复制件代替珍贵原件 调节温度 湿度的办法降低温度的方法 依靠冷气设备从室内降温 减少室外热空气和太阳光的辐射热对室内的影响 采取的措施是使用屏障 窗帘等遮挡太阳光 定时对库房密闭 朝阳窗户密闭 被阳窗户通风等办法 均可在一定程度上降低温度 降低湿度的办法 一是在适当的时候 采用通风或密闭的方法降湿 二是使用吸水剂 这是一种小范围的临时性措施 吸水剂有石灰 无水氯化钙 矽胶 木炭等 三是使用空气抽湿机 去除空气中的水分 降低湿度 升高温湿度的办法安装取暖设备 可升温 用湿布拖地 洒水 放置水盆等方法可以增加湿度 同样也可以采用通风 密闭等办法提高和保持温湿度 调节温湿度最根本的办法还是安装空气调节设备 库房 装具编号方法 先编建筑物号 再编层号和房间号 编号方法般是按某种顺序用阿拉伯数字编流水号 装具编号一般按房间为单元进行每一单元内的装具按从左至右 直上而下依次编列 排 号 柜架号 层格号 其号码一般采用阿拉伯数字 装具一般与墙壁有50cm的距离 列于列之间约留1 1 2m的距离 每一列的走向应与窗户所在的墙壁垂直 每一列的装具都应排列整齐 档案的存放方式 纸质档案的存放有竖放与平放两种 竖放的优点是便于存放和检取 目前一般都采用这种方式 平放对保护档案有利 适合于保管珍贵档案和不宜竖放的档案如开本比较大的报纸 没有装订的文书档案案卷 卷皮质地软的案卷等 档案平放时 应注意堆叠高度 一般不超过40厘米 平方的缺点是取放不方便 软磁盘 磁带 光盘应垂直放置 以防变形和重物挤压 照片档案 底片册 照片册 宜竖直放置 不宜堆积平放 避免堆在下面的底片 照片受压造成粘连 档案存放位置索引 全宗存放位置索引 库房及装具存放档案索引 档案袋卷卡参考格式 档案代卷卡主要用于档案的调卷和还卷 调卷时填一张卡片放在所调出的案卷的位置上 在卡片上注明所调案卷的基本情况 还卷时再把它取下 代卷卡可掌握档案流动情况 避免漏还现象