绩效考核E化的目的.doc

第七章 e化的績效考核 企業或組織需要一套完整的績效考核制度來針對組織成員進行控管，藉由績效考核制度組織才能了解員工的實際表現和未來發展性，績效考核制度的好壞將會間接或直接影響到組織的人員素質競爭力，績效考核是薪酬、訓練及員工發展管理的基礎，因此每個組織都希望規劃出一套相當完善的績效考核制度。 根據近年來的研究發現，企業投入在人力資源行政作業的活動時間達到80%，而在人力資源策略層次的活動只有20%，這80%的活動事實上幾乎都可以透過人力資源管理e化來提升效率的，而由於績效考核牽涉了人力資源管理活動相當的廣，包括：薪資調整、訓練、員工發展、升遷等活動，可說是人力資源管理的基礎，因此績效考核的e化更是必然的趨勢。因此以下分別介紹傳統的績效考核制度、績效管理資訊系統及績效考核的e化，並舉目前已著手於績效考核e化的企業來當作說明的例子，最後提出結論。7.1 績效考核一、績效考核的定義 黃英忠（民84）認為所謂績效評估在過去稱為人事考核制度，意味企業對員工在過去一段時間中的工作表現或完成某一任務後，所做的貢獻程度之評核，並對其潛在發展的能力做一判斷，以了解其將來在執行業務之適應性及前瞻性，作為調整薪資及考慮升遷、獎懲的依據。 何永福、楊國安（民85）指出績效管理是藉著量度（Measurement）、評核（Evaluation）、和反饋（Feedback）的過程，來了解員工是否朝正確的方向前進、與正確方向的差距有多少、如何矯正員工前往正確的方向，績效評估一方面可影響和改善整體和個別員工的工作特徵、工作行為和工作結果，另一方面亦提供企業一些關於現存員工的個人資料，以便作為人力的規劃及其他人事作業的依據。因此從宏觀角度看，績效考核包括對整各組織行為活動成果的測量與評價。而從微觀角度看，包括企業組織内各個群体和部門成員全體的考核。二、績效考核的目的 績效考核的目的有三：u 作為人事決策的指標。u 員工的回饋與發展。u 作為公司政策與計劃的評估。積極而言，績效考核是培育個人成長和發展的回饋機能；而消極來說，績效考核是監督績效和目標達成程度的控制機能。 下表是分析績效考核的評鑑性目的與發展性目的之比較，見表7-1。 項目 評鑑性目的 發展性目的項目評鑑性目的發展性目的目的目的1.給予員工評估結果的回饋，使其瞭解工作績效的評比2.提供薪資、晉升決策等所須之資料，並作為決策上溝通的憑據3.協助組管從事留才、解僱政策，並做為警告績效不彰者的證據1.指導員工改進其績效，並開發其潛能2.與員工討論生涯與職涯規劃，提高員工對組織之承諾3.激勵員工4.強化上下間的關係5.診斷員工個人與組織的問題作業方式傾向黑箱作業採取公開遊戲規則方式運作方式運作方式設定常態分配以評等排名方法考核採目標管理導向依實際績效評估主管態度判斷及評核協助及輔導部屬態度被動、消極配合主動、參與學習技術特性技術特性短期性,主觀性,單向性,偏狹性長期性,客觀性,雙向性,系統性表7-1三、績效考核體系流程圖績效評估是指在一段特定時間中，以一種正式且系統化的方法，對員工的工作表現及成果進行評估，並與員工進行雙向的溝通，將績效評估的結果作為員工發展、訓練和薪資調整的依據，以期望增加員工的素質提升競爭力，因此績效評核的主要的流程應該有三：從績效規劃、績效改善到績效回饋。詳細流程圖可見圖7-1。圖7-1資料來源：黃同圳（民89）數位化人力資源管理論壇發表之資料。四、績效評估的方法績效評估的方式有許多種的方法，從早期的產出基礎標準法、財務目標標準法、行為定向法、到最新的平衡計分卡（Balance Score Card），可說是十分多樣化。何永福、楊國安（民84）指出目前的普遍使用的績效管理方式可歸為四大類：相對標準法、絕對標準法、目標釐訂法和直接指標法。而大致上常用的績效評核方式有以下幾種方法：見下表7-2。各種績效考核方法各種績效考核方法(續)表7-2資料來源：鄭瀛川、王榮春、曾河嶸（1997），績效管理。而平衡計分卡（Balance Score Card）是一個兩全其美的方式，平衡計分卡連結了財務觀點、客戶觀點、內部業務觀點和創新學習觀點四種來設計績效指標。它提供了一個全面性的架構，可以將公司的策略目標轉換成一致的績效評估指標，有效的評估方法，必須整合為管理流程的一部份，平衡計分卡是一套全新的管理的制度。以下是平衡計分卡引入的四項新的流程：1. 轉化公司願景，讓公司上下對策略建立共識。2.溝通與連結，讓經理人在組織中溝通他們的策略。3.業務的規劃，使公司整合業務及財務計畫。4.回饋與學習，賦予公司策略學習的能力。7.2 績效管理資訊系統一、績效管理資訊系統的功能 學者Kavangh 等人(1990)認為此系統應該具有以下的功能1. 透過績效回饋，幫助管理者決定一些管理態度，例如加薪、升遷、和發展更好的工作技巧。2. 監督其他人力資源功能系統（如甄選、配置、訓練）的執行狀況。3. 可以提供主管人員及員工本身去了解自己的行為、工作狀況、促進主管與部屬間的相互了解。4. 促使員工維持工作水準並予有效的改進工作的缺失，以增進組織的整體績效。 而在系統報表的需求面上學者Ceriello（1992）認為應該包話以下幾種：(見表7-3)表7-3 績效管理資訊系統系統報表需求二、績效管理資訊系統包含的模組績效管理資訊系統，不再只是侷限在電子資料交換（EDI）的資料儲存與處理上，傳統的績效考績記錄功能只是績效管理資訊系統的一小部份，績效管理資訊系統要能做到給予管理者和員工在管理層面上回饋，協助管理者決策並協助員工進行工作行為改善，另外還要透過相關的統計分析，提供公司未來運用及配置人力的參考依據。也就是說，新的績效管理資訊系統應該提升至決策支援的層次（DSS），決策支援系統是指任何可以透過對話系統，讓使用者與電腦直接交談的方式，取得使用者所希望參考（或接近使用者所希望參考）的資訊，以協助使用者擬定計畫或制定決策的電腦系統（高仲炯、李坤清，民80）。因此我們知道一個整合性的績效管理資訊系統，不僅應包括績效管理的各項工作，更應該運用資訊技術的協助，來達到組織內部溝通的流暢，包括電子郵件回饋系統、簡易報表分析系統、員工自我服務系統、等，表7-4是有關績效管理資訊系統在資訊系統每個層次中應包含的模組：表7-4 績效管理資訊系統應包含的應用程式資料來源：何文魁（民84），人力資源資訊系統在我國企業的應用，中央大學企業管理研究所碩士論文。7.3 e化的績效考核一、定義 績效評估在人力資源管理中被廣泛運用於調薪、晉升、任免資遣、獎金、工作輔導、訓練發展、生涯規劃等作業，但作業相當繁複，績效考核的e化即藉由電腦資訊系統協助企業輕易完成此項任務。讓績效考核評估完全透明化，主管對員工個人的評估可以直接在系統上作業，評估過程先由員工自我考核一遍，再由主管考核，考核的分數及意見也在系統中一覽無遺。二、主要功能基本資料可建立或由原有電腦資料庫匯入公司、員工的相關基本資料，以作為後續相關作業自動擷取之用。構面設定用以決定公司所希望評估的績效層面/向度，內建常用之構面。構面架構一般而言，通用全公司所有人員。表單設定根據公司實際狀況與需求，可依人員類別職務性質差異，分別設定不同的評估表格。內建常用表單範例供參考。可彈性設定項目有：構面子項目、構面與子項目權重、評估者類別、績效歸等方式。線上執行完成所有條件設定後，系統即會自動產生相關表格並依據組織層級關係分配個人應完成作業事項並自動設定權限。彙總分析評估作業完成，即可著手進行結果分析彙總作業。可彙總個人績效評估結果、部門績效、績效等級分佈狀況(可依部門、職級統計等級分佈狀況)、列出待檢討人員等。績效調薪計算系統根據所建立之薪資級距表、績效調薪對照表與員工績效評估結果，自動進行調薪計算並列出調薪成本，可重複模擬各種調薪方案以找到最佳方案。資料庫內建各種相關資料庫，內容豐富具參考性。資料庫內容亦可自行修改新增，建置獨有資料庫。三、績效考核e化的目的 績效考核e化的目的是以開發導向的考核，更不只是侷限在傳統的考核導向，也不是只用來發獎金及升遷的用途。開發導向的績效考核，是以人力規劃發展為前提讓員工了解，主管對自己的評價如何，主管知道部屬的個性與優缺點何在，以作為更有效的人力運用。四、績效考核e化的好處對人資部門而言：l 輕鬆規劃設計績效系統l 資訊化作業縮短工作時間l 透過電腦網路充份掌握進行狀況l 資料處理自動化，減少人工作業與時間l 資料儲存空間小、傳遞容易、保密性高、不易遺失對主管而言：l 透過網路進行評估作業，即時隨地，不耽誤日常工作l 資料查詢容易迅速，隨時掌握狀況l 透過統計分析資料，提供決策資訊，提升規劃品質對員工而言：l 經由網路隨時查詢自身資料7.4 e化的績效考核之案例介紹(一)精策管理顧問公司1.系統特色n 專業引導逐步設定根據績效評估系統規劃流程建立軟體模組，使用者只要逐步隨著系統的引導設定各種條件，即可輕鬆完成績效評估系統之規劃。n 資料庫豐富具參考彈性建立各種方便引用之績效評估相關參考資料庫，例如績效向度/構面、績效指標、各種量化指標計算方式等，使人員在規劃績效評估各個步驟上隨時可據以為參考。n 線上作業簡便而人性化藉由線上執行評估作業，減少人力、時間上的浪費，即時隨地進行評估並透過網路傳回的評估結果，設定好相關分析條件，電腦即可自動計算評估結果與所欲分析的資料。n 績效調薪決策效能化根據系統的引導輕鬆設定好調薪條件，電腦自動依據績效評估結果、調薪條件與薪資資料自動計算出個人、單位與全公司之調薪金額和比率，調薪成本立即可知。 2. 系統介紹個人績效匯總：見圖7-2圖7-2資料來源：精策管理顧問公司(2002)分析評價結果：見圖7-3圖7-3資料來源：精策管理顧問公司(2002)績效調薪計算：見圖7-4圖7-4資料來源：精策管理顧問公司(2002)(二)普羅威人事系統-考勤子系統1. 考勤系統主畫面(見圖7-5)圖7-52. 選擇空白班表或已排班班表列印(見圖7-6)圖7-63. 使用部門排班報表作業流程(見圖7-7)圖7-74. 統計出勤狀況(見圖7-8)圖7-85. 詳細累積報表(見圖7-9)圖7-96. 公司班別可依行業別自行擴充定義(見圖7-10)圖7-107. 依班表進行快速人力分析(見圖7-11)圖7-118. 使用刷卡資料查詢完整列示過往(見圖7-12)圖7-129. 可配合卡鐘硬體記錄上下班出勤時間(見圖7-13) 圖7-1310. 可配合門禁硬體查詢進出記錄(見圖7-14)圖7-147.5 結論績效考核e化的目的在於擺脫傳統人力資源系統只是進行資料處理的工作，除了以簡化傳統紙張作業和縮減作業流程來提升效率外，特別在績效面談作業、例外管理作業和圖表列印作業上設計了電腦輔助分析的功能，使用者在透過方便的螢幕點選後，系統會根據之前所記錄的績效管理成績資料庫，來進行使用者要求的回復，提供與主管決策相關的參考資料，例如員工歷年考績的趨勢圖可協助主管間接了解員工接受各項