会议室管理规定.doc

天*市*饮料有限公司会议室管理制度文件编号：TML/ZD/XZ2/05B编 制：审 核：审 批： 日 期： 1、目的 为保证各会议室有序、规范使用，提高会议室使用效率，特制定本制度。2、适用范围。 本规定适用于公司各部门。3、职责 网络专员负责会议室的统筹安排。4、 工作内容4.1会议室使用调配原则:会议室本着“先预定先使用，局部服从整体，重要紧急及外事会议优先”的原则统一安排，协商使用。4.1.1承办会议与内部会议发生冲突时，先安排承办会议；4.1.2部门会议与公司会议发生冲突时，先安排公司会议；4.1.3大型会议与小型会议发生冲突时，先安排大型会议；4.1.4重要会议与一般会议发生冲突时，先安排重要会议；4.1.5外部洽谈、会晤、接待等活动，优先安排。4.2会议室使用管理标准4.2.1依据会议室使用调配原则合理安排使用各类会议室；4.2.2各种会议设备、接线参会人员需小心使用，如发现问题及时通知网络管理员，因使用不当造成线材损坏的，由使用单位负责维修；4.2.3各部门组织会议，要提前一个工作日向网络专员预定会议室(附录1)，会议设备必须提前30分钟进行调试，组织会议部门负责协调网络专员进行调试，否则影响会议效果各部门自行承担；4.2.4会议结束后，网络专员负责检查设施和卫生情况，双方确认无问题方可离场,否则下一个部门使用发现任何问题由上一个使用部门负责。4.3会议室管理员职责4.3.1网络专员是会议室的第一责任人，主要负责落实本规定的各项要求，确保会议室安排、调配、使用、考核等日常管理工作有序规范进行。4.3.2定期检查室内线路、电压、电源及灭火器材，并能熟练掌握操作程序，出现异常现象应立即关机，防止设备损坏。4.3.3对室内的软件和硬件设备定期检修、检测、保养、清洁和维护，严禁带电插、拔设备等违规行为。4.3.4指导会议使用者正确使用可移动磁盘，以防病毒侵入损坏程序和设备。4.3.5监督使用后会议室设施的完好性（包括桌椅、电子设备等）和卫生情况。4.3.6对会议设施的保管和维护。网络专员要保证会议设施的正常使用，每次拷贝外来文件后网络管理员要对电脑及时杀毒，以免电脑感染病毒而影响会议的正常召开。4.4会议室现场管理标准4.4.1会议室设施由人事行政部统一监督、管理；参会人员要听从网络专员的统一安排和管理。4.4.2会议室的设备，如投影仪、电脑、音响、话筒、视频设备等由各部门会议组织者和网络专员负责调试,其他人不得擅自使用和操作。4.4.3机房及会议室内严禁存放易燃、易爆、易碎、易污染和强磁物品，不得堆放杂物及液体物品。4.4.4会议室内禁止吸烟、吃零食或泡泡糖，不准将儿童带入会议室玩耍；不准随意将会议室桌椅、设备搬出场外，不得将会场内的任何设施、设备损坏；不准在桌椅上任意写画、敲击；不准将未饮用完毕的茶水、矿泉水等随地倾洒；不准在会议室内大声喧哗。4.4.5会议期间不准翻看与会议内容无关的报纸、杂志。4.4.6进入会议室后要将手机关闭或调整为振动状态，严禁在会场使用个人通讯设备。4.4.7非参加会议、会谈及培训等人员，未经允许不得随意进入会议室。5.附件1：会议室预定登记表附件1会议室预定登记表预定部门预定