高效会议管理出绩效ppt课件.ppt

1 高效会议管理出绩效 提升执行力培训第三讲 2 整个世界在某种程度上说是一个时时处处充满会议的世界 会议的正面作用是解决问题 反面作用则是带来难题 因此 会议既需要管理 更不能缺少技巧 3 一 对会议再认识 1 什么叫会议 有组织有领导地商议事情并能达成共识或不共识的活动 2 什么叫会议管理 管理 就是制定 执行 检查和改进 会议管理 会议组织者针对某一场会议所举办的日期 时间 地点 参会人员 议程 结果的要求的制定 执行 检查和改进 3 什么是高效会议管理 在已有的人员 会议条件等客观既定的情况下 如何通过主观努力来提高会议质量和管理效能 出绩效 4 一 对会议再认识 人多的会议不重要 重要的会议人不多 解决小问题开大会 解决大问题开小会 解决关键问题不开会 不解决问题老是开会 会而必议 议而必决 决而必行 行必有果 5 会议的功能 6 会议类型 交流汇报 解决问题 制定决策 7 会议成本 时间成本 加会议的人数 与会者的准备时间 开会时间 与会人员平均每小时的工资会议直接成本 会议设施费 文件准备费机会成本 因开会占用备课 批改作业和辅导学生时间造成对提高成绩的影响 不能及时处置分管工作中的问题造成的对提高成绩的影响 会议必须成功 以回收成本 8 二 会议现状与对策 1 会议多 2 会议太长 3 三无会议 无准备 无计划 无结果 4 自由散漫 信息阻塞 本位主义 议而不决 决而不行 会议必将形成会议文化 低效的会议的温水效应 就会象青蛙那样在温水之中不知不觉被煮熟 9 会议为什么低效 会议四大恶习 会而不议议而不决决而不行行而不实 会议五大陷阱 会前缺乏准备议程没有控制讨论结构松散决议责任不明会后没有追踪 10 一 会议前的原因 1 欠缺目标 或目标不明确 2 参会人员不当 必须到会的人未到 来了一些无关人员或替会者 3 开会通知时间不当 太早或太晚通知开会 会议即将开始 发现下属未到 仍没有人提醒 4 开会通知内容不具体 参会者无准备而来 5 会议纪律不严明 不能准时开始 6 会议效果不好 致使一听说开会就厌烦 11 二 会议中的原因 1 主持人开场白没有点明会议主题 导致会议没有核心 或主题不明确 2 没有明确的议程及时间分配规划 导致会议的进展和时间很难把控 3 主持人未能严格按照会议议程来控制会议 被参会者牵着鼻子走 4 分管主管者准备不充分 对相关工作拿不出初步意见 5 必须出席会议的人未到 替会者一问三不知 6 一言堂或多言堂 或者沟通不畅 7 资料不充足 却贸然决策 8 参会者不表明真正感受或意见 会上不说话 执行说废话 9 参会者站在本部门或小团体利益角度发表意见 形成对抗 10 会议没能形成明确的决议或对要完成的工作没有明确责任人和完成时限 11 会议超出预定时间 主持人未能总结会议成果 12 外界干扰 接打电话 会客 12 三 会议后的原因 不能对会议成败得失进行反思 对会议决策宣传贯彻不力 与会者对会议感到不满 不能对决议事项或要完成的工作指定责任人 明确完成时限并进行追踪 这样的会议也是无任何意义的 会后不追踪 等于一场空 13 日本的会议革命 只开有实际效果的会议 准时开始 准时结束 重点在实际行动 小会议室 除了一面钟 什么都没有 站着碰头 14 三 高效会议管理技巧 会前 要想会议高效 必须要有充分的会前准备工作 很多会议因为缺乏充分的会前准备而导致会议低效或失败 会中 议事过程是会议的主体及核心部分 无特殊情况要按照事先计划的议程进行 以保证会议的高效率进行 会后 决议追踪是关键 会议结束后各与会者应执行会中所分派的工作 并写出跟进报告 反馈给校长或在下一次会议中进行汇报 15 一 会议的一个中心 两个基本点 会议议程 会议的准备 会后的跟踪 一个中心 两个基本点 会议议程 16 二 会议的三个阶段七个过程 会议规范流程 开场白 主持人阐明会议目的 议程安排 时间安排 会议纪律等 扩展 分享话题和目标 交流信息 对会议主题充分发表意见 达成共识 集中与会人意见 产生决定意向 形成决议 形成决议 明确要完成任务的责任人和完成时限 确认行为 结束会议 主持人总结 强调会议决定事项 强调会后跟进计划和跟踪要求 计划阶段 召开阶段 落实阶段 开始 扩展 共识 决议 结束 追踪跟进 会前准备 17 三 会议前的准备要领 1 必须开会时才开 要明确会议目的 依目的确定参加会议人员和会议形式 18 必须开会的五个如果 有些事情需要当众表扬或批评 必须把信息同时传达给很多人 要让别人参与决策以集思广益 听取年级处室汇报工作 如果 给处室年级分派任务 19 哪些人参加会议 相关问题的主要决策人 为完成工作需要了解相关信息的人员 能够提供相关意见的人员 对问题负有义务 或存在利害关系 或起作用的人员 将要负责执行会议做出的决定的人员 哪些人参加 20 三 会议前的准备要领 1 必须开会时才开 要明确会议目的 依目的确定参加会议人员和会议形式 2 选定最适当的时间 地点 3 事先分送议程 议题或草案 或明确与会者要准备的材料 以便与会者会前充分准备 4 会议通知不能单用短信的方式通知 为了确保参会人员及时收到会议通知 要辅以电话或当面再次通知 并在会前30分钟再次提醒与会人员做好哪些准备 5 明确专人考勤 落实迟到与缺会者 避免替会 6 主持人设定沟通目标 预估可能发生的争执 制订应变策略 7 会前做好相关人员必要的沟通 指定专人记录 21 会议准备举例 制定教学激励方案会议的准备 激励的目的是什么 谁参加会议 校长 主管校长 教务 教研主任等参加的小会1 2次 了解教师需求 教师要什么 怎样才能激励 拿初稿 分层讨论 校级 中层 教研组长 教师 形成初步方案 正式会议通过 如教代会表决通过方案 领导签字确认 评估 改善会议 22 会议议题设计与议程准备 如制定2014 2015学年教学目标会 应准备 2013 2014及近3 5年教学目标下达及完成情况 全市概况 我校及同类学校情况 过去设奖情况及落实兑现情况 各年级学生基础及教师配备情况 本学期学校计划要求 估计本学期应设置目标是多少 拿出初步方案再上会 23 四 会议进行中的要领 1 准時开会 准時散会 2 遵守制度 避免离席 3 会议目的 人人清楚 4 充分参与 全员发言 5 发表意見 条理清楚 6 不推責任 不诽他人 7 发生争辩 设法缓和 8 掌握议程 按部就班 9 集中主題 不谈废话 10时间太长 中途休息 11 集中精力 减少走动 12 相关事项 作好記录 13 议题结论 复述一遍 14 达成共议 分配工作 24 4 1会议参考流程 导言 主持人开场白 明确会议目标 时间 纪律 讨论过程 理清问题所在并整理出头绪 找到相应对策并达成共识 1 找出并分析问题原因 分别是 主持人确认原因 各与会者无异疑 再进行下一步 2 商讨并列出可能的对策 分别是 主持人确认所列对策都已详细讨论 再进行下一步 3 比较第2步所列对策优劣 选出符合原议事目标的对策 达成决议 确定对策 结论 1 请会议记录者重述已经达成的决议 2 询问与会者有无异疑 3 确认待完成工作分配到责任人 明确完成标准 时限并记录妥当 25 4 2主持人的职责 1 营造和谐的会议气氛 2 控制讨论方向 使会议按照议程进行 3 正确总结各段落或议题的讨论内容 4 引导发言者解释令人困惑的发言 5 尊重少数人的意见 避免会中意见一边倒的情况 6 减少与议题无关的争辩与讨论 26 4 3与会者的职责 1 发言内容要有组织 2 适时发言 3 一次只讨论一个要点 4 表述清晰 陈述有力 5 让证据说话 6 仔细倾听他人发言 7 避免不当的肢体语言 27 4 4会议记录的职责 1 重要会议应录音 以便整理有据可循 2 会议记录除常规项目外 要记清发言关键点 决定形成过程和要完成事项的时限 责任人和协助人 3 重要会议记录要重新整理 24小时内写出会议纪要 4 会议记录者应与主持人共同修正会议记录错误的部分 28 4 5会议中的沟通和反馈要领 4 5 1 什么叫沟通 沟通是指为了设定的目标将信息 情感和思想在个体或群体之间传递 并且达成共同协议的过程 换句话说 当我头脑中有一副画 通过交流 也同样出现在你的头脑中 有效沟通就发生了 4 5 2 沟通的类型 正式沟通与非正式沟通 下行沟通 上行沟通 平行沟通 单向沟通与双项沟通 语言沟通与非语言沟通 29 4 5 3学校会议中沟通现状 1 为什么开会时与会者不说话 或说不到办学生向往的学校想要的轨道上 2 为什么会议中总有与会者出入不断 走神闲聊 看手机睡觉 3 为什么会议总是反复强调而实际收效甚微 30 4 5 4会议中有效沟通的三个环节 31 4 5 4会议中有效沟通的三个环节 表达 准确及时简单完整倾听 就是把个人观点放一边 聚精会神地听他人所讲的一切 理解他人的想法 但理解并不意味着接受 反馈 反馈沟通中听者对收到的信息所作的反应 获得反馈信息是表达者的意图和目的 发出反馈是听者能动性的体现 32 沟通的漏斗效应 33 4 5 5会议中有效沟通的原则与技巧 有效沟通的原则 有明确的沟通目标有明确的时间约束重视每一个细节积极倾听努力达成目标 有效沟通技巧 改变身份 反馈 反馈中复述语言技巧 先跟后带 同理心 34 4 5 6会议中沟通困难的原因及对策 原因 站位失当 缺乏自信 相关信息掌握不够 准备不充分 就发表意见 重点表达不准或条理不清 不能积极倾听 先入为主 按自己的思路思考 忽略他人的需求 对策 加强学习 提升能力 树立自信 充分准备 掌握分管工作足够信息 会前根据会议主题拿出初步方案 列出发言提纲 积极倾听 及时反馈 35 五 会议后跟进落实及时反馈要领 5 1会后跟进落实 才能把会议决定变成提高教学质量的动力 5 1 124小时内编写完会议纪要 明确多长时间追踪一次 多长时间汇报一次 分发给有关处室年级及相关人员 5 1 2填写会议决定事项跟进落实表 36 5 1 3会后跟进落实 与会者或相关执行人员会后跟进 是例会的 下次会议前整理出上次例会布置的工作进度 校长 主管校长 办公室及相关主任平时或定时追踪 下次会议上 有关领导汇报跟踪进度报告 或提出改进意见 在会议上通过 继续抓好落实 37 5 2会后及时反馈 5 2 1 人人都喜欢得到反馈 但很少有人提供有效的反馈 反馈就像礼物一样尊贵 会后及时反馈 才能把提高教学质量落到实处 5 2 2 及时反馈是什么 你了解教师做了什么事 做得怎么样后 立即使他们知道做得怎样 这种反馈既有建设性 又能起到纠正作用 5 2 3 及时反馈反馈什么 一项工作任务完成的如何 把工作如何完成的和对该项工作有什么要求和期望作比照 处理同一种情况的可选择方案 如有必要时 38 5 2 4如何反馈 反馈是双向交流 避免单向式反馈 说过就算 不看对方回应 反馈要及时主动 不要等被问到时才说 反馈是经常的 具体的 抓住关键 把握要害 反馈要把握时机 觉得有必要的时候 最有效的反馈是口头反馈 最准确的反馈是书面反馈 39 5 2 5 反馈的时机 在何时必须反馈 1 连续发生不良时 如同一周同种不良现象发生三次以上时 2 出现教学或管理不良现象 会引起严重后果时 如出现备课或作业批改不到位 或考勤松懈时 3 处室年级制定的一般反馈原则 教学管理者听课 检查作业教案发现有问题时 会议布置任务后行动迟缓或平时考核问题突出时 年级学习对抗赛阶段总结中分出优胜者和暂时落后者时 周练 月考后 发现学科中拖腿的班级 班级中拖腿的学科时 40 5 2 6 反馈语言三要素 描述具体行为 包括一个具体事例 描述该行为如何超越或达到你的期望和要求 或无法满足人的期望和要求 会对学校造成哪些影响 该行为会造成的相应结果 41 5 2 7 积极反馈 你的报告做得很好 行为 上周五收到你的月考分析报告 思路很清晰 分析表格式很有特色 是我见到的分析表中最清楚的 具体事例 我刚才从教务处了解到 他们准备在全校范围内推广使用你这个格式 结果 行为 具体事例 结果 42 5 2 8 改进型反馈 你似乎难于完成每周报表 行为 例如 上周五 我没能在下午五点前收到你的你的报表 这已经是四周内第三次延误了 具体事例 因此 我无法在周一下午例会上向全体教师全面通报这项工作的进展情况 结果 行为 具体事例 结果 43 5 2 9 两组反馈信息比较 1 不好的反馈 你要努力呀 这个任务完成的不好啊 你的计划不管用 2 好的反馈 你认为好的计划应该有什么样的特点 你能提供一些指导建议 让我重新把课再备一遍吗 有效的反馈是双方共同的责任 可使双方共同受益 目的不明确含义不明确单向反馈 44 六 会后反思 提高下次会议质量 只有必要时才开会 会前充分准备 通知反复落实时间 地点 主题 议程及发言提纲 严肃会议纪律 准时开会 准时结束 把握会议方向 控制会议进程 有效沟通反馈 适时达成共识 形成决定 会议记录应记明最后的结论 明确完成时限 责任人及跟进要求 会议成功只有用结果衡量 会后跟进落实 及时反馈改进 45 把习惯变成技巧及行为 任何技巧只有不断实践 反复练习 成为