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森林经营认证审核准备 北京林业大学郑小贤 审核策划与审核准备 策划和准备是实施森林经营认证审核必不可少的重要阶段 内容包括 确定审核范围 配备审核资源 组成审核组 制定审核计划 编制准备审核工作文件等活动 森林经营认证审核是一项专业化 系统化 文件化的活动 审核的策划和准备越充分 就越能保证审核工作的具体实施 策划和准备的工作质量将直接关系到审核实施的成败 充分合理的策划和准备工作有效地确保了审核的完整性和有序性 保证了审核人员对受审核方的充分深入了解 森林认证机构在受理了认证申请并与申请组织签订了认证合同之后 应做好充分的准备工作 为认证审核的实施奠定基础 指定审核组长 森林认证机构应任命有能力的审核员担任审核组长 组建审核组 并将相关的资料移交给他们 委托他们代表认证机构实施审核准备及审核工作 考虑森林经营认证审核特点 审核组长应当具备领导与管理审核的知识与技能 以确保能够 对审核进行策划并在审核中有效地利用资源 代表审核组与审核委托方和受审核方进行沟通 与相关利益者进行沟通 组织和指导审核组成员 为实习审核员提供指导和指南 领导审核组得出审核结论 预防和解决冲突 编制和完成审核报告 审核组长的任务与职责 代表审核组与受审核方及审核委托方联络 编制审核计划 向审核组成员分配审核工作 主持首次和末次会议 与相关利益者进行沟通 与相关利益者进行沟通 审核的控制与协调 组织审核组内部会议 组织审核组评价审核发现并准备审核结论 组织编制审核报告 承担分配的审核任务与职责 确定审核目的 范围和准则 1 审核目的 范围和准则的作用一次具体的审核应当依据明确的审核目的 范围和准则进行 审核目的 范围和准则需要形成文件 如审核任务书 审核计划和审核报告 审核目的 范围和准则的确定 应当围绕达到审核方案的总目的并按照审核方案程案序进行 2 审核目的确定受审核方森林经营管理体系和产品与审核准则的符合程度 根据审核的定义 审核是判断符合性的过程 判断的依据就是审核准则 因此评价与审核准则的符合性可以视为审核的基本目的 初次森林经营认证审核的目的通常包括 确定受审核方的森林经营管理体系和产品是否符合森林经营认证标准以及认证要求 评价森林经营管理体系是否有效运行 包括评价管理体系满足与法律法规要求的能力 管理体系实现规定目标的能力以及其他审核方案所规定的内容 提出是否通过认证的推荐性意见 审核范围 森林经营认证审核是针对组织建立 实施并拟进行认证范围的森林经营管理体系和产品而言的 确定审核范围就是考虑到管理体系的管理权限 组织的活动 现场 环境影响的关联性和独立性等各个方面 从而明确合理地界定受审核方的审核范围 此范围涉及产品 活动和服务 包括审核认证的管理领域 活动领域和场所范围 在全部审核认证过程中 从申请与受理 合同评审 组成审核组到审核 制订审核计划直至认证证书表达等均涉及审核范围 通常是依据拟认证的范围 包括拟认证的产品类别 认证申请与评审过程中获得的有关受审核方的信息以及管理体系文件的描述来确定审核范围 其中审核覆盖的时期通常指受审核方管理体系开始运行以来的这段时间 对于森林经营认证审核 审核范围的确定需要考虑在特定场所和确定的管理控制下的具体活动 1 特定的场所即在特定的场所 在组织控制之下所进行森林经营活动的所有地域 包括所有森林采伐 苗圃 林产品 林副产品 化学药品的储藏以及活动中所涉及的设备或基础设施 不论其是否固定 当法律有要求时 应与国家或当地的规定相一致 临时现场 如作业工地 应包含在组织的管理体系中 无论现场在何处 组织都应对其进行管理与控制 可在认证过程中进行抽样 以提供体系运行及其有效性的证据 2 确定受审核的管理体系和产品覆盖的管理范围应能说明在管理体系中所有与森林经营和木材生产相关的职责 通过设定目标 指标和方案来决定如何实施并保持森林经营经营方案 调配适当的财力和人力资源 实现负责任森林经营改善 这可能包含在预算或其他方案中 应明确界定组织输入 输出的职责界限 在确定认证覆盖的范围时 应考虑组织的森林经营许可的范围 3 具体活动应明确界定拟认证的活动 即包含在上述管理范围内的特定的场所覆盖的全部活动 综上所述 确定审核范围可归结为以下3方面的确定原则 组织的管理权限 组织的活动领域 组织的现场区域 在审核工作文件 报告及认证证书中均会涉及审核范围的描述 其应做到描述简明 清晰 准确 审核范围的描述通常包括现场范围 管理领域和活动领域 现场范围无论是单一现场或多现场 均应明确 充分地描述 通常的描述方式可以是地名 街道及门牌 建筑物名称等 管理领域可以其管理范畴的行政名称来表述 如林业局或者公司 活动领域应明确其主要活动领域 并覆盖被审核的活动范围 例如 某公司的审核范围可做以下描述 位于 省 市的 林业局森林经营和木材生产相关管理活动方面 审核准则 森林经营认证审核是一个客观地获取审核证据 并对照审核准则进行判断的过程 其审核准则一般有以下3部分 中国森林经营认证标准 该标准应是最新有效版本 受审核方建立的森林经营管理体系文件 适用于受审核方法律 法规及其他要求 审核目的 范围和准则的确定与变更 审核目的应当由审核委托方确定 审核范围和准则应当由审核委托方和审核组长根据审核方案的程序确定 审核目的 范围和准则的任何变更需征得原各方的同意 确定审核的可行性 1 对于森林经营认证审核 策划审核所需的信息通常涉及的内容受审核方概况和申请认证的范围 受审核方适用的法律法规 标准以及符合法律法规的证据 如林权证等 森林经营方案等主要管理文件 受审核方管理体系运行时间充分 能够为审核提供充分运行证据 在审核期间受审核方的生产和 或 服务提供能够正常开展 管理体系文件 如手册 程序等 能够提交 受审核方简况 如组织性质 名称 地址 法律地位与资质等 管理体系的一般信息 如规模与人数 产品 组织结构 主要设备与设施 场所 过程 环境因素 危险源等 需要确认受审核方已提供或将按预期的时间提供 如管理文件和程序 或者认证机构已通过适当方式了解这些信息 2 受审核方的充分合作受审核方理解审核的程序与要求 并愿意为审核的实施做出充分的安排 提供相应的支持与配合 森林经营认证审核 需要受审核方提供的支持与配合 通常通过认证合同或认证协议做出承诺 包括以下方面 文件评审 为审核而需要进入所有现场 观察活动 调阅所有记录和访问人员 审核组的内部活动 文印 食宿行等方面 进入有安全要求的现场 3 充分的时间和资源初步确定的审核日期能够为审核之前的准备与安排给出充分的时间 审核委托方能够为审核的实施安排充分的审核时间与审核资源 包括具备知识与技能的审核组 森林经营认证需要确认的事宜包括 建议的审核日期是否能够为审核组的选择 文件评审 审核计划的编制等审核准备工作给出足够的时间量 能否安排具备相应知识与技能 包括专业能力 的审核组及充分的审核时间 在确定审核可行性之前 通常己进行下列活动 组织已提交认证申请及相关信息 认证机构进行了认证合同评审 认证机构与组织签订了认证合同和 或 认证协议 审核可行性的确定还需要考虑其他适当信息 例如 体系运行时间与情况 管理体系的文件提交等 这些事宜在签订认证合同时可能是无法确定的 如果审核不可行 可能存在以下情况 缺乏必要的管理文件 如森林经营方案 管理体系运行不充分 包括体系文件运行时间不够等 在法律法规符合性方面 尚未获得相应的资质证明或出现了严重违规的情况 对于初步确定的审核日期 生产或服务提供无法正常开展 甚至还未开始向市场提供产品 对于初步确定的审核日期 管理者代表及其他重要的人员不在场 预定的审核日期不能够为审核组的选择 文件评审 审核计划的编制等审核准备工作给出足够的时间量 在这种情况下 应当在与受审核方协议后 向审核委托方提出替代建议 如推迟审核 改变审核目的 调整审核范围等 选择审核组 1 选择审核组的重要性审核活动主要由审核组实施 审核组的选择是否针对受审核方的规模 性质与复杂程度以及审核目的的需要 是否能够确保审核组具备相应的能力 将直接影响审核的有效性 2 选择审核组时考虑的因素当决定审核组的规模和组成时 应当考虑以下因素 审核目的 范围 准则以及预计的审核时间 是否包含CoC审核 为达到审核目的 审核组所需的整体能力 法律法规 合同和认证认可的要求 确保审核组独立于受审核的活动并避免利益冲突 审核组成员与受审核方的有效协作能力以及审核组成员之间共同工作的能力 审核所用语言以及对受审核方社会和文化特点的理解 这些方面可以通过审核员自身的技能或技术专家的支持予以解决 保证审核组整体能力的过程应包括 识别为达到审核目的的知识和技能 选择审核组成员以使审核组完全具备审核所需的知识和技能 审核组中应包括一名森林经营专业审核员 对于森林经营认证审核 除了专业能力的要求之外 针对受审核方森林经营的特点 审核组还应当配备具有相应森林经营能力的审核员 包括获得CNAT的注册资格 审核组可以包括实习审核员 但实习审核员应当在审核员的指导与帮助下进行审核 不能单独审核 实习审核员 是指接受培训的审核员 参加审核实践是培训的重要手段 也是审核员获得相应知识和技能的必备条件 审核组中实习审核员的数量不能超过正式审核员的数量 当只有一名审核员时 审核员应当承担审核组长全部适用的职责 审核组应避免任何使审核组成员的行为产生不公正或歧视的利益关系 审核组的公正性应满足有关认可规定的要求 例如 审核组成员或其所在的组织不应向申请人或获证供方提供过咨询服务而影响认证过程及决定 根据认证机构的要求 审核组成员应提前将他们自己或其所在组织与受审核方现在 过去或可预知的联系通知认证机构 在选择审核组时 既要考虑审核组能够与受审核方进行有效地沟通与交流 还要考虑审核组成员之间的有效配合与支持 审核委托方和受审核方均可根据合理的理由申请更换审核组的具体成员 合理的理由包括利益冲突 如审核组成员是受审核方的前雇员或曾经向受审核方提供过咨询服务 和以前缺乏职业道德行为等 这些理由应当与审核组长和负责管理审核方案的人员沟通 在决定更换审核组成员之前 应当与审核委托方和受审核方一起解决有关问题 3 审核组成员和随行人员的作用和职责 1 审核员的任务与职责准备工作文件 参加审核过程中的沟通及首次 末次会议 完成分配的审核工作 即收集信息 获取客观证据与形成审核发现 参加审核发现的评审与准备审核结论 适当时 审核后续活动 2 观察员与向导的职责和作用向导和观察员可以与审核组同行 但不是审核组成员 不应当影响或干扰审核的实施 向导受审核方指派的向导应当协助审核并且根据审核组长的要求行动 他们的职责可包括 建立联系并安排面谈时间 安排对场所或组织的特定部分的访问 确保审核组成员了解和遵守有关场所的安全规则和安全程序 代表受审核方对审核进行见证 在收集信息的过程中 做出澄清或提供帮助 在与受审核方建立初步联系 编制审核计划 首次会议等环节中 明确对向导的需求与作用 确定适当的人选 并确保向导能够充分理解其职责 对于审核的有效实施是重要的 观察员依据审核性质的不同 观察员可以来自受审核方 受审核方的顾客 认证机构 认可机构 政府 咨询机构等方面 观察员仅对审核组的审核活动进行观察 不参与具体的审核工作 森林经营认证审核 来自认可机构的评审人员可能会以观察员的身份见证认证机构的审核活动 受审核方要予以必要的配合与支持 来自咨询机构的人员也可能在场 但不应当干扰或影响审核的实施 更不能代替受审核方回答问题 这一点非常重要 在现场审核前 包括在与受审核方建立初步联系时 负责管理审核方案的人员或审核组长需要与受审核方一起识别来自各有关方面的观察员 并就观察员的随行以及对其的限制性要求达成一致 与受审核方建立初步联系 与受审核方就审核的事宜建立初步联系可以是正式或非正式的 但应当由负责管理审核方案的人员或审核组长进行 初步联系的目的是 与受审核方的代表建立沟通渠道 包括确定联系人 通信地址以及电话 传真 电子信箱等确保有效沟通所必要的手段 确认实施审核的权限 与受审核方确认本次审核活动和审核人员已得到授权 提供有关建议的审核时间 审核组作息时间和审核组组成的信息 并征求受审核方的意见 要求接触相关文件 包括记录 如调阅管理体系文件 以供文件评审使用 确定适用的现场安全规则 对审核做出安排 如查阅文件 进入现场 调阅记录和访问人员 就观察员的参与和审核组向导的需求达成一致意见 对于森林经营认证审核 沟通的方式要相对规范 除了口头的沟通之外 通常还采用书面的方式 如审核确认通知 告知受审核方有关的信息 二 审核方案及其管理 一 审核方案的要求审核方案是针对特定时间段策划 并具有特定目的的一组 一次或多次 审核 根据受审核组织的规模 性质和复杂程度 一个审核方案可以包括一次或多次审核 这些审核可以有不同的目的 也可以包括CoC审核 审核方案还包括对审核的类型和数目进行策划和组织 以及在规定的时间框架内为有效和高效地实施审核提供资源的所有必要的活动 对于需要面对众多受审核方的认证机构 在开展森林经营认证之前 按照认可规范及实际工作的需要 都要制定多个审核方案的程序 程序中包括两种与审核方案有关的活动安排 一种是对所有受审核方都适用的活动安排 即通用要求 例如 评价审核员 选择审核组 实施评审 另一种是仅用于某种特定类型和产品的受审核方的活动安排 即特定要求 例如 对存在多场所或临时现场 多种产品 如非木质林产品 的受审核方的审核安排 这些活动安排为制定针对具体受审核方的审核方案提供了框架 同时 通用要求构成对具体受审核方审核方案的一部分 二 审核方案的管理内容 审核方案的管理涉及诸如以下活动 授权审核方案的管理 确定审核方案的目的和审核方案的范围与程度 明确管理职责 制定审核方案的程序 提供资源 策划 组织 协调 指导和控制审核活动 保持与审核方案有关的记录 监视 评审和改进审核方案 审核方案的管理流程 ISO19011标准中按照 P D C A 循环的方法给出了通用的审核方案的管理流程示图 图6 2 包括审核方案的建立 审核方案的实施 审核方案的监视和评审 审核方案的改进等活动 1 审核方案的建立审核方案的建立 策划 阶段包括以下过程 确定审核方案的目的 确定审核方案的范围与程度 指所需要的审核及与审核方案有关的活动 分配职责 识别资源需求及提供资源所需要的活动 制定审核方案的程序 管理审核方案的组织通常按以下步骤建立 策划 审核方案 审核委托方首先确定审核方案的目的 即明确实施一组审核要达到什么样的目的 在明确需要开展的活动以后 识别实施活动所需要的资源 以及提供资源所需要的活动 在明确需要开展的与审核方案有关的活动以后 确定活动实施的管理职责 制订确保活动有效实施的控制程序 图6 2审核方案管理流程示图 表6 1审核方案建立阶段的几个过程及其作用 2 审核方案的实施审核方案实施主要包括 安排审核日程 建立和保持评价审核员的过程 确保审核组的选择 指导审核活动 确保记录的保持 另外 图6 2 审核方案管理流程示图 中使用 双向箭头 表示审核方案实施过程中的管理活动与 审核活动 和 审核员的能力和评价 之间的作用关系 可以理解为管理过程的输出构成实施过程的输入 实施过程中的反馈信息构成管理过程的信息输入 3 审核方案的监视 评审和改进包括审核方案的监视和评审 识别纠正和预防措施的需求及改进的机会 实施纠正和预防措施及其他改进活动 2 审核方案的目的和审核方案的范围与程度 1 审核方案的目的就审核本身而言 其目的就是确定受审核方的管理体系与审核准则的符合程度 审核方案的目的是指审核委托方通过实施审核方案中的一组审核所要达到的目的 认证机构在一个合同规定的周期内对组织的认证审核 审核方案的目的是为认证的批准 保持 扩大 缩小 暂停和撤销提供依据 审核方案的目的为审核的策划 组织和实施明确了目标和方向 一般来说 在具体的操作实践中 审核组作出的审核结论都会针对审核方案的目的给出结论性的意见或建议 2 审核方案的职责 审核方案管理人员的职责可分为两种 第一种是需要审核方案的管理人员直接负责活动实施的职责 具体包括 确定审核方案的目的和审核方案的范围和程度 规定职责 制定程序 识别所需要的资源 监视 评审和改进审核方案 第二种是需要管理审核方案的人员采取措施 确保活动有效实施方面的职责 此处的 确保 可以理解为审核方案的管理人员不需要直接负责活动的实施 但需要采取措施保证活动实施的有效性 例如 为活动的实施规定程序和方法 组织 指导和控制活动的实施 对活动的结果进行监视和评审 此类职责包括 确保资源的提供 确保审核方案的实施 确保适当的审核方案的记录 对审核方案的管理需要最高管理者授权 其目的主要有两点 一是使从事审核方案管理的部门或人员充分认识到所承担职责的重要性 二是减少审核方案的管理部门或人员在工作中的阻力 在具体的操作实践中 通常应以书面方式对审核方案的管理进行授权 可以是单独的经最高管理者签署的文件 也可以在经最高管理者批准的管理体系文件中作出规定 3 审核方案的资源审核所需要的资源 包括以下几个大的方面 财务资源 如审核员的培训费用 设施资源 如审核期间的办公设施 人力资源 如审核员 技术专家 技术资源 如审核指导书 时间资源 如审核员时间 审核人员的路途时间 后勤资源 如审核人员的交通和食宿安排 其他资源 如通讯工具 审核工作文件 信息资源 4 审核方案的程序内容 审核方案的程序应当明确以下内容 审核的策划和日程安排 保证审核员和审核组长的能力 选择适当的审核组并分配其任务和职责 实施审核 适用时 实施审核后续活动 保持审核方案的记录 监视审核方案的业绩和有效性 向最高管理者报告审核方案的总体实现情况 对于较小的组织 上述活动可在一个程序中表述 5 审核方案的实施 审核方案的实施应当明确以下方面 与有关方沟通审核方案 审核及其他与审核方案有关的活动的协调和日程安排 建立和保持评价审核员及其持续专业发展的过程 确保审核组的选择 向审核组提供必要的资源 确保按审核方案进行审核 确保审核活动记录的控制 确保审核报告的评审和批准 并确保分发给审核委托方和其他特定方 适用时 确保审核后续活动 从内容上划分 审核方案的实施包括 审核的实施 建立 保持和实施审核员及其专业发展的过程 向审核组提供必要的资源 从职责上划分 审核方案的实施包括 需要审核方案的管理人员直接负责实施的活动 需要由审核组长 审核组或其他专业人员完成的两种活动类型 6 审核方案的记录 应当保持记录以证实审核方案的实施 记录应当包括 与每次审核有关的记录 如 审核计划 审核报告 不符合报告 纠正和预防措施的报告 审核后续活动的报告 适用时 审核方案评审的结果 与审核人员有关的记录 覆盖诸如以下方面 员能力和表现的评价 审核组的选择 能力的保持和提高 对认证机构 还可能包括 认证合同的评审记录 文件审查记录 审核通知书 记录应当予以保存并以适宜的方式予以保管 三 编制审核计划 一 审核计划的作用审核计划是指对一次审核活动和安排的描述 审核计划为审核方 审核组和受审核方之间就审核的实施达成的一致意见提供了依据 对于审核委托方 审核计划要满足审核方案总目的与审核方案程序的要求 并作为审核方案实施的依据之一 对于审核组 审核计划要明确审核的具体内容与要求 为审核的实施进行预先安排并提供参照 对于受审核方 审核计划要便于其了解审核活动的内容与日程安排 并提前做好有关准备工作 二 审核计划编制与执行 在对受审核方获得适当了解的基础上 审核组长应当负责审核计划的编制 对审核计划编制与执行的要求包括 审核计划应当便于审核活动的日常安排与协调 以提高工作效率 审核计划的详细程度应当反映审核的范围和复杂程度 如对于初次审核和随后审核以及年度审核 内容的详细程度有所不同 审核计划应当有充分的灵活性 随着现场审核活动的进展 对审核范围的更改可能是必要的 如随着审核组对受审核方管理体系实际情况的了解不断深入以及有关区域审核进展情况 对一些区域分配的审核时间量与任务分工可能要进行调整 也可能发现一些职能或过程原先并未予以考虑 需要扩大审核的范围 对于森林经营认证 受审核方也可能提出增加认证所覆盖产品类型或场所的要求 这也需要扩大审核的范围 三 审核计划的内容 审核计划详细程度应当反映审核的范围和复杂程度 如对于初次审核和随后的审核以及年度审核 内容的详细程度可以有所不同 审核计划应当有充分的灵活性 并允许更改 如随着现场审核活动的进展 审核范围的更改可能是必要的 对于森林经营认证审核 审核的时间量通常用审核人日来计算 1个审核人日指1名审核员1天8小时的工作时间 审核人日的计算应满足有关认可规范的要求 在估算审核所需时间量时 可以考虑 但不限于 与受审核方的性质 规模与复杂程度相关的以下因素 受审核方的规模和森林类型及其产品复杂程度 受审核方产品 环境因素 过程与活动的数量 重要性 复杂性 相似性 受审核方场所的数量 大小及分散程度 审核所用的语言等 审核计划内容包括 审核目的 审核准则和引用文件 审核范围 包括确定受审核的组织单元和产品及过程 现场审核活动的日期和地点 现场审核活动预期的时间和期限 包括与受审核方管理层的会议及审核组会议 审核组成员和随行人员的作用和职责 为审核的关键区域配置适当的资源 适当时 审核计划还应包括 明确受审核方的代表 包括受审核方代表的姓名 联系方式等 当审核工作和审核报告所用语言与审核员和 或 受审核方的语言不同时 审核工作和审核报告所用的语言 审核报告的主题 后勤安排 如交通 现场设施等 保密事宜 审核后续活动 在现场审核活动开始前 审核计划应当经审核委托方评审和接受 并提交给受审核方 受审核方的任何异议应当在审核组长 受审核方和审核委托方之间解决 任何经修改的审核计划应当在继续审核前征得有关各方的同意 四 审核计划的确认与修改 审核计划的确认审核计划应当经审核委托方评审与接受 以确认其符合审核方按程序的要求 经审核委托方确认的审核计划应当在现场审核开始前提前 交给受审核方 以便受审核方提前为审核作出安排 审核计划的修改受审核方对审核计划的异议 如对审核范围 审核日期 审核组成员 审核组作息时间以及具体日程等意见 应当在审核组长 受审核方和审核委托方之间予以解决 修改后的审核计划应当征得有关各方的同意后 方可继续进行审核活动 但不一定需要所有方面的同意 例如 审核组作息时间的调整 审核日程的局部调整等可能就不需要再征得审核委托方的同意 五 审核组工作分配 审核组内部工作任务的分配是审核组长的职责 审核组长应当通过与审核成员的协商 将对具体的过程 职能 场所 区域或活动的审核任务分配给审核组的每位成员 工作任务分配可以以审核准备会的方式进行 在分配这些审核任务时 应当考虑 1 审核员独立性与能力的要求审核组所有成员都不能向受审核方提供咨询性的意见 根据相应的审核任务对知识与技能的要求 并发挥审核组成员的专长 分配审核任务 2 资源的有效利用在审核任务的分配上要尽量做到资源的有效利用 例如 审核组成员之间的工作量要均衡 尽量避免多名审核员在同一时间审核同一对象 在审核线路上应当考虑时间的合理利用 尽量安排具有相似性或关联性的审核任务给同一审核人员等 3 审核员 实习审核员的不同的作用与职责实习审核员通过审核时间的参与 获得必要的知识和经验 但需要在有能力的审核员的指导与帮助下进行审核 不能单独审核 审核员负责实施具体的审核任务 包括收集信息 获得客观证据与形成审核发现 审核组长要向审核组成员明确其作用与职责的要求 随着审核的进展 出于调整审核范围 审核与均衡工作量 改进审核线路和审核深度以及更好地发挥审核组成员作用等方面的需要 可以调整审核组工作任务的分配 以确保审核目的的达到 四 准备审核工作文件 森林经营认证审核是判断一个组织是否符合森林经营审核准则的一个系统化 文件化的验证过程 所以在审核过程中要根据审核准则 系统地验证受审核方管理体系的全部主要要素的实施情况 并将全部主要的审核活动以文件化的形式记录下来 因此 在实施现场审核之前要认真编制审核工作文件 审核组成员应当审核与其所承担的审核工作有关的信息 并准备必要的工作文件 用于审核过程的参考和记录 审核中的检查表和表格的使用不应当限制审核活动的内容 审核活动的内容可随着审核中收集信息的结果而发生变化 检查表的格式可参考附件2 工作文件包括其使用后形成的记录 应当至少保存到审核结束 审核组成员在任何时候都应当妥善保管涉及保密或知识产权信息的工作文件 一 审核工作相关信息的评审 审核组成员应当针对自己所承担的任务 熟悉和了解相关的信息 这些信息包括 本次审核的目的 范围与准则 受审核方的管理体系文件以及文件评审的结果 审核计划 事先获得的有关受审核方管理体系的其他信息 尤其是涉及组织机构 资源 产品 法律法规 过程 活动及职能等方面的信息 对于森林经营认证审核 还包括对受审核方环境因素以及控制技术的了解 审核员要尽量在审核前做好信息的准备 这些信息及评审的结果 将为审核组成员策划自己的审核工作 以确保审核能够针对受审核方的实际情况与特点得以实施 二 工作文件的准备 在信息评审的基础上 审核员应当在必要时准备相应的工作文件 工作文件用于审核过程中的提示 参考与记录 工作文件可包括 1 检查表与抽样计划 2 记录信息 如支持性证据 审核发现和会议记录 的表格