SOP-OPS-030302-物流交接单据管理规定.doc

深圳欧唯特物流服务有限公司 文件名称物流交接单据管理规定文件编号SOP-OPS-03-03-02编写人余红亮、翟汝长、董宁版本号V1.0审核人宋平琛、黄天强、杨治国、郦华、王科、周杰、卢轶修订号批准人周宏伟发布部门营运部生效日期2012-01-01一. 目的规范物流各操作、配送环节的单据管理，有效规避物流运作风险。二. 适用范围各分公司所属仓、外包仓（含物料仓）。三. 职责1. 仓管做好各操作环节单据交接确认，保证单据的完整性。2. 配送员司机承运商做好提货、送货交接、记录，取得收货方有效签收，保证单据的返回。3. 客服核对单据完整和有效性，跟进承运商对签收单返回，负责单据的整理、装订、存档。4. 分公司经理监督本规定的执行，并负连带管理责任。四. 依据和参考标准无五. 安全风险（控制点）1. 单据按项目，时间顺序进行整理装订，标识清晰。保证所有单据的完整性和可追溯性；2. 保证所有单据操作、配送环节各环节交接签章的有效性能；3. 各类单据交接时应做好记录，单据移交给客户时，必须做好明细清单交接记录；4. 需销毁时，必须征得公司总部或客户批复，方可执行；5. 如需销毁时，在销毁方式上需规避客户信息资料外泄。六. 定义1. 入库单：指送达欧唯特仓库且交接双方有签章的到货交接凭证，以及对应的欧唯特内部流转的有效交接凭证。2. 出库单：指欧唯特仓库与配送方的发货交接凭证(含产品明细)，以及对应的欧唯特内部流转的有效交接凭证。3. 托运单：指欧唯特承运商开具给欧唯特的承运单据。4. 签收单：指欧唯特承运商或自营配送司机完成配送后返回的有效签收凭证（如出库单签收返回联、苏宁入库单）。七. 附件或附表风险承诺函模板运输检查表八. 正文（对运输单据需参照欧唯特运输单据签收和管理规定规定中对授权书、单据交接、单据签收、签收异常处理、单据核查、单据整理有准确规定）1. 入库单据1.1收货仓管确认收货无误后，进行签收,将收货情况、收货人、收货日期和异常情况在单据上签注，核对入库单据签收信息与收入货品明细是否一致。异常情况需送货承运商签字确认；1.2收货仓管签收完毕后，需将承运商送货单和入库明细单装订，按项项目、日期单号整理，做好目录装订成册、按月存档。2. 出库单据2.1 客服或制单仓管打印出库单；2.2 备货仓管按单备货并在备货处签字确认；2.3 稽核仓管按单据明细复核、扫描、包装并在稽核处签字确认（可分段多人完成）；2.4 发货仓管核对提货人有效性，与提货人进行清点并逐单签字、交接；发货仓管将留存联整理后交与客服保管；2.5 客服每日核对出库单据，按项目、发货日期单号、承运商、发运方式整理归档。3. 托运单据3.1欧唯特承运商开具给欧唯特的承运单据，是与自有出库单据相匹配的承运凭证；3.1发货仓管与承运商清点、交接、签字，取得与出库单对应的承运商托运单留存联并交与客服保管；3.1 客服每日核对出库单据，按项目、发货日期单号、承运商、发运方式整理归档。4. 签收单据4.1 配送员司机、承运商配送成功取得有效签收单，返回后交回客服并做好交接；4.2 严禁收货方在签收单上签注有争议的签收信息；4.3 经项目确认的，特殊客户（如苏宁）出具的与欧唯特自有签收单相对应的入库单，也可作为有效签收凭证；4.4 客服对配送员司机、承运商返回的签收单进行仔细核对（是否有退货、签收是否有效），异常签收跟进、反馈处理；4.5 客服每日核对出库单据，按项目、发货日期单号、承运商、发运方式整理归档。5. 客户授权书管理5.1. 客户授权书的收集5.1.1. 分公司新增项目，运作前要求客户提供授权委托书。5.1.2. 现有客户新增终端客户，在首次发货前要求客户提供授权委托书。5.1.3. 现有授权委托书将在15日超出有效期限，要求客户在有效期内更新授权委托书。5.1.4. 对临时性、特殊性发货、提货，要求客户提供符合客户流程管理要求的授权文件，并经客户相关管理部门或管理人认可。5.2. 客户授权书的核对5.2.1. 运输客服对收到的授权委托书进行每张核对，合格的授权委托书包含但不限于以下项目核对无误：a) 指定收（提）货人姓名、身份证号、身份证复印件、联系电话、本人亲笔签名核对无误且清晰可辩。b) 指定送（收）货地址与单据收货地址核对无误。c) 授权委托单位法人代表或负责人签字核对无误且清晰可辩。d) 授权委托单位授权盖章核对无误且清晰可辩。e) 授权委托单位授权日期在有效期限内。f) 授权委托书每份客户盖章或与客户进行授权委托书交接的单据、信函加盖客户公章。5.2.2. 对核对合格的授权书可安排发货和配送。对不合格授权委托书要求客户重新提供，在客户未提供前暂停发货与配送。5.3. 客户授权书的管理5.3.1. 各项目的授权书由分公司运输客服专人管理。5.3.2. 授权委托书按区域建档成册，并制作索引。5.3.3. 为方便查阅，索引内容须包含授权书编号、终端客户名、授权委托书有效日期等项目。6. 发货单据交接管理6.1 发货签单规范6.1.1 分公司发货人员核对司机或提货人授权资料无误后，必须在摄像头可监控范围内与司机或提货人进行签单货物交接。6.1.2 司机或提货人清点货物件数，检查货物包装规范无误后，根据要求在单据 “承运人信息”栏正楷写上取货人姓名、取货日期及时间。要求的单据包含但不限于以下类型a) 单据（发货单）b) 单据（发货单）和承运商面单c) 承运商面单6.1.3 对首次发货的终端客户，运输客服需将授权委托书复印件与单据（发货单）装订一起，以方便司机或承运商对签收信息进行核对。6.1.4 发货人员检查取货人姓名、日期和时间清晰可辩并且无误后，发货人根据要求将单据留存仓库。留存的单据包含但不限于以下类型：a) 单据（发货单）白联b) 单据（发货单）白联和承运商面单寄件人联c) 承运商面单寄件人联6.1.5 交接无误后，司机及提货人安排货物装车，并进行货物配送。6.2 发货单据交接6.2.1 分公司发货人员发货完毕，对留存单据进行简单整理排序。6.2.2 对运行WMS系统分公司，发货人员核对留存单据在系统进行“装车”操作。6.2.3 发货人员制发货单交接表，运输客服发货完成半小时内或次日上班时间（夜晚发货）半小时内与发货人员进行签字交接。发货单交接表由发货人员整理保存。6.3 发货单据信息录入6.3.1 运输客服再次对交接单据的数量及取货人信息进行核查。6.3.2 运输客服对需要发车明细的项目，在半小时制作发车明细表并发送给客户指定接收人。6.3.3 运输客服将发货信息在规定时间内录入DM系统。6.3.4 运输客服将单据（发货单）白联或承运商面单寄件人联按项目、类型进行整理。整理完成后按日期和单据号由小到大进行排序并装订。7. 单据签收管理7.1 签收信息核对7.1.1 司机或承运商按单据（送货单）地址进行货物配送。7.1.2 货物与终端客户交接完成后，恳请终端客户收货人在单据（送货单）“签收人信息”栏正楷字体写上收货人姓名、收货日期及时间并盖章。7.1.3 司机或承运商核对签收信息的准确性，合格的签收信息包含a)、c)、d)、e)或b)、c)、d)、e)项信息核对无误：a) 收货人必须为授权委托书指定收货人或非指定收货人盖授权委托书指定章。b) 天音项目货到付款类终端客户非扣除返利的单据，确保付款或刷卡金额与单据应收金额相符情况下，可为非指定收货人签收并不盖章。c) 收货人签收货品和数量与单据（发货单）货品和数量一致。拒收、退货货品和数量与单据（发货单）货品和数量一致。d) 签收信息包含准确的签收日期及时间。e) 对收货时间超过15分钟，恳请收货人写上货物到达时间和货物签收时间。此两种时间将对线路安排、货量装配提供重要的依据。7.1.4 单据签收完毕，司机及承运商按要求选择一种以下方式将签收单据留存终端客户收货人处。a) 司机或承运商根据终端客户要求，将不超过2联签收单据留存给终端客户收货人。b) 承运商根据终端客户要求，将不超过2联签单据和承运商面单“签收联”留存给终端客户收货人。c) 对不进行开箱验货的承运商，承运商留存承运商面单“签收联”给终端客户。运输客服要求终端客户将签收单进行回传或寄回欧唯特分公司。7.2 签收异常处理7.2.1 收货地址与单据（送货单）地址不符，司机或承运商在第一时间通知运输客服。运输客服与客户进行联系，并根据项目流程正确接收客户指令。a) 按项目流程要求并正确接收客户指令，运输客服保存指令证明，电话通知司机或承运商按客户指令进行货物交接或做退货处理。b) 按项目流程要求未正确接收客户指令，运输客服电话通知司机或承运商将货物退回，并向客户进行处理结果反馈。7.2.2 货物非授权委托人签收，司机或承运商确认盖章的有效性。盖章有效，交货给对方进行签收。盖章有效性不能确认，第一时间通知运输客服，运输客服查验授权章信息，如符合电话通知司机或承运商交货给对方进行签收。对授权章信息不符运输客服与客户进行联系，并根据项目流程正确接收客户指令。a) 按项目流程并正确接收客户指令，运输客服保存指令证明，电话通知司机或承运商按客户指令进行货物交接或做退货处理。b) 按项目流程要求未正确（或不能）接收客户指令，运输客服电话通知司机或承运商将货物退回，并向客户进行处理结果反馈。8. 单据返回整理8.1 返回单据交接8.1.1 司机当次配送完毕，及时返回仓库在第一时间内与运输客服或分公司指定的单据接收人员完成单据交接。8.1.2 承运商将签收单据由专人妥善保存，并于37天向分公司进行一次交接，当月签收单据不得延迟于次月10日与分公司进行交接。8.2 签单返回信息核对8.2.1 运输客服对返回的签收单据每单进行签收信息核查，核查内容包含a)、c)、d)、e)或b)、c)、d)、e)但不限于以下项目：a) 收货人必须为授权委托书指定收货人或非指定收货人盖授权委托书指定章。b) 天音项目货到付款类终端客户非扣除返利的单据，确保付款或刷卡金额与单据应收金额相符情况下，可为非指定收货人且并不盖章。c) 收货人签收货品和数量与单据（发货单）货品和数量一致。拒收、退货货品和数量与单据（发货单）货品和数量一致。d) 签收信息包含准确的签收日期及时间。e) 对终端客户收货提供入库证明（入库单）的入库证明需同签收单据一同返回。8.2.2 运输客服对核对合格的签收单据进行整理，对不合格的签收单据要求司机或承运商重新与终端客户进行补签，并将情况进行记录和反馈给运输负责人。8.2.3 运输负责人或运输客服对不合格的签收回单向终端客户进行回访，确定货物正常签收。对货物未正常签收或未送达的情况立即进行处理和向上级单位进行反馈。8.3 单据整理8.3.1 运输客服将核查无误签收的单据分项目按单据类型进行整理。8.3.2 在DM系统中进行签收信息等内容的录入或导入。8.3.3 运输客服将已分类的签收单据按单据日期和单据号由小到大排序存入原已保存的单据中。签收单保存应准遵循以下原则：a) 单据（发货单）与签收单分开保存。b) 单据（发货单）与承运商面单分开保存。c) 按项目、正逆向物流、单据类型分开保存。8.4 返单8.4.1 运输客服将按项目将需要返单的终端客户名单进行整理，将整理结果汇编成表。8.4.2 运输客服每日进行货运跟踪（DM系统）时，摘抄需返单的终端客户名单及单号录入返单表格中。8.4.3 运输客服将需返单的签收单据（或含入库证明）进行整理，填写托运单。在客户要求的时效内返至客户指定的签收人员。8.4.4 对签收单据联数不足或只有一份入库证明的单据，运输客服进行复印，并按客户要求的原件或复印件进行返单。8.4.5 运输客服跟进返单的执行情况。9. 注意事项：9.1 各仓必须保证操作环节中各类单据的有效性、完整性