精益管理：办公用品定额管理.doc

办公用品定额管理降低采购费用和管理成本单位： 部门： （组）：1、 课题的背景、目的及意义（一）课题背景开展办公用品定额管理是对办公用品仓储效率、办公用品消耗、办公用品采购成本等有针对性的管理，同样也是对所有员工树立节约意识有很大的帮助。什么是定额管理？定额管理是指利用定额来合理安排和使用人力、物力、财力的一种管理方法。定额是企业生产经营活动中，对人力、物力、财力的配备、利用和消耗以及获得的成果等方面所应遵守的标准或应达到的水平。定额管理的内容是什么？建立和健全定额体系；在技术革新和管理方法改革的基础上，制定和修订各项技术经济定额；采取有效措施，保证定额的贯彻执行；定期检查分析定额的完成情况，认真总结定额管理经验等等。定额管理是实行计划管理，进行成本核算、成本控制和成本分析的基础。实行定额管理，对于节约使用资源，合理组织劳动，调动劳动者的积极性，提高设备利用率和劳动生产率，降低成本，提高经济效益，都有重要的作用。（2） 课题目的及意义1.提升管理效率降低采购成本，通过办公用品定额管理，提高办公用品的管理工作效率，为管理人员及领用人员节约更多的时间，提升效率。同时定额管理的实施对领用部门的办公用品消耗预计提出了要求，从用完即领转变为按计划使用，减少了采购次数，降低采购时间成本。2. 养成员工节约习惯，开展办公用品定额管理工作，是的员工使用办公用品时按计划领取，在计划内必须合理使用，才能完成工作，这样达到了节约办公用品的目的，养成节约的习惯。例如：办公用A4打印纸，采取定额管理前，使用完就可领用无需计划，采取定额管理措施后，员工或部门必须在计划内使用A4纸，为确保在下次领用前能完成工作，就会杜绝浪费纸张的现象。二、存在问题和原因分析以往办公用品管理方法存在的问题：办公用品采用“用完即领”的方式，存在着诸多问题：一是领用频率比较频繁，大大增加了办公用品仓库管理员的工作量；我统计了2015年1-7月份办公用品领用次数。计算下来平均每月领取次数为15次，我们根据每月平均工作天数约为21天计算。 这样的领用天数占比次数显然是增加了办公用品管理员的工作量。二是采购次数的不断增加，以往的管理模式，仓库办公用品无库存就会启动采购工作流程，造成每次采购数量不多，但采购次数增加，增加了时间成本。我们可以看到一次简单的采购流程，分成4个步骤，每个步骤间的用时基本在半天左右，这就造成领用部门也需要等待1至2天才能领取办公用品，这些都是时间成本。三是“用完即领”的方式，员工在使用办公用品过程中，不会有计划的分配使用，会不可避免的造成浪费现象。 我们可以看到5号电池、毛巾以及笔的都超出了正常办公的使用量，这就是采购“用完即领”的方式所带来的，不可避免的浪费现象三、课题的实施过程1.数据收集定额采购，由各部门内勤，根据往年办公用品领用数量确定，每月办公用品采购数量，并由精益管理小组根据实际工作内容，判断调整采购数量，定额采购定额发放，各部门在定额计划之外无法领取办公用品。2.主动发现浪费问题，在日常工作中，加强对办公用品使用情况的观察，发觉使用过程中存在的浪费现象，各部门通过监督教育，并以定量发放的方式，使员工在正常工作的基础上节省办公用品资源。3.精益办公用品采购过程，通过定额采购以减少采购次数，各部门加强管理配合量化办公用品的发放次数，使办公用品管理时间主动权掌握在管理员自己手中，从而降低办公用品管理的时间成本，提高管理员的工作效率。我们通过使用系统图法（Systematic Diagram）进行问题的改善。四、 课题总结1、 办公用品采购费用，通过定额管理逐步降低。2、 办公用品浪费现象，通过抽样三种办公用品的人均使用量，表明在使用过程中浪费现象的减少。3、 办公用品管理的时间成本，通过对比各部门领用单数量可以看出，管理的时间成本逐步降低。（2） 下一步工作计划办公用品定额管理在节省办公用品费用，减少办公用品浪费现象，减少管理时间成本上初见成效，但精益管理方法和工具还存在一些问题。1. 数据难定数据难定的原因是进行定额制订，对定额计划制定人员的要求比较高，并且由于涉及到部门员工工作便利的问题，难度增加。2. 数据难齐定额管理是一个跨部门的协调作业，由于涉及部门多，要制定一个办公用品的预期使用数据很难快速完成，往往需要经过反复的协调和核对才能找出最理想数据，增加企业管理成本。3. 数据难变办公用品定期使用数量是一个变量，是随着公司每个时间段工作侧重点的不同，办公用品使用数量也会因此而变化。但由于定额管理制定期限过长的话，为及时更变定额数据增加了难度。4. 数据难找由于定额管理没有专用的软件进行辅助，找一个数据往往要从一大堆的文档（有可能是电子文档）中去查找，效率低下。由于数据难以及时更新，还有存在查到的是一个过期了的错误数据的现象。下一步我