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项目管理手册项目管理手册 第四章 项目管理程序 第第 5 5 节节 采购管理程序采购管理程序 下下 中国石油化工股份有限公司塔河分公司 重质原油改质工程项目管理部 二 九年二月 目目 录录 附表 1 引进主要设备材料分交清册 170 附表 2 物资集中分交清册 171 附表 3 设备需用计划表 172 附表 4 机电产品进口审批申请报告 173 附表 5 重要工业品自动进口许可证明申请表 174 附表 6 引进 国产 物资分交明细表 175 附表 7 国内 引进 主要设备和材料分交表 176 附表 8 装置提前采购设备清单 177 附表 9 装置技术协议会签表 178 附表 10 装置选厂方案更改审批表 179 附表 11 采购部招标 询比价 监督申请表 180 附表 12 招标会议签到表 181 附表 13 投标文件密封情况检查表 代签到表 182 附表 14 开标汇总一览表 183 附表 15 招标项目情况报告表 184 附表 16 物资采购超概请示表 185 附表 17 合同审查表 186 附表 18 合同会签单 187 附表 19 合同签订与履行登记台帐 188 附表 19 1 材料合同台帐 189 附表 19 2 设备合同台帐 190 附表 20 长周期及进口物资合同执行情况周报 191 附表 21 项目采购情况周 月 报表 192 附表 22 采购物资必检目录 193 附表 23 第三方监检申报单 194 附表 24 监造信息反馈单 195 附表 25 监造周报 196 附表 26 重大问题提报单 197 附表 27 重要设备材料驻厂监造申请表 198 附表 28 重大质量问题情况表 199 附表 29 实施监造季 年 度统计报表 200 附表 30 委托监造物资放行报告 201 附表 31 不合格品评审处置表 202 附表 32 让步使用申请表 203 附表 33 质量验收书 204 附表 34 严重不合格物资情况表 205 附表 35 物资需用计划材料代用单 206 附表 36 开箱检验记录单 207 附表 37 物资报验单 208 附表 38 入库单 209 附表 39 材料出库单 210 附表 41 月份结算报表 212 附表 42 设备 材料催交状态报告 213 附表 43 设备 材料制造状态报告 214 附表 1 引进主要设备材料分交清册 引进主要设备材料分交清册引进主要设备材料分交清册 项目名称及装置名称 附表 2 物资集中分交清册 物资集中分交清册物资集中分交清册 项目名称及装置名称 序号 物资 代码 物资 名称 位号 规格型号 及主要参数 材质数量 进口 理由 预计 用汇 物装部分 交意见 备注 序号 物资 代码 物资 名称 位号 数量 计量 单位 规格型号 及主要参数 材质 拟选 供应商 订货资料 交付时间 订货 时间 交货 时间 监造备注 附表 3 设备需用计划表 设备需用计划表设备需用计划表 需用计 划编号 物资 类别 项目 名称 需用 单位 项目编码 制表人联系电话制表日期 年 月 日 领料 单位 需用日期 年 月 日 序号 位 号 需用车间 物资编 码 物资 名称 规格 材质 单位数量 概算单 价 万元 概算金额 万元 制造标 准 或图号 备注 审 核 人 年 月 日计划接收人年 月 日 批 准 人 年 月 日计划部主管年 月 日 公 章 采购部接收人年 月 日 附表 4 机电产品进口审批申请报告 机机电电产产品品进进口口审审批批申申请请报报告告 项目名称 装置名称 可研批复文号 初步设计批复文号 或长周期设备提前订货的批复 进口分交纪要文号 此次所需办理的物资明细 也可另外附表填写 序 号 名称 商品 编码 在分交纪 要中对应 的序号 数 量 单 位 金额 美元 交货 时间 供应商名称招标编号 是否需要办理 非一批一证 办理理由 分批交货次数 分批交货时间 每次交货的金额 备注 填表单位名称 填表人 联系电话 填表时间 公章 附表 5 重要工业品自动进口许可证明申请表 重要工业品自动进口许可证明申请表重要工业品自动进口许可证明申请表 1 申请进口单位 2 申请单位经办人 中国石油化工股份有限公 司 地区及企业法人代码 电话 邮政编码 1101710926094 申请进口单位地址 年 月 日 申请单位盖章 北京市朝阳区惠新东街甲六 号 3 进口使用单位 4 对外成交单位 中国石化国际事业有限公司 地区及企业法人代码 地区及企业法人代码 1100101690637 5 贸易方式 6 贸易国 地区 7 是否国营贸易 8 外汇来源 9 原产地国 地区 10 报关口岸 11 商品用途 12 预计到港时间 13 商品名称 14 商品编码 15 规格型号16 单位17 数量18 单价 USD BBL 19 总值20 总值折美元 吨 吨 21 总计 22 备注 23 签证机关审批 领证人姓名 申请日期经办初审 联系电话 负责人终审 国家经济贸易委员会监制 附表 6 引进 国产 物资分交明细表 引进 国产 物资分交明细表引进 国产 物资分交明细表 项目名称和装置名称 序 号 物 资 代 码 物 资 名 称 位 号 计 量 单 位 数 量 规 格 型 号 主要 参数 材质 拟选 供应 商 采购 模式 订货 资料 交付 时间 订货 时间 交货 时间 监造 进口 理由 备注 批准 审核 编制 附表 7 国内 引进 主要设备和材料分交表 塔河分公司塔河分公司 装置装置 国内 引进 主要设备和材料分交表国内 引进 主要设备和材料分交表 塔河重质原油改质项目管理部采购部 年 月 日 编制 审核 批准 附表 8 装置提前采购设备清单 装置提前采购设备清单装置提前采购设备清单 序号名称位号 计量 单位 数量 规格及技 术参数 材质 订货资料 交付时间 订货 时间 交货 时间 附表 9 装置技术协议会签表 装置技术协议会签表装置技术协议会签表 主办单位 装置名称物资名称规格及型号数量 计量 单位 生产 供应 厂 家 备注 使用单位 签名 盖章 年 月 日 设计生产准 备部 签名 盖章 年 月 日 采购部 主管领导 主办岗 年 月 日 项目部分管 领导 签名 盖章 年 月 日 注 该表由物资采购部对重大 关键物资 要报项目部分管领导审批 附表 10 装置选厂方案更改审批表 装置选厂方案更改审批表装置选厂方案更改审批表 主办单位 装置名称物资名称规格及型号数量 计量 单位 拟增生产 供应 厂家 备注 设计生产 准备部 签名 盖章 年 月 日 采购部 主管领导 主办岗 年 月 日 项目部分 管领导 签名 盖章 年 月 日 注 该表由物资采购部编制 对重大 关键物资 要报项目部分管领导审批 附表 11 采购部招标 询比价 监督申请表 采购部招标采购部招标 询比价询比价 监督申请表监督申请表 申报日期 年 月 日 2008 第 号 项目 计划 名称 预计招标时间年 月 日 时招标地点 序号物资名称规格型号及材质数量大类 概算金额 万元 或 预计订货金额 万元要求到货期 采购模式 批复自采 直采 组采 自采 采购方式 招标 询比价 供应商级别 邀 请 供 应 商 技术 协议 直接 管理 授权 管理 网络外 拟 参 加 评 标 单 位 业务组意见 采购部意见 纪监意见 负责人 盖章 年 月 日 附表 12 招标会议签到表 招招 标标 会会 议议 签签 到到 表表 招标编号 招标内容 开标日期 序号姓名单 位职称 职务联系电话 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 附表 13 投标文件密封情况检查表 代签到表 投标文件密封情况检查表 代签到表 投标文件密封情况检查表 代签到表 招标编号 开标时间 产品名称 开标地点 技术标商务标 序号投标人名称 密封情况密封情况 代表签字手机电话 1 2 3 4 5 附表 14 开标汇总一览表 开标汇总一览表开标汇总一览表 招标编号 开标时间 产品名称 开标地点 投标总价保证金 序号投标人名称数量 万元 交货期交货地点 万元 投标方签字 1 2 3 4 5 主持人 记录人 揭标人 唱标人 监察人员 附表 15 招标项目情况报告表 招标项目情况报告表招标项目情况报告表 序号主 要 内 容 1 项目单位名称 项目总 投 资 2 招标项目名称 可研报告 批准文号 3 招标设备清单 详见标书 4 委托金额万美元万元人民币 5 招标编号招标机构 6 招标方式 7 公告发布时间 公告媒介 开标时间 8 投标厂家 数量 发中标通知 书时间 9 中标金额万元万美元其他 10 招标项目负责人 联系电话 备注 注 邀请招标须另附说明理由 招标部位 盖章 附表 16 物资采购超概请示表 物资采购超概请示表物资采购超概请示表 项目名称及编码项目总投资 管 理 单 位设计单位 需用单位计划编号提报日期 采购部门采购员联系电话项目负责 人 原设计情况实际订货情况 物资名称 数量金额数量金额 差额备注 超概原因 项目控制部审批意见 填报人 年 月 日 审核人 年 月 日 附表 17 合同审查表 合同审查表 存根 合同审查表 合同编号 合同编号 采购部承办人员采购部承办人员 合同项 目名称 合同标的 合同项 目名称 合同标的 法 律 部 门 审 查 意 见 年 月 日 法 律 部 门 审 查 意 见 年 月 日 有关部 门会签 意见 年 月 日 有关部 门会签 意见 年 月 日 备注 备注 附表 18 合同会签单 合同会签单合同会签单 合同编号 合同名称 合同对方 标的 采购部合同经办人 采购部负责人审查意见 控制部 财务部 施工部 项目部领导 履行情况 附表 19 合同签订与履行登记台帐 合同签订与履行登记台帐 填报单位 时间 年 月 日 甲 方 乙 方 标的 额 万元 合同期限 序 号 合 同 编 号 合 同 名 称 名 称 经 办 人 名 称 经 办 人 合同 主要 内容 单 价 合 同 额 结 算 额 签约 日期 履行 期限 实际 日期 验 收 人 变更 及原 因 附表 19 1 材料合同台帐 材料合同台帐材料合同台帐 单项工程名称 序 号 合 同 编 号 合 同 总 金 额 签 订 日 期 物资 名称 规格 型号 单 位 数 量 合 同 单 价 合 同 金 额 节 约 金 额 交 货 日 期 采 购 模 式 采 购 方 式 供 应 商 附表 19 2 设备合同台帐 设备合同台帐设备合同台帐 单项工程名称 序号 合同 编号 合同 金额 签订 日期 物资 名称 位号 规格 型号 单位 数量 单 价 金额 概算 金额 节约 金额 交货 日期 采购 模式 采购 方式 供应 商 附表 20 长周期及进口物资合同执行情况周报 长周期及进口物资合同执行情况周报长周期及进口物资合同执行情况周报 单项工程名称 序号 计划 编号 物资 编码 物资 名称 位 号 数 量 计量 单位 规格型 号 及主要 参数 合同 单价 合同 金额 供应 商 订货 时间 交货 时间 监造 预计 交 货时 间 说明 附表 21 项目采购情况周 月 报表 项目采购情况周 月 报表项目采购情况周 月 报表 单项项目名称 采购日期 年 月 日至 年 月 日 序 号 计划 编号 物资 编码 物资 名称 位号 规格型 号及 主要参 数 材质 计量 单位 总 数 量 已采 购 数量 采购 金额 采购 模式 供应 商 订货 时间 交货 时间 监造 备注 提报单位 制表人 制表日期 审核人 审核日期 附表 22 采购物资必检目录 采购物资必检目录采购物资必检目录 序号 物资名称物资类别检验主要内容检验单位其他说明 附表 23 第三方监检申报单 第三方监检申报单第三方监检申报单 项目名称合同号 序号位号物资名称规格型号单位数量金额监检费 合 计 供 方交货期 部 门 被委托单位 采购组意见 签字 年 月 日 采购部领导意见 签字 年 月 日 年 月 日 附表 24 监造信息反馈单 监造信息反馈单监造信息反馈单 主送 抄送 项目名称 设备名称及位号 制造商 监造单位 一 生产进度情况 二 检验情况 三 需要协调解决的问题 驻厂检验师联系电话 年 月 日 附表 25 监造周报 监造周报监造周报 200 年 第 周 月 日至 月 日 第 期 主送单位传真 电话 项目名称 制 造 厂 驻厂代表联系电话 一 进度情况 二 质量情况 三 重点督办事项 四 存在问题 五 其它需要协调解决的事宜 附表 26 重大问题提报单 重大问题提报单重大问题提报单 填报人 电话 1 编号 2007 年 月 日 监造公司 号 2 项目名称 3 问题描述 4 处理情况 5 今后需关注问题 附表 27 重要设备材料驻厂监造申请表 重要设备材料驻厂监造申请表重要设备材料驻厂监造申请表 企业名称 填报人 联系电话 传真 所属装置名称及规模 重要设备 材料名称 数量 主要技术 参数及型号 制造厂 采购金额 万元 交货期拟选特许监造单位 项目部意 见及说明 负责人签字 单位 盖章 质量与安 全管理处 批复 负责人 年 月 日 中心盖章 附表 28 重大质量问题情况表 重大质量问题情况表重大质量问题情况表 填报单位 填报人 年 月 日 1 编号 200 年 字 质 号 2 发生问题的企业 所属装置 3 发生问题的制造厂 产品名称 4 委托监造单位 5 问题描述 6 处理过程及结果 7 经验 教训 8 今后建议 附表 29 实施监造季 年 度统计报表 实施监造季 年 度统计报表实施监造季 年 度统计报表 企业名称 装置名称 年 月 日 序号 重要设备 材料名称 主要技术参数 及型号 加工制造厂 采购金额 万元 监造单位备注 填报单位 联系电话 传真 附表 30 委托监造物资放行报告 委托监造物资放行报告委托监造物资放行报告 主送 制造单位 签发 监造单位 制造单位收件人签名 签发人签名 抄送 签发时间 制造单位地址 下列物资经监造单位已按检验大纲检验符合要求 准予放行 序号项目名称物资名称位号计量单位数量备注 一 上述物资经批准偏差说明 二 上述物资有条件放行说明 三 其它说明 四 放行报告仅对监造大纲的内容和项目进行检查和抽查合格 并不能排除制 造商按合同要求应负的全部责任和义务 附表 31 不合格品评审处置表 不不合合格格品品评评审审处处置置表表 产品名称规 格 数 量 不合格品 情况概述 评审结论 是否需要跟踪纠正措施 是 否 评审人员 会 签 专业组综合组 返工 返修 处置意见 让步接收 报废 拒收 批准人 日期 处置结果 处置人 日期 经办人 年 月 日 附表 32 让步使用申请表 让让步步使使用用申申请请表表 项目名称 物资名称 规格型号 数 量 供 方 申请让步降级使用原因 组主管 年 月 日 质检员意见 综合组主管 年 月 日 分管经理意见 签字 年 月 日 经理意见 签字 年 月 日 经办人 年 月 日 附表 33 质量验收书 质质量量验验收收证证书书 货物名称合 同 号 制造厂名合同 价 交货日期预留质保金 验收意见 验收人 验收单位 章 日 期 附表 34 严重不合格物资情况表 严重不合格物资情况表严重不合格物资情况表 单位名称 时间 年 月 日 1 编号 200 年 严重不合格 号 2 供应商及人员 3 设计单位及人员 4 采购单位及人员 5 监造单位及人员 发现时间 所属装置 5 不合格物资描述 6 处理过程及结果 7 建议及警示 填报人 联系电话 附表 35 物资需用计划材料代用单 物资需用计划材料代用单物资需用计划材料代用单 项目名称设计单位使用单位提报日期 采购部门采购员计划编号 联系电话 传 真 原计划材料拟代用材料 使用区域 图号材料名称 规 格 材 质 数 量 价 格 制造 标准 材料 名称 规格 材质 数 量 价 格 制造标准 代用原因 设计批复意见 签字 项目部批复意见 签字 填报人 年 月 日 审核人 年 月 日 附表 36 开箱检验记录单 开箱检验记录单开箱检验记录单 工程名称及项目编码 单项工程名称 设 备 材 料 情 况 序号物资名称位号规格型号单位数量生产厂家 设备 材料 检验情况 随机资料 附件交接记录 设计生产准备部施工部施工单位订货单位制造单位 参检人员 年 月 日 参检人员 年 月 日 参检人员 年 月 日 参检人员 年 月 日 参检人员 年 月 日 附表 37 物资报验单 物物 资资 报报 验验 单单 编号 报验日期 年 月 日 工程名称及项目编 码 单项工程名称 设 备 材 料 情 况 序号名称规格型号数量进场日期生产厂家采购单位自检结果 采购单位自检结论 合格 不合格 附 开箱检验记录 份共 页 设备 材料附带的质量证明文件 份共 页 实物复测记录 份共 页 试验记录 或报告 份共 页 负责人 年 月 日 项目监理复验结论 合格 不合格 质量证明文件齐全 复验记录真实有效 实物与质量证明文件相符合 紧急放行物资 合格 不合格 复验人 年 月 日 其它说明 甲供物资 自购物资 此表一式两分 一份交监理单位存档 一份施工单位自留 附表 38 入库单 中中 国国 石石 化化 股股 份份 公公 司司 塔塔 河河 重重 质质 原原 油油 改改 质质 工工 程程 制单编号 物资类别 入库类别 入入 库库 单单 制单日期 库存帐套 收料编号 供货单位 物管岗位 入库日期 合同编号 装箱清单 产品合格证 份 发 票 号 物资件数 产品说明书 份 需求计划编号 采购计划编号 生产厂家 发运日期 操作方式 项目名称 采 购 人 运 单 号 进货渠道 附记事项 发票 不含税 运费实收物资编码 物资名称 设备 位号 规格 型号 计量 单位 数量单价金额 检验费 数量单价金额 制单人 物管员 稽核员 附表 39 材料出库单 中中 国国 石石 化化 股股 份份 公公 司司 塔塔 河河 重重 质质 原原 油油 改改 质质 工工 程程 制单编号 物资类别 出库类别 材材 料料 出出 库库 单单 制单日期 库存帐套 发料编号 领料单位 物管岗位 出库日期 项目编码 合格证 份 联 系 人 联系电话 说明书 份 送料时间 公司项目 单项工程名称 图 纸 份 发料地点 货 位 号 计划编号 交接清单 份 制单附记 结算单位 数量物资编码 物资名称 规格型号 计量 单位 计划实发 单价金额 运费 检验费 代理费总金额 领料单位签字 审核人 制单人 稽核员 送料员 附表 40 设备出库单 中中 国国 石石 化化 股股 份份 公公 司司 塔塔 河河 重重 质质 原原 油油 改改 质质 工工 程程 制单编号 物资类别 出库类别 设设