23001文书档案管理规定.doc

QG/NJA 23.0012001QG/NJA南京普天通信股份有限公司发布2007-05-10实施2007-05-10发布文书档案管理规定QG/NJA 23.0012007代替QG/NJA23.001-2003南京普天通信股份有限公司管理标准1QG/NJA 23.0012007目 次前 言II1 范围12 规范性引用文件13 定义14 职责15 文书档案材料的归档范围、保管期限和归档要求26 文书档案的管理3I前 言本标准根据国家、行业相关档案管理法令、法规和公司管理要求进行编制和修订。本标准由企业管理部提出归口。 本标准起草单位：综合管理部 本标准主要起草人：朱柏珍 本标准主要修订单位：综合管理部本标准主要修订人：王鸿 本标准于1995年6月首次发布，2001年6月第一次修订，2003年5月第二次修订，2007年5月再次修订发布。文书档案管理规定1 范围本标准规定了公司在各项管理活动中形成的档案材料的归档范围、保管期限、归档要求及文书档案的管理要求等。本标准适用于公司党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类企业档案的管理。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。档发20025号 企业档案管理规定邮电部（1988）厅档字7号 机关档案工作业务建设规范中普办2003127号 中国普天信息产业集团公司档案实体分类编号办法GB/T11822 科学技术档案案卷构成的一般要求QG/NJA23.012 档案工作管理办法QG/NJA23.004 企业档案借阅制度QG/NJA23.003 企业档案保密规定3 定义文书,是指各种文件的统称。文书档案，是指本公司在党群、行政、经营、生产技术等项管理活动中形成的应归档并具备保存价值的文字、图表、声像、计算机光盘等不同形式的历史记录。本公司文书档案亦为公司管理类档案。4 职责4.1 综合管理部4.1.1 公司综合管理部是本公司文件处理工作的总指挥和总枢纽，即为公司文件处理机构。承担文件运转的指挥、监督及文件处理后的归档职责。4.1.2 按国家公文处理规范要求，负责文件运转过程中文件处理记录的编制指导、监督检查工作。4.2 各职能部室必须把本部门各项管理活动（工作）中的文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入本部门工作计划中，纳入各项管理活动（工作）的工作程序之中，列入本部门工作职责范围和管理人员岗位责任制之中。并对各项管理活动（工作）的文件材料的完整性、准确性负责。4.3 各职能部室管理人员（含各项业务主办）在进行各项业务管理工作的同时，应把该业务工作中文件材料的形成、积极、整理、归档作为本职工作的一部分，并纳入岗位责任制。当一项业务工作告一段落或是结束（如，合同或是协议签后后、项目申报（或投资）取得批复后、公司各项重要证件取得后等）时，管理人员应负责按规定要求将本人工作中形成的文件材料集中、系统整理（或立卷）并经本部门领导审核后向业务主办或是本部门兼职档案资料员移交，由本部门兼职档案资料员向公司综合档案室归档。管理人员并按规定负责办理该项文件材料归档以后的补充、完善工作。4.4 综合档案室将每年综合管理部归档的企业管理类文件按文件承办部门（或文件形成部门）返回至各职能部室。4.5 各职能部室兼职档案员4.5.1 负责本职能部室平时业务工作中文件材料的收集、积累、整理、立卷及向综合档案室归档工作。4.5.2 负责每年度本职能部室管理类文件的集中整理、立卷并向综合档案室归档工作。（含综合档案室返回的、经过综合管理部文书处理后的本部门的文件）5 文书档案材料的归档范围、保管期限和归档要求5.1 文书档案材料的归档范围和保管期限5.1.1 本公司党代会有关材料，如会议报告、决定、领导发言，选举结果，申报材料，上级对党委审批文件； 永久5.1.2 本公司职工代表大会，会议议程、报告、发言稿、记录、选举结果、上报审批文件; 永久5.1.3 本公司团代会材料、会议报告、选举结果的上报材料，上级审批材料; 永久5.1.4 本公司总经理办公会纪要、记录，公司领导民主生活会会议纪要、党委会会议记录；重要的永久，一般的长期。5.1.5 上级机关颁发的，本公司要贯彻执行的决定、条例、规定等文件材料；针对本厂的长期，普发性的短期。5.1.6 上级机关下达的生产经营计划、技改计划、新产品试制计划、设备仪器购置计划、基建项目计划等专项计划文件材料； 针对本公司的、年度的永久，季度的短期。5.1.7 本公司向上级机关的请示、报告与上级机关的批复 重要的永久，一般业务性的长期或短期。5.1.8 本公司关于干部的任免和上级的批复 公司级的永久，中层的长期。5.1.9 本公司形成的生产、财务、劳动工资、组织、干部、基建等统计报表 年度永久，季、月度短期。5.1.10 本公司制订颁发的规定、制度、条例、办法等规章制度 重要的长期，一般通知性的短期。5.1.11 本公司职工处分、申诉、复查、报告、决定，结论意见、批复等文件材料重要的永久，一般的长期。5.1.12 本公司职工的调资长期，职称评定长期，干部名册永久，职工名册永久、调入调出等文件材料 重要的永久，一般的长期。5.1.13 本公司关于机构增设、合并、撤销及更改公司各称等文件材料、本公司重大事故、调查报告、处理意见和上级批复； 重要的永久，一般的长期或短期。5.1.14 本公司各职能部门形成的反映本部门重要活动形成的文字材料包括年度工作计划、总结（含生产计划、技改计划、新产品计划、设备仪器购置计划、基建项目计划等专项计划）；重要的、年度的、典型的长期，一般的短期。5.1.15 本公司大事记、简报等文件材料，大事记永久，简报长期。5.1.16 本公司劳动模范、先进个人、先进集体和优秀党员、先进党支部的名单、事迹等；全国、市、部、局级永久，公司级长期。5.1.17 本公司人员出国考察的系列材料和外事活动中形成的工作计划、总结、记录等文件材料重要的永久，一般的长期。5.1.18 本公司行政工作计划和总结，党委工作计划和总结。 年度永久，季度长期。5.1.19 本公司关于市场预测、销售情况动态，有关用户服务和签订的各种销售合同，广告宣传材料等。重要的长期，一般的短期。5.1.20 本公司所签订的各项经济、技术合同 重要的永久，一般的长期或短期。5.1.21 本公司关于职工教育等文件材料 重要的长期，一般的短期。5.1.22 本公司其他文书档案材料的归档范围详见QG/NJA23.012档案工作管理办法附录E中的“档案归档基本范围”相关内容5.2 文书档案材料的归档要求5.2.1 归档的文书档案材料应是公司各职能活动（工作）过程的真实记录，应将定稿（原件）、底稿归档，必须文字与图表相符，与实际保持一致，准确可靠（含光盘）。5.2.2 归档的文书档案材料必须是经过文书处理的文件，必须有责任者署名、审批手续齐全，原始材料齐全，具有充分的法律依据和凭证作用，不属归档范围的由交接双方认定后不予归档。5.2.3 文书档案材料一般在文件形成后的次年二月底之前归档；有些文件材料须在文件形成后及时归档（不超过一个月），如：公司重大活动、重要工作（签订经济技术合同等）、重要会议（董事会纪要、决议等）形成的文件；公司取得的重要证件（营业执照、专利证书、商标证书、获奖证书、重要批文等）；新机构成立文件（合同、章程等）；临时机构工作完毕后形成的整套文件等。5.2.4 归档的文书档案材料须字迹清晰、纸质优良、大小一致，不应用铅笔、圆珠笔、复写纸书写，以利长期保存和查阅利用。计算机软件归档须为归档光盘。5.2.5 一般的文书归档一套，凡重要的和使用频繁的应复制副本1-2套归档。6 文书档案的管理6.1 文书档案是本公司企业档案的重要组成部分，其管理原则、管理体制和管理方法执行公司管理标准QG/NJA23.012档案工作管理办法。公司设立综合档案室负责管理本公司的全部企业档案（含文书档案，即党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四类管理类企业档案），公司在各职能部室系统部、投资控股公司设置档案分室或专（兼）职档案员，负责对本单位的文书档案材料进行收集、整理、保管，并负责向公司综合档案室移交所需归档的文书档案材料。6.2 文书档案归档负责人员经公司综合管理部文书处理后的需要归档的文书档案材料，由总经办文书收、发人员（或本部门兼职档案员）归口负责；各职能部室（含系统部等）形成的文书档案材料，由各部室兼职档案资料员归口负责。6.3 文书档案的整理与保管6.3.1 本公司综合档案室对接收归档的文书档案的分类、组卷、编目、保管等工作，必须遵循（业务）工作的程序和文件材料形成的规律进行，必须按照国家科学技术档案案卷构成的一般要求、中国普天信息产业集团公司档案实体分类编号办法及本公司档案工作管理办法等标准统一进行。（说明：类目设置，按大类分年度排列，不区别保管期限特征）。6.3.2 对绝密和重要的文书档案须单独（重点）保管，按公司企业档案保密规定标准管理，并做好向上级档案部门移交、进馆。6.3.3 文书档案管理人员应严格执行公司企业档案库房管理制度，定期检查文书档案的保管状况，对破损和变质的档案，及时修补和复制，必要时向上级报告。6.3.4 文书档案保管期限的划分是永久为50年以上，长期为16-50年，短期为15年以下。6.4 文书档案的利用6.4.1 综合档案室应根据工作需要，编制必要的目录等检索工具和进行专题汇编，积极主动地开展