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供应业务流程汇编供应业务流程汇编目 录流程图图标说明1第一部分 适用于总公司及子公司21车皮号报送流程32铁路少件处理流程53亏吨处理流程7第二部分 仅适用于总公司94询报价流程105合同签订流程126原料采购流程147配件采购流程168宣传品采购流程189办公用品采购流程2010产成品采购流程2211寄售转自有流程2412原料合同跟踪流程2613原料不合格品处理流程2814配件不合格品处理流程3015采购结算流程3216采购付款流程3417原材料销售流程3618成品、半成品销售流程3819废旧物资招标流程4020废旧物资处理流程4221设备招标流程4422供应商接待流程46第三部分 仅适用于子公司4823子公司询报价流程4924子公司合同签订流程5125子公司原料采购流程5326子公司配件采购流程5527子公司原料不合格品处理流程5728子公司配件不合格品处理流程5929子公司采购结算流程6130子公司采购付款流程6331子公司废旧物资招标流程6532子公司废旧物资处理流程6733子公司设备招标流程69流程图图标说明图标 定义图标定义开始手工文档手工处理SAP 文档引用流程SAP 处理判断结束第一部分 适用于总公司及子公司1 车皮号报送流程业务流程描述:1 总公司供应部原料业务员根据原料采购流程，按照供应商提供的车皮号的收货人进行分流至母子公司供应人员，母子公司供应人员收到信息后以到站为单位整理出来，汇总成车皮报送表(采购订单号、供应商编号、物料编号、发货时间、发站、到站、车皮号、票号、收货人)以OA形式发送到母子公司物流部进行提货。2 母子公司物流人员根据车皮号报送表的数据进行准备提货，母子公司物流人员以OA形式每日9：30前报送每日到货统计表至供应管理科统计专员及子公司供应业务员。母子公司供应人员根据SAP系统中ZRMM003核对数据的准确性，并做相应的收货记录。3 母子公司供应部业务员对货物数量核对后发现少件转入少件处理流程、无少件转入采购结算流程。2 铁路少件处理流程业务流程描述:1 母子公司物流人员根据车皮报送流程进行接货，并将每日的接货情况做以统计，出现单车皮少件3件，提货当日电话通知母子公司供应原料业务员少件情况，业务员对少件情况予以跟踪（供应商、发货时间、发站、到站、车皮号、吨位、少件数）。母子公司供应业务员将单车皮少件3件情况，及时通知供应商，以便及时索赔。2 总公司物流部/子公司物流科在30个工作日内开具铁路少件记录，要求记录与对应车号实际少件相符。货票有保险单的必须附上保险单。3 总公司物流部/子公司物流科将正式的铁路少件记录转交至母子公司供应相关人员，供应管理科统计专员及子公司供应业务员将原件整理出来，按照供应商为单位汇总，寄给供应商并做好记录，把记录的复印件给相关的业务人员一份，在复印件上标明少多少件、EMS的号码、邮寄的时间等信息以备日后查看。4 供应商收到铁路少件记录，应开具红票冲减或以少开发票的形式，处理铁路损失。5 转入合同跟踪流程。3 亏吨处理流程业务流程描述:1 分厂、子公司检斤室收货过程中发现承运车辆存在亏吨现象时，如果判断属于短途亏吨并且承运人同意承担损失时，承运人交足罚款后检斤室将该车放行，执行原料入库流程。2 对于不能确认是否为短途亏吨的情况，分厂、子公司将该亏吨车辆放行并将该车原料冻结10个工作日（需要冻结时间延长的需业务员特殊申请科长审核后经理签批）。3 对于该冻结货物由供应部、质量部、分厂质检科（子公司由供应科、质量科、质检科）联合抽取不少于10袋样品标重，由三个部门在场人员签字确认形成抽样调查表（标重）。1) 经三个部门综合取样标重符合国家标准时，将抽样调查表复印件交由分厂、子公司检斤室，该车原料解除冻结正常入库使用。2) 经三个部门综合取样标重不符合国家标准时，将抽样调查表复印件交由分厂、子公司检斤室，同时供应部业务员通知供应商抽检情况和实际亏吨情况：a) 供应商认同我公司的抽检情况和亏吨情况并同意赔付时，供需双方就赔偿事宜达成一致意见签订补充协议，该车原料解除冻结正常入库使用，将补充协议复印件交由供应部、审计部、质量部各一份存档备查。b) 供应商不认同我公司的抽检情况和亏吨情况时，我公司供应人员应以书面业务函的形式通知供应商10日内到我公司共同取样抽检，供应商接到我公司业务函后10日内未到者视同承认我公司的抽检情况和亏吨情况（执行2.1程序）；供应商10日内到达我公司联合供应部、质量部、分厂或子公司质检科抽取不少于10袋样品标重，由三部门和供应商在场人员签字确认形成抽样复查表，以该表作为该车货物是否合格的最终依据。4 根据联合抽样复查结果：如合格，将货物解除冻结执行原料入库流程；如不合格，供需双方应就亏吨问题达成处理意见并签订补充协议，补充协议复印件交至供应部、质量部、审计部各一份，原件相关业务科室留存，通知生产部将该批货物解除冻结执行入库流程，正常使用。5 流程结束。第二部分 仅适用于总公司4 询报价流程业务流程描述:1 采购执行部门接到各类采购申请，供应业务员汇总报价生成比价表，对于经常采购的零星日常物品并且价格浮动不大的可以不创建比价表，询报价后可直接采购。2 供应业务员询报价完成后，将比价表送各级领导审批。3 签批后生成确定的比价表，供应业务员根据比价表进行采购。4 流程结束。5 合同签订流程业务流程描述:1. 供应业务员根据领导签批的采购比价表，起草合同需注意以下细节：需注明订货时间、产品名称、规格型号、数量、单价、总金额、交货时间、产品的质量要求、技术标准、交货方式、运输方式和费用负担、包装标准、结算方式及期限、违约责任、解决合同纠纷的方式等。2. 合同经供应管理科长审核准确无误后编写合同编号并签字，如有不合适返回业务科室。3. 合同需子公司盖章的传真或邮寄至子公司盖章。4. 业务员将合同传真至供应商，并要求盖章回传。将盖章后的合同分为五份：行政部存档、审计部留档、供应管理科办理业务、科室合同保管员留存、业务员跟踪留存。5. 流程结束。6 原料采购流程业务流程描述:1. 因生产、销售等经营性需求以及战略性需求形成采购意向，汇总各类采购意向形成采购需求；2. 供应部接到需求计划表后，在二个工作日内落实采购计划，供应部业务员执行询报价流程进行询报价。3. 采购合同签订后，业务员需确定是否为新供应商；如果是新供应商，由供应管理科在SAP系统内对供应商主数据进行维护。4. 供应业务员根按照据采购合同在系内创建采购订单，系统自动生成采购订单号。要求：采购订单内容与合同一致，采购订单号与合同号一一对应（采购订单号作为供应商送货依据）。5. 采购订单创建完成后，供应管理科根据采购订单执行付款处理流程。付款完毕后，供应管理科及时将付款信息通知供应业务员。6. 货款付出以后，供应部及时催货。采购到货后进入原料入库流程。如果采购业务为货到付款时，在原料入库后进入采购付款流程。7 配件采购流程业务流程描述:1. 各分厂保障车间将配件采购需求提报到辅助材料库。2. 辅助材料库汇总和分析配件采购需求，将采购申请报设备管理科。3. 设备管理科确认是否需要，不需要的返回分厂保障车间，确有需要的，判断是否需要调拨，需要调拨的执行配件调拨流程，不需要调拨的进行配件采购。4. 由设备管理科在系统内对领用部门创建配件申请，系统自动运行物料需求计划，生成配件采购申请。5. 供应供应业务员每月1号、15号在系统内查看采购申请，需要进行比价的经过询报价流程，形成一份经部门领导审批的比价表，对于不需要报价的直接跳过这个环节。6. 供应部根据确定的价格，需要签订采购合同的，签订系统外的纸质合同，不需要签订合同的进入下一环节。7. 如果是新供应商，则进入供应商主数据维护流程。8. 供应业务员创建采购订单并打印采购订单交分厂辅助材料库或将采购订单号通知供应商，供应商送货时将采购订单号作为一项内容填写在送货单上。9. 转配件入库流程和采购付款流程，涉及到需要预付款的采购付款流程在先，配件入库流程在后。8 宣传品采购流程业务流程描述:1. 上接广宣品预报流程。2. 供应部每月一号在系统内查看采购申请，根据采购申请需要进行比价的经过询报价流程，形成一份经部门领导审批的报价表，对于不需要报价的直接跳过这个环节。3. 供应部根据确定的价格，需要签订采购合同的，签订系统外的纸质合同，不需要签订合同的进入下一环节。4. 如果是新供应商，由供应商主数据维护部门维护供应商主数据。5. 供应业务员创建采购订单并打印采购订单交分厂辅助材料库或将采购订单号通知供应商，供应商送货时将采购订单号作为一项内容填写在送货单上。6. 转外购宣传品入库流程和采购付款流程，涉及到需要预付款的，采购付款流程在先，配件入库流程在后。9 办公用品采购流程业务流程描述:1. 需求部门将办公用品需求提报到归口管理部门。2. 归口管理部门分析库存，汇总办公用品采购申请单报请部门主管、总经理审批。3. 采购执行部门接收归口管理部门送达的采购申请。4. 采购执行部门择优选择供应商，进行招标或询报价。5. 合同签订或直接采购。6. 如果是新供应商，则进入供应商主数据维护流程。7. 归口部门验收入库。8. 流程结束。10 产成品采购流程业务流程描述:1 根据销售预报预测表，生产管理部根据公司决定，形成成品采购计划。2 供应部根据成品采购计划在两个工作日内进行询报价流程，比价表经业务员、科长、经理签字，总经理审批签字。3 依据比价表确定第三方加工工厂，供应部与第三方工厂签订购销合同。4 如果第三方工厂为新供应商，由供应管理科进行供应商主数据维护。5 供应部相关业务员根据购销合同在SAP系统中创建采购订单，并生成采购订单号，其订单内容与合同一致，采购订单号与合同号一一对应6 供应业务员打印采购订单，由供应科长进行确认，确认通过，进入采购付款流程；如果确认未通过，则由业务员重新修改采购订单。7 采购订单审批下达后，供应部及时通知物流将包装袋在货物生产前发运到第三方工厂。物流部执行委外加工包装袋出库流程。8 供应管理科执行采购付款流程，付完货款后供应部及时通知第三方工厂开始生产（物流部及时将包装袋送到第三方加工工厂）。9 第三方工厂根据销售公司交货计划及时组织货物发运，保证销售计划顺利执行。10 供应部及时落实第三方工厂最终发货数量，以及根据子公司生产完成入库统计表，营销部在系统内进行虚拟成品入库操作（同时生成物料凭证）。11 寄售转自有流程业务流程描述:1 原料采购申请表：1) 根据销售预测的成品需求，分解出原料需求计划明细，产生采购意向计划表；公司领导层根据采购意向计划表、市场行情分析等原因，调整采购意向计划表，形成最终的原料采购申请表；2) 生产中心编制排未来七天车间作业计划，在SAP系统内形成采购到货保障计划表；3) 综合以上两点，供应部结合原料需求量和市场价格与供应商协商，确定寄售库存转自有库存数量和价格。2 若当期物料价格与采购价格不一致，则在系统内维护寄售价格，然后系统内将寄售库存转自有库存，生成物料移动凭证。3 供应部通知生产部可用物料数量。4 流程结束。12 原料合同跟踪流程业务流程描述:1 合同跟踪表填写要求：1) 依据合同内容，填写跟踪表的基本信息，包括对应订单号、供应商名称、签订日期、价格、数量、付款等内容；2) 根据SAP显示每日到货情况，填写跟踪表，包括到货时间、原发数量、实收数量、车皮号等；3) 发货期间情况处理，包括亏重、少件、含量不足等情况记录；4) 完货情况，包括亏吨少件处理结果，对账销账；5) 最后，对供应商整体评价。2 合同执行完毕后，及时将合同跟踪表整理，报业务科长审核。3 供应管理科做好监督、检查工作，确认到货数量、少件数量、短件记录等，对于数据不符，及时查找原因，并进行修改。4 已经确认无误的合同跟踪表，业务科室接收并做好存档。5 流程结束。13 原料不合格品处理流程业务流程描述:1 分厂质检科对入厂的原料进行质检进行判定；对于生产过程中发现的不合格物料，经质检科确认属供应商责任后，退仓储科。2 仓储科对不合格原料在系统内冻结库存操作（通常情况下原料在入库七日内如未发现质量问题将视为合格品）。3 对于不合格的物料，分厂质检科通知供应部进行处理。4 供应部负责通知供应商不合格原料相关情况，必要时联系第三方机构进行质检并出具复检单。5 经供应商现场落实或复检结果原料合格的，解除库存冻结；经供应商现场落实或复检结果原料不合格的，供应部与供应商进行协商。6 供应部与供应商协商达成协议的，由仓储科解除库存冻结，并根据实际情况作如下处理：1) 降价处理，双方根据单养分含量价值折算，并达成补充协议，双方盖章确认。对于需要降级使用的，供应部负责在系统内进行物料编码强制转换；2) 补偿处理，供应业务员根据达成的协议创建免费采购订单，并生成免费采购订单，货到后进入原料入库流程。7 供应部与供应商协商未能达成协议的，进行退货处理，质量管理部出具不合格品处理单（注明不合格品吨数、件数及货物地点），不合格品处理单须经质量管理部、供应部、总经理依次签字确认。8 供应部依据不合格品处理单创建不合格品退货单，并打印不合格品退货单。供应商依据退货单到生产分厂办理实物退货。9 流程结束。14 配件不合格品处理流程业务流程描述:1 供应商送货，辅助材料库配合相关部门或相关技术人员进行配件验收，不合格的配件直接拒收。2 对于合格的配件，辅助材料库进行接收。3 配件领料出库。4 使用部门在使用过程中发现质量问题后，将领用的配件退回辅助材料库。5 辅助材料库接收退回的配件，同时通知配件科。6 供应配件科根据实际情况，做出如下决定：1) 配件科通知供应商退货，同时通知辅助材料库冲销出库、收货凭证，然后修改相应的采购订单。2) 配件科通知供应商调货。7 流程结束。15 采购结算流程业务流程描述:1 分厂检斤室、辅助材料库把填写好的到货通知单于次日下午3：00转供应管理科。供应管理科审核到货通知单所填写的数量是否正确、有无涂改现象、有无盖章情况等，如出现以上情况中的任何一样，将出现问题到货通知单返回生产厂检斤室、辅助材料库。检斤室、辅助材料库将针对发生的问题一一解决。合格后再转于供应管理科。2 供应管理科按采购订单号把到货通知单分类整理。1) 原材料材按工厂、订单号分别粘贴。2) 配件按订单号粘贴。3 核算数量并与SAP核对。1) 原材料要核算两个数量。一是把SAP中的件数折算成吨数，与ZRMM003中的实收数量核对；二是把地磅的过磅数核算出来，与ZRMM003中的结算数核对。如果出现承运人亏吨情况，看是否有收款收据，如没有，及时与检斤室和经办人沟通。2) 配件要核算收货数量。与ZRMM001中的数量核对，如出现不符情况，及时与辅助材料库和经办人沟通。4 采购订单完成。供应管理科要把完成采购订单的总数核算出来，并与经办人沟通。要及时检查订单中的“交货已完成”是否勾选，如出现未勾选现象，及时通知经办人。5 收到供应商发票。业务科经办人把与供应商核对好的发票交与供应管理科。供应管理科要检查发票真伪、流向、开票单位名称、数量、金额、大小写、盖章等情况，如发票出现以上情况，要将发票退回供应商。6 供应管理科把所收到的发票与完成的采购订单整理好，填制入库明细表和费用报销单。其中配件要把收货明细表从ZRMM001中输出并按供应商打印出来。7 供应管理科将整理好的发票找相关领导审核（供应管理科科长、经办人、业务科科长、供应经理）并签字，如有不合格的，再重新修改。8 将签批好的单据，送供应管理科审核并签字。如有不合格的，再重新修改。9 将审批后的单据转于财务会计科，由会计做转账凭证。10 流程结束。16 采购付款流程业务流程描述:业务经办人需提前一天报用款计划给供应管理科办款专员，办款专员及时通知资金科备款。1 如果所付款项属于预付款，业务经办人需提供合同或批单；如果所付款项属于后付款，办款专员整理发票后送会计管理科审核合格后（要求一个工作日内审核完毕）办理付款手续。供应管理科办款专员根据合同、发票填制付款审请单，内容包括：收款单位名称、收款单位的编码、收款单位的银行帐户资料、业务内容、付款方式、付款金额、汇款紧急程度等。2 供应办款专员将审核合格后的付款审批单依次送供应科长、供应经理、财务副总、总经理签批。3 签批后的付款审批单送资金科付款。资金科付款后将相应的付款信息反馈给供应管理科。4 供应管理科通知业务经办人及时通知供应商查款。如果是承兑汇票付款，要求供应商提供收据。5 流程结束。17 原材料销售流程业务流程描述:1 供应贸易科根据市场行情及客户需求，形成原料销售需求表，注明原材料数量、价格、交货信息等。2 经供应贸易科长审核、供应经理审批，若审批未通过，则需重新填写销售申请表。3 审批通过后，无须签订合同的客户，直接进入财务货款收取流程；需签合同客户，由供应贸易科制定合同，经供应经理签批，供应贸易科通知客户付款，进入财务货款收取流程。（合同需复印，交档案室、审计部、供应管理科、供应供应贸易科、供应业务人员各一份，以留存备查。)4 供应贸易科查询客户账户货款是否满足发货数量，如满足，在系统内创建销售订单，并确保订单信息准确无误；若不满足，及时通知客户进行货款补足。5 供应贸易科根据财务部的收款情况，创建销售订单。1) 根据是否中途转运，后续发货过账方式有：2) 中途转运（即供应部采购的在途原材料，不进入史丹利仓库，中途直接转卖给贸易客户）：由供应供应贸易科在SAP系统中虚拟收货后，根据销售订单创建外向交货单，然后虚拟发货过账。3) 非中途转运的：由物流部安排承运车辆或者客户自行组织承运车辆，司机驾车到物流部签订配货合同，并由物流部在系统内创建交货单。客户自行组织车辆承运的，需由供应贸易科将客户车号以工作联系函的方式提交物流部，以便录入车辆信息。6 司机持配货合同到检斤室打印原材料销售发货单，进行货物装运。经电子衡系统完成发货过磅，集成过账到SAP系统中，SAP系统自动生成外向交货单。7 财务部根据向外交货单开具销售发票。8 流程结束。18 成品、半成品销售流程业务流程描述:1 供应供应贸易科业务员根据实际情况填写成品、半成品销售申请表，报供应贸易科科长、供应部经理签字审批。若审批未通过，则需重新填写销售申请表。2 审批通过后，需要签订合同的由供应贸易科起草合同，供应管理科对合同进行审查，审查通过供应部经理签字，行政部审核盖章，回传给贸易客户。3 供应贸易科将合同复印，原件交档案室，复印件交审计部、供应管理科、供应贸易科、供应业务员各一份，留存备查；同时督促贸易客户付款，进入财务货款收取流程。4 供应贸易科查询客户账户货款余额（应扣除已下单但未开销售发票的业务用款）是否满足发货数量。若余额满足，在系统内创建销售订单，并确保订单信息准确无误；若余额不足，及时通知客户补足货款。5 销售订单创建完成后，由物流部安排承运车辆或者客户自行组织承运车辆，司机驾车到物流部签订配货合同，并由物流部系统内创建交货单。客户自行组织车辆承运的，需由供应贸易科将客户车号以工作联系函的方式提交物流部，以便录入车辆信息。 6 司机持打印的配货合同到检斤室打印发货单，进行货物装运，经电子衡系统完成发货过磅操作。7 发货过账完毕，进入销售开票流程。8 流程结束。19 废旧物资招标流程业务流程描述:1 分厂填写废旧物资处理申请单，递交分厂厂长签批。生产部根据实际情况进行审查，确认是否需要处理，并注明处理期限。2 供应部接到废旧物资处理申请单后，注明接收时间。供应部根据废旧物资处理申请单的内容进行市场考察，确定招标底价。然后电话通知投标人，告知投标规则，并要求在两天内来投标，投标人到公司投标时，先交纳规定金额的投标保证金，投标人获取投标资格。3 投标人填写投标书进行投标。4 全部投标人投标完成后，进行开标。开标时，必须三个人在场否则不许开标，开标后监标人在每张招标书上签字，证明招标过程的公平、公正性。5 开标后，未中标的则由供应部退投标保证金，中标的则到财务部交合同保证金。6 根据开标情况，填写比价表，递交供应科长审核，审核通过递交给供经理审批（审批招标过程是否平、公正）。未通过重新招标。7 转入合同签订流程。20 废旧物资处理流程业务流程描述:1 废旧物资收购商持合同或有效证件到保卫科登记进厂，并空车过磅（不需过磅跳过此环节）。2 仓储科、保障车间、辅助材料库安排装车，并出具废旧物资处理证明。如果销售旧包装袋，仓储科库管员需要对旧包装袋进行点数、记账。质检科对每捆包装袋数量进行抽查。共同填写旧包装袋发货（抽重）记录单。3 装车完毕后，重车过磅（不需过磅跳过此环节）。4 收购商凭相关部门出具的证明到供应部开据废旧物资结算单。5 供应部根据实际过磅吨数和合同上价格进行货款核算，填写废旧物资结算单（废旧物资结算单一式四联，一联“存根”、二联“财务”、三联“仓库”、四联“出门证”），将收到的相关证明粘贴在一联“存根”后面。6 收购商持废旧物资结算单后三联到财务部盖章并付款。第二联“财务”联由财务部留存。7 将第三联“仓储”交由仓储科。将第四联“出门证”联，到检斤室盖章,并由分厂厂长签字。8 收购商持“出门证”联出厂，保卫科对“出门证”联进行审核，审核通过后放行。9 流程结束。21 设备招标流程业务流程描述:1 供应部接收由子公司或设备部递交的设备采购申请。2 落实具体的参数、配置等相关指标，评估标底。3 供应业务员编制招标文件，招标文件中含具体的招标要求，编制完成后选择合适的供应商，发送招标文件。4 招标文件发送后，落实供应商是否能按时现场参加招标，不能现场参加的确定是否传真报价，能传真报价的传真报价比价，不能报的则结束。5 供应商按照规定时间到公司参加招标。6 财务科收取标书费及投标保证金，供应部人员收投标书。7 供应部、生产部、项目部、质量部、审计部及相关技术部门人员，参加开标、评标、定标。8 统计招标结果，所有参加人员签字确认。9 招标结果报相关领导审批。10 总公司合同执行总公司合同签订流程；子公司合同执行子公司合同签订流程。22 供应商接待流程业务流程描述:1 供应部依据供应商性质不同，由相关系人员负责接待，根据来客职位高低决定需要接待人员级别等。2 迎接供应商时，做好安排车辆迎接、使用鲜花、欢迎字幕等前提工作。鲜花使用要注意不同鲜花代表不同含义，应依据不同场合适时使用；欢迎字幕要体现供应商单位、职位等内容（如，热烈欢迎瓮福公司王总莅临我公司指导工作）。3 安排接待地点，并确定是否使用水果；如进行会议洽谈，会议过程中由专人做好会议记录。然后确定是否就餐、住宿，如需要则做好就餐、住宿安排。就餐、住宿要遵循公司相应的业务流程。4 供应商离开时，接待人员做好欢送、赠送礼品等工作，对需要安排车辆送的供应商，派车送行等，需要走派车流程。5 流程结束。第三部分 仅适用于子公司23 子公司询报价流程业务流程描述:1 子公司供应科接到各类采购申请，供应业务员向供应商询价并汇总报价生成比价表。（对于经常采购的零星日常物品并且价格浮动不大的可以不创建比价表。）2 根据要采购物料的不同，供应业务员询报价完成后，需完成后续审批过程参照如下：1) 采购大原料的比价表在子公司经理审批权限范围内的，直接经过子公司经理审批；超过子公司经理审批权限范围的，以传真的形式将比价表传递到总公司供应部，供应部参与比价，并由相关经办人、科长审核，供应经理审批。2) 辅助材料的比价表，由于单笔采购涉及金额不大，经子公司经理签批确定；3) 配件及其他类的比价表：a) 单个物资或单笔业务金额在子公司经理审批权限范围内的，经子公司经理审批确定比价表；b) 单个物资或单笔业务金额超过子公司经理审批权限范围的，经子公司经理审核后，将比价表传递到总公司供应部，供应部参与比价，并由相关经办人、科长确认签字，供应经理审批，将确定的比价表回传到子公司供应科。（具体的采购权限参照子公司物资采购审批权限分配表）3 子公司供应科根据确定的比价表执行子公司配件/原料采购流程。24 子公司合同签订流程业务流程描述:1 供应业务员根据领导签批的采购比价表，起草合同需注意以下细节：需注明订货时间、产品名称、规格型号、数量、单价、总金额、交货时间、产品的质量要求、技术标准、交货方式、运输方式和费用负担、包装标准、结算方式及期限、违约责任、解决合同纠纷的方式等。2 合同经供应科科长审核，确认无误后签字，如果审核不通过，返回至供应业务员进行修改。供应科统计员对合同进行编号。3 合同经子公司经理审批签字，如果审批不通过，返回至供应业务员进行修改。4 行政办审核准确无误后盖合同章，如果审核不通过，返回至供应业务员进行修改。5 供应业务员将合同传真至供应商，并要求盖章回传。合同回传后，复印四份：行政办存档、财务科办理业务、科室合同保管员留存、业务员跟踪留存，同时，传真审计部一份。6 合同签订流程结束。25 子公司原料采购流程业务流程描述:1 原材料采购需求的来源有：1) 营销部于每月24日下班前将销售预测汇总传输至SAP系统，系统根据销售预测的成品需求分解出原料需求计划明细，产生采购意向计划表，子公司供应科依据该采购意向计划表形成原材料、辅助材料的采购比价表；2) 根据市场情况，公司领导确定战略采购，产生纸质的原料战略采购计划表并下达至子公司；3) 需采购供应商寄售的原材料，形成寄售采购比价表；4) 依据子公司七天车间作业计划，在SAP系统内形成采购到货保障计划表；子公司供应科依此对在途货物进行催货，或者安排对急需物料进行临时采购。2 原材料采购申请表形成后即执行子公司询报价流程，并进行相应审批程序。3 子公司供应科相关业务员依据审批后的采购比价表与供应商签订采购合同，如不需要签订合同，则跳过本环节。4 采购合同签订后，供应业务员需确定是否为新供应商或新物料：如果是新供应商，执行子公司供应商主数据维护流程；如果是新物料，执行子公司物料主数据维护流程。5 子公司供应业务员依据采购合同在系统内创建采购订单，同时将SAP系统内生成的采购订单号告知供应商，作为其送货依据。6 子公司原料入库流程，若为货到付款入库流程在前付款流程在后。26 子公司配件采购流程业务流程描述:1 子公司各需求部门提报配件采购需求，经需求部门经理确认是否需要，不需要的返回需求提报部门；确有需要的，审核后将采购需求提交子公司辅助材料库。2 子公司辅助材料库汇总配件采购需求，每月及时将配件采购需求表报子公司分管经理审核，并提交子公司经理审批。3 子公司经理审批通过后，由子公司辅助材料库根据审批后的配件采购需求申请表在系统内创建采购申请。如果新物料，则先执行子公司物料主数据维护流程，再创建采购申请。4 子公司供应科拿到采购申请表后，需要进行比价的执行子公司询报价流程。5 子公司供应科通过比价确定供应商及价格后，需要签订采购合同的，经子公司签订合同流程，不需要签订合同的进入下一环节。6 如果新供应商，则执行子公司供应商主数据维护流程。7 子公司供应业务员将采购订单号通知供应商，供应商送货时必须将采购订单号作为一项内容填写在送货单上。8 转子公司配件入库流程和子公司采购付款流程，涉及到需要预付款的子公司采购付款流程在线，子公司配件入库流程在后。27 子公司原料不合格品处理流程业务流程描述:1 质检科对入厂原料进行质检进行判定；对于生产过程中发现的不合格物料，经质检科确认属供应商责任后，退仓储科。2 仓储科对不合格原料在系统内冻结库存操作（通常情况下原料在入库七日内如未发现质量问题将视为合格品）。3 对于不合格的物料，质检科通知供应科进行处理。4 供应科负责通知供应商不合格原料相关情况，必要时联系第三方机构进行质检并出具复检单。5 经供应商现场落实或复检结果原料合格的，解除库存冻结；经供应商现场落实或复检结果原料不合格的，供应科与供应商进行协商。6 供应科与供应商协商达成协议的，由仓储科解除库存冻结，并根据实际情况作如下处理：1) 降价处理，双方根据单养分含量价值折算，并达成补充协议，双方盖章确认。对于需要降级使用的，供应科负责在系统内进行物料编码强制转换；2) 补偿处理，供应业务员根据达成的协议创建免费采购订单，并生成免费采购订单，货到后进入原料入库流程。7 供应科与供应商协商未能达成协议的，进行退货处理，质检科出具不合格品处理单（注明不合格品吨数、件数及货物地点），不合格品处理单须经质检科科长、供应科科长、子公司经理依次签字确认。8 供应科依据不合格品处理单创建不合格品退货单，并打印不合格品退货单。供应商依据退货单到生产分厂办理实物退货。9 流程结束。28 子公司配件不合格品处理流程业务流程描述:1 辅助材料库联合相关科室或相关技术人员进行配件验收，不合格的配件直接拒收。2 对于合格的配件，辅助材料库进行接收。3 配件领料出库。4 使用科室在使用过程中发现质量问题后，将领用的配件退回辅助材料库。5 辅助材料库接收退回的配件，同时通知供应科。6 供应科根据实际情况，做出如下决定：1) 供应科通知供应商退货，同时通知辅助材料库冲销收货凭证，然后修改相应的采购订单。2) 供应科通知供应商调货。7 流程结束。29 子公司采购结算流程业务流程描述:1 检斤室、辅助材料库把填写好的到货通知单于次日下午3：00转供应科。供应科审核到货通知单所填写的数量是否正确、有无涂改现象、有无盖章情况等，如出现以上情况中的任何一样，将出现问题到货通知单返回检斤室、辅助材料库。检斤室、辅助材料库将针对发生的问题一一解决。合格后再转于供应科。2 供应科统计员按采购订单号把到货通知单分类整理并粘贴。3 核算数量并与SAP核对。1) 原材料要核算两个数量。一是把SAP中的件数折算成吨数，与ZRMM003中的实收数量核对；二是把地磅的过磅数核算出来，与ZRMM003中的结算数核对。如果出现承运人亏吨情况，看是否有收款收据，如没有，及时与检斤室和业务经办人沟通。2) 配件核算收货数量。与ZRMM001中的数量核对，如出现不符情况，及时与辅助材料库和经办人沟通。4 采购订单完成。供应科统计员要把完成采购订单的总数核算出来，并与经办人沟通。及时检查订单中的“交货已完成”是否勾选，如出现未勾选现象，通知经办人。5 收到供应商发票。供应科经办人把与供应商核对好的发票交于供应科统计员。统计员要检查发票真伪、流向、开票单位名称、数量、金额、大小写、盖章等情况，如发票出现以上不合格情况，要将发票退回供应商。6 供应科统计员要把所收到的发票与完成的采购订单整理好，填制入库明细表或费用报销单，其中配件要把收货明细表从ZRMM001中输出并按供应商打印出来。7 供应科统计员将整理好的发票找相关领导审核（经办人、供应科科长、账务主管、子公司经理）并签字，如有不合格的，再重新修改。8 将签批好的单据，送财务科做转账凭证。9 流程结束。30 子公司采购付款流程业务流程描述:业务经办人需提前一天报用款计划给供应科统计员，统计员及时通知财务科备款。1 如果所付款项属于预付款，业务经办人需提供合同或批单；如果所付款项属于后付款，统计员整理发票后送财务科审核合格后（要求一个工作日内审核完毕）办理付款手续。供应科统计员根据合同、发票填制付款申请单，内容包括：收款单位名称、收款单位的编码、收款单位的银行帐户资料、业务内容、付款方式、付款金额、汇款紧急程度等。