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路桥华东综合管理手册 档案管理办法 LQHD-ZH/B07-2004档案管理办法2004-06-27发布 版本：12004-07-06实施 修订：0目 录1 总则2 机构与职责3 档案归档要求4 档案库房管理5 库房档案和设备检查制度6 收入、移出档案总登记7 档案鉴定和处置8 档案著录9 档案借阅和复制制度10 合并、撤销机构的档案管理11 档案管理奖惩附录： 1 档案保管期限表 2 文件材料立卷归档办法3 借用档案规定4 项目文档管理办法 371 总则1.0.1 为了加强档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务,特制定本办法。1.0.2 本办法是依据中华人民共和国档案法和档案法实施办法，结合公司实际制定的。1.0.3 本办法适用于公司及所属各单位的档案管理。1.0.4 档案:是指国家机关、企事业单位及个人，在其工作、生产、经营建设和科学研究等活动中直接形成的，对本单位和社会有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1.0.5 档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于利用。各单位所形成的档案均应由各单位档案室实行统一管理，不得由各承办部门和个人分散保存。2 机构与职责2.0.1 公司综合类档案由负责行政工作的领导主管；科技档案由公司总工程师主管。2.0.2 公司总经理事务部设档案室，负责统筹、协调、组织、管理全公司的档案工作。其主要职责是：1 对全公司档案工作统一计划部署，进行检查督促和业务指导。2 制定公司档案管理规章制度、工作标准并负责贯彻执行。3 组织接收、收集、整理、保管、统计公司重要文书、科技和会计档案。4 办理档案的借出和阅览手续，积极开展档案的利用工作，编制专题目录、索引、卡片和汇编档案资料。5 参加公司有关生产技术会议和重点工程竣工验收会议、科研成果鉴定会议及公司本部重要设备开箱的资料验收工作。6 会同有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定。7 积极开展档案的编研工作，推行档案现代化管理，学习、研究、采用新技术。2.0.3 各项目经理部设专（兼）职档案资料员。其主要职责是：1 负责工地的文件图纸资料的收发、登记、借阅和保密工作。2 负责完整收集、整理和保管工地的文件、图纸档案资料。2.0.4 档案管理员的入职要求:1 档案人员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策；2 事业心强，钻研档案专业理论知识，熟悉交通行业和本单位主管的业务范围；3 忠于职守，遵守纪律；身体健康，具有中专以上文化水平和一定专业知识。4 负责党组织档案工作的人员必须是共产党员，符合机要人员条件。2.0.5 档案管理员的职责:1 认真贯彻执行档案工作的各项规章制度，掌握档案管理现代化技术。2 指导文书立卷人员和专业技术人员做好文件材料的收集、立卷、归档工作，提高案卷质量。3 做好档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作，熟悉所保管的档案情况。4 保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。非经鉴定和批准不得擅自销毁档案。5 做好档案利用服务工作，编制各种检索工具，迅速准确地查调档案，汇编档案资料。6 开展档案业务指导工作，并采取各种有力措施，检查督促所属单位做好档案工作。7 遵守保密制度。未经批准，不得利用职权擅自扩大档案的利用范围，不得泄露档案的机密内容。3 档案归档要求3.0.1 凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案室归档。3.0.2 档案室接收的档案，应符合公司有关案卷质量的规定要求。3.0.3 档案归档:1 各单位每年的文书档案，应于第二年上半年向公司档案室归档；2 财务会计档案于第三年3月底以前归档；3 科技档案按工程项目、产品、课题分阶段或全部鉴定验收后两个月内向档案室归档；3 新购置的机械、仪器设备档案开箱验收后归档；4 声像档案一般在年终向档案室归档，会议形成的声像档案，在会议结束两个月内由会议主办部门负责归档。5 交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。3.0.4 各单位要保证档案收集渠道畅通。文书立卷归档审查过程中，查对各部室的收发文簿、文件收集齐全才归档；科技档案在工程交工验收、成果鉴定、新购设备开箱时，检查收集科技文件材料齐全、完整、准确、系统才归档。3.0.5 国有企业单位的档案归国家所有。中外合作项目在协议、合同生效形成的档案，为中外双方共同所有。该协议、合同终止时，档案原件归中方所有，外方可以保存复制件。集体所有的和个人所有的档案中对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，可由档案室代为保管。3.0.6 逐步实现档案管理现代化。一个全宗内的文书档案按年度、机构、问题排列。科技档案应按交通部颁布的交通部科学技术档案分类、编号办法进行分类、整理，按照规定编制科学技术档案总目录和分类目录。3.0.7 案卷分别按永久、长期和短期三种保管方式进行系统排列。3.0.8 案卷目录应编号排列、专柜保存。并随时填写案卷目录登记簿。 4 档案库房管理4.0.1 应有专门的库房保管档案，绘制库房存放示意图，配置必要的设备，认真做好“防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物”等“七防”工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度，注意调节和控制库房的温湿度，确保档案的安全。 4.0.2 档案库房（含胶片、磁带）的温湿度应控制在1424，有设备的库房温度日变化幅度不得超过正2；相对湿度控制在4560%，有设备的库房湿度日变化幅度不得超过正负5%。保存母片的胶片库温度应控制在1315，相对湿度应控制在3545%。4.0.3 声像档案管理人员，应穿工作服、带洁净手套操作，防止汗渍、细菌等有害物污染档案。5 库存档案和设备检查制度5.0.1 档案室应建立定期检查库存档案和设备制度，并做好检查记录。5.0.2 对破损和字迹模糊或变质的档案，应及时修补或复制。5.0.3 对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故，应及时进行检查，并将检查的结果立即向单位领导报告。6 收入、移出档案总登记簿6.0.1 档案室应该建立收入、移出档案总登记簿，及时把收入和移出档案分别进行登记。6.0.2 按照要求，准确编制交通档案工作基本情况统计年报表，每年二月底报送中国路桥（集团）总公司。7 档案鉴定和处置7.0.1 档案室应按档案的保管期限，定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。7.0.2 文书档案的鉴定工作应在主管领导或公司总经理事务部经理的领导下，由档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。7.0.3 科技档案的鉴定工作，要在总工程师的领导下，由档案人员和科技人员共同进行。7.0.4 鉴定工作结束后，应由档案部门提出档案鉴定报告，编写档案销毁清册，经公司领导人批准后，方予销毁，并报上级档案部门备案。7.0.5 销毁档案时，应指定两人监销，监销人应在档案销毁清册上签字，未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。8 档案著录8.0.1 档案保管人员调动工作时，应在离职前办好档案的交接手续。8.0.2 积极开展档案利用工作。编制多种切实可行的检索工具，并可视具体情况进行档案著录工作。经常主动了解各部门的需要，开展档案编研工作，编制必要的资料汇编，准确、及时、主动热情地提供档案，为公司各项工作、生产建设、经营管理和科研服务。8.0.3 编制的资料汇编如需印发或出版,应经公司领导批准，并报主管部门备案。9 档案借阅和复制制度9.0.1 建立档案借阅和复制制度，设立档案阅览室。借阅和复制档案时，必须严格按照档案借阅和复制制度的有关条款办理（详见）。9.0.2 声像档案实行两套制。以复制件提供利用。借出的声像档案不得在有磁场和不洁的环境中保存，不得转借他人或擅自复制。归还时必须保证声像档案完好无损。9.0.3 凡借用档案解决重大问题，并产生较大经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。9.0.4 档案从库房调出时，档案人员及时填写案卷代理卡放置于原案卷位置，档案归还时，将代理卡放入案卷内，以备下次调卷使用。9.0.5 遵守中华人民共和国保守国家秘密法，认真贯彻执行国家、交通部的保密法规，严格执行保密制度，保守国家秘密、工作秘密和商业秘密，档案室在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的通知后，应及时调整密级。10 合并、撤销机构的档案管理10.0.1 凡合并、撤销（包括临时工作机构）机构的全部档案根据国家有关规定，必须将本机构全部档案进行认真整理、妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理和移交：1 撤销机构的档案，应向有关的档案室进行移交或由有关主管机构代管。2 一个机构并入另一个机构或几个机构合并为一个新的机构，其档案材料应移交给合并后的机构代管或向有关的档案室移交。3 机构撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可以移交给新的机构继续办理，并作为新的机构的档案加以保存。4 一个机构改变领导关系，在其工作活动中形成的全部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。10.0.2 国有企业单位资产转让时，转让有关档案的具体办法应按国家档案局的有关规定办理。11 档案管理奖惩11.0.1 在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位和个人，公司应给予表彰和奖励。11.0.2 有下列行为之一的，由公司档案工作目标管理考评领导小组责令限期改正，并对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：1 损毁、丢失属于国家所有的档案的；2 擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；3 涂改、伪造、抽取档案的；4 擅自出卖或者转让档案的；5 倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；6 不按规定归档或者不按期移交档案的；7 明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；8 档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。11.0.3 在利用档案室的档案中:1 有11.0.2的前三项违法行为的，由单位档案工作目标管理考评领导小组给予警告，并根据档案的价值和数量责令赔偿损失。2 对丢失档案,其赔偿标准如下：丢失永久保管期限档案的每卷赔款500元，丢失长期保管期限的档案每卷赔款400元，丢失短期保管期限的档案每卷赔款300元。丢失音像档案视情节、数量予以经济处罚。3 工程项目承办人员（项目经理）违反11.0.2第6项,不按规定归档或者不按期移交档案的，由档案工作目标管理考评领导小组给予警告，并对项目经理罚款1000元，总工程师、质技部部长各罚款300元。4 单位或者各人，有11.0.2第4、5项项违法行为的，由档案工作目标管理考评领导小组给予警告，并处10000元以下的罚款；有违法所得的，没收违法所得。LQHD-ZH/B07-附录1档 案 保 管 期 限 表顺序号归 档 文 件保管期限一、党群工作党群工作1、 上级党组织颁发的属本单位主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知、通报等文件重要的 一般的 永久长期或短期2、上级党组织颁发的非本单位主管业务的文件短期3、 级党组织召开的需要贯彻执行的会议文件重要的一般的长期短期4、 上级组织对本单位、本单位对下级单位进行工作检查形成的主要文件材料重要的一般的永久或长期短期5、本单位召开的党、团、工会、代表大会、职工代表大会的批准文件、能知、报告、决议、总结、纪要、讲话、开幕词、闭幕词、发言稿、提案、简报、讨论的文件、会议代表名单及声像资料永久6、本单位召开的党、团、工会、代表大会、职工代表大会的小组会记录、会议参考资料等短期7、本单位党、团、工会委员会全体会议、党委会会议的记录、纪要和讨论的定稿文件永久8、本单位党委制发的文件方针、政策法规性的事务性的永久长期短期9、党中央领导人视察本单位工作时指示、讲话、题词及声像等资料永久10、本单位党委向上级请示、报告、汇报和上级批复的文件材料 方针政策性的、重要问题的 一般事务性问题永久短期11、本单位党员、团员年度统计报表及工会各种统计年报永久12、本单位党员、团员组织关系和工会会员转移关系介绍信及存根长期13、本单位党员、团员有关奖励和处分的决定及有关材料重要的一般的永久长期14、本单位党组织建设中形成的文件材料 例如：换届改选、发展计划等重要的一般的永久长期短期15、善美选拔优秀年轻干部的文件材料长期16、上级党组织纪律检查委员会对本单位纪律检查委员会及本单位案件检查处理的文件材料重要的一般的永久长期短期17、本单位党组织宣传教育、统战工作中形成的文件重要的一般的长期短期18、本单位党组织调查、研究、大事记、有关的照片、工作总结等材料重要的一般的永久长期19、党费、团费、工会会费收据等材料短期20、上级工会及本单位工会颁发的决定、指示、决议、规定、条例、制度、办法等文件重要的一般的长期短期21、上级工会对本单位及本单位对下级进行工作检查形成的文件材料重要的一般的长期短期22、工会年度工作计划、总结等文件材料长期23、本单位工会工作问题的请示、批复材料重要的一般的永久长期短期24、本单位工会劳动竞赛条件、竞赛评比总结材料、先进集体、个人名单（光荣榜）与事迹材料及奖状存根长期短期25、上级团组织颁发的决议、决定、规定、指示、条例、制度、办法、通知、通报等文件材料重要的一般的长期短期26、上级团组织召开的各种重要会议文件短期27、本单位团委工作计划、总结、调查研究等文件材料计划总结短期长期28、先进团员典型事迹材料、团委的经验材料与上级的批复重要的一般的永久长期短期29、政工职称评审的文件材料长期二、行政管理行政管理行政管理行政管理1、 上级机关颁发的属本单位主管业务并需要执行的法律、指示、命令、条例、规定、重要通知、通报等文件重要的一般的永久长期短期2、 代上级机关草拟的并被采用的文件的最草稿及印件重要的、法规的其他的永久长期短期3、上级机关、同级机关和无隶属关系机关颁发的非本单位主管业务但需要贯彻执行的法规性文件短期4、本单位颁发的（包括转发的及与其他单位联合颁发的）决议、决定、指示、命令、条例、规定、办法等文件重要的主签的一般的（指事务性的规定、办法等）永久短期5、 本单位的请示报告与上级机关的批复、下级单位的请示与本单位批复方针政策性的、重要问题的一般事务性问题的永久长期短期6、 国家领导人、上级机关领导人及有关业务机关等视察、检查本单位工作的重要请示、讲话、题词及声像资料重要的一般的永久长期短期7、本单位行政领导会议的记录、纪要和讨论的文件永久8、 本单位召开的工作会议、专业会议、重要电话会议的文件及声像资料重要的如：开会批准文件、通知、报告、决议、总结、讲话、开幕词、闭幕词、讨论的文件、会议代表名单、声像资料简报、会议参考资料、发言稿、经验材料永久长期短期9、 本单位领导人公务活动形成的重要信件、电话记录及从外单位带回与本单位有关的未经文书处理部门登记的文件材料重要的一般的永久长期短期10、本单位的历史沿革、大事记、年鉴汇编、反映本单位重要活动事件的剪报照片、情况简报、信息等定稿印本、荣誉奖励证书永久11、本单位与同级单位和非隶属单位工作往来形成的文件重要的一般的长期短期12、规划、计划、统计、总结（1） 上级机关下达的国民经济计划、年度计划、长远规划和设想等计划规划文件（2）上级机关批准本单位编制的各种规划、计划和本单位下达的计划年度的和年度以上的（没有年度的、季度和半年的）（3）本单位编制的中、期发展规划及基本建设、生产技术、科学研究等方面的计划重要的一般的（4）本单位技术改造措施、安全措施规划、推行现代化管理规划和企业升级规划（5） 本单位总体改革方案（6） 本单位关于技术队伍、职工发展规划（7）本单位年、季度经济技术指标年度的（无年度的、季度的）（8）本单位年度生产、技术发展计划及执行情况分析（9）下级单位报送的各种年度计划（10）本单位和本单位汇总的各种统计报表（包括计算软盘等）年度的季度、月份的（11）下级单位报送的各种年度统计报表（12）本单位的工作报告、总结（包括专题报告综合报告专题总结等）典型的主要职能活动的年度和年度以上的一般的 （13）下级单位报送的总结、报告长期永久永久长期长期永久长期长期长期永久短期永久短期长期永久-长期短期短期13、机构人事劳资文件（1） 上级对本单位和本单位对下级关于机构成立、合并、撤销、更改名称、启用鉴办公迁址等文件（2） 本单位组织简则、人员编制、工作条例、章程、工作职责、职工名册、职工考核材料（3） 本单位干部的任免、评级、考核、专业技术职务评定、聘任、退职、离休、退休、抚恤、死亡等文件材料上级对本单位领导人、本单位对直属单位领导人任免其他的（4） 有关本单位定编、岗位定员和劳动人事调配等材料（包括职工调动工作的行政、工资关系介绍信及存根）（5） 本单位内部职能部门的制度、办法（6） 本单位所管辖的干部的资奖励和处分的决定及有关材料重要的一般的（7） 本单位先进工作者、劳动模范名单及事迹材料本单位批准的和汇辑的一般的（8） 本单调资方案、测算材料、升级名单、总结等（9） 各种津贴的实施方案（10） 劳动合同制的文件材料（11） 经营承包合同及承包合同完成情况奖决定的文件材料（12） 全面质量管理QC成果的文件材料（13） 养老保险统筹的文件材料永久永久永久长期永久长期长期短期永久长期永久长期永久长期长期短期长期短期长期短期长期短期长期短期14、外事和涉外文件（1） 外事活动中形成的文件材料，包括与外商签订的协书、意向书、合同等有关材料 本单位经办的 非本单位经办但需要执行的永久长期行政管理（2） 单位出国活动、接待外宾和聘请外国专家和专家在我国活动所形成的文件（如请示、报告、计划、总结、汇报、重要简报、会议纪要、谈话记录等及有关声像资料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作往来文件）重要的一般的纯事务性的（3） 本单位选拔出国留学生、实习生、研修生、研究生所形成的文件重要的一般的（4） 本单位与外国商务机构及其他企业、事业单位建立工作联系和一般业务往来形成的文件重要的一般的永久长期短期永久长期短期长期短期15、其他（1） 本单位编辑出版物样本、原稿和经领导人修改过的清样（2） 本单位发布的文告（如公告、通告、告示、声明等）文稿及剪报重要的一般的（3） 本单位发出、收到的贺信、贺电重要的一般的（4） 本单位普查、调查、视察、检查工作形成的文件材料重要的一般的（5） 本单位信访工作文件、简报、摘报、记录、处理报告与总结、请示与批复重要的一般的（6） 本单位档鉴定工作报告及档案销毁审批清册等文件材料（7） 本单位档案信息资源开发编研材料（8） 本单位档案管理升级有关材料重要的一般的（9） 本单位档案管理经验材料及有关证书重要的一般的（10） 档案交接凭证（11） 本单位反映交通事业的电影、电视、录像片（12） 反映本单位交通忙改革、行政管理等重要活动的声像资料（13）本单位向中央电视台和地方电视台提供的录像带、电影、电视片永久永久长期短期永久-长期短期永久-长期短期永久-长期短期永久长期永久长期长期短期永久永久永久永久三、经营管理1、 本单位向工商管理部门登记、申请执照的有关文件永久2、本单位经营方针目标管理方面文件永久长期3、 单位升为国家一级、二级、省先进企业等活动中形成的文件材料重要的一般的永久长期短期4、 实行股份制、中外合资和国内联营的单位在经营活动中所形成的文件材料（包括会议文件）及招标投标材料和本单位投标材料，联合投标协议、意向书等重要的一般的永久长期短期5、 销售方面（1） 本单位与有关单位及国外厂家签订的经济合同、协议、意向书及有关谈判材料与合同执行情况等重要的一般的（2） 产品销售价格目录（3） 产品销售调查预测决策措施及用户对产品情况反馈和处理材料（4） 产品订货、展销会形成的文件（5） 有关工商、税务管理部门的审批报表等有关材料（6） 国内外同行业调查考察报告永久长期短期长期短期短期长期长期短期6、 物资供应（1） 年度原材料、物资供应计划、统计及总结（2） 生产用材料收支与结存明细表（3） 材料价格表（4） 物资消耗、储备定额（5） 物资消耗统计报表（6） 年度材料运输计划、总结（7） 月份运输计划（记录）统计表（8） 财产、物资调拨、转让交接清册重要的一般的永久长期短期短期长期永久长期短期短期永久-长期短期四、财务管理1、本单位制定的财务管理的规定、制度永久长期2、本单位财务工作计划、预算、编制说明、总结永久长期3、固定资产的调拨、报废、封存的有关文件材料重要的一般的永久长期短期4、本单位和本单位汇总的各种决算永久5、本单位的各种帐簿（总帐、明细帐、序明帐、现金出纳帐）重要的记帐凭证和原始凭证长期6、各单位上报及上级批复和以下属单位批复的决算长期7、本单位每月发工资登记表长期8、涉及外事的各种凭证永久五、审计1、 上级机关对审计工作的规定、指示、请示与批复重要的一般的永久长期2、 本单位、上级机关、下属单位审计工作计划、总结本单位上级单位及下属单位长期短期3、 本单位制定的审计工作规章制度重要的一般的永久长期短期4、审计工作的通知、决定、结论、会议纪要、对审计报告的书面意见、请示与批复永久长期5、审计工作会议文件长期6、与审计工作有关的群众来信短期六、监察1、 上级机关对监察工作的规定、指示、请示与批复重要的一般的永久长期2、 本单位、上级机关、下属单位监察工作计划、总结本单位上级单位及下属单位长期短期3、 监察工作的通知、决定、结论、会议纪要、请示与批复重要的一般的永久长期短期4、监察工作会议文件长期5、与监察工作有关的的群众来信保管期限与有关文件相同6、有关监察案件方面的文件材料批准立案的依据调查报告及有关证据被调查人所在单位领导的意见被调查人的检查材料及其对核查事实的意见审查结论和处理意见，结案报告及其与本案有关的重要材料永久长期永久长期永久长期永久长期永久长期七教育培训教育培训1、国家有关教育培训方面的方针、政策、指示、规定、办法及本单位贯彻执行的文件材料永久长期2、干部、职工教育和技术培训采用的教材长期3、在职职工培训考试成绩单长期4、外培、代培合同、学员名单长期5、年度招生计划、简章等文件材料长期6、学生入学审批手续、录取通知书名单长期7、学校自己编辑和被教育部门采用推广出版的教学讲议、教学经验材料及教学论文长期8、有价值的课程设计、毕业设计、生产实习中的优异成果、学术论文长期9、典型教学、试题、试卷、分析材料长期10、电化教学中录音、录像磁带等文件材料长期11、全学程学籍成绩表长期12、学生违纪处理及奖励有关文件材料长期13、学生、教师名册及毕业证书登记簿永久14、学校在学术交流中所形成的文件材料长期15、本单位制定的教学工作规章制度重要的一般的永久长期短期16、职业技能鉴定考评的文件材料长期短期顺序号归 档 文 件主管机关建设单位施工单位设计单位八基 本建设项目基本建设项目（一）可行性研究、任务书等文件材料1、 项目建议书及批复长期永久长期2、 可行性研究报告3、 项目评估4、 环境预测及调查报告5、设计任务书及审批文件长期长期长期永久永久永久长期长期长期（二）设计基础文件材料1、 工程地质、水文、气象及地震原始记录2、 工程地形地质测绘报告、重要的测绘计算、作为设计依据的水文、气象、地震材料3、 经济调查报告、工厂、公路、桥梁、隧道、路线的选址、选线报告长期长期永久永久长期永久永久（三）设计文件材料1、 初步设计、技术设计2、 施工图设计及变更文件3、 设计计算书、采用的标准设计、通用设计4、 关键技术试验5、 总体规划设计6、 工程概、预算7、设计评价、鉴定及审批永久短期永久永久长期永久长期永久永久永久永久长期永久（四）工程管理文件材料1、 征用土地批准文件及红线图、拆迁补偿协议书2、 承发包合同、协议书、招标、投标、租赁等文件3、 施工执照、施工许可证、报建审核书及审建图4、 环保三同时、消防、卫生及水暖、电、煤气供应协议书永久永久永久永久永久永久长期（五）施工文件材料1、 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要2、 施工组织设计、施工方案、施工计划3、 施工技术措施、施工安全措施、施工工艺一般的重要的4、 原材料及构件出厂证明、质量鉴定5、 建筑材料试验报告6、 设计变更（设计修改通知单、工程更改洽商单）、材料代用审批7、 施工定位测量、地质勘察8、 土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图9、 施工原始记录、日记、大事记、大型、特大型工程项目的混合配合比设计资料、水泥砼配合比设计资料、沥青砼配合比设计资料10、蔽工程验收记录及质量检验单11、工程记录及测试、沉陷、位移变形观测记录12、工程质量事故处理报告13、分项、分部、单位工程质量检查评定14、交工验收记录证明15、施工总结、技术总结16、创优工程资料17、施工中形成的其他有保存价值的文件材料短期长期长期永久永久永久永久永久永久长期长期长期永久长期永久长期短期长期长期长期长期长期永久长期长期短期长期短期（六）竣工文件材料1、 项目竣工验收报告2、 全部竣工图3、 项目质量评审材料4、 工程现场声像材料5、 竣工验收会议决议文件长期长期长期永久永久永久永久永久永久长期长期永久长期（七）大中型工程的附属建筑物、小型项目基建工程及单位的一般工程的各种文件。比以上同类项目的技术文件保管期限的划分降一级。即“永久”降为“长期”、“长期”降为“短期”九、产品设备仪器产品设备仪器筑路机械、汽车、潜水设备等自行设计、制造和修理方面形成的各种载体的文件材料1、设计任务书（计划任务书）、方案设计、经济论证、技术设计、施工设计修改、设计通知单和图纸、各种计算书、说明书、会审记录和纪要、合同、协议书长期长期永久永久2、施工图修改通知单长期长期3、产品的竣工图纸（完工图）、试车、试验调试总结报告、试验调查记录、分析材料、产品试制完工验收文件、定型验收文件、产品出厂文件、质量检验证书、技术鉴定书、总结、产品图纸目录、配件目录、修理标准以及在试制、制造、改革过程中的来往文件长期永久永久4、产品制造工艺、工艺装备、工艺技术条、工艺总结等文件永久5、引进外国技术和专利产品的图纸、性能使用说明书、外文原图、原稿和译文重要的永一般的长6、关于采用国内、国外新技术及生产经验的文件材料长期重要的永一般的长7、车、船修理计划、修理单、合同、估价单、结帐单、修理总结长期长期8、重大技术改造和重大修改项目的论证、设计绘图、改进方案、计算、分析研究、审批意见、鉴定意见长期永久永久9、改装工艺、定型设计、大、中小修形成、积累的各种图纸文件、修理工艺、技术总结文件材料长期永久长期10、各类汽车、筑路机械等运输设备的图纸、性能使用说明书、计算书长期11、工厂的各类生产和附属的设备图纸使用维修说明书、计算书长期12、科学研究、教学、生产技术、检验、试验的仪器设备图纸和说明计算书长期13、种类机械、仪器在大、中修理过程中形成的图纸（竣工图）、质量检验证书及文件说明材料长期修理单位短期14、设备、仪器修理记录卡长-短15、凡是国外购进的种类仪器、机械设备的请示、批复、涉外文件（包括与外商谈判记录、协议书、议定书、意向书、合同等）及全套图纸、照片、使用维修说明书、计算书及译本重要的永重要的永一般的长顺序号归 档 文 件保管期限十、安全保卫1、 上级机关对安全、保卫工作的规定、指示重要的一般的永久长期2、 本单位制定的安全、保卫工作的规章制度重要的一般的永久长期短期3、 本单位、上级机关、下属单位安全、保卫工作的计划、总结本单位上级单位及下属单位长期短期4、安全生产统计年报表永久5调查处理报告、批复 重要的 一般的永久长期短期6、 安全生产风险抵押“百日安全生产”、“安全生产周”活动，“二防”工作文件重要的一般的长期短期7、先进集体、先进各人事迹材料长期8、安全保卫工作会议文件长期顺序号归 档 文 件主管单位建设单位施工单位设计单位科研单位十一科学研究1、课题立项报告及批准文件、研究课题任务书、已批准的科学研究工作专题计划、大纲及审批意见长期永久2、科研合同、协议书、研究过程的实验、试验报告、考查记录、分析计算、图表照片、样本、样品、专题会议记录重要的长一般的短3、专题研究总结、技术鉴定报告、鉴定书、研究成果报告及审批材料评价、论文、著作长期永久4、科研技术交流、推广研究成果的文件长期永久5、为本专题科研工作考察、调查总结、报告长期6、未完成、中止、负结果的科研项目文件重要的长一般的短7、围绕本单位生产职能活动的具有重大意义的翻译技术文件及学术活动中的学术报告、决议、总结了言、纪要等重要的长一般的短8、被采用的有关科研方面的专家建议重要的长一般的短9、研究工作阶段小结重要的永10、反映科学研究活动的录音、录像、照片、影片永久11、创造发明、技术革新和技术改造的革新项目计划、设计文件、新结构、新材料、新工艺、新技术、新产品试验记录、成果说明、技术鉴定应用效果、经验总结、图纸、照片等文件材料重要的永一般的长顺序号归 档 文 件审批机关使用单位形成单位设计单位十二、技术管理1、有关技术问题的请示、报告、批复、批示、会议纪要技术审查重要的永一般的短重要的永一般的短2、各种技术规程、规范、标准、定额长期长期永久3、本单位颁发的基本建设、生产技术、科学研究等方面的专题技术决定、决议、实施细则长期永久4、已批准的公路、交通工业发展规划永久永久永久5、关于公路、交通工业或其他建筑设施的调查、勘测的综合报告、总结及原始资料永久永久6、已被采用的国内外专家技术问题的建议及技术服务、技术咨询、技术转让活动中形成的文件材料重要的长一般的短重要的长一般的短7、经批准采用的科学技术发明创造的文件材料永久永久8、本单位或参与国内外有关专业技术调查、考察报告重要的长一般的短9、本单位与专业协作单位有关技术性方面的来往信件重要的长一般的短10、计算机管理：立项课题通知书、可行性研究报告或课题开发计划；实施进度报告；技术合同协议书、系统分析报告、系统设计报告；程序设计说明书、程序清单及使用说明书；系统测试及分析报告；课题总结报告、研究报告、技术报告、鉴定（评审）成果申报等文件材料按本表十一科学研究划分保管期限11质量管理技术引进、技术改造和计量能源管理工作形成的文件重要的长一般的短十三荣誉奖杯（状）反映本单位主要职能活动的奖杯、奖状、奖章、锦旗等物品国家级省、部级市、局级永久长期短期LQHD-ZH/B07-附录2文件材料立卷归档办法1 总则1.0.1 为做好公司文件材料立卷归档工作,提高案卷质量,以达到档案标准化、规范化的要求，特制定本办法。1.0.2 本办法是依据交通部公路工程文件材料立卷归档管理办法,结合公司实际编制的。1.0.3 范围:归档的文件，文书材料按年度立卷，科技文件材料按工程项目、科研课题、产品及设备型号立卷。各单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料，都要按照文件材料立卷归档要求分别立卷归档。2 组织与职责2.0.1 应当立卷归档的文件材料必须坚持文书处理部门或业务部门立卷制度。公司的文书立卷工作，文书部门或业务部门负责。科技文件材料的整理、立卷工作，应由工程项目承办人员负责。2.0.2 各部门都要有平时归卷制度。对处理完毕和领导批存的文件材料，由文书立卷人员负责集中统一保管。科技文件材料也需平时归卷，应由项目承办人员负责收集、整理、立卷。对因工作需要时临时借用文件，应及时提供利用，并在临时借用文件登记簿上登记，归还时注销。2.0.3 各部门根据自己的业务范围及当年工作任务，拟制简明确切的“案卷类目”，并编上条款号。承办人员应将处理完毕或经领导批存的文件材料在七天至半月内收集齐全，加以整理，送本部门立卷人员归卷。2.0.4 立卷人员职责:1 文书立卷人员应了解本部门的工作业务，掌握立卷工作的知识，熟悉立卷工作的规定和方法。按照案卷质量标准要求，做好立卷归档工作。2 认真执行归档制度，根据本部门业务范围和当年工作任务，负责编制平时归卷使用的“案卷类目”，对处理完毕的文件和借出的文件，应主动及时向承办人收集归卷，集中统一保管。具体要求是：1) 发文应在文件发出时，将原稿和印件同时归卷。2) 本机关召开的会议形成的文件，会议结束时归卷。3) 参加上级召开的会议带回的文件，传达完毕归卷。4) 各种统计报表，及时收集归卷。3 归卷文件，要做好检查，发现问题及时采取补救措施，保证归档文件的齐全完整，检查时要做到：1) 公文体式正确，签署用印完整。正件与附件、原稿与印件、请示与批复件、转发件与原件、合同、协议书、帐内件与帐外件齐全完整。2) 照片、录音、录像带、磁盘等已作文字注释。4 对所形成的科技文件材料，收集齐全，核对准确，加以系统整理，组成保管单位（卷、册、袋、盒）。3 文件材料立卷3.1 总体要求3.1.1 文书档案的文件材料立卷，应遵循文件材料的形成规律和特点，保持它们之间的历史联系，区别不同价值，分类立卷。3.1.2 要灵活运用问题（指文件内容所反映的问题）、作者、时间、名称、通讯者、地点六个特征进行立卷。为便于查找利用，多数案卷应以问题为主结合其他特征立卷。文电应合一立卷。3.2 案卷要求3.2.1 文书案卷的卷皮格式、案卷题名、卷内文件目录及备考表的样式及填写内容要求如下：1 文书案卷采用的卷皮尺寸为300mm220mm。2 案卷封皮项目包括：全宗名称、单位名称、案卷题名、年度、保管期限、页数、分类卷号、保管卷号、档号。案卷背面注有交通部办公厅档案监制。3 卷内文件要逐件填写“卷内文件目录”，卷内文件目录尺寸用国内通用16开型（即260mm185mm）。卷内文件目录包括首页和第二页。4 内备考表包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。5案卷各部分的排列格式均应是：案卷封面卷内文件目录文件材料备考表封底。3.2.2 文书档案卷内文件应区别不同情况进行排列：1 密切联系的文件，批复、批示在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被发件在后；重要法规性文件历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后。2 几个地区文件组成的案卷，先分地区，再按时间顺序排列。3 由几个制发单位的文件组成的案卷，先分制发机关，再按时间顺序排列。4 性质相同或相近的问题或案件组成的案卷，卷内文件的排列先按问题或案件分类，再按时间顺序排列。5 其他文件材料按重要程度排列。3.4 文书档案立卷要求3.4.1 所有单位发出文件的定稿，文书处理手续必须完备。在定稿上有领导签字，盖有印章，年、月、日清楚。3.4.2 复印后加盖原印章的文件，具有档案凭证作用；一般情况下，复印的文件，不作为档案保管（复印件作为正文附件除外），电传文件不宜长期保存，应复印归档，并加以说明。3.4.3 凡是在本单位刊物登载公布，不另行文的文件定稿，应由文件的主办单位将定稿和刊物一并立卷。刊物的编辑出版部门，可在立卷归档刊物后面的“卷内备考表”内说明定稿由某部室（单位）归档。党政工联合发文，应由主办单位负责将定稿及其有关文件立卷归档，参与办理的单位只存印件。会议文件由主办单位